Case. Estudo de. Caso. Dallas São Paulo

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1 Case Estudo de Caso Dallas São Paulo

2 SOBRE A DALLAS Blog A Dallas São Paulo é uma empresa em atividade desde 1999 atuando no ramo de produção, comércio atacadista e transporte de frutas in natura. A empresa comercializa produtos próprios e de fornecedores parceiros que, compartilhando da mesma metodologia de fornecimento, atuam em conjunto para entregar qualidade aos seus clientes. Buscando sempre o melhor, a empresa investe em tecnologias que otimizem os resultados e agilizem o processo de recebimento, inspeção, embalagem e transporte dos seus produtos. Atenta às tendências mundiais de alimentação, participa de diferentes programas e eventos focados na produção e comercialização consciente de frutas, legumes e verduras, a exemplo, dos encontros organizados pela PMA (Produce Marketing Association), importante associação de negócios que representa cerca de empresas de todos os segmentos da cadeia de produção global de frutas, vegetais e flores. A partir do ano de 2016, dentre outras iniciativas, a Dallas iniciou a parceria com o Projeto Mesa Brasil, contribuindo para a redução do desperdício e possibilitando ações educativas relacionadas a nutrição e assistência social. 2

3 Blog PRODUTOS 3

4 SOBRE O CLICQ Blog Estabelecer parâmetros de qualidade de produtos e processos em uma empresa é um caminho inteligente na busca pela garantia de eficiência no controle de abastecimento de produtos hortifrutigranjeiros. A adoção de sistemas de gestão da qualidade que facilitam a coleta e automatização de dados, otimiza o agrupamento dessas informações e agiliza o processo de análise e tomada de decisão, permitindo a correção de erros processuais e melhorar o desempenho das empresas ao estabelecer um alto padrão de qualidade do produto. Pensando nisso, a PariPassu desenvolveu um aplicativo que vai ao encontro dessas necessidades, atuando como uma solução que auxilie não só na coleta de dados, mas também no aumento da velocidade com que esses dados chegam aos níveis estratégicos da empresa. O CLICQ (Check List Inspeção e Controle de Qualidade) é uma solução que pode ser utilizada em tablets e smartphones, que facilita os registros de qualidade referentes a inspeções do produto. Por ser customizável, a solução se adequa com facilidade à diversos controles e inspeções que acontecem desde a origem dos produtos, passando pelos centros de beneficiamento até o ponto de venda. PRODUTOR DISTRIBUIDOR VAREJO CONSUMIDOR 4

5 A OPORTUNIDADE Blog A Dallas atua na comercialização de frutas como manga, limão, carambola, mexerica e o principal produto, mamão. A produção destes produtos sofre constantes variações entre as safras que acabam impactando diretamente na qualidade do produto e como é percebida pelo consumidor final. O acompanhamento contínuo de parâmetros de qualidade da fruta é fundamental para a definição das estratégias comerciais da empresa e execução das atividades de beneficiamento e movimentação dos produtos entre a origem e o cliente varejista. A Dallas é parceira da PariPassu desde de 2008, atuando com a rastreabilidade dos alimentos para todos os seus produtos. No ano de 2014, a empresa passou a utilizar o CLICQ para registro e armazenamento de dados como forma de deter histórico de avaliações de qualidade dos produtos comercializados. O uso do CLICQ possibilita registros com evidências documentais e fotográficas das inspeções de qualidade realizadas nas rotinas da empresa. O Samuel Comin, responsável pela qualidade da empresa, percebeu que apesar de ter estabelecido um processo funcional de inspeção de recebimento e envio dos produtos alinhados às estratégias corporativas, existia ainda uma necessidade de controlar as devoluções do varejo e aprimorar a avaliação de seus produtos também nos pontos de venda. 5

6 SOLUÇÃO E RESULTADOS Controle da Devolução Blog Buscando o controle das devoluções, iniciou-se uma análise quantitativa dos volumes que estavam sendo enviados e as avaliações realizadas pelo varejo. Neste cenário, os responsáveis puderam perceber que os parâmetros de qualidade no momento da inspeção de saída não estavam 100% alinhados com o mesmo padrão que era recebido pelo varejo, dentre outros fatores, como tempo do produto em estoque, alinhamento da demanda e da oferta do produto e manuseio incorreto dos produtos. Com o auxílio do CLICQ, foram criados questionários de inspeção de saída de produtos específicos para o cliente varejista foco dos problemas de devolução. Ao longo das aplicações do CLICQ e com a emissão dos laudos de qualidade dessas inspeções, a equipe passou a usar como evidência o material gerado na saída do produto da distribuidora comparando com as inspeções de recebimento realizadas pela equipe do cliente varejista. Com a realização desse trabalho, assim como o acompanhamento contínuo dos processos internos de manuseio e expedição dos produtos, notou-se uma diminuição no volume de cargas devolvidas. Houveram algumas oscilações ao longo dos meses analisados que estavam em conformidade com a sazonalidade de compra e qualidade natural dos produtos. Mesmo assim, alinhado a este trabalho de verificação de qualidade no momento da saída dos produtos, no mês de julho de 2016, a Dallas atingiu um marco importante no indicador de devolução: zero quilo devolvido. 6

7 Blog No gráfico abaixo, podemos acompanhar o decrescente índice de devolução dos produtos acompanhando o aumento médio das notas das inspeções de qualidade. As colunas representam a quantidade devolvida em quilos para cada mês. As linhas representam a evolução das notas de inspeção de qualidade no momento do envio dos produtos ao cliente varejista. Volume devolvido Volume Devolvido x Nota da Inspeção de Envio 96, ,5 92,9 91, ,5 88,3 87, Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho 98,0 96,0 94,0 92,0 90,0 88,0 86,0 84,0 82,0 Nota de Inspeção Devolução Nota Insp. Envio 7

8 Blog Ainda, realizamos uma análise de devolução dos produtos comparando o mesmo período nos anos de 2015 e A análise traz dados acumulados do mesmo período de um ano para outro Comparativo acumulado das devoluções Volume devolvido % Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho A partir do resultado mostrado no gráfico acima, podese visualizar a expressiva redução de 75% nos volumes devolvidos acumulados durante os mesmos meses de cada ano. É possível analisar também como a variação dos volumes reduziram a partir do mês de fevereiro do ano de 2016, mantendo-se praticamente constante para os próximos meses. Coincidentemente, em fevereiro a empresa passou a realizar avaliação da qualidade no ponto de venda, que será abordado na sequência do estudo de caso. 8

9 Blog Questionamos o Samuel quais são os tipos de custos e transtornos envolvidos quando uma carga é devolvida. Dentre alguns dos itens citados, podemos apontar: A. Taxa por não cumprimento da demanda do cliente varejista; B. Frete para a devolução do produto ao galpão/packing house; C. Custos com novo beneficiamento do produto (é preciso lavar e tratar novamente a fruta que retorna ao packing house); D. Hora trabalhada dos funcionários que estarão beneficiando novamente o produto devolvido; E. Custos com etiquetas e novas embalagens. Este resultado está atrelado a duas importantes frentes de trabalho que garantiram um monitoramento eficiente do produto para a garantia da qualidade entregue ao cliente: A. Inspeção de Recebimento: 100% das cargas rece bidas passam pelo processo de inspeção de qualidade que seguem os parâmetros estabelecidos pela ficha técnica de cada tipo de produto. B. Inspeção de Envio: 100% das cargas entregues aos clientes são inspecionadas seguindo o mesmo padrão de recebimento, garantindo a comparação entre a qualidade na entrada e saída e como os processos internos de beneficiamento impactam no produto final.o envio dos resultados de inspeção de envio é cobrado pelo cliente, e este usa como comparativo aos padrões de qualidade próprios do varejo. Focar em ações que previnam a devolução dos seus produtos é uma estratégia indispensável para uma empresa de frutas in natura. 9

10 AVALIAÇÃO DE LOJA Blog Como forma de atender uma necessidade de avaliação da qualidade da fruta no ponto de venda, a empresa iniciou um processo de Avaliação de Loja que constituí-se em analisar como a fruta está sendo exposta no ponto de venda. Com uma equipe treinada para identificação de melhorias, a Dallas atua com promotores de qualidade em ponto de venda. Existe um trabalho dedicado na avaliação de exposição e armazenamento dos produtos que garantem também a qualidade do produto visível ao consumidor final. Nesta avaliação, são medidos três tópicos importantes: a. Exposição do produto; b. Qualidade do produto exposto e; c. Movimentação de abastecimento no ponto de venda. Em cada um destes tópicos, a equipe que realiza a avaliação de qualidade do produto no ponto de venda analisa pontos que geralmente passam despercebidos pelo consumidor, porém são importantes para a melhor exposição e qualidade do produto, como por exemplo, a maturação da fruta, o correto posicionamento do preço e a disposição adequada na gôndola. Além disso, a equipe busca alinhar com a loja quais foram os resultados da última semana de vendas para entender como está a demanda e o posicionamento do consumidor final em relação aos seus produtos. Após o início dos registros de qualidade no ponto de venda, o responsável pela qualidade passou a perceber uma grande possibilidade de aprimoramento nos seus processos internos a fim de melhorar a qualidade do produto exposto. Partindo do histórico de dados obtidos por avaliações desde 2014, Samuel conseguiu entregar informações relevantes aos seus compradores e vendedores que, de maneira inteligente e embasada, puderam: a. Otimizar a relação de compra dos produtos junto aos fornecedores que detinham os melhores resultados de qualidade de produto e; b. Direcionar uma venda qualificada de seus produtos, com padrão de qualidade garantido e evidência fotográfica de inspeções de envio atreladas à rastreabilidade do produto. 10

11 Blog Com base no levantamento das ocorrências relacionadas ao ponto de venda e com o alinhamento junto aos responsáveis de cada loja, a empresa pode perceber que a quantidade de produto vendido semanalmente estava diretamente ligada com a qualidade do produto exposto aos consumidores. Mesmo o diretor de qualidade sabendo dessa relação entre a qualidade e a venda foi com o uso dos laudos gerados a partir das avaliações de loja atrelado com a conversa com cada responsável, que alavancou os resultados de venda para cada trimestre. Abaixo, foi demonstrado dois exemplos de lojas que obtiveram resultados positivos quanto à relação de qualidade com a venda. O gráfico traz, separadamente por trimestre, na coluna o volume em quilos vendido e nas linhas a média das notas. 11

12 Blog Além da coleta de dados para posteriores análises, a empresa também implementou em seu processo e questionários de avaliação no ponto de venda a configuração de localização geográfica no momento do apontamento de qualidade. O uso desta funcionalidade possibilita ao responsável o controle da localização da equipe de promotores ao longo dos dias, e a partir do histórico das avaliações, estabelecer as futuras rotas de avaliação otimizando o tempo e reduzindo custos de deslocamento. 12

13 Blog Conforme a imagem abaixo, podemos observar os pontos no mapa que representam as avaliações de loja que ocorrem em um período de duas semanas ao longo dos meses de junho e julho de Com as avaliações de loja, pode-se notar que existe uma grande concentração das lojas abastecidas em determinadas áreas e a partir desta informação pôde-se adotar dinâmicas de avaliação que fossem menos onerosas a empresa e que otimizassem tempo de deslocamento e esforço para cada avaliação. 13

14 MARCOS IMPORTANTES ATINGIDOS COM A UTILIZAÇÃO DO CLICQ Blog a. Percepção de valor por parte da equipe: com o uso do CLICQ para inspeção de recebimento e envio de mercadorias, a equipe percebeu a importância do acompanhamento destes dados como embasamento para a execução de melhorias internas e otimização dos processos de compra e venda, assim como nas áreas de embalamento e transporte dos produtos. b. Facilidade de entendimento dos pontos de melhoria: Os acompanhamentos em frequência semanal e/ ou mensal dos resultados de qualidade dos produtos e processam entregam aos gestores uma análise interessante das atividades da empresa, com indicadores claros, que trazem nitidez de como o processo está sendo realizado e quais as melhorias que devem ser gerenciadas. Internamente, os diretores, compradores e também vendedores, cobram um retorno da equipe de qualidade que entrega indicadores específicos para cada área, analisando estes resultados e aprimorando os processos para as próximas ações. O negócio está claro, nítido e tem evidência. Samuel Comin 14

15 CONCLUSÃO Blog Existe uma grande quantidade de coleta de dados atrelada a movimentações de produto e qualidade. Utilizar um sistema de gestão da qualidade que automatize a consolidação dos dados em uma única plataforma, facilita o controle e análise dos parâmetros coletados, assim como otimiza a tomada de decisão pelos setores da empresa: compra, venda e expedição. A qualidade do mamão, principal produto comercializado pela empresa, tem grande variabilidade ao longo do ano, e com o uso dos dados coletados e partindo da análise do histórico dessas informações, a Dallas obteve conhecimento específico suficiente para corrigir a estratégia comercial do primeiro semestre de 2016 na compra de produtos garantindo melhor preço, melhor qualidade e atingindo um marco importante para a empresa. Além de todo o conhecimento gerado a partir das informações coletadas com o uso do CLICQ ao longo desses dois anos, a Dallas pode encontrar uma comunicação ágil entre os setores estratégicos da empresa, obteve rapidez na correção de erros e desvios de rota quando ao planejamento do período, pôde classificar seus fornecedores por período de fornecimento a partir do histórico, entendendo qual região do país entregava uma qualidade melhor no produto e estabeleceu um comparativo anual da qualidade do produto em cada mês do ano, otimizando as compras e consequentemente as entregas atuais. Houve um aumento no custo do produto, em comparação com o ano passado, porém com o aprimoramento das inspeções de qualidade, conseguimos diminuir o índice de devolução do produto e otimizar as relações internas entre os setores para entregar um produto de maior qualidade para o consumidor final. Samuel Comin. 15

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