CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO AMAPÁ CEAP Prof a. Nazaré Ferrão

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1 1 Centro Ensino Superior do Amapá Curso de Administração Disciplina: ADM. DE REC. MATERIAIS E PATRIMONIAIS Professor: NAZARÉ DA SILVA DIAS FERRÃO Aluno: Turma: 5 ADN FRANCISCHINI, Paulino G.; GURGEL, F. A. Administração de materiais e do patrimônio. São Paulo: Pioneira, MARTINS, Petrônio G.; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 3 ed. rev. São Paulo: Saraiva, II- GESTÃO DE COMPRAS 1. A GESTÃO DA AQUISIÇÃO É conhecida como função de compras. Assume papel estratégico nos negócios em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro de lucros. O valor total gasto nas compras de insumos para a produção, seja do produto ou de serviço final, varia de 50% a 80% do total das receitas brutas. No setor industrial, esse número alcança a casa dos 57%. A reestruturação pela qual passaram as empresas nos últimos anos, evolução da tecnologia e novos relacionamentos com fornecedores, cresce cada vez mais importância de as pessoas que trabalham nesta área que é conhecida por vários nomes como: suprimentos, compras ou aquisição, estarem muito bem informada e atualizadas, terem habilidades interpessoais e dinamismo. O posicionamento atual da função aquisição é bem diferente do modo tradicional como era tratada antigamente, antes da Primeira Guerra mundial tinha papel burocrático. Depois, na década de 70, com a crise do petróleo a oferta de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto seus preços aumentavam vertiginosamente.

2 2 Atualmente a função compras é vista como parte do processo de logística das empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (supply chain). Por isso, muitas empresas passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o processo, em vez do tradicional compras, voltado para as transações em si, e não para o todo. O chamado procurement envolve, além do relacionamento puramente comercial com os fornecedores, também a pesquisa e o desenvolvimento desses relacionamentos, sua qualificação e o suporte técnico durante o relacionamento entre as partes, e que leva à necessidade de um aperfeiçoamento dos sistemas de informação. Atualmente, há uma integração total entre todos os setores internos da empresa, clientes e fornecedores.

3 O departamento de compras pode assumir vários outros papéis. Um deles está relacionado com a negociação de preços com os fornecedores. Essa negociação determinará o preço final dos produtos e, portanto, a competitividade da empresa. Mas ela pode ir mais longe, já que o comportamento do comprador pode mexer com vários aspectos da economia, como o nível de preços, o poder de compra do consumidor e o relacionamento entre os setores AQUISIÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS 2.1 A função comprar Significa procurar e providenciar a entrega de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa. Responsável pela obtenção do material no mercado fornecedor, interno ou externo, através da mais correta tradução das necessidades em termos de fornecedor/ requisitante. É a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades requisitantes, compra o material certo1, ao preço certo2, na hora certa3, na quantidade certa4 e da fonte certa5. Os objetivos de compras devem estar alinhados aos objetivos da empresa como um todo, visando o melhor atendimento ao cliente interno e externo. Essa preocupação tem tornado a função compras extremamente dinâmica, utilizando-se de tecnologias cada vez mais sofisticadas e atuais como o EDI, a Internet, cartões de crédito e leilões. A estratégia de gestão da aquisição dos recursos materiais e bens patrimoniais de uma empresa está diretamente ligada ao seu objeto social, isto e, aos seus objetivos estatutários. Uma empresa comercial que compra e vende certa mercadoria deverá ter um enfoque diferente da empresa industrial e manufatureira, que adquire matéria-prima, agrega mão-de-obra e tecnologia e posteriormente vende o produto acabado. Diferente também é o enfoque, da empresa que adquire sistematicamente itens ou componentes que serão posteriormente vendidos, com ou sem modificações, do enfoque da empresa que adquire um bem patrimonial, como uma instalação fabril, um equipamento ou um edifício. 2.2 Interface do Departamento de Compras com as Outras Áreas da Empresa JURÍDICO Entradas: contratos assinados, pareceres sobre processos de compra, assessoria jurídica; Saídas: solicitações de pareceres, informações de campo sobre fornecedores. INFORMÁTICA: Entradas: informações sobre novas tecnologias, assessoria na utilização de EDI, , intranets, extranets, softwares de compras; Saídas: informações sobre fornecedores, cópias de solicitações de compras e de pedidos de compra,

4 cópias de contratos de fornecimento de serviços. MARKETING E VENDAS Entrada: condições do mercado de compradores, novos concorrentes, novos produtos, novas tecnologias de produtos e processos; Saídas: custos de promoções, condições do mercado fornecedor. CONTABILIDADE E FINANÇAS Entrada: custos das compras, disponibilidade de caixa, assessoria nas negociações sobre condições de pagamento; Saídas: orçamentos de compras, compromissos de pagamentos, custos dos itens comprados, informações para subsidiar estudos da relação benefícios sobre outros. QUALIDADE Entrada: informações sobre qualidade, especificações de produtos a serem comprados; Saídas: histórico sobre a qualidade dos fornecimentos. ENGENHARIA DE PRODUTO E DE PROCESSOS Entradas: especificações de novos materiais, produtos a serem pesquisados e comprados, solicitações de levantamentos preliminares sobre fornecedores e preços: Saídas: informações sobre fornecedores, preços e condições de fornecimento FABRICAÇÃO OU PRODUÇÃO Entradas: necessidades de materiais e/ou componentes do processo produtivo, informações sobre estoque disponíveis; Saídas: prazos de entrega dos pedidos, recebimentos previstos. 3. A ÉTICA NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS ÉTICA......é a área da filosofia que trata das questões relativas às ações dos indivíduos com relação a seus valores morais....é derivada do grego ethos, que, por sua vez, refere-se ao conjunto sistemático de disposições morais, de princípios práticos, não conscientes, que regem a moral cotidiana. Segundo Severino (1992), MORAL É um conjunto de prescrições vigentes numa determinada sociedade e consideradas como critérios válidos para a orientação do agir de todos os membros dessa sociedade. 4

5 5 A ÉTICA.... Acessa esse banco de dados sempre que vamos determinar se a ação humana é "boa" ou má....sempre que falarmos de ética, estará envolvido um conjunto de valores (moral) e uma ação do indivíduo....os valores morais recaem sobre todos os indivíduos numa sociedade.... Gestão de recursos materiais, administradores tanto de empresas privadas quanto do setor público estão sujeitos aos valores morais inerentes ao desempenho de suas funções, usualmente denominados códigos de ética....o que difere a atuação de um particular para a de um servidor público, no que diz respeito à ética, é a obrigação constitucional explícita de condicionar suas ações ao estritamente previsto em lei - Princípio da Legalidade e Princípio da Moralidade, também constante do art. 37 de nossa Constituição. ÉTICA EM COMPRAS O problema da conduta ética é comum em todas as profissões e para os compradores assume uma dimensão mais relevante. Na área de compras a questão será abordada mais na sua forma operacional através do estabelecimento de regras de conduta divulgadas, conhecidas e praticadas por todos os envolvidos, procurando fixar limites claros entre o legal e o moral. No setor de compras o problema aflora com maior intensidade devido aos altos valores monetários envolvidos, relacionados com critérios muitas vezes subjetivos de decisão. É extremamente difícil saber até onde uma decisão de comprar seguiu rigorosamente um critério técnico, onde prevaleçam os interesses da empresa, ou se a barreira ética foi quebrada, prevalecendo aí interesses outros.

6 O OBJETIVO DE UM CÓDIGO DE ÉTICA é estabelecer os limites de uma forma mais clara possível, e que tais limites sejam também de conhecimento dos fornecedores, pois, assim, poderão reclamar quando sentirem-se prejudicados. É importante destacar que o código de ética seja válido tanto para vendas quanto para compras. Os critérios devem ser compatibilizados e de conhecimento de todos os colaboradores. É comum empresas incluírem nos documentos que o funcionário assina, ao ser admitido, um código de conduta (ou de ética) que deve ser seguido, sob pena de demissão por justa causa. O problema ético de compras não se restringe aos compradores, mas também ao pessoal da área técnica que normalmente especifica o bem a ser comprado. Especificações tão detalhadas, e muitas vezes mandatórias, que praticamente restringem o fornecedor a uma única empresa. É isso eticamente correto? Mais uma vez o problema aflora. E o comprador, nesse caso, o que pode fazer? Cabe à gerência e à alta direção da empresa ficarem atentas a todos esses aspectos, questionando sempre a validade das especificações e a sua justificativa. E quanto aos "presentes", "lembranças", "brindes" como canetas, malas e convites que normalmente são distribuídos, por exemplo, ao pessoal de compras, do controle da qualidade e da área técnica? Como abordar esse assunto? Deve ser permitido que recebam? A melhor maneira de abordar o assunto é definir, o mais claro possível, um código de conduta, do conhecimento de todos, pois não há dúvida de que aquele que dá presentes tem a expectativa de uma forma ou de outra, ser "lembrado". Quando o presente tem um maior valor, maior será a obrigação de retribuição. Deve também ficar claro para os compradores como agir no trato com empresas que sistematicamente, com política própria, oferecem uma "comissão". Devem tais empresas serem excluídas entre as licitantes? Tais comissões devem ser incorporadas como forma de desconto nos preços propostos? E os outros fornecedores, como ficam? Enfim, todos esses aspectos devem ser abordados no código de ética. No setor público, todo o processo de licitação é claramente definido por meio de legislação específica, cujo fim precípuo é resguardar os interesses do Estado. 6 POLÍTICAS VISANDO O COMPORTAMENTO ÉTICO NA ÁREA DE COMPRAS Fornecedores não devem dar ou oferecer presentes ou brindes de qualquer natureza a empregados da empresa ou membros de suas famílias. Tais presentes ou brindes podem ser considerados como uma forma de o fornecedor tentar impropriamente influenciar o nosso relacionamento. Nenhum empregado ou membro de sua família pode receber (ou aceitar) quaisquer presentes ou facilidades de quem quer que seja que o empregado faça negócios em nome da companhia e que venha a colocá-lo em uma posição difícil, embaraçosa ou interferir de qualquer forma na parcia1idade de suas ações.

7 Não procure ou aceite qualquer presente, gratuidades ou outras formas de compensação, benefícios ou persuasão de fornecedores, clientes ou outros que façam, ou estejam procurando fazer, negócios com a companhia. Quem violar esta política estará sujeito a ações disciplinares, incluindo até mesmo a demissão. Nenhum tipo de material promocional (como calendários, agendas, canetas. note pads, acessórios de mesas) de terceiros, é permitido. Em linhas gerais, esses exemplos podem ser resumidos em quatro importantes diretrizes: 1-desencorajar o recebimento de presentes de fornecedores, mesmo material promocional de baixo valor e entretenimento patrocinado por eles; 2- se o departamento de vendas oferece brindes, considerando-os uma parte valiosa da sua estratégia, procure compreender o porquê e o como de tal prática. Defina, então, um valor monetário adequado tanto para ser oferecido por vendas como para ser recebido por compras, sob a forma de presentes ou brindes, proibindo, para todos os empregados, presentes cujo valor seja mais alto que o limite estipulado; 3- informar seus funcionários, principalmente o pessoal de compras e de departamentos sujeitos às influências de "agrados" (como o departamento técnico, que especifica o bem a ser comprado), o impacto dos materiais promocionais de valor mais elevado e o sentimento de obrigação que ele acaba criando; 4- pagamento bilateral para os almoços de negócios. 7 Outro aspecto concernente à ética em compras é o manuseio de informações, como o repasse dos critérios de julgamento e de dados contidos nas propostas já entregues a um outro fornecedor que ainda está elaborando a sua. Esse comportamento aético leva a situações em que fornecedores altamente qualificados se neguem a apresentar propostas a "clientes" não confiáveis. Estabelece-se assim uma relação de desconfiança que prejudica a todos, isto é, todos perdem. A fim de evitar essas situações, mais uma vez o código de ética entra em cena. A empresa deve estabelecer políticas claras sobre como as informações devem ser manuseadas. A National Association of Purchasing Management (NAPM) estabelece os seguintes princípios para os seus associados: lealdade à sua organização; justiça àqueles com quem negocia e fé na sua profissão. Desses princípios são derivados os 12 padrões de práticas de compras mostrados no quadro abaixo: 1.Evite a intenção e aparência de prática aética ou comprometedora em relacionamentos, ações e comunicações. 2.Demonstre lealdade ao seu empregador pelo correto atendimento às suas instruções, utilizando-se dos cuidados necessários e somente da autoridade delegada. 3.Evite qualquer negócio particular ou atividade profissional que venha criar conflitos de interesses com

8 o seu empregador. CENTRO DE ENSINO SUPERIOR DO AMAPÁ CEAP 4.Evite solicitar ou aceitar dinheiro, empréstimo, créditos ou descontos preferenciais, como também a aceitação de presentes, entretenimento, favores ou serviços de atuais ou futuros clientes, que possam influenciar, ou parecer que influenciam, as decisões de compra. 5.Manuseie informações proprietárias ou confidenciais, pertencentes a empregadores ou fornecedores com o devido cuidado e consideração apropriada, levando em conta suas ramificações éticas e legais, como também regulamentações governamentais. 6.Promova um relacionamento positivo com os fornecedores agindo com cortesia, e imparcialidade, em todas as fases do ciclo de compras. 7. Evite acordos recíprocos que limitem a livre competição. 8.Conheça e obedeça a letra e o espírito das leis que governam a função de compras e permaneça alerta para as ramificações legais das decisões de compras. 9.Encoraje todos os segmentos da sociedade a participar pela demonstração de apoio às empresas pequenas, desfavorecidas e minoritárias. 10.Desencoraje o envolvimento da empresa em compras pessoais. 11.Melhore a proficiência e estatura da profissão de comprador pela aquisição e manutenção de técnicas e conhecimentos atuais, com a prática dos mais altos comportamentos éticos. 12.Conduza as compras internacionais de acordo com as leis aduaneiras e práticas dos países estrangeiros, consistentes com as leis nacionais, com as políticas da organização e esses padrões de comportamento ético. 8