NF-e e seu impacto prático

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1 NF-e e seu impacto prático

2 Apresentação e Conceito SPED Instituído pelo Decreto n º 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o projeto do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC ) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.

3 Apresentação e Conceito SPED É composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e - Ambiente Nacional. Representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal. Mantém parceria com 20 instituições, entre órgãos públicos, conselho de classe, associações e entidades civis, na construção conjunta do projeto. Firma Protocolos de Cooperação com 27 empresas do setor privado, participantes do projetopiloto, objetivando o desenvolvimento e o disciplinamento dos trabalhos conjuntos. Possibilita, com as parcerias fisco-empresas, planejamento e identificação de soluções antecipadas no cumprimento das obrigações acessórias, em face às exigências a serem requeridas pelas administrações tributárias. Faz com que a efetiva participação dos contribuintes na definição dos meios de atendimento às obrigações tributárias acessórias exigidas pela legislação tributária contribua para aprimorar esses mecanismos e confira a esses instrumentos maior grau de legitimidade social. Estabelece um novo tipo de relacionamento, baseado na transparência mútua, com reflexos positivos para toda a sociedade.

4 Escrituração Contábil Digital ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL DIGITAL Instituído pela IN RFB 787, de 19 de novembro de Terá por finalidade os efeitos fiscais e previdenciários. A ECD deverá ser transmitida pelas pessoas jurídicas obrigadas ao SPED, no termos do Decreto 6.022/07, o empresário e a sociedade empresária. Sua validade depende do recebimento do arquivo, e quando for o caso, após a autenticação do órgãos; Estão obrigados a Escrituração Contábil Digital: OBRIGATORIEDADE ECD A partir de 1º janeiro de 2008: Pessoa Jurídica sujeita ao acompanhamento econômico tributário diferenciado, conforme Portaria RFB /2007, e sujeitas à tributação do lucro real. A partir de 1º janeiro de 2009: Demais pessoas jurídicas sujeitas a tributação pelo Lucro Real. É facultado as demais pessoas jurídicas não obrigadas a partir de fatos contábeis ocorridos em 1º de janeiro de As pessoas jurídicas que apresentem a ECD, terão declarações simplificadas, visando eliminar redundância de informação.

5 Escrituração Fiscal Digital ESCRITURAÇÃO FISCAL DIGITAL Instituído pelo Convênio ICMS 143, de 15 de dezembro de CONCEITO: Constitui um conjunto de escrituração de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Receita Federal do Brasil bem como no registro de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. OBRIGATORIEDADE DA EFD: Obrigatório para os contribuintes do ICMS e do IPI. O Ato COTEPE 83, de 19 de dezembro de 2006, alteram os prazos do Ato COTEPE 35/05 e 50/06, como segue: 1º de janeiro de 2006, para o Distrito Federal e Pernambuco; 1º de janeiro de 2008 para a RFB e demais unidades da federação. De acordo com alteração do art. 1º Ato COTEPE ICMS Nº15, de 19 de Março de Art. 1 Alterar o item , do Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Fiscal Digital - EFD, anexo único ao, de 18 de abril de 2008, que passa a vigorar com a seguinte redação: " Excepcionalmente, os arquivos da EFD, referentes aos meses de janeiro a agosto de 2009, poderão ser entregues até o dia 30 de setembro de 2009.".

6 Escrituração Fiscal Digital Ondeencontraralistadeobrigados èentregadaefd? Obrigados a partir de 2009 na página: e acesse a opção Lista Atualizada Jan2009 Obrigados EFD Relação das empresas obrigadas ao Sped Fiscal em janeiro de 2009 Obrigados a partir de maio de 2010 na página: (notícias da fazenda)

7 Sped NF-e Conceito de NF-e A Nota Fiscal Eletrônica é um documento emitido e armazenado eletronicamente com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços ocorrida entre fornecedores e contribuintes. A validade jurídica é garantida pela assinatura digital entre as duas partes, antes da ocorrência do Fato Gerador. OBRIGATORIEDADE NF-e O Protocolo ICMS 10/07 estabeleceu a obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica para os setores de fabricação de cigarros e distribuição de combustíveis líquidos. E o Protocolo ICMS 68/2008 ampliou novamente a lista de contribuintes obrigados à emissão da NF-e, com vigência a partir de e

8 Impacto nas Empresas Contribuintes

9 Empresas Enquadradas na NF-e Podemos efetuar a consulta junto a SEFAZ para verificar se uma empresa esta credenciada/obrigada a emitir a Nota Fiscal Eletrônica. Para o Rio de Janeiro as consultas podem ser realizadas através do site:

10 Empresas Enquadradas na NF-e

14 Empresas Enquadradas na NF-e Cruzar informações de Obrigatoriedade contida no Protocolo ICMS 42/2009.

15 Empresas Enquadradas na NF-e O Protocolo ICMS 42/09 objetiva escalonar a ampliação da obrigatoriedade de uso da NF-e de forma que, até o final de 2010, estejam alcançados por esta obrigatoriedade todos os contribuintes do ICMS que se enquadrem em pelo menos uma das seguintes situações: 1. Desenvolvam atividade industrial; 2. Desenvolvam atividade de comércio atacadista ou de distribuição; 3. Pratiquem saídas de mercadorias com destino a outra unidade da Federação; 4. Forneçam mercadorias para a Administração Pública.

16 Empresas Enquadradas na NF-e Importante Os prazos do Protocolo 42/09 não se aplicam para aquelas empresas já alcançadas pela obrigatoriedade de uso da NF-e em razão de algum dispositivo do Protocolo 10/07, mesmo que cumulativamente pratiquem operações descritas por alguma CNAE listada no anexo único do Protocolo 42/09. *

17 Aquisição de Certificado Digital Para a implementação da NF-e, a empresa necessita de um certificado digital, emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas do Brasil ICP-Brasil, que deve conter o CNPJ do estabelecimento matriz que irá emitir a NF-e.

18 Como adquirir um Certificado Digital Parceria SESCON Certisign *

19 Credenciamento A empresa deverá providenciar junto à SEFAZ o credenciamento para emissão de documento fiscal eletrônico (NF-e). Sem este credenciamento não será possível a transmissão da NF-e, que inicialmente se dará em ambiente de homologação (testes) para posteriormente passar para o de produção.

20 Credenciamento

21 Credenciamento

22 Credenciamento *

23 Próximos Passos Emissão de Notas Fiscais Eletrônicas: Utilizando o Programa gratuito da SEFAZ Utilizando um ERP + ProNF-e

24 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Emissor deve ser baixado e instalado

25 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Após instalado deve-se cadastrar o emitente e o certificado digital dentro da aplicação. Alternativamente pode-se digitar uma nota através do software ou importar os dados de um ERP emissor de NF. Antes de digitar uma NF no programa da SEFAZ deve-se efetuar o cadastro das mercadorias, dos clientes e transportadores.

26 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Nova Nota no Programa

27 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Digitando uma Nota

28 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Importando uma Nota no Programa

29 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Importação Realizada com Sucesso no Programa

30 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Validar / Assinar / Transmitir / Imprimir o DANFE

31 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Salvar XML Autorizado para Enviar ao Destinatário da nota

32 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Inutilizando Numeração

33 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Questões Tecnológicas e de Segurança Lentidão: A NF-e autorizada cujo arquivo XML já foi exportado e armazenado em local seguro poderão ser excluídas do programa emissor de NF-e, para não sobrecarregá-lo. Recomendamos que as exclusões ocorram mensalmente ou em período menor, caso a quantidade de NF-e acarrete lentidão no sistema. Importante: antes de excluir periodicamente as NF-e, proceda às inutilizações das faixas de numeração não utilizadas do período, bem como siga as orientações sobre backup dispostas abaixo.

34 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Questões Tecnológicas e de Segurança Backup: Recomendamos que o emitente realize backup diário de seus dados, como forma adicional de se precaver de eventual perda de informações. O Backup não substitui a necessidade de exportação das NF-e autorizadas; é apenas uma forma adicional de prevenção à perda de seus dados.

35 Utilizando o Programa Gratuito da SEFAZ Questões Tecnológicas e de Segurança Perda de dados: Caso o equipamento onde esta instalado o Software Emissor seja furtado ou utilizado de má fé por outros operadores, o certificado pode ser danificado, sendo necessário sua anulação e substituição por outro. *

36 Utilizando um ERP + Serviço Automático +

37 Utilizando um ERP + Serviço Automático Uma Venda no ERP

38 Utilizando um ERP + Serviço Automático Transmitindo uma NF-e

39 Utilizando um ERP + Serviço Automático Efetuando a Impressão do DANFE

40 Utilizando um ERP + Serviço Automático Envio Automático do XML Autorizado para o Destinatário Internet

41 ERP Utilizando um ERP + Serviço Automático O ERP gera um arquivo TXT com as informações da(s) Nota(s) Envio TXT Retorno XML Client Como funciona? O PRO-NFe Client lê o arquivo TXT e envia as informações para o PRO-NFe Server via Web Service Gera DANFE Internet Disponibiliza Web Armazena XML Server Armazena em banco de Dados WEB Protocolo Processa Gera XML Gera Recibo Assina (Certificado Digital A1) Internet Valida Valida XML

42 Utilizando um ERP + Serviço Automático Segurança Arquivos digitais (XML) das NF-e emitidas ficam armazenados por 5 anos em nosso Datacenter. Certificado Digital A1 do emitente fica armazenado em nosso Datacenter evitando uso indevido por terceiros. Redundância no armazenamento dos dados, ficando gravados em diversos discos rígidos e servidores Backup de todos os seus dados em mídias externas e servidores externos ao Datacenter da Prosoft Pré Validação das NF-e utilizando esquema do SEFAZ, minimizado o envio de NF-e com erros

43 Utilizando um ERP + Serviço Automático Integração Integrado de forma transparente ao ERP do usuário, seja ele Prosoft ou não. Todas as funcionalidades de emissão e cancelamento de NF-e estão previstas pelo PRO-NFe de maneira on-line O destinatário da NF-e recebe um arquivo XML para integração ao ERP dele, seja Prosoft ou não, através do PRO-NFe Web, podendo aproveitar toda a informação da NFe (B2B) Todas as NF-e emitidas são enviadas para integração no Prosoft Fiscal Impactos mínimos nos processos atuais de emissão de notas fiscais *

44 Outras Possibilidades Integração dos XML s Autorizados

45 Outras Possibilidades Parametrização das Notas de Entradas

46 Outras Possibilidades Integrando notas de Entrada e Saída com a Escrita Fiscal *

47 SPED Fiscal

48 Da apresentação do arquivo O arquivo digital deve ser submetido a um programa validador, fornecido pelo SPED Sistema Público de Escrituração Digital - por meio de download, o qual verifica a consistência das informações prestadas no arquivo. Após essas verificações, o arquivo digital é assinado por meio de certificado digital, tipo A1 ou A3, emitido por autoridade certificadora credenciada pela infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil e transmitido. As regras de negócio ou de validação, ora implementadas, podem ser alteradas a qualquer tempo, visto que têm por finalidade única e exclusivamente verificar as consistências das informações prestadas pelos contribuintes. Ainda que determinados registros e/ou campos não contenham regras específicas de validação de conteúdo ou de obrigatoriedade, esta ausência não dispensa, em nenhuma hipótese, a não apresentação de dados existentes nos documentos e/ou de informação solicitada pelos fiscos. Regra geral, se existir a informação, o contribuinte está obrigado a prestá-la. A omissão de informações poderá acarretar penalidades e a obrigatoriedade de reapresentação do arquivo.

49 Periodicidade das informações Os arquivos da EFD têm periodicidade mensal e devem apresentar informações relativas a um mês civil ou fração, ainda que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, segundo a legislação de cada imposto. Portanto a data inicial constante do registro 0000 deve ser sempre o primeiro dia do mês ou outro, se for início das atividades, ou de qualquer outro evento que altere a forma e período de escrituração fiscal do estabelecimento. A data final constante do mesmo registro deve ser o último dia do mesmo mês informado na data inicial ou a data de encerramento das atividades ou de qualquer outro fato determinante para paralisação das atividades daquele estabelecimento. Os prazos para a transmissão dos arquivos serão definidos por legislação estadual.

50 Da assinatura com certificado digital Poderão assinar a EFD: 1. o e-pj ou e-cnpj que contenha a mesma base do CNPJ (8 primeiros caracteres) do estabelecimento; 2. o e-pf ou e-cpf do representante legal da empresa no cadastro CNPJ. 3. a pessoa jurídica ou a pessoa física com procuração eletrônica cadastrada no site da RFB, por estabelecimento.

51 Da apresentação e da guarda de informações O arquivo digital da EFD será gerado pelo contribuinte de acordo com as especificações do leiaute definido em Ato COTEPE e conterá a totalidade das informações econômico-fiscais e contábeis correspondentes ao período compreendido entre o primeiro e o último dia do mês civil, inclusive. Todas as informações deverão ser prestadas sob o enfoque do declarante. O contribuinte deverá armazenar o arquivo digital da EFD transmitido, observando os requisitos de segurança, autenticidade, integridade e validade jurídica, pelo mesmo prazo estabelecido pela legislação para a guarda dos documentos fiscais. A geração, o armazenamento e o envio do arquivo digital não dispensam o contribuinte da guarda dos documentos que deram origem às informações nele constantes, na forma e prazos estabelecidos pela legislação aplicável. Os contribuintes obrigados à EFD, mesmo que estejam com suas atividades paralisadas, devem apresentar os registros obrigatórios (notação = O ), informando, portanto, a identificação do estabelecimento, período a que se refere a escrituração e declarando, nos demais blocos, valores zerados, o que significa que não efetuou qualquer atividade. Neste caso, o contribuinte deve apresentar a EFD até que tenha sido efetivada sua baixa definitiva.

52 Composição da EFD A escrituração prevista na EFD, substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros: Registro de Entradas; Registro de Saídas; Registro de Inventário; Registro de Apuração do IPI; Registro de Apuração do ICMS. É assegurado o compartilhamento de informações relativa e escrituração digital, em ambiente nacional, com as unidades federadas de localização dos estabelecimentos da empresa, mesmo que estas escriturações sejam centralizadas.

53 SPED FISCAL NA PRÁTICA A partir do seu sistema de escrituração fiscal, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no ATO COTEPE/ICMS Nº 9, DE 18 DE ABRIL DE Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador PVA fornecido pelo Sped. Faça o dowload do PVA e do Receitanet e instale-os em um computador ligado à internet. A escrituração contábil digital EFD, que deverá ser submetida a Programa Validador e Assinador (PVA), contendo: Validação do arquivo digital da escrituração; Assinatura digital; Visualização da escrituração; Transmissão para o SPED; Consulta a situação da escrituração. Para gerar a EFD o empresário e a sociedade empresária irá despender de recursos próprios.

54 O processo de geração do arquivo é feito no seu programa a partir dos dados imputados pelos usuários no módulo Fiscal através de digitação direta das Notas Fiscais ou da importação dos dados a elas referentes a partir de outro software (por exemplo, o programa de emissão de documentos das empresas em que tal processo é informatizado ou arquivo XML ).

55 PROGRAMA VALIDADOR Criar Nova Escrituração Importar Escrituração Fiscal Abrir Escrituração Verificar Pendências de Escrituração Fiscal Gerar Arquivo de Escrituração para Entrega Assinar Escrituração Fiscal Excluir Assinatura da Escrituração Fiscal Transmitir Escrituração Fiscal Consultar Situação da Escrituração no SPED Excluir Escrituração Fiscal Gerar Cópia de segurança Restaurar cópia de segurança Sair