Escrituração Fiscal Digital (EFD) Regras Gerais. 1. Introdução. 2. Definição

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1 SUMÁRIO 1. Introdução 2. Definição 3. Contribuintes Obrigados à EFD 3.1. Contribuintes optantes pelo SIMPLES Nacional ou Microempreendedor Individual (MEI) 4. Livros Fiscais 5. Contribuintes Obrigados à EFD Dispensa da Apresentação do SINTEGRA 6. Conteúdo do Arquivo 6.1. Inventário físico Bloco H 6.2. Registro do ativo imobilizado CIAP 6.3. Controle da Produção e do Estoque Bloco K 6.4. Registros dispensados 7. Prestação de Informações Relativas à EFD 8. Prazo de Entrega 9. Validador 10. Retificação da EFD 11. Guarda das Informações 1. Introdução O Decreto nº 6.022/07 instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), cujo objetivo é promover a atuação integrada dos Fiscos, mediante a padronização e a racionalização das informações e o acesso compartilhado à escrituração digital de contribuintes. A Escrituração Fiscal Digital (EFD) é parte integrante do projeto SPED, cujos procedimentos serão abordados neste trabalho. 2. Definição A Escrituração Fiscal Digital (EFD) constitui-se em um conjunto de escrituração de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos Fiscos das Unidades Federadas e da Secretaria da Receita Federal, bem como no registro de apuração de impostos referente às operações e prestações praticadas pelo contribuinte (cláusula primeira do Convênio ICMS nº 143/06) EFD

2 3. Contribuintes Obrigados à EFD Nos termos do Protocolo ICMS nº 3/11, todos os contribuintes estão obrigados à Escrituração Fiscal Digital (EFD), exceto o Microempreendedor Individual (MEI) e os contribuintes optantes pelo SIMPLES Nacional 3.1. Contribuintes optantes pelo SIMPLES Nacional ou Microempreendedor Individual (MEI) Nos termos da cláusula segunda do Protocolo ICMS nº 3/11, a empresa optante pelo SIMPLES Nacional está dispensada da EFD; contudo a dispensa encerrar-se-á em 01/01/2016, quando ficarão obrigadas à apresentação. O Microempreendedor Individual (MEI) optante pelo SIMEI está dispensado da entrega da EFD. 4. Livros Fiscais A EFD substitui a escrituração e a impressão dos seguintes livros fiscais e controle (art. 2º da Portaria CAT nº 147/09): Registro de Entradas; Registro de Saídas; Registro de Inventário; Registro de Apuração do IPI; Registro de Apuração do ICMS; e Registro de Controle da Produção e do Estoque; e Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP), de que trata a Portaria CAT nº 25/01. A EFD deverá ser efetuada pelo contribuinte mediante o registro eletrônico, em arquivo digital padronizado, de todas as operações, prestações e informações sujeitas à escrituração dos livros fiscais e controle mencionados anteriormente. 5. Contribuintes Obrigados à EFD Dispensa da Apresentação do SINTEGRA O SINTEGRA consiste num conjunto de procedimentos administrativos e de sistemas computacionais de apoio que está sendo adotado simultaneamente pelas Administrações Tributárias das diversas Unidades da Federação. Do lado dos contribuintes, o propósito é o de simplificar e homogeneizar as obrigações de fornecimento de informações relativas às operações de compra, venda e prestação de serviços. Do lado dos Fiscos estaduais, o objetivo é o de propiciar maior agilidade e confiabilidade ao tratamento das informações recebidas dos contribuintes e à troca de dados entre as diversas Unidades da Federação. EFD - 2 -

3 Está sujeito à apresentação do SINTEGRA o contribuinte usuário do sistema eletrônico de processamento de dados, para emissão de documentos e/ou escrituração dos livros fiscais, com observância do Convênio ICMS nº 57/95 e da respectiva disciplina estabelecida na Portaria CAT nº 32/96. Contudo, os contribuintes obrigados à Escrituração Fiscal Digital (EFD), de que trata o art. 250-A do RICMS-SP, não se sujeitarão à apresentação do SINTEGRA (art. 1º, 1º-A, da Portaria CAT nº 32/96). 6. Conteúdo do Arquivo O arquivo digital da EFD será gerado pelo contribuinte conforme estabelecem as normas do Ato COTEPE/ICMS nº 9/08 e deverá conter (art. 3º da Portaria CAT nº 147/09): a) a totalidade das informações econômico-fiscais e contábeis, e outras de interesse do Fisco, correspondentes às operações e às prestações ocorridas no período compreendido entre o primeiro e o último dia do mês civil, inclusive; b)a apuração do valor do imposto a recolher ou do saldo credor a transportar para o período seguinte; c) a assinatura digital do contribuinte, ou de seu representante legal, certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para garantir a autenticidade e a validade jurídica das informações nele contidas; d)a informação sobre qualquer situação de exceção na tributação do ICMS, tais como isenção, imunidade, não incidência, diferimento ou suspensão do lançamento do imposto, com a indicação do respectivo dispositivo legal; e) as informações que, nos termos do disposto na Portaria CAT nº 25/01, estiverem sujeitas à escrituração no Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP). Conforme leiaute estabelecido pelo Ato COTEPE/ICMS nº 9/08, o arquivo digital da EFD será estruturado em blocos de informações dispostas por tipo de documento, contendo, cada bloco, os registros individualizados por operações ou prestações, para identificar perfeitamente a totalidade das informações (art. 7º da Portaria CAT nº 147/09). Entre o registro inicial (registro 0000) e o registro final (9999), o arquivo digital é constituído de blocos, cada qual com um registro de abertura, com registros de dados e com um registro de encerramento, referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos e de outras informações econômico-fiscais (item do Ato COTEPE/ICMS nº 9/08): Bloco 0 Abertura, Identificação e Referências Descrição C D E G H Documentos Fiscais I Mercadorias (ICMS/IPI) Documentos Fiscais II Serviços (ICMS) Apuração do ICMS e do IPI Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) Modelos C e D Inventário Físico 1 Outras Informações 9 Controle e Encerramento do Arquivo Digital EFD

4 6.1. Inventário Físico Bloco H A informação referente ao registro de inventário destina-se a arrolar, pelos seus valores e com especificações que permitam sua perfeita identificação, as mercadorias, as matérias-primas, os produtos intermediários, os materiais de embalagem, os produtos manufaturados (acabados) e os produtos em fabricação, existentes no estabelecimento do contribuinte na época do balanço (arts. 213, 8º, e 221 do RICMS-SP). O contribuinte obrigado à Escrituração Fiscal Digital (EFD) substituirá o Livro Registro de Inventário, modelo 7, escriturado de forma convencional, pelo registro eletrônico, em arquivo digital padronizado, de que trata a Portaria CAT nº 147/09. As informações referentes ao Livro Registro de Inventário, modelo 7, serão realizadas no Bloco H da Escrituração Fiscal Digital (EFD). O Bloco H da Escrituração Fiscal Digital destina-se a informar o inventário físico do estabelecimento. Nos termos do art. 221, 6º e 7º, do RICMS/00, se a empresa não mantiver escrita contábil, o inventário será levantado em cada estabelecimento no último dia do ano-calendário. A escrituração deverá ser efetivada dentro de 60 dias, contados da data do balanço ou, no caso do parágrafo anterior, do último dia do ano civil. O registro H005 do Bloco H deve ser apresentado para discriminar os valores totais dos itens/produtos do inventário realizado em 31 de dezembro de cada exercício, ou nas demais datas estabelecidas pela legislação fiscal ou comercial. O Bloco H, com informações do inventário, deverá ser informado junto com a movimentação do segundo período de apuração subsequente ao levantamento do balanço. Em regra, as empresas encerram seu balanço no dia 31 de dezembro, devendo apresentar o inventário na escrituração de fevereiro, entregue em março. Havendo legislação específica, o inventário poderá ter periodicidade diferente da anual e ser exigido em outro período. Exemplo: inventário realizado em 31/12/2012 período de referência fevereiro 2013 apresentação na EFD em 25/03/2013. A informação sobre as mercadorias da empresa em posse de terceiros, exemplos: mercadoria enviada para conserto, em consignação, remetida para industrialização, deve ser prestada à época do inventário, no campo pertinente do Registro H010. No mesmo registro deve ser informado o participante (Registro 0150) que tem a posse da mercadoria na data do inventário. Nos termos do 4º do art. 3º da Portaria CAT nº 147/09, o contribuinte deverá incluir a EFD do livro fiscal Registro de Inventário do último dia do mês anterior ao do início da obrigatoriedade, no arquivo digital da EFD relativo: 1 ao primeiro período de referência, contado a partir do mês de início da obrigatoriedade da escrituração digital; 2 ao mês de fevereiro, quando o início da obrigatoriedade da escrituração digital ocorrer no mês de janeiro. EFD - 4 -

5 6.2. Registro do ativo imobilizado CIAP Bloco G O controle do montante de crédito apropriado em razão da aquisição de bens para o ativo permanente do estabelecimento de contribuinte será elaborado por meio da escrituração do documento denominado Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP). A Portaria CAT nº 25/01 estabelece a forma de Controle do Crédito de ICMS do Ativo Permanente. Contudo, os contribuintes obrigados à Escrituração Fiscal Digital em 01/01/2011 deverão, para realização do controle do crédito de ICMS do ativo permanente, observar a apresentação do Bloco G da EFD. O Bloco G foi incluído para vigorar a partir do período de apuração de janeiro de Conforme o Guia Prático da EFD, na abertura do bloco G, o contribuinte deve indicar se há registros de informações no bloco. Vejamos: Nº Campo Descrição Tipo Tam. DEC Obrig. 01 REG Texto fixo contendo G001 C 004* O 02 IND_MO V Indicador de movimento: 0 Bloco com dados informados; 1 Bloco sem dados informados C 001* O Caso o bloco seja preenchido com 1, significa que não há escrituração do documento CIAP e, portanto, não há crédito a apropriar. Se preenchido com 0, deverá ser informado, pelo menos, um registro G110 e respectivos registros filhos Controle da Produção e do Estoque Bloco K Nos termos do Guia Prático da EFD ICMS/IPI, o bloco K (Controle da Produção e do Estoque) se destina a prestar informações mensais da produção e do respectivo consumo de insumos, bem como do estoque escriturado, relativos aos estabelecimentos industriais ou a eles equiparados pela legislação federal e pelos atacadistas, podendo, a critério do Fisco, ser exigido de estabelecimento de contribuintes de outros setores. Nos termos do Ajuste SINIEF nº 17/14, a escrituração do Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque é obrigatória, a partir de 01/01/2016, para os estabelecimentos industriais ou a eles equiparados pela legislação federal e para os estabelecimentos atacadistas, podendo, a critério do Fisco, ser exigida de estabelecimento de contribuintes de outros setores Registros dispensados O contribuinte ficará dispensado de incluir no arquivo digital da EFD as informações correspondentes aos registros indicados nos Anexos I, II e IV da Portaria CAT nº 147/09, a seguir observados. Registros cujas informações correspondentes estão dispensadas de inclusão no Arquivo Digital da EFD: EFD

6 Registro Descrição C114 Cupom Fiscal Referenciado Nas operações de entrada C176 Complemento de Item Ressarcimento de ICMS em operações com substituição tributária (código 01,55) C179 Informações Complementares ST C197 Outras Obrigações Tributárias, Ajustes e Informações Provenientes de Documento Fiscal E113 Informações Adicionais dos Ajustes da Apuração do ICMS Identificação dos Documentos Fiscais E115 E240 Apuração Informações Adicionais Informações Adicionais dos Ajustes da Apuração do ICMS Substituição Tributária Identificação dos Documentos Fiscais 1200 Controle de Créditos Fiscais ICMS 1210 Utilização de Créditos Fiscais ICMS 1400 Informação sobre Valor Agregado 1700 Documentos Fiscais Utilizados 1710 Documentos Fiscais Cancelados/Inutilizados Os registros a seguir indicados estão temporariamente dispensados de inclusão no Arquivo Digital da EFD pelos contribuintes não obrigados a efetuar o Registro Eletrônico de Documentos Fiscais (REDF): Registro Descrição C350 Nota Fiscal de Venda a Consumidor (código 02) C370 Itens do Documento (código 02) C390 Registro Analítico das Notas Fiscais de Venda a Consumidor (código 02) Nota Cenofisco: A Nota Fiscal Paulista é um programa de estímulo à cidadania fiscal no Estado de São Paulo, que tem por objetivo estimular os consumidores a exigir a entrega do documento fiscal na hora da compra. Além disso, visa gerar créditos aos consumidores, aos cidadãos e às empresas do Estado. A transferência de créditos do Tesouro no Programa Nota Fiscal Paulista requer instrumentos de controle de repasse de informações ao Fisco correspondentes aos documentos fiscais emitidos pelos contribuintes, bem como à identificação dos consumidores e adquirentes de mercadorias que serão favorecidos. Como consequência, impõe-se aos contribuintes, como obrigação acessória, a apresentação do Registro Eletrônico de Documentos Fiscais (REDF). O REDF é o conjunto de informações armazenadas eletronicamente na Secretaria da Fazenda que correspondem aos dados do documento fiscal informados pelo contribuinte emitente. O contribuinte emissor de Nota Fiscal Eletrônica Estadual (NF-e) está dispensado de registrar as Notas Fiscais, modelo 55, no REDF. EFD - 6 -

7 7. Prestação de Informações Relativas à EFD O contribuinte deverá, relativamente a cada estabelecimento localizado neste Estado, gerar um único arquivo digital da EFD e enviá-lo uma única vez à Secretaria da Fazenda, ou seja, cada estabelecimento deverá enviar o arquivo digital (art. 4º da Portaria CAT nº 147/09). O contribuinte que realizar as suas atividades em mais de um estabelecimento situado no Estado de São Paulo e que tiver inscrito, no Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de São Paulo, um único estabelecimento para fins da escrituração fiscal de todas as operações ou prestações por ele praticadas no território paulista deverá prestar as informações relativas à EFD de forma consolidada pelo conjunto dos seus estabelecimentos localizados neste Estado, as quais deverão ser gravadas em um único arquivo digital a ser enviado uma única vez à Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo para cada período de referência. O contribuinte que possuir mais de um estabelecimento, seja filial, sucursal, agência, depósito, fábrica ou outro qualquer, deverá prestar as informações relativas à EFD em arquivo digital individua-lizado por estabelecimento, ainda que a apuração dos impostos ou a escrituração contábil seja efetuada de forma centralizada (art. 6º da Portaria CAT nº 147/09). Para fins de entrega do arquivo, o contribuinte deve obedecer ao leiaute estabelecido pelo Ato COTEPE/ICMS nº 9/ Prazo de Entrega O arquivo digital da EFD deverá ser enviado até o dia 25 do mês subsequente ao período a que se refere (art. 10 da Portaria CAT nº 147/09). 9. Validador O arquivo digital da EFD, cuja geração é de responsabilidade do contribuinte, deverá ser submetido à validação de consistência de leiaute mediante uso do Programa de Validação e Assinatura da Escrituração Fiscal Digital (PVA-EFD), disponibilizado por meio de download no ambiente nacional do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o qual poderá ser acessado por meio da internet, no endereço eletrônico: (art. 9º da Portaria CAT nº 147/09). A validação restringe-se à verificação efetuada pelo PVA-EFD quanto à consistência aritmética e da estrutura lógica das informações contidas no arquivo digital da EFD em face das orientações e especificações técnicas do leiaute estabelecido pelo Ato COTEPE/ICMS nº 9/08. A referida validação deverá ser efetuada antes do envio do arquivo digital da EFD à Secretaria da Fazenda. Após a validação serão efetuados, automaticamente, por meio do PVA-EFD, os seguintes processamentos: 1 verificação da validade e da autenticidade da assinatura digital de que trata o tópico 6 deste trabalho; 2 geração de algoritmo que garanta a integridade das informações contidas no arquivo digital da EFD; EFD

8 3 envio do arquivo digital da EFD diretamente à Secretaria da Fazenda, por meio da internet, mediante utilização do programa de Transmissão Eletrônica de Documentos (TED), independentemente da quantidade de registros nele contidos ou do seu tamanho. Para cumprimento do exposto anteriormente, o contribuinte deverá efetuar o download do programa TED, mediante acesso à página do Posto Fiscal Eletrônico (PFE) da Secretaria da Fazenda na internet, no endereço eletrônico: Após o envio do arquivo, por meio da internet, será expedida, automaticamente, comunicação ao contribuinte declarante da EFD em um dos seguintes eventos (art. 12 da Portaria CAT nº 147/09): falha ou recusa na recepção do arquivo digital da EFD; regular recepção do arquivo digital da EFD, hipótese em que será gerado eletronicamente o protocolo de recebimento. 10.Retificação da EFD O contribuinte poderá retificar a EFD relativa ao período de referência para o qual a Secretaria da Fazenda já tenha recepcionado regularmente o respectivo arquivo digital (art. 15 da Portaria CAT nº 147/09). Para fins do exposto anteriormente, o contribuinte deverá: a)gerar um novo arquivo digital que contenha todas as informações relativas à EFD para o mesmo período de referência, incluindo aquelas objeto de retificação, bem como o respectivo código da finalidade do arquivo, conforme previsto no leiaute estabelecido pelo Ato COTEPE/ICMS nº 9/08; b)enviar à Secretaria da Fazenda o arquivo digital, em substituição ao último arquivo digital da EFD regularmente recepcionado, relativo ao mesmo período de referência. O contribuinte poderá, observado o procedimento mencionado acima, retificar a EFD: 1 até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração, independentemente de autorização da Secretaria da Fazenda; 2 após o prazo previsto no item 1 e nas hipóteses em que o erro relacionado ao ICMS não puder ser saneado por meio de lançamentos corretivos, somente mediante autorização da Secretaria da Fazenda. Nota Cenofisco: Para fins de obtenção da autorização mencionada no item 2, o contribuinte deverá (art. 15 da Portaria CAT nº 147/09): a) gerar a EFD retificadora; b) solicitar autorização para retificação da EFD no endereço eletrônico opção Retificação, mediante os seguintes procedimentos: b.1) utilizar certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que contenha a indicação do número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) de qualquer dos seus estabelecimentos; b.2) descrever, em campo próprio, o resumo das alterações a serem efetuadas; b.3) informar, em campo próprio, o hash code da EFD retificadora com assinatura, gerado pelo Programa Validador da EFD (PVA). EFD - 8 -

9 11.Guarda das Informações O contribuinte deverá conservar pelo menos uma cópia do arquivo digital da EFD regularmente recepcionado pela Secretaria da Fazenda pelo prazo previsto no art. 202 do Regulamento do ICMS, ou seja, cinco anos (art. 17 da Portaria CAT nº 147/09). Todos os documentos contábeis e fiscais relacionados com a EFD, independentemente de terem existência física ou digital, deverão ser conservados pelo contribuinte pelo mesmo prazo mencionado no parágrafo anterior EFD