Como turbinar a produtividade da sua equipe?

Transcrição

1 Como turbinar a produtividade da sua equipe?

2 SUMÁRIO >> Introdução... 4 >> Como aumentar a produtividade da sua equipe... 5 >> Técnicas para o aumento da produtividade... 8 >> Conclusão >> Sobre a Call Daniel

3 INTRODUÇÃO

4 INTRODUÇÃo É comum que, nos mais variados ambientes, as pessoas, desde aquelas que estejam estudando bastante até aquelas empenhadas no mundo corporativo e de negócios, acumulem ao mesmo tempo inúmeras tarefas, compromissos e projetos. Nosso mundo contemporâneo acaba nos demandando certa celeridade, a fim de que entreguemos mais produtividade com a máxima otimização de tempo possível. Só que o excesso de ocupações e de demandas acabam por deixar as pessoas muito estressadas e preocupadas, de maneira que, ao contrário do que se deseja, a situação piore seu desempenho nas suas várias rotinas. Mas será que é possível realizar tudo o que se tem para cumprir na empresa com alta eficiência, gerindo as prioridades e dominando o tempo, de tal maneira a atingir uma boa execução e de forma estratégica para sobrar um pouco de tempo para si mesmo ao final do dia? Descubra com nosso ebook como algumas técnicas simples poderão auxiliá-lo no planejamento de atividades, atingindo-se os objetivos e metas da organização, sem que você entre em estafa ou prejudique seu bem-estar. 4

5 COMO aumentar a produtividade da sua equipe

6 Como aumentar a produtividade da sua equipe Proporcione um bom ambiente de trabalho O local de trabalho deve ser um espaço agradável e organizado. Mesas de trabalho entulhadas de papel e outros objetos são um convite para a dispersão e baixa produtividade. Se for possível, o espaço precisa ser ventilado, arejado e com uma boa iluminação. Salas muito cheias de pessoas também não ajudam no alcance de uma alta produtividade e eficiência. E não é só o ambiente físico: o astral também conta. Ambientes de trabalho descontraídos e que ofereçam liberdade aos funcionários tendem a contribuir mais para a produtividade da empresa. Por isso, dispense tempo e esforço na melhoria desses aspectos. Lembre-se: equipe motivada, rendimento maior Assim como é importante a organização e limpeza do local de trabalho, uma equipe motivada e unida ajuda e muito para o aumento da produtividade de uma organização. Profissionais que trabalham cercados por pessoas indiferentes e desmotivadas tendem a apresentar um rendimento inferior se comparados àqueles que trabalham em uma equipe entusiasmada e unida. 6

7 Como aumentar a produtividade da sua equipe Portanto, crie espaços para confraternização dos colaboradores, promova eventos e atividades para que o trabalho fique mais prazeroso. Estabeleça metas factíveis e estipule recompensas compatíveis com o tipo de trabalho realizado em sua empresa. Podem parecer gastos, mas ao final com certeza serão investimentos bem aplicados. Ofereça ferramentas para o aumento da produtividade Atualmente é possível contar com diversas ferramentas tecnológicas ou não para um melhor gerenciamento das tarefas. Várias ferramentas foram desenvolvidas e possuem algumas especificidades e funcionalidades que melhor atenderão cada tipo de profissional. Asana, Remember the Milk e Wunderlist são apenas alguns deles e os mais famosos. Mas além dessas ferramentas tecnológicas, o gestor moderno também pode contar com outras ferramentas para o aumento tanto de sua produtividade quanto de sua equipe: as técnicas de gerenciamento de tarefas representam métodos de fácil aplicação e que com certeza oferecem diversos benefícios. Veja algumas delas no nosso próximo tópico. 7

8 Técnicas para o aumento da produtividade

9 A escolha dessas duas técnicas como principais para este ebook não foi aleatória: elas estão entre as mais práticas para se alcançar uma produtividade turbinada tanto para você, gestor, quanto para sua equipe. As duas técnicas estão longe de serem abstratas. Ainda que o GTD possua regras que lhe permitem escolher quais tarefas precisam ser resolvidas o quanto antes e quais adiar, ele também envolve aspectos bastante práticos do dia a dia da organização, tais como a classificação da pilha de papéis sobre a mesa (pagamentos, contas, recibos e relatórios), a necessidade de se ter ou não inúmeras reuniões entre as equipes ou ainda a melhor forma de utilização do calendário e agendas de compromissos. Não perca mais tempo e saiba agora como melhorar a produtividade da sua equipe na prática! O que é o GTD? Basicamente, o GTD se trata de um poderoso sistema para obter organização e permanecer produtivo, que foi cunhado pelo renomado consultor norte-americano David Allen. O grande propósito desta metodologia é gastar menos tempo fazendo as coisas que obrigatoriamente você precisa fazer em sua 9

10 rotina de trabalho para que você tenha mais tempo para aquilo que você quer fazer, o que significa uma enorme inovação para a vida pessoal e profissional. Esse eficiente método de produtividade tem base no livro best-seller de seu criador, intitulado apropriadamente Getting Things Done ( A Arte de Fazer Acontecer, em português, publicado pela Editora Campus). De forma bastante simplificada, o GTD proporciona uma maneira eficaz para organizar seus to-dos (em inglês, coisas a fazer ), prioridades e compromissos, de forma que os torne gerenciáveis. Entre os benefícios deste sistema organizacional, o praticante terá muito mais facilidade para priorizar suas ações e perceber o que fazer em seguida à concretização de uma tarefa, já que há uma forte ênfase na obtenção de suas tarefas em um sistema de referência, e não em sua cabeça. Isso vai limpar a mente de distrações e de preocupações diversas, que normalmente mantêm as pessoas sob estresse, impedindo-as de trabalhar de forma mais eficiente. 10

11 Como alavancar sua produtividade usando o GTD No fundo, tal sistema integrado de produção não impõe regras de como o usuário cumpre seu trabalho, mas se concentra em como a pessoa captura o trabalho a ser cumprido, como deve organizá-lo e ajuda a escolher o que precisa de sua atenção com mais urgência e primazia. Na sua essência, o GTD se fundamenta em cinco ideias ou passos para conseguir formar esse nível de organização e eficiência. Capturar (Capture): A primeira fase consiste em fornecer dados para serem organizados, ou seja, listar as tarefas e compromissos que você tem para fazer, podendo-se colocar em um planejador ou software que seja usado para se organizar no seu cotidiano. Qualquer afazer que rouba sua mente deve ser registrado, de maneira que você não vai precisar pensar sobre isso novamente até a hora do processamento, da revisão ou a que tiver que cumpri-lo. Liste todos os eventos que tiverem verdadeira relevância, ou seja, que deseja lembrar-se depois. Processar (Process): Esta é a etapa onde você vai esclarecer o significado de cada anotação capturada. Não basta escrever o que seria uma determinada tarefa, é importante decidir o que fazer 11

12 com ela. Pode exigir uma ação, ou várias, pode virar arquivo ou lixo. Como você poderá resolvê-la? Se há uma coisa que você pode fazer em menos de 2 minutos, faça-a imediatamente; se há algo que você pode delegar, encarregue outra pessoa de cumprir a tarefa. De forma geral, os afazeres podem ser prontamente cumpridos, arquivados, delegados ou adiados para mais tarde. Tudo que trouxer duas ou mais ações para ser completo deve ser colocado em uma lista de projetos com ou sem prazo. Organizar (Organise): Elabore os itens de ação por categoria, recursos e prioridade. Arquive suas referências de maneira a localizá-las sem esforço no momento em que precisar delas. Designe datas em que você pode cumprir os afazeres e defina lembretes, para que possa acompanhá-los. Este será um tempo de qualidade para sua lista de coisas a fazer, para sua coleta de eventos, para seu calendário e arquivo de informações importantes. Rever (Review): Reúna e reflita sobre a sua lista de afazeres. Primeiro, olhe para o seu calendário, onde estão os seus to-dos com data e hora específicos para rearranjá-los se preciso, depois para suas listas de ação a fim de dar baixa nas já realizadas e incluir pelo menos uma próxima ação em 12

13 cada projeto ativo. A ideia é planejar sua próxima semana de ações de modo a garantir que vai começar uma tarefa e sabe que terá tempo e energia suficiente para cumprir. Em segundo lugar, proporcione à sua lista de coisas a fazer uma revisão periódica em profundidade, de modo que perceba seu real progresso, ou onde é necessário ajustar suas prioridades e determinar como o sistema está funcionando para você e sua empresa. Fazer (Do): As etapas anteriores serviram para se chegar a esta fase, objetivo final do processo. É chegada a hora de se envolver e começar a trabalhar, já que os to-dos estão organizados por prioridade e assentados em categorias, de modo que você já sabe exatamente quando deve trabalhar e como. Suas tarefas e responsabilidades estão divididas em pedaços gerenciáveis, em pequenos pedaços que lhe permitem começar facilmente a realizá-las sem distrair-se pensando se deveria ou não estar fazendo esta tarefa ou outra. Essas etapas do GTD significam, portanto, uma forma de ter acesso tudo o que você precisava anteriormente se lembrar para fazer, proporcionando uma organização e divisão em uma ordem de 13

14 cumprimento específica, de forma que você possa trabalhar com facilidade e sem ficar preocupado com os prazos de realização ou com a sequência de tarefas a cumprir. Você terá foco total na realização. Não haverá confusão com o que será mais importante ou com o que se deve fazer primeiro e você poderá gastar menos tempo pensando sobre o que fazer e como trabalhar, e mais tempo realmente trabalhando. Isso vai gerar mais impacto nos resultados da empresa e liberar tempo para conservar a vida pessoal com equilíbrio. Em comparação com outros métodos de organização de coisas a fazer, o GTD é extremamente simples, podendo ser colocado em prática rápida e efetivamente. Investe-se certo tempo se organizando antes de atacar o trabalho, com o escopo de colher um volumoso retorno de tempo que a pessoa teria gastado desnecessariamente em um trabalho improdutivo ou não prioritário. Além de seu fator motivacional, diante das tarefas listadas como concretizadas ao fim do dia, e da óbvia vantagem da organização, a concentração de informações facilmente localizáveis e o avanço na 14

15 produtividade fazem do praticante um profissional muito mais eficiente e com tempo mais livre para fazer outras coisas tão importantes quanto trabalhar. Benefícios do GTD para a equipe Você talvez já esteja começando a ficar mais interessado nos benefícios da ferramenta, porém, ainda se perguntando como poderia empregá-la na organização onde trabalha ou com o time de colaboradores de sua empresa. Organização do gestor A primeira grande conveniência do sistema GTD seria preencher a mais adequada organização das estratégias e ocupações de quem está à frente de um negócio ou empreendimento. Assim, o gestor teria em mãos uma ferramenta não só para elaborar suas listas to-dos, mas também para fazer reuniões muito mais produtivas e gerenciar projetos e tarefas. O gestor vai aprender a lidar com inúmeras possibilidades para organizar suas ações, indicando-se comandos como, por exemplo: a fazer, faça agora, a delegar, 15

16 descarte, arquivo, entre outros. Mas principalmente, adquire um controle maior sobre a equipe e o andamento de todos os projetos sob sua responsabilidade, possibilitando um acompanhamento efetivo, capaz de ações de redirecionamento e cumprimento dos prazos sem perder em qualidade. Reuniões produtivas Boa parte dos encontros com grupos de trabalho se prolonga por muito mais tempo do que o necessário. Com o uso do GTD, o líder da reunião poderá focar naquilo que deve ser discutido e efetivamente resolvido, poupando o tempo de todos e sendo muito mais objetivo e eficaz. Ao utilizar tal ferramenta, será viável propor pautas, atribuir tarefas e monitorar o andamento dos encontros com muito mais otimização e preparação. Gerenciamento de projetos e tarefas Se um projeto ou conjunto de tarefas for montado com base no sistema GTD, será possível se fazer um monitoramento ótimo de suas etapas, avaliando-se o andamento das determinações e o bom atendimento ao cronograma. Será mais simples estabelecer o que se pretende obter com o projeto e 16

17 analisar as ações necessárias para colocá-lo em prática, visto que a lista de coisas a fazer estará mais estruturada, organizada e distribuída. Engajamento de equipes e motivação Na medida em que as tarefas forem sendo bem cumpridas, no volume e no prazo adequados, os colaboradores se sentirão mais úteis, competentes e, diante dos feedbacks certeiros de seu gestor, se sentirão mais motivados para as tarefas seguintes. Isso sem falar que sobrará muito mais tempo para que os talentos se dediquem a outros afazeres e à vida pessoal, recobrando as energias para o trabalho. Treinamento, papéis e responsabilidades na equipe Uma equipe treinada para o aproveitamento do GTD vai ser capaz de apurar seu rendimento e ter muito mais autonomia para cumprir seus horários com rigor, sendo viável a delegação de tarefas e melhor divisão de papéis dentro da organização. De modo geral, o gestor terá muito mais confiança de que as tarefas serão bem cumpridas, de acordo com as estratégias e o plano de metas e objetivos da empresa. 17

18 Processamento de s e comunicação Um dos maiores roubadores de tempo em uma empresa é o processamento de mensagens e de outros meios de contato, não só com clientes, mas no próprio relacionamento interno dos setores da organização. Um sistema de gestão de tempo e afazeres como o GTD possibilitará que as pessoas tenham muito mais agilidade na comunicação externa e interna, recebendo ou passando notícias, informes e ordens de trabalho com precisão e objetividade. Afinal, as ações a serem feitas estarão lançadas em uma sequência a ser desempenhada no dia, em ordem de urgência ou prioridade. Bom uso do calendário A ferramenta cultivada nas rotinas da empresa permitirá que os compromissos e tarefas sejam bem cumpridos, dentro do tempo previsto para sua efetivação, e também diante dos prazos que foram estabelecidos pelo gestor. Na verdade, a otimização do calendário é um dos mais evidentes e relevantes ganhos ao se utilizar o GTD na empresa e na gestão do tempo de quem está à frente do gerenciamento de projetos e processos corporativos, pois coloca na sequência de ação o que a pessoa tem para cumprir, na data marcada, no prazo esperado e orientação apropriada. 18

19 Como implementar o GTD na sua empresa Existem muitas ferramentas diferentes que suportam, com ampla compatibilidade e perfeição, os sistemas de fluxo de trabalho baseados em GTD. Por isso, não haverá problema em adaptar a metodologia ao software ou aos instrumentos que sua equipe já está acostumada a usar no dia a dia. Escolha um sistema para implantar o GTD na sua empresa Não é nada complicado harmonizar a metodologia aos softwares mais populares do mercado, de modo que é bastante viável potencializar o uso, por exemplo, do Microsoft Outlook, Lotus Notes, OmniFocus, Evernote, até lembretes de iphone e organizadores de papel, entre outras listas, sejam elas digitais ou não. Os conceitos do GTD são facilmente amoldáveis e podem ser experimentados nos sistemas que funcionam melhor para a pessoa e para a empresa. Afinal de contas, os benefícios e a aplicabilidade do GTD não têm limites! 19

20 O que é o Método Pomodoro? Criado pelo italiano Francesco Cirillo, quando ainda era um estudante universitário e tinha dificuldades para se concentrar nos estudos acadêmicos, a técnica Pomodoro ganha cada vez mais adeptos em todo o mundo por ter comprovado a sua eficácia. Para não se dispersar e demorar horas com o que poderia ter sido realizado em muito menos tempo, ele estipulou em dez minutos o tempo necessário para estudar ininterruptamente e, em suas primeiras tentativas, fracassou, assim como a maioria das pessoas, ao tentar aplicá-la na prática. Somos levados constantemente a parar o que estamos fazendo para começarmos uma outra atividade: atender o telefone, responder um importante, atualização de planilhas Pensando nisso, Cirillo reformulou a técnica e chegou ao formato que conhecemos hoje. O nome peculiar ( tomate, em italiano) deve-se ao timer no formato de um tomate com o qual ele cronometrava o ciclo de tarefas. 20

21 Como aplicar o Método Pomodoro Resumidamente, o Pomodoro consiste em um ciclo de trabalho de 25 minutos sem parar. Ou seja, durante esse período não se poderá fazer nada além da tarefa em execução. Não pode se levantar para pegar um café, fechar a janela ou atender ao telefone. Caso queira beber uma água no meio do ciclo, anote em um papel beber água. Se surgir algum imprevisto ainda mais urgente, como ligar para o bombeiro hidráulico, anote também em um papel, mas nunca, nunca interrompa o seu Pomodoro na metade para fazer outra atividade esta é na verdade uma distração querendo o levar a procrastinação.. Desta forma, é imprescindível que se tenha em sua mesa de trabalho um timer. De preferência um analógico que você mesmo gira, igual ao utilizado por Cirillo quando estudante. A vantagem do timer objeto é que é menos uma janela aberta em seu desktop e ainda permite aos seus colegas perceberem que o seu ciclo de trabalho ainda não foi concluído, diminuindo as chances de distrações. 21

22 A importância dos 25 minutos A cada fim de um Pomodoro (25 minutos), outros 5 minutos são reservados para descansar a mente, fazer um alongamento, mas nunca outra atividade que requer o mesmo esforço de concentração da que fora realizada. Pomodoros são unidades indivisíveis. Ou seja, começou, termine. Se porventura concluir a tarefa antes de completar o ciclo de 25 minutos, pode aproveitar o tempo restante para ler e responder a s, por exemplo, ou fazer algumas ligações. Após a conclusão de 4 Pomodoros é reservado um descanso maior, de meia hora, para recuperar as energias e esvaziar a mente. Para que esta técnica funcione, é necessário disciplina e foco. Toda vez que surgir outra atividade importante, uma sensação de paz espiritual nos acomete quando anotamos no papel a lista de atividades inesperadas e urgentes e que podem esperar alguns minutinhos até a conclusão do Pomodoro. Ao final do dia, podemos perceber o quanto produzimos e quantos Pomodoros foram necessários para terminarmos todas as tarefas e se estas eram mesmo necessárias e prioritárias. Somente com essas métricas é que podemos obter os benefícios do Método Pomodoro. 22

23 CONCLUSÃO

24 Conclusão É comum que muitos profissionais se deixem absorver pelos inúmeros afazeres do escritório e, muitas vezes sem se dar conta, acontece um forte desequilíbrio entre sua história no trabalho e o lado privado de sua vida. O contraste entre o bom cumprimento das tarefas pelas quais você é responsável no escritório e a falta de tempo para se dedicar mais à sua saúde, ao lazer, ao convívio com amigos e familiares, ao ambiente doméstico e aos hobbies vai crescendo, até chegar ao ponto de ser insuportável. As técnicas que apresentamos neste ebook poderão ajudá-lo a conquistar um desempenho impressionante no trabalho, sem que você abra mão de sua vida pessoal. Com a boa aplicação destas metodologias, você vai ser capaz de amenizar bastante seu estresse, dominar sua agenda de compromissos e tarefas, cumprir uma gestão ótima do seu tempo, bem como fazer com que sua rotina ocasionalmente desorganizada e caótica seja adaptada para um conjunto de afazeres bem mais prazerosos e fecundos, tanto para você quanto para sua equipe. 24

25 Conclusão O aumento da produtividade demanda disciplina e certo esforço no início. No entanto, em pouco tempo você sentirá os benefícios e as vantagens de se conseguir realizar o maior número de tarefas em um menor tempo, respeitando suas prioridades. E uma consequência disso será mais tempo para ficar com os amigos e descansar sem se preocupar com tantos problemas no trabalho. Afinal, não existe sensação melhor do que aquela de dever cumprido! 25

26 A empresa é uma das parceiras internacionais certificadas pelo próprio autor do método GTD, David Allen, sendo a única a atuar no Brasil com tal privilégio e centralizando os mais ajustados conhecimentos para auxiliar as pessoas e empresas que precisam ser mais produtivas, usando o ensino daquela metodologia. Assim, por meio das palestras, nos treinamentos em grupo ou individuais, cada participante será capaz de absorver a teoria e prontamente aplicar as técnicas aprendidas em seu dia a dia. Importante dizer que os cursos de aprendizado são customizados de acordo com os objetivos e desafios que a organização contratante apresenta, de forma que realmente se faça garantir que o GTD cumpra seu papel de grande diferencial na empresa e na vida pessoal e profissional dos participantes. Você está sem controle de suas atividades? Está sem tempo para fazer outras coisas de sua vida particular, porque o serviço do escritório vem consumindo todas as horas de seu dia? Que tal conhecer o que um treinamento na Call Daniel pode fazer por você? Conheça mais sobre os cursos, alguns clientes que já aproveitaram todos esses benefícios e cases de sucesso no nosso site! 26

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