Roteiro Metadados Código: ROM Versão: ROTEIRO METADADOS - DIRF E COMPROVANTE DE RENDIMENTOS

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1 1. ROTEIRO METADADOS - DIRF E COMPROVANTE DE RENDIMENTOS O roteiro visa instruir quanto aos procedimentos para geração, conferência e análise da DIRF 2017 e Comprovante de Rendimentos, para o Ano-base É imprescindível a leitura de todo o roteiro, em especial o tópico Revisando Dados para a Declaração, que trata das dúvidas mais comuns da conferência/análise das informações em cadastros e relatórios. 2. FUNDAMENTOS LEGAIS Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) - Instrução Normativa nº 1.671, de 22/11/2016 D.O.U 23/11/2016. Comprovante de Rendimentos - Instrução Normativa RFB nº de 28/12/ D.O.U. 29/12/2016. Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte DIRF é a declaração feita pela FONTE PAGADORA, com o objetivo de informar a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) sobre: O valor do imposto de renda e/ou contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários. O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior, ainda que não tenha havido a retenção do imposto. Inclusive nos casos de isenção ou alíquota zero. Os rendimentos isentos e não tributáveis de beneficiários, pessoas físicas e jurídicas domiciliadas no País. Os pagamentos a plano de assistência à saúde coletivo empresarial. Legislação completa sobre a DIRF e Comprovante de Rendimentos do ano-base 2016, acesse: idg.receita.fazenda.gov.br 1

2 3. REQUISITOS Possuir o módulo Folha de Pagamento da Metadados habilitado e atualizado com a versão ou superior. Possuir o módulo Benefícios da Metadados habilitado e atualizado com a versão ou superior. Este é utilizado para declarar as despesas médicas correspondentes à participação financeira do empregado no pagamento do plano de saúde, discriminando as parcelas relativas ao beneficiário titular e a cada dependente. Possuir os programas de análise e transmissão da DIRF 2017: Programa Gerador da Declaração da DIRF 2017 e Receitanet - Entrega da Declaração pela Internet na versão mais atualizada. Realizar a leitura e interpretação da legislação vigente. Ler atentamente os informativos e manuais: Perguntas e respostas DIRF 2017 e demais documentos disponibilizados no site da Receita Federal do Brasil. 4. PROCEDIMENTOS 4.1 PRAZO DE ENTREGA A DIRF 2017 ano-base 2016 deve ser entregue até 15/02/ INSTALANDO OS PROGRAMAS DA DIRF Para instalar os programas da DIRF, acesse: idg.receita.fazenda.gov.br Instalação do Analisador Realize os procedimentos de instalação conforme instruções do site. Dúvidas de navegação ou operação no Programa da DIRF, contate o suporte RFB, acessando o item Suporte DIRF no site informado neste capítulo. Após, preencha o Formulário para envio de dúvidas à Receita Federal do Brasil Instalação do Transmissor Após, clique no hyperlink Receitanet versão 1.07 ou superior. Realize, então, os procedimentos de instalação conforme instruções do site. 2

3 Os programas do SIRH Metadados estão aptos para gerar as informações com base no Programa Gerador da Declaração da DIRF 2017 PGD versão 1.0. Havendo alguma atualização do gerador da DIRF que necessite adequação do sistema, uma nova versão do SIRH Metadados será disponibilizada Download dos Informativos e Manuais Para esclarecimento de dúvida sobre legislação, procure a unidade local da RFB mais próxima de seu domicílio fiscal. 4.3 EMITINDO OS RELATÓRIOS DA DIRF NA FOLHA DE PAGAMENTO Cadastro dos Relatórios No SIRH Metadados, acesse o módulo Folha de Pagamento: Em seguida, acesse: Menu: Arquivo / Cadastrar Relatórios. E localize os relatórios: Lista Relatório e Resumo da DIRF. Comprovante de Rendimentos I.R.F. (Cartas). Caso não estejam cadastrados, siga as instruções a seguir de preenchimento na mesma tela. 3

4 Cadastro do relatório Lista Relatório e Resumo da DIRF CAMPO/GUIA Código Programa Descrição Grupos selecionados Opções CONTEÚDO 1896 (sugestão), pode ser outro código livre. RHPR1896 Lista Relatório e Resumo da DIRF. Relatório e Resumo da DIRF. Anuais (sugestão). Recomenda-se manter as opções padrão. Exemplo da guia Opções: 4

5 Cadastro do relatório Comprovante de Rendimentos I.R.F. (Cartas) CAMPO/GUIA Código Programa Descrição Grupos selecionados Opções CONTEÚDO 1950 (sugestão) Pode ser outro código livre. RHPR1895 Comprovante de Rendimentos/IRRF (Cartas) Comprovante de Rendimentos I.R.F. (Cartas) Anuais (sugestão) Recomenda-se as opções padrão. Atenção aos itens: Gravar Registros dos Planos de Saúde? - para as empresas obrigadas a informar o valor referente aos Planos de Saúde, o item de controle deve estar com a opção Sim selecionada. Gravar Comprovantes de Rendimentos - caso tenha o módulo Portal habilitado, ao cadastrar o relatório, neste item de controle selecione a opção Em tabela para o Portal. Exemplo da guia Opções: 5

6 Para configurar a visualização do Comprovante de Rendimentos no Portal, no módulo Administração do Sistema, acesse: Menu: Administração do Portal / Configuração do Portal / Portal da Folha de Pagamento / Comprovante de Rendimentos. Após, preencha o ano-base e a escolha uma das opções de impressão: O Comprovante de Rendimentos e o Anexo. Apenas o Comprovante de Rendimentos. Exemplo: 6

7 4.3.2 Emissão do Relatório DIRF O relatório auxilia na conferência das pessoas que devem ser relacionadas na DIRF. Portanto, compare as informações com os valores gerados pela Folha de Pagamento para o ano-base. Acesse: Menu: Relatórios / Emitir Relatórios. Em seguida, localize o relatório Lista Relatório e Resumo da DIRF. Após, clique no ícone Visualizar Impressão, informe os campos solicitados e clique no botão Iniciar Impressão. Exemplo: É imprescindível o fechamento dos valores informados na DIRF, com os valores pagos na guia DARF do ano-base de referência. 7

8 4.3.3 Emissão do Comprovante de Rendimentos A Pessoa Física ou Jurídica que pagou à Pessoa Física os rendimentos com retenção do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) durante o ano-calendário, ainda que em um único mês, deve fornecer o Comprovante de Rendimentos Pagos e de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, conforme modelo aprovado e regulamentado em instrução normativa para este fim. Emita o Comprovante de Rendimentos somente após a versão que será disponibilizada em 13/02/2017, caso possua VDB com as seguintes classificações para IRRF: Lucros e Dividendos pagos ao Sócio de Sociedade em Conta de Participação. FA Fundo Aposent. Prog. Individual FAPI. SP Fundo de Previdência do Servidor Público. O arquivo da DIRF já pode ser gerado, pois está disponível com estas alterações. Para emitir o Comprovante de Rendimentos, acesse: Menu: Relatórios / Emitir Relatórios. Em seguida, localize o relatório Comprovante de Rendimentos e I.R.F. (Cartas). Após, clique no ícone Visualizar Impressão, informe os campos solicitados e clique no botão Iniciar Impressão ou Gravar em tabela para o Portal. Vale ressaltar que o campo Data de Emissão aparece preenchido automaticamente com a data de acesso do usuário, todavia o mesmo pode ser informado com outra data. Caso não queira imprimir o Comprovante de Rendimentos de todas as Pessoas, marque o campo Utilizando as restrições abaixo. Serão habilitados vários campos com opções de filtros para a devida impressão do relatório. 8

9 Exemplo: Dependendo da quantidade de dados adicionais, o formulário poderá ser impresso em duas páginas. As cartas de rendimentos devem ser impressas, obrigatoriamente, pela Folha de Pagamento e não pelo aplicativo DIRF. 9

10 Exemplo: 10

11 4.4 REVISANDO DADOS PARA A DECLARAÇÃO As orientações elencadas neste capítulo são lembretes e dicas preventivas de possíveis problemas encontrados na declaração da DIRF, porém não se limitam aos subitens relacionados. O usuário é responsável pela conferência dos dados, sujeito a penalidades previstas na legislação vigente por falta de apresentação, incorreção ou omissão de informações. As revisões devem ser realizadas no módulo Folha de Pagamento, antes da geração do arquivo DIRF e entrega dos Comprovantes de Rendimentos Ajuste da Tabela do IRRF Antes de gerar os Comprovantes de Rendimentos e a DIRF, verifique se a tabela de Imposto de Renda está cadastrada corretamente para todos os meses do ano-base. Para conferir, acesse: Menu: Arquivo / Tabelas da Folha / Tabela para Cálculo do IRRF Cadastro de Estabelecimentos No cadastro do Estabelecimento deve constar o(s): CPF do responsável pela empresa. Dados do responsável pelas informações da DIRF. Em função das Instruções Normativas e 1682, respectivamente de 22/11/2016 e 28/12/2016, foram realizadas alterações no Cadastro de Estabelecimentos, descritas nos Implementações e Correções e

12 Observe como informar: TIPO DE EMPRESA Empresas com CEI (rural, doméstica, médicos, obras) Empresas com filiais INFORMAÇÃO Informe o mesmo CPF do responsável do cadastro do Estabelecimento para que gere a DIRF e as Cartas de Rendimentos. Não se faz necessário alterar a inscrição. As informações devem ser centralizadas em um único CNPJ, responsável pela Declaração da DIRF perante a Receita Federal, normalmente o da matriz. Para que o sistema gere corretamente, então, no campo Estabelecimento para DIRF na guia Dados Complementares selecione o código do Estabelecimento centralizador dos dados Cadastro de Pessoas Primeiramente, revise se todos os funcionários estão com o CPF cadastrado corretamente; visto que a ausência ou o erro da informação gera inconsistências na importação do arquivo no aplicativo DIRF. Também, verifique se há duplicidade de CPF. Caso ocorra, os seguintes erros são gerados: Comprovantes de Rendimentos separados. Ausência ou informações parciais na DIRF, quando individualmente os rendimentos não somam os valores mínimos para a declaração. Erro na importação, acusando a duplicidade de CPF. Para corrigir a duplicidade de Pessoas, utilize a rotina Eliminar Duplicidade de Pessoas do módulo Administração do Sistema. Antes de realizar o processo, realize um backup da base de dados. No módulo Administração do Sistema, acesse: Menu: Ferramentas / Eliminar Duplicidade de Pessoas. Após, marque o registro ativo mais recente e completo da Pessoa e selecione a opção Manter Pessoa Selecionada. 12

13 Ao final desta rotina, o sistema eliminará um dos cadastros. Mantendo, portanto, apenas um único registro da Pessoa dentro da mesma Empresa Competência para DIRF Regime de Caixa Os valores declarados na DIRF obedecem ao regime de caixa, conforme a apuração do IRRF. Portanto, a competência para a DIRF terá como referência o campo Data de Pagamento, gravado na Ficha Financeira no SIRH Metadados. Competência DIRF = campo Data de Pagamento da Folha (Ficha Financeira). Exemplo: Rendimento tributável do mês de fevereiro pago ao beneficiário em março. Deste modo, o rendimento, as respectivas deduções e o imposto retido serão informados na DIRF na competência do mês de março. 13

14 4.4.5 Dependentes O sistema busca a quantidade de dependentes gravados na Ficha Financeira do Contrato. Acesse: Menu: Consultas / Ficha Financeira / Por Contrato. Em seguida, localize a quantidade informada na guia Histórico: QUADRO CAMPO VALOR DOS DEPENDENTES Nº de Dependentes/Filhos P/IRF Rendimentos Tributáveis Desta quantidade, é aplicado o valor da dedução de dependentes (Tabela para Cálculo do IRRF na referida Data de Pagamento da Ficha Financeira) para gerar os valores de dependentes em cada competência da DIRF. Verifique na legislação as regras de enquadramento para a declaração. Portanto, confira as informações de todas as Pessoas, com ou sem vínculo empregatício, obrigadas a constar na DIRF, mesmo que não tenham sofrido retenção do imposto de renda. Para os vínculos de Transportadores Autônomos (Freteiros), o valor do rendimento tributável declarado é a base reduzida. A diferença da base tributável para o valor bruto do frete é considerada como rendimento isento. 10% FRETE DE CARGAS= 10% 60% FRETE DE PASSAGEIROS= 60%. Exemplo: Frete de carga= Valor bruto do Frete R$ 2.500,00 Rendimento tributável = R$ 250,00 (2.500,00*10% = 250,00) Rendimento isento = R$ 2.250,00 (2.500,00 250,00 = 2.250,00). 14

15 4.4.7 Rendimentos Isentos Os rendimentos isentos também devem ser informados da DIRF. Para localizar os rendimentos isentos considerados pela Folha de Pagamento, acesse: Menu: Arquivo / Tabelas da Folha / Vencimentos e Descontos. No quadro Incidência e Classificação, identifique: Incidência Classificação Para IRRF Soma ou Subtrai. Outros Rendimentos não Tributáveis Contribuição Previdenciária Oficial São os valores descontados em Folha de Pagamento, referentes à previdência social. Para calcular a contribuição previdenciária de Férias, observe: CÁLCULO LOCAL DESCRIÇÃO Provisão do INSS Recibo de Férias É realizada para calcular corretamente o IRRF sobre as Férias no fato gerador da mesma. Consequentemente, seu estorno é realizado para calcular corretamente o INSS da folha mensal, apurado pelo regime de competência. IRRF sobre as Férias INSS sobre as Férias Recibo de Férias Folha Mensal O sistema utiliza como dedução, além dos dependentes, o valor lançado como Provisão de INSS sobre as Férias. (VDB Provisão de INSS sobre as Férias) É recalculado e o valor provisionado é estornado. (VDB Estorno do INSS s/férias) Em função das Instruções Normativas e 1682, respectivamente de 22/11/2016 e 28/12/2016, foram realizadas alterações nas Incidências de VDB de IRRF, descritas nos Implementações e Correções e

16 Quando um recibo de férias é calculado e pago no final do mês, na declaração da DIRF a competência aparece com 2 deduções do INSS e na seguinte com quase nenhuma dedução. O procedimento está correto, visto que: 1. No mês do pagamento das férias (data da competência para DIRF) haverá a retenção do INSS da folha mensal sobre salários e o INSS provisionado sobre férias no recibo de férias. 2. No mês de gozo das férias (próxima competência para DIRF) haverá a retenção do INSS da folha mensal (sobre férias/salários). Contudo, haverá o estorno do INSS provisionado no recibo de férias pagos no mês anterior Pensão Judicial São considerados como pensão judicial os VDB configurados da seguinte forma: Incidência Classificação Para IRRF Soma ou Subtrai. Pensão Judicial sobre Salários. Pensão Judicial sobre Férias. Pensão Judicial sobe 13º Salário. Pensão Judicial sobre Lucros Distribuídos. Para consultar, acesse: Menu: Arquivo / Tabelas da Folha/ Vencimentos e Descontos. 16

17 No relatório Comprovante de Rendimentos, a pensão alimentícia é informada: QUADRO CAMPO CÁLCULO 4. Pensão alimentícia Somam-se todos os VDB com as incidências e classificações para pensão judicial: 3. Rendimentos Tributáveis, Deduções e Imposto sobre a Renda Retido na Fonte 5. Rendimentos Sujeitos à Tributação Exclusiva (rendimento líquido) 7. Informações Complementares Pensão Judicial sobre Salários. Pensão Judicial sobre Férias. 1. Décimo terceiro salário Na apuração do rendimento líquido deste campo, utiliza-se os VDB com as incidências e classificações para: Outros Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF) Pensão Judicial sobre 13º Salário. Na apuração do rendimento líquido deste campo, utiliza-se os VDB com as incidências e classificações para: Pensão Judicial sobre Lucros Distribuídos. São discriminados os beneficiários e os valores de pensão sobre sua respectiva base tributável. Além dos relatórios para emissão da DIRF (mencionados no roteiro), utilize também os seguintes relatórios para conferência: Relatórios e seus respectivos programas emissores DARF para Recolhimento do I.R.R.F (Programa RHPR1853). Relação de Funcionários com I.R na Fonte (Programa RHPR1831). Resumo I.R.F. p/data Base, Pagto e DARF (Programa RHPR1833). 17

18 Rendimentos Sujeitos à Tributação Exclusiva Estes rendimentos são declarados em valores líquidos. No relatório Comprovante de Rendimentos, quadro 5 - Rendimentos Sujeitos à Tributação Exclusiva (rendimento líquido), a apuração dos valores de cada campo deve ser relizada da seguinte forma: CAMPO CÁLCULO 1. Décimo terceiro salário Somam-se todos os rendimentos tributáveis pagos de 13º Salário no ano-base. Subtraem-se deste valor as respectivas deduções: INSS sobre 13º Salário. IRRF sobre 13º Salário. Pensão judicial sobre o 13º Salário. Dependentes. Parcela isenta dos proventos de aposentadoria (maior que 65 anos). 2. Imposto sobre a renda retido na fonte sobre 13º Salário Somente demonstra o valor retido do IRRF sobre 13º Salário. 3. Outros: PLR Se houver Lucros Distribuídos / Participação nos Lucros ou Resultados: Somam-se todas as Bases IRRF s/lucros Distribuídos. Subtraem-se deste valor as respectivas deduções: Pensão Judicial sobre Lucros Distribuídos. IRRF sobre Lucros Distribuídos. Observação: neste cálculo não está previsto a dedução de dependentes Despesas Médicas Na DIRF devem ser informados todos os pagamentos efetuados ao plano privado de assistência à saúde, modalidade coletiva empresarial que possuam Registro na ANS, contratado pela fonte pagadora em benefício de seus empregados. Outras despesas médico-odonto-hospitalares são informadas diretamente na Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física (DIRPF), a partir dos valores discriminados no Comprovante de Rendimentos. 18

19 No SIRH Metadados, este conteúdo é atribuído ao VDB que possui a incidência e classificação: Incidência Classificação Para IRRF Soma ou Subtrai. Despesas Médico-Hospitalares. Para localizá-los, acesse: Menu: Arquivo / Tabelas da Folha/ Vencimentos e Descontos. Após, clique no ícone de impressão ou visualização e crie uma nova seleção para filtrar VDB: Clique no botão Nova Seleção. Insira o nome Despesas Médicas para a seleção. Selecione os campos do seguinte modo: Classifique com a opção Código. Exemplo de relatório: 19

20 Contudo, veja o detalhamento dos casos, para gravar o conteúdo das despesas médicas na DIRF e Comprovante de Rendimentos: SITUAÇÃO INFORMA REGRA Empresa com plano de saúde - modalidade coletivo empresarial registrado na ANS Comprovante de Rendimentos e DIRF Valores discriminados por planos e beneficiários. Demais despesas médicoodonto-hospitalares Empresa sem plano a ser declarado na DIRF Empresas com plano de saúde - modalidade coletivo empresarial registrado na ANS e demais despesas médicoodonto-hospitalares Comprovante de Rendimentos Comprovante de Rendimentos Comprovante de Rendimentos e DIRF Informado em Outras Despesas Médico- Odonto-Hospitalares. Obs.: na Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, informar o CPF ou o CNPJ do Prestador do Serviço. Informado em Outras Despesas Médico- Odonto-Hospitalares. Obs.: na Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, informar o CPF ou o CNPJ do Prestador do Serviço. O sistema faz o seguinte cálculo: VDB - Convênios de Plano de Saúde VDB = Todos com a Classificação Despesas Médico-Hospitalares. Convênios de Plano de Saúde = informados na DIRF com registro na ANS Despesas Médicas Comprovante de Rendimentos Exemplo para Pessoa que possui valores a serem declarados para plano de saúde com registro na ANS e também valores de outras despesas médico-odonto-hospitalares (sem registro na ANS). No quadro 7 Informações Complementares, do Comprovante de Rendimentos: 20

21 Despesas Médicas DIRF Os valores dos planos de saúde, modalidade coletivo empresarial, são informados em DIRF discriminados pelos CPF do titular e de cada dependente. O cadastro de convênio deve ser único por CNPJ, logo não deve existir duplicidade de CNPJ para operadora de plano de saúde. Se a fonte pagadora custear o valor total do plano para Titulares e Dependentes sem a participação do empregado, não haverá valor a ser informado em DIRF. Leia atentamente cada passo das orientações para conferência dos valores referentes aos planos de saúde modalidade coletivo empresarial com registro na ANS. Cadastro de Convênios Na Folha de Pagamento, acesse: Menu: Arquivo / Tabelas Diversas / Convênios, inclua ou revise os dados do Convênio. Exemplo: 21

22 O campo Registro ANS é de preenchimento obrigatório. Consulte no site guia: Planos de Saúde e Operadoras / Informações e Avaliações de Operadoras / Consultar dados. Cadastro de Familiares Para os dependentes com valores de plano de saúde para a DIRF, acesse: Menu: Cadastramento / Familiares / Dados Adicionais. Preencha do seguinte modo: +18 ANOS Maiores de 18 anos ou que completaram esta idade até 31/12 do ano-base - 18 ANOS Menores de 18 anos Obrigatório: Data de nascimento e CPF. Obrigatório: Data de nascimento. Opcional: CPF (se possuir). Valores de Convênios para DIRF Para consultar os Valores de Convênios, acesse: Menu: Consultas / Ficha Financeira / Valores de Convênios. 22

23 Exemplo: Os valores desta tabela poderão ser consultados nos módulos Folha de Pagamento e Benefícios. Todavia, só podem ser excluídos na Folha de Pagamento. Caso o Convênio informado nesta tela não possua o devido registro na ANS, será exibida a mensagem: Realize, então, a conferência dos valores discriminados para o Titular e os Dependentes, emitindo os relatórios de tela: Valores de Convênios para a DIRF - lista todas as pessoas (Titulares e Dependentes) com registros na tabela Valores de Convênios. Comparativo com os Valores das Folhas - lista todas as pessoas (Titulares e Dependentes) com registros na tabela Valores de Convênios, separando os valores 23

24 de planos com e sem registro na ANS para comparação com o total dos descontos efetuados em folha de pagamento. Na emissão do relatório Valores de Convênios para a DIRF, ao abrir a tela: OPÇÕES DE RELATÓRIO Ano-base PREENCHIMENTO Informe o ano-base. O total anual das despesas médicas descontadas em folha de pagamento, do Titular e dos Dependentes, será informado na DIRF e na Carta de Rendimentos. Exemplo: 24

25 Na emissão do relatório Comparativo com os Valores das Folhas, ao abrir a tela: OPÇÕES DE RELATÓRIO Empresa Ano-base Período Convênio VDB Só relacionar as Pessoas com valores divergentes Imprimir os valores por mês de pagamento Imprimir relatório com as Pessoas c/valores nas Folhas e que não possuem valores no Convênio PREENCHIMENTO Selecione a Empresa. Informe o ano-base. Período dos valores de convênios a serem impressos, considerando a Data de Pagamento das Folhas. Selecione o Convênio. Adicione a lista de VDB da Folha que referem-se as despesas médico-odonto-hospitalares do Convênio (mensalidades e serviços de convênios). Opção padrão marcada. Somente devem ser desmarcados se necessário. Gera um novo relatório com as Pessoas que possuem valores informados (Ano-base, Período e VDB) na Folha de Pagamento e não constam no Histórico de Cálculo para o Convênio selecionado. Exemplo: 25

26 No relatório do exemplo, os valores para a DIRF (tabela Valores de Convênios) em relação aos da Ficha Financeira aparecem com divergências para o Contrato. Logo, necessitam de ajustes. 26

27 Se a tabela estiver sem conteúdo ou as informações gravadas estiverem equivocadas, deve ser realizado o processo de Inicialização dos Valores de Convênio, que ocorre do seguinte modo: MÓDULO VALORES SITUAÇÃO Folha de Extraídos da Ficha Financeira da Módulo Benefícios não habilitado. Pagamento Folha de Pagamento. Extraído do Histórico de Cálculos - Convênios e Serviços - do módulo Benefícios. Valores de Convênios Extraídos da Folha de Pagamento Módulo Benefícios habilitado. Para fazer a inicialização pelo módulo Folha de Pagamento, acesse: Menu: Consultas / Ficha Financeira / Valores de Convênios. Em seguida, clique no ícone Inicialização Coletiva de Valores de Convênios: Informe o Ano-base. Selecione o Convênio. Marque a opção Com valores do Módulo da Folha. Exemplo: Neste processo, são apurados os VDB de despesas médicas gerados nas Fichas Financeiras dos Contratos. Logo, são importados os valores somente para o Titular. 27

28 Portanto, caso existam Dependentes, a manutenção dos valores deve ocorrer deste modo: Desconto ocorreu em apenas um VDB Desconto ocorreu em VDB separados para Titular e Dependentes No Titular aparece a soma total (valor do Titular + valor do Dependente). Os valores do Titular e dos Dependentes devem ser separados e ajustados manualmente. Somente os valores dos Dependentes devem ser digitados, visto que, para o Titular será feito pela inicialização coletiva. O lançamento pode ser feito mensalmente ou um único total em qualquer mês do ano-base. Ao abrir a tela Inicialização Coletiva de Valores por Convênio (Folha): GUIA DEFINIÇÃO Empresa Ano-base Período Convênio VDB PREENCHIMENTO Selecione a Empresa. Informe o ano-base. Período dos valores de convênios a serem inicializados, considerando a Data de Pagamento das Folhas. Selecione o Convênio. Adicione os VDB que pertencem ao convênio. É relevante recordar que caso haja um VDB separado para o Dependente, este não deve ser selecionado e os valores devem ser lançados manualmente em cada Dependente. Excluir todos os registros da Empresa/Ano/Base/Convênio, que tenham sido informados anteriormente (Titular e Dependentes) Recomenda-se marcar opção, para substituir todo o histórico de valores da tabela, de acordo com as definições realizadas na tela. Do contrário os valores inicializados serão somados aos já existentes na tabela. Exemplos: Competência Valor atual Valor a ser inicializado Opção marcada Opção desmarc Janeiro 20,00 10,00 10,00 30,00 Fevereiro 10,00 0,00 ou branco 10,00 10,00 28

29 Exemplo: Por fim, na guia Seleção escolha o filtro desejado. Recomenda-se que a 1ª inicialização seja feita para um único Contrato, confirmando se a rotina gravou os valores desejados na tabela Valores de Convênios. Valores de Convênios Extraídos do Benefício Para este procedimento é requisito ter utilizado o módulo Benefícios no ano-base. Para os que já possuem este módulo, a inicialização de valores de convênios ocorre no momento de executar a exportação dos lançamentos para a Folha de Pagamento: Menu: Convênios /Lançamentos / Exportar Lançamentos para a Folha de Pagamento. Ao exportar mensalmente os dados dos convênios, marcando o campo Exportar os Valores dos Convênios para DIRF, a tabela Valores para Convênios no módulo Folha de Pagamento será preenchida automaticamente. 29

30 Exemplo: Os valores para Convênios somente serão preenchidos, caso haja VDB com incidência e classificação para o IRRF de despesas médico-hospitalares vinculados ao parâmetro do convênio. Nas situações em que os valores de convênios foram implementados durante o período, deve-se analisar a melhor forma para fazer os ajustes. Havendo dúvidas, realize contato com seu fornecedor de suporte técnico. Se não houver a inicialização pelo módulo Benefícios (campo Exportar os Valores dos Convênios para DIRF desmarcado), no módulo Folha de Pagamento, acesse: Menu: Consultas / Ficha Financeira / Valores de Convênios. 30

31 Em seguida, clique no ícone Inicialização Coletiva de Valores de Convênios: Informe o Ano-base. Selecione o Convênio. Marque a opção Com valores do Módulo de Benefícios. Exemplo: Neste processo são apurados os VDB de despesas médicas gerados no Histórico de Cálculos dos Convênios. Portanto, importa os valores dos convênios para o Titular e os Dependente. As informações migram do registro de beneficiário de acordo com as tabelas das mensalidades dos planos e do registro de serviços. Se existem fórmulas para calcular o valor dos benefícios, o sistema procede da seguinte forma: MÓDULO PROCESSO DE BUSCA Benefícios Busca os valores somente do Histórico de Cálculos dos Convênios. Folha de Pagamento Não é possível migrar por completo os dados para a tabela Valores de Convênios (mesmo utilizando o cadastro pelo módulo Benefícios). 31

32 Ao abrir a tela Inicialização Coletiva de Valores por Convênio (Benefícios): GUIA DEFINIÇÃO Empresa Ano-base Período Considerar o Pagamento dos Convênios na Folha Convênio Excluir todos os registros da Empresa/Ano/Base/Convênio, que tenham sido informados anteriormente (Titular e Dependentes) PREENCHIMENTO Selecione a Empresa. Informe o ano-base. Período de apuração dos valores de convênios a serem inicializados. Opções: No Mês Seguinte ao Cálculo. No Mês do Cálculo. Selecione o Convênio. Recomenda-se marcar a opção para substituir todo o histórico de valores da tabela, de acordo com as definições realizadas na tela. Do contrário, os valores inicializados serão somados aos já existentes na tabela. Exemplos: Competência Valor atual Valor a ser inicializado Opção marcada Opção desmarc Janeiro 20,00 10,00 10,00 30,00 Fevereiro 10,00 0,00 ou branco 10,00 10,00 32

33 Exemplo 1: Opção no Mês Seguinte ao Cálculo. Período de Apuração do Convênio 01/01/2016 a 31/01/2016. Período da Folha Mensal 01/01/2016 a 31/01/2016. Data de Pagamento da Folha Mensal 05/02/2016 Opção: no Mês Seguinte ao Cálculo. Mês de Pagamento informado na tabela Valores de Convênios: Fevereiro/2016. Na inicialização do ano-base completo serão extraídos todos os valores de convênios no período de apuração de 01/12/2015 a 30/11/2016. Exemplo: 33

34 Exemplo 2: Opção no Mês do Cálculo. Período de Apuração do Convênio 01/01/2016 a 31/01/2016. Período da Folha Mensal 01/01/2016 a 31/01/2016. Data de Pagamento da Folha Mensal 31/01/2016 Opção: no Mês do Cálculo. Mês de Pagamento informado na tabela Valores de Convênios: Janeiro/2016. Na inicialização do ano-base completo serão extraídos todos os valores de convênios no período de apuração de 01/01/2016 a 31/12/2016. Exemplo: Por fim, na guia Seleção escolha o filtro desejado. Recomenda-se que a 1ª inicialização seja feita para um único Contrato, confirmando se rotina gravou os valores desejados na tabela Valores de Convênios. 34

35 Exclusão de Valores de Convênios Caso existam valores de Convênio equivocados, estes devem ser excluídos e novamente inicializados. Selecione a opção Exclusão de valores referentes a um Convênio: Ao abrir a tela, na guia Definição selecione a Empresa, o Ano-base, o Período, o Convênio e a Abrangência. Exemplo: Por fim, na guia Seleção escolha a opção de filtro desejada. 35

36 4.5 GERANDO O ARQUIVO DIRF Nesta parte, são elencados os procedimentos para a geração e a transmissão do arquivo DIRF Tempo de Geração do Arquivo O SIRH Metadados precisa buscar as informações de todas as folhas calculadas no ano, o que torna a geração do arquivo mais lenta. O tempo de geração pode variar por diversos motivos, tais como: Número de empregados no ano Número de Empresas selecionadas Cálculos paralelos Desempenho do equipamento Revisão da Rotina Especial Para revisar a rotina de geração do arquivo DIRF, acesse: Menu: Arquivo / Cadastrar Rotinas Especiais. Em seguida, localize a rotina Grava D.I.R.F. em Meio Magnético. Caso esta rotina especial não esteja cadastrada, siga as instruções a seguir de preenchimento na mesma tela: CAMPO/GUIA CONTEÚDO Código 1970 (sugestão), pode ser outro código livre. Programa RHPR1897 Grava DIRF em Meio Magnético Descrição Grava D.I.R.F. em Meio Magnético Grupos Anuais (sugestão) selecionados Opções Recomenda-se manter as opções padrão. 36

37 Exemplo da guia Opções: Geração do Arquivo DIRF Acesse: Menu: Relatórios/Rotinas Especiais. Em seguida, localize a rotina Grava D.I.R.F em Meio Magnético, Após, clique no ícone para Iniciar Rotina Especial, selecione a Empresa e os campos Anobase e Ano Atual já aparecem preenchidos automaticamente. No campo Arquivo a Gravar, selecione o arquivo que será transmitido (localização e nome do arquivo). Os demais somente devem ser alterados caso seja necessário. Anote o nome e o endereço do arquivo que aparece no campo Arquivo a Gravar para localizá-lo na importação do analisador DIRF. O arquivo deve ser gerado por Empresa individualmente, pois o analisador DIRF não permite a importação de diversas no mesmo arquivo. 37

38 Exemplo: Análise e Transmissão da DIRF Acesse o analisador DIRF e proceda com a importação do arquivo, de acordo com as instruções do manual de operação do aplicativo. Em seguida, identifique através do relatório de importação se houve registros rejeitados. Caso existam ERROS, corrija-os na Folha de Pagamento e após repita todo o processo a partir da geração do novo arquivo. Se a empresa estiver declarando informações dos planos de saúde, o analisador não as substituirá. Portanto, antes de importar o arquivo novamente, exclua o arquivo anterior acessando o menu: Declaração / Excluir e selecione a Empresa. 38

39 Após a importação, realize a emissão dos relatórios do aplicativo DIRF para o comparativo com os dados no SIRH Metadados e de seus registros contábeis. Grave e transmita, então, a Declaração para a RFB conforme orientações do próprio aplicativo. Após a transmissão da Declaração, lembre-se de realizar a emissão do Recibo de Entrega através do mesmo aplicativo DIRF. Enfim, o processo para a entrega da DIRF estará concluído. 5. DICAS Não utilize nomes próprios com apóstrofo (Herval d'oeste) ou trema (Müller), pois estes sinais gráficos geram erros na validação do arquivo DIRF. Antes de importar novamente o arquivo de um mesmo CNPJ, exclua no analisador DIRF os dados da declaração já existente. Revise todas as opções de relatórios e rotinas, algumas opções definem quais Pessoas devem ser impressas ou gravadas, respectivamente. Se os valores de planos de saúde (com registro na ANS) não forem importados para a DIRF, revise a tabela Valores de Convênios na Folha de Pagamento. 6. LINKS ÚTEIS Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) - Instrução Normativa nº 1.671, de 22/11/2016 D.O.U. 23/11/2016: Comprovante de Rendimentos - Instrução Normativa RFB nº 1.682, de 28/12/ D.O.U. 29/12/2016: isao=anotado Perguntas Frequentes DIRF: idg.receita.fazenda.gov.br 7. SERVIÇOS METADADOS No atendimento, considera-se Suporte: Disponibilização do roteiro com orientações ao procedimento. Auxílio para dúvidas na localização de telas, relatórios ou menus do SIRH Metadados. 39

40 Os chamados devem ser abertos pelo cliente através do link: suporte.metadados.com.br, opção: 01 Folha de Pagamento 15 Analisadores Oficiais 04 DIRF No atendimento, considera-se Serviço: Demais atividades não enquadradas como suporte. 40