Introdução. Página 1 de 9. Trabalho sobre EXTRANET. Universidade de São Paulo Escola Politécnica. Luciano Chede Abad 14/09/2002

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1 Introdução E-business é a nova onda nas empresas. A Internet não permite apenas que as empresas façam negócios de maneiras novas, ela praticamente as obriga a fazer isso, por questões de sobrevivência. Para se manter competitivo no atual mundo plugado as empresas devem estar aptas a fornecer aplicações e serviços digitalmente para seus parceiros e destas parcerias on-line, conseguir agregar valor ao seu negócio. A Extranet é onde o E-business acontece. Extranets estratégicas aumentam a lealdade, o comprometimento e a confiança entre consumidores e parceiros, que juntos buscam criar vantagens competitivas. Extranets são também usadas para automatizar cadeias de suprimento, desenvolvimento conjunto de novos produtos e outros. Hoje em dia, a necessidade de Extranets seguras se tornam cada vez mais urgentes. As empresas não se perguntam mais devemos montar uma Extranet, mas sim, como fazemos a Extranet de modo a obter um ganho competitivo. Enquanto empresas globais conseguiram enormes ganhos de produtividades com o e-business, elas também enfrentaram desafios de como prover serviços de Extranet para um vasto número de diferentes arquiteturas de TI. A seguir, definiremos uma B-to-B Extranet baseada na World Wide Web, discutiremos a evolução da Internet para a Extranet, tipos de Extranets, as vantagens e desvantagens das Extranets e finalizaremos com alguns exemplos de Extranets em funcionamento. Página 1 de 9

2 Definição Similar a maioria das tecnologias emergentes, a Extranet não tem uma clara definição, tanto no mundo acadêmico quanto no prático. Mesmo assim existem algumas definições que cito a seguir. Uma Extranet é uma rede privada que usa o protocolo da Internet e o sistema público de telecomunicação para dividir com segurança parte de suas informações e operações com fornecedores, parceiros, clientes entre outros. Quando uma empresa abre sua rede interna ou Intranet para parceiros selecionados, a Intranet se torna Extranet. Fornecedores, distribuidores e outros usuários autorizados podem agora se conectar a rede da empresa pela Internet ou via VPNs. Uma vez dentro, elas podem ver informações que a empresa disponibilizar. Uma nova palavra que se refere a uma Intranet que é parcialmente acessível para usuários externos autorizados. Enquanto a Intranet esta atrás de um Firewall e é apenas acessível a pessoas que são membros da empresa, uma Extranet prove vários níveis de acessibilidade para os usuários externos. A extensão da Intranet da empresa na Internet, para permitir que clientes, fornecedores e executivos em trânsito, acessem dados e aplicações privadas da empresa via World Wide Web. Normalmente é um adicional ao Web Site da empresa que por sua vez, é acessível a qualquer um. Uma Web para clientes existentes ao invés do publico em geral. Pode prover acesso a informações pagas, bases de dados e virtualmente qualquer informação que seja privada e não publicada a qualquer um. A Extranet usa a Internet como meio de transmissão, mas requer senhas para obtenção de acessos. As diferenças entre as definições acima são sutis, e revelam algumas importantes características de uma Extranet:?? A Extranet é parte da World Wide Web, ou pelo menos é baseada nos protocolos e backbones da Internet.?? A Extranet é privada se comparada a Internet, mas é pública se comparada a Intranet.?? Uma Extranet é basicamente para troca de informações de businessto-business.?? Uma Extranet deve prover meios de segurança e controle de acesso. Página 2 de 9

3 Evolução: Internet - Intranet - Extranet A Internet afetou muito mais do que apenas usuários de tecnologia. Muitas empresas vêem a Internet como um novo canal para atingir um específico segmento de mercado desejado. Entretanto, prover pouca informação e de maneira pouco inspirada, pode afastar potenciais clientes. De outro lado, prover muita informação pode ser massacrante e resultar em pesquisas muito demoradas. Manter o site desatualizado é outro ponto que pode resultar em perda de eficiência. A medida que as empresas experimentaram a Internet como uma ferramenta de Marketing, começou a acontecer uma mudança em suas redes internas ( LAN e WAN ) baseadas no protocolo TCP/IP. Elas começaram a se tornar Intranets. Usuários, acostumados a buscar informações na superconectada WWW, começaram também a experimentar desenvolver e publicar seus próprios conteúdos. Este conteúdo, usualmente protegido por Firewalls e outros mecanismos de defesa, não podiam ser acessados de fora da empresa. O próximo passo, foi a evolução da Extranet. Uma Extranet é uma extensão da Intranet para parceiros externos. Em outras palavras, um certo limite é definido e estabelecido entre os recursos de rede de duas ou mais empresas. Uma Extranet bem projetada e implementada, oferece um máximo de performance entre os recursos de rede de diferentes empresas, com um risco limitado para ambas as partes. Dada a natureza do protocolo IP, estender a conexão para outras redes IPs pode ser extremamente arriscado. Mesmo usando uma linha privada ponto a ponto, se o acesso em cada ponta não for cuidadosamente restringido, pode resultar num acesso desautorizado em áreas importantes e sigilosas da rede do parceiro de negócios. Entretanto, os benefícios são suficientes para garantir o risco, especialmente quando o risco pode ser minimizado através de um planejamento e gerenciamento eficientes da rede. Página 3 de 9

4 Aspectos Importantes Existem alguns aspectos que são de extrema importância para o sucesso de uma Extranet, a seguir vamos detalhar algumas dela: o Segurança Garantir segurança num site extranet permaneceu um dos maiores interesses da maioria das empresas. Esse sistema particular caracteriza-se por senhas de usuários e um firewall construído dentro da rede para isolar a extranet de outros sistemas centrais. Cada um acessando o sistema é provido com uma visão customizada da Internet. o Confiabilidade Para minimizar a probabilidade dos usuários acessarem a Extranet com diferentes graus de performance, dependendo de seus provedores, a empresa pode fornecer o serviço através de um provedor específico. O departamento de tecnologia trabalha para garantir que os usuários tenham o hardware e o software apropriado para acessar q Extranet. A empresa também foca no site ser operacional 24 horas por dia. o Performance O sistema deve ser dimensionado para suportar os acessos internos e externos, garantindo um tempo de resposta sempre satisfatório. Um bom sistema de informações pode estar fadado ao fracasso se o acesso for demasiadamente lento. Página 4 de 9

5 Prós e Contras da Extranet Vantagens: Pronto acesso à informação Através do acesso simplificado aos vários tipos de informação, uma Extranet pode transformar-se no veículo ideal para comunicação interna e externa. Como apresentado em uma declaração da Netscape, uma Extranet pode fornecer informação num caminho imediato, constante, efetivo, fácil de usar, rico no formato e versátil. Liberdade de escolha A tecnologia da Web não prende ninguém no sistema de uma determinada empresa, nem mesmo Netscape ou Microsoft. A tecnologia Web está disponível para a maioria de sistemas de operação e plataformas de hardware e pode aumentar o valor dos sistemas de bases de dados existentes. Fácil de Usar O hipertexto é o maior colaborador do fator facilidade de uso da Extranet baseada na Web. A tecnologia da Web também leva a vantagem de fornecer um simples Web browser como navegador: uma vez que o usuário está familiarizado com esta ferramenta, ela pode ser usada por todas as atividades da Web. Isso elimina a necessidade de aprender novas aplicações para obter informações de diferentes sistemas. Moderados custos de implantação Uma extranet pode ser surpreendentemente econômica ou cara. A Netscape diz que o custo típico de um empreendimento por usuário ou sistema de departamento é $40 ou menos por usuário. Isto é muito menos que qualquer outro tipo de comunicação ou sistema de grupo de trabalho. Menores custos de impressão e processamento Usuários iniciantes de Intranet citam esta vantagem, particularmente quando eles colocam manuais de impressão on-line. O manual de funcionário on-line é quase um clichê de Intranet. Outros exemplos de economia incluem: diretórios de telefone, folha de dados de segurança e laudos de inspeção. Página 5 de 9

6 Rotina de trabalho simplificada Uma Extranet pode simplificar rotinas, em certas áreas como pedidos de fornecimento, relatórios e gerenciando solicitações de serviço a clientes. Baixos custos de treinamento Melhores programas de treinamento internos podem ter um impacto externo indireto para aumentar produtividade. AT&T usava este método para reduzir o tempo de treinamento de representantes de serviços a clientes pela metade. Melhor dinâmica de grupo Grupos de discussão, comunicados, listas de correspondência e conhecimentos on-line tornam mais fácil o aprendizado um dos outros. Estes links podem facilmente ser estendidos para incluir fontes externas, fornecendo um fundamento para fácil troca de informação com os parceiros de negócios. Desvantagens: A habilidade da empresa para medir os custos associados e benefícios de extranet e para computar o retorno do investimento é uma das principais preocupações. Os projetos iniciais de extranet eram preferencialmente experimentais e os gerentes da Extranet, para conseguir fundos para seus projetos, citavam os relativos baixos custos de implementação. A Gerência será logo questionada e terá que mostrar números que justifiquem um investimento de Extranet. Infelizmente o custo e o retorno de uma extranet são muito difíceis de se obter. Este número pode precisamente refletir o investimento inicial, mas o custo inicial é somente o primeiro de muitos custos que serão incluídos. Hardware adicional e suporte de manutenção serão logo adicionados para a estimativa de custo inicial. Há custos que freqüentemente não se revelam até que já é tarde para evitá-los ou controlálos. Vários exemplos desses custos ocultos incluem: suporte de browsers múltiplos, compra de hardware atualizado, implementação de firewall, gerenciamento de OS associadas e integração das bases de dados existentes e outras aplicações. Outros adicionais no orçamento incluem desenvolvimento e manutenção do conteúdo da Web, exercer e manter melhor controle de versão de browsers instalados, manutenção dos links associados, gerenciamento de applets, entre outros. Todos esses custos podem facilmente quadruplicar as estimativas de orçamento iniciais. Também se houve sucesso da Extranet, há uma forte possibilidade que o sucesso transformará a dependência em crescimento e o aumento das expectativas dos usuários irá requerer manutenção adicional e gasto em desenvolvimento. Página 6 de 9

7 Aplicações da Extranet O raio de aplicações possíveis da extranet é quase infinito. Exemplos de aplicações da extranet agrupam-se em várias categorias, de acordo com suas funções de negócios e disciplinas e são listadas a seguir: Vendas e Marketing O Dep. Vendas enfrenta um desafio contínuo liberando em dia informações de referência para clientes, freqüentemente dispersos em grande área. Em adição, representantes de vendas sabem que tendo a informação certa disponível no momento certo pode ser a diferença entre fazer e perder a venda. Pessoas de marketing, entretanto, precisam de acesso ao banco de dados, tipo de informação de clientes atuais e em potencial. Uma extranet pode ser usada em todos os cenários para fornecer informação relacionadas às especificações de produtos e preços, lideranças de vendas, informações competitivas obtidas de concorrência nos sites da Web, calendários das atividades de vendas, treinamento just-in-time, e apresentação de vendas em tempo real. Desenvolvimento de Produto No meio do ambiente de desenvolvimento rápido de hoje, informações a tempo tornam-se cruciais para grupos de desenvolvimento, como atividades de desenvolvimento de produto que freqüentemente precisam de um gerenciamento de projeto eficiente. Entretanto, membros da equipe precisam de bons canais de comunicação para manter em dia as documentação do projeto, para relatar e coordenar seu progresso e para receber e acessar o parecer dos clientes. Uma aplicação de extranet pode provar ser útil por fornecer informações como escala de trabalho da equipe e áreas individuais de responsabilidade, comentários de clientes e solicitações tão bem como aspectos competitivos do produto. Serviço e suporte a clientes Aplicações de Extranet nesta categoria pode ter um grande impacto de qualidade de comunicação interna ou externa. Por exemplo, aplicação comunitárias deixam o serviço e staff de suporte diretamente para investigar um problema particular. Grupos novos com discussões em cadeia, fornecem fóruns para análises detalhadas de problemas freqüentes de clientes e suas causas. Funcionários podem também compartilhar suas experiências relatadas sucesso de soluções previamente implantadas. Página 7 de 9

8 Aplicações de RH Uma extranet pode ser importante ferramenta para recursos humanos para recrutar funcionários. A empresa pode abrir postos de trabalho na Extranet e usar para receber currículos. Além disso, formato HTML é familiar para dados de transferência. Aplicações da Extranet podem também permitir acesso ao registro on-line e fornecer informação benéficas, confirmação de programas de ação e manuais, missões e confirmação de objetivos, exames de funcionários e necessidades pessoais. Aplicações financeiras. Departamento de compra pode manter catálogos on-line de fornecedores aprovados para equipamentos. Ao mesmo tempo, a rede pode simplificar as faturas e compras de vendedores externos. Nessa estância particular, a aplicação da Web é freqüentemente referida como a forma de troca de dados eletrônicos (EDI). Empresas de investimentos também começam a usar Extranet para fornecer informações para seus clientes. Página 8 de 9

9 Lições Aprendidas As Extranets estão fundamentalmente mudando a maneira das empresas compartilharem recursos internos e interagirem com o mundo exterior. É imperativo que o responsável de informática esteja disposto a aceitar a mudança e firmar um compromisso da empresa com o projeto de Extranet. Extranets devem também suportar planos de negócios de alto nível e necessita ser vista como uma hábil ferramenta de gerenciamento e não apenas como gastos em tecnologia. Para ser uma Extranet de sucesso, uma mudança na filosofia de negócios e no estilo de gerenciamento é necessária. O desenvolvimento de políticas adicionais, procedimentos e mecanismos de controle torna-se necessário. O potencial para sucesso pode ser realizado tão logo o planejamento e fases de implementação sejam claramente definidos. Conclusões Enquanto o mundo continua a debater a diferença entre Internet, Intranet e Extranet, muitas companhias tem começado seus esforços neste novo desafio da era da tecnologia da informação. Extranets tem, constantemente sido o centro das atenções a medida que o business to business commerce se move em direção da super via de informações. Um grande número de variáveis são envolvidos no desenvolvimento e implementação de uma estratégia de extranet: segurança, controle de acesso, criptografia e firewalls. Numerosos casos bem sucedidos tem demonstrado que as iniciativas de extranet produzem grandes benefícios. Como o e-commerce e o business to business commerce vão se desenvolvendo cada vez mais, as Extranets sem dúvida são a bola da vez. Página 9 de 9