Comunicação e colaboração na execução do Plano Estratégico

Transcrição

1 Comunicação e colaboração na execução do Plano Estratégico

2 Apresentação A Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica SEPG apoia a Presidência nas demandas relativas ao planejamento institucional, à gestão estratégica, ao gerenciamento de projetos e de processos de trabalho. Coordena a elaboração, a manutenção e a divulgação do Plano Estratégico e do Plano de Gestão do Biênio. Suas ações buscam propiciar condições para o alcance das metas e objetivos traçados por cada gestão administrativa. Análise Estatística Gestão de Processos de Trabalho Planejamento e Gestão Estratégica Orientação Estratégica Planejamento Institucional Gestão de Projetos Institucionais

3 O problema Como disponibilizar informações válidas e tempestivas para a efetivação do Plano Estratégico PE ?

4 O problema 120 atores 54 projetos 720 dias R$31 milhões

5 Causas e Efeitos Grande volume de dados para análise Tempo escasso para tratar os dados Equipe de projetos reduzida Falhas na comunicação Baixa aderência à metodologia de projetos Desconhecimen to da metodologia de projetos Ferramenta s inadequada s Informalidad e nas atribuições dos gestores Demora no processamento e na análise dos dados Falta de registros formais para auxiliar na tomada de decisões

6 Metas e Ações Utilização de ferramentas já existentes, Qual custo? sem custo adicional Criação de ambiente virtual: Project e Sharepoint Como? Revisão da metodologia O que para foi alcançar: feito? comunicação, colaboração e controle SEPG, autoridades, Por gestores quem? e coordenadores de projetos Quando? 2010 Colaborar na execução do Plano Por Estratégico que? e na tomada de decisões Onde? TJDFT

7 Metas e Ações Ação institucional de motivação dividida em duas frentes: Autoridades Facilidade de acesso aos dados estratégicos no ambiente virtual com apenas dos projetos portfólio de projetos detalhamentos Gestores e coordenadores de projetos Campanha de sensibilização e motivação Capacitação realização de seminários e cursos práticos

8 Metas e Ações O engajamento dos públicos obtido com a campanha do PLABI foi fundamental para o sucesso do trabalho o Cenário: o ano de Copa do Mundo e o Brasil escolhido para sediar as Olimpíadas e a Copa de 2016 o Tema escolhido: jogos em equipe convocação para o jogo o Objetivo da campanha: engajar os públicos pelo enfoque emocional esportes para construir em conjunto a melhor estratégia para concretização das ações propostas

9 Resultados e Benefícios ALINHAMENTO entre ações/resultados e o PE TRANSPARÊNCIA da informação MELHORIA na alocação dos recursos institucionais COMPROMETIMENTO dos coordenadores e gestores COMUNICAÇÃO e CONTROLE das informações em tempo real EVOLUÇÃO em gerenciamento de projetos CELERIDADE para decisões tempestivas

10 Resultados e Benefícios Resultados quantificados acesso ao ambiente de projetos: Média diária Visitantes 11 Páginas visualizadas 228 Média mensal (%) Redução atendimento presencial 5 Incremento acesso às páginas 3

11 Resultados e Benefícios 120% 100% Presidência determinou a Destinação de 8 Destinação priorização de da 20 servidores por meio da servidores contratação por meio da da PORTARIA GPR Nº 307, de consultoria Portaria GPR por Nº meio 827, do de 23/3/2011. Memo 28/7/2011 Nº 18/SERH. de agosto/ % 60% 40% 20% PROAT 1 PAP PGCOMP PROJET 0% mai/10 jun/10 jul/10 ago/10 set/10 out/10 nov/10 dez/10 jan/11 fev/11 mar/11 abr/11 mai/11 jun/11 jul/11 ago/11 set/11

12 Resultados e Benefícios

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14 Conclusão Alcance de mudança cultural a curto prazo Criação de uma infraestrutura simples e célere de controle de dados Atuação efetiva no gerenciamento de projetos Engajamento dos públicos envolvidos

15 Muito obrigada! SEPG Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica Internet: Telefone: sepg@tjdft.jus.br Liz Criciny Werlang Rauber Kopper Secretária de Planejamento e Gestão Estratégica