PROGRAMA DE EFICIÊNCIA DO GASTO. Brasília, 07 de fevereiro de 2012

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1 PROGRAMA DE EFICIÊNCIA DO GASTO Brasília, 07 de fevereiro de 2012

2 1. IMPORTÂNCIA DA QUALIDADE DO GASTO

3 Organizações Públicas Promover o bem estar da sociedade Organizações Privadas Ter lucro e ser eficiente Transformações Sociais e Econômicas contemporâneas na Sociedade: Demandas Sociais sempre crescentes; Globalização; Accountability; Controle Social; Crises Financeiras. Novo Paradigma agilidade e qualidade dos serviços

4 Manter o superávit fiscal e promover o desenvolvimento Melhoria da gestão governamental Buscar a eficiência do gasto Fazer mais com menos Demandas Crescentes Limitação de Recursos X

5 PROGRAMA DE EFICIÊNCIA DO GASTO PEG

6 Objetivos do Programa Racionalizar o uso dos recursos públicos; Promover uma administração mais eficiente; Conscientizar os servidores públicos; Incentivar o desenvolvimento de estudos para aprimorar a qualidade do gasto; Estimular a troca de boas práticas.

7 Enfoque do Programa Despesas Administrativas - comparáveis entre os órgãos; Suporte às despesas finalísticas. Apoio Administrativo, Técnico e Operacional Serviços de Processamento de Dados Manutenção de Bens Imóveis Serviços de Telecomunicações Limpeza e Conservação Material de Consumo Diárias e Passagens Energia Elétrica Água e Esgoto Vigilância

8 Despesas Administrativas Valores Nominais Aplicações Diretas 24,4 Exe 92% Jud 5% Leg 2% MPU 1% 10 Fonte: Siafi Despesas Liquidadas Crescimento Médio Anual: 13,1%

9 Inflação, PIB e Despesas Administrativas (%) 250,00 200,00 150,00 100,00 50,00 0, Fontes: Siafi Despesas Liquidadas, IPEADATA, Bacen Inflação Acumulada (IPCA) Variação Acumulada do PIB (nominal) Variação Acumulada das Despesas Administrativas (nominal)

10 Crescimento Médio Anual das Despesas Administrativas (Valores Nominais):

11 Fonte: Siafi Despesas Liquidadas R$ bilhões Despesas Administrativas em 2010 Material Farmacológico, Hospitalar e Laboratorial: 3,6 bi (38%) Material para Produção Industrial: 1,1 bi (12%) Gêneros de Alimentação: 0,8 bi (8%) Combustíveis (aviação e automóveis): 0,7 bi (7%)

12 Características: Órgãos Clientes Adesão Relevância em termos financeiros Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão; Ministério dos Transportes; Ministério da Justiça; Ministério da Defesa; Ministério da Educação.

13 Resultados do Projeto-Piloto 92,3 6,4 1,7 100,4 R$ milhões FNDE MEC SRH MP HFA MD Resultado Total Transferências Sentenças Judiciais Mat. e Equip. Médico e Hospitalar Os Ministérios da Defesa, Planejamento e da Educação possibilitaram mais de R$ 100 milhões de ganho ao longo do acompanhamento.

14 Resultado do Projeto-Piloto Resultado acumulado de setembro/08 a agosto/09 O resultado para o período apresenta-se 10% acima da meta de gasto, mas

15 Status atual do PEG Órgãos Participantes: 21 Universidades Federais; 12 Institutos Federais; e 5 Órgãos do MEC Despesas: Energia Elétrica; Telefonia Fixa e Móvel; e Vigilância.

16 Perspectiva para o PEG Dentro do Projeto Esplanada Sustentável. Órgãos Participantes: Todos os Ministérios da Esplanada. Despesas: Vigilância, Limpeza, Água e Esgoto, Energia Elétrica, Telefonia Fixa e Móvel.

17 2. CONCEITUAÇÕES

18 Indicadores: medem a diferença entre a situação desejada e a atual, quantificam os processos. PDCA (Plan, Do, Check e Action): ferramenta gerencial de tomada de decisões para garantir o alcance de metas. Cluster: grupo de coisas ou atividades semelhantes que se desenvolvem conjuntamente. Na esfera do PEG, é conjunto de órgãos ou unidades comparáveis.

19 Gráfico de Pareto: apresenta os itens em ordem decrescente de ocorrência junto com a soma total acumulada. O empenho na solução dos problemas mais importantes (20% do total) geralmente leva a 80% do resultado possível. Benchmark: é o referencial de excelência em si. No âmbito do PEG, benchmark é o menor valor.

20 3. METODOLOGIA PROPOSTA CICLO PDCA

21 Etapas Planejamento: estabelecer metas e os meios para alcançá-las. Execução: executar as atividades propostas no planejamento. Verificação: periodicamente, monitorar e avaliar a implementação das ações. Ação: aprimorar a execução e/ou corrigir eventuais falhas.

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23 4. METODOLOGIA DE ANÁLISE DAS DESPESAS

24 1 PLANEJAMENTO PROBLEMA E COLETA DE DADOS: Identificação do problema e preparação da base de dados P 2 TIPOS DE ANÁLISE: Análise das características e do comportamento do problema (preço, consumo e situação) 3 DEFINIÇÃO DAS METAS: Identificação dos benchmarks e pactuação das metas junto aos gestores de pacote 4 PLANO DE AÇÃO: Proposta de soluções para as causas principais

25 valores gastos porcentagem acumulada Por que priorizar? - Não dá para atacar todas as frentes. - Recursos limitados. Gráfico de pareto Valores gastos Milhões Unidade s C E D A B valores gastos porcentagem acumulada 0,43 0,81 0,89 0,95 1,00 100% 80% 60% 40% 20% 0%

26 4.1 Coleta de Dados Levantamento de informações: em faturas das concessionárias (energia elétrica, água e telefonia); e contratos (limpeza e vigilância); assim como em sistemas próprios do órgão. Elaboração de indicadores (R$/m³, kwh/m²). Identificação dos melhores valores executados benchmarks e procedimentos adotados em outra instituição ou setor.

27 Modelo de planilha eletrônica para coleta de dados sobre o serviço de energia elétrica. Órgão: Unidade: Responsável: Data: Visto: Grupo: Poder Público Tipo de ligação: VERDE Valor total (R$) Contratado: kw Tarifa Consumo (kwh) Ponta 1,12 Ponta F Ponta 0,18 F Ponta Demanda 1,12 Demanda (kw) soma média mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev Valor C Ponta C F Ponta Demanda Demais informações pertinentes: nº de servidores: área construída da edificação:

28 4.2 Tipos de Análise Análise de Preço: valores financeiros contratados pelos serviços. Análise de Consumo: quantidades consumidas (volume). Análise de Situação: características específicas da despesa.

29 4.2 Tipos de Análise Atuação em Preço GASTO ANTIGO NOVO GASTO Atuação em Consumo

30 4.2.1 Análise de Preço Dados financeiros - contratos com fornecedores de bens e serviços, consolidados em planilhas eletrônicas. Exemplos de dados financeiros: valor total contratado, valor por posto, valores que compõem a planilha de custos, entre outros.

31 4.2.1 Análise de Preço Gastos, em reais Exemplo Energia Elétrica Unid mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev Média A B C D E UNIDADE QUE GASTA MAIS B UNIDADE QUE GASTA MENOS C

32 4.2.2 Análise de Consumo Dados físicos - faturas de serviços e dos contratos administrativos, consolidados em planilhas eletrônicas. Exemplos de dados: kwh de energia elétrica, m³ de água, número de Servidores de um órgão...

33 4.2.2 Análise de Consumo Gastos, em reais Exemplo Energia Elétrica Unid mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev Média A B C D E Utilizando o indicador kwh/m² Unid mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev Média A 1,14 1,01 0,95 0,86 0,70 0,82 1,07 1,05 1,11 1,08 1,15 1,15 1,01 B 1,31 1,17 1,06 0,98 0,79 0,91 1,23 1,15 1,24 1,24 0,98 1,27 1,11 C 1,05 0,94 0,87 0,79 0,65 0,74 1,03 0,95 1,01 0,99 1,07 1,05 0,93 D 0,89 0,79 0,72 0,67 0,79 0,62 0,84 0,82 0,85 0,85 0,89 0,87 0,80 E 0,96 0,88 0,82 0,72 0,61 0,71 0,90 0,92 0,96 0,91 1,00 0,99 0,87 Nem sempre a Unidade que gasta menos é a que tem o melhor indicador!!

34 4.2.3 Análise de Situação Analisar as características da despesa (problemas e causas); Identificar os pontos críticos e os gargalos na execução; Verificar a relação custo x benefício; Analisar a normatização vigente; Considerar os sistemas de controle.

35 4.2.3 Análise de Situação Exemplo Energia Elétrica Série Histórica dos Gastos com Energia Elétrica Reais mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev meses A B C D E Existe uma anomalia em julho no órgão D. Uma possibilidade: queima do banco

36 Indicador Características: ser representativo; fácil de entender; com forma de cálculo simples; e compatível com os métodos de coleta disponível. Finalidade: base para a definição das metas de economia e auxílio no acompanhamento das ações.

37 Tabela: Indicadores por despesa Pacotes de gasto Água e Esgoto Combustível (por tipo) Comunicação Energia Elétrica Terceirizados (Limpeza e Conservação; Vigilância) Serviços Técnicos Administrativos Telecomunicações Indicadores elaborados R$ / m 3 m 3 / servidor R$ / litro R$ / km R$ / tipo de serviço % de SEDEX do total R$ / kw R$ / kwh R$ / servidor R$ / m 2 kwh / m 2 m 2 / servidor % de R$ com energia reativa R$ / posto R$ / m 2 (por tipo de área) posto / m2 R$ / posto R$ / horas mensais R$ / minuto ( por tipo de ligação) minutos / ramal minutos / servidor

38 4.3 Definição das Metas Resultado desejado Ex: Reduzir em R$ 15 mil o gasto com energia elétrica até 18 de julho de 2012 Benefício financeiro Prazo Negociada entre as partes (benchmark ou série histórica) Desafiante porém realista

39 4.3 Definição das Metas (Os órgãos do PEG foram os cinco Ministérios) Identificação dos melhores valores executados (benchmarks) (Dentre as secretarias, departamentos...) Unidades Comparáveis? sim não Negociação das metas até o valor do benchmark Redução percentual da média dos valores realizados nos últimos doze meses

40 4.3 Definição das Metas Unidades comparáveis: sem possibilidade de alcançar o benchmark. 30 Serviço de Energia Elétrica - Unidade A Proposta de Redução mensal kwh mar abr mai jun jul ago set out nov dez jan fev meses Série histórica Unidade D Meta

41 4.4 Elaboração dos Planos de Ação Participação de todos Validação pelas lideranças Órgão: Unidade: A Pacote de gasto: Energia Elétrica Meta: Reduzir em 15% o gasto com energia até o final de julho de Economia: R$ ,00 Data: 06/08/11 Visto: Responsável: Patricia Solução Proposta Responsável Prazo Local Impacto na meta Procedimento 1. Alteração tarifária Samantha 26/10/2011 Setor Contactar a concessionária. 2. Compra de capacitores Carina 15/03/ a. Preparar edital Vanessa 05/02/2012 Preparar edital; realizar licitação; Unidade A b. Realizar licitação Matheus 05/11/2011 instalar equipamentos 2.c. Instalar equipamentos Antonio 15/03/ Alterar demanda contratada Cássia 26/10/2011 Setor 1, 3 e Contactar a concessionária Modelo de formulário para plano de ação.

42 Exemplo de Ações para Energia

43 Exemplo de Ações para Água

44 Exemplo de Ações para Telefonia

45 Exemplo de Ações para Telefonia

46 Exemplo de Ações para Vigilância

47 Exemplo de Ações para Limpeza

48 5. METODOLOGIA DE ACOMPANHAMENTO DAS DESPESAS

49 EXECUÇÃO 1 D2 TREINAMENTO NOS PROCEDIMENTOS: Capacitação dos gestores de pacote nas novas atividades e procedimentos inovadores PLANOS DE AÇÃO: Execução dos planos de ação

50 VERIFICAÇÃO 1 COLETA DE DADOS Atualizados, mensalmente, para refletir situação atual C2 3 META X REALIZADO Comparação dos valores realizados com o objetivo estabelecido PLANOS DE AÇÃO Verificar e registrar o andamento das atividades propostas, para posterior correção ou replicação 4 DIVULGAÇÃO e DISCUSSÃO Em todos os níveis hierárquicos para proposição de ajustes e aprimoramentos

51 5.1 Controle do Valor Realizado x Meta Serviço de Energia Elétrica - Setor B 240 R$ jan fev mar abr mai jun realizado Benchmark meta meses Modelo planilha de acompanhamento dos valores financeiros e/ou indicadores.

52 Controle da Execução dos Planos de Ação Órgão: Ministério X Despesa: Energia Elétrica Economia: R$ ,00 Ação Proposta 1. Alteração tarifária 2.a. Preparar edital 2.b. Realizar a licitação 2.c. Instalar equipamentos Responsável Samantha 2. Compra de capacitores Carina Vanessa Matheus Antônio Responsável: Cássia Data de Elaboração: 06/08/2011 Meta: Reduzir em 15% o gasto com energia até 31/07/2012 Prazo Legenda: Ação Concluída Ação em Andamento Ação Atrasada Procedimento Observações Data de Término Status A concessionária foi contactada em setembro 26/10/2011 de 2011 e acatou a Contactar a concessionária solicitação. Os efeitos 1/10/2011 financeiros aparecerão em novembro de /3/2012 A Consultoria Jurídica 5/11/2011 demorou para liberar o edital por conteralgumas 10/04/2011 cláusulas novas. Preparar edital; Realizar a licitação; e Instalar o banco A licitação está prevista de capacitor para o dia 20/02/2012.O 5/2/2012 atraso deveu-se a uma série deimpugnações que ocorreram no período. 15/3/2012

53 AÇÃO 1 CORREÇÃO DE DESVIOS No caso de identificadas anomalias entre o realizado e a meta A 2 APRIMORAMENTOS No caso de identificadas situações que podem ser melhoradas 3 PADRONIZAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS No caso de identificados procedimentos que obtiveram bons resultados

54 BOAS PRÁTICAS

55 Planilha de Demanda Ótima Fatura de energia elétrica de um órgão público: Consumo (kwh); Demanda (kw); e Energia Reativa. Descrição: Calcular a demanda de energia mais econômica. Objetivo: Reduzir o gasto com energia elétrica. Resultados: R$ 250 mil em 27 meses na SOF (edifício com 6 pavimentos e 300 servidores).

56 Sistema de Esgotamento a Vácuo Descrição: Em caso de reforma, troca do sistema convencional de esgotamento sanitário para o sistema de esgotamento a vácuo. Objetivo: Reduzir o consumo de água. Resultados: R$ 27 mil em 20 meses na SOF. (edifício com 6 pavimentos e 300 servidores) MAIOR RESULTADO AMBIENTAL!

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58 Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão Secretaria de Orçamento Federal Secretaria-Adjunta de Gestão o Corporativa Equipe Técnica do PEG André do Valle Carlos Augusto Catarina Pinheiro Eduardo Brasileiro Isabella Amaral Leila Frossard Munique Barros gasto.eficiente@planejamento.gov.br Tel: (61)

59 A qualidade só é feita se as pessoas envolvidas aceitam receber os conhecimentos transformando-os em aprendizado para aplicá-los nos processos. O comprometimento é ferramenta para atingir a qualidade nas organizações públicas.

60 6. ACESSO AO SISTEMA