Auditoria como ferramenta de gestão de fornecedores durante o desenvolvimento de produtos

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1 Auditoria como ferramenta de gestão de fornecedores durante o desenvolvimento de produtos Giovani faria Muniz (FEG Unesp) giovanifaria@directnet.com.br Jorge Muniz (FEG Unesp) jorgemuniz@feg.unesp.br Eduardo carneiro leão (UNITAU) eduardo.c.leao@uol.com.br RESUMO O objetivo deste estudo é apresentar a análise da gestão de fornecedores durante a fase de desenvolvimento de produtos, através da avaliação qualitativa da eficácia das auditorias realizadas. Para se atingir o objetivo proposto neste estudo, assume-se que as auditorias, na fase de desenvolvimento, têm os seguintes objetivos: identificar e avaliar riscos ao fornecimento; propor um plano de ações conjunto para melhorar o desenvolvimento dos produtos e processos; e analisar periodicamente a performance dos fornecedores. Por fim, se a utilização das auditorias para o controle dos fornecedores na fase de desenvolvimento for eficaz, espera-se que para o início da produção em série, tenhamos maturidade dos produtos fornecidos, fabricados por processos definidos e com parâmetros de performance conhecidos e estáveis. Este estudo é baseado em pesquisa-ação, onde o autor principal é auditor, e desenvolve fornecedores tanto para produtos em desenvolvimento quanto para produtos em série. Palavras-Chave: Fornecedores; Gestão; Desenvolvimento; Produtos. 1 OBJETIVOS Os objetivos deste estudo são demonstrar de que forma e porque são realizadas auditorias em fornecedores durante a fase de desenvolvimento de produto, apresentar o contexto de gestão de fornecedores onde estão inseridas as auditorias, e por fim, fazer uma avaliação qualitativa preliminar da eficácia dessas auditorias para o processo de gestão dos fornecedores, recomendando práticas que potencializem as mesmas. 2 INTRODUÇÃO Para muitas operações, itens comprados e serviços contratados representam um importante componente de custo. Tipicamente, esses produtos e serviços são: aqueles que são usados ou consumidos, aqueles que se tornam parte de um produto final (por exemplo, matéria-prima e produtos químicos), ou ainda aqueles que suportam o processo de produção ou o pessoal envolvido (por exemplo, máquinas e equipamentos, equipamentos eletrônicos, e material de escritório). JURAN, A qualidade desses itens comprados e serviços prestados podem influenciar de maneira muito significativa na qualidade da operação do produto final. Além disso, fornecedores com baixa performance em qualidade podem ser o maior contribuinte para o custo da baixa qualidade nas operações de uma maneira geral. Um fato relevante, é que muitas empresas aceitam o gasto de dinheiro com a baixa qualidade como se fosse um custo regular. É estimado que o custo da baixa qualidade varia entre 10 e 30 por cento das vendas. Por ignorar essa parcela importante nos custos, as empresas têm observado que fornecedores com baixa qualidade contribuem para uma insatisfação do cliente final, muitas vezes influenciando em sua posição no mercado. JURAN (1998). Para que os produtos fornecidos alcancem o nível de qualidade desejado no prazo previsto pelo planejamento do programa, é fundamental que a gestão dos fornecedores tenha início junto com o desenvolvimento do produto.

2 As auditorias durante a fase de desenvolvimento do produto são ferramentas fundamentais para a gestão dos fornecedores, cujo conceito principal é priorizar os fornecedores mais críticos através de uma análise de risco e da criticidade dos produtos fornecidos. Os objetivos principais das auditorias durante a fase de desenvolvimento do produto são: Identificar e avaliar riscos que possam afetar o desenvolvimento dos produtos do fornecedor e do produto final Acompanhar os Planos de Ação para a eliminação dos riscos identificados; corrigindo as ações e identificando novos riscos. Avaliar a qualidade dos testes que serão executados nos novos produtos de maneira que sejam representativos às condições reais de utilização Aprovar o processo produtivo do 1 artigo Acompanhar a etapa final de produção e embarque dos itens considerados críticos 3 JUSTIFICATIVA No processo de gestão apresentado neste trabalho, a priorização de fornecedores para tomada de decisões e ações, torna a gestão mais eficaz, pois os recursos são focalizados nos fornecedores e produtos com maior risco de gerarem não conformidades, possibilitando um acompanhamento periódico mais adequado e eficaz. Nos casos em que a cadeia de suprimentos for complexa, isto fica mais evidente, pois caso não houvesse uma priorização, a gestão seria padrão para todos os fornecedores e subfornecedores, gerando perda de recursos que poderiam ser utilizados em outros fornecedores mais críticos, e conseqüentemente aumentando o risco de futuras não conformidades que gerariam gastos desnecessários com atrasos de produção, logística e gestão de ações corretivas, insatisfação do cliente final, etc. 4 TEORIA A partir do momento que um fornecedor é selecionado, dá-se início ao processo de gestão do fornecedor. A estratégia que é utilizada para a gestão possui duas principais frentes: desenvolvimento do fornecedor e desenvolvimento dos produtos do fornecedor. 4.1 DESENVOLVIMENTO DOS FORNECEDORES Esta fase inicia-se logo que o fornecedor é selecionado e pode durar até a entrada em série dos produtos fornecidos. Durante esta fase, as áreas da Qualidade, Suprimentos, Engenharia do Produto e Processo, dentre outras, trabalham em conjunto, para que ao final da fase de desenvolvimento de um determinado programa, os fornecedores estejam qualificados e prontos para fornecer produtos para a produção em série. Nesta fase, temos a realização de alguns eventos fundamentais para o acompanhamento do desenvolvimento dos fornecedores. Esses eventos acontecerão com uma periodicidade definida de acordo com a priorização estabelecida para cada fornecedor e estão listados a seguir: REVISÃO DA QUALIDADE NO DESENVOLVIMENTO Atividade periódica conjunta, no nível operacional, entre qualidade, engenharia, manufatura, suprimentos, suporte ao cliente, etc, com o objetivo de se obter uma visão abrangente e alinhada dos riscos da não qualidade envolvidos no fornecimento de produtos, na qual as ações aplicáveis para mitigação dos riscos são alinhadas e os seus resultados posteriormente avaliados. São considerados os dados históricos de fornecedores e produtos similares que constam nos bancos de dados das áreas envolvidas.

3 4.1.2 AUDITORIAS NOS FORNECEDORES As auditorias na fase de desenvolvimento são planejadas com base nos resultados obtidos na Revisão da Qualidade no Desenvolvimento. O principal foco das auditorias na fase de desenvolvimento do fornecedor é levantar possíveis riscos e pontos fracos do fornecedor que possam influenciar na qualidade e prazo dos produtos fornecidos ABERTURA DO PLANO DE AÇÃO CONJUNTO Ao final da auditoria inicial no fornecedor, um Plano de Ação dever ser elaborado de modo a conter os riscos a serem tratados e mitigados durante e após a auditoria. Este plano deverá se acompanhado e atualizado sempre que necessário, não sendo necessário aguardar uma nova auditoria para o fechamento das ações existentes e nem para a abertura de novas ações. O Plano de Ação Conjunto é um documento gerido pela área da Qualidade, mas que envolve outras áreas da empresa para a análise e eliminação dos riscos REVISÃO DA QUALIDADE NO NÍVEL GERENCIAL Evento periódico de avaliação da evolução do desenvolvimento do produto e fornecedor, com a participação dos gerentes e diretores envolvidos, incluindo o fornecedor. O objetivo é a ratificação ou a correção das ações tomadas ou planejadas e apoiar tais ações viabilizando os recursos necessários. 4.2 DESENVOLVIMENTO DOS PRODUTOS NOS FORNECEDORES Esta fase deve ocorrer simultaneamente ao desenvolvimento do fornecedor e tem como objetivo ter os produtos dos fornecedores aprovados e certificados. O desenvolvimento dos produtos nos fornecedores é subdividido nas seguintes etapas: REVISÃO PRELIMINAR DE PROJETO Nesta etapa, devem-se definir algumas características dos produtos como: especificações técnicas, atributos, especificações logísticas, planejamento para a aplicação das ferramentas da qualidade como FMEA (Failure Mode Effect Analysis), controle estatístico de processo, planejamento de testes de qualificação e testes de aceitação REVISÃO CRÍTICA DE PROJETO Nesta etapa, devem-se ter as características técnicas do produto totalmente definidas e o fornecedor pré-qualificado FABRICAÇÃO DOS PRODUTOS A SEREM FORNECIDOS Nesta etapa, onde os fornecedores irão iniciar a produção de itens para a realização dos testes, é necessário ter as PFMEAs (Process Failure Mode Effect Analysis) aprovadas e auditorias nos fornecedores para a aprovação do embarque das primeiras peças realizadas INTEGRAÇÃO DOS PRODUTOS FORNECIDOS Nesta etapa, os produtos fornecidos são integrados ao produto final e testados. As não conformidades encontradas devem ser geridas e rapidamente solucionadas em conjunto com os fornecedores ACOMPANHAMENTO DA PERFORMANCE DOS PRODUTOS FORNECIDOS Nesta etapa, é acompanhada e avaliada a performance dos produtos fornecidos através dos ensaios realizados no produto final. Através dos dados de performance é possível saber o grau de maturidade dos itens fornecidos para a entrada em série do produto final.

4 4.3 CLASSIFICAÇÃO DOS FORNECEDORES Para uma gestão eficaz dos fornecedores, existem ainda dois pontos considerados fundamentais e dizem respeito à classificação dos fornecedores quanto ao risco que podem representar e a importância de seus produtos para o produto final. Para este fim podemos nos valer de ferramentas como Análise de Risco dos Fornecedores e Criticidade dos Produtos Fornecidos ANÁLISE DE RISCO DOS FORNECEDORES Evento realizado periodicamente para cada fornecedor, levando-se em consideração fatores como experiência em produtos similares ao fornecido, complexidade do produto e processo de fabricação, além do histórico de qualidade do fornecedor para em outros projetos. É executada por um time multifuncional buscando extrair proveito da experiência diferenciada dos participantes CRITICIDADE DOS PRODUTOS FORNECIDOS Durante a fase de Revisão Preliminar de Projeto, o corpo técnico é responsável por elaborar a lista que classifica os produtos fornecidos de acordo com sua criticidade para o produto final. Essa lista é elaborada baseada nos aspectos críticos de utilização e manufatura do produto RELAÇÃO ANÁLISE DE RISCO X CRITICIDADE DO PRODUTO A relação entre Análise de Risco e Criticidade dos Produtos é utilizada para definir a priorização dos fornecedores, como mostrado na Tabela 1. Com base neste modelo de priorização, os tipos de ações e períodos em que essas ações devem ocorrer são definidos, como exemplificado na Tabela 2. De posse das informações das Tabelas 1 e 2, pode-se afirmar que fornecedores com prioridade 1 terão uma gestão diferenciada e intensificada em relação a gestão dos fornecedores classificados com prioridades menores. Como resultado, as ações e eventos tornam-se menos freqüentes ou até mesmo desnecessários conforme a prioridade dos fornecedores diminui, disponibilizando recursos que serão mais bem aplicados nos mais críticos. 5 ANÁLISE DE CASO Na gestão de fornecedores durante a fase de desenvolvimento do produto, pode-se estabelecer que a 1ª auditoria em cada fornecedor deva ser executada tão logo os contratos sejam assinados. A partir daí, novas auditorias podem ser realizadas em um período estabelecido com base na classificação do fornecedor. Uma etapa fundamental para se obter bons resultados nas auditorias é o planejamento. Durante o planejamento das auditorias, alguns eventos devem acontecer: revisão na análise de risco do fornecedor e reunião para a revisão de aspectos gerais da qualidade no fornecedor. A realização das auditorias durante o desenvolvimento é focada no aspecto do risco que o fornecedor e seus produtos podem oferecer. A eficácia dessas auditorias é relacionada à identificação e antecipação aos riscos que os produtos dos fornecedores possam trazer para a montagem do produto final. Para que bons resultados nas auditorias sejam alcançados, a estratégia é elaborar um Plano de Ações Conjunto formal com os fornecedores auditados, de modo a discutir e documentar todos os potenciais riscos levantados com base no histórico de falhas do mesmo tipo de produto. O Plano de Ação Conjunto é um documento elaborado, atualizado e gerido sempre com a participação do fornecedor, e tem o objetivo de definir e registrar ações, prazos e responsáveis que eliminem ou minimizem os riscos, bem como permitir o acompanhamento

5 da implementação destas ações. O fornecedor passa a ter o comprometimento de que seus produtos não terão nenhuma falha relativa a algum risco abordado no Plano de Ação. De uma maneira geral, as estratégias e ações que devem ser adotadas para que seja possível obter bons resultados nas auditorias são: Planejar antes de auditar Conhecer bem os requisitos que o produto tem que atender Enfatizar a estruturação ou acompanhamento das atividades do Plano de Ação Conjunto Auditar o fornecedor de acordo com a priorização e com base nos riscos levantados Como resultado das auditorias e das ações tomadas pré e pós-auditoria, espera-se ter o controle do desempenho dos produtos e fornecedores através do Plano de Ação Conjunto, reduzindo o risco de se ter produtos não conforme durante a fase de desenvolvimento e produção em série. A figura 1 e a tabela 3 mostram de que maneira é acompanhado o desempenho dos Planos de Ação Conjunto durante a fase de desenvolvimento. 30 Indicador de Desempenho do Plano de Ação Conjunto "Fornecedor A" 100% 100% 100% 25 90% 20 86% Nº Ações 15 83% 80% % Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Ações abertas Ações fechadas Eficácia das ações Figura 1. Dados de desempenho dos Planos de Ação Conjunto. 5.1 ANTES E DEPOIS As auditorias convencionais de sistemas, processos e produtos, de forma geral se baseiam na verificação do atendimento de requisitos intermediários à obtenção do produto final, bem como se aplica de forma linear e aleatória sobre toda a base de fornecedores, não levando em conta a relatividade dos mesmos quanto a riscos do produto, sua produção e utilização. Se no processo de gestão de fornecedores não fossem considerados fatores como dados históricos de falhas de produtos similares e riscos potenciais associados ao produto e ao fornecedor, não seria possível priorizar os fornecedores e riscos de maneira eficaz, tornando a gestão padrão para todos os fornecedores. Essa falta de priorização na gestão poderia levar a falta de recursos na gestão de alguns fornecedores e excesso em outros, podendo comprometer o bom desenvolvimento dos produtos. Com o processo de gestão utilizando a priorização (baseado em análise de risco e criticidade do produto), os fornecedores são fortemente direcionados, de forma regular, a tomarem ações preventivas para evitar que falhas

6 conhecidas reincidam e que novas falhas apareçam. Essa antecipação ao risco é um fator fundamental para justificar a aplicação desta nova estratégia. Como resultado dessa antecipação ao risco, espera-se, que os custos da não qualidade no produto final sejam reduzidos e atrasos no desenvolvimento sejam minimizados. Um Plano de Ação Conjunto contendo os riscos e suas possíveis soluções, é um dos principais resultados esperados das auditorias na fase de desenvolvimento. Esses planos devem ser monitorados de modo que os fornecedores eliminem todos os riscos no decorrer do desenvolvimento do produto. O plano de Ações Conjunto mostra-se eficaz para atender os objetivos de se desenvolver produtos de boa qualidade e dentro dos requisitos estabelecidos. 6 TABELAS Tabela 1. Relação Análise de Risco do fornecedor x Criticidade do Produto para Priorização de Auditorias. Análise de Criticidade Análise de Risco (Fornecedor) (Produto) R Alto R Médio R Baixo Criticidade C Alta C Média C Baixa Tabela 2. Ações nos Fornecedores de Acordo com a Priorização. Prioridade Análise de Risco 1,5 mês 3 meses 6 meses 9 meses 12 meses Reunião de Revisão da Qualidade 1,5 mês 3 meses 6 meses 9 meses Não aplicável Auditoria ou Visita Técnica 3 meses 3 meses 6 meses 9 meses 12 meses Tabela 3. Indicador de desempenho Plano de Ação Conjunto. Mês / Status Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Ações abertas Ações fechadas Ações eficazes Eficácia das ações 100% 100% 90% 83% 86% Reincidência CONCLUSÃO Auditorias na fase de desenvolvimento do produto são realizadas com base em riscos e criticidade inerentes ao fornecedor e ao produto.

7 O critério de priorização dos fornecedores para a gestão é fundamental para a correta aplicação de recursos, obtenção de bons resultados nas auditorias, redução dos riscos durante o desenvolvimento e de não conformidades durante a produção em série. A elaboração do Plano de Ações Conjunto com fornecedores gera uma ferramenta de acompanhamento e implementação de ações preventivas para as auditorias durante o desenvolvimento do produto. A priorização de fornecedores através do método apresentado pode ser aplicada a todos os ramos da indústria, mas esperam-se melhores resultados em empresas com uma cadeia de fornecimento complexa, onde gerir todos os fornecedores da mesma forma possa significar riscos. Uma proposta para próximos trabalhos seria apresentar resultados práticos que confirmem a eficácia desse método de gestão onde há a priorização de fornecedores. 8 REFERÊNCIAS ARTER, D. R. Quality audits for improved performance, 3 rd edition, HANLON, T. Auditoria da qualidade, 1 st edition, JURAN, M. J.; GODFREY, A.B. Juran s Quality Handbook, MacGraw-Hill, 5 th edition, FERNANDEZ, R. R. Total quality in purchasing & supplier management, St. Lucie Press, 1995.