NOTA 10 - AUTOMAÇÃO DO RECEBIMENTO FÍSICO E FISCAL ATRAVÉS DO ARQUIVO XML-NFE (INBOUND)

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Felícia da Fonseca Sabala
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1 NOTA 10 - AUTOMAÇÃO DO RECEBIMENTO FÍSICO E FISCAL ATRAVÉS DO ARQUIVO XML-NFE (INBOUND) Manoel Alves da Costa Júnior TI Nivaldo José Bellini - Tributário ArcelorMit t al Brasil Março / 2013

2 Agenda Grupo ArcelorMittal Estratégia corporativa Motivadores / Fatores críticos de sucesso / Desafios Estratégia e Metodologia da Implementação Estratégia de Implementação / Cronograma / Fluxo Volumetria / Benefícios Lições Aprendidas / Pontos de Atenção 1

da Implementação Estratégia de Implementação / Cronograma /

Geografia do Aço AÇOS LONGOS 1. Belgo Bekaert Arames (BBA) Belgo-Mineira Bekaert Artefatos de Arame (BMB) Belgo Bekaert Nordeste (BBN) 2. ArcelorMittal Itaúna 3. ArcelorMittal Piracicaba 4.

ArcelorMittal Point Lisas 12. ArcelorMittal México 13. ArcelorMittal North America AÇOS PLANOS 12. ArcelorMittal Tubarão 13. ArcelorMittal Vega DISTRIBUIÇÃO 14. ArcelorMittal Perfilor 15.

3 Geografia do Aço AÇOS LONGOS 1. Belgo Bekaert Arames (BBA) Belgo-Mineira Bekaert Artefatos de Arame (BMB) Belgo Bekaert Nordeste (BBN) 2. ArcelorMittal Itaúna 3. ArcelorMittal Piracicaba 4. ArcelorMittal Sabará 5. ArcelorMittal São Paulo 6. ArcelorMittal Juiz de Fora 7. ArcelorMittal Cariacica 8. ArcelorMittal Monlevade 9. Acindar Grupo ArcelorMittal 10. ArcelorMittal Costa Rica 11. ArcelorMittal Point Lisas 12. ArcelorMittal México 13. ArcelorMittal North America AÇOS PLANOS 12. ArcelorMittal Tubarão 13. ArcelorMittal Vega DISTRIBUIÇÃO 14. ArcelorMittal Perfilor 15. ArcelorMittal Manchester 16. ArcelorMittal Gonvarri SERVIÇOS, BIOFLORESTAS, RESPONSABILIDADE SOCIAL E SAÚDE. 19. ArcelorMittal Sistemas 20. ArcelorMittal BioFlorestas 21. Fundação ArcelorMittal Brasil 22. ArcelorMittal Comercializadora de Energia. 23. ArcelorMittal Abeb MINERAÇÃO, 17. ArcelorMittal Serra Azul 18. Mina do Andrade 2

4 Perímetro ArcelorMittal Sistemas ArcelorMittal Sistemas +15,000 estações de trabalho servidores + 6,500 usuários SAP em 24 instances (ECC, CRM, SCM, EBP, BW) 277 empregados + USD 40 M (orçamento 2012) Aços Longos Arames Planos Inox Mineração Distribuição Shared Services Argentina Brasil México Canadá EUA Costa Rica Trinidad & Tobago Brasil Argentina Costa Rica Brasil EUA MG-Timoteo Brasil Canadá Brasil May-09 MG-Belo Horizonte 3

Arames Planos Inox Mineração Distribuição Shared Services Argentina Brasil México Canadá EUA Costa Rica

5 Estratégia corporativa - Gerência de Tributos Garantir o compliance Fiscal, atendendo ao Ajuste em vigor SINIEF 07/05: Obrigatoriedade de recepção de mercadorias mediante Nota Fiscal Eletrônica(XML) autorizada pela SEFAZ; Risco Estorno do crédito tomado baseado em documento inapropriado(danfe); NFe/CTe processados no grupo ArcelorMittal / Mês 4

Fiscal Eletrônica(XML) autorizada pela SEFAZ; Risco Estorno do crédito tomado baseado em

6 Motivadores para realização do projeto Atender a compliance Fiscal; Solucao unica para as empresas AMBrasil Padronizar Processos (Melhores práticas) Otimizar e aumentar a produtividade dos FTE s com centralização da recepção fiscal; Redução de custos com arquivamento físico, digitalização de DANFE e sistemas legados; 5

Otimizar e aumentar a produtividade dos FTE s com centralização da recepção

7 Opção pela solução SAP NFe 10 Solução SAP para Entr e Saída NFs Evolução do produto SAP com a garantida pelo contrato de suporte, incluindo manutenções legais (Estadual/Federal) e melhorias continuas; Ambiente suportado pelo Disaster Recover; Possibilidade de comunicação B2B com fornecedores; Interface nativa com ambiente SAP ECC; FIT GAP / Business Blue Print 1 Estudo da solução NFe-10; Avaliação de como o cenário atual seria afetado com a entrada NFe 10; Busca pela aderência dos novos cenários para o negócio AMB; Revisão do modelo de trabalho junto as áreas de negócio. 67% Standard 6

fornecedores; Interface nativa com ambiente SAP ECC; FIT GAP / Business Blue Print 1 Estudo da solução NFe-10; Avaliação de como o cenário atual

8 Fatores críticos de sucesso - Apoio efetivo da alta direção (Sponsor e Steering Committee); - Envolvimento efetivo de suprimentos/logística junto aos fornecedores/transportadores na busca pelo XML com qualidade; - Monitoramento do recebimento de XMLs com status semanal aos gerentes de áreas; - Comprometimento dos usuários-chave na execução do projeto para formação de multiplicadores e tomada de decisões; - Change Management efetivo com participação de todas áreas envolvidas; - Envolvimento de consultores TI com conhecimento necessário; - Processos padronizados e busca pela solução standard; - Alinhamento com Sox de Go-live durante black-out Period; - Pedido de compra criado antes da emissão da nota fiscal pelo fornecedor; 7

formação de multiplicadores e tomada de decisões; - Change Management efetivo com participação de todas áreas envolvidas; - Envolvimento de consultores TI com conhecimento necessário;

9 Desafio junto aos fornecedores/transportadores XML-NFe Manual de Orientação ao Contribuinte, pág 146 v 5.0 diz: O emissor da Nota Fiscal Eletrônica deve enviar o arquivo digital da NF-e para o destinatário, seja de forma eletrônica ou por qualquer outro meio que possibilite o destinatário ter acesso ao arquivo digital. Revisão nos Contratos (Pedido/Item): Todos os contratos existente com fornecedores a ArcelorMittal foram revisados e incluído a cláusula exigindo pedido e item da AM 8 8

eletrônica ou por qualquer outro meio que possibilite o destinatário ter acesso ao arquivo digital.

10 Estratégia de implementação Nota 10 BBP1 Piloto - Processo de compras insumo(s\pesagem) /uso-consumo para as empresas definidas como piloto considerando os fornecedores potenciais selecionados. Objetivo: mitigar riscos ao negócio, ganhar maturidade na solução e nas mudanças organizacionais/fornecedores, considerar lições aprendidas de outras empresas com implementação faseada. GO-Live Piloto JAN/ Início da operação com os fornecedores selecionados Foi alinhado com a SOX, que durante o black-out, será analisado a possibilidade de realizar a entrada faseada dos demais fornecedores de materiais de uso-consumo nas unidades do grupo sem impactos. BBP2 Go-live MAI/ Compras Insumos c\ pesagem obrigatória, Materiais c\ entrada ferroviária, Consignação - Remessa/Fatura, Ativo Imobilizado-Entrega Futura. BBP3 Go-live SET/ Sub-Contratação (Remessa para Conserto/ Beneficiamento/ Amostra/Exposição/Demonstração/etc), NF-e Entrada de Remessa J1B1N e Metálicos BBP4 Go-live DEZ/ Devolução de NF-e de Cliente, Transferências, Fretes (Abastecimento, Escoamento, Ferroviário). 9

GO-Live Piloto JAN/2012 - Início da operação com os fornecedores selecionados Foi alinhado com a SOX, que durante o black-out, será analisado a possibilidade de realizar a entrada faseada dos demais

11 Fluxo NOTA 10 ArcelorMittal Fluxo macro do processo NFE 10.0 com recebimento do XML antes da DANFE SEFAZ / Monitor Logístico/Fiscal Monitor Fiscal Fornecedor SCAN INÍCIO Envia XML Valida Assinatura Digital do Fornecedor Consulta autorização da NF-e na SEFAZ/ SCAN Existe B2B com Arcelor? Assinatura do XML OK? SIM Consulta autorização da NF-e na SEFAZ/ SCAN Verifica Autorização NFE Leitura da DANFE NÃO NF-e Rejeitada/ Finalizada NÃO NFe Aprovada? NÃO SIM Retorna Status do NFE Nfe Aprovada? FIM XML Rejeitado XML contém Pedido / Item? SIM NÃO NÃO FIM Usuário Associa Pedido / Item ao XML SIM Informa quantidade real de mercadorias recebidas NÃO SIM Retorna documentos criados Simula lançamento da NFE Quantidades batem com a NFe? SIM Envia DANFE e mercadoria Cria o Aviso de Recebimento NÃO NÃO Existe B2B com Fornecedor? Registrar xml? Recebe aviso de XML OK Informa aprovação XML SIM SAP Execução automatica de MIGO e MIRO SIM 10

SCAN Existe B2B com Arcelor? Assinatura do XML OK? SIM Consulta autorização da NF-e na SEFAZ/ SCAN Verifica Autorização NFE Leitura da DANFE NÃO NF-e Rejeitada/ Finalizada NÃO NFe Aprovada?

12 Volumetria ArcelorMittal de processamento de NFe de materiais (Inbound) na solução NFe 10 Arcelor Mittal Ctg Processo Total de Fornecedores Ativos Total NFe Proc SAP Nota 10 AM Juiz de Fora Compras Normais AM Fabrica de Telas Compras Normais AM Piracicaba Compras Normais AM Cariacica Compras Normais 9 79 AM Monlevade Compras Normais AM Tubarão Compras Normais AM Vega Compras Normais AM Serra Azul Compras Normais 11 0 AM Serra Azul Compras Normais AM Mina Andrade Compras Normais 17 7 AM Manchester Compras Normais Belgo Bekaert Arames Compras Normais AM Sabará Compras Normais 9 3 AM Sistemas Compras Normais 3 3 Total

Monlevade 17469701006612 Compras Normais 26 213 AM Tubarão 17469701010482 Compras Normais 12 2333 AM Vega 17469701010644 Compras Normais 12 176 AM Serra Azul 8102787000104 Compras Normais 11 0 AM

13 Benefícios já alcançados Repositório único de XMLs (NFes e CTes) e garantia do compliance fiscal para todos os processos; Padronização de processo entrada de mercadorias, categoria de processo Compras Normais nas unidades; Agilidade nos lançamentos físico e fiscal de mercadorias a partir do arquivo XML; Maior confiabilidade nos registros físico e fiscal; Possibilidade de agir de forma pró-ativa na validação dos XMLs(NFes) em problemas de pedidos e impostos; Substituição de solução de terceiro para recepção e armazenamento de XMLs por solução SAP PI; Possibilidade de monitorar de forma eficaz XMLs de fornecedores/transportadores com qualidade a partir de relatórios no ECC. 12

físico e fiscal; Possibilidade de agir de forma pró-ativa na validação dos XMLs(NFes) em problemas de pedidos e impostos; Substituição de solução de terceiro para

14 Principais lições aprendidas Monitorar e controlar rigorosamente o recebimento dos XMLs(NFe x CTes) disponibilizando ferramentas dinâmicas para suporte ao negócio e contato efetivo com fornecedores e transportadores; Implementar de forma faseada considerando complexidade dos processos de compras na organização, iniciando do simples para o complexo e considerar o roadmap SAP; Relacionamento de consulta na SAP, dando amparo a tomada de decisões de esperar standard ou criar z; Entender de forma clara a legislação; Pontos de atenção Realizar de forma completa a etapa de FIT-GAP, considerando todos os processos existentes na organização x solução NFe10; Grande esforço para os fornecedores faturarem QTD/UM de acordo com QTD/UM do Pedido de compras ArcelorMittal. Caso não exista a conformidade, exigirá grande trabalho em manutenção de cadastro; Solução atualmente não atende fornecedores optantes pelo SIMPLES NACIONAL; Quantidade de entrada na solução NFe10 só é realizada atualmente com a quantidade informada no arquivo XML. 13

consulta na SAP, dando amparo a tomada de decisões de esperar standard ou criar z; Entender de forma clara a legislação; Pontos de atenção Realizar de forma completa a etapa de FIT-GAP, considerando

15 MUITO OBRIGADO! 14

16 15

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