Curso: Excel Intermédio. Formador: Carlos Maia

Transcrição

1 Curso: Excel Intermédio Formador: Carlos Maia 1

2 Programa para o Módulo Excel Revisão dos conceitos básicos de Excel Operações com ficheiros Manipulação de folhas (sheet) Comandos de edição Fórmulas Formatações Funções Gráficos Impressão 2

3 Programa para o Módulo Excel Ordenar dados Utilização de Subtotais Listas Formulários Utilização de filtros Utilização das funções de procura: VLOOKUP; HLOOKUP 3

4 Programa para o Módulo Excel Pivot Tables Projecções de dados Utilização de Cenários Utilização do Solver (introdução) Utilização da função If Utilização de Macros (introdução) 4

5 Revisão dos conceitos básicos no MS Excel 5

6 Os Elementos que constituem o ecrã Control Menu Box Menu Bar Botões de dimensionamento Menu Box Scrool Bar Vertical (elevador) Célula Scrool Bar Horizontal 6

7 A utilização dos menus As reticências depois do nome do comando, significa que estas opções apresentarão no ecrã uma caixa de dialogo. O triângulo à direita das opções de Menu indica que estes abrem sub-menus. 7

8 Criação de documentos 8

9 Gravar (Guardar) documentos Pasta que armazenará o documento Nome do documento Guardar o documento com as opções pretendidas. Formato do documento 9

10 Gravar documentos para a Internet Esta opção permite duma forma rápida, gravar documentos em HTML, de forma a tornar possível a sua divulgação na Internet. 10

11 Tipos de formato para o Documento Lista de formatos 11

12 O Livro de Documentos (books) Nome da folha Menu de contexto 12

13 Abertura de Documentos Pasta que contem o documento Nome do documento Tipo de documento (formato) 13

14 Tipo de Operadores Operadores Operadores aritméticos + Adição - Subtracção * Multiplicação / Divisão % Percentagem ^ Exponenciação Operadores de texto & Concatenação 14

15 Operadores Operadores lógicos = igual < Menor <= Menor ou igual > Maior >= Maior ou igual <> diferente Operadores de Referência : Operador de conjunto ; Operador de União 15

16 Operadores Aritméticos Exemplos =2+3 Soma o valor 2 com valor 3 =2%*5000 Calcula 2% de 5000 =2^3 Calcula 2 elevado a 3 Operadores de Texto = bar & co O resultado será barco 16

17 Exemplos Operadores Lógicos =2>3 O resultado será FALSE (falso) na medida em que a expressão é falsa. O valor 2 é inferior ao 3 Operadores de Referência =SUM(a2:c2) 17

18 Precedência dos Operadores Precedência Símbolo Nome 1 % Percentagem 2 ^ Exponenciação 3 * e / Multiplicação e Divisão 4 + e - Soma e Subtracção 18

19 Modos de Selecção Seleccionar a area Utilizando a tecla CTRL Clique sobre a letra 19

20 Referências Relativas Sintaxe ColunaLinha A6 Tipos de Referência Façamos uma cópia, da célula A6 para a célula C6 com o objectivo de posicionar o valor noutra célula. Nota-se uma alteração relativamente às referências Resultado 20

21 Referências Absolutas Sintaxe $A$2 Tipos de Referência Façamos uma cópia, da célula A6 para a célula C6 com o objectivo de posicionar o valor noutra célula. Nota-se uma manutenção relativamente às referências Resultado 21

22 Referências Mistas Tipos de Referência Este tipo de referência permite conjugar e relacionar os dois tipos anteriores, consoante as necessidades do utilizador. Neste caso apenas DEPENDERÃO da posição da posição da fórmula, as referências NÃO precedidas do símbolo $ (dolar) Exemplo: A$2 $A2 22

23 Demonstração da utilização de referências Mistas 23

24 Tipos de Referência Referências a outras folhas (sheet) do trabalho (workspace) Sintaxe [nome da folha]![célula] Por esta razão a célula fixada terá como referência: Iva!B2 Nome da folha (sheet) Célula 24

25 Formatações de Linhas e Colunas Demasiado texto para o tamanho da coluna Aumentar a largura da coluna com o rato Aumentar a largura das linhas e colunas 25

26 Formatação de Células 26

27 Formatação de Células Tipos de Letra Tamanho Fonte Estilo 27

28 Formatação de Células Alinhamento 28

29 Formatação de Células Contornos (borders) Estilo da linha Local a colocar o border Cor 29

30 Formatação de Células Sombreados Padrões 30

31 Demonstração da utilização de formatos 31

32 Impressão Impressora Número de cópias Área a imprimir Tipo de impressão 32

33 Previsão da Impressão Configurações Margens 33

34 Configuração da Página Folha na horizontal Folha na vertical Ajuste de escala 34

35 Configuração das margens 35

36 Configuração do cabeçalho alho e rodapé Cabeçalhos pre-definidos Previsão do cabeçalho Alterar o cabecalho Alterar o rodapé Rodapés pré-definidos Previsão do rodapé 36

37 Fórmulas Simples: Fórmulas de Cálculo 1ª hipótese 2ª hipótese Fórmula Fórmula 37

38 Fórmulas de Cálculo Aparentemente as fórmulas parecem ter o mesmo efeito, uma vez que o resultado é igual, mas na realidade elas SÃO COMPLETAMENTE DIFERENTES. Na primeira hipótese caso modifique os valores que se encontram nas células da linha, o resultado PERMANECE intacto. Na segunda hipótese se modificar um dos valores que se encontram nas células da linha, o resultado é automaticamente modificado. 38

39 Fórmulas de Cálculo Fórmulas mais complexas: Noção de Range - Intervalo (conjunto) de células. Ex: A1+B2+C2 A2:C2 Lê-se De A2 até C2 39

40 Demonstração da utilização de fórmulas 40

41 Funções Sintaxe Nome_da_função(argumento; argumento2; ) Exemplo = SUM(2;3;4;5) separador Nome da função Argumentos da função 41

42 Algumas Funções Nome Resultado Average Min Max Count Countif Sum Sumif Power Today Date Now Média Minimo Máximo Contar Contar se Somar Somar se Exponênciação Hoje Data Agora 42

43 Demonstração da utilização de funções 43

44 Criar fórmulas complexas através da opção Function Wizard Wizard - Assistente para construção de fórmulas. Chamada do Function Wizard 44

45 Utilização do Function Wizard Funções Tipos Sintaxe da função seleccionada 45

46 Calculo da média usando o Wizard 46

47 Demonstração da utilização do Function Wizard 47

48 Gráficos Chart wizard 1. Seleccionar a área que contém a informação para o gráfico. 2. Chamar o chart wizard 3. Seguir os passos do chart Wizard 48

49 A utilização do Chart Wizard Seleccionar o tipo de gráfico 49

50 A utilização do Chart Wizard Verificar / Identificar a gama de valores 50

51 A utilização do Chart Wizard Titulo do gráfico Etiqueta para o eixo do X Etiqueta para o eixo do Y 51

52 A utilização do Chart Wizard As opções para a colocação da legenda 52

53 A utilização do Chart Wizard As etiquetas no gráfico (data labels) 53

54 A utilização do Chart Wizard A localização do gráfico 54

55 O gráfico como objecto 55

56 Formatação de gráficos Depois do gráfico elaborado, pode ser alterada a sua aparência, formatando os vários elementos que o constituem. Estas operações são possíveis de várias hipóteses, no entanto, a mais fácil é um duplo clique no elemento em causa. 56

57 Demonstração da criação/formata ão/formatação de gráficos 57

58 Trabalhar com dados em tabelas Ordenação de dados 58

59 Critério rio de ordenação 1º critério de ordenação 2º critério de ordenação 3º critério de ordenação 59

60 Orientação da Ordenação O Excel permite alterar a orientação da ordenação, isto é, escolher entre ordenação por linha ou coluna Data Sort... (Options) 60

61 Criação de Subtotais Em Excel é possível criar, de forma automática, subtotais de valores em listas sem recorrer à criação de fórmulas; Opção: Data Subtotals 61

62 Criação de Subtotais Indicadores 62

63 Remover Subtotais Remover Subtotais 63

64 Listas e Formulários rios de Dados Por definição uma base de dados é uma colecção de informação organizada Uma base de dados é constituída, entre outros elementos, por tabelas, com registos e campos Em Excel, uma lista numa folha pode servir como uma base de dados Entende-se por Lista um conjunto de múltiplas linhas, com tipos de dados semelhantes Em Excel, as linhas servem de registos e as colunas de campos 64

65 Tabelas Nome do campo Registo Campo As funcionalidades para tratar dados estão disponíveis no menu DATA 65

66 Criação de formulários rios Para criar um formulário é necessário: Seleccionar a informação que pretendemos tratar através de formulários; Escolher no menu Data a opção Form Utilização do formulário A utilização do formulário é possível através dos botões disponíveis na caixa de dialogo respeitante. 66

67 Aplicação de Formulários rios Data Form 67

68 Introdução de dados no formulário rio Fazer um clique no botão new e preencher a informação para os campos As alterações efectuadas reflectem-se na lista que originou o formulário 68

69 Navegação num formulário rio Registo anterior Registo Seguinte (respectivamente) 69

70 Eliminação de registos Seleccionar o registo a eliminar e fazer um clique no botão Delete 70

71 Consultar dados no Formulário rio Na escolha do critério podem utilizar-se os operadores lógicos <; >; >=; <=; <> 1- Fazer um clique no botão Criteria 2- Colocar o critério pretendido 3- Premir Enter 71

72 Utilização de Filtros A utilização de filtros aplica-se quando pretendemos esconder temporariamente informação; Quando se aplicam filtros o Excel esconde todos os valores que não respeitem o critério estabelecido; Podemos utilizar filtros mais ou menos elaborados; Existem filtros automáticos, contudo é possível elaborar os nossos próprios filtros; 72

73 Utilização de Filtros Opção: Data - Filter 73

74 Filtros automáticos ticos Aparecem setas Com as setas podemos escolher o critério a aplicar. 74

75 Criação de filtros personalizados Criar o critério pretendido Podemos criar filtros com dois critérios de comparação utilizando and/or 75

76 Utilização de funções de procura O Excel dispõe de 2 funções que permitem procurar valores relacionáveis; PROCV (VLOOKUP) procura um valor na coluna mais à esquerda, e retorna o valor da linha, presente na coluna que especificamos. PROCH (HLOOKUP) procura um valor comparável com a linha Exemplo de aplicação Determinação da nota de 1 aluno em determinada disciplina 76

77 VLOOKUP & HLOOKUP Sintaxe das funções: VLOOKUP(Lookup value; Table array; Column index number) HLOOKUP(Lookup value; Table array; Row index number) Onde: Lookup value É o valor que a função procura na primeira coluna/linha superior da tabela; Table array É o intervalo de células que contém a tabela com os valores; Column index number / Row index number É a coluna/linha da Table array ónde constam os valores que estamos interessados. 77

78 Exemplos Ver Formúlas 78

79 Exemplos VLOOKUP Ordenar previamente a tabela para não haver erros (neste caso) 79

80 Exemplos HLOOKUP Com FALSE não é necessário ordenar previmente a tabela 80

81 Funções de Base de Dados Dcount Similar à função count Dcounta - Similar à função counta (não nulos) Dsum - Similar à função sum Daverage - Similar à função average Etc... 81

82 Exemplos 82

83 Tabelas Dinâmicas As tabelas dinâmicas permitem confrontar/analisar informação de acordo com as especificações colocadas; Os campos que serão confrontados são escolhidos durante o processo de criação da tabela; 83

84 Criação de tabelas dinâmicas DATA - PIVOT TABLE Passo 1 84

85 Passo 2 Indicação do intervalo que contém a informação Passo 3 Escolha do posicionamento da tabela pivot 85

86 Construção da tabela Apenas é necessário fazer drag-and-drop para os locais onde se pretende o campo 86

87 Criar um gráfico Estilos pré-definidos Actualizar dados 87

88 88

89 Fazer projecções sobre dados Utilização da função PMT() 89

90 Exemplo I 90

91 Exemplo II 91

92 Criação de cenários A utilização de cenários permite atribuir nomes a um conjunto de valores, que podem ser utilizados, para efectuar uma série de operações numa folha; Passos para criar um cenário 1. Seleccionar a primeira célula a alterar com base no cenário; 2. Escrever um valor que se pretende incluir no cenário; 3. Seleccionar o intervalo de células que contém os valores que se pretendem alterar com base no cenário; 92

93 Criação de cenários 93

94 Criação de cenários Invocar o sumário Escolher o tipo de relatório 94

95 Resultado 95

96 Utilização do Solver O Solver utiliza-se quando se pretende encontrar a melhor solução para um problema, considerando um conjunto de restrições específicas; Uma restrição é um limite imposto. Se o Solver não estiver visível ir a: Tools Add-ins Solver Add-in Confirmar com OK 96

97 Resolver o problema com o Solver Seleccionar: Tools Solver Escolher a célula onde será colocado o resultado Definir as condições; Definir as restrições; Fazer um clique em solver 97

98 Exemplo de utilização do Solver Considere-se a situação de um agregado familiar onde: Vencimento Despesas Desp. Familiares Desp. Alimentação Desp. Transporte Saldo 1000 Euros 98

99 Condições Problema: Qual o máximo que é possível dispender para a prestação da casa? Condições: O saldo mensal do agregado familiar deverá ser >= 100 euros A prestação da habitação deverá ser <= 40% * vencimento 99

100 Solução 100

101 101

102 Utilização de Auditorias As ferramentas de Auditing permitem fazer uma auditoria da folha Excel; Opção: Tools Auditing 102

103 Auditoria de fórmulasf 103

104 Proteger folhas de cálculo c e Livros A protecção efectua-se mediante a colocação de passwords. É possível: Definir uma password para evitar um acesso não autorizado; Definir uma password para evitar um alterações não autorizadas; Abrir um livro (workbook) só para leitura. 104

105 Proteger folhas de cálculo c e Livros Protecção da Folha Desprotecção da Folha Protecção do livro Protecção da partilha 105

106 Utilização da Função If A função if (Se) utiliza-se para testar conteúdos das células e determinar se as células cumprem com determinadas condições; É possível utilizar as funções OR (ou) e AND (e) em conjunção com a If; Sintaxe: If (teste lógico; Valor se verdadeiro; Valor se Falso) Exemplo: If (Media>9,5; Aprovado; Reprovado) 106

107 Utilização do If 107

108 Utilização do And 108

109 Trabalhar com Macros A utilização de Macros permite automatizar um conjunto de acções A forma de utilização é semelhante à do Word 109

110 Criar uma Macro Nome da Macro Terminar a gravação da Macro 110

111 Seleccionar/Invocar uma Macro 111

112 Associar uma Macro a um botão e colocá-la la na barra de Tarefas É possível associar a Macro a um botão para mais facilmente a invocar; Pode-se colocar o botão na barra de tarefas Opção: Menu View Customize 112

113 Associar uma Macro a um botão e colocá-la la na barra de Tarefas Passos: 1. Invocar a opção de Menu View Toolbars Customize 2. Fazer um clique no separador Commands 3. Fazer um clique em Macros na lista Categories 4. Fazer um clique no botão Custom Button 5. Arrastar a imagem genérica para a barra de tarefas 6. Fazer um clique em Modify Selection 7. Seleccionar a Macro pretendida na lista Assign Macro e OK 113

114 Associar uma Macro a um botão e colocá-la la na barra de Tarefas 1. Invocar a opção de Menu View Toolbars 2. Fazer um clique no separador Commands 114

115 Adicionar uma Macro a um botão e colocá-la la na barra de Tarefas 3 e 4. Fazer um clique em Macros na lista Categories 115

116 Adicionar uma Macro a um botão e colocá-la la na barra de Tarefas 5. Arrastar a imagem genérica para a barra de tarefas 116

117 Adicionar uma Macro a um botão e colocá-la la na barra de Tarefas 7. Seleccionar a Macro pretendida na lista Macro Name 6. Fazer um clique em Modify Selection e Assign Macro 117

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