Módulo 02 Criando, salvando e utilizando uma planilha

Transcrição

1 Módulo 02 Criando, salvando e utilizando uma planilha

2 Apresentação do módulo 02 Boas vindas ao segundo módulo do curso Primeiros Passos no Excel. Neste módulo, vamos aprender a utilizar o programa Excel. Preparado para conhecer a praticidade deste programa? Cálculos que levaríamos algum tempo para fazer com uma calculadora, no Excel poderão ser feitos muito rapidamente. Agora vamos saber quais são os objetivos deste módulo. Objetivos do módulo 02 Ao fi nal deste módulo você será capaz de: Criar planilhas Salvar uma planilha. Inserir dados em uma planilha Formatar células Classifi car dados Mesclar células Agora que conhecemos os objetivos deste módulo, vamos continuar nosso curso. Atenção Para realizar seus estudos, você tem duas opções: acessar o Ambiente Virtual de Aprendizagem e realizar o desafi o com ajuda do Pedro ou realizar o passo a passo, descrito a seguir, diretamente no Programa Excel do seu computador. Mas, lembre-se, você deverá acessar o Ambiente Virtual de Aprendizagem para realizar as atividades obrigatórias no fi nal de cada módulo. Como criar e salvar uma nova planilha no Excel Neste tópico, nosso desafi o é criar e salvar uma nova planilha. Vamos lá? Vamos imaginar que já estamos trabalhando com o programa Excel e desejamos criar uma nova planilha. Podemos criá-la de duas formas: 26

3 Primeira Forma Segunda Forma Passo 01: Acesse o menu Arquivo, na Barra de menus. Passo 02: Clique em Novo. Passo 01: Clique no ícone Novo, localizado na parte superior à esquerda da tela do computador. Agora vamos salvar nossa planilha para não perdermos os dados que inserirmos. Também para podermos acessá-la posteriormente. Você sabia que podemos salvar nossas planilhas de 3 formas? Vamos conhecer cada uma delas e depois você escolhe qual irá adotar, ok? Primeira Segunda Terceira Passo 01: Clique no menu Arquivo, na Barra de menus. Passo 02: Agora clique em Salvar. Você percebeu que abriu uma tela para definir o nome do arquivo e para selecionar uma pasta no computador para armazená-lo? Passo 03: Dê dois cliques com o botão esquerdo do seu mouse sobre a pasta que você deseja salvar. Passo 04: Nomeie o arquivo. Passo 05: Clique em Salvar. Perfeito, missão cumprida! Vamos para a segunda forma de salvar uma planilha, que é mais simples. Passo 01: Clique no ícone, localizado na parte superior, à esquerda da tela. A terceira forma de salvar é utilizando o teclado. Ela também é muito prática. Passo 01: Clique nas teclas Ctrl e b simultaneamente. Simples, não é mesmo? Lembre-se: sempre que realizamos alguma alteração na planilha, precisamos salvá-la. Também é possível salvar a mesma planilha com outro nome, e em outro local. Nesse caso, devemos usar o comando Salvar como. Passo 01: Acesse o menu Arquivo, na Barra de menus. Passo 02: Clique em Salvar como. Percebeu que a mesma tela utilizada na primeira vez que o documento foi salvo, 27

4 Primeira Segunda Terceira voltou a aparecer? Agora, podemos escolher outro nome para a planilha. Passo 01: Digite um nome no campo Nome do arquivo. Passo 02: Clique em Salvar. Passo 03: Nossa planilha está salva com outro nome. Ah! Toda vez que uma planilha alterada for fechada, o Excel nos perguntará se queremos salvar as alterações. Caso sim, clicamos em Ok, caso contrário, clicamos em não. Já podemos fi car tranquilos! Não perderemos mais nenhuma planilha, pois aprendemos a salvá-las. Vamos para o próximo tópico, aprenderemos como inserir dados. Como você sabe, este procedimento ocorre desta forma na versão 2003 do Excel. Na versão 2007, existe uma pequena diferença. Para conhecê-la, leia o texto a seguir! Criando uma nova planilha no Excel 2007 Para criar uma nova planilha no Excel 2007, você deve acionar o Botão Offi ce, que agora assume as principais funções do Menu Arquivo da versão Clique em Botão Offi ce e, na sequência, clique na opção Novo, que é a primeira opção. Uma nova janela será aberta, basta então clicar no botão Criar, pois a opção para criar uma planilha em branco já estará selecionada. Inserir dados Agora que já sabemos como criar e salvar uma nova planilha, iremos conhecer como inserir dados. Preparado para mais este desafi o? Para que possamos digitar dados nas células do Excel, precisamos ativar a célula clicando sobre ela. Passo 01: Clique na célula A1. 28

5 Você percebeu que, quando você ativa uma célula, a letra e número que correspondem à coluna e linha aparecem logo abaixo da barra de ferramentas? Chegou a hora de inserir alguns dados na nossa planilha. Passo 02: Digite Produto na célula A1. Passo 03: Digite Arroz na célula A2. Passo 04: Digite Feijão na célula A3. Passo 05: Digite Milho na célula A4. Neste momento vamos preencher a coluna B. Passo 06: Digite Quantidade na célula B1. Passo 07: Digite 25 na célula B2. Passo 08: Digite 32 na célula B3. Passo 09: Digite 51 na célula B4. Muito bem, inserimos todos os dados na nossa planilha, veja. Produto Quantidade Arroz 25 Feijão 32 Milho 51 Observe que, quando inserimos dados numa célula, seja texto, um número ou uma função, aparece também na barra de fórmulas. Como você sabe, este procedimento ocorre desta forma na versão 2003 do Excel. Na versão 2007, existe uma pequena diferença. Para conhecê-la, leia o texto a seguir. Inserindo dados e formatando células No Excel 2007, inserir dados na planilha segue o mesmo comportamento do Excel Clique sobre a célula deseja e digita os dados desejados. Formatar também é muito semelhante, porém agora as formatações podem ser feitas por meio do Menu Início, que permite alterar cores, fontes e aplicar estilos nas letras. No Excel 2003, a formatação é feita utilizando-se a Barra de Formatação. Comece agora mesmo a utilizar o Excel. Você poderá ir colocando em prática o que está aprendendo e testando todos os novos conhecimentos, assim será muito mais fácil aprender. 29

6 Formatando células Neste tópico vamos aprender como formatar células no Excel. Vamos realizar mais este desafi o. Vamos formatar a fonte da nossa planilha. Para isso, é necessário que selecionemos as células onde desejamos fazer as formatações. Para selecionar mais de uma célula, é muito simples: Passo 01: Clique com o botão esquerdo do seu mouse sobre a célula A1. Passo 02: Arraste até a célula B4. Produto Quantidade Arroz 25 Feijão 32 Milho 51 Com as células selecionadas, utilize a barra de ferramentas de formatação para realizar as alterações. Passo 03: Clique na seta Fonte. Passo 04: Selecione a fonte Verdana. Também é possível selecionar linhas e colunas completas. Para isso, proceda da seguinte forma: Passo 05: Clique sobre a letra correspondente à coluna. Passo 06: Clique no número correspondente à linha. Passo 07: Selecione as células da linha 3. Passo 08: Clique no menu Formatar. Passo 09: Altere o tamanho da fonte, para o tamanho 14. É importante acrescentar que, quando imprimimos um documento do Excel, as linhas que delimitam as células não aparecerão na impressão, para que essas demarcações apareçam é necessário inserirmos bordas. Existem duas maneiras de inserir bordas em células, vamos conhecê-las: Passo 01: Selecione as células que deseja inserir bordas. Passo 02: Clique no menu Formatar na Barra de menus. Passo 03: Clique em Células. Você percebeu que abriu uma janela e que existem 6 abas? Passo 04: Clique na aba Borda. Passo 05: Clique em Predefi nições Observe que, se você quiser, poderá fazer apenas o contorno. 30

7 Você ainda pode escolher o estilo da linha e a cor. Passo 06: Vamos escolher a Linha cheia. Passo 07: Agora selecione a Cor azul. Passo 08: Clique em OK. Pronto! Nossa tabela está com bordas. Mas, vamos descobrir a outra maneira de inseri-las, esta é mais simples. Passo 01: Selecione as células que deseja inserir bordas. Passo 02: Clique no ícone Tabelas e bordas na barra de ferramentas. Passo 03: Você percebeu que abriu uma janela com o desenho das bordas? Você poderá inserir os contornos e as linhas. Vamos clicar sobre Bordas externas. Passo 04: Agora vamos alterar a cor e o estilo da linha. Clique em Desenhar tabelas. Você percebeu que no lugar do cursor apareceu um lápis e na planilha uma caixa de ferramentas? Passo 05: Selecione a linha pontilhada, a cor vermelha e desenhe as linhas. Se quiser conhecer como inserir e formatar dados na versão 2007 do Excel, leia o texto a seguir. Inserindo dados e formatando células No Excel 2007, inserir dados na planilha segue o mesmo comportamento do Excel Clique sobre a célula desejada e digite os dados que quiser. Formatar também é muito semelhante. Porém, agora as formatações podem ser feitas por meio do Menu Início, que permite alterar cores, fontes e aplicar estilos nas letras. No Excel 2003, a formatação é feita utilizando-se a Barra de Formatação. Colocando bordas em células Na versão 2003, as bordas podem ser inseridas utilizando-se o Menu Formatar ou a Barra de Formatação. No Excel 2007 a forma de acesso às bordas é a Barra de ferramentas do Menu Início. Veja na Imagem abaixo que, como na versão anterior, existe um botão para isso: 31

8 A principal diferença é que agora existem várias outras opções de bordas que podem ser acessadas por esse botão, tornando a formatação das bordas mais simples e rápida. Fácil, não é mesmo? Lembre-se que, se tiver dúvidas, você poderá entrar em contato com o tutor pela ferramenta Tira-dúvidas, ok? Para isso, acesse o Ambiente Virtual de Aprendizagem. Dimensionando, inserindo e removendo linhas e colunas Agora vamos aprender a dimensionar, inserir e remover linhas e colunas, realizando mais um interessante desafi o. Vamos lá! Vamos alterar o tamanho da célula, antes de inserirmos informações nela. Para isso, proceda da seguinte maneira: Passo 01: Posicione o cursor do mouse sobre a divisão da coluna. Você observou que o cursor do mouse alterou sua forma para duas setas pretas, indicando lados opostos? Isso mesmo! Para aumentar a célula, terá que arrastar a seta para a direita e para diminuir à esquerda. Passo 02: Vamos aumentar a célula. Então, clique e arraste a seta para a direita. 32

9 Para alterar o tamanho depois da inserção de informações é mais simples. Passo 01: Digite produto e qualidade. Aparentemente o que você digitou está tomando o espaço da coluna seguinte, não é mesmo? Não se preocupe! Passo 02: Dê um duplo clique sobre a divisão das colunas. Você percebeu que, automaticamente, a coluna fi cou do tamanho exato do texto inserido? Simples, não é mesmo? Para realizarmos alterações com as linhas devemos proceder da mesma forma. Tudo certo até aqui? Quanta coisa importante estamos aprendendo, não é mesmo? Vamos em frente, ainda temos muito a aprender! Inserindo e excluindo linhas e colunas Neste módulo aprenderemos a inserir e excluir linhas e colunas. Temos mais uma missão a cumprir, vamos lá? Vamos criar uma tabela inserindo os dados na planilha do Excel. Para isso, proceda da seguinte forma: Passo 01: Digite na célula A1 Banana. Passo 02: Agora na célula A2 Caju. Passo 03: Digite na célula A3 Carambola. Passo 04: Na célula A4 Cenoura. Passo 05: Digite na célula A5 Figo. Passo 06: Digite na célula A6 Goiaba. Precisamos inserir a palavra Caqui entre Caju e a Carambola. Para isso, é necessário inserir uma linha entre as linhas 2 e 3, certo? Passo 07: Posicione o mouse sobre o número 3 da linha 3. Você observou que apareceu uma seta sobre o número da linha? Passo 08: Clique com o botão direito do mouse sobre o número. Percebeu que abriu uma nova janela? Passo 09: Clique em Inserir. Já temos uma nova linha na planilha, na posição 3. Observe que todas as linhas seguintes foram movidas para baixo. Para inserir colunas, o procedimento é o mesmo. No entanto, devemos posicionar o mouse sobre uma letra. 33

10 Passo 10: Posicione o mouse sobre a coluna B. Passo 11: Clique com o botão direito do mouse sobre a coluna. Passo 12: Agora clique em Inserir. Temos uma nova coluna. Simples, não é? Bem, como sempre, precisamos praticar o que aprendemos. Classificando dados Neste momento, vamos aprender a classifi car dados. No Excel, classifi car signifi ca ordenar ou colocar em sequência os dados da planilha. Chegou a hora de realizarmos mais um desafi o. Vamos lá? Temos a seguinte planilha e precisamos inserir mais dois nomes nela. Passo 01: Digite Clara na célula A8. Passo 02: Digite Patrícia na célula A9. Passo 03: Na célula B8 digite 34. Passo 04: Digite 40 na célula B9. Passo 05: Digite Rio de Janeiro na célula C8. Passo 06: Digite Salvador na célula C9. Perceba que na planilha que criamos, as colunas estão todas desordenadas. Vamos colocar a coluna A, com os nomes, em ordem alfabética? Passo 07: Selecione as células onde os dados estão inseridos, clicando sobre a letra A. Passo 08: Clique no menu Dados na Barra de Menus Passo 09: Clique na opção Classifi car. Observe que a opção Expandir a seleção já veio selecionada. Passo 10: Clique novamente em Classifi car. Abriu uma nova janela, não é mesmo? Na seção Classifi car por permite que escolhamos a coluna que desejamos classifi car os dados, bem como selecionarmos as opções crescente, ou seja, 1,2,3 ou A,B,C... ou decrescente 3,2,1 ou C,B,A...para a ordem de classifi cação. Passo 11: Clique na seta para visualizar as opções. Passo 12: Clique em Classifi car por Coluna A. Notou que nela também existem os outros dois valores, Coluna B e C? 34

11 Passo 13: Selecione a Coluna A. Passo 14: Clique na opção Crescente. As demais seções ( Em seguida por e E depois por ) permitem uma ordenação múltipla, ordenando várias colunas ao mesmo tempo. Passo 15: Clique em OK. Observe a ordenação dos nomes da lista. Você percebeu que os dados da coluna Nome estão agora em ordem alfabética e que as linhas com os dados da coluna idade e cidade acompanharam o respectivo nome? Para saber como realizar como classifi car dados na versão 2007 do Excel, leia o conteúdo a seguir. Classificando dados Ordenar dados na versão 2007 é muito semelhante à versão Utilize, para isso, o botão Classifi car e Filtrar, localizado no Menu Início, como na imagem a seguir: Observe que existem duas opções de acesso rápido. A primeira, classifi car de A a Z, ordena os dados do menor para o menor e a segunda, classifi car de Z a A, faz o inverso. Para mais opções, existe a opção Personalizar Classifi cação. Tudo bem até aqui? Lembre-se que é necessário praticar, pois somente desta forma é possível assimilar todos os conhecimentos adquiridos até aqui. Mesclando células Agora vamos aprender a mesclar as células. Vamos realizar o último desafi o deste módulo? Vamos lá! Mesclar células signifi ca unir uma ou mais células, transformando-as em uma única célula. Vamos inserir alguns dados em uma planilha. Passo 01: Selecione as células A1 e B1. Passo 02: Clique no botão Mesclar e centralizar que fi ca na barra de ferramentas. 35

12 Observe que as células que selecionamos para mesclar, transformaram-se em uma única célula. Note que mesclamos duas colunas, mas podemos também mesclar linhas. O procedimento é o mesmo. E, se quisermos cancelar essa ação e voltar as células mescladas ao estado normal? Proceda da seguinte forma: Passo 01: Selecione a célula mesclada. Passo 02: Clique novamente no botão Mesclar e centralizar. Para saber como mesclar células na versão 2007 do Excel, leia o texto a seguir. Mesclando células Mesclar células, ou seja, unir uma ou mais células, no Excel 2007 tem o mesmo funcionamento do Excel 2003, no entanto nesta nova versão possui mais opções que podem ser acessadas logo na barra de ferramentas, localizada no Menu Início. Observe que o botão, além de mesclar as células, centraliza seu conteúdo. O botão também apresenta outras opções de centralização. Fácil, não é mesmo? Lembre-se que: se tiver dúvidas, entre em contato com o tutor, pela ferramenta Tira-dúvidas, no Ambiente Virtual de Aprendizagem, ok? 36

13 Concluindo o módulo Aprendemos muitas coisas neste módulo, não é mesmo? Espero que você tenha gostado. Relembre a seguir tudo o que aprendeu. Quanta novidade, não é mesmo? Tomara que você já tenha percebido o quanto o Excel irá lhe ajudar nas mais diversas tarefas. Ainda temos muita coisa para aprender sobre o Excel, afi nal só estamos no módulo 02 do nosso curso. Portanto, prepare-se! Pois, apesar de este módulo ter sido muito importante para lhe dar as primeiras informações sobre o assunto, os módulos que virão a seguir trarão muitas outras novidades. Aproveite! Quando você perceber que a utilização das fórmulas estudadas neste módulo se tornou simples, você pode buscar novos conhecimentos. Por enquanto, pratique as quatro operações (adição, subtração, multiplicação e divisão), estas lhe ajudarão muito e são essenciais nesse estágio de estudo, no qual você está começando a conhecer o Excel. Nosso curso não termina aqui. Temos ainda muitas coisas a aprender. Conto com sua parceria no próximo módulo. Ah! Antes de iniciarmos o módulo 03, realize a atividade de fi nal de módulo para testar os novos conhecimentos, acessando o Ambiente Virtual de Aprendizagem. Atividade final do módulo Importante: Você deve realizar estas atividades de fi nal do módulo, no Ambiente Virtual de Aprendizagem para ter acesso ao conteúdo do módulo 03: Trabalhando com fórmulas. 1. Você aprendeu, neste módulo, que existem duas formas de criar uma planilha no Excel. Selecione a alternativa que indica as formas corretas: a. ( ) Acesse o menu Arquivo e depois clique em Novo; clique no ícone Novo na Barra de ferramentas. b. ( ) Clique no menu Iniciar em Windows; clique no menu Inserir na Barra de menus. c. ( ) Acesse o menu Inserir e depois clique em Novo; clique no ícone Pincel, na Barra de ferramentas. d. ( ) Acesse o menu Formatar e depois clique em Fonte; clique no ícone Novo, na Barra de ferramentas. 37

14 2. Existem três formas de salvar uma planilha do Excel. Tenho certeza de que você conseguirá identificar quais são elas. Selecione a alternativa correta: a. ( ) Acesse o menu Arquivo e depois clique em Salvar; clique no ícone de Disquete na Barra de ferramentas e Utilize o teclado clicando simultaneamente nas teclas Ctrl e b do seu teclado. b. ( ) Acesse o menu Formatar e depois clique em Fonte; clique no ícone Novo, na Barra de ferramentas. c. ( ) Clique em Inserir, na Barra de menus e depois em gráfico; clique em Assistente de gráfico, na Barra de ferramentas. 3. Você aprendeu a inserir, formatar e classificar dados numa planilha de Excel. Diante do que você aprendeu, selecione a alternativa correta: a. ( ) Para inserir dados, é necessário você clicar no menu Novo, na Barra de ferramentas. Os dados só podem ser classificados em ordem alfabética e, para formatar dados, você deve clicar no menu Exibir. b. ( ) Para inserir, formatar e classificar dados numa planilha, você utiliza o menu Iniciar. c. ( ) Para inserir, formatar e classificar dados numa planilha, você utiliza a ferramenta fonte. d. ( ) Para inserir dados, é necessário ativar uma célula no Excel, clicando sobre ela; para formatar dados, é necessário selecionar as células que precisam ser formatadas e para classificar os dados é necessário clicar no menu Dados, na Barra de menus e, em seguida, em Classificar. 4. Neste módulo você aprendeu a mesclar as células. Você sabe para que serve esta função? Selecione a alternativa correta: a. ( ) Mesclar células serve para unir uma ou mais células, transformando-as em uma única célula. b. ( ) Mesclar células serve para trocar as cores e fontes das células. c. ( ) Mesclar células serve para dividir uma célula em duas ou mais células. d. ( ) Mesclar células serve para colocar bordas nas tabelas. 38

15 Saiba Mais Formatando células no Excel - colunas/canalaberto/ult3810u28.shtml Formatando planilhas Microsoft Excel 2003 Help - ce. microsoft.com/pt-br/excel-help/ch aspx Microsoft - Como usar listas no Excel ce.microsoft. com/pt-br/excel-help/listas-i-como-usar-listas-no-excel RZ aspx Referências COSTA, Fernando dos Santos. Excel São Paulo: Easycomp, JESUS, Pedro Filipe. Manual prático Microsoft Excel Abril MAGRINI, Aloizio. Excel 2003 básico. UNIFESP - Escola de Artes, Ofícios e Computação. Básico do Microsoft Excel Microsoft Excel Help - ce.microsoft.com/pt-br/excel-help 39