Informações importantes

Transcrição

1 Processo de migração: consiste na conversão da sua caixa de GroupWise para um formato que Outlook reconheça e importe as informações para a sua nova caixa, dentro de um novo servidor. Dessa forma, durante o próximo final de semana, faremos a importação dos conteúdos que estão nos servidores atuais do GroupWise, ou seja, o histórico da sua caixa de ( s recebidos, enviados e arquivados em pastas). Todos o seu arquivo reserva também será migrado, porém esse processo será realizado posteriormente, quando as equipes de TI o farão individualmente para cada usuário, durante o horário de expediente. Organização da sua conta do GroupWise: solicitamos que seja realizada uma limpeza na sua caixa do GroupWise e no seu arquivo reserva até às 18h de sexta-feira (15). Essa ação irá auxiliar na migração, pois diminuirá o volume de dados a ser convertido e copiado. Novo acesso: na próxima segunda-feira (18) o acesso à ferramenta de corporativo deverá ocorrer através do aplicativo web, pelo endereço Aqueles que possuem a licença do Microsoft Office e preferem utilizar o cliente de Microsoft Outlook deverão acionar a equipe de TI de sua unidade para realizar a instalação e configuração da ferramenta. Endereço de continuará o mesmo, porém a senha será alterada e composta pelo seu último nome (com o primeiro caráter em maiúsculo) + 6 primeiros dígitos do seu CPF. Ex: Nome: Fulano José da Silva CPF: Senha: Silva@ Utilização do durante o final de semana: caso seja necessário, após as 23h de sábado (16), você poderá utilizar sua conta para receber e enviar , através do endereço web O acesso deverá ser realizado por meio da senha informada anteriormente, e a sua conta poderá estar sem nenhum histórico neste momento. 1/5

2 Utilização inicial do Outlook: ao acessar o seu novo ambiente, as mensagens e pastas que estavam na conta do GroupWise estarão localizadas em uma pasta com o seu nome, situada abaixo da pasta denominada histórico. Basta expandir a pasta histórico e a pasta com seu nome para ter acesso a todo o histórico da sua caixa de . Arquivo reserva: será migrado no decorrer dos meses de julho, agosto e setembro pelas TI de cada unidade, com o apoio da TI Corporativa. Como essa etapa exige a intervenção individual em cada máquina, e o volume de dados é muito superior ao que temos hoje em nossos servidores, pedimos a sua compreensão durante esses três meses de migração. Celulares corporativos: para os colaboradores que possuem aparelhos corporativos, e que têm autorização para utilização do serviço móvel, informamos que sua conta de ficará indisponível após a migração, e que os aparelhos deverão ser reconfigurados no decorrer da próxima semana, com o apoio da equipe de TI de sua unidade. Tutoriais de migração: é importante que você dedique 15 minutos do seu tempo para realizar a leitura das instruções contidas nos links abaixo. Isso servirá de apoio e de preparo para o processo de migração: Interface Outlook Exchange APP Troca de Senha Configuração de Assinatura Funções Básicas Configurando no Outlook 2/5 Em caso de dúvidas ou problemas durante o processo: você poderá contar com um canal exclusivo de atendimento para esta etapa da migração, através do telefone (41) , de segunda a sexta-feira, das 07h às 22h30min.

3 Confira abaixo algumas situações que poderão ocorrer durante o processo de migração: Mensagens e caixa de Perda de mensagens: para alguns usuários poderá ocorrer a perda de algumas mensagens durante o processo de conversão entre as plataformas. Caso você identifique essa situação, pedimos que entre em contato com o canal exclusivo conforme mencionado anteriormente. Erro ao responder mensagens: ao responder uma mensagem antiga (proveniente do GroupWise) pelo Outlook, poderá ocorrer um erro que impedirá o envio da mesma. Nesse caso, você deve verificar os destinatários, pois na maioria dos casos se você os remover e adicioná-los novamente a mensagem será enviada normalmente. Imagens de mensagens antigas: mensagem provenientes do GroupWise, com imagens inseridas no corpo do , poderão apresentar problemas de exibição. Por exemplo, imagens como as de assinatura de , entre outras, poderão não aparecer. Nesse tipo de situação, basta verificar os anexos, pois as imagens estarão anexadas e poderão ser baixadas e verificadas caso necessário. Itens enviados: os s enviados anteriormente através do GroupWise, e que foram importados para o Outlook, perderão seus status. Isso significa que não será mais possível visualizar se a mensagem foi entregue, lida, encaminhada, apagada etc. Infelizmente esse é um problema para o qual não existe uma solução. Verificação de status de mensagens enviadas: por padrão, o Outlook não permite a verificação do status das mensagens enviadas (se foi entregue e/ou foi lida). Porém, para os colaboradores que necessitam dessa funcionalidade por motivos de trabalho, é possível solicitar a ativação por meio do canal exclusivo de suporte ( , de segunda a sexta-feira, das 07h às 22h30min). Compartilhamento de pastas: as pastas anteriormente compartilhadas entre caixas de do GroupWise não serão migradas. Aqueles que necessitam desse recurso deverão solicitar auxílio à equipe de TI de sua unidade. Migração de Regras: as regras criadas no GroupWise, para auxiliar na organização da caixa de , não serão migradas e terão que ser recriadas pelo usuário na sua conta do Outlook. 3/5

4 Calendário e Compromissos Exportação do calendário: recomendamos aos colaboradores que fazem uso intenso do calendário do GroupWise que, por segurança, execute a exportação desse arquivo através do link Dessa forma, será possível recuperar esses itens de forma mais rápida no Outlook. Compromissos: o processo de migração tem como objetivo levar todos os compromissos que estavam no GroupWise para a sua conta do Outlook. No entanto, poderão ocorrer erros durante esse processo, como por exemplo a falta de alguns compromissos ou até mesmo a ausência de todos. Nesses casos, solicitamos que você entre em contato com o canal exclusivo para que seja realizada a análise individual de cada caso. Aceite de compromissos: compromissos que estão pendentes de aceite em sua caixa do GroupWise deverão ser aceitos ou não, caso contrário esses itens não serão migrados. Compromissos migrados: os compromissos migrados do GroupWise serão objetos órfãos no Outlook, isso significa que ações como o reagendamento ou cancelamento de compromissos estarão comprometidos, de maneira que o responsável pelo mesmo deverá enviá-lo novamente ou informar as alterações aos demais por ou telefone. Para novos compromissos, criados a partir do Outlook, todas as funcionalidades deverão funcionar normalmente. Compromissos com recorrência de datas: os compromissos migrados, com recorrência de datas, como por exemplo reuniões agendadas para determinado dia da semana, durante determinado período, irão aparecer com multiplicidade no calendário do Outlook. Para esse tipo de situação, solicitamos que você proceda com a exclusão manual das duplicidades. Caso tenha dificuldade durante esse processo, você poderá solicitar o apoio da equipe de TI de sua unidade. Compromissos enviados: poderá ocorrer que alguns compromissos que o usuário tenha enviado através do GroupWise não sejam exibidos. Nesse caso, você deve entrar em contato com a TI de sua unidade. Compartilhamento de calendário: é possível realizar o compartilhamento do seu calendário, porém como trata-se de uma funcionalidade avançada do Outlook, recomendamos que seja realizada com o apoio da equipe de TI. 4/5

5 Bloco de endereços, Contatos frequentes e Bloco particular Bloco de endereços do Outlook: o bloco de endereços do Outlook contém todos os endereços corporativos que existiam no GroupWise. Ao acessar a sua nova conta, você deverá verificar o seu nome, que poderá estar diferente do cadastrado anteriormente no GroupWise (poderá aparecer o nome completo no Outlook por exemplo), pois, durante a migração, essa informação foi importada da base de dados dos colaboradores. Se você desejar alterar o seu nome, deverá abrir chamado para a TI de sua unidade. Bloco de endereços personalizado: o bloco de endereço dos contatos frequentes e qualquer outro criado pelo usuário não será migrado. Portanto, para encontrar algum contato externo você deve consultar o histórico de suas mensagens. Após enviar a primeira mensagem para esse usuário, o endereço será salvo automaticamente nos seus contatos frequentes do Outlook. Também existe a possibilidade de exportar os seus contatos (reforçando que você poderá exportar apenas o bloco de endereço referente aos contatos frequentes e aqueles criados por você, não é permitido exportar o bloco de endereços global do GroupWise). Após, no ambiente do Outlook, será possível importar de forma correta os blocos de endereços para a sua conta. Confira o tutorial para realizar exportação: Bloco de endereços compartilhado: é possível compartilhar um bloco de endereço entre usuários. Para ativar essa funcionalidade você deverá solicitar à equipe de TI da sua unidade. Grupos criados pelo usuário: os grupos de contatos do GroupWise (GW), criados pelos usuários, não serão migrados neste momento. Posteriormente, será realizada, em conjunto a Comunicação Corporativa e das unidades, uma nova padronização para a criação de grupos. O GroupWise foi a ferramenta de utilizada pelos colaboradores do Positivo por mais de 20 anos, portanto é natural que ocorra um período de adaptação dos usuários, quando dúvidas e dificuldades poderão ocorrer. Contudo, a equipe de TI estará disponível para apoiar a todos durante este período. Da mesma forma, também contamos com a sua compreensão e colaboração para que a implantação da nova ferramenta ocorra com sucesso! 5/5