Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais Graduação em Sistemas de Informação PROPOSTA DE UM PADRÃO PARA A REALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES DE UM PMO

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1 Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais Graduação em Sistemas de Informação PROPOSTA DE UM PADRÃO PARA A REALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES DE UM PMO Estela Souza Oliveira Belo Horizonte 009

2 Estela Souza Oliveira PROPOSTA DE UM PADRÃO PARA A REALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES DE UM PMO Monografia apresentada ao programa de Graduação em Sistemas de Informação da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais, como requisito parcial para obtenção do título de Graduando em Sistemas de Informação. Orientadora: Professora: Rosilane Mota Belo Horizonte 009

3 Estela Souza Oliveira PROPOSTA DE UM PADRÃO PARA A REALIZAÇÃO DAS ATIVIDADES DE UM PMO Monografia apresentada ao programa de Graduação em Sistemas de Informação da Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais, como requisito parcial para obtenção do título de Graduando em Sistemas de Informação. Rosilane Ribeiro da Mota (Orientadora) PUC Minas -PUC Minas -PUC Minas Belo Horizonte 009

4 AGRADECIMENTOS A Deus por me proporcionar à oportunidade de ingressar no curso de Sistemas de Informação, me capacitando até o presente momento. Aos meus pais Auristela e Hebert, pelo amor, carinho, dedicação, sustento espiritual e financeiro. A meu noivo Ricardo, que estava comigo em momentos decisivos, me incentivando, me fazendo abrir os olhos e enxergar que eu podia ir um pouco mais além. Agradeço também o privilégio de ter sido orientada pela professora Rosilane que me apoiou com sua sabedoria, didática e ética profissional, tornando possível a realização deste trabalho. A minha prima Carla pelo carinho, confiança e o apoio incondicional. Aos meus irmãos, e a Daniela que me apoiaram nas decisões importantes que muito contribuíram para a conclusão deste trabalho. Aos amigos da PUC pelo apoio moral e espiritual, não dá para citar todos os nomes, pois, poderiam esquecer alguns. A minha avó Helena pela confiança, minha avó Terezinha e tia Arlene pelas orações. A todos que compreenderam minhas necessidades e ausências e que, de alguma forma, me incentivaram e contribuíram para este trabalho.

5 A cada dia que vivo A cada dia que vivo mais me convenço de que o desperdício da vida está no amor que não damos, nas forças que não usamos, na prudência egoísta que nada arrisca e que, esquivando-nos do sofrimento, perdemos também a felicidade. Carlos Drummond de Andrade

6 RESUMO A presente monografia tem como objetivo proporcionar uma pesquisa a fundo de modo a mostrar o que são os chamados escritórios de projetos, como eles funcionam, para que servem e como devem ser utilizados. Os PMO s Project Management Officer na verdade, nada mais são do que escritórios comuns ou até mesmo escritórios virtuais destinados a desenvolver e verificar todos os assuntos relacionados aos projetos da organização. Visando uma metodologia eficaz, nossa intenção é propor um padrão para que possa ser utilizado por todos os profissionais destinados a desempenhar as tarefas diretamente ligadas ao desenvolvimento dos projetos de uma organização. Ao fim desse estudo, com a pesquisa realizada iremos verificar os benefícios que serão adquiridos no emprego do padrão proposto no decorrer do desenvolvimento dos projetos dentro das organizações. Palavras-Chave: Escritórios de projetos. Projetos. Organização

7 LISTA DE FIGURAS Figura : Seqüência típica de fases no ciclo de vida de um projeto (PMBOK, 00)... 0 Figura : A relação entre as partes interessadas e o projeto (PMBOK, 00)... Figura : Levantamento das Atividades do PMO... 7 Figura : Fases da criação e implantação de um PMO... 8 Figura : Fluxo de Execução... Figura 6: Identificação de riscos: Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas...

8 LISTA DE GRÁFICOS Gráfico : Nível de relevância das atividades agrupadas de modo satisfatório...8 Gráfico : Nível de adequação das atividades agrupadas de modo satisfatório...9 Gráfico : Nível de relevância definir a equipe antes de definir características do sistema...9 Gráfico : Nível de adequação definir a equipe antes de definir características do sistema...0 Gráfico : Nível de relevância se os papéis representam os stakeholders na sua maioria....0 Gráfico 6: Nível de adequação se os papéis representam os stakeholders na sua maioria.... Gráfico 7: Nível de relevância referente ao ativos de processos serem de extrema importância... Gráfico 8: Nível de adequação referente ao ativos de processos serem de extrema importância... Gráfico 9: Nível de relevância a necessidade da criação de workflow de processos... Gráfico : Nível de relevância para a parametrização dos processos no sistema de apoio... Gráfico : Nível de adequação para a parametrização dos processos no sistema de apoio... Gráfico : Nível de relevância a importância de se testar as funcionalidades do sistema de apoio... Gráfico : Nível de adequação a importância de se testar as funcionalidades do sistema de apoio... Gráfico : Nível de relevância das funcionalidades do sistema de apoio junto com stakeholders... Gráfico 7: Nível de relevância de enquadrar os impactos em suas determinadas categorias...6 Gráfico 8: Nível de adequação de enquadrar os impactos em suas determinadas categorias...7 Gráfico 9: Nível de relevância se atividades relacionadas atendem as necessidades...7 Gráfico : Nível de relevância para a avaliação gradativa do nível de maturidade da equipe...8

9 Gráfico : Nível de relevância para a avaliação gradativa do nível de maturidade da equipe...9 Gráfico : Nível de relevância para junção de áreas de conhecimento...9 Gráfico : Nível de adequação para junção de áreas de conhecimento...60 Gráfico 6: Nível de relevância da adequação dos possíveis erros...6 Gráfico 7: Nível de relevância a organização da elaboração do artefato...6 Gráfico 8: Nível de adequação a organização da elaboração do artefato...6

10 LISTA DE QUADROS Quadro : Atividades a serem executadas no padrão proposto...0

11 LISTA DE SIGLAS PMO Project Management Office APT Autonomous Project Team PSO Project Support Office PMBOK Project Management Body of Knowledge WFMC Workflow Management Coalition SAO Sistemas de Apoio Operacionais PMI - Project Management Institute

12 SUMÁRIO. INTRODUÇÃO.... Problema.... Objetivo.... Motivação.... Contribuições.... METODOLOGIA.... Organização.... REVISÃO BIBLIOGRÁFICA...7. Projetos...9. Stakeholders...0. Processo.... Gerência de projetos.... Tipos de PMO s.... Lean six....6 PMBOK....7 Gerentes do PMO...6. FLUXOS DO LEVAMENTO DAS ATIVIDADES DO PMO...7. Fluxos das fases de criação e implantação do PMO MODELO PROPOSTO PARA A EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES DO PMO Planejamento Avaliar os fatores ambientais da empresa Avaliar o nível de maturidade da empresa Informar toda a documentação e os processos necessários Fazer análise dos requisitos necessários Listar os projetos existentes Definir a equipe envolvida no projeto Avaliar a tecnologia disponível para o desenvolvimento do projeto Criar um workflow de processos Implantar workflow de processos no sistema de apoio operacional Desenhar os processos operacionais do PMO Parametrizar os processos Implantar templates Controle Testar o sistema de apoio operacional Avaliação dos impactos Teste com a equipe Cronograma informando datas das reuniões Tutorial sobre a implantação Encerramento Oferecer treinamento Correção dos erros existentes Emitir relatório com os resultados VALIDAÇÃO DOS RESULTADOS CONCLUSÃO E TRABALHOS FUTUROS...6 REFERÊNCIAS...6 APÊNDICES...6

13 . INTRODUÇÃO Com a crescente globalização em todos os aspectos em nossa vida, grandes demandas, rotatividade de informações, e uma alta concorrência, as organizações passaram a adotar a estrutura de escritórios de projetos em seu dia-a-dia. O grande desafio encontrado pelas organizações é desenvolver projetos que possuam qualidade, alta produtividade e ainda estejam dentro do prazo e do orçamento estipulado pelos seus clientes. Esses escritórios de projetos são áreas destinadas a vencer os desafios encontrados pelas organizações no desenvolvimento dos seus projetos. Os escritórios de projetos são os chamados PMO s (Project Management Office), onde dentro das organizações esses escritórios são responsáveis pela total verificação das atividades referente aos projetos desenvolvidos pela as mesmas. Os escritórios de projetos nada mais são do que escritórios comuns, ou seja, podem existir em um ambiente físico ou até mesmo em um ambiente no ciberespaço. Nesses espaços, de certa forma estão reunidos todos os profissionais destinados a desempenhar tarefas diretamente ligadas ao desenvolvimento dos projetos em que a organização se encontra envolvida. Ao se mostrar inteiramente preocupada com o desenvolvimento dos seus projetos, visando a qualidade de seu produto e principalmente a satisfação de seus clientes a empresa mostra que com isso possui uma grande maturidade organizacional, fazendo com que isso torne-se um ponto crucial para adquirir novos clientes. Dentre diversas coisas, as principais atividades desenvolvidas nos escritórios de projetos estão relacionadas a desenvolver padrões e processos, e, propor novas metodologias que tornem melhor o desenvolvimento de cada projeto dentro da organização. O gerenciamento de suas carteiras de projetos será uma função a ser realiza com maior facilidade pela empresa ao colocar as atividades exercidas pelos escritórios de projetos em prática no dia-a-dia da organização, fazendo com que isso se torne um banco de dados com informações de todos os projetos realizados pela organização, podendo ser utilizado posteriormente no desenvolvimento de projetos futuros. Antes mesmo que uma empresa pense em criar um escritório de projetos, tem-se que verificar a real necessidade dessa nova área dentro da organização, se ela trará algum benefício, e quais os pós e contras que isso acarretara dentro da organização.

14 Existem várias formas de verificar se existe a real necessidade da criação do escritório de projetos para a empresa. Mas para isso, o presidente da organização precisa ter em mãos informações que o leve a conhecer como são desempenhadas as atividades diariamente dentro da organização, sabendo como é o atendimento aos clientes, qual é a capacitação do seu pessoal, dentre outras informações essenciais para o andamento do projeto desenvolvido pela organização. Para que tudo saía da forma correta, ao estabelecer que a organização criará um escritório de projetos, ela precisa ter o total apoio de todos os envolvidos, onde esse total apoio conta tanto com o apoio financeiro quanto com o apoio moral. Porém, como tudo o que acontece de novo em nosso dia-a-dia, criar um escritório de projetos dentro de uma organização pode significar enfrentar diversas dificuldades, como a baixa credibilidade e também a resistência às mudanças que ocorrem com a criação de uma nova área dentro da organização, por parte dos funcionários. Apesar das dificuldades enfrentadas, a criação de uma nova área dentro da organização pode trazer vários benefícios, principalmente no desempenho das atividade diária do desenvolvimento de novos projetos, possibilitando uma visão total e integrada, definindo padrões, dentre várias outras coisas que serão de certa forma facilitada com essa nova área da organização. Pensando assim, cada organização tem que avaliar suas reais necessidades e chegar à conclusão do que é bom para os seus interesses, dessa forma podendo fazer a implantação dessa área para auxiliar as necessidades encontradas diariamente.. Problema As empresas que já possuem os escritórios de projetos sabem que esta área da empresa a cada dia que passa, encontra-se mais sobrecarregada, todos os dias propostas de novos projetos são recebidas, para que possam ser estudados e assim desenvolvidos. Devido à grande demanda de serviços e informações encontradas pelas empresas, as mesmas enfrentam diariamente problemas que prejudicam a sua estrutura organizacional. Dentre os vários problemas enfrentados pelas organizações, podemos citar o principal dentre eles, que seria a falta de uma estrutura coerente, um passo a passo que

15 possa ser seguido pelos responsáveis envolvidos no projeto durante o seu desenvolvimento. Para que os projetos de uma organização sejam desenvolvidos com sucesso, é preciso definir as ações e as atividades que serão desempenhadas no decorrer do processo de desenvolvimento de cada projeto, de modo a estabelecer documentos a serem utilizados pelo escritório de projeto. Mesmo enfrentando vários problemas, as organizações encontram-se na obrigação de prestar serviços de qualidade, garantindo que acima de tudo que o seu produto final seja entregue a seus clientes de modo que ambas as partes saiam satisfeitas com o produto obtido.. Objetivo O objetivo dessa monografia é propor um processo padrão para ser utilizado diariamente pelos escritórios de projetos no desenvolvimento dos projetos, de modo a definir metas e atividades a serem desempenhadas, atribuir responsabilidades aos envolvidos, fazer a categorização dos artefatos a serem utilizados, e ao final do processo gerar documentos que possam servir como base para projetos futuros, dentre várias outras coisas. A intenção desse trabalho ao propor essas diretrizes é promover uma maior organização no desenvolvimento dos projetos, visando acima de tudo à qualidade, alta produtividade e ainda que os PMOs possam de modo eficaz minimizar os problemas relacionados ao alcance das métricas. O padrão proposto para a realização das atividades de um PMO será disponibilizado a todos os envolvidos diretamente com o desenvolvimento dos projetos.

16 . Motivação Os escritórios de projetos é a área de fundamental importância tanto no processo de desenvolvimento, quanto no processo de gerenciamento dos projetos existentes dentro de uma organização. Tanto em grandes projetos, quando em projetos menores existem grande quantidade de pessoas envolvidas, tornando assim difícil a comunicação, ocasionando dificuldades em atribuir responsabilidades aos envolvidos e na categorização dos artefatos a serem utilizados, existindo assim a necessidade se de seguir um padrão previamente estabelecido. O entendimento de como o padrão deverá ser seguindo, também é uma questão importante, todos os envolvidos devem seguir em media, a mesma linha de raciocínio. No PMO o responsável e os envolvidos necessitam se empenhar cada dia mais de modo integrado na realização das atividades relacionadas ao projeto, maximizando a probabilidade do sucesso do projeto e minimizando a ocorrência do possível fracasso.. Contribuições O trabalho desenvolvido tem o objetivo de contribuir para a realização das atividades diárias de um PMO, integrando diversas informações e estabelecer um único caminho a ser seguido pelos envolvidos na realização das mesmas. Identificar a necessidade de se seguir um guia durante o decorrer do projeto, com a elaboração de um padrão para isso, facilitará a vida do gerente durante a concepção do projeto.

17 . METODOLOGIA Para o desenvolvimento desse trabalho, que irá propor novas diretrizes para as atividades relacionadas aos escritórios de projetos, no que diz respeito ao desenvolvimento de projetos dentro dos PMOs, analisaremos informações diárias sobre as organizações e seus escritórios de projetos, através de livros, artigos, trabalhos anteriores, e pesquisas em sites confiáveis. Na primeira fase analisamos casos reais que acontecem diariamente nos escritórios de projetos, de modo a encontrar as deficiências que existem no decorrer da realização das atividades relacionado ao desenvolvimento dos projetos, também foi realizado um levantamento bibliográfico sobre áreas relacionadas com os escritórios de projetos. Na segunda fase, mapeamos as ações e as atividades que são comumente realizadas nos escritórios de projetos quando existe um projeto a ser desenvolvido. Depois de avaliar as ações e as atividades, na terceira fase mapeamos toda a documentação que foi e será utilizada nos projetos. Sabendo das dificuldades que serão encontradas pelos PMOs para o desenvolvimento dos projetos, na quarta fase, propomos as diretrizes que serão utilizadas para agilizar e aumentar a eficácia do desenvolvimento dos projetos, para que os mesmos possam ser realizados de forma mais rápida e eficaz. Após a implantação das diretrizes necessárias aos PMOs, foi feita a validação através de questionários aplicados aos envolvidos nos projetos, de modo a verificar a aceitação por parte de todos.. Organização O presente trabalho foi organizado de modo a discutir os principais tópicos relacionados com os escritórios de projetos, com o intuito de aplicar novas diretrizes. O trabalho foi divido em várias seções. No início, temos a introdução que tem por objetivo mostrar de um modo amplo os assuntos que serão abordados. Na Seção do trabalho, encontra-se a metodologia que tem por objetivo fazer uma organização de todo

18 6 o desenvolvimento. Mais à frente na Seção, temos a revisão bibliográfica que faz uma junção de todo o material selecionado para o desenvolvimento do trabalho, e na Seção, encontra-se a fundamentação teórica na qual foi o enfoque de todo o trabalho. Em seguida na Seção, será proposta as diretrizes para o desenvolvimento das atividades do PMO, com o objetivo estabelecer as atividades a serem desempenhas de forma rotineira, estabelecendo os atores e responsáveis. Na Seção 6, ocorre a validação dos resultados, através de questionários que foram respondidos pelos respectivos gerentes. E finalizando, na Seção 7, temos a colusão do trabalho que tem por finalidade observar como acontece o desenvolvimento dos projetos dentro das empresas nos dias de hoje, apontando os pontos que podem ser melhorados, quais as melhores ferramentas que podem ser empregadas, mostrando tudo o que se foi possível tirar proveito do desenvolvimento do trabalho, verificando a validade da proposta feita. A partir desse ponto, propomos as diretrizes a serem utilizadas pelas empresas de modo correto diariamente em seus projetos.

19 . REVISÃO BIBLIOGRÁFICA 7 Nos dias atuais, os PMOs (Escritórios de Projetos) são estruturas que geram grandes estudos por parte das organizações. Implantar ou não um escritório de projetos dentro da organização é uma questão que deve ser avaliada com bastante maturidade. Acumular diversas tarefas não é uma coisa difícil de acontecer, no mundo de ambientes competitivos estar prevenido para enfrentar várias dificuldades e imprevistos que possam acontecer é nossa obrigação. A imensa competição encontrada pelas organizações tem feito com que muitas empresas busquem novos recursos, a fim de obter um maior controle no desenvolvimento de seus projetos, visando uma maior qualidade e, conseqüentemente, tendo assim a total satisfação de seu cliente. Ao implantar um escritório de projetos, a organização possibilitará maior apoio e mais controle no gerenciamento das técnicas e das ferramentas que fazem parte do desenvolvimento do projeto, fazendo com que os projetos que serão desenvolvidos, possam ser realizados com uma maior exatidão por parte da organização. O objetivo principal de uma empresa ao propor a criação de um escritório de projetos é fazer com que a organização possa manter as diretrizes para o desenvolvimento das metodologias de gerenciamento a serem utilizadas no decorrer do desenvolvimento dos projetos por toda a organização. Vemos que a criação dos escritórios de projetos é motivada pela alta complexidade dos processos, onde os mesmos possuem os prazos e os recursos cada vez mais escassos. Vários projetos não possuem nenhum padrão pré-estabelecido para o seu desenvolvimento. Os projetos sofrem várias alterações; as prioridades mudam de acordo com o desenvolvimento; várias partes envolvidas nos projetos, como os clientes, investidores ficam insatisfeitos, pois não existe nenhum gerenciamento por parte dos envolvidos. Devido a esses e outros problemas enfrentados, os escritórios de projetos tornaram-se uma realidade cada vez mais presentes dentro das organizações, tentando fazer com que os problemas encontrados possam cada vez mais ser minimizados ou até mesmo extintos. Diversas pesquisas revelam, que em torno de 80% dos projetos estratégicos desenvolvidos dentro das organizações não chegam à sua conclusão, obedecendo às

20 8 metas pré-estabelecidas para o mesmo, fazendo assim com que as organizações percam cada vez mais dinheiro e espaço competitivo para outras organizações concorrentes. Para que esses problemas possam ser diminuídos ou até mesmo extintos, as organizações podem utilizar metodologias que visam o aumento da lucratividade através dos produtos e processos otimizados, de modo a diminuir a variação. Como exemplo, podemos citar o Lean Six, PMBOK e também, logicamente, a criação dos escritórios de projetos para as empresas. As metodologias são empregadas com a intenção de possibilitar um monitoramento de modo mais eficaz do desenvolvimento dos projetos. Várias metodologias que são utilizadas se completam e podem ser utilizadas como ferramentas para o desenvolvimento dos projetos, ou até mesmo ser utilizadas como ferramentas de presença diária nos escritórios de projetos. Porém para que todo o processo possa ser aplicado, o atual modelo utilizado pela organização deve ser avaliado, observando como é realizada a gestão de cada processo, o desenvolvimento de cada um, e em que se baseia a organização. Existem vários outros aspectos que devem ser avaliados, juntamente com os anteriores para que se possa fazer a escolha correta em relação ao PMO a ser implantado na estrutura organizacional da empresa. O tempo é um fator de extrema importância para todas as empresas, e caminha junto com outro fator de suma importância que é a lucratividade. Por isso, devemos tentar de diversas formas que não ocorram imprevistos e, caso aconteçam, devemos estar preparados para enfrentá-los. Para que tudo possa sair dentro do padrão planejado; à estrutura da empresa deve ser reavaliada, e os envolvidos nos projetos devem estar bem preparados e atentos para que possam auxiliar toda organização, mediante as várias questões em relação aos projetos da empresa.

21 . FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 9 A seção de fundamentação teórica faz uma breve introdução aos conceitos relacionados aos escritórios de projeto de um modo geral que é o tema central do estudo proposto por este trabalho. E em seguida finalizaremos com alguns termos que são citados ao longo do trabalho, onde a compreensão dos mesmos é de estrema importância.. Projetos Projetos são ações finitas, onde se estipula um início e um fim. Nos projetos já existem as definições dos objetivos pré-estabelecidos, que serão realizados em decorrência de um problema, ou ate mesmo de uma oportunidade. Projetos são a junção de várias forças com um único intuito de alcançar um objetivo anteriormente determinado. As principais características dos projetos são traçar os objetivos e as expectativas. Em cada projeto deve haver a existência de uma relação fornecedor cliente. Os envolvidos devem promover atribuir uma classificação de forma única cada projeto, nos projetos a existência de incertezas dos resultados já são situações altamente esperadas, o emprego das atividades e das técnicas devem ser exclusivas para os projetos, podendo obter os resultados limitados tanto de qualidade quanto de quantidade. Segundo o guia do PMBOK projetos são guias que identifica o subconjunto do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, amplamente reconhecido como boa prática na maioria dos projetos na maior parte do tempo e utilizado como base pelo Project Management Institute.

22 . Ciclos de vida de um projeto 0 Para que os projetos possam ser desenvolvidos de forma controlada e para que haja uma maior independência por parte das ações realizadas no mesmo, os projetos são divididos em fases, essas chamadas fases do projeto constituem o denominado ciclo de vida de um projeto. No ciclo de vida de um projeto, o gerente define quais as técnicas que serão utilizadas por parte dos envolvidos, quais serão as atribuições de cada um, para que o projeto possa ser desenvolvido. Dentro dos projetos existem os chamados marcos, os marcos são os chamados resultados que são avaliados de acordos com o término de cada fase estipulada no projeto. Ao final de cada fase, devemos avaliar o desempenho do projeto, fazendo com que, com isso possamos da continuidade em seu desenvolvimento ou ate mesmo corrigir os possíveis erros. Figura : Seqüência típica de fases no ciclo de vida de um projeto Fonte: PMBOK, 00. Stakeholders Os stakeholders são as pessoas ou até mesmo as organizações envolvidas no projeto de modo ativo. Os stakeholders exercem extrema influência no decorrer do

23 projeto, seus interesses são altamente afetados no decorrer do projeto, eles podem esta presentes de forma interna ou até mesmo de forma externa a organização. As partes envolvidas devem ser claramente identificadas e gerenciadas, pois possuindo certo controle dessa parte envolvida nos projetos, caso aconteça algum desentendimento por parte dos mesmos, estaremos preparados para solucionar conflitos inesperados. Figura : A relação entre as partes interessadas e o projeto Fonte: PMBOK, 00. Processo O gerenciamento do processo, para Campos (apud Werkema, 99), determina seu controle em três ações principais: o estabelecimento da diretriz de controle (planejamento); a mensuração do nível de controle (manuteção de padrões); e a alteração da diretriz de controle (melhorias). Assim, o controle de processos é exercido por meio do ciclo PDCA (P = plan = planejamento; D = do = execução; C = check = Verificação e A = action = atuação corretiva). O ciclo PDCA é um método gerencial de tomada de decisões para garantir o alcance das metas necessárias à sobrevivência de uma organização. (Catarino, 99) Processos são diversos tipos de tarefas que tem por objetivo apresentar um resultado. Também podem ser classificados como sendo conjunto de atividades que são

24 desempenhadas, que possibilitem partir de um conceito inicial a chegar a um produto final. Ao modo de ver, na gerência de projetos, os processos estão diretamente relacionados com o planejamento, desenvolvimento e a finalização dos projetos. Os processos podem ser agregados em grandes processos ou serem divididos em processos menos. Os processos são atividades que podem ser aplicáveis em todas as áreas dentro da organização. Os processos são formados de documentos que serão trabalhados, logo após às ferramentas e as técnicas que serão utilizados e por fim temos o produto final, aquilo que é obtido no final de cada processo.. Gerência de projetos Com a globalização, as mudanças em todos os aspectos diários de nossas vidas tem sido um fato constante, e cada vez mais ocorrer em um curto espaço de tempo. Devido às mudanças constantes, temos por conseqüência à dificuldade em gerenciar projetos. A gerência de projetos nada mais é do que colocar em prática técnicas e habilidades com o objetivo único de atingir objetivos definidos anteriormente para o projeto. O gerente de projetos é o indivíduo rotulado responsável para gerenciar e delegar responsabilidades relacionadas os projetos. Raramente os gerentes participam diretamente das atividades que geram o produto final, porém ele tem a responsabilidade de fazer com que os envolvidos sejam capazes de desenvolver o projeto de modo a passar pelas fases necessárias no mesmo. Cada projeto a ser desenvolvido deve passar pelas fases de inicialização, planejamento, execução e finalização, com objetivo de atingir o sucesso em todas, e reduzindo assim o risco de um possível fracasso desse projeto. A gerência de projetos, é forma de controlar, comandar e coordernar as atividades realicionadar ao projeto em questão, fazendo com que possa se minimizado os risco de um possível fracasso.

25 Os riscos aumentam quando em cada fase, o gerente convive com a presença da incerteza. Existem três variáveis que a gerencia de projetos tenta obter o controle, são elas: tempo, custo e escopo. Gerenciar o tempo tem por objetivo desempenhar as atividades requeridas para o início, execução e término do projeto, garantindo que o mesmo seja cumprido dentro dos prazos previamente estabelecidos. Gerenciar os custos tem por objetivo desempenhar as atividades de modo a não ultrapassar o orçamento e os prazos já destinados inicialmente ao desenvolvimento do projeto. O Custo para desenvolver um projeto está relacionado a diversas condições iniciais existentes para que o projeto possa ser desenvolvido tais como: taxas labor, taxas materiais, gerência de risco, planta (edifícios, máquinas, etc.), equipamento, e lucro. Gerenciar o escopo tem por objetivo garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, incluindo também a definição da realização das atividades necessárias para que o projeto possa ser concluído,. Tipos de PMO s Os PMO s são as estruturas dentro das organizações que visão a concentração das atividades relacionadas aos desenvolvimentos e gerenciamento dos projetos. De acordo com as metodologias aplicadas no gerenciamento dos projetos, podemos verificar a existência de várias modalidades de PMO s. Aqui podemos citar dois modelos mais utilizados em relação aos tipos de PMO s. O Equipe de Projetos Autônoma (APT Autonomous Project Team) e o Escritório de Suporte de Projetos (PSO Project Support Office). O tipo APT de PMO ocorre normalmente quando a empresa não possui experiência em gerenciar projetos. O que ocorre nesse caso é que o projeto é gerenciado de acordo com as experiências vividas anteriormente em outras ocasiões pelo gerente do projeto. No caso desse tipo de PMO a total responsabilidade sobre o sucesso ou fracasso do projeto e inteiramente da equipe.

26 A experiência do gerente e a maturidade da equipe, juntamente como o poder de influenciar fatores externos são pontos fundamentais para o sucesso dos PMO s desse tipo. Já o tipo PSO de PMO é um concorrente na definição básica do PMO. Ele tem por objetivo funcionar como um apoio operacional, funcionando como uma extensão do PMO convencional. Para colocar esse tipo em uso é necessário dentre varias outras coisas, verificar a capacidade dos recursos técnicos que serão utilizados. Além desses tipos de PMO s já citados aqui, podemos também citar vários outros tipos de PMO s que podem existir dentro das organizações com o PMO de Suporte, PMO departamental, PMO Estratégico e PMO Centro de Excelência. E, além disso, podem também ser virtual VPMO, ou seja, um escritório de projetos virtual. As empresas podem se adequar ao tipo de PMO que mais se encaixa na estrutura e na cultura de sua organização.. Lean six O Lean Six é uma metodologia que visa aumentar a lucratividade das empresas através da otimização dos seus processos tentando dessa forma reduzir a variação dos mesmos. O que podemos observar nos dias de hoje, é que várias empresas vem incorporando cada vez mais freqüente o conceito de Lean em seus projetos. Com o embasamento de que com o emprego dessa metodologia elas poderão buscar cada vez mais o aperfeiçoamento, melhoria e uma maior rapidez no desenvolvimento dos seus projetos. O Lean Six é empregado na empresa de acordo com as suas necessidades e culturas variando também de acordo com o tipo do processo a ser desenvolvido. Para alguns projetos onde exista a necessidade de se reduzir os desperdícios de tempo e dinheiro, o Lean Six é bastante usado, lógico isso dependendo da cultura existente em cada empresa. No emprego dessa metodologia encontramos também o Lean Six Sigma, que tem suas bases por realizar cinco etapas definir, medir, analisar, melhorar e controlar.

27 Com tudo isso os Lean não visão somente o objetivo de aplicar determinadas ferramentas, mais sim propor uma revolução cultural e gradual dentro da empresas de modo a promover mudanças no que diz respeito de processos mais elaborados e mais eficientes..6 PMBOK O PMBOK também nomeado por Project Management Body of Knowledge é um conjunto de práticas que são aplicadas no gerenciamento de projetos pelo PMI (Project Management Institute), essas práticas são compostas pelas metodologias para usadas para gerenciar os projetos do PMI. O PMBOK possui um guia que possibilita identificar os conjuntos de práticas realizadas com sucesso no que se diz respeito ao gerenciamento de projetos, utilizando como base pelo Project Management Institute. Apesar do guia do PMBOK possuir varias práticas realizadas com sucesso, não indica que essas práticas possam ser aplicadas a quaisquer outros projetos. Cada projeto deve ser avalidado como único, e com isso verificar qual a melhor técnica a ser empregada. O Guia do PMBOK além de conter práticas relatadas com sucesso para o emprego em demais projetos, também promove o intercâmbio entre profissionais envolvidos na área de gerencia de projeto, promovendo um vocabulário comum entre os mesmo, para que possam ser aplicados diariamente no desenvolvimento dos projetos. O Guia baseia a sua estrutura em processo, de forma a organizar o desenvolvimento de todo o projeto. O guia é baseado na seguinte estrutura, os projetos possuem entradas que são os documentos, planos, desenhos etc., logo em seguida vêm o emprego das ferramentas e das técnicas onde se aplicam as entradas, e finalizando temos as saídas dos projetos, que são os produtos finais.

28 6.7 Gerentes do PMO O gerente de um PMO deve atuar com a postura efetiva de um líder excepcional. Ele deve dirigir uma equipe de modo a torná-la confiante e responsável. O gerente deve ensinar a sua equipe mostrando a direção a que será percorrida sem mostrar como deverá percorrer. Os gerentes de projeto do PMO são guiados pelas melhores práticas existentes no mercado e pela prioridade que existem dentro das organizações. A principal atividade dos gerentes de projetos e apoiar o desenvolvimento das equipes de projeto, promovendo uma maior interação dos envolvidos. Ele deve envolverse de forma profunda nas ações realizadas, e nos procedimentos para o aperfeiçoamento a favor dos projetos e da organização. O gerente de projetos do PMO deve planejar e propor o desenvolvimento das ações do projeto adquirindo novas métricas, de modo a suprir as necessidades, fazer o recutramaneto de recursos adequados e mantendo sempre o foco no objetivo, além de todas essas atividades que o gerente de projeto do PMO deve desempenhar o gerente também deve estar sempre alerta, e preparados para as mudanças que possam ocorrer. Os gerentes deve ser atentos aos interesses dos clientes, disponível para agendar reuniões, acompanhar, treinar e avaliar a sua equipe, mantendo ela sempre motivada, e excluindo quaisquer desentendimentos pessoais do dia-a-dia dos projetos.

29 . FLUXOS DO LEVAMENTO DAS ATIVIDADES DO PMO 7 Com o levantamento dos requisitos necessários, identificamos as atividades a serem realizadas para que através delas possa ser estabelecidos padrões de desenvolvimento dos projetos dento de cada organização. Figura : Levantamento das Atividades do PMO Fonte: Dados da pesquisa

30 8. Fluxos das fases de criação e implantação do PMO Figura : Fases da criação e implantação de um PMO Fonte: O gerente 6. MODELO PROPOSTO PARA A EXECUÇÃO DAS ATIVIDADES DO PMO O modelo proposto para a realização das atividades diárias em um PMO foi posposto através da realização de diversas pesquisas relacionadas ao desenvolvimento dos projetos por parte dos escritórios. O resultado de todo o trabalho realizado é o padrão a ser obedecido no desempenho das atividades.

31 Planejamento Execução Controle Encerramento 9 Avaliar os fatores Criar um workflow Testar o sistema Oferecer ambientar da empresa de processos de apoio treinamento operacional Avaliar o nível de Implantar workflow Avaliação dos Correção dos erros maturidade da de processos no impactos existentes empresa sistema de apoio operacional Informar toda a Desenhar os Testes com a Emitir relatório com documentação e processos equipe os resultados processos operacionais do necessários PMO Listar os projetos Parametrizar os Tutorial sobre a existentes processos implantação Definir a equipe envolvida no projeto Implantar templates Cronogramas, informando datas das reuniões Fazer a análise dos requisitos necessários Coletar e Distribuir a informação

32 Avaliar a tecnologia disponível para o desenvolvimento do projeto Gerir riscos 0 Definir a matriz de responsabilidade Quadro : Atividades a serem executadas no padrão proposto Fonte: Dados da Pesquisa

33 Figura : Fluxo de Execução Fonte: Dados da pesquisa A figura mostra o fluxo de execução do modelo proposto. Nas próximas seções, serão detalhadas as atividades e o artefato relacionado.

34 6. Planejamento O planejamento da realização das atividades a serem realizadas no processo padrão consiste em identificar as atividades cruciais, que devem ser desempenhadas antes ou no início do desenvolvimento de novos projetos. Um artefato foi proposto como sugestão, e encontra-se apresentado no Apêndice A. 6.. Avaliar os fatores ambientais da empresa No decorrer do desenvolvimento do projeto, devemos considerar diversos fatores que cercam e que podem influenciar o sucesso do projeto. Podemos citar aqui alguns desses fatores, como: As normas governamentais; Estrutura e cultura organizacional; Equipamentos e instalações existentes; Recursos humanos existentes; Situação do mercado; Desempenho dos funcionários; Tolerância de risco; A organização é parte integrante de seu ambiente. Enquanto os níveis operacionais relacionam-se com aspectos internos, a tarefa dos níveis estratégicos concentra-se em estudar e mapear as oportunidades e ameaças que o ambiente impõe à empresa. Avaliar os fatores ambientais da empresa corresponde ao estudo dos diversos fatores e forças do ambiente, às relações entre eles ao longo do tempo e seus efeitos ou possíveis efeitos sobre a organização, baseiam nas percepções das áreas em que as decisões estratégicas da empresa deverão ser tomadas. A avaliação ambiental que geralmente são realizadas nas empresas é avaliada sob os seguintes aspectos:

35 Caso seja necessário, a organização estará preparada e poderá resolver problemas imediatos que exijam alguma decisão estratégica, havendo grande interação entre a empresa e o ambiente. Para que os stakeholders possam identificar oportunidades e ameaças ainda não percebidas claramente pela empresa. 6.. Avaliar o nível de maturidade da empresa Diversas organizações traçam diretrizes e metas, e através delas tendem a crescer, e com isso, exigem a elaboração de projetos cada vez mais complexos, por parte de sua equipe. Porém, as organizações não seguem a mesma linha de crescimento em relação ao gerenciamento dos projetos. Entre os vários problemas encontrados, o mais comum é a equipe se concentrar em projetos isolados e ignorar os demais projetos existentes na organização. Podemos dizer que uma empresa possui um alto nível de maturidade se a empresa encontra-se na capacidade de coordenar todos esses esforços ao mesmo tempo. Direcionar a sua estratégia de trabalho juntamente com a entrega de um projeto define a maturidade em gerenciamento de projetos, ou seja, a maturidade encontra-se na utilização de práticas adequadas para cada organização, em relação à área em que atua a sua complexidade e os recursos que são disponíveis. E fazer a avaliação dessa questão, torna-se bastante necessário para que o projeto possa ser desenvolvido da melhor forma possível, garantindo assim o seu sucesso. 6.. Informar toda a documentação e os processos necessários Muitas vezes dados e informações importantes para o desenvolvimento dos projetos chegam tanto de modo errados quanto atrasados, fazendo com que isso prejudique a realização de todo o trabalho planejado, comprometendo assim o nível de qualidade do projeto. Por esse motivo, os envolvidos nos projetos encontram a

36 necessidade de ter em mãos toda documentação e os processos que provavelmente serão necessários. Dentro da organização, existem diversos componentes, e com isso, ocorre à necessidade de se obter as informações relacionadas aos mesmos. Porém, para isso é necessário que a organização informe aos envolvidos toda a documentação que se encontra à disposição, juntamente com os processos. As organizações dispõem de documentações que são utilizadas por setores diferentes dentro da empresa. Cada documentação está constituída de arquivos e relatórios. Esses arquivos são guardados por um departamento, podendo ser utilizados para consultas posteriores, possuindo assim, uma grande utilidade. Os relatórios são documentos gerados diariamente e são de grande serventia para o dia-a-dia da empresa, servindo de guia de informações para os demais setores. Em algumas ocasiões, será necessário que informe os processos, ou seja, apresentar quais os tipos e as tarefas que serão realizadas, tendo por objetivo apresentar o resultado esperado. 6.. Fazer análise dos requisitos necessários Fazer a análise de requisitos está ligada em relacionar todas as atividades de pesquisa, definição do escopo ou alterações de novos projetos. A análise dos requisitos é uma atividade de extrema importância para a área de projetos. Os responsáveis por essa atividade pesquisam e identificam quais as necessidades existentes antes mesmo da elaboração do projeto. Após a identificação dos requisitos, os projetistas estarão preparados para propor uma solução ideal. Análise de requisitos pode ser um processo longo e árduo. Como tudo em nossa volta, encontra-se em constante mudanças. Com os projetos não é diferente. Novos projetos mudam o ambiente e o relacionamento entre indivíduos, torna-se necessario fazer a identificação dod stakeholders, e como isso levar em conta as necessidades e verificar como eles compreendem e se comportam as implicações de novos projetos. Existem diversas técnicas para que seja realizada a análise de requisitos, podemos citar aqui as principais: Entrevistas com stakeholders

37 Workshops de requisitos Lista de requisitos no estilo de contrato Objetivos mensuráveis Protótipos Casos de uso 6.. Listar os projetos existentes Listar os projetos que já foram finalizados tanto quanto os projetos em desenvolvimento dentro de uma empresa é uma questão de organização por parte dos envolvidos no PMO. Os projetos devem ser listados, de modo que contenha o nome, descrições e análise dos resultados obtidos. O responsável pelo PMO deve ter em mãos toda documentação que relata os acontecimentos de projetos anteriores, podendo assim tomá-los como base para novos projetos. Através de uma análise na lista de projetos já finalizados, é possível estabelecer um perfil pelo qual a empresa desempenha as atividades, utilizá-lo como modo de estratégia, verificar quais os recursos mais usados, dentre diversas outras coisas Definir a equipe envolvida no projeto Se o gerente do PMO busca pelo sucesso dos projetos que serão desenvolvidos, ele deve reunir uma equipe para trabalhar por esse projeto. O sucesso de um projeto está diretamente relacionado com a qualidade da equipe envolvida no mesmo. A equipe é a ferramenta mais importante para o desenvolvimento do projeto, sendo mais importante até que os recursos financeiros. Uma equipe pode justificar o uso de várias atividades desconhecidas para a utilização dos recursos disponíveis. É muito comum projetos bem financiados pecarem

38 6 na escolha dos profissionais para a formação da equipe, comprometendo assim o sucesso do projeto. De acordo com o tipo, tamanho, e complexidade do projeto, o gerente divide os integrantes da equipe, avaliando qual é a especialidade de cada um e os separando no momento em que existe a necessidade da realização das atividades em modo paralelo Avaliar a tecnologia disponível para o desenvolvimento do projeto Nos dias atuais, a tecnologia vem sendo o principal ponto forte de diversas organizações. Com isso os gerentes do PMO devem está atentos aos recursos tecnológicos que encontram-se disponível na empresa, para que o projeto possa ser desenvolvido. Os gerentes devem possui total conhecimento, de toda a tecnologia existente na organização, estando atento tanto para os recursos de hardware, quanto para os recursos de software que se encontram disponíveis para o uso dos mesmos. Todas as informações relacionadas com as tecnologias disponíveis devem ser passadas a todos os envolvidos no projeto. Cabe aos gerentes transmitir essas informações. Essa avaliação faz-se necessária para que não aconteçam imprevistos ligados à falta de recursos tecnológicos. 6. Execução A execução do padrão proposto para a realização das atividades trata de colocar em prática o que foi pensado e planejado. Todas as atividades devem ser realizadas de modo correto, para que não ocorram eventuais erros nessa fase. Como sugestão, encontra-se em anexo um artefato que foi proposto para a execução, no Apêndice A.

39 7 6.. Criar um workflow de processos Na era da modernidade em que vivemos, transformações ocorrem com grande velocidade. As empresas precisam cada vez mais possuir PMO s capazes de elaborar soluções rápidas e de sucesso para se manterem no mercado competitivo. Para a elaboração dessas soluções, os PMO s necessitam realizar as atividades de modo correto e garantir a integração com todos os envolvidos no projeto, e para isso, conta com a ajuda do workflow. Segundo a WfMC (Workflow Management Coalition), workflow é a automação do processo de negócio, na sua totalidade ou em partes, onde documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro para execução de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos. O workflow é uma solução que deve ser adotada para a que as organizações possam atingir a automação dos seus processos de negócios. Também podemos definir workflow como sendo uma seqüência de passo a passo, que possui o objetivo de se chegar a essa automação. Ao verificar a necessidade da implantação do workflow, a empresa conta com três opções: Ad hoc WorkFlow: Nesse modelo, as modificações dos procedimentos pode ser revistas e modificadas no decorrer do processo. Workflow de Produção (Production Workflow): Nesse modelo, não existe a possibilidade de mudanças no decorrer do processo, as regras já estão definidas. Workflow Administrativo: Esse modelo, esta relacionado com atividades mau estruturadas, duplicadas e com regras de fácil coordenação. Ao avaliar os tipos de workflows, a empresa deverá verificar em qual encaixa mais a sua necessidade e implanta-lô em seu dia-a-dia.

40 8 6.. Implantar workflow de processos no sistema de apoio operacional Como falamos anteriormente, o tempo é um fator crucial para as empresas, e o workflow de processos nada mais é do que o fluxo de trabalho. Organizações das mais diferentes áreas de mercado que fazem a utilização de workflow apresentam resultados cada vez mais expressivos. A implantação desse workflow no sistema de apoio operacional irá proporcionar gerar soluções que deverão ser utilizadas no dia-a-dia da organização, para que ela possa atingir a automação dos processos de negócios. O workflow de processos no sistema de apoio operacional também tem por objetivo definir uma seqüência passo a passo para a utilização do mesmo, para a obtenção da automação, em relação aos processos de negócios. A implantação desse workflow irá proporcionar diversas vantagens, tais como: Maior rapidez nos processos de aprovação e conclusão de tarefas, aumentando a produtividade e fluxo comercial. Redução de gastos e proporcionar uma maior eficácia dos funcionários. Segurança para troca e armazenagem de informações. Vistos os vários benefícios que o workflow trará para a utilização do sistema de apoio operacional, basta verificar qual é o melhor para a empresa e implantá-lo. 6.. Desenhar os processos operacionais do PMO Quando a organização automatiza processos, ela rapidamente tem a possibilidade de garantir o controle de forma mais rápida e rígida, adaptando às necessidades da organização. Para tornar fácil o entendimento dos envolvidos, existe a necessidade da criação de uma modelagem, com o emprego de algumas notações já previamente conhecidas. As notações que são utilizadas, são uma séries de ícones padrões, que são utilizados para o desenho de processos, o que facilita o entendimento do usuário.

41 9 Após a realização da modelagem, todos os processos são descobertos e podem der desenhados. Desenhar os processos Operacionais do PMO se faz necessário, uma vez que isso tornará mais fácil a visualização e o entendimento por parte de todos os envolvidos. 6.. Parametrizar os processos Devido ao grande volume de informações, as organizações devem executar os seus processos de forma ordenada, tornando assim mais fácil a utilização das informações por parte dos envolvidos no projeto. Por esse motivo os projetos devem ter os seus processos parametrizados. Parametrizar os processos é uma atividade que deve ser desempenhada por todos os envolvidos no projeto. Parametrizar nada mais é do que a realização do trabalho através dos paramentros, ou seja, transações de um sistema, para que as atividades sejam caracterizadas de acordo com as necessidades do cliente. 6.. Implantar templates Implantar templates significa da início a implantação da proposta do padrão para a realização das atividades do PMO, tendo como base modelos já utilizados por outras áreas, e, ou outros PMO s. No fluxo da figura, foi proposto à implantação de template, que sem, nenhum conteúdo podemos representar as regras de negócio, modelos de interações com outros sistemas, e também, diversas outras atividades exercidas pelo PMO. O template nada mais é, do que um documento que somente possui apresentação visual, não possui nenhum conteúdo se quer, o objetivo de se implantar esse template, é que todos os envolvidos possam tem uma base, ou seja, uma idéia de como essa implantação ocorrerá.

42 6..6 Coletar e distribuir a informação 0 Toda a metodologia utilizada em nosso trabalho tem como ponto de partida a coleta de informações. A coleta de informações é uma das principais atividades a serem desempenhas, ela se faz presente em todo o desenvolvimento do projeto. Fazer uma análise de ambiente e identificar as mudanças e alterações, através da coleta das informações faz com que se evitem conclusões antecipadas, que podem levar ao fracasso do projeto. Desse modo, a coleta de informações deve ser realizada com todos os stakeholders, através de questionário, entrevistas, observações, dentre outros. As organizações também devem buscar informações no ambiente externo da empresa, por meio de jornais, revistas, anúncios, mensagens publicitárias, pesquisas e análises de mercado, dentre diversas outras fontes. Após coletar as informações, analisá-las e utilizá-las para o que foi proposto, o gerente do PMO deve verificar qual é a melhor maneira de distribuição das mesmas. É de extrema importância que todos os envolvidos no projeto estejam bem informados em relação ao mesmo. Para que isso ocorra, é necessário que todas as informações relacionadas a todas as fases do projeto estejam sempre disponíveis. Hoje, as organizações optam tanto por questões de comodidade quanto por questões de tempo, pelas trocas de mensagem e o esclarecimento de dúvidas entre os stakeholders sejam através de meios eletrônicos. Para que a organização atinja um bom resultado, é importante que toda a distribuição da informação relacionada com projeto seja feita utilizando uma única ferramenta. Todos os membros da equipe devem estar totalmente acostumados a utilizar a ferramenta escolhida. O artefato deve encontrar-se disposto em local de fácil acesso, contendo informações de como os envolvidos devem proceder para tirar dúvidas, e também como podem propor modificações. A atividade principal e de grande importância é estimular a comunicação entre os membros da equipe, para que haja de certo modo troca de informações e experiências, fazendo com que através desses meios, eles possam ter maior interesse em aprender a utilizar melhor a ferramenta escolhida. Todas as mensagens trocadas durante o projeto devem ser armazenadas, e futuramente, utilizados como base histórica do projeto.

43 A forma direta de troca de informações deve ser tratada com maior cuidado, por parte dos envolvidos, uma vez que ela será o principal meio de comunicação entre os stakeholders Gerir riscos O risco do projeto é um evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade (ou seja, em que o objetivo de tempo do projeto é a entrega de acordo com o cronograma acordado; em que o objetivo de custo do projeto é a entrega de acordo com o custo acordado, etc.). (PMBOK, 00) Uma vez que se tenha inicializado um projeto, devemos gerir todos os riscos que o regem. Os riscos existentes em um projeto são as condições que, caso aconteçam, poderam comprometer o sucesso ou até mesmo impedir que o projeto seja realizado. Os riscos podem ter diversas causas e ainda causarem mais de um impacto. (PMBOK, 00). Ao gerenciar os riscos a organização se depara com dois tipos, os riscos conhecidos e os riscos não conhecidos. Os riscos conhecidos são aqueles que foram identificados anteriomente de alguma forma e já encontram-se dispostos no planejamento, onde os gerentes encontram-se de certo modo preparados para a ocorrência dos mesmos. Os riscos não conehcidos são os riscos que ainda não foram identificados, e não podem ser anteriomente gerenciados. As atitudes que são tomadas com relação aos riscos devem ser informadas de forma bem explícita, uma vez que o seu tratamento deve ser bem transparente. O gerenciamento de riscos pode ser planejado utilizando os seguintes fatores: Fatores ambientais da organização Ativos de processos organizacionais Declaração do escopo do projeto Plano de gerenciamento do projeto A ferramentes mais utilizadas para esse gerenciameto são: Análise e reuniões de planejamento E como saída obtemos o relatório dos prováveis riscos.

44 As organizações devem estar bem atentas, pois a respostas aos riscos encontrados refletem o equilíbrio entre enfrentar riscos e evitar-los. Figura 6: Identificação de riscos: Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMBOK, 00 l Após a identificação dos prováveis riscos a organização deve ter em seu planejamento uma resposta aos mesmos. Essas respostas devem ser adequadas de acordo com os riscos encontrados, e também de acordo com o contexto do projeto. 6. Controle Dentre as atividades relacionadas com a implantação de um padrão para a realização das atividades de um PMO, existe a necessidade de um controle durante o decorrer de todo o processo. Verificar se o que foi planejado é o que está realmente sendo desenvolvido, se os custos estão dentro do esperado, se os prazos estão sendo obedecidos, se os testes geraram os resultados esperados. Um artefato foi proposto como sugestão, e encontra-se apresentado no Apêndice A. 6.. Testar o sistema de apoio operacional Conforme a realidade da organização identifica-se a necessidade da implantação dos SAO (sistemas de apoio operacionais), para que apóiem nos PMO s. Os

45 sistemas de apoio operacional são passíveis de uso no MS Project Server. Tendo em vista, essa utilização dos SAO, podemos então dizer que esta ferramenta servirá como base ao apoio operacional do PMO. Para que os SAO funcionem de acordo com o esperado e para que possamos evitar imprevistos, devemos realizar alguns testes para verificar seu perfeito funcionamento, entre os vários testes realizados podemos citar alguns: Verificar se os SAO estão projetados conforme a realidade de uma implantação PMO; Verificar se são capazes de absorver, por meio de workflow ou processo similar; Verificar se eles propõem soluções para os problemas de gestão de projetos; Verificar se eles podem resolver problemas de projetos que já se encontram em estado crítico; Verificar se através do uso dos SAO tanto os custos quanto os prazos são reduzidos. 6.. Avaliação dos impactos Todas as mudanças que enfrentamos de certo modo causam algum tipo de impacto em nossas vidas. Com a implantação de um novo modelo para a realização das atividades de um PMO não seria diferente. A criação de um novo departamento dentro da empresa certamente geraria algumas mudanças inevitáveis. Os gerentes dos PMO devem está atentos e assim, identificar qual é o real impacto que a implantação de um padrão para a realização das atividades em um PMO trará para a organização. Esses impactos devem ser verificados tanto nos requisitos de crescimento, quanto na rentabilidade, e também os gerentes devem estar atentos a como a coisa acontece e se são realizadas de modo correto. Essas são algumas das questões que precisam ser respondidas antes da implantação de um PMO na organização.

46 A responsabilidade para avaliar impactos do padrão proposto, nos clientes, empregados, e nas partes interessadas, é atribuída ao gerente do PMO. O gerente do PMO como um profissional preparado, deve ter o seu foco voltado para verificar se as atividades do projeto estão sendo realizadas de modo adequado, e assim podendo compreender os possíveis impactos, avaliando se os mesmos serão impactos positivos ou negativos, e se eles não trarão danos à organização. Logo após a avaliação dos impactos, veremos se o padrão trará melhorias ou não na realização das atividades do PMO. 6.. Teste com a equipe A realização de teste com a equipe é uma das fases de grande importância para o projeto. Os testes são necessários para melhorar a qualidade do projeto em questão. Especialistas afirmam que quanto mais cedo forem corrigidos os erros, menores são os custos, ou seja, os problemas encontrados na fase de teste custam bem menos do que os problemas que são encontrados nas fases de encerramento do projeto. Desse modo, faz-se extremamente necessário que o gerente realize vários testes com a equipe, mostrando como as atividades devem ser desempenhadas, e assim, verificando tanto a eficiência do projeto, quanto as suas deficiências. Desse modo, surpresas desagradáveis podem ser evitadas, e com isso, os custos com os reparos possam ser minimizados. 6.. Cronograma informando datas das reuniões Segundo o PMBOK, o desenvolvimento do cronograma do projeto, um processo interativo, determina as datas de início e término planejadas para atividades do projeto. Como foi falado, o tempo é um fator de grande importância para a organização. Para que o projeto possa ser realizado com sucesso, os prazos devem ser obedecidos. O cronograma estabelece os prazos e as metas que o projeto deve cumprir. Através do cronograma, o gerente pode estimar os custos do tempo. Ao verificar as

47 metas, devemos traçar os objetivos para que possamos atingir as metas, marcando limites para isso. No cronograma, deve conter todas as atividades que serão realizadas, juntamente com os prazos que elas devem obedecer. Todas as reuniões marcadas devem constar no cronograma, o mesmo deve ser entregue a todos os envolvidos, de modo que todos estejam cientes dos prazos a serem cumpridos. A intenção é tentar superar o cronograma, porém os cronogramas são tão apertados que quase sempre são estourados. Figura 7: Visão geral do desenvolvimento do cronograma: Entradas, ferramentas e técnicas, e saídas Fonte: PMBOK, Tutorial sobre a implantação O gerente do PMO deve se preocupar com a existência de um tutorial sobre toda a implantação do padrão para a realização das atividades de um PMO, para que possa ser adotado e utilizado por todos os envolvidos. O tutorial é um documento que contém todas as informações referentes ao funcionamento do padrão. Nele encontraremos informações de como o padrão funcionará, ou seja, um passo a passo para a realização de todas as atividades que serão desempenhadas no mesmo.