Manual de Preenchimento Questionário Achilles Brasil FORNECEDOR

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1 Manual de Preenchimento Questionário Achilles Brasil FORNECEDOR

2 2 Sumário 1 Introdução Procedimentos para ingresso ao questionário Preenchendo as informações Seção Geral: Seção Pessoal: Seção Empregados: Seção Centros de Trabalho Seção Registro Fiscal: Seção Banco, Auditor e Seguro: Seção Dados Financeiros: Seção Empresas Associadas: Seção Qualidade Seção Meio Ambiente Seção Prevenção de Riscos Seção Outras Certificações Seção Responsabilidade Social Corporativa Seção Produtos/Serviços: Seção Declaração Dúvidas?... 20

3 3 1. Introdução Este Manual tem o objetivo de facilitar o preenchimento do Questionário Oline para os clientes Achilles. Sendo uma ferramenta de fácil entendimento, o manual tem respostas rápidas para qualquer tipo de dúvida. 1.1 ACESSO AO SITE DA ACHILLES: No período de inscrição os senhores receberam um de nosso departamento de registro contendo a senha de acesso ao questionário e a lista de documentos obrigatória. Ao receber este comunicado deve-se acessar o site e em seguida clicar em CLIENTE na parte superior direita da tela, em Portal do fornecedor, serão solicitados o nome de usuário e a senha enviados anteriormente. PS. Caso não possua dos dados, favor enviar um para repro.brasil@achilles.com

4 4 2 Procedimentos para ingresso ao questionário: 2.1 TIPO DE NAVEGADOR: Para que possam acessar ao questionário online, o navegador padrão que deverá ser utilizado é o Internet Explorer a partir da Versão BLOQUEADORES DE POP-UPS: Os bloqueadores de pop-ups deverão estar desativados, caso contrário, o ícone de espera ficará girando incessantemente e não será possível ingressar na tela principal do questionário online. Geralmente existem barras de ferramentas independentes que são instaladas junto com o navegador, por exemplo, a barra de ferramentas do Google, como mostrado a seguir. Se esta existir, basta clicar no ícone com o desenho de um círculo vermelho e o desabilite como mostrado na figura abaixo. Outro bloqueador que existe pertence ao próprio navegador, e é desabilitado pelo botão ferramentas, conforme figura na página seguinte.

5 5 3 - Preenchendo as informações: Seguirá abaixo um demonstrativo de todas as seções que se apresentam no questionário online e informativo de como preencher os dados solicitados. 4 Seção Geral: Serão preenchidos os dados gerais da empresa (Razão social, endereço, telefones, etc.).

6 6 5 Seção Pessoal: Pessoa de Contato Repro - Dados referentes à pessoa de contato com o cliente, costuma ser o responsável pelo comercial ou comprador. O Endereço a ser cadastrado é do local de trabalho do contato, seja filial ou o próprio endereço que está sendo cadastrado. Pessoal Chave (presidente, diretores, etc.). Representantes legais: campo a ser preenchido de acordo com o contrato/estatuto social da empresa. Procuradores também devem ser indicados. 6 Seção Empregados: Nesta seção aparecerão dois botões chamados de Modificar e em cada campo será inserida a quantidade de funcionários de acordo com o nível de escolaridade, baseados nos dois últimos anos encerrados. No campo média no quadro de funcionário, será preenchido com a média aritmética dos dois totais de empregados referentes aos dois últimos anos (Ex: 2009: 20; 2008: 30; média 25). No campo Jornada Anual, será realizada a conta da jornada de somente 1 (um) funcionário, da seguinte forma: 220 (jornada máxima no mês) x 12 meses do ano, ressaltando que o valor máximo a ser inserido é de Caso ultrapasse, preencha com o limite. No campo % de trabalhadores com deficiência, preenche-se com o número de trabalhadores deficientes, divido pelo total de empregados, já que este campo solicita valor percentual.

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8 8 7 Seção Centros de Trabalho: Os endereços a serem inseridos nesta seção referem-se obrigatoriamente ao endereço cadastrado, e, caso possua, qualquer outro estabelecimento que pertença ao mesmo CNPJ da empresa (CNPJ de filiais são diferentes).

9 9 8 Seção Registro Fiscal: Serão preenchidos dados como CNPJ da empresa, cidade de registro, inscrição municipal, inscrição estadual. Os dados abaixo serão preenchidos da seguinte forma: Nº da Junta comercial será inserido neste campo o registro da empresa na junta comercial da cidade de registro. (Não é o número de registro das alterações contratuais). OBS: Caso a empresa não possua este número da Junta comercial, deve ser inserido o registro do respectivo órgão em Comentários adicionais. Matrícula CEI Caso não possua basta colocar o CNPJ da empresa até o Capital Social Valor mais atualizado retirado do balanço patrimonial; PS: Números inteiros, sem vírgulas e pontos. Nome dos Acionistas deverá ser preenchido de acordo com o contrato/estatuto social da empresa. Atividade Principal da Companhia deverá colocar a atividade principal conforme consta no cartão do Cnpj.

10 10 9 Seção Banco, Auditor e Seguro: Deverá preencher os dados do banco principal da empresa. Campo Auditor não é obrigatório. Se refere ao Contador da empresa, sendo funcionário da empresa ou serviço terceirizado. No campo Responsabilidade Civil, serão preenchidos os dados referentes à Seguradora e valores envolvidos.

11 11 10 Seção Dados Financeiros: Nesta seção serão inseridos os dados baseados nos balanços patrimoniais dos dois últimos anos encerrados. Os valores devem ser preenchidos sem pontos, vírgulas e casas d ecimais. PS: Neste momento, sugerimos solicitar auxilio do Contador da empresa, em caso de dúvida nos valores a preencher.

12 12 11 Seção Empresas Associadas: Caso a empresa cadastrada preste contas a sua matriz (no caso empresa acionista), deverão ser inseridos os dados financeiros desta, bem como endereço. Se a empresa possuir acionistas, que sejam pessoas jurídicas, filiais ou tenha participação em outra empresa, esses dados deverão ser inseridos nesta seção. 12 Seção Qualidade: Nesta seção será preenchido o escopo do certificado de qualidade da empresa, bem como data de vencimento e emissão do mesmo, clicando no botão novo. Dispõe de algum Sistema de Gestão da Qualidade certificado por terceiros? Se refere se a empresa possui certificação ISO 9001 por empresa credenciada (EX: Bureau Veritas, BVQI do Brasil, etc); NOTA: Favor inserir os dados da empresa certificadora em Norma de Referência Dispõe de um sistema de Gestão da Qualidade documentado? Se a empresa possui uma política de gestão de qualidade interna, isto é, métodos próprios de boas práticas; Nome do Responsável pelo Sistema da Qualidade: Informar pessoa responsável por este departamento. EX: Engenheiro de Qualidade, Gerente de Qualidade, Técnico de Segurança etc.; Existe formação especifica na área da Qualidade? Se refere a treinamentos internos com os funcionários da empresa, onde demonstra que a empresa dissemina a cultura de Qualidade internamente;

13 13 13 Seção Meio Ambiente: Nesta seção será preenchido o escopo do certificado Meio ambiental da empresa, bem como data de vencimento e emissão do mesmo. Dispõe de um sistema de Gestão de Meio Ambiente documentado? Se a empresa possui uma política de gestão de meio ambiente, isto é, métodos próprios de boas práticas; Dispõe de algum Sistema de Gestão de Meio Ambiente certificado por terceiros? Se a empresa possui certificação ISO por empresa credenciada (EX: Bureau Veritas, BVQI do Brasil, etc); NOTA: Favor inserir os dados da empresa certificadora conforme print abaixo, clicando em Novo Sistemas de Gestão Meio Ambiental certificados por terceiros Sistemas de Gestão Meio Ambiental

14 14 Nome do Responsável pelo Sistema: Informar pessoa responsável por este departamento. EX: Engenheiro de Meio ambiente, Gerente de Meio ambiente, Técnico de Segurança etc.; A sua empresa já foi condenada por incumprimento de questões ambientais nos últimos 3 anos com sentença transitada em julgado? Quais as causas da sanção? Favor preencher caso a empresa tenha sido penalizada Judicialmente 14 Seção Prevenção de Riscos: Nesta seção deverá ser preenchido se a empresa possui um sistema de SHST (Sistema de Higiene e Segurança de Trabalho) documentado. Exemplos: PCMSO, PPRA ou CIPA. Dispõe de um Sistema de Gestão de Saúde, Higiene e Segurança no Trabalho documentado? Caso SIM, porém NÂO possua certificação externa, colocar a opção de referência conforme print abaixo: SHST Documentado Dispõe de um Sistema de Gestão de Saúde, Higiene e Segurança no Trabalho documentado? Sim Norma de referência: ESPECIFICAÇÃO PRÓPRIA OU DO GRUPO

15 15 NOTA: 1. Caso possua certificação, como o OHSAS 18001, este deverá ser indicado nos respectivos campos (Norma de referência, Sistema Certificado por Terceiros, Entidade Certificadora, Data da Certificação). 2. Caso a empresa terceirize este serviço de SHST, será indicado no questionário como SERVIÇO EXTERNO. 3. O nome do responsável de prevenção é obrigatório, caso não possua, deve ser preenchido com, pelo menos, uma pessoa para contato. Os Dias de baixa por acidente de trabalho e Dias de baixa por doença profissional, serão indicados através do somatório de dias de todos os funcionários que se afastaram por doença ou acidente, baseado no último ano encerrado. Caso não exista este tipo de informação na empresa, preencha este campo com 0.

16 Seção Outras Certificações: Nesta seção serão indicadas quaisquer outras certificações as quais a empresa possua. Para inseri-las, clique no botão novo, quantas vezes forem o número de certificações a serem cadastradas.

17 17 16 Seção Responsabilidade Social Corporativa: Será respondido se a empresa é signatária do Pacto Mundial das Nações Unidas e se possui alguma política específica com relação aos Direitos Humanos, Direitos do Trabalho e deveres com o Meio Ambiente. Caso a empresa possua alguma política específica referentes a direitos humanos, ajude qualquer entidade, seja filiada a alguma entidade filantrópica ou similar, dever ser descrito no campo comentários adicionais. No decorrer desta seção, será necessário responder algumas questões sobre o funcionamento da empresa perante à Sociedade, Funcionários, Ética, Cultura e Valores. Liderança; Diálogo; Sistemas de Gestão; Sistemas de RSC certificados por terceiros; Comunicação e Transparência 17 Seção Produtos/Serviços: Nesta seção os dados serão preenchidos da seguinte forma: A categoria relacionada com a atividade da empresa, selecionar pelo botão Mudar de Categoria ; O campo inscrição detalhada somente será preenchido quando indicado pelo próprio questionário, já que se refere a especificações de determinadas categorias. Ao selecionar a categoria, clique em validar/salvar, assim o questionário indicará se é necessário ou não o preenchimento.

18 18 O campo Descrição será preenchido de acordo com a especificação do produto/serviço. (Pedimos que não repitam o nome da categoria e sim especifiquem o melhor possível, pois este campo é uma das principais consultas do comprador em nosso banco de dados). Os campos relacionados a Pormenores do produto/serviço serão preenchidos com os dados de contato do setor comercial. Campos Gama/linha indicados para atividades, normalmente relacionados com o setor elétrico. Esses dados referem-se a faixas de especificações do P/S (ex.: postes de 5m a 20m).

19 19 Campo de qualidade somente será preenchido caso tenha sido indicado algum certificado de qualidade na seção Qualidade, caso não, este campo deve ficar em branco. O campo de Selos de Qualidade, Rótulo ecológico ou certificação de qualidade é preenchido somente quando a empresa possuir algum destes itens. As informações são inseridas da seguinte forma:

20 20 IMPORTANTE Clicando no botão novo, poderá adicionar mais produtos/serviços prestados por sua empresa, conforme tela a seguir:

21 21 18 Seção Declaração: Nesta seção serão indicados o estado das certidões, ou seja, se negativa, positiva ou a impossibilidade em obtê-las. No início desta seção há uma pergunta referente à Lei SARBANEY-OXLEY, que se refere às empresas estrangeiras de capital aberto com ações em alguma bolsa de valores norteamericana, bem como as próprias empresas de capital aberto, norte-americanas. Resumidamente, as empresas envolvidas neste processo não poderão ter nenhum tipo de correlação, tanto por parte das empresas gestoras de informação, àquelas que irão gerar convites licitatórios e os chamados fornecedores. Desta forma, os processos seguirão conforme os padrões e não haverá nenhum beneficiário de forma irregular. Serão inseridos também o Registro no Conselho Regional correspondente ou o sindicato da empresa.

22 22 Dúvidas? Caso tenha dúvidas e/ou necessite esclarecimentos favor entrar em contato: Departamento de Registro de Fornecedores Telefone: opção 3 repro.brasil@achilles.com