GESTÃO FINANCEIRA PARA EMPRESAS

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1 E-BOOK GRATUITO GESTÃO FINANCEIRA PARA EMPRESAS A FÓRMULA PARA ORGANIZAR AS FINANÇAS DO SEU NEGÓCIO

2 ÍNDICE 1 Introdução 2 Gestão financeira empresarial na prática 2.1 O que a gestão financeira representa para o negócio? 2.2 Qualquer um pode assumir a gestão financeira da empresa? 2.3 Como fazer uma excelente gestão financeira? 3 Assuma as finanças da empresa em 4 passos 3.1 Registre cada investimento e cada receita 3.2 Criando um Fluxo de Caixa 3.3 Planeje o crescimento da sua empresa 3.4 Trace metas e estruture o caminho para atingi-las 3.5 Mantenha a saúde financeira da empresa e prospere 4 Eleve o nível da sua gestão financeira empresarial 4.1 Organize dados e contatos importantes - ganhe tempo e dinheiro 4.2 Gere relatórios para tomar decisões com segurança 4.3 Chegue a grandes resultados e invista sem riscos 5 Conclusão 6 Como o Organizze auxilia no gerenciamento financeiro da empresa 6.1 Sobre o Organizze

3 INTRODUÇÃO O Brasil é um dos países mais empreendedores do mundo. Pelo menos é o que afirma o estudo Global Entrepreneuship Monitor, organizado pela Babson College, nos Estados Unidos. Para se ter uma ideia, entre janeiro e agosto de 2013, mais de 1,25 milhão de novas empresas foram registrados no país, segundo a Serasa Experian. Ser dono do próprio negócio, para muitos, significa ter mais autonomia financeira e profissional. No entanto, é fundamental se ter em mente que essa importante decisão implica também no surgimento de novas responsabilidades. Recursos Humanos, marketing, vendas. O novo empresário deve se empenhar para ter um amplo conhecimento acerca de diversas áreas, de modo a tornar o negócio realmente lucrativo e profissional. Há um setor, no entanto, que merece um destaque especial: o financeiro. Isso porque, segundo pesquisa realizada recentemente pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), a desorganização financeira e a falta de planejamento da gestão é o que leva 25% das empresas a fecharem as portas já no primeiro ano de funcionamento. Nesse ebook, vamos desmitificar as finanças empresariais e provar que qualquer um pode fazer uma boa gestão seguindo apenas alguns passos muito simples. Abordaremos desde conceitos 2

4 fundamentais, até as novas tecnologias que surgem para facilitar a vida do empreendedor. Vamos lá! 3

5 4 GESTÃO FINANCEIRA EMPRESARIAL NA PRÁTICA

6 O QUE A GESTÃO FINANCEIRA REPRESENTA PARA O NEGÓCIO? Não é muito difícil explicar os benefícios de uma boa gestão financeira no desenvolvimento do negócio. As informações obtidas a partir das análises financeiras de uma organização são fundamentais para que o empreendedor tenha mais poder de ação. Basicamente, é com esses dados que se torna possível a definição de metas de vendas realistas e coerentes, a realização de análises sobre as necessidades de se contrair financiamentos e, até mesmo, planejar o crescimento da empresa. O que ocorre, infelizmente, é a total negligência nesse quesito. É muito comum encontrarmos empresários que confundem o caixa da empresa com um caixa eletrônico pessoal, fazendo retiradas sem nenhum planejamento, ou, ainda, que simplesmente não adotam uma cultura organizacional baseada na prestação de contas. Todas essas pequenas ações acabam refletindo diretamente no desempenho financeiro, já que é instaurado um verdadeiro caos interno. Sem ter a dimensão clara da situação do negócio, o empresário leva a empresa à falência, como visto anteriormente. 5

7 QUALQUER UM PODE ASSUMIR A GESTÃO FINANCEIRA DA EMPRESA? Claro, contar com o suporte de consultores financeiros e até da própria contabilidade é uma medida que pode ajudar muito na organização das finanças da empresa. No entanto, cabe ao empreendedor também assumir essa responsabilidade, afinal de contas, não é uma tarefa tão difícil assim. Atualmente, é possível contar com um vasto suporte tecnológico para desempenhar essa função. Existem inúmeros softwares destinados especificamente ao controle financeiro, por exemplo. Além disso, muitos dos conceitos de finanças podem ser incorporados por qualquer pessoa, bastando, apenas, que haja um compromisso e uma organização para torná-los efetivos na prática. Cabe a gestão começar a tratar do assunto seriamente e entender a sua importância estratégica para o desenvolvimento da empresa. Se necessário, procurar cursos de gestão empresarial também pode ser uma boa iniciativa. 6

8 COMO FAZER UMA EXCELENTE GESTÃO FINANCEIRA? Uma boa gestão financeira é calcada, basicamente, em um alinhamento entre a realidade econômica da empresa e todas as decisões tomadas pela gestão. É preciso ter total dimensão e segurança a respeito do quadro de vendas, das obrigações com terceiros, da quantidade de estoques, dinheiro em caixa, enfim, tudo o que envolver as entradas e saídas de recursos do empreendimento, para tornar as escolhas e os objetivos da empresa mais reais e possíveis. Claro, o principal foco de qualquer empreendimento deve ser na manutenção de altas taxas de lucratividade, mas se esquecer das medidas periféricas, como a gestão estratégica de custos e a manutenção de um capital de giro, é o que realmente vai impactar diretamente nos resultados esperados pela administração. Em outras palavras, uma boa gestão financeira é baseada no desenvolvimento de estratégias e planejamentos bem definidos. 7

9 8 ASSUMA AS FINANÇAS DA EMPRESA EM 4 PASSOS

10 Agora vamos explorar o lado mais prático das finanças empresariais, ou seja, as medidas e conceitos que o empreendedor deve incorporar para começar a estabilizar a sua empresa e planejar o crescimento. Basicamente, é preciso focar em quatro passos muito importantes: os registros dos fluxos de caixa, os objetivos e metas da empresa, a manutenção da estabilidade econômica e, finalmente, o planejamento financeiro que envolve, também, o planejamento estratégico de custos. Confira logo a seguir. 9

11 REGISTRE CADA INVESTIMENTO E CADA RECEITA Um dos principais pilares para que um empreendimento prospere no mercado é a criação de uma cultura baseada na prestação de contas. Isso significa dizer que o empreendedor deve ter um retorno por parte de todos os setores da empresa, principalmente a respeito dos gastos realizados e dos resultados obtidos. Para executar esta tarefa com propriedade, a ferramenta que deve ser utilizada é o fluxo de caixa. Basicamente, o fluxo de caixa é um registro de todas as entradas e saídas de recursos financeiros e pode ser elaborado diariamente, mensalmente ou anualmente, dependendo do nível de abrangência necessária para a realização das análises. Ao confrontar as despesas e as receitas, o empreendedor pode ter a dimensão real dos seus lucros ou prejuízos obtidos, além de possibilitar a realização de projeções, definindo, por exemplo, os períodos sazonais (quando as vendas atingem o seu ápice ou caem), os focos de desperdício, dentre outros. Em outras palavras, é através dos fluxos de caixa que o empreendedor consegue enxergar com clareza se a empresa está indo bem ou se precisa tomar novos rumos. É importante destacar que, atualmente, existem diversos softwares destinados especificamente para o controle de fluxos de caixa, que possibilitam maior dina- 10

12 11 mismo e agilidade na tomada de decisões.

13 PLANEJE O CRESCIMENTO DA EMPRESA Na prática, para que serve e como funciona um fluxo de caixa? O fluxo de caixa é um meio de você administrar os recursos que entram na empresa e que saem dela, ou seja, as receitas e as despesas do seu negócio. Só é possível ter um fluxo de caixa completo se você registrar todos os lançamentos - o que entra o que sai de recursos na empresa. Faça estes lançamentos categorizando cada um deles. Por exemplo, se você investiu em equipamentos, registre o valor gasto com estes equipamentos e crie uma categoria para ele, que seja fácil de identificar quando for consultar seu fluxo de caixa. Classificando cada lançamento, isto é, cada receita e cada despesa, você terá um resultado mais apurado sobre seu fluxo de 12

14 caixa. E como você pode classificá-los? Pode ser por categoria, por forma de pagamento, por centro de custo, por cliente ou fornecedor Personalize conforme ficar melhor para a sua própria administração! Quanto mais detalhes você registrar sobre suas receitas e despesas, mais informações você terá em mãos para administrar bem o seu fluxo de caixa. 13

15 PLANEJE O CRESCIMENTO DA EMPRESA Uma medida muito importante que deve ser tomada por qualquer empreendedor é a realização do planejamento financeiro da empresa. O ideal é que esse passo seja dado antes mesmo de se começar as atividades, através da elaboração de um plano de negócios. É preciso definir, por exemplo, quais serão os encargos tributários que recaíram sobre as atividades, o regime de tributação que será adotado, os custos com matérias-primas ou mercadorias, um plano de salário, metas de vendas, entre outros. Ter esse escopo de negócios é importante, inclusive, para atrair investidores ou conseguir financiamentos bancários. Outra tarefa importante, porém muito negligenciada, é a gestão estratégica de custos. Em muitos dos casos, os altos preços de produtos ou serviços não são justificados por uma consequência do mercado, mas, sim, pelas próprias dificuldades que a administração encontra para pagar as contas fixas ou negociar preços com fornecedores. É fundamental que se identifiquem todos os custos do negócio para reduzi-los e, consequentemente, realizar uma precificação mais competitiva. Por fim, ao combinar o plano de negócios, a gestão estratégica de custos e os próprios fluxos de caixa, o empreendedor terá em mãos as informações necessárias para definir quais serão os 14

16 novos rumos a serem tomados pela empresa, o que nos leva ao próximo passo. 15

17 TRACE METAS E ESTRUTURE O CAMINHO PARA ATINGI-LAS Para muitos, os objetivos e as metas são sinônimos, mas isso não é verdade. Enquanto que os primeiros são mais abrangentes e qualitativos como aumentar as vendas as segundas são mais específicas e quantitativas como vender unidades de um determinado produto no mês. As metas são os degraus para atingir os objetivos. Ambos, no entanto, devem ser traçados de acordo com os anseios e limites da empresa. É preciso saber se existem os recursos financeiros para tornar os objetivos e as metas possíveis, estipular prazos para que sejam realizados, além, é claro, de verificar se existe uma coerência entre eles e os valores e atividades da empresa. Cumprindo todas essas etapas, é preciso converter todos esses objetivos em valores, de modo que possam ser transmitidos para todos os colaboradores. 16

18 MANTENHA A SAÚDE FINANCEIRA DA EMPRESA E PROSPERE Se a gestão cumpriu todas as etapas anteriores, significa que estamos apenas no começo. Isso mesmo! É importante reforçar que o controle financeiro deve ser uma tarefa contínua. O acompanhamento deve ser feito diariamente, e sempre ao final do mês é importante levantar os rendimentos para acompanhar o ritmo do mercado. É apenas dessa forma que a empresa consegue sobreviver e fazer constantes reavaliações dos objetivos e metas traçados. Vale lembrar, também, que as medidas anteriores são apenas passos iniciais, embrionários. Para crescer e tornar a administração ainda mais capacitada, a empresa deve elevar o nível da gestão financeira, conforme veremos no capítulo a seguir. 15

19 16 ELEVE O NÍVEL DA SUA GESTÃO FINANCEIRA EMPRESARIAL

20 Para que a empresa atinja outro nível e expanda a sua atuação, seja através da criação de novas sedes, seja pela exploração de novos mercados, é fundamental que haja um aprimoramento constante da gestão financeira. Nesse capítulo, vamos analisar algumas medidas simples que podem proporcionar ao empreendedor um controle financeiro mais profissional. Para isso, é fundamental fazer uso dos softwares de gerenciamento das finanças, que podem ser adotados por qualquer empresa, independentemente do seu porte. 17

21 ORGANIZE DADOS E CONTATOS IMPORTANTES Todo empreendedor deve saber que automatizar os processos da empresa, isto é, utilizar a tecnologia para acelerar a obtenção e a circulação de informações, principalmente através dos softwares destinados às finanças, certamente trará maior dinamismo para a gestão. É uma forma de garantir maior velocidade na tomada de decisões. No entanto, sua função não fica restrita apenas à essa tarefa. Ferramentas online para a gestão possibilitam ainda que o empreendedor faça um gerenciamento de todos os seus contatos, sejam eles fornecedores ou clientes. Desta forma, o empresário pode facilmente segmentar essas listas e ter maior controle até mesmo dos consumidores mais ativos ou dos fornecedores que estão oferecendo as melhores opções. 18

22 GERE RELATÓRIOS PARA TOMAR DECISÕES COM SEGURANÇA Outra vantagem de se utilizar esses softwares está no fato de que eles produzem relatórios dinâmicos e completos, que podem ser acessados de qualquer lugar. Assim, o empresário pode avaliar com precisão quais foram os setores, produtos e serviços que mais trouxeram resultados. É preciso levar em consideração que a informação é, cada vez mais, um foco estratégico de qualquer empreendimento. Mais importante ainda, no entanto, é o poder de reação. Quanto mais rápidos os relatórios forem produzidos e quanto mais detalhadas forem as informações, maior será a capacidade da gestão em tomar decisões no tempo apropriado, evitando maiores desperdícios ou potencializando lucros. 19

23 CHEGUE A GRANDES RESULTADOS E INVISTA SEM RISCOS Claro, é sempre possível realizar o planejamento financeiro e os fluxos de caixa na ponta do lápis, ou, ainda, através de planilhas feitas no computador. No entanto, a automatização significa a redução de possíveis falhas humanas. Para ter segurança diante das finanças da sua empresa e garantir grandes resultados, é preciso contar com sistemas que não só facilitem, mas ajudem o empreendedor na identificação de dados. É só desta maneira que podemos garantir a realização de investimentos certeiros, e retrair aqueles que estejam sendo feitos sem nenhum retorno efetivo. É importante reforçar que reduzir os riscos de investimento só é possível se o empreendedor dominar totalmente o quadro financeiro da empresa. 20

24 CONCLUSÃO Em resumo, gerir as finanças de um empreendimento é uma tarefa que requer dedicação e empenho. Essas qualidades são ainda mais preponderantes que os próprios conceitos financeiros básicos. A consciência de que o negócio tem que funcionar de maneira profissional, não importando se são PMEs ou grandes empresas, é o que põe a empresa em um nível competitivo real no mercado. É importante lembrar que, com a ampliação da concorrência, lidar com as finanças de forma eficaz é um diferencial que pode ajudar muito. Além de garantir a sobrevivência do empreendimento, garante o seu crescimento. 21

25 COMO O ORGANIZZE AUXILIA NO GERENCIAMENTO FINANCEIRO DA EMPRESA Que muitas empresas encerram suas atividades por pura falta de uma gestão financeira adequada, você já sabe. O que você precisa saber é que o Organizze foi criado justamente para facilitar esta administração empresarial! Não é preciso conhecimento qualificado, nem técnicas especiais para utilizar o Organizze. Basta incluir todos os investimentos e receitas, que o gerenciador financeiro apresenta respostas eficazes para a saúde do seu negócio. Além de se manter atualizado com o fluxo de caixa real da sua empresa, você ainda pode usufruir de diversos recursos do Organizze: gerar relatórios precisos, acessar dados de clientes e fornecedores, enviar propostas profissionais de onde estiver e muitos outros. Conheça esta maneira simples e eficiente de administrar os recursos da sua empresa e experimente uma nova forma de vida! 22

26 SOBRE O ORGANIZZE O Organizze Empresas é um site criado para você, empresário, administrar as finanças do seu negócio. Além de possibilitar a gestão financeira, o Organizze é também disponível para Android e iphone: você atualiza as contas da empresa de onde estiver! Os recursos do Organizze Empresas irão transformar a forma como você olha para as finanças do seu negócio: Acesso a fluxo de caixa; Opção de gerar relatórios precisos; Informações de clientes e fornecedores sempre à mão; Possibilidade de envio de propostas profissionais; Você vai ter o controle total das finanças do seu negócio! Experimente o Organizze e faça como milhares de empresas que estão transformando o cenário financeiro de seu negócio! CLIQUE E CONHEÇA O ORGANIZZE