Odontológico MANUAL DO PRESTADOR

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1 Odontológico MANUAL DO PRESTADOR ATUALIZADO EM 13/03/2007

2 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO 3 2. ENTRANDO NO SISTEMA 4 3. MARCAÇÃO DE CONSULTA 5 4. SOLICITAÇÃO DE TRATAMENTO 6 5. CONFIRMAÇÃO DE TRATAMENTO 9 6. CANCELAMENTO DE GUIA LISTAGEM DE GUIAS IMPRESSÃO DE 2ª VIA REL FATURAMENTO REL FATURAMENTO/PROC REL RENDIMENTOS ALTERAR SENHA RECADASTRAMENTO 14

3 1. INTRODUÇÃO Prezado Prestador, Este é o Manual do Prestador IAPEP Saúde Odontológico. Aqui são apresentadas algumas regras da nova sistemática, bem como instruções de operação do sistema. O manual deve ser usado como um guia de referência, sendo consultado sempre que necessário. O IAPEP SAÚDE ODONTOLÓGICO E A INTERNET O IAPEP Saúde Odontológico opera exclusivamente através da Internet, no endereço Pode ser acessado por um navegador comum e é compatível com a maioria dos browsers atuais (veja no quadro ao lado os navegadores testados). UTILIZAÇÃO BÁSICA Os credenciados do IAPEP Saúde Odontológico podem realizar as seguintes operações no sistema: Marcar Consultas Solicitar Tratamentos Confirmar Tratamentos Cancelar Guias Listar Guias Imprimir 2ª Via Todas estão disponíveis no menu lateral direito da aba Odontológico. Cada uma delas é constituída por um número variável de passos, que coletam dados e mostram informações; o último passo sempre finaliza a operação. MENSAGENS DO SISTEMA As mensagens servem para que o sistema mostre avisos importantes ao operador. Sempre contêm uma frase explicativa e são acompanhadas por um ícone. Há três tipos de mensagens:

4 Mensagem de Erro Ocorre sempre que não é possível efetuar uma operação. Exemplo: na identificação de segurado, ao inserir uma matrícula não existente, é apresentada uma mensagem de erro informando que o segurado não pôde ser encontrado no sistema. Mensagem de Confirmação Ocorre sempre que uma operação é completada com sucesso. Exemplo: na confirmação de consulta, é mostrada uma mensagem de confirmação que informa que a consulta foi confirmada com sucesso, bem como seu número de autorização. Mensagem de Informação Informa dados importantes ao operador. Exemplo: na confirmação de exames, há uma mensagem informando que somente guias de exame vindas do IAPEP precisam ser confirmadas. 2. ENTRANDO NO SISTEMA Ao entrar no website IAPEP Saúde Odontológico, o navegador é diretamente redirecionado para a página Entrar no Sistema, onde o prestador deve identificar-se através do Usuário (campo Usuário) e sua respectiva Senha (campo Senha). Para continuar, clique em Confirmar. Caso haja problemas no acesso, entre em contato com a Equipe de Suporte (veja o quadro abaixo).

5 3. MARCAÇÃO DE CONSULTA A Marcação de Consulta é o primeiro passo para o atendimento de um paciente, representando a pericia inicial na solicitação de um tratamento. Por meio dela o credenciado pode verificar se o segurado não estourou seu limite mensal de consultas e se está em situação regular no sistema. Esta operação informa ao sistema que o paciente foi devidamente atendido e que a guia já pode ser faturada e a co-participação descontada do contracheque do segurado. Nesta operação, são informados o profissional e a data de atendimento. É feito em quatro passos, descritos a seguir Identificar Segurado Informe a matrícula do segurado (campo Matrícula), bem como sua dependência (campo Dependência), de acordo com a carteira, ou se já disponível o numero do cartão Iapep Saúde. Caso a dependência seja deixada em branco, o sistema identificará o segurado como um titular (dependência 00). Para prosseguir, clique no botão Avançar. Caso o segurado não esteja cadastrado no sistema ou não tenha optado pelo IAPEP Saúde, aparecerá uma mensagem de erro, informando que aquela matrícula não pôde ser encontrada, ou que não está ativa no sistema (veja a Figura 1). Figura 1. Mensagem de Erro: O sistema não pôde encontrar o segurado com a matrícula fornecida Informar Dados Agora você precisa informar o nome do profissional que realizará a consulta. No campo profissional aparecerão os nomes dos profissionais vinculados ao prestador. Posteriormente deverá ser informada a data do atendimento do segurado. Não é necessário que a realização da consulta aconteça exatamente naquele dia; ela serve apenas como uma previsão. Somente são aceitas datas dentro de um prazo de 30 dias, incluindo o próprio dia da marcação. Observe que são mostrados alguns dados do segurado e do prestador, dentre eles o limite utilizado em consultas até aquela data. Desse modo, é possível controlar o fluxo de pacientes de acordo com o limite financeiro do credenciado. Novamente, clique no botão Avançar para continuar. Caso o segurado já tenha chegado ao seu limite mensal de consultas, aparecerá uma mensagem de erro, informando que o já atingiu seu limite de consultas (Figura 2).

6 Figura 2. Mensagem de Erro: O segurado já atingiu seu limite mensal de consultas Conferir Dados Este passo serve para que você confira os dados da guia. O sistema mostra também o valor da consulta e a co-participação que será descontada do segurado em seu contracheque. É importante que ele fique ciente destas quantias e concorde em pagá-las. Ao clicar em Avançar, você confirmará a marcação da consulta Imprimir Comprovante Na última etapa, deve aparecer uma mensagem de sucesso, com o número de Autorização da guia. A impressão neste momento é obrigatória e o papel valerá como um documento, possuindo inclusive um número de Autenticação, que confirma a autenticidade da guia. Para comprovar o atendimento, o segurado deve assinar a Guia de Marcação de Consulta, que será, ao fim do mês, enviada ao IAPEP para fins de auditoria. Com este procedimento, o prestador pode provar que o paciente foi atendido corretamente e que autoriza o pagamento da consulta. 4. SOLICITAÇÃO DE TRATAMENTO A Solicitação de Tratamento deve ser feita após a realização da consulta inicial. Nela devem ser informados todos os procedimentos necessários para o tratamento do segurado. Esta operação verifica se o segurado pode efetivamente ser atendido, ou seja, se está ativo no sistema, ainda possui limite para procedimentos e não está no período de carência Identificar Segurado Informe a matrícula do segurado (campo Matrícula), bem como sua dependência (campo Dependência), de acordo com a carteira, ou se já disponível o numero do cartão Iapep Saúde. Caso a dependência seja deixada em branco, o sistema identificará o segurado como um titular (dependência 00). Para prosseguir, clique no botão Avançar. Caso o segurado não esteja cadastrado no sistema ou não tenha optado pelo IAPEP Saúde, aparecerá uma mensagem de erro, informando que aquela matrícula não pôde ser encontrada, ou que não está ativa no sistema (veja a Figura 3).

7 Figura 3. Mensagem de Erro: Não existem guias desse segurado para serem confirmadas! 4.2. Adicionar Procedimentos Neste passo, informe o nome do médico solicitante (campo Solicitante) e os procedimentos (campo Procedimento), além do elemento e face em que são aplicados. Ambos os campos são de um de tipo especial, definido como Campo de Pesquisa (veja o quadro ao lado). Para inserir o solicitante, digite parte do nome do médico e escolha o profissional desejado. Caso ele não possa ser encontrado, pode-se pesquisar também pelo nome da clínica. Para adicionar procedimentos clique no campo Procedimento e procure o procedimento pelo código CBHPM ou parte da descrição (como mostrado na figura 4). Figura 4. Campo de pesquisa, mostrando sugestões para a entrada glico.

8 Informe agora o elemento e face no qual o procedimento será aplicado. O elemento poderá ser uma arcada ou um dente. Caso seja uma arcada, não será necessário informar a face. Se o procedimento não puder ser aplicado ao elemento ou face, o sistema mostrará uma mensagem de erro O exame deve ser inserido da seguinte forma: Com o mouse: na lista de sugestões, clique no exame desejado; Com o mouse: na caixa de seleção clique no elemento desejado; Com o mouse: na caixa de seleção clique na face desejada, e em seguida no botão Inserir. O procedimento selecionado deve aparecer em uma caixa abaixo do campo Código/Descrição (veja a Figura 5). Se desejar remover um procedimento já inserido na guia, clique em Excluir, localizado na coluna opções. Uma guia pode conter até doze procedimentos. Para prosseguir, clique em Avançar. Um erro ocorrerá se for solicitado um procedimento antes do término do seu período de carência, ou ainda se a guia contiver mais de doze procedimentos. Figura 5. Escolha de procedimentos com exames inseridos 4.3. Conferir Dados Esta etapa serve para que os dados, tanto do segurado como do prestador, possam ser conferidos antes da confirmação. É mostrado também o valor total da guia, bem como o da co-participação, além do sumário detalhado na parte inferior. Estas importâncias devem ser informadas ao segurado. Para continuar, clique em Avançar Imprimir Guia de Tratamento Agora deve aparecer uma mensagem de sucesso, informando que o tratamento foi solicitado e mostrando o número da Autorização (antigo Seqüencial).

9 A página agora deve obrigatoriamente ser impressa e valerá como um documento, tendo sua autenticidade confirmada pelo número de Autenticação. O segurado deve assinar a Guia de Tratamento na linha correspondente, autorizando a realização dos procedimentos listados e o relativo desconto da co-participação em seu contracheque e libera o pagamento para o prestador caso os procedimentos sejam finalizados. 5. CONFIRMAÇÃO DE TRATAMENTO A Confirmação de Tratamento tem a função de confirmar a realização do tratamento a cada procedimento. Em cada seção no prestador, o segurado realizará parte dos procedimentos que deverão ser confirmados individualmente Identificar Segurado Informe a matrícula do segurado (campo Matrícula), bem como sua dependência (campo Dependência), de acordo com a carteira, ou se já disponível o numero do cartão Iapep Saúde. Caso a dependência seja deixada em branco, o sistema identificará o segurado como um titular (dependência 00). Para prosseguir, clique no botão Avançar. Caso o segurado não esteja cadastrado no sistema ou não tenha optado pelo IAPEP Saúde, aparecerá uma mensagem de erro, informando que aquela matrícula não pôde ser encontrada, ou que não está ativa no sistema Escolher Tratamento Neste momento aparecerão as guias de tratamento odontológico que foram solicitadas para o segurado. Escolha a guia desejada clicando no círculo da última coluna (coluna Marque) correspondente. Só é possível confirmar uma guia por vez. Para prosseguir, clique em Avançar Escolher Procedimentos No terceiro passo, aparecem os procedimentos registrados na guia, para que o prestador possa escolher os que irá executar. Observe que isso possibilita que somente alguns procedimentos possam ser realizados naquele momento; os procedimentos restantes podem ser executados posteriormente. Marque os procedimentos clicando na caixa da última coluna (coluna Marque, mostrada da Figura 6).

10 Caso queira finalizar o tratamento, marque a opção finalizar abaixo da descrição dos procedimentos. Se todos os procedimentos da guia já tiverem sido selecionados ela será automaticamente finalizada. Para prosseguir, clique em Avançar. Figura 6. Selecionando os procedimentos que serão realizados Confirmar Dados Neste passo, apenas confira os dados do paciente antes da confirmação. Certifique-se também dos valores totais e de co-participação, mostrados no início e no fim da guia. Informe-os ao segurado e, se tudo estiver correto, clique em Avançar Status do Tratamento Agora aparecerão duas tabelas com informações do tratamento. A primeira informará todos os procedimentos realizados e a segunda os procedimentos pendentes. 6. CANCELAMENTO DE GUIA Muitos são os motivos que podem levar uma guia a ser cancelada. Alguns casos possíveis: um agendamento de consulta foi realizado, mas o paciente não pôde ir ou desistiu da consulta; uma guia de exames foi marcada, mas o procedimento não corresponde ao solicitado pelo médico ou o paciente não pôde realizar os exames ou ainda desistiu de realizá-los; uma consulta ou exame foi confirmado erroneamente Em todos esses casos a guia deve ser cancelada para que o limite de exames e consultas do segurado seja restaurado, bem como o limite financeiro do prestador. Podem ser canceladas guias em duas situações: agendadas ou confirmadas, desde que ainda não estejam faturadas e tenham sido feitas pelo próprio prestador; não é possível, portanto, que o prestador cancele guias vindas do IAPEP.

11 6.1. Identificar Segurado Informe a matrícula do segurado (campo Matrícula), bem como sua dependência (campo Dependência), de acordo com a carteira, ou se já disponível o numero do cartão Iapep Saúde. Caso a dependência seja deixada em branco, o sistema identificará o segurado como um titular (dependência 00). Para prosseguir, clique no botão Avançar. Caso não existam guias daquele segurado que possam ser canceladas pelo prestador, será mostrada uma mensagem de erro, informando que não existem guias daquele paciente para serem canceladas (Figura 7). Figura 7. O sistema não encontrou guias do segurado informado para serem canceladas Escolher Guia Nesta etapa aparecem as guias daquele segurado que podem ser canceladas. Escolha a desejada, clicando no círculo correspondente, na última coluna (coluna Marque). Para prosseguir, clique em Avançar Conferir Dados Este é o momento de conferir os dados e verificar se esta é realmente a guia desejada. Para cancelá-la, clique em Avançar Imprimir Comprovante Agora a guia já está cancelada e os limites, tanto do segurado, como do prestador, foram restaurados. A impressão do Comprovante de Cancelamento é opcional, podendo ser feita caso o cliente exija uma garantia de que a guia foi cancelada e não será cobrada. Este documento NÃO deve ser enviado ao IAPEP. 7. LISTAGEM DE GUIAS Permite que o prestador tenha controle sobre as guias que já foram inseridas no sistema.

12 7.1. Buscar Guias Para iniciar, informe a data inicial e final (campos Data Inicial e Data Final) a que a listagem deve se referir. Por exemplo: para obter uma listagem dos atendimentos do mês de setembro de 2006, use as datas 01/09/2006 e 30/09/2006; para uma listagem de guias do dia 05deste mesmo mês, preencha com 05/09/2006 em ambos os campos Resumo de Guias O sistema mostra então as guias encontradas para o intervalo de datas especificado. Na seção Informações Gerais, são informadas o número de guias, bem como a soma de seus valores. Entretanto, estes números não contabilizam todas as guias; somente são consideradas as guias válidas (agendadas e confirmadas). 8. IMPRESSÃO DE 2ª VIA Caso ocorra algum imprevisto e não seja possível imprimir a guia no momento da confirmação, é possível fazer a re-impressão do comprovante. A 2ª via também pode ser necessária quando alguma guia é perdida ou extraviada Identificar Segurado Informe a matrícula do segurado (campo Matrícula), bem como sua dependência (campo Dependência), de acordo com a carteira, ou se já disponível o numero do cartão Iapep Saúde. Caso a dependência seja deixada em branco, o sistema identificará o segurado como um titular (dependência 00). Para prosseguir, clique no botão Avançar Escolher Tratamento No segundo passo, são mostradas as guias disponíveis para segunda impressão. Observe que aparecem somente as guias agendadas, confirmadas ou canceladas. Escolha a guia desejada, clicando no círculo correspondente da última coluna (coluna Marque). Para visualizar a guia, clique em Avançar.

13 8.3. Imprimir Tratamento Finalmente, a guia selecionada é mostrada e está pronta para ser impressa. Observe que a guia é semelhante à original; a única diferença é a identificação 2ª via, no canto superior direito do papel. 9. RELATÓRIOS Neste menu são encontrados uma série de relatórios gerenciais para auxiliar o controle on-line das atividades do prestador. Dentre esses relatórios estão o relatório de faturamento, faturamento por procedimento, relatório de rendimentos e relatório de glosas Faturamento Este relatório traz informações sobre os faturamentos do prestador já fechados, como valor bruto, impostos deduzidos e valor líquido a receber, além do valor referente a guias que foram glosadas. A partir dele você pode ainda saber o valor referente a consultas e exames que foram realizadas Faturamento/Procedimento Semelhante ao anterior este relatório ainda mostra detalhadamente cada procedimento realizado pelo prestador no período com os respectivos valores Rendimentos O relatório de rendimentos traz um resumo do faturamento do prestador para o ano escolhido, deduzindo os impostos a serem cobrados. Ele também fornece a possibilidade da impressão de uma declaração de rendimentos Glosas Finalmente o relatório de glosas é o que traz informações detalhadas sobre os procedimentos que foram glosados no período.

14 10. MEU CADASTRO Menu disponibilizado ao prestador para que ele atualize periodicamente suas informações cadastrais e de usuário do sistema Alterar Senha A partir dessa opção o usuário pode modificar a sua senha de acesso ao sistema. É importante que esse passe seja realizado com atenção para não ocorrer problemas de perda da senha ou algo semelhante. Caso ainda assim ocorra algum problema e você não consiga mais acessar o sistema, entre em contato com a equipe de suporte Recadastramento Nesta opção é realizado o recadastramento de prestadores e profissionais associados. É importante sempre manter o seu cadastro atualizado para o bom funcionamento do sistema.