SYSLOG Sistema de Logística

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1 SYSLOG Sistema de Logística Termo de Abertura - Versão 1.1 Equipe Grupo 3 Douglas Antony Gerente Bruno Oliveira Rodrigues Erika Silva Nascimento Horácio Granjeiro Neto Isaque Jerônimo Barbosa Paulo Henrique Roriz Rodrigo Carvalho de Lima

2 1. Sumário A empresa WD Logística e Distribuição atuante no mercado do Distrito Federal há mais de dez anos é uma empresa sólida no ramo de logística e distribuição e vem a cada ano conquistando mais o mercado com sua competência em administrar bem a distribuição dos seus produtos. Mas, com o crescimento deste mesmo mercado surgiram novas demandas exigindo que a empresa busque um software moderno e eficaz para melhor atender sua clientela com eficiência e eficácia como sempre fez. O serviço de distribuição e logística de cartões telefônicos resultará em um melhor gerenciamento a partir do momento que entrar em operação o novo software destinado à logística e distribuição, proporcionando melhorias no tocante aos custos / benefícios, eficácia e efetividade, além de poder satisfazer as necessidades do cliente de forma mais incisiva. O projeto de implantação de um novo software trará a empresa WD Logística maior desempenho concernente à distribuição dos seus produtos aprimorando assim a competitividade da empresa e o aumento da capacidade produtiva agregando um maior valor aos seus serviços e aumentando a satisfação dos seus clientes. É buscando fazer e ser o melhor que a empresa WD Logística está implantando no mercado um produto inovador onde o cliente está em primeiro lugar. E é visando à satisfação desse cliente e uma maior competitividade que o Projeto SYSLOG será desenvolvido e implantado.

3 1.1. Nome do Projeto: SYSLOG Sistema de Logística 1.2. Objetivo Geral Contribuir para aumentar a eficácia e eficiência da empresa WD Logística. Objetivo Específico Desenvolver sistema para controle de distribuição de cartões telefônicos no Distrito Federal Custo estimado: O projeto terá um custo de R$ ,00 (Duzentos e trinta e dois mil, novecentos e trinta e oito reais) Prazo estimado: O projeto terá duração de seis (6) meses Descrição do produto O sistema apresentará as seguintes definições: Contará com uma tela de login intuitiva com os campos nome de usuário e senha localizados de forma centralizados seguidos do botão OK que depois de pressionado e obtendo a confirmação do Banco de dados de que são credenciais autênticas carregarão as telas relativas ao perfil previamente cadastrado. A tela de manter usuários contará com os seguintes campos distribuídos em tela de maneira lógica, de forma a agilizar a inserção de informações: nome completo, login, senha, matrícula, CPF, endereço, sexo, fone 1, fone 2 (Opcional). A tela de manter fornecedores contará com os campos referentes a este cadastro e também distribuídos em tela de maneira lógica, de forma a agilizar a inserção de informações: código, nome, razão social, CNPJ, endereço ou logradouro, bairro, cidade, UF, CEP, fone 1, fone 2(Opcional). Contará com uma tela referente a cadastro de produtos onde os campos abaixo serão distribuídos de forma a facilitar este cadastramento: código, descrição, grupo, fornecedor, preço de custo, preço de venda. No cadastro de vendas a tela trabalhará com a inserção, consulta e cancelamento das vendas efetuadas diariamente, onde agrega detalhes referente a transação, nome do vendedor e comissões equivalentes, agilizando assim o processo. Possui os seguintes campos: código, data, cliente, tipo de pagamento, almoxarifado, vendedor, produto, quantidade, valor unitário e valor total. Na tela de compras, requisito responsável pela inserção, consulta, alteração e exclusão das solicitações de mercadorias junto aos seus fornecedores, com o intuito de suprir as necessidades do estoque de forma breve, fácil e organizada, será desenvolvida tela de fácil utilização com os seguintes campos: código, fornecedor, data, produto, prazo, quantidade, valor unitário e valor total. Com o módulo cliente, responsável pela inserção, consulta, alteração e exclusão dos dados de clientes, será facilitado o acesso e a gestão dessas informações, de forma a agilizar o processo em futuras transações. Campos incluídos: código, data do cadastro, nome fantasia, razão social, CNPJ, segmento de atuação, endereço, bairro, cidade, UF, ponto de referência, pessoa de contato, fone 1, fone 2, tabela de preço e rota.

4 1.6. Benefícios esperados O software proporcionará os seguintes benefícios: Programar e executar a distribuição dos seus produtos com maior rapidez; Controlar estoque; Controlar suas contas a pagar e receber; Melhorar o desempenho das suas vendas e entregas. 2. PREMISSAS A infraestrutura atual da empresa deverá suportar o sistema a ser implantado. O cliente deverá disponibilizar agenda e espaço físico equipado e adequado para a realização de treinamento dos funcionários que utilizarão o sistema. Comprometimento suficiente por parte do cliente. Não haverá rotatividade da equipe. Sistema de atividades completamente implantadas e com dados consistentes Restrições O projeto deverá ser entregue em no máximo 6 (seis) meses a partir da data de assinatura do contrato. Prestar suporte especializado durante um período de 6 (seis) meses. Confeccionar tutoriais para uma boa execução dos softwares. Será usado a linguagem Delphi 7 Funcionará em ambiente local em uma rede LAN Utilizará o SGBD 2008

5 3. ANÁLISE DOS STAKEHOLDERS (OU PARTES INTERESSADAS) Identificação Responsabilidades Stakeholders (nomes dos contatos) Necessidades Favorável Logística de Entrega Gestão das Entregas Área: Logística Sidney Soares Romaneio das entregas Roteirização Faturamento de Pedidos Favorável Comercial Gestão de Indicadores Comerciais Chico Anízio Análise de Vendas Análise de Metas Favorável Área: Comercial Compras/Controle de estoque Gestão das Compras e Controle do Estoque Área: Compra/Estoque Ricardo Silva Gestão das compras Controle do estoque Favorável Financeiro Gestão do Fluxo de Caixa Pagamentos e Recebimentos Área: Financeiro Rosa das Flores Prestação de Contas Controle de contas a Pagar Controle de Contas a Receber Fluxo de caixa Favorável Vendas Automatização da Força de Vendas Área: Vendas Michael Jackson Roteirização Pedido on-line Atualização das informações de clientes em tempo real Favorável Administrativo Controle de Acesso Marcos Senna Cadastro de usuários Controle de níveis de acesso Favorável

6 4. CICLO DE VIDA E ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO 4.1. Principais fases do projeto e resultados esperados em cada uma: 4.2. Descrever como o projeto está colocado em prática O SYSLOG, desenvolvido pela empresa Ideal Solutions, tem como objetivo sanar as falhas encontradas na atual metodologia utilizada pela WD Logística e Distribuição no controle de logística. Para um melhor direcionamento de suas vendas e estoques, será proposta uma implantação de controle de logística e distribuição visando atingir melhor eficiência, eficácia e efetividade no gerenciamento e procurando interligar os setores da empresa para melhor distribuir os recursos por ela almejados. O SYSLOG tem como premissa atender às demandas da empresa WD Logística nos departamentos de compras, estoque, logística, financeiro e vendas. O sistema é dividido em módulos e integrado por uma base de dados única, utilizado por todos os módulos. O sistema agrega funcionalidades que aperfeiçoarão os processos realizados pela empresa, proporcionando maior agilidade nas operações. O SYSLOG é um sistema voltado para o controle de logística que, visando atender as necessidades desejadas, possuirá características que serão desenvolvidas em módulos distintos, porém integrados e harmônicos, proporcionando à empresa WD Logística as seguintes funcionalidades: Manutenção de usuário; Compras; Comercial; Logística de entrega; Financeiro; Relatórios Gerenciais. O SYSLOG terá integração com os seguintes módulos, pois não englobará:

7 Recursos Humanos; Contábil; Fiscal; Business Intelligence; AFV Automação da Força de Vendas. O projeto iniciará com o esforço da equipe que se dividirá em blocos (estratégica, tática e operacional) identificando as necessidades do cliente e propondo às soluções para serem desenvolvidas. A identificação das necessidades é de fundamental importância para o sucesso do projeto, tendo em vista ser essas necessidades que nortearão o desenvolvimento do projeto. Em seguida a execução do projeto pondo em prática os estudos levantados e por fim, a conclusão do projeto. 5. ESCOPO 5.1. Declaração de Escopo do Projeto Objetivo Geral Contribuir para aumentar a eficácia e eficiência da empresa WD Logística. Objetivo Específico Desenvolver sistema para controle de distribuição de cartões telefônicos no Distrito Federal Detalhamento do Escopo do Projeto A finalidade norteadora do projeto se aplica ao Sistema de Logística - SYSLOG. O projeto SYSLOG tem por objetivo melhorar a eficiência e a eficácia das entregas de mercadorias, estoque e informações gerenciais da empresa WD Logística e Distribuição Ltda., tendo em vista até o presente momento a WD Logística utilizar um modelo arcaico tanto na distribuição dos seus produtos como também no controle de estoque e informações gerenciais. O projeto contará com um Módulo de AFV (Automação de Força de Venda), onde os pedidos gerados através dos PDA s serão transmitidos via internet para o CD (Centro de Distribuição), que através do SYSLOG será capaz de faturar e roteirizar os pedidos de venda. Proporcionando um ganho de tempo no que tange o faturamento das vendas e na roteirização que antecede a distribuição. No SYSLOG a empresa poderá controlar também seu estoque de forma eficaz através de relatórios gerados por um sistema integrado. O estoque anteriormente era controlado através de planilhas, o que ocasionava insegurança nas informações levantadas e consequentemente nos relatórios emitidos. O SYSLOG contará também com os Módulos: Financeiro (contas a pagar e receber) e Compras (Pedido de Compra, Entrada de Mercadoria). O financeiro é responsável pela parte contábil

8 da WD Logística. Nele serão desempenhadas as funções pertinentes ao controle de contas, fluxo de caixa, etc. Suas principais atribuições são: Prestação de contas; Controle de contas a pagar; Controle de contas a receber. O setor de compras é responsável pela gestão de compras em seu sentido amplo, através dele poderá ser identificado se há produto disponível, quantidade de produto e estoque. Suas principais atribuições são: Gestão de compras; Manutenção de fornecedores; Controle de estoque; Relatório de estoque Plano de Gerenciamento do Escopo As mudanças decorrentes da estrutura orçamentária bem como quantitativo ou qualitativo de qualquer serviço ou produto prestado pela WD logística e Distribuição ficam tratadas na gestão de mudança desse projeto na qual o Gerente ficará incumbido de elencar os devido pormenores. A verificação do escopo é o processo de aceitar formalmente o trabalho do projeto, conforme definido em sua documentação, no escopo do projeto, ou no contrato, quando for o caso. A aceitação formal exige a assinatura para aceitação do produto. A verificação do escopo do projeto ocorre em determinados momentos: No final do projeto; No final de fase do projeto; Na entrega dos principais produtos finais dentro do projeto.

9 6. PRAZO Nº Atividade Data Início Data Fim Responsável ETAPA 01 - Contratações de pessoal e levantamento de infraestrutura. 1 Contratações de pessoal administrativo 1/08 5/08o Douglas Antony Precedência 2 Treinamento 6/08 7/08 Paulo Roriz 1 2 Aquisição de infraestrutura 8/08 11/08 3 Estruturação de ambiente 12/08 13/08 4 Contratações de corpo técnico 14/08 17/08 5 Levantamento de necessidades cliente 17/08 18/08 6 Regras de negócio 18/08 19/08 ETAPA 02 - Análise e especificação do projeto. 7 Elaborar especificações de casos de uso 20/08 22/08 8 Elaborar MER (conceitual) 23/08 24/08 9 Elaborar MER (lógico) 25/08 26/08 10 Elaborar MER (físico) 27/08 28/08 ETAPA 03 - Instalação de ambiente de testes Erika Nascimento Isaque Jerônimo Douglas Antony Horácio Grangeiro Douglas Antony Douglas Antony Isaque Jerônimo Isaque Jerônimo Isaque Jerônimo 11 Instalar Banco de dados (estrutura física) 1/set 9/set Rodrigo Lima 1,3,4 12 Instalar Banco de dados (estrutura lógica) 10/set 12/set Rodrigo Lima 1,3,4 ETAPA 04 - Desenvolvimento de software. 10 Desenvolvimento de protótipos 1/09 8/09 Bruno Sout 07,11,12 11 Testes 9/09 9/10 Paulo Roriz Homologação do cliente 9/10 30/11 Paulo Roriz 10,11 13 Produção 26/11 30/12 ETAPA 05 - Implantação do sistema 14 Finalização de software 1/01 7/01 15 Implantação do software 7/01 14/01 ETAPA 06 Treinamento Erika Nascimento Horácio Grangeiro Isaque Jerônimo Erika 16 Elaboração de manuais 15/01 16/01 6,12 Nascimento Impressão e montagem de 17 17/01 18/01 Paulo Roriz 6,12 demonstração 18 Treinamento 19/01 22/01 Paulo Roriz 16, ,4 5,6 5,

10 6.1. Cronograma Etapas Especificação Data início Data fim Levantamento e documentação Contratações Requisitos Regras de negócio Levantar custos Elaborar especificação de casos de uso. Elaborar o MER (conceitual, lógico e físico). Instalar BD. Desenvolvimento Testes Homologação Produção Finalização Implementação Elaboração de manuais Treinamento 1/ago 8/set Especificações Técnicas 9/set 9/out Desenvolvimento 10/out 30/nov Implementação do sistema 26/nov 30/dez Treinamento de usuários 20/dez 22/jan 7. CUSTOS 7.1. Previsão de Recursos Mão de obra 1. Gerente de projeto 2. Desenvolvedores 3. Supervisor de desenvolvimento 4. Analistas (requisitos, redes) 5. DBA 6. Testador Instalações 1. Fábrica de softwares Equipamentos Materiais de consumo estações de trabalho 2. 1 Servidor Dell Power Edge T Impressoras Laserjet HP P Papel A4 2. Envelopes pardo 3. Clips 4. Canetas 5. Grampeadores / Grampos

11 6. Água 7. Copos descartáveis Serviços de terceiros 1. Link ADSL 2. Linha telefônica 7.2. Estimativas de custos Atividade Qtd. Valor Unit. Mão de obra - (hora) Valor Total (mês) Valor total (projeto) Gerente de projeto Desenvolvedores (4 meses) Supervisor de desenvolvimento (4 meses) Analistas (requisitos, redes) (4 meses) DBA Testador Instalações - sala/mês - Fábrica de softwares Equipamentos - aluguel/mês - Estações de trabalho Servidor Dell Power Edge T Impressoras Laserjet HP P Materiais de consumo Papel A Envelopes pardo Clips Canetas Grampeadores / Grampos Água Copos descartáveis Serviços de terceiros Link ADSL Linha telefônica Custo do projeto Média (Mês) Total/contrato

12 7.3. Orçamento 8. PESSOAS 8.1. Organograma 8.2. Matriz de Responsabilidades SYSLOG Bruno Douglas Isaque Érika Horácio Paulo Rodrigo Diretoria RS RP RS RS RS RS RS Administrativo RS RS RS RS RS RP RS Logística de Entrega RS RS RS RS RP RS RS Comercial RS RS RS RS RS RS RP Financeiro RS RS RP RS RS RS RS

13 Compras e Controle de Estoque RP RS RS RS RS RS RS Vendas RS RS RS RP RS RS RS RP = responsabilidade principal RS = responsabilidade de suporte 8.3. Recrutamento

14 8.4. Plano de Gerenciamento da Equipe A equipe será administrada e monitorada pelo DBA ou responsável de mesmo grau hierárquico cabendo, dentre outra prerrogativas, acompanhar todo o andamento e auxiliar nas devidas dúvidas deste documento, que definirá o plano de trabalho e horários, mas que terão suas metas definidas conforme o planejamento definido pelo gerente do projeto que terá total autonomia de manipulação, observando o melhor desenvolvimento do projeto. O grupo estará desenvolvendo todas as tarefas de forma coesa e síncrona para evitar qualquer falha no decorrer do projeto. A divisão da carga horária vai ser dividida da seguinte forma. 40 horas por semanais Todos os integrantes da equipe iniciarão seus trabalhos na preliminar do início do projeto fazendo os estudos de caso nas respectivas áreas de especialização

15 9. RISCOS 9.1. Identificação dos riscos Anexo I 10. QUALIDADE 10.1 Especificações funcionais do produto No. Descrição Prioridade do Cliente Observações (Crítico, Útil e Importante) 1 Romaneio das entregas Crítico Documento com a relação das entregas 2 Roteirização Crítico Roteirização das entregas 3 Faturamento de Pedidos Crítico Movimenta estoque e gera contas a receber 4 Análise de Vendas Útil Relatórios com informações de vendas diárias 5 Análise de Metas Crítico De acordo com as metas estabelecidas no sistema esse relatório faz um acompanhamento diário 6 Gestão das compras Crítico Relatório de compras da empresa 7 Controle do estoque Crítico Relatório de estoque por almoxarifado 8 Prestação de Contas Útil 9 Controle de contas a Pagar Crítico Controle de contas a pagar 10 Controle de Contas a Receber Crítico Controle de contas a receber 11 Fluxo de caixa Crítico Consultas por período de débito e crédito 12 Roteirização dos clientes Crítico Controle de visitas por dia e ordem 13 Pedido on-line Crítico Transmissão das vendas on-line 14 Atualização das informações de clientes em tempo real Crítico Atualização de informações toda vez que é sincronizado o PDA 15 Cadastro de Usuários Crítico Cadastro de usuários ao sistema 16 Controle de níveis de acesso Útil Controle de permissões ao sistema 10.2 Indicadores de sucesso do projeto Comprimento do Cronograma, produtos entregues conforme planejado Reuniões quinzenais; Relatórios de produção e acompanhamento; Número de produtos realizados no período; Número de produtos previstos no período;

16 Número de vezes que um produto foi refeito ou não homologado; Número de requisitos corretos e definidos; Pesquisa de satisfação do cliente Procedimento e método para garantir a qualidade do produto e do projeto Será usado o Atestado de Conformidade, que atestará o fornecimento dos produtos referente à entrega e serviços prestados em total conformidade com as especificações técnicas exigidas, os prazos e termos firmados na contratação. Assegurando a qualidade do serviço prestado. Este documento tem validade de um ano a partir da data de emissão. 11. COMUNICAÇÃO 11.1 Documentos a serem gerados ao longo do projeto: Agenda e atas de reuniões; Cronogramas; Relatórios de acompanhamento; Contatos de colaboradores e fornecedores; Detalhamento de rotinas administrativas dos usuários; Atestado de homologação das fases do projeto; Notas fiscais de serviços e materiais Necessidade de comunicação a serem atendidas Cliente Relatórios de acompanhamento. Relatórios de homologação. Cronogramas de atividades. Agenda e atas de reuniões. Fornecedores Colaboradores Cronogramas de atividades. Relatórios de homologação. Contratada (gerente de projetos) Agenda e atas de reuniões.

17 Cronogramas. Relatórios de acompanhamento. Contatos de colaboradores e fornecedores. Detalhamento de rotinas administrativas dos usuários. Relatórios de homologação das fases do projeto. Notas fiscais de serviços e materiais Plano de Distribuição de Informações Interessado Documento Tipo Momento Relatório de acompanhamento Ofício Etapa/Solicitação Cliente Relatório de homologação Ofício Etapa Cronograma de atividades Ofício Início Agenda e ata de reuniões Ata/Ofício Início/Etapa/Solicitação Cronograma de atividades Circular/Memorando Início Relatório de homologação Circular/Memorando Etapa Colaboradores Detalhamento de rotinas Circular/Memorando administrativas dos usuários Início Agenda e ata de reuniões - Sempre Cronograma de atividades - Sempre Relatório de acompanhamento - Sempre Contratada (gerente de projetos) Contatos (colaboradores e - fornecedores) Sempre Detalhamento de rotinas - administrativas dos usuários Sempre Relatório de homologação - Sempre Notas fiscais de serviços e materiais - Sempre

18 11.4 Programação de Reuniões Etapas Especificação Data início Horários Interessado Levantamento e documentação Especificações Técnicas Desenvolvimento Implementação do sistema Treinamento de usuários Contratações 2/ago 08 as 12/14 as 18 Colaboradores - Gerente -RH Requisitos 3/ago 09:30 hs Colaboradores - Gerente -Cliente Regras de negócio 4 a 7 de agosto 14hs Cliente - Gerente Levantar custos 8/ago 09:30 hs Financeiro - Gerente Elaborar especificação de casos de uso. 9/set 08:15 hs Elaborar o MER (conceitual, lógico e 20 a 30 de set 08:15 hs Colaboradores - Gerente físico). Instalar BD. 03 a 09 de out 08:15 hs Relatórios de etapa 9/out 14:30 hs Cliente - Gerente Desenvolvimento Testes Homologação Produção Relatórios de etapa 10, 15 e 30/nov 30/nov 08:30 hs 14:30 hs Colaboradores - Gerente Cliente - Gerente Finalização Implementação Relatórios de etapa 26/nov 30/dez 08:30 hs 14:30 Colaboradores - Gerente Cliente - Gerente Elaboração de manuais Treinamento Relatórios de etapa - Entrega final 20/dez 27/jan 08:40 hs 09:30 hs Colaboradores - Gerente Cliente - Gerente 12. FORNECEDORES Equipamentos Código Discriminação Qtde Valor Unit. Valor Total Estações de trabalho Servidor Dell Power Edge T Impressoras Laserjet HP P Valor total estimado para Equipamentos R$ Material de Consumo Código Discriminação Qtde Valor Unit. Valor Total Papel A4 Caixa Envelope pardo Clips Canetas Grampeadores / Grampos Água galão de 20 litros Copos descartáveis Tonner colorido Tonner preto Valor total estimado para Material de Consumo R$ Serviço de Terceiros Código Discriminação Valor Total Link ADSL Linha telefônica Valor total estimado para Serviço de Terceiros R$ 0 Fornecedores Potenciais Código Discriminação Valor Total

19 00015 Mobiliária Athenas CTIS Papelaria Ritz GVT Valor total estimado para Fornecedores Potenciais R$ 12.1 Plano de Suprimentos Fornecedor Tipo Mod alidade de contratação Imob iliária Athenas CTIS S ala Equipamentos de informática Menor preço/boa localização (Menor orçamento) Custo/benefício (Menor orçamento) Papelaria Ritz Materiais de consumo Custo/benefício (Menor orçamento) GVT Serviço banda larga e de telefon ia Largura de banda e plano de voz (Menor orçamento) Concordo com os termos apresentados. Douglas Antony Gerente de Projetos Ideal Solutions Marcelo Persegona Projetos 1 Faculdade Senac

20 13. ANEXOS

21 Item 9.1 Riscos Conseqüências Fator FDA Impacto Probabilidade Responsável Perder o código fonte Perder todo o trabalho realizado Queda de luz Alto Média Desenvolvedor Plano de Contingência Plano de Ação Usar no-break e fazer backup Imprevistos com colaboradores, impossibilitando a continuidade temporária ou permanente do projeto Atraso na entrega das etapas Falta do pessoal Alto Média Gerente do Projeto Manter contato com número extra de colaboradores para haver tempo de substituição provisória ou permanente Pessoal qualificado para execução do projeto Baixa qualidade do produto e Insatisfação do cliente Seleção de pessoal Alto Baixa Gerente do Projeto Substituir por profissional qualificado Custos acima do previsto Indisponibilidade dos recursos para finalizar o projeto Planejamento com falha Alto Baixa Gerente do projeto Realizar um planejamento detalhado e total controle de todas as atividades Atraso no cronograma Entrega do produto fora do prazo Controle das atividades e acompanhamento com falhas Alto Médio Desenvolvedor e Analista de Sistemas Acompanhar e controlar as atividades Invalidação dos artefatos concluídos Realizar novos levantamentos dos requisitos Levantamento das falhas dos requisitos Alto Médio Analista de Requisitos Acompanhar e atestar que o levantamento dos requisitos está de acordo 21

22 com a necessidade do cliente Alterar requisitos do projeto Alteração no cronograma, tempo e custo no projeto Especificações novas solicitadas pelo cliente Médio Média Analista de Requisitos Reuniões com o cliente para feedback Ausência e saída de membros da equipe Atraso no cronograma do projeto Insatisfação profissional e perfil do profissional não adequado Média Médio Gerente do projeto Infraestrutura adequada para a equipe Desistência de contratante durante o projeto O Projeto não será finalizado Alto risco e custo Alto Baixo Gerente do projeto Elaborar os documentos Termo de Abertura e Declaração do Escopo de forma clara 22