As Novas!!! Tecnologias da Informação na Implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade

Transcrição

1 As Novas!!! Tecnologias da Informação na Implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade IPT Instituto Politécnico de Tomar 20 de Novembro de 2008 Ana Sofia Ferreira - asferreira@ambidata.pt José Pedro Coutinho jpcoutinho@ambidata.pt AMBIDATA - Digital Innovation Solutions & Consulting

2 Agenda Apresentação do SGQ-D Sistema de Gestão da Qualidade Digital Meios Necessários Apresentação de um Sistema de Gestão da Qualidade Digital Próximo Passo

3 Enquadramento Normativo Sistemas de Gestão da Qualidade Requisitos (In ISO/FDIS 9001:2008 ) 1. Campo de aplicação 1.1 Generalidades Esta Norma Internacional especifica requisitos para um sistema de gestão da qualidade em que uma organização: a) necessita demonstrar a sua aptidão para, de forma consistente, proporcionar produto que vá ao encontro dos requisitos do cliente e regulamentares e estatutários aplicáveis; b) visa aumentar a satisfação do cliente através da aplicação eficaz do sistema, incluindo processos para a melhoria contínua do sistema e para garantir a conformidade com os requisitos do cliente e regulamentares e estatutários aplicáveis. NOTA 1: Nesta Norma Internacional o termo "produto" aplica-se apenas: - a produto destinado a, ou requerido por, um cliente; - a qualquer saída pretendida, resultante de processos de realização do produto NOTA 2: Os requisitos regulamentares e estatutários podem ser expressos como requisitos legais.

4 Questões? Os nossos sistemas de gestão da qualidade suportados em papel, garantem os requisitos especificados pela norma? São sistemas que garantem a melhoria continua? Adaptaram-se à rápida evolução dos meios de informação? Ajustaram-se às, cada vez mais sofisticadas, exigências dos mercados nacional e estrangeiro? Conseguem garantir o envolvimento contínuo dos recursos humanos? Conseguem obter o retorno de conhecimento suficiente para garantir a melhoria continua?

5 E porque não Os sistemas de que dispomos são pouco proactivos São sistemas centralizados no Departamento/Núcleo da Qualidade Pouco dinâmicos Muito complexos para extracção de conhecimento Monitorização de metas e objectivos muito complexa e quase impossível

6 O que é um sistema de Gestão? Sistema de Gestão: conjunto de elementos inter-relacionados e interactuantes para o estabelecimento da política e dos objectivos e para a concretização desses objectivos ISO 9000:2005 Pessoas Documentos Analógicos Arquivo Analógico

7 Papel vs Digital Sistema em Suporte de Papel vs Sistema Digital

8 SISTEMA DIGITAL Um sistema de gestão digital consegue Integrar todos os seus Processos, Workflows, Equipamentos e Aplicações de software de forma a que se comportem como um Sistema Único e Digital.

9 Processo de digitalização Mas como? Existem no mercado soluções digitais que permitem controlar e gerir os sistemas de gestão da qualidade. Quando devidamente implementados, integrados e utilizados tornam possível a gestão da qualidade de um sistema seguro, dinâmico e em permanente melhoria.

10 Processo de digitalização Mas Chave para o sucesso: como? Não existe apenas uma Fórmula, Aplicação ou Software que permita criar e gerir um Sistema de Gestão Digital. Estratégia, Organização, Planeamento e Concertação é a Chave

11 Meios Necessários Melhoria/ Actualização dos Processos Equipamentos (Hardware) Equipamentos (Software) Recursos Humanos

12 Meios Necessários Melhoria / Adaptação de Processos Adaptar os processos analógicos á realidade digital é o 1º passo para a modernização dos processos e da empresa. Os processos digitais são mais eficientes, mais rastreáveis e mais produtivos. Repensar os processos como uma actividade de melhoria continua GANHOS : Processos mais adequados Maior eficiência na comunicação interna e externa Melhor comunicação B2C; C2B e B2B Redução do trabalho administrativo e consequentemente maior produtividade O ROI é garantido

13 Meios Necessários Humanos Muitos dos Recursos Humanos existentes nas empresas possuem capacidades técnicas e tecnológicas adquiridas nas Universidades que não estão a ser aproveitadas em prol da Empresa É vital que as empresas sejam capazes de avaliar o Know-How existente dentro das mesmas e aproveitar ao máximo as suas capacidades Formação Avaliação das Competências Formação GANHOS Maior pró-actividade e participação dos colaboradores Maior realização pessoal e empresarial

14 Meios Necessários Hardware Estamos a utilizar em muitos casos uma pequena % da capacidade dos equipamentos existentes Uma simples actualização de software de um equipamento muitas vezes permite aumentar em mais de 50% a sua produtividade A inter-ligação dos diversos equipamentos de uma empresa pode aumentar a produtividade em mais de 100% A Modernização dos equipamento acarreta normalmente custos facilmente quantificáveis em ROI- produzem melhoria de desempenho Produtivo Automatização é significado de maior Qualidade GANHOS Rentabilização do Hardware existente

15 Meios Necessários Software Estamos a subutilizar muito do software que temos nos nossos equipamentos A Formação em software é quase sempre acompanhada de retorno de produtividade Normalmente utiliza-se apenas menos de 20% das capacidades de cada software da nossa empresa A analise do software produtivo existente dentro da empresa é um 1º passo para a sua utilização A colocação em uso desses softwares pode ser uma forma de modernização sem custos associados GANHOS O uso e Integração entre aplicações de software é garantia de ROI

16 SGQ Digital - ETAPAS Quais as necessidades da minha empresa? Quais as áreas que necessitam de maior intervenção? Necessito de reforçar o investimento? Melhoria Actualização dos Processos Recursos Humanos Equipamentos (Hardware) Equipamentos (Software)

17 SGQ Digital - ETAPAS Fase 0 Conhecimento da organização da empresa Definir um plano de Acção Instalação e Configuração Fase 1 Formação Analise da Implementação e da Integração com outros Sistemas e Equipamentos Fase 2 Integração dos Softwares, adequando-os a realidade dos processos Fase 3 Definição e estabelecimento de Workflows (processos digitais) e sistemas de alerta e avisos Arranque em pleno com o sistema Fase 4 Validação dos Processos e início do trabalho sem papel.

18 CIRCUITO DA INFORMAÇÃO DIGITAL Conhecimento Saber para onde vão os dados! Saber o que fazer com a informação! Informação Base de Dados Dados

19 Vantagens O que se Ganha usando informação digital? Os Workflows, processos digitais, são mais rápidos e eficientes que em papel O Tratamento dos dados é mais simples que em papel Simplificam-se processos e procedimentos Aumenta-se a Satisfação da envolvente pela optimização de processos Aumento da Competitividade

20 Vantagens... Melhorar o acesso a todos os registos e informações. Permitir o acompanhamento dinâmico de todos os objectivos e indicadores definidos Melhorar a relação B2C( Bussiness to Client)

21 Vantagens... Eliminação dos problemas relacionados com a perda ou rasura de papéis Eliminação dos erros de transcrição

22 Vantagens... Eliminação da necessidade de arquivo de papel Simplificação da gestão dos formulários e registos durante o seu período de arquivo obrigatório

23 Apresentação de um SGQ Digital Indicadores e Monitorização Recursos Humanos Gestão de Equipamentos Gestão Documental Registos Documentos Digitais Notificações

24 Apresentação de um SGQ Digital INDICADORES E MONITORIZAÇÃO

25 Apresentação de um SGQ Digital RECURSOS HUMANOS

26 Apresentação de um SGQ Digital GESTÃO DO EQUIPAMENTOS

27 Apresentação de um SGQ Digital GESTÃO DO EQUIPAMENTO

28 Apresentação de um SGQ Digital GESTÃO DOCUMENTAL

29 Apresentação de um SGQ Digital DOCUMENTOS DIGITAIS (Registos)

30 Apresentação de um SGQ Digital DOCUMENTOS DIGITAIS (Registos)

31 Apresentação de um SGQ Digital NOTIFICAÇÕES

32 Próximos Passos Implementar / Converter o SGQ em Digital As empresas que implementam sistemas de gestão digitais apercebem-se rapidamente dos enormes benefícios que isso lhes proporciona, uma vez que eliminam custos associados à gestão dos documentos em suporte de papel, conseguem assegurar a qualidade e consistência dos resultados aumentar e melhorar o acesso aos resultados e a toda a informação produzida e armazenada, enquanto diminuem custos de produção (uma análise do ROI (Return Of Investment) para a implementação de um sistema deste tipo, permite de uma forma muito clara demonstrar as enormes vantagens da criação SGQ Digital)

33 O Futuro é Hoje! Invista no sucesso da sua empresa, não adie a actualização/modernização do seu SGQ. O tempo... depois de passado; a ocasião... depois de perdida, são coisas que nunca mais se recuperam! Ana Sofia Ferreira asferreira@ambidata.pt José Pedro Coutinho jpcoutinho@ambidata.pt AMBIDATA - Digital Innovation Solutions & Consulting Rua Leira da Relva, S. Felix da Marinha Tel