PLANO ESTRATÉGICO PARA IMPLEMENTAR A CAF - PROJECTO PILOTO

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1 Ministério do Turismo, Indústria e Energia Direcção Geral da Indústria e Comércio PLANO ESTRATÉGICO PARA IMPLEMENTAR A CAF - PROJECTO PILOTO Cidade da Praia, 19 de Abril de 2013

2 1. OBJETIVOS DA AUTO-AVALIAÇÃO A Direcção Geral da Indústria e Comércio (DGIC), serviço central do Ministério do Turismo, Indústria e Energia (MTIE), é responsável pela concepção, execução e avaliação de políticas sectoriais para a indústria e comércio, de aumento da competitividade e produtividade, bem como para a integração económica regional. A DGIC é um dos serviços públicos contemplados com o Projecto-Piloto CAF que visa a implementação da Lei da Modernização Administrativa (LMA). O Projecto tem por objectivo geral o melhoramento dos serviços do Estado prestados aos utentes relacionados com o ambiente de negócios, mais concretamente pretende medir a qualidade dos impactos das reformas na prestação de serviços (acolhimento e atendimento, simplificação de procedimentos, informação prestada, capacidade de resposta, satisfação dos operadores, racionalização de recursos, entre outros). Os principais objectivos da equipa de auto-avaliação/dgic são os seguintes: Mobilizar a instituição para a qualidade; Sensibilizar para a mudança organizacional no caminho da melhoria contínua; Contribuir para uma maior responsabilização dos órgãos de gestão; Criar indicadores de desempenho; Conhecer os pontos fortes e as áreas a melhorar na DGIC; Conhecer a evolução da instituição; 2. ÂMBITO DA AUTOAVALIAÇÃO A implementação da LMA através da aplicação CAF no Ministério do Turismo, Indústria e Energia abrange numa primeira fase apenas a Direcção Geral da Indústria e Comércio (DGIC), que compreende os sectores de indústria e comércio, englobando assim os trabalhos de terreno como sejam as vistorias efectuadas aos estabelecimentos industriais e comerciais. 3. METODOLOGIA PASSOS Será utilizada a versão CAF 2006, através da metodologia descrita nas Linhas de Orientação do manual CAF Manual de Apoio para Aplicação da Estrutura Comum de Avaliação (CAF), resumida na tabela indicada no quadro a seguir. A DGIC sendo um serviço relacionado com o ambiente de negócios, será de todo muito importante adaptação de métodos de medição qualitativo, baseados em questionários, entrevistas e inquéritos de satisfação.

3 Passos para a aplicação do CAF 10 Passos para a aplicação da CAF DI DIRECÇÃO GERAL DA 1 Planear a auto-avaliação 2 Criar a equipa de auto-avaliação 3 Divulgar o projecto de auto-avaliação 4 Organizar a formação 5 Realizar a auto-avaliação 6 Elaborar o relatório da auto-avaliação 7 Elaborar o plano de melhorias 8 Divulgar o plano de melhorias 9 Implementar o plano de melhorias 10 Planear a auto-avaliação seguinte 2.2 CRONOGRAMA DE EECUÇÃO DO PROJECTO Actividades a desenvolver Meses Observação Abr Mai Jun Jul Ago Set 1. Planeamento 2. Formação e Sensibilização 3. Aplicação do Projecto 4. Adaptações e Aplicação 5. Seminário de divulgação 6. Avaliação do Projecto Foi elaborado um cronograma mais abrangente e adaptado ao modelo apresentado, o qual se poder ver no anexo 1. Porém grande parte das acções foram preenchidas a título indicativo, estando sujeitas a alterações. 2.3 SISTEMA DE PONTUAÇÃO O sistema de pontuação a utilizar na aplicação do Projecto CAF é sistema de pontuação avançado 4. EQUIPA DE AUTOAVALIAÇÃO 4.1 Composição da Equipa de auto-avaliação (EAA) De acordo com a metodologia CAF em suas linhas de orientação descritas no ponto 3, foi composta uma equipa de auto-avaliação EAA na DGIC que caberá a responsabilidade de seguir e acompanhar a implementação e cumprimento do referido Projecto CAF nos serviços da DGIC. Os elementos que compõem a EAA/DGIC são afectos à todos os serviços que integram o departamento da indústria e comércio, pessoas com perfis e competências adequadas às suas funções, constituindo desta forma uma equipa dinâmica, competente e multifuncional. (ver quadro a seguir): Nome Função/Área no Serviço Função EAA Óscar Borges Director de Serviço Coordenador do Projecto Alberto Silva Téc. Sup. Indústria e Comércio Líder de Equipa AA Zenaida Cunha Téc. Sup. Comércio Membro EAA Janjanin Dias Téc. Sup. Sector de Indústria Membro EAA Jailson Semedo Téc. Sup. Sector de Indústria Membro EAA Flávio Barbosa Téc. Est. Comércio Membro EAA

4 4.2 Plano de trabalho da EAA Na selecção dos elementos da EAA foi tido em consideração o factor tempo e com isso a necessidade dos colaboradores serem dispensados das actividades correntes de forma a terem possibilidade de cumprir as tarefas da equipa, designadamente sobre a participação em workshops, acções de formação e as demais actividades do Projecto. O quadro seguinte mostra o tempo de trabalho estimado que os elementos da equipa deverão disponibilizar às actividades do Projecto na DGIC. Dependendo das decisões a sair na fase de planeamento e formação, o quadro fica sujeito a correções, sendo por isso a título indicativo. Plano de trabalho da EAA Actividades a desenvolver Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Planeamento Workshop e Aplicação do Aplicação do Aplicação do Divulgação e e acções formação Projecto Projecto e Projecto e avaliação do internas de da EAA adaptações adaptações Projecto sensibilização Nº dias Horário 10h00-16h00 09h00-16h00 10h00-16h00 10h00-16h00 10h00-16h00 09h00-16h00 Calendário 3ª e 5ª feiras 3ª e 5ª feiras 3ª e 5ª feiras 3ª e 5ª feiras 5. RECURSOS Para a implementação do Projecto CAF na DGIC deverá ser disponibilizado à equipa de autoavaliação, recursos materiais necessários à prossecução dos objectivos previamente traçados. Cada um dos elementos da EAA dispõe de computadores próprios de trabalho, devidamente ligados a internet, impressoras e telefone. O MTIE dispõe também de uma sala de reunião, portátil e projector, assim como viaturas e outros recursos que eventualmente poderão ser afectos às actividades do Projecto CAF na DGIC. 6. FORMAÇÃO E INFORMAÇÃO A formação e a informação são aspectos cruciais num processo de auto-avaliação. Como tal deverá ser definido como a equipa de auto-avaliação da DGIC irá receber a formação adequada, bem como a realização de mini-ações (sessões informativas) para dirigentes e colaboradores da instituição, para garantir que todos se mantém informados e sentirem-se envolvidos no Projecto. 7. COMUNICAÇÃO Na prossecução dos objectivos do Projecto CAF a EAA/DGIC deverá zelar pela comunicação e divulgação de informação administrativa, através da emissão de relatórios, boletins e panfletos, bem como a existência de linhas telefónicas a custo reduzidas ou nulas, afectas exclusivamente a EAA/DGIC para pedido de informação. Será também muito importante facilitar a utilização de meios informáticos e multimédias (página na internet), onde podem ser publicados as suas actividades, projectos, programas e sua documentação em geral.

5 No anexo 2 pode-se encontrar um draft do Plano de Comunicação do Projecto CAF/DGIC, que prevê as várias acções e os suportes a utilizar para a divulgação de informação sobre o projecto de aplicação da CAF e os respectivos destinatários da informação para cada uma das suas fases. O referido Plano pode ser posteriormente rectificado e estendido à outras partes interessadas, como é o caso dos clientes e parceiros da organização. 8. RESULTADOS ESPERADOS Com a implementação do Projecto CAF nos serviços da DGIC, espera-se poder alcançar resultados de apoio à gestão, tipo produção periódico de relatórios de auto-avaliação, plano de melhorias, plano de acção, entre outros indicadores. O Projecto permitirá também aos dirigentes conhecer melhor a própria instituição, a nível dos seus pontos fortes, pontos fracos e sua evolução. A EAA/DGIC espera igualmente conseguir resultados de apoio à própria instituição, como por exemplo na modernização administrativa orientada para o cliente, designadamente sobre os seguintes objectivos: Simplificação de procedimentos administrativos; Reduzir a máquina burocrática; Capacidade de respostas rápidas; Qualidade de acolhimento e atendimento público; Aumentar a satisfação dos utentes; Entre outros Assim com a materialização do Projecto CAF nos serviços da DGIC, esperamos reforçar a importância dos princípios e objectivos da LMA e mostrar o potencial de mudança de paradigma no relacionamento com os cidadãos em geral e agentes económicos em particular.

6 ANEO 1 Cronograma detalhado de execução do Projecto Fases do Projecto Planeamento da AA Acções a desenvolver i) Apresentação do Projecto CAF; ii) Reunião com gestores para constituição da EAA; iii) Reunião da EAA para homogeneizar os conhecimentos da CAF; iv) Apresentação do Projecto aos dirigentes e colaboradores; Data prevista para execução e cumprimento das acções Abr Mai Jun Jul Ago Set Observação Formação e Sensibilização Aplicação do Projecto i) Acção de formação para a EAA; ii) Entrega de documentos relevantes; i) Reunião da EAA para início das actividades; ii) Apuramento de indicadores CAF; iii) Elaboração de questionários; iv) Diagnóstico individual da DGIC v) Recolha de evidências; Adaptações e Aplicação Seminário de divulgação Avaliação do Projecto i) Preenchimento da grelha de auto-avaliação; ii) Elaboração de relatórios de AA; iii) Reunião para atribuição de pontuação e divisão de tarefas; i) Análise dos resultados; ii) Elaboração do relatório final e plano de melhorias; i) Apresentação dos resultados aos dirigentes e à instituição; ii) Apresentação dos resultados aos colaboradores;

7 ANEO 2 Plano de Comunicação do Projecto CAF/DGIC Fase 1 Apresentação do projecto DESTINATÁRIOS ACÇÕES RESULTADOS Criar um placard informativo sobre Notícias CAF no hall de entrada Colaboradores informados; Comunicar a todos os colaboradores da DGIC sobre o início do Diminuição de resistências; Todos os Projecto através de: colaboradores da - Acções de informação/formação nos vários serviços; DGIC - Fixação de informação no placard informativo; - Envio de informação via correio electrónico. Directores de Serviço e Chefes de Divisão Serviços e organismos do MINISTÉRIO Realizar acções de informação com dirigentes, através de: - Reuniões; - Envio de informação via correio electrónico; Divulgar o início do Projecto através de colocação de uma notícia no site do Ministério; Linhas gerais do Projecto apresentadas e esclarecidas aos dirigentes; Projecto divulgado em todo o Ministério. Fase 2 - Condução da auto-avaliação DESTINATÁRIOS ACÇÕES RESULTADOS Informar sobre o andamento do Projecto através do envio de correio Colaboradores informados Todos os electrónico e uso de placard informativo; acerca do Projecto. colaboradores da (mensagens curtas e apelativas) Acções de colaboração; DGIC Recolha de evidências; Directores de Serviço Enviar pontos de situação mensais por correio electrónico: - Documentos gerados; - Indicadores de auto-avaliação; Directores de Serviço informados sobre o andamento dos trabalhos Fase 3 - Apresentação dos resultados da auto-avaliação DESTINATÁRIOS ACÇÕES RESULTADOS Gestão de topo Entregar o Relatório de AA e Plano de Melhorias; Autorização para a implementação das AM Realizar uma reunião com a presença de todos os colaboradores da DGIC para apresentação dos resultados da AA e Plano de Melhorias; Relatórios, Planos e Acções concluídos e divulgados; Colocar o Relatório de auto-avaliação e Plano de Melhorias numa Adesão de todos no processo Colaboradores e pasta acessível por todos os dirigentes; de mudança. dirigentes da DGIC Divulgar os principais resultados da AA: lições aprendidas, áreas a melhorar e próximos passos através do uso de placard informativo e correio electrónico; Serviços e organismos do MINISTÉRIO Divulgar os principais resultados e próximos passos através de colocação de um artigo no site do Ministério; Demonstração dentro do Ministério