Gestão Documental. Gestão Documental

Transcrição

1 Alcides Marques, 2007 Actualizado por Ricardo Matos em Junho de 2009 Neste capítulo pretende-se analisar a temática da, começando por apresentar um breve resumo dos conceitos subjacentes e apresentando em seguida a proposta tecnológica a usar nas organizações: o DOCman (um componente do Joomla). Um Sistema de (SGD) é constituído por software e hardware, tendo como principais objectivos a recolha, o tratamento, o arquivo, indexação/organização e distribuição de informação em formato digital. Estes sistemas arquivam documentos em formato digital de vários tipos e fontes, tais como: documentos digitais, documentos em papel e imagens. Os SGD também devem possuir funcionalidade para garantir a segurança relativa ao acesso e distribuição da informação, podendo por vezes estes sistemas estar integrados com sistemas de workflow. Neste contexto, o termo workflow designa a automação de um processo de trabalho, na sua totalidade ou em partes, onde documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro para execução de uma acção, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos definidos previamente1. Um SGD, associado à implementação de processos electrónicos das actividades da organização, deverá permitir a cada organização: Aceder à informação crítica da actividade de uma forma mais rápida e eficaz, permitindo assim aumentar o desempenho e a qualidade de serviço; Reduzir o espaço dedicado ao arquivo físico; Poupar nos custos de cópia e impressão de documentos; Tornar os funcionários mais produtivos, reduzindo as tarefas rotineiras. 1 Adaptado de 1

2 DOCman O DOCman é um componente para o Joomla que permite a gestão de documentos. Com este componente é possível organizar documentos através de múltiplas categorias e subcategorias, e disponibilizá-los para descarregar de acordo com o nível de acesso do utilizador. Instalação À data da elaboração deste manual, a versão mais recente do DOCman (1.4.0) era ainda desenvolvida para o Joomla 1.0.x. Isto é, esta versão do componente não usa o novo interface de programação que está presente no Joomla a partir da sua versão 1.5. Esta limitação irá desaparecer com a publicação da futura versão 2.0 do DOCman, mas por enquanto, para que este componente possa funcionar num sistema Joomla 1.5 ou superior, é necessário activar o modo compatibilidade com extensões desenvolvidas para versões antigas. Activa-se o modo de compatibilidade através do Gestor de plugins, disponível através da respectiva opção do menu Extensões. Nesta área, basta mudar o estado do plugin Sistema Compatibilidade, carregando no respectivo ícone da coluna Activado. Fig. 1: Gestor de plugins

3 A partir daqui, a instalação do DOCman processa-se de forma idêntica a qualquer outro componente do Joomla. Primeiro, começa-se por descarregar para o computador local o pacote de instalação da versão mais recente do componente2 e instalar através da opção Extensões Instalar/Desinstalar. Fig. 2: Área de instalação Deve seleccionar o ficheiro de instalação através do botão Browse..., e em seguida deve premir o botão Carregar o Arquivo e Instalar. Fig. 3: Após a Instalação Depois deste passo o DOCman está instalado em Inglês. Para aplicar a tradução para Português de Portugal é necessário descarregar o pacote respectivo3, descompactar o seu conteúdo e copia-lo para a raiz da 2 onde se pode encontrar o ficheiro de instalação do componente em Inglês 3 3

4 instalação do Joomla. Durante o processo de cópia será questionado se pretende substituir ficheiros, devendo responder que sim. Depois de instalado o DOCman com sucesso, pode aceder ao painel de controlo, através do caminho Componentes DOCman. Fig. 4: Painel de Controle DOCman

5 Administração Para começar a utilizar as funcionalidades disponíveis no Joomla é necessário aceder ao BackOffice (administração) e criar Categorias, Grupos, Ficheiros e Documentos. Categorias As categorias podem ser organizadas hierarquicamente, permitindo estruturar o acesso aos diversos documentos. Para aceder à opção de gestão de categorias pode-se seguir o caminho Componentes DOCman Grupos ou Painel de Controlo do DOCman Grupos. Depois de preencher os campos pressione no botão Guardar. Fig. 5: Criar categorias de documentos Fig. 6: Lista de categorias criadas 5

6 Grupos É necessário criar pelo menos um grupo de utilizadores, pois cada ficheiro tem que ficar associado a um grupo de utilizadores responsáveis pela sua gestão. Todos os membros do grupo têm que possuir contas no Joomla. A título de exemplo cria-se o grupo Grupo Exemplo. Para aceder à opção de gestão de grupos basta seguir o caminho Componentes DOCman Grupos ou Painel de Controlo do DOCman Grupos. Fig. 7: Criar grupos de utilizadores Do lado direito podem adicionam-se utilizadores do Joomla ao grupo. Para guardar o grupo deve premir o botão Guardar. Ficheiros Para que se possam disponibilizar documentos para descarregar para um determinado grupo, é necessário que exista um ficheiro. Para aceder à opção de gestão de ficheiros basta segui o caminho Componentes DOCman Ficheiros ou Painel de Controlo do DOCman Ficheiros. Podem-se adicionar ficheiros através de um de três métodos: Enviar ficheiro a partir do servidor local; Enviar ficheiro a partir de um servidor remoto; Referir o ficheiro num servidor remoto, através de um link.

7 Fig. 8: Carregar ficheiro, passo I A primeira opção permite que se realize o o envio de um ficheiro compactado (zip); se se escolher a opção modo Batch o ficheiro é descompactado e são adicionados os ficheiros contidos no arquivo. Na segunda opção é necessário colocar um URL do ficheiro a adicionar e indicar o nome do ficheiro. Pressione o botão Next>>> para passar para o ecrã de envio de ficheiro. Seleccione o ficheiro que pretende carregar para o site e pressione o botão Submeter. Fig. 9: Carregar ficheiro, passo II A seguir a ser efectuado o envio de ficheiros, é apresentada uma mensagem de sucesso, e dada a opção de continuar a realizar envios de ficheiros, ir para o processamento de documentos ou mostrar os ficheiros que já foram carregados. Seleccione a última opção. Fig. 10: Carregar ficheiro, passo III 7

8 Fig. 11: Lista de ficheiros carregados Documentos Agora que já se possui categorias, grupos e ficheiros, já se pode relacionar estes três elementos. Pode aceder à gestão de documentos através de Componentes DOCman Documentos ou Painel de Controlo do DOCman Documentos. Para adicionar um documento deve premir o botão Novo. Por documento entende-se a informação que aparece ao utilizador para aceder a determinado ficheiro. No separador Documento preencha as características gerais do documento, indique o ficheiro, seleccionando de entre os ficheiros carregados no site; associe igualmente a categoria. Fig. 12: Adicionar documento

9 No separador Permissões atribua o acesso deste documento a um grupo de utilizadores. Para terminar a introdução basta premir o botão Guardar. Fig. 13: Adicionar documento, separador Permissões Fig. 14: Lista de documentos Integração no portal Normalmente usa-se um item de menu para facilitar, no interface frontal do Joomla, um acesso rápido aos documentos geridos através do DOCman. Para o criar, é necessário entrar na área de gestão respectiva ao menu que irá ter esse item, escolhendo, por exemplo, a opção Menu principal do menu Menus. Já nesta área, carrega-se no botão Novo. 9

10 Fig. 15: Gestor de itens de menu Num primeiro passo, é necessário seleccionar o tipo de item de menu se deseja criar. Neste caso, a opção será DOCman. Fig. 16: Passo de selecção do tipo de item de menu No passo seguinte, será necessário preencher o campo Nome com o texto que se deseja exibir no menu, por exemplo, Documentos. Fig. 17: Adicionar DOCman ao menu do nosso portal

11 Para concluir, será necessário gravar este item carregando o ícone respectivo da barra de ferramentas do canto superior direito. Segundo a configuração do exemplo aqui dado, na área frontal do Joomla, passa a aparecer a opção Documentos no menu principal. Quando seleccionada, exibe as categorias criadas no DOCman em forma de pastas. Navegando nestas, encontram-se os documento existentes no sistema. Fig. 18: Menu do portal com funcionalidade de gestão documental categoria de documentos Fig. 19: Menu do portal com funcionalidade de gestão documental documento disponível 11