A GESTÃO PARA RESULTADOS NO MINISTÉRIO DA SAÚDE: UMA REFLEXÃO SOBRE PRÁTICAS E

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1 III Congresso Consad de Gestão Pública A GESTÃO PARA RESULTADOS NO MINISTÉRIO DA SAÚDE: UMA REFLEXÃO SOBRE PRÁTICAS E INSTRUMENTOS DE COMUNICAÇÃO Diana Menezes Gabriel Taciana Costa Fernandes de Souza Wilma Miranda Tomé Machado

2 Painel 07/025 Experiências de comunicação da estratégia A GESTÃO PARA RESULTADOS NO MINISTÉRIO DA SAÚDE: UMA REFLEXÃO SOBRE PRÁTICAS E INSTRUMENTOS DE COMUNICAÇÃO Diana Menezes Gabriel Taciana Costa Fernandes de Souza Wilma Miranda Tomé Machado RESUMO Em 2007 foi lançada a Agenda Estratégica do Ministério da Saúde Mais Saúde, que constitui um plano de investimentos em ações estratégicas e desafiadoras, com abrangência multissetorial e foco em questões prioritárias, para os 4 anos seguintes. Sua implementação propõe um modelo de gestão inovador e voltado para resultados, dentro do qual a comunicação desempenha um papel fundamental, pois que apóia o alcance da estratégia em todos os níveis da organização. Diversas ferramentas e metodologias compõem o Plano de Comunicação do Mais Saúde, dentre as quais destacam-se: Mapa Estratégico Contratualização de resultados Reuniões de monitoramento da estratégia Publicação do Mais Saúde: Direito de todos , que apresenta o conjunto das diretrizes e ações da Agenda Estratégica Publicação dos resultados anuais: Resultados e Conquistas Evento anual para divulgação dos resultados: Resultados e Conquistas Publicação de livro MAIS GESTÃO É MAIS SAÚDE: Governança para Resultados no Ministério da Saúde Informe Mais Saúde Sistema de Monitoramento e Gestão (disponibilizado na Intranet e na Internet).

3 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO OBJETIVOS METODOLOGIA CONCLUSÕES REFERÊNCIAS... 12

4 3 1 INTRODUÇÃO A utilização de técnicas de comunicação como estratégia de aproximação do público-alvo é antiga e bastante conhecida no setor privado, que utiliza-se da propaganda para criar uma atmosfera de envolvimento emocional com os clientes, e fixá-lo às suas redes comerciais. Os resultados desse tipo de estratégia são surpreendentes, como aumento do lucro bruto, ampliação da rede varejista e aumento da empregabilidade. Hoje, quando o setor público percebe-se como grande provedor de serviços e preocupado em propor valor aos seus clientes, percebemos a incorporação às suas técnicas de gestão, de metodologias há muito utilizadas no mercado. Nesse contexto, em 05 de dezembro de 2007 o Governo Federal lançou oficialmente o Programa de Aceleração de Crescimento da Saúde PAC Saúde, também conhecido como Mais Saúde, que visa à consolidação desse setor como parte da política social e fonte de geração de riquezas para o país. O Mais Saúde está inserido, juntamente com outros Planos e Programas setoriais, na estratégia nacional voltada a aliar o crescimento econômico com o desenvolvimento e a eqüidade social. O Mais Saúde Agenda Estratégica do Ministério da Saúde, se inicia em 2008 e se estende até 2011, sendo composto atualmente por 86 medidas e 208 ações estratégicas, que abarcam, senão todos os desafios inerentes à pasta da Saúde, pelo menos as principais iniciativas que se destinam a enfrentar os grandes problemas relacionados à área. Uma vez definida a Agenda Estratégica e os resultados pactuados entre o Ministro da Saúde e os secretários e dirigentes da administração direta e indireta do Ministério da Saúde, o desafio seguinte foi estabelecer a maneira mais adequada de monitorar e comunicar o desempenho dos indicadores, metas e ações estratégicas, e assim, assegurar a implementação eficaz da estratégia.

5 4 2 OBJETIVOS É sobre a eficácia das práticas e instrumentos de comunicação adotados pelo Ministério da Saúde durante o processo de desenvolvimento e implementação da Agenda Estratégica que abordaremos no decorrer deste trabalho, refletindo sobre as seguintes questões: Estabelecimento de um programa formal de comunicação da estratégia; O plano de comunicação da estratégia é capaz de gerar compreensão suficiente para que os funcionários contribuíssem para a execução da estratégia? E motivação?

6 5 3 METODOLOGIA Considerando que a maioria das iniciativas estratégicas falha exatamente no processo de implementação, verificou-se a necessidade de se trabalhar para que o Ministério, como um todo, tivesse uma abordagem integrada e colaborativa para a implementação da Agenda Estratégica. Isto posto, dada a complexidade das iniciativas que estavam presentes no Mais Saúde, percebeu-se a necessidade de aprimorar o processo de acompanhamento e gestão das mesmas, com o objetivo de melhorar a eficácia no uso dos recursos disponíveis, assim como o de acelerar os resultados a serem gerados. Assim, o modelo adotado para o monitoramento do Mais Saúde foi elaborado com base na metodologia do Balanced Scorecard (BSC) 1 e de Gestão da Estratégia 2 e foi denominado Modelo de Monitoramento e Gestão do Mais Saúde. Entre as principais ações e processos desse modelo destacam-se: Estabelecimento de uma Central de Resultados; Definição de papéis e responsabilidades; e Reuniões de Monitoramento e Aprendizado Estratégico. De forma resumida, os principais benefícios esperados quando da escolha da metodologia, foram: Visão integrada das prioridades; Promover o alinhamento das diversas partes do Ministério da Saúde; Coordenar a execução dos projetos; Aprimorar o processo de acompanhamento e gestão, conferindo uma maior agilidade, transparência e velocidade nas tomadas de decisão; Transformar o processo de acompanhamento e gestão de uma atividade puramente burocrática e de cobrança, para uma atividade de reflexão permanente das prioridades e da suficiência das ações, permitindo o aprendizado contínuo como base para re-planejamentos futuros. 1 No mais alto nível conceitual, o Balanced Scorecard é uma ferramenta que auxilia as organizações a traduzir a estratégia em objetivos operacionais que direcionam comportamentos e performance. 2 O sistema de gestão da estratégia é o resultado do aprimoramento da metodologia BSC, com a aplicação dos cinco princípios gerenciais que norteiam as organizações orientadas para a estratégia: Mobilizar, Traduzir, Alinhar, Motivar e Gerenciar.

7 6 Com base na metodologia do BSC, os desafios e projetos constantes no Mais Saúde foram traduzidos em um Mapa Estratégico, cujo objetivo é a materialização da estratégia mediante a identificação de um conjunto coeso e interdependente de objetivos estratégicos interligados em relações de causa e efeito. Em síntese, o Mapa é o elo entre a formulação e a efetivação da estratégia, no qual se descreve como ativos intangíveis são convertidos em resultados tangíveis e que, além disso, é utilizado como peça principal de comunicação e de envolvimento de todos no processo de gestão da estratégia. Além da tradução do Mais Saúde em um Mapa Estratégico, foi desenvolvido uma ferramenta informatizada para o acompanhamento da execução das ações do programa Painel de Acompanhamento e Gestão do Mais Saúde. A ferramenta é disponível na internet (Portal do Ministério da Saúde) e intranet, para todos os funcionário do Ministério. Por meio do Painel de Acompanhamento e Gestão do Mais Saúde, é possível acompanhar com transparência a evolução das ações e os principais entraves encontrados. As informações geradas são fundamentais para nortear as discussões nas reuniões de monitoramento, realizadas entre todas as áreas do Ministério, sendo à alta gestão intervir para solucionar determinados obstáculos. Entre outras medidas de fixação de comunicação, citamos: disponibilização de um portal do PAC Saúde; publicação de volumes da série Mais Saúde: Direito de Todos , com informações atualizadas sobre a disposição do conjunto das medidas e ações de condução; publicação do anuário Resultados e Conquistas, que consiste em uma prestação de contas à sociedade; publicação de resultados no Caderno Destaques, da Presidência da República; publicação do livro Mais Gestão é Mais Saúde Governança para Resultados no Ministério da Saúde. Os resultados alcançados são divulgados para todos os funcionários do Ministério em um evento anual Resultados e Conquistas, onde as conquistas são apresentadas pelo Ministro da Saúde. A avaliação desses resultados fornece informações para o reinício do ciclo de monitoramento do ano seguinte. Face o cenário mundial atual, que traz consigo uma série de mudanças que afetam significativamente os processos de comunicação das organizações, percebemos que são os gestores que exercem papel fundamental nessas

8 7 mudanças, devendo priorizar pontos estratégicos da administração pública, entre eles o planejamento estratégico e a comunicação produtiva. Nesse intuito, de viabilizar a implementação do Mais Saúde de forma bem-sucedida, alinhando as áreas do Ministério à gestão por resultados, foi também desenvolvido um Plano de Comunicação para o projeto Mais Gestão é Mais Saúde, que consiste em uma série de medidas internas que possam assegurar a transparência do projeto e a participação dos envolvidos em todos os níveis hierárquicos. A comunicação interna adotada, neste caso, visa ser reconhecida como ferramenta chave para a consolidação das mudanças que vêm sendo implementadas na organização, por meio da apresentação de estratégias para a disseminação de informações e mobilização do público interno, evidenciando a importância das relações humanas no contexto da organização, uma vez que partimos do pressuposto que relação interpessoal é sim, comunicação. O intuito é, portanto, trabalhar com uma visão estratégica da comunicação, que propicia que cada colaborador influencie os projetos e as decisões da organização, vislumbrando um futuro onde o clima de confiança, motivação e compromisso sejam comuns a todos. As estratégias propostas nesse Plano de Comunicação desenvolvido para o fortalecimento e a consolidação da comunicação do Mais Saúde, incluem: 1. Desenvolvimento de um sistema informatizado que atenda aos requisitos de monitoramento do Mais Saúde, acessível a todo o quadro de servidores, para visualização da evolução das metas estabelecidas; 2. Criação de uma página eletrônica do Mais Saúde na Intranet: página produzida e atualizada por meio de parceria entre as áreas de comunicação da Secretaria Executiva (SE), Coordenação-Geral de Documentação e Informação (CGDI) e Assessoria de Comunicação (ASCOM). A página contará com as seguintes seções: Apresentação, que demonstrará o que é o programa e seus objetivos; Notícias sobre o Mais Saúde e as etapas de implementação no Ministério da Saúde; Artigos escritos por trabalhadores do Ministério da Saúde que trabalhem diretamente no programa ou que estudem o tema,

9 8 estejam cursando graduação em administração, especialização, mestrado, etc. O convite para escrever é feito por , nos meios de comunicação formais da ASCOM, e os que enviarem seus textos poderão receber um certificado de colaborador da publicação eletrônica; Linha do tempo, que apresentará, de forma cronológica, uma lista de acontecimentos relacionados ao Mais Saúde, desde seu início, até o momento atual, podendo incluir, ainda, uma perspectiva para o futuro. Esta linha do tempo poderá ser produzida em um banner extenso para exposição no Ministério; Agenda Eletrônica com a programação de atividades relacionadas ao programa em todas as suas dimensões (gestão por competência, aprimoramento de processos internos, entre outros). Nesta seção será possível visualizar um cronograma de reuniões, oficinas e demais eventos, sempre com local, data, hora e objetivo, além das áreas envolvidas. O repasse dessas informações à área responsável pela inserção do conteúdo na página deve ser realizado pela Coordenação Geral de Inovação Gerencial (CGIG), área já responsável pelo trabalho de planejamento, acompanhamento e monitoramento dessas ações juntamente com as áreas do Ministério; Depoimentos: trabalhadores de diferentes áreas da instituição contarão de que forma o Mais Saúde interferiu em sua rotina, como melhorou ou facilitou o seu trabalho. Os depoimentos poderão ser espontâneos, por meio de um link disponível na página, e também provocados pela assessoria de comunicação da Secretaria Executiva, que junto com a Coordenação-Geral de Inovação Gerencial-CGIG e a Coordenação Geral de Recursos Humanos- CGRH, identificarão personagens e histórias interessantes. Os depoimentos também poderão ser impressos em banners para exposição; No último dia útil de cada mês, será enviado, por , em formato de boletim eletrônico, um resumo das principais novidades inseridas

10 9 no site naquele mês. Este resumo poderá ser um informativo novo ou uma seção do boletim MS Informa, instrumento que já circula no Ministério da Saúde mensalmente com informações relevantes à organização. 3. Reconhecimento: A partir dos depoimentos acima mencionados, será identificado, a cada mês, um trabalhador que será premiado pela participação no projeto. Ele receberá, em seu local de trabalho, uma carta nominal e personalizada de agradecimento pelo trabalho realizado, com base no depoimento e em levantamento de informações junto a colegas. O plano de comunicação determina que a carta seja assinada pelo Ministro da Saúde, José Gomes Temporão, e pela Secretária Executiva, Márcia Bassit. Além da carta, poderá ser entregue também um presente, ainda a ser definido (como uma caneca ou uma medalha, ainda em avaliação). A assessoria de comunicação da Secretaria Executiva fará a entrega da carta e produzirá matéria e foto do trabalhador para divulgação, juntamente com a carta, na página do Mais Saúde. 4. Intercâmbio ou dia de visita : A cada mês, um colaborador será convidado a trabalhar durante um dia em outra área do Ministério da Saúde. Durante todo o dia, ele terá a oportunidade de aprender e acompanhar o trabalho em outro setor. É importante que antes do intercâmbio, a CGIG, juntamente com a área de comunicação da SE, converse e tire dúvidas não apenas do trabalhador visitante, mas da área que o receberá. Esta é uma iniciativa inovadora, que contribuirá para ampliar a visão das pessoas em relação à instituição, ao trabalho do outro e diferentes aspectos de seu próprio trabalho. Além disso, deverá facilitar a criação de canais de relacionamento entre as áreas, o que, em muitos casos, facilita o trabalho dos setores e estimula a parceria e a cooperação mútua. Ao retornar ao seu setor, o trabalhador deverá agir como um multiplicador, partilhando com os demais os conhecimentos adquiridos na visita. Este intercâmbio pode ser considerado também como uma forma de capacitação. Após a experiência, a assessoria de comunicação da SE conversará tanto com

11 10 o participante como com a área recebeu a visita e produzirá uma matéria para a página eletrônica. Exemplos: alguém que trabalha no Programa Nacional de Controle da Dengue poderá conhecer como é um dia de trabalho no Departamento de Logística. Ou um técnico do Departamento de Assistência Farmacêutica e Insumos Estratégicos poderá fazer um intercâmbio no Fundo Nacional de Saúde. 5. Eventos: Serão promovidos eventos em datas comemorativas relacionadas ao trabalho e à saúde, sempre com o foco na valorização do trabalhador do Ministério da Saúde. As datas sugeridas são: Dia Mundial da Saúde (7 de abril); Dia do Trabalho (1º de maio); Dia Nacional da Saúde (5 de agosto); e Dia do Servidor (28 de outubro). Esses eventos devem envolver tanto a Assessoria de Comunicação do Ministério quanto a Coordenação Geral de Recursos Humanos. No decorrer de 2009, a Coordenação-Geral de Inovação Gerencial estreitou o relacionamento com as Secretarias e Entidades do Ministério da Saúde, por meio de uma publicação bimensal denominada Informe Mais Saúde, que primava pela informação atualizada de temas correlatos ao Mais Saúde, como o andamento do desenvolvimento do sistema informatizado de acompanhamento e gestão das ações e objetivos de contribuição, as reuniões de análise e revisão da estratégia, e as publicações dos principais resultados do PAC Saúde bimestralmente no Caderno Destaques, da Presidência da República.

12 11 4 CONCLUSÕES Sabe-se que a introdução de um novo modelo gerencial precisa vencer obstáculos e barreiras até que possa consolidar-se como uma prática válida para toda organização. Nesse sentido, no Ministério da Saúde, o compartilhamento das experiências de cada gestor e de cada unidade organizacional, a aproximação das lideranças para discussões conjuntas sobre temas estruturantes e estratégicos da saúde e o alinhamento e a cooperação na gestão de iniciativas compartilhadas, são, entre outros, fatores essenciais para a implementação da Agenda Estratégica. A comunicação deixou de ser um meio e passou a ser utilizada como ferramenta estratégica de resultados, ajudando na melhoria da qualidade e produtividade, através da valorização das pessoas, a integração entre os interesses da empresa e dos seus colaboradores, favorecendo o clima de compromisso. As práticas de comunicação que estão sendo adotadas são determinantes para a qualidade da execução das ações estratégicas e obtenção dos resultados almejados porque possibilita a integração entre os objetivos e metas definidos e os funcionários, de forma a mobilizar os servidores e demais colaboradores, envolvendo-os no processo e fazendo-os perceber de que forma o Mais Saúde pode promover melhorias em seus processos de trabalho. Além disso, os propósitos e benefícios de um adequado planejamento de comunicação da estratégia são reconhecidos como resultados de um processo contínuo, responsável pela mudança da cultura organizacional e do desenvolvimento de programas de reflexão, debates e troca de idéias, facilitando o estreitamento entre lideranças e liderados e a construção de um clima de confiança mútua, fatores considerados fundamentais para a conquista dos resultados contratualizados no Mais Saúde: Direito de Todos

13 12 5 REFERÊNCIAS KAPLAN, Robert S; NORTON, David P. A estratégia em ação: Balanced Scorecard. Trad. Luiz Euclydes Trindade Frazão Filho. 24. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, A execução Premium: a obtenção de vantagem competitiva através do vínculo da estratégia com as operações do negócio. Trad. Afonso Celso da Cunha Serra. 4. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, Mapas estratégicos: Balanced Scorecard: convertendo ativos intangíveis em resultados tangíveis. Trad. Afonso Celso da Cunha Serra. 10. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, MAZZOLI, Márcia Bassit Lameiro da Costa. O Mais Saúde: alinhando o Ministério da Saúde para resultados em saúde. In: XIII Congreso Internacional del Clad sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública. Buenos Aires, Argentina, 4-7, FERREIRA, Michelle Karen de Brunis Ferreira. As novas configurações da gestão pública: comunicação, conhecimento e pessoas. Disponível em < unesp.br/publicacoes/anais-comunicacao/textos/34.pdf>. Acesso em: 11 fev MINISTÉRIO DA SAÚDE, Secretaria Executiva. Mais Gestão é Mais Saúde: Governança para Resultados no Ministério da Saúde. Série B. Textos Básicos de Saúde. Brasília, Brasil, Ministério da Saúde, SECRETARIA EXECUTIVA. Plano de comunicação para o projeto Mais Gestão é Mais Saúde. Brasília, Brasil, Assessoria de Comunicação, Secretaria Executiva, Ministério da Saúde

14 13 AUTORIA Diana Menezes Gabriel Biomédica formada pelo Centro Universitário de Brasília (UniCEUB) e especialista em Gestão Pública pela Faculdade Projeção. Trabalha no Ministério da Saúde desde 2003 e atualmente é Contratada Temporária da União, lotada na Coordenação-Geral de Inovação Gerencial da Secretaria Executiva e responsável pelo monitoramento da Agenda Estratégica do Ministério. Endereço eletrônico: diana.menezes@saude.gov.br Taciana Costa Fernandes de Souza Administradora de Empresas formada pela União Pioneira de Integração Social e pós-graduada em Gestão de Organizações do Terceiro Setor pela mesma instituição. Desde julho de 2008, exerce suas atividades profissionais como técnica da Coordenação- Geral de Inovação Gerencial/Secretaria Executiva do Ministério da Saúde, onde integra a equipe responsável pelo monitoramento da Agenda Estratégica desse Ministério. Endereço eletrônico: tacianaf.souza@saude.gov.br Wilma Miranda Tomé Machado Graduada em Pedagogia pelo Centro Universitário de Brasília (UniCEUB) e MBA em Planejamento e Gestão de Empresas pela Universidade Católica de Brasília (UCB). Atualmente é coordenadora da Coordenação-Geral de Inovação Gerencial do Ministério da Saúde. Endereço eletrônico: wilma.tome@saude.gov.br