Manual de Procedimentos Gestão de Riscos e Controles Internos 1 OBJETIVO

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1 1 OBJETIVO o Estabelecer rotinas e padrões de procedimentos para a gestão de riscos e controles internos da HDI Seguros. o Adotamos a técnica da COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). 2 ABRANGÊNCIA o Todas as áreas da Cia. 3 PROCEDIMENTOS 3.1 Reavaliação das matrizes de riscos e controles internos o Conforme o disposto na Circular SUSEP 249/2004, efetuamos reavaliações das matrizes de riscos e controles internos semestralmente. As datas-base são os meses de março e setembro. o As reavaliações obedecerão à seguinte ordem: Reavaliação das matrizes de riscos e controles internos pelos gestores dos processos, através de planilha de Excel enviada pela área de Compliance, cerca de 60 (sessenta) dias anteriores à data base. Juntamente serão enviados os workflows dos processos respectivos; Reavaliação das matrizes de riscos e controles internos pelas alçadas superiores aos gestores dos processos (Diretorias Adjuntas, Diretorias Regionais, Superintendências), através de planilha de Excel enviada pela área de Compliance, cerca de 45 (quarenta e cinco) dias anteriores à data base. Reavaliação das matrizes de riscos e controles internos pela Diretoria Estatutária correspondente aos processos, cerca de 30 (trinta) dias anteriores à data base. o Os critérios de avaliação de riscos são: Freqüência Impacto 3.2 Certificação dos Controles Internos Diretoria Administrativa, Financeira e Sistemas Alaim Assad 02 1

2 o Terminada a reavaliação da matriz de riscos e controles internos dos processos, a área de Compliance efetua os cadastramentos e/ou atualizações devidas no sistema Risk Office acessando o menu análise de risco / cadastros e a opção desejada (unidade, atividade, risco, controle). o A área de Compliance elabora e/ou atualiza 3 (três) perguntas para cada controle interno, acessando o menu análise de risco / associação / matriz de risco-requisito. o Terminado esse cadastramento, a área de Compliance efetua a abertura da nova avaliação, acessando o menu análise de risco / avaliação / abrir-fechar/ abrir avaliação, digitando o nome da avaliação (sempre a data base seguida do ano). o A área de Compliance envia a todos os gestores de processos informando a abertura da avaliação, e o prazo para resposta. O monitoramento é efetuado através do menu análise de risco / relatório de avaliação / acompanhamento / selecionar a avaliação desejada. 3.3 Respostas aos questionários de avaliação de controles internos o Os gestores dos processos acessam o sistema Risk Office, através da intranet, clicando no seu link. o A partir daí são direcionados para a página de login, que deve ser preenchida conforme abaixo: o Após selecionar o menu análise de risco, o gestor será direcionado à tela mãe de questionários, devendo efetuar os procedimentos abaixo: Diretoria Administrativa, Financeira e Sistemas Alaim Assad 02 2

3 o A resposta aos questionários é efetuada conforme descrito na tela abaixo: 3.4 Emissão dos relatórios o Uma vez que todas as respostas tenham sido dadas, a área de Compliance fechará a avaliação no sistema, acessando o mesmo caminho para abri-la, porém selecionando a opção fechar. o A área de Compliance emitirá os relatórios da avaliação, acessando os menus: (a) análise de riscos / relatório de avaliação / atividade/ selecionar a avaliação / selecionando os processos; e (b) análise riscos / relatório de avaliação / questionário / selecionar a avaliação / foco unidade. o O relatório conterá no mínimo os seguintes itens: 1. INTRODUÇÃO Diretoria Administrativa, Financeira e Sistemas Alaim Assad 02 3

4 1.1 Metodologia de Avaliação dos Controles Internos (a) Manutenção semestral dos processos (b) Manutenção semestral da matriz de riscos e controles internos (b1) Critérios de avaliação dos riscos (b2) Dicionário de riscos (c) Certificação (Reavaliação) dos Controles Internos (c1) Critérios de Avaliação das Perguntas (c2) Dicionário d (d) Reunião dos Agentes de Compliance (e) Reunião do Comitê de Compliance (f) Planos de Ação para mitigação dos riscos 2. PROCESSOS AVALIADOS NESTE TRABALHO 3. RELATÓRIOS DA CIA 3.1 Glossário dos parâmetros utilizados 3.2 Avaliação Atual Matriz de Riscos da Cia Re-avaliação da Matriz de riscos da Cia Risco Residual 3.3 Comparação entre as últimas avaliações Indicador Média (Risco Residual) 3.4 Parecer 4. RELATÓRIOS DE CADA DIRETORIA, contendo, além dos relatórios da Cia., comparações das últimas avaliações, Controles Internos mais pontuados e Planos de Ação sugeridos 3.5 Reunião dos Agentes de Compliance o A área de Compliance convoca o grupo de gestores denominado Agentes de Compliance para apresentação dos relatórios e elaboração de sugestões para os planos de ação, que serão incorporados aos relatórios. 3.6 Reunião do Comitê de Compliance e Riscos o A área de Compliance convoca o Comitê de Compliance e Riscos, composto pelo Presidente, pelos Diretores Estatutários e pelo gestor da área de Compliance, para apresentação do relatório e dos planos de ação sugeridos. 3.7 Planos de Ação o A área de Compliance elabora relatório com os planos de ação aprovados, contendo sua duração, bem como a de cada etapa individual; além dos responsáveis pelo plano como um todo, e por cada etapa individual. o A área de Compliance efetua o monitoramento do desenvolvimento dos planos de ação. Diretoria Administrativa, Financeira e Sistemas Alaim Assad 02 4

5 3.8 Documentação complementar o A cada avaliação, a área de Compliance elaborará os seguintes documentos: (a) Declaração referente à Reavaliação Semestral da Matriz de Riscos e d, assinada pelo gestor correspondente, informando os nomes dos processos e a data base da avaliação; (b) Declaração referente à implantação d, assinada pelo gestor responsável pelo plano de ação, informando a data base da avaliação e as etapas do plano. 4 APROVAÇÃO o Esse manual será atualizado sempre que houver alterações, mediante aprovação da Diretoria. Diretoria Administrativa, Financeira e Sistemas Alaim Assad 02 5