PROCESSO GERENCIAR CADASTRO IMOBILIÁRIO

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Jorge Rocha
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1 PROCESSO GERENCIAR CADASTRO IMOBILIÁRIO PROCESSO:

2 Ficha Técnica Elaboração Colaboração Aprovação Coordenação Genilda Candida Alves/SEOPI/SINV/DEA/DIAP/SESCDN Viviane Duarte de Almeida/NESP/DIAP/SESCDN Roberto de Souza Matta/DEA/DIAP/SESCDN Genilda Candida Alves/SEOPI/SINV/DEA/DIAP/SESCDN Edna Sa Ambrosio Mayrink/NESP/DIAP/SESCDN 1 Objetivo Visa organizar e manter atualizado o cadastro imobiliário do Sesc, através do Sistema de Espaços Físicos do Sesc, consolidando-o como fonte única e segura de obtenção de dados referentes à estrutura física do Sesc. 2 Abrangência Este procedimento se aplica à área que compete organizar e manter atualizado o cadastro imobiliário do Sesc na gestão das informações cadastradas pelos Departamentos Regionais, às áreas finalísticas no acompanhamento das informações referentes às suas áreas, e aos Departamentos Regionais no cadastro e atualização das informações. 3 Siglas, Abreviaturas e Terminologias AN Administração Nacional AR Administração Regional; Área responsável pelo cadastro imobiliário do Sesc: área responsável por organizar e manter atualizado o cadastro imobiliário do Sesc; DN Departamento Nacional do Sesc; DN Online Instrumento institucional para comunicação interna do DN, via lotus notes; DR Departamento Regional do Sesc DDRR Departamentos Regionais; SEF Sistema de Espaços Físicos do Sesc; Sesc Serviço Social do Comércio; SGM Sistema de Gestão de Material. Página 2 de 5

3 4 Documentos de referência Resolução Sesc nº 864/ CODECO Resolução Sesc nº 1.269/ Regimento Interno do Departamento Nacional. 5 Responsabilidades e autonomias Descrição Articular diálogos entre a Área responsável pelo cadastro imobiliário, Áreas Finalísticas e Departamentos Regionais; Intervir, sempre que necessário, na resolução de questões. Cargo / Papel Chefe da Área responsável pelo cadastro imobiliário Orientar os DDRR no cadastro das informações; Identificar e solicitar aos DDRR correções e/ou ajustes que se fizerem necessários; Intermediar correções, ajustes de informações identificados pelas áreas finalísticas, realizando orientações necessárias; Acompanhar o atendimento das solicitações de correções/ajustes solicitados; Solicitar a validação das informações pelas áreas finalísticas periodicamente; Gerir o Sistema de Espaços Físicos, mantendo-o atualizado e atendendo às necessidades do Sesc; Providenciar capacitação e reciclagem dos responsáveis pelo SEF nos Departamentos Regionais; Liberar acessos no sistema de acordo com a demanda. Manter atualizada a relação de responsáveis pelo SEF nos DDRR. Promover mecanismos de validação periódica dos espaços físicos das Atividades e Programas pelos DDRR e AN; Disponibilizar as informações referentes ao Cadastro Imobiliário para consulta pelas diversas áreas organizacionais; Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário Acompanhar as informações cadastradas no SEF pertinentes à sua área; Sinalizar à Área responsável pelo cadastro imobiliário correções e/ou ajustes necessários; Validar periodicamente as informações do SEF, de acordo com solicitação da Área responsável pelo cadastro imobiliário; Validar informações referentes à sua área quando em visita técnica aos DDRR, informando à Área responsável pelo cadastro imobiliário quando for constatada alguma divergência de informação; Manter a Área responsável pelo cadastro imobiliário atualizada de novas demandas de informações de sua área, visando o aprimoramento contínuo do SEF. Técnicos das Áreas do DN Página 3 de 5

4 Manter as informações referentes a seus espaços físicos das Atividades e Programas atualizadas no sistema SEF. DDRR 6 Descrição das atividades 1. O Técnico do DN, antes de viagem a serviço, acessará o SEF e emitirá o relatório correspondente aos imóveis do DR que irá visitar. O relatório é composto por inserções e alterações efetuadas pelos DDRR. 2. O Técnico da Área do DN, após início da viagem, e de posse do relatório contendo as informações da estrutura física das Unidades, registrará as observações, caso existam para posterior envio a Área responsável pelo cadastro imobiliário. 3. O Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário do Sesc emite, semestralmente, relatórios consolidados por meio do SEF, referentes aos espaços relacionados às áreas do DN. 4. O Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário do Sesc analisa o relatório e verifica possíveis informações a serem inseridas ou alteradas. 5. O Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário do Sesc, após análise, enviará o relatório aos técnicos das áreas do DN, geralmente finalísticas, para análise, por (em formato PDF). Deverá estipular prazo para retorno da análise. 6. O Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário, se identificar necessidade de ajustes, solicita diretamente aos DDRR correspondentes os ajustes por O Técnico da Área do DN quando retornar da viagem consolida as informações e se for o caso envia a solicitação de ajustes para o Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário, por . Quando do recebimento do relatório enviado pelo Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário, analisará para apontar ajustes e devolver com suas observações, por ou por envelope de circulação interna (caso o relatório esteja impresso). 8. O DR quando da aquisição de imóveis ou alteração dos existentes deverão atualizar o Cadastro diretamente no SEF. 9. O Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário do Sesc analisa os ajustes e atualizações enviados pelas áreas do DN. Se não necessitar de ajustes realizará o arquivamento do relatório, caso existam ajustes pertinentes deverão ser enviados ao DR correspondente, por O DR receberá a solicitação de ajuste, atualizará o cadastro no SEF, e enviará por confirmação do ajuste à Área responsável pelo cadastro imobiliário do Sesc. 11. O Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário verificará no SEF se a atualização foi realizada de forma adequada. Caso ainda necessite de ajustes enviará novo ao DR ressaltando essa condição. 12. O Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário, após decorridos 30 (trinta) dias, verifica no SEF se o ajuste foi realizado, caso o DR não tenha efetuado a atualização solicitada, emitirá correspondência por meio da Direção Geral, ratificando a necessidade da atualização. 13. O DDRR receberá a Correspondência ratificando a necessidade do ajuste e realizará os mesmos no SEF. Página 4 de 5

14. Após 30 (trinta) dias do envio da correspondência o Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário verificará no SEF se as adequações foram realizadas, caso não tenham sido realizadas ou

5 14. Após 30 (trinta) dias do envio da correspondência o Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário verificará no SEF se as adequações foram realizadas, caso não tenham sido realizadas ou tenham sido feitas de forma incorreta, enviará nova correspondência ratificando a solicitação. 15. Após as adequações serem realizadas O Técnico da Área responsável pelo cadastro imobiliário, informa/confirma as áreas envolvidas, os ajustes realizados, por . 7 Anexos _IN_GERIR_CADASTRO_IMOBILIARIO_PRC_01 Página 5 de 5

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