C U R S O de F O R M A Ç Ã O A P E R F E I Ç O A M E N T O C B P. (Sistema de Controle de Bens Patrimoniais do Município de Porto Alegre )

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1 C U R S O de F O R M A Ç Ã O e A P E R F E I Ç O A M E N T O em C B P (Sistema de Controle de Bens Patrimoniais do Município de Porto Alegre ) 2016 Educadores: João Cleomar Vieira da Silva , e Paulo Brignol Uberti patmobiliario@smf.prefpoa.com.br

2 CBP C a d a s t r o d e B e n s P a t r i m o n i a i s 1. HISTÓRICO O sistema Cadastro de Bens Patrimoniais CBP foi desenvolvido originalmente em 1977 para uso exclusivo da Coordenação Central do Patrimônio CCP e com a única finalidade de controlar o patrimônio físico do Município. Utilizava processamento batch, o que causava uma grande demora entre a chegada do patrimônio na Prefeitura e a sua aparição nos relatórios, chegando até seis meses da entrada do bem até o cadastro do mesmo. Em 1994 foi nomeada pelo prefeito a Comissão para Especificação de Software de Controle Patrimonial, com o propósito de estudar as necessidades da área de controle patrimonial do Município. Com a finalidade de atender ao relatório final desta comissão, foi desenvolvido o CBP versão 1.0. Esta Versão foi desenvolvida para rede de microcomputadores e previa o controle financeiro do patrimônio. Incluía novas rotinas, tais como seguros, consertos e outras. Em 1999 iniciou-se o desenvolvimento da versão 2.0. Nesta versão foram incluídas novas rotinas, tais como seguros de veículos, de imóveis etc., bem como redefinições de algumas já existentes. Além disto, foram utilizadas novas ferramentas e conceitos de programação. Foi implantado inicialmente para o DMAE em junho do mesmo ano e imediatamente comprovou a sua superioridade em relação à versão anterior, sendo muito mais rápido e de melhor desempenho, sendo posteriormente implantado na Administração Direta, DEMHAB e DMLU. Em dezembro de 2000 foi redesenhado o sistema em linguagem Delphi, sendo sua versão atualizada sempre que necessário. Assim sendo, o CBP destina-se ao cadastramento dos Materiais Permanentes Inventariáveis, auxiliando no controle dos bens mediante atribuição de números de identificação que deverão ser fixados/gravados nos próprios bens. 2

3 Município de Porto Alegre Secretaria Municipal da Fazenda Área de Patrimônio Unidade de Patrimônio Mobiliário ÍNDICE Histórico do CBP Índice Módulos do Sistema Módulo Tabelas Módulo Cadastro Módulo Manutenções Módulo Relatórios Módulo Formulários Módulo Utilitário Rotina de Recolhimento de Bens para Descarte

4 SISTEMA MÓDULOS O sistema foi dividido em módulos lógicos levando em conta funções comuns. Desta forma, ficou dividido em: Tabelas Cadastros Manutenções Financeira Relatórios Formulários Bens para Recolhimento Leitura Ótica Utilitários Ajuda 4

5 MÓDULO DE TABELAS Este módulo agrupa as tabelas básicas ao funcionamento do sistema. A criação da estrutura Patrimonial para o controle e registro dos bens de uma Unidade Patrimonial deverá ser solicitada para UPM/APM/SMF (Unidade de Patrimônio Mobiliário, Área de Patrimônio, da Secretaria Municipal da Fazenda), por meio eletrônico ou outro meio, com as seguintes informações: 1. Unidade Patrimonial (Nome do Órgão a ser criado); 2. Subunidade Patrimonial (Setor correspondente da estrutura da Unidade Patrimonial acima da lotação Patrimonial); 3. Lotação (Setor onde os bens vão ser registrados e controlados); 4. Endereço (Endereço da lotação); 5. Localização do Município (Inserido pela UPM de acordo com a estrutura Formal da Unidade Patrimonial). TABELA UNIDADE PATRIMONIAL: É a Tabela onde incluímos no sistema a Unidade Patrimonial e o seu Responsável. Nesta Tabela podemos Incluir, Alterar, Excluir e Consultar o Responsável pela Unidade. Basta digitar o código da Unidade Patrimonial correspondente. Figura 1 Tabela-Unidade Patrimonial 5

6 OBSERVAÇÃO: a) É com base nesta Tabela do Formulário Termo de Doação para PMPA que é registrado o nome do responsável pela Unidade Patrimonial (Donatário), conforme podemos verificar na próxima figura. 6

7 TABELA SUBUNIDADE PATRIMONIAL É a Tabela onde incluímos as Subunidades Patrimoniais de acordo com a estrutura informada pelo Setor de Patrimônio da Unidade Patrimonial. Figura 1 Tabela de Subunidades Patrimoniais 7

8 TABELA LOTAÇÕES PATRIMONIAIS É a Tabela onde incluímos as lotações para serem registrados os bens patrimoniais. As Lotações de uma Unidade Patrimonial poderão ser alteradas, excluídas e desativadas. As lotações de uma Unidade Patrimonial poderão ser desativadas somente se não possuírem bens cadastrados ou baixados. Figura 1 Tabela de Lotações Patrimoniais TABELA - RESPONSÁVEL POR LOTAÇÃO: Nesta Tabela, o setor de patrimônio da Unidade insere os Responsáveis pelas lotações. Ao clicarmos sobre Responsável por Lotação (tela ao lado) aparecerá a tela abaixo: 8

9 Por exemplo: Inserir o responsável da Lotação higienização da Unidade Patrimonial HMIPV: 1. Selecionar a Subunidade e a lotação a ser inserido o Responsável; 2. Digitar os dados do mesmo; 3. Clicar em Inserir. Figura 1- Tabelas Responsável por Lotação Podemos também Alterar, Excluir e Consultar os dados inseridos do Responsável de uma lotação nesta Tabela. OBSERVAÇÃO: a) Com base nas informações da figura acima, inseridas pelo Setor de Patrimônio da Unidade, automaticamente aparecerá o nome do Responsável pela Lotação no Formulário Termo de Responsabilidade, conforme podemos verificar na figura abaixo: 9

10 Figura 2- Formulário-Termo de Responsabilidade. 10

11 MÓDULO DE CADASTRO Módulo central do sistema de Cadastro de Bens Patrimoniais. MÓDULO CADASTRO MOBILIÁRIO: No Cadastro Mobiliário é onde cadastramos todos os bens móveis permanentes inventariáveis e consultamos suas informações. No Cadastro Mobiliário, o valor a ser colocado é sempre o unitário, independentemente da quantidade. O valor unitário multiplicado pela quantidade deverá resultar no valor total constante no Empenho e na Nota Fiscal. Às vezes é necessário ajustar a diferença no último bem cadastrado. Exemplo: Aquisição de 3 bens pelo valor unitário de R$ 7.998,987 e valor total de R$ Se estes bens forem cadastrados ao valor unitário de R$ 7.998,99 teremos o valor total de R$ ,97, ou seja R$ 0,01 a mais do que o valor total constante no empenho. Portanto, para acertarmos esta diferença a maior deve ser alterado o valor do último bem para R$ 7.998,98. Logo, teremos: 7.998, , ,98 = ,96. Ao realizar o cadastramento de bens, devem ser tomados alguns cuidados para que não ocorram erros, principalmente de datas, localização, quantidade e valor seguindo os 11

12 seguintes passos: 1. Escolher a denominação adequada entre as constantes na lista do CBP. O ideal é que se busquem denominações gerais, como MESA, CADEIRA, ESTANTE, etc. e não MESA AÇO INOX, CADEIRA GIRATÓRIA, ESTANTE DE MADEIRA. 2. Ir à aba Informações Financeiras, sempre, para confirmar se a denominação escolhida está correta, considerando a sua classificação contábil; 3. Ir à aba Localização, sempre, para confirmar se a lotação está correta; Figura 1 Cadastro Mobiliário Consulta da Denominação. 4. Utilizar a tecla TAB para trocar de campo; 5. Confirmar a quantidade de bens a serem cadastrados; 6. Descrição: Descrever o nome do bem e suas características principais; 7. Informar marca, modelo, número de série e a nota fiscal (quando tiver); 8. No campo fornecedor, informar o tipo de Pessoa Jurídica (CNPJ) ou pessoa Física (CPF) e digitar o número correspondente. 9. Campo Contrato de Garantia (não utilizar) 10. A data da aquisição é a data da emissão da nota fiscal; a do Lançamento é a data do cadastramento do bem no sistema e a da garantia é o período de no mínimo de 90 dias após a data da emissão da nota fiscal, a contar da data da aquisição; porém, se vier discriminado na nota fiscal ou em outro documento o prazo de garantia da empresa fornecedora, esta é que deverá ser registrada no campo Garantia. 11. O Empenho deve ser informado em dois campos, sendo o primeiro para o ano e o segundo para o número. Após, deve-se clicar na opção referente ao SDO e, automaticamente a palavra SDO aparecerá. 12. Informar o valor original do bem (unitário); 13. Clicar em Incluir, e automaticamente será cadastrado o bem, com o respectivo número patrimonial. 14. Quando for cadastramento por processo devemos digitar o número do processo no respectivo campo da seguinte forma: ( GPA ) ou ( SEI ). OBSERVAÇÕES: a) O bem é cadastrado primeiramente em uma lotação transitória (Aquisições), e o Setor de Patrimônio da Unidade terá a responsabilidade de fazer a transferência definitiva para a lotação de destino do bem; b) As informações acima são muito importantes, pois auxiliam na emissão do relatório final de fechamento do mês; c) No cadastro mobiliário quando não tivermos marca, modelo, número de série e nota fiscal dos equipamentos a serem cadastrados, devemos digitar a sigla N/I, que significa Não Informado. Posteriormente, quando tivermos estas informações, basta inseri-las e clicar na opção alterar. 12

13 Figuras 1 e 2 Cadastro Mobiliário Consulta da Denominação Alteração PADRONIZAÇÃO DOS LANÇAMENTOS : a) FONTE: Sempre maiúscula e com acentuação. b) DESCRIÇÃO: Repetir a Denominação + complementos. c) Quando cadastrarmos um bem que possuir informação complementar, esta deve ser incluída após a descrição do mesmo no Cadastro. Exemplo: Informações Complementares: CONVÊNIO MEC/CONVÊNIO Nº 001/16; FMS, FUNREBOM,FUNCULTURA etc. CONVÊNIO SENASP/MJ-GM Nº 028/2016; DOAÇÃO DA SRF ATO DE DESTINAÇÃO MERCADORIA /415 PROC /

14 Quando na nota fiscal de aquisição vier descrito na denominação do material Microcomputador ou Estação de Trabalho e vier uma CPU ( Gabinete ) e um Monitor, estes bens devem ser cadastrados separados gerando dois números patrimoniais. CPU (Gabinete) - Utilizar a denominação COMPUTADOR (80% do valor unitário do equipamento na nota fiscal acrescido do valor do mouse e teclado etc.) Monitor Utilizar a denominação MONITOR (20% do valor unitário do equipamento na nota fiscal). Em caso de aquisição por Empenho ou processo de um Microcomputador, com discriminação do valor do MONITOR na nota fiscal, este valor é que deve ser considerado para fins de lançamento e o restante do valor da nota deverá ser cadastrado na denominação COMPUTADOR para fechar o valor da aquisição. CADASTRO MOBILIÁRIO Aba Informações Gerais Aba utilizada para consultarmos os dados do bem mobiliário. Por exemplo: Consultar os dados do bem patrimonial número Roçadeira. 1. Digitamos o número (patrimonial); 2. Clicamos sobre a opção consultar. Figura 1 Informações Gerais 14

15 Através da função Cadastro Informações Gerais, pode-se consultar a Ficha do bem. Como podemos ver na figura abaixo, ao clicarmos sobre a opção Ficha, do bem patrimonial , abre todas as informações cadastradas para este bem e sua localização. Figura 2 Ficha do Bem CADASTRO MOBILIARIO Aba LOCALIZAÇÃO Aba onde podemos consultar a localização do bem e suas transferências. Continuando com o exemplo acima: Exemplo: Localização do Número Patrimonial Roçadeira. Devemos clicar sobre a aba Localização, que informará a localização atual do bem, conforme podemos verificar na figura a seguir: Figura 1 Aba Localização - Pesquisa de Localização 15

16 OBSERVAÇÃO: a) Também através da aba Localização, podemos consultar todas as transferências ocorridas de um determinado bem. Ao clicar sobre a opção Transferências, serão listadas todas as transferências de localização do bem. Figuras 2 e 3 Aba Localização Pesquisa das Transferências 16

17 CADASTRO MOBILIÁRIO Aba Informações Financeiras Figura 1 Aba Informações Financeiras CADASTRO MOBILIÁRIO - Aba Consulta Geral Através desta aba podemos fazer várias consultas por Denominação, Descrição, Nota Fiscal, nº de série etc., ordenando conforme a necessidade da pesquisa. Por exemplo: Consultar todos os bens Cadastrados da Unidade GP Com a Descrição Notebook, ordenando por número patrimonial. 1. Marcar a opção desejada. Neste caso, a Descrição; 2. Digitar a Descrição a ser pesquisada; 3. Selecionar a ordem; 4. Clicar sobre o botão BUSCAR. Aparecerão todos os bens cadastrados na Descrição Notebook, dentro da Unidade GP e em ordem de nº patrimonial. Figura 1 Cadastro Mobiliário Aba Consulta Geral OBSERVAÇÕES: a) Através desta Aba pesquisamos tanto os bens não baixados quanto os baixados; c) Também na Consulta Geral podemos voltar ao Cadastro do 17

18 Bem dando um duplo clique em um dos números patrimoniais listados na pesquisa. Por exemplo: Ao darmos um duplo clique nos números patrimoniais e aparecerão as figuras abaixo: Figura 2 Cadastro Mobiliário Aba Consulta Geral OBSERVAÇÃO: a) Como podemos verificar nas figuras 2 e 3, o bem patrimonial foi baixado e o bem de número ainda continua ativo. Figura 3 Cadastro de Mobiliário- Consulta Geral (Bem não Baixado) 18

19 CADASTRO MOBILIARIO Aba Equipamento de Informática. Na Aba Equipamentos de Informática é onde são incluídos os dados de interface dos bens classificados como de informática, como podemos verificar nos exemplos abaixo: Figuras 1,2,3 e 4 MONITOR NÚMERO PATRIONIAL

20 Figuras 1e 2 COMPUTADOR NÚMERO PATRIMONIAL: Figuras 1,2,3, 4 e 5 IMPRESSORA NÚMERO PATRIMONIAL:

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22 CADASTRO MOBILIARIO - Quantidade de Inclusões Ao Cadastrar os bens, o CBP atribui automaticamente o número patrimonial. Nos casos onde a quantidade for maior do que 1, o número patrimonial apresentado será sempre o último da seqüência. Por exemplo: Cadastramento de 4 Impressoras: Último número apresentado pelo CBP é Isto significa que as Impressoras cadastradas receberam os números patrimoniais , , e No campo onde se pede para informar o Tipo de Fornecedor (CNPJ ou CPF) e o Número do mesmo, se não possuirmos no momento do cadastramento esta informação, podemos consultar e cadastrar através da opção Pesquisar, conforme segue: Figura 1- Cadastro Quantidade de Inclusões Figura 2 Cadastro Pesquisar Fornecedor 1. Digitar o Número Patrimonial; 2. Clicar em consultar; 3. Selecionar o tipo de Fornecedor : CNPJ ou CPF; 4. Clicar na opção Pesquisar ; 5. Digitar parte do nome ou o nome completo do Fornecedor; 6. Clicar na opção Localizar Agora ; 7. Selecionar o CNPJ ou CPF e clicar na opção Consultar ; 8. No momento que for localizado o CNPJ ou CPF correspondente ao fornecedor basta clicar em Confirmar e depois na opção Alterar. 22

23 Figura 3 Pesquisar Fornecedor OBSERVAÇÕES: a) Se na Pesquisa pelo Nome atual não for possível obter número, devemos também selecionar a opção Histórico e o Nome fantasia para localizar o tipo (CNPJ ou CPF); b) Se, ao inserirmos o número do fornecedor, aparecer a figura abaixo, devemos alterar a data de Garantia para no mínimo 90 dias a contar da data da aquisição; c) Também os Equipamentos classificados como de Informática, recebidos em doação pelo Município, devem ter sua data alterada quando do cadastro, objetivando entrar no Contrato de Manutenção que a PROCEMPA tem com a empresa Terceirizada. Figura 4 Cadastro Pesquisar Fornecedor Figura 5 Cadastro Pesquisar Fornecedor 23

24 ATENÇÃO: Ao consultar uma empresa que possui vários CNPJs Cancelados, estes não poderão ser utilizados para registro no cadastro Figura 6 Cadastro Pesquisar Fornecedor CADASTRO MOBILIÁRIO Função Alterar em Bloco Utilizamos esta função quando temos uma informação a ser incluída no cadastro de vários bens e estes possuem números patrimoniais em sequência. Por exemplo, para alterar as descrições dos bens patrimoniais de nºs a de MONITOR DE VIDEO 14 (DOAÇÃO PODER JUDICIARIO RS TRIBUNAL DE JUSTIÇA) para MONITOR DE VIDEO, 14 POLEGADAS, TERMO DE DOAÇÃO DO TJ/RS, devemos seguir os seguintes passos: 1. Digitar o primeiro número da seqüência; 2. Clicar em Alteração em Bloco; 3. Digitar o último número da sequência patrimonial o qual queremos que os dados sejam alterados; 4. Clicar em consultar; 5. Selecionar os dados a serem alterados e excluí-los; 6. Digitar os novos dados e clicar sobre a opção Alterar em Bloco e dar OK. Figura 1 Cadastro Mobiliário Alterar em Bloco 24

25 Figura 2 Cadastro Alteração em Bloco Figura 3 Cadastro Alteração em Bloco 25

26 OBSERVAÇÃO: a) Quando quisermos alterar algumas informações no cadastro, sejam alterações individuais ou em bloco em que o período de garantia for inferior a 90 dias, o sistema pedirá para alterar no mínimo para esse período a garantia. CONFERÊNCIA DOS LANÇAMENTOS NO CADASTRO MOBILIÁRIO: Figura 1 Relatórios Relações de Mobiliário Cadastramento por processo Esta Relação deve ser emitida para conferência dos bens cadastrados, conforme as marcações abaixo: 1. Empenho: Selecionar a opção Somente sem empenho quando for cadastrado por processo, e Somente com empenho quando for cadastrado por empenho; 2. Agrupar Incoporações? Não 3. Localização: Especificar a Unidade; 4. Data de Lançamento: Inicial e Final; 5. Desativar a Opção somente totais e subtotais de itens ; 6. Classificar: Por localização e número; 7. Clicar em consultar e depois imprimir a relação para conferência. Por Exemplo: Consultar a Relação de Mobiliário Somente Sem Empenho, classificado por Localização e número da SMED no período de 01/03/2012 a 01/03/2012. Figura 2 Relatório Relação de Mobiliário Cadastramento por processo: 26

27 Por Exemplo: Consultar a Relação de Mobiliário Somente com Empenho, classificado por Localização e número da SMS no período de 04/04/2012 a 04/04/2012. Figuras 1 e 2 Relatório Relação de Mobiliário Cadastramento por empenho 27

28 OBSERVAÇÃO: a) No caso específico de cadastramento de Mobiliário por processo (Somente sem empenho), após as conferências dos Lançamentos pelas Unidades Patrimoniais autorizadas, estas deverão anexar ao processo de cadastramento a Relação de Mobiliário e encaminhar para a UPM de acordo com as marcações a seguir: Figuras 1 e 2 Relatório: Relação de mobiliário Somente sem Empenho (anexar no processo de cadastramento). 1. Agrupar Incorporações? Não 2. Selecionar Somente sem Empenho ; 3. Localização: Especificar a Unidade; 4. Informar o número do processo da seguinte forma: ( GPA ) ou ( SEI ); 5. Informar a data de Lançamento Inicial e Final. 6. Deixar selecionada a Opção Somente totais e subtotais de itens ; 7. Deixar selecionada a Opção Conta, Localização e número ; 8. Clicar em consultar e será emitida a relação. 28

29 OBSERVAÇÕES: a) Os bens adquiridos por Empenho ou por outra forma de aquisição (Processo) devem ser cadastros no CBP até o dia 25 do mês vigente. Após esta data, os bens adquiridos devem ser cadastrados no mês subseqüente; b) O cadastramento após o dia 25 somente ocorrerá por motivo de urgência justificada; c) Este prazo deve-se ao fato de que a UPM tem até o início do mês seguinte ao da aquisição para enviar os Relatórios para DCG/CGM/SMF para registro no sistema contábil. Sugere-se o seguinte modelo de informação a ser colocada no processo de cadastramento: À UPM/APM/SMF Informamos a inclusão no CBP do valor de R$..., no mês de... de..., conforme Relação Mobiliário constante à(s) fl(s)... CADASTRO DE VEICULOS. Os veículos adquiridos através de Empenho são cadastrados após o seu recebimento, com cópias da documentação (Nota Fiscal, Nota de Empenho, CLVR Certificado de Licenciamento de Veículo Rodoviário ou CRV Certificado de Registro de Veículo). No caso de cadastramento por Processo (Termo de Doação, TAC Termo de Ajustamento de Conduta, TCV Termo de Compensação Vegetal, etc.), o veículo deve ser cadastrado após a conferência da documentação a ser anexada ao Processo. O número patrimonial do veículo é a sua própria Placa, com exceção das Máquinas, que não possuem placas, pois neste caso o sistema CBP gera automaticamente o número de forma sequencial. Ao realizar o cadastramento de um novo veículo devem ser tomados alguns cuidados para que não ocorram erros, conforme o exemplo abaixo: 1. Escolher a denominação mais adequada entre as constantes na lista do CBP; 2. Verificar sempre na Aba Informações Financeiras a melhor denominação, conforme sua classificação contábil; 3. Na aba Localização, confirmar se a lotação está correta; 4. Utilizar a tecla TAB para trocar de campo; 5. Descrição: Descrever o nome do veículo e suas características principais; 6. Informar a marca, o ano do veículo e de seu modelo, RENAVAN, número do chassi e do motor e o nome do fornecedor; Figura 1 Cadastramento de veiculo por Empenho 29

30 7. A data de aquisição é a data da emissão da Nota Fiscal, e a data do lançamento é a data do cadastramento do bem no sistema; 8. O Empenho deve ser informado em dois campos, sendo o primeiro para o ano e o segundo para o número do empenho. Após, devese clicar na opção SDO Sistema de Despesa Orçamentário (vermelho) que aparecerá automaticamente ao lado no campo do processo a sigla SDO; quando for feito cadastramento por processo devemos digitar o número do processo no seguinte formato (GPA) ou e não marcar nada no empenho. Figura 2 Cadastramento de veiculo por processo. 10. Digitar o valor e clicar em cima de incluir. OBSERVAÇÕES: a) Os números do motor e do chassi vêm descritos na Nota Fiscal; b) Atualmente, somente a UPM está autorizada a fazer o cadastro de veículos no CBP; c) As informações acima são muito importantes, pois auxiliam na conferência final do lançamento no sistema CBP. RELAÇÃO DE VEICULOS PARA CONFERÊNCIAS DOS LANÇAMENTOS NO CBP. Obrigatoriamente, deverá ser realizada a conferência após o(s) cadastramento(s) do(s) veículo (s). Deve ser emitida a Relação de Veículos com as seguintes marcações: Figura 1 Relação de Veículos Somente sem Empenho para conferência do cadastramento 1. Selecionar em Empenho, Somente com empenho quando for cadastrado por empenho, ou Somente sem Empenho quando for cadastrado por processo; 2. Agrupar Incorporações? Não; 3. Localização: deixar como está. Somente selecionando a Unidade; 4. Data de Lançamento: Informar a data de Lançamento do bem; 5. Desativar as funções somente totais e subtotais de itens; 6. Selecionar Classificar por : Localização e placa, clicar em consultar e imprimir a relação para conferência. 30

31 Figura 2 Relação de Veículos Somente sem Empenho, para conferência do cadastramento OBSERVAÇÃO: a) No caso específico de cadastramento de veículo por Processo, após as conferências dos Lançamentos, deverá ser anexada a Relação de Veículos (abaixo) ao mesmo, para ser encaminhado à UPM de acordo com as seguintes marcações: Figuras 1 e 2 Relação de Veículos Somente sem Empenho, para anexar ao Processo de Cadastramento. 1. Agrupar Incorporações? Não 2. Selecionar Somente sem Empenho ; 3. Localização: Especificar a Unidade; 4. Informar o número do processo, no seguinte formato: (GPA) ou (SEI). 5. Data de Aquisição: Não alterar; 6. Data de Lançamento: Informar a data ou período da inclusão do(s) bem(s) inicial e final; 7. Selecionar a Opção Somente subtotais e totais de itens ; 8. Classificar por Conta, Localização e Placa ; 8. Clicar em Consultar e depois Imprimir a relação. 9. Depois de emitida a Relação de Veículos, devem ser hachuradas as Contas e seus Subtotais, sendo anexa ao Processo para encaminhamento à UPM. 31

32 MÓDULO MANUTENÇÕES Utilizado para atualização da situação dos bens patrimoniais no que diz respeito à Baixa, Transferências, Alteração de Placa (veículos), etc, em conformidade com o físico. 32

33 MODULO - MANUTENÇÕES: TRANSFERÊNCIAS Função utilizada para atualização das transferências dos bens (Mobiliário ou Veículos) no sistema de modo individual. Figura 1 Manutenções - Transferências Por exemplo: Transferir o bem patrimonial número Balcão para a Subunidade NE GERÊNCIAS, lotação NE CLÍNICA DE FISIOTERAPIA 1. Selecionar o tipo de Patrimônio, neste caso Mobiliário; 2. Digitar o número patrimonial e a data; 3. Através da lista de opções do campo Nova Transferência selecionar a lotação desejada; 4. Clicar em Transferir e, após, OK. MÓDULO MANUTENÇÕES: Opção Transferências em Sequência (Seq.) A opção Seq: Serve para realizar várias transferências de um determinado bem em um mesmo dia. Figura 1 Manutenção Transferências em sequência Por exemplo: Transferir pela segunda vez, no mesmo dia, o Balcão de número patrimonial : 1. Digitar o número patrimonial e a data da transferência; 2. Informar na opção Seq: o número 1; 3. Selecionar a nova lotação, para onde o bem será transferido; 4. Clicar em Transferir e, após, OK; 5. Aparecerá a figura abaixo. 33

34 OBSERVAÇÃO: a) Como podemos verificar na figura a seguir, o bem patrimonial de número foi transferido duas vezes no dia 26/08/2009. Figura 2 Manutenções - Transferências em sequência MANUTENÇÕES: TRANSFERÊNCIAS Pesquisar Transferências Utilizamos a opção Pesquisar Transferências para verificar se o bem foi transferido corretamente. Por exemplo: Verificar quantas transferências teve o bem Fichário de Aço, patrimônio número Selecionar o Tipo de Patrimônio; 2. Digitar o número patrimonial a ser pesquisado; 3. Clicar em Pesquisar Transferências Figura 1 Transferências Pesquisar Transferências 34

35 Como percebemos abaixo, o bem patrimonial 4846 possui várias movimentações (Transferências Patrimoniais) no CBP: Figura 2- Transferências Pesquisar Transferências Para consultarmos uma das transferências do bem damos um duplo clique sobre o número patrimonial. Figura 3- Transferências Pesquisar Transferências NP Fichário de Aço em 15/08/

36 Figura 4 Transferências Pesquisar Transferências NP Fichário de Aço em 15/02/2016 OBSERVAÇÕES: a) Nesta pesquisa, ao clicar em qualquer das datas de transferência listada, o CBP mostrará a Localização da última transferência. b) Esta pesquisa informa as transferências dos bens Baixados e Não Baixados. MANUTENÇÕES: Transferências em Bloco Utilizamos esta opção quando houver vários bens com a numeração patrimonial sequencial para serem transferidos. Por exemplo, fazer as Transferências em Bloco dos códigos patrimoniais de número a da Unidade SME Secretaria Municipal de Esporte para a Lotação NE GABINETE. Para realizarmos esta transferência em Bloco devemos: 1. Informar o Tipo de patrimônio; 2. Digitar os números patrimoniais Inicial e Final a serem transferidos; 3. Selecionar a Subunidade e lotação das novas transferências; 4. Clicar em Transferir e depois e OK 36

37 ATENÇÃO: A transferência em bloco ocorre para todos os bens da sequência, independente das Lotações em que se encontram dentro da Unidade Patrimonial, portanto, ao digitar, preste muita atenção na sequência, para não efetuar transferências indevidas. MANUTENÇÃO TRANSFERÊNCIA Por Lotação Esta função pode ser utilizada: a) Quando a Unidade Patrimonial tem mudanças na sua estrutura de controle; b) Quando da criação de uma nova Unidade Patrimonial, originada da transformação de outra já existente. 1. Selecionar o Tipo de bem; 2. Selecionar a Subunidade e a Lotação onde os bens estão cadastrados; 3. Selecionar a Subunidade e a Lotação para onde os bens serão transferidos; 4. No campo Observação, informar o motivo da transferência; 5. Digitar o número do processo no seguinte formato: (GPA) ou (SEI); 6. Clicar em Transferir e depois em OK. ATENÇÃO: Quando fizermos as transferências de bens por Lotação, estaremos transferindo TODOS os bens da Lotação atual para a nova lotação. OBSERVAÇÕES: a) As transferências de bens Mobiliário entre Secretarias da Administração Centralizada junto ao CBP são executadas somente pela UPM/APM/SMF através de comunicação por meio eletrônico ( ), à exceção das transferências de bens entre GP e SMGes, que são gerenciadas pelo GMP- Gerência de Material e Patrimônio; b) No caso específico de Veículos, as Transferências Patrimoniais entre Secretarias da Administração Centralizada somente poderá ser solicitada através de processo SEI, os quais deverão ser encaminhados para a UPM para providenciá-las junto ao CBP. 37

38 MÓDULO RELATÓRIOS. Neste Módulo estão todas as consultas e relatórios do Sistema. Figura 1 MÓDULO RELATÓRIOS Unidades Administrativas Patrimoniais RELATÓRIOS Unidades Administrativas Patrimoniais Função utilizada para consultar a estrutura das Subunidades e Lotações de uma Unidade Patrimonial cadastrada no CBP, somente com Lotações ativas ou todas elas, de acordo com o código cadastrado. OBSERVAÇÃO: a) Para consultar a estrutura da Unidade é necessário saber o código que a representa no CBP, conforme segue: Esta Relação não consta no CBP. Figura 2 Relatório Relação de Unidades Administrativa Patrimoniais Relação das Unidades Patrimoniais Código Unidade Código Unidade 1 *SGM 17 *GAPLAN 2 SMURB 18 HPS 3 SMA 19 SMSeg 4 SMF 20 HMIPV 5 SMOV 21 SMJ 6 SMED 22 SMACIS 7 SMT 23 GP 8 SMIC 24 SMGL 9 SMS 25 SMGes 10 SMAM 26 SMTUR 11 PGM 27 *SECOPA 12 DEP 28 SEDA 13 CMPA 29 SMTE 14 SMC 30 SMDH 15 *SECAR 31 SMPEO 16 SME 38

39 (*) Lotações DESATIVADAS RELATÓRIOS Unidades Administrativas Patrimoniais Para abrir esta função devemos clicar sobre o módulo Unidades Administrativas, conforme tela abaixo: Figura 1 RELATÓRIO Unidades Administrativas Patrimoniais OBSERVAÇÃO: Para consultar a estrutura da Unidade Patrimonial (UP), visualizando somente as lotações Ativas, devemos digitar o número da UP Inicial e Final desejada e, após, clicar em Consultar. Exemplo: consultar as lotações Somente Ativas da Unidade 04 SMF. Figura 3 Relação das Lotações Ativas da Unidade Administrativa Patrimonial 04 SMF. 39

40 Figura 4 Relação das Lotações Ativas da Unidade Administrativa Patrimonial 04 SMF Também podemos consultar Toda a estrutura administrativa de uma Unidade Patrimonial. Exemplo: Todas as lotações da Unidade 04 SMF. 40

41 Devemos digitar na UP inicial e UP final, o número 04, que é o código da Unidade SMF, e selecionar Exibir Todas Figuras 1 e 2 Relação das Lotações da Unidade Administrativa Patrimonial 04 SMF- Todas 41

42 OBSERVAÇÕES: a) As lotações marcadas com asterisco (*) são Lotações DESATIVADAS. Uma Lotação somente poderá ser desativada quando não houver bem lotado na mesma, ou seja, deve estar vazia; b) O Setor de Patrimônio da Unidade poderá solicitar a UPM a ativação ou desativação de lotações, visando melhorar o controle dos seus bens MÓDULO RELATÓRIO RELAÇÃO DE MOBILIÁRIO: Neste módulo é possível consultar bens Baixados e Não Baixados, fazendo a seleção de acordo com a necessidade no momento da consulta. 1. Devemos clicar sobre a aba Relatórios e, após, em Mobiliário. Figuras 1 e 2 Relatório Relação de Mobiliário 42

43 AVISO: Para emitir qualquer Relatório Relação de Mobiliário de forma analítica, devemos desativar a Opção Somente subtotais e totais de itens. Podemos emitir o Relatório Relação Mobiliário optando por Somente Não Baixados, Somente Baixados ou Ambos. Exemplos: Emitir o Relatório - Relação Mobiliário da SMED, Somente Baixados, no período de 01/08/2009 a 30/08/

44 Consultar todos os bens da Unidade SMED, Somente Não Baixados, Classificados por número, no período de 01/01/1900 a 30/05/2012. Consultar Relatório - Relação Mobiliário da SMACIS, Somente Não Baixados, Somente com Empenho, Classificado por Número no período de 01/01/1900 a 15/05/

45 Consultar Relatório - Relação Mobiliário do GP, Somente Não Baixados, Somente Sem Empenho Classificado por Número no período de 01/01/1900 a 15/05/2012. Relatório - Relação Mobiliário da SMACIS, Apenas Empenho, Classificado por Número, no período de 01/01/1900 a 20/05/

46 1. Devemos selecionar a opção Apenas Empenho ; 2. Digitar o ano e o número do Empenho relacionado aos bens a serem consultados; 3. Selecionar a Localização desejada; 4. Digitar a Data de Lançamento Inicial e Final; 5. Desativar Opção: Somente Subtotais e totais de itens ; 5. Selecionar a Classificação por Número; 6. Clicar em Consultar. Por exemplo: Consultar todos os bens adquiridos pelo empenho 2006/54307 da SMACIS, classificados por número no período de 01/01/1900 à 20/05/2012. RELAÇÃO DE MOBILIÁRIO CONSULTA POR DENOMINAÇÃO Esta função é utilizada quando queremos consultar todos os bens cadastrados de determinada Denominação. 46

47 Por exemplo, consultar todos os bens cadastrados, Não Baixados da SMC pela Denominação Notebook, classificados por Número, no período de 01/01/1900 a 25/10/ Selecionar em Baixas Somente Não Baixados ; 2. Empenho: Ambos ; 3. Digitar a denominação Notebook; 4. Selecionar a Localização desejada; 5. Informar a data de Lançamento Inicial e Final; 6. Localização: selecionar Atual ; 7. Classificar por: selecionar Localização e número ; 8. Desativar Opção: Somente Subtotais e totais de itens ; 9. Clicar em consultar. Figura 1 Relação de Mobiliário Consulta por Denominação Figura 2 Relação de Mobiliário Consulta por Denominação 47

48 CONSULTA DE MOBILIÁRIO POR DESCRIÇÃO Esta função é utilizada quando queremos consultar todos os bens cadastrados que contenham determinada palavra em sua Descrição. Por exemplo, consultar todos os bens cadastrados Não Baixados da SMURB que contenham a palavra FAX em sua Descrição, classificados por Número, no período de 01/01/1900 a 25/10/ Selecionar em Baixas - Somente Não Baixados ; 2. Empenho: Ambos ; 3. Digitar na Descrição a palavra FAX 4. Selecionar a Localização desejada; 5. Informar a data de Lançamento Inicial e Final; 6. Localização Selecionar a opção Atual ; 7. Selecionar Classificar por Numero ; 8. Desativar Opção: Somente Subtotais e totais de itens ; 9. Clicar em Consultar. 48

49 Figuras 1 e 2 Relação de Mobiliário Consulta por Descrição FAX - Localização Atual 49

50 Se alterarmos a Localização, selecionando a opção Inicial, poderá ser encontrado outro resultado, conforme abaixo: Figuras 1e 2 Relação de Mobiliário Consulta por Descrição FAX - Localização Inicial 50

51 OBSERVAÇÕES: As Relações de Mobiliário nas quais selecionamos Atual ou Inicial diferenciam-se nos seguintes aspectos: a) A pesquisa por localização Inicial resulta na listagem de bens cadastrados inicialmente no CBP, no período informado, para a Unidade Patrimonial selecionada; b) A pesquisa por localização Atual, por sua vez, resulta na listagem de bens cadastrados no CBP no período informado, bem como os transferidos de outras Unidades Patrimoniais e que se encontram na Unidade Patrimonial selecionada. Relatório: Relação de Mobiliário - pesquisa por LOCALIZAÇÃO Utilizado principalmente para conciliar os dados do sistema com os bens existentes fisicamente no local (Levantamento ou Inventário Patrimonial). Figura 1 Relação de Mobiliário Consulta pela Localização Por exemplo: Consultar todos os bens cadastrados na Unidade SMOV Subunidade DIVISÃO DE ILUMINAÇÃO PÚBLICA Lotação Setor de Almoxarifado, no período de 01/01/1900 a 30/08/ Baixas: Somente Não Baixados ; 2. Empenho: Somente sem Empenho ; 3. Localização: Selecionar a Localização a ser consultada; 5. Informar a data do Lançamento Inicial e Final; 4. Desativar a Opção: Somente subtotais e totais de itens ; 5. Selecionar Classificar por Número ; 6. Clicar em Consultar. Relatório: Relação de Mobiliário Classificar por: Número; Localização e número; Localização e Denominação; Conta, Localização e número; Mês/ano de lançamento e número; Denominação e número; Data/hora da inclusão / alteração. Exemplos: Consultar todos os bens da Unidade Patrimonial SMACIS, classificados por Número, no período de 01/01/2014 a 25/10/ Baixas: Somente Não Baixados ; 2. Empenho: Somente sem Empenho ; 3. Localização: Selecionar a Localização a ser consultada; 5. Informar a data do Lançamento Inicial e Final; 4. Desativar a Opção: Somente subtotais e totais de itens ; 5. Selecionar Classificar por número; 6. Clicar em Consultar e, após, Imprimir a Relação. Figuras 1 e 2 Relação de Mobiliário Classificar por: Número 51

52 Figura 3 Relação de Mobiliário Classificar por: Localização e Número 52

53 Figura 4 Relação de Mobiliário Classificar por: Localização e denominação Figura 5 Relação de Mobiliário Classificar por : Conta, localização e número 53

54 Figura 6 Relação de Mobiliário Classificar por : mês/ano de lançamento e número Figura 7 Relação de Mobiliário Classificar por : denominação e número. 54

55 Figura 8 Relação de Mobiliário Classificar por: data hora de inclusão e alteração 55

56 MÓDULO RELATÓRIOS: Etiquetas Função do sistema onde são emitidas as etiquetas patrimoniais. Clicar sobre Relatórios e escolher a opção Etiquetas. IMPRESSÃO DE ETIQUETAS Por número de Patrimônio 56

57 Figura 1 - Etiquetas por número de patrimônio - Sem Código de Barras Figura 2 - Etiquetas por número de patrimônio - Com Código de Barras 57

58 Figura 3 Etiquetas por número de Patrimônio - Com Código de Barras p/impressora Térmica IMPRESSÃO DE ETIQUETAS Por Lotação Impressão de Etiquetas por Lotação: Sem Código de Barras, Com Código de Barras e Com Código de Barras p/impressora Térmica. Selecionar a Unidade/Subunidade/Lotação desejada. 58

59 IMPRESSÃO DE ETIQUETAS Alternadas Impressão de Etiqueta Alternadas: Sem Código de Barras, com Código de Barras e Com Código de Barras p/ Impressora Térmica. Informar os números de patrimônio sem necessidade de estarem em sequência. MÓDULO RELATÓRIO Responsáveis por Lotação Função do Sistema em que podemos consultar todos os Responsáveis cadastrados no CBP. Pode-se gerar a Relação dos Responsáveis por Lotação de todas as Subunidades Patrimoniais ou por Subunidade. 59

60 RELATÓRIO: Responsáveis por Lotação. Relatório utilizado para consultar o cadastro de todos os Responsáveis por Lotação na Unidade Patrimonial. Pode ser gerado de todos os Responsáveis por Lotação da Unidade Patrimonial ou individualmente por Subunidade Patrimonial. Exemplo: Gerar o Relatório de todos os Responsáveis por Lotação da Unidade Patrimonial SMJ e também da Subunidade Patrimonial GAB. DO SEC. E SEC. ADJ. RECEPÇÃO DIRET. ADMINIST. Figuras 1 e 2 - Relatório Responsáveis por Lotação de toda a Unidade Patrimonial SMJ 1. Clicar em Gerar Relatório. 60

61 1. Desativar a opção Todas em Subunidade; 2. Selecionar a Subunidade desejada; 3. Clicar em Gerar Relatório. Figuras 3 e 4 Relatório Responsáveis por: Unidade SMJ, Subunidade Gabinete do Secretário 61

62 MÓDULO FORMULÁRIOS: Neste módulo estão todos os Formulários que utilizamos para formalizar o controle patrimonial. Alguns deles estão disponíveis ON LINE a todos os funcionários no Portal do Servidor em Ferramentas Formulários. FORMULÁRIOS: BENS MÓVEIS PRODUZIDOS (F-389 ON LINE). Este formulário é utilizado para cadastrarmos bens que foram produzidos na PMPA, conforme determina o art. 16 da Instrução Normativa 001/2013 SMF. Ele deve ser impresso em três vias. Uma via fica com a Unidade Produtora e as outras duas com a Unidade Recebedora. Esta fica com uma via arquivada e a outra encaminha para o Setor de Patrimônio, que deverá abrir processo e solicitar o Cadastramento do(s) bem(s) para a UPM. Figuras 1 e 2 Formulários Bens Móveis Produzidos 62

63 Exemplo: Imprimir o Formulário de Bens Móveis Produzidos para cadastramento de uma mesa e um armário de madeira, confeccionados pela Marcenaria da SMOV para SMF - Área de Atendimento: 1. Digitar a Descrição do bem, a quantidade, o valor unitário e dar um TAB que aparecerá automaticamente o valor total dos bens; 2. Selecionar a Unidade Produtora, a Subunidade e a Lotação da Unidade Recebedora; 3. Clicar em Imprimir (aparecerá a figura abaixo) FORMULÁRIOS: DECLARAÇÃO DE BENS PARTICULARES (F 378 ON LINE) Utilizado para registrar que determinado bem é particular e não público, conforme determina o art. 51 da Instrução Normativa 001/2013 SMF. Este formulário deve ser impresso em duas vias, ficando uma via com o responsável pelo bem (que pode ser servidor ou não) e outra arquivada no Setor de Patrimônio da Unidade Patrimonial. Exemplo: Emitir o Formulário Declaração de Bens Particulares para um Notebook e uma Cafeteira, de propriedade da funcionária Izabel Moura Azevedo, da SMOV. 1. Digitar o nome e matrícula da funcionária; 2. Selecionar a Subunidade e a Lotação correspondente; 3. Fazer a Descrição do(s) bem(s). Se tiver a informação do número de série, este deve ser digitado; 4. Clicar sobre Imprimir; 5. Assinar o Formulário e colher a assinatura do proprietário do(s) bem(s). Figura 1 Formulário Declaração de Bens Particulares 63

64 Figuras 2 e 3 Formulário Declaração de Bens Particulares 64

65 FORMULÁRIO: EMPRÉSTIMO DE BENS (F 383 ON LINE) Utilizado para formalizar o empréstimo de bem(s) internamente na Unidade ou entre Unidades Patrimoniais, conforme determina os Arts. 29 e 30, 1º e 2º, da Instrução Normativa 001/2013 SMF. Este formulário deve ser emitido em três vias (quando for empréstimo entre Lotações de uma mesma Unidade). Uma fica com a Lotação cedente do bem(s), a outra com o destinatário e a última com o Setor de Patrimônio da Unidade Patrimonial. Quando for empréstimo de bens entre Unidades Patrimoniais da Administração Direta devemos emitir o formulário em quatro vias, sendo que, uma via fica com o Setor que está emprestando o bem, outra com o Setor de Patrimônio da Unidade Cedente, outra com o Setor que está recebendo o bem por empréstimo e a última com o Setor de Patrimônio da Unidade de Destino. Exemplo: Vai ser emprestado o bem patrimonial nº 4724 PROJETOR SLIDES da Unidade SMED, Lotação E.M.E.F Chico Mendes, para a Unidade SMF, Lotação APM UPM - Unidade de Patrimônio Mobiliário. 1. Selecionar a Subunidade e a lotação do Cedente (onde se encontra o bem); 2. Selecionar a Subunidade e a Lotação de Destino; 3. Digitar o código Patrimonial (aparecerá automaticamente a Descrição do bem); 4. Digitar o nome do Recebedor e a sua Matrícula. 6.Clicar em Imprimir ; Figura 1 Formulário Empréstimo de Bens OBSERVAÇÃO: a) Este formulário deve ser utilizado somente entre Unidades Patrimoniais da Administração Centralizada, devendo ser informado no mesmo a data máxima de empréstimo. 65

66 Figuras 2 e 3 Formulário Empréstimo de Bens 66

67 FORMULÁRIO: NOTIFICAÇÃO DE DESAPARECIMENTO DE BENS MÓVEIS (F-386 ON LINE) Este formulário deverá ser emitido sempre que houver furto ou roubo de bem na Unidade, devendo ser acompanhado do Boletim de Ocorrência policial (BO), conforme determina o art. 31, 2º, inciso III, da Instrução Normativa 001/2013 SMF. Figura 1 Formulário Notificação de Desaparecimento de Bens Móveis Deve ser emitido em três vias, ficando uma via com o responsável pelo bem desaparecido e duas para o Setor de Patrimônio da Unidade, que guardará uma em arquivo próprio e outra, juntamente com o Boletim de Ocorrência, será anexa ao processo administrativo de pedido de providências, a ser encaminhado ao Gestor da Unidade. Exemplo: Furto de uma furadeira de nº patrimonial 9808 da E.M.E.F AMÉRICA. 1. Selecionar a Lotação em que o bem foi furtado; 2. Digitar o código Patrimonial (aparecerá automaticamente a Descrição do bem); 3. Clicar em Imprimir. FORMULÁRIO: RELATÓRIO DE BENS MÓVEIS NÃO LOCALIZADOS (F-387) Figura 1 Relatório de Bens Móveis não Localizados Este formulário deve ser emitido sempre que um bem de uma determinada lotação não for localizado em um levantamento realizado pelo Setor de Patrimônio da Unidade, conforme determina o Art.11 da Instrução Normativa 001/2013 SMF. Este Formulário deve ser impresso em três vias pelo Setor de Patrimônio da Unidade, sendo que uma via ficará com o Responsável pela lotação onde o bem não foi localizado, outra será anexa ao processo de providências, pelo Setor de Patrimônio da Unidade. 67

68 Por exemplo, não foi localizado na Unidade Patrimonial SMF, Lotação APM UPM Unidade de Patrimônio Mobiliário, o bem patrimonial número Monitor durante o Levantamento de Devemos Selecionar a Subunidade e a Lotação o qual o bem não foi Localizado; 2. Digitar o número Patrimonial (automaticamente aparecerá a Descrição do bem); 3. Clicar em Imprimir. FORMULARIO: REQUISIÇÃO DE CONSERTO (F-381) Deve ser impresso em três vias, ficando uma via com o Setor que encaminhou o bem para ser consertado, outra com o Setor de Patrimônio da Unidade e outra com o setor responsável pela manutenção do bem. 68

69 FORMULÁRIO: REQUISIÇÃO DE RECOLHIMENTO DE BENS MÓVEIS: (F 385 ON LINE) Este formulário deve ser emitido em duas vias pelo setor onde se encontram os bens a serem recolhidos, ficando uma via com o setor que solicitou o recolhimento e outra com o Setor de Patrimônio da Unidade, para controle. Exemplo: Foram recolhidos da SMF os bens número , , , Digitar o número da Requisição; 2. Selecionar a Subunidade e a lotação de onde estão saindo os bens; 3. Digitar os códigos Patrimoniais (aparecerão automaticamente as Descrições dos bens); 4. Clicar em Imprimir. FORMULÁRIO: SAÍDA DE MATERIAL (F-384) Este formulário deve ser emitido em três vias, ficando uma via com Setor de Patrimônio da Unidade e as outras duas com o funcionário que está retirando os bens. Exemplo: Um funcionário da Escola E.M.E.F ILDO MENEGHETTI saiu com a máquina fotográfica Digitar o número da requisição; 2. Selecionar a Unidade, Subunidade e Lotação em que o bem se encontra; 3. Digitar os dados do Portador; 4. Digitar o código Patrimonial (aparecerá automaticamente a Descrição do bem); 5. Clicar em Imprimir. 69

70 FORMULÁRIO: TERMO DE DOAÇÃO PARA PMPA (F-379 ON LINE). Este formulário deverá ser emitido quando a Unidade receber bem(s) em doação, conforme determina o art. 15 da Instrução Normativa 001/2013 SMF. Deve ser impresso em três vias e colhida assinatura do Doador. Uma via ficará com o Doador e as outras duas ficarão com o Setor de Patrimônio da Unidade, que está recebendo os bens, sendo uma via anexa ao processo administrativo que será encaminhado à UPM/APM/SMF para cadastramento e outra arquivada. Figuras 1, 2,3 e 4 Formulário Termo de Doação 70

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72 FORMULÁRIO: TERMO DE RESPONSABILIDADE (F 390) Este formulário deverá ser emitido para assinatura pelos responsáveis pelas lotações, conforme determina o art. 15, incisos I e II, da Instrução Normativa 001/2013 SMF. Este Formulário deve ser impresso em duas vias, ficando uma via com o responsável pelos bens da lotação, juntamente com a Relação de Mobiliário, e a outra arquivada com o Setor de Patrimônio da Unidade, para controle. OBSERVAÇÕES: a) Havendo troca de Responsabilidade, o Responsável que está deixando a chefia ou o setor deverá solicitar ao novo responsável a assinatura do TERMO DE TRANSFERÊNCIA DE RESPONSABILIDADE. Caso não ocorra a passagem de carga, através da assinatura do Termo de Transferência de Responsabilidade, o novo responsável pelos bens deverá solicitar, imediatamente, ao Setor de Patrimônio da Unidade um Levantamento Físico Eventual para emissão de um novo Termo de Responsabilidade e possível encaminhamento para apuração de responsabilidade, no caso da não localização de algum bem relacionado no Termo anterior; b) O Termo de Responsabilidade pode ter a Relação de Mobiliário anexa classificada por Denominação ou por Número Patrimonial, à livre escolha do Setor de Patrimônio, visando a melhor organização interna na Unidade para controle dos bens. Figuras 1, 2 e 3 Formulário Termo de Responsabilidade Classificado por Denominação 72

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74 Figuras 1, 2 e 3 - Formulário Termo de Responsabilidade - Classificado por Número 74

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76 FORMULÁRIO TRANSFERÊNCIA INTERNA DE BENS MÓVEIS (F-389) Este formulário deverá ser impresso sempre que houver transferências de bens internamente na Unidade Patrimonial, conforme determina o Art.20, 1º, da Instrução Normativa 001/2013 SMF. Deve ser impresso em três vias, ficando uma via com o responsável pela Lotação de origem do bem, outra com o responsável da Lotação para onde foi transferido o bem (Atual) e a última, com o Setor de Patrimônio da Unidade, para controle das movimentações. Figuras 1,2 e 3 Formulário Transferência Interna de Bens Móveis 76

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78 FORMULÁRIOS DO CBP ON-LINE: BUSCA ATRAVÉS DO PORTAL DO SERVIDOR 78

79 GUIA DE INFORMAÇÕES DE BENS PATRIMONIAIS MÓVEIS (F 382 ON-LINE) Este formulário deverá ser impresso, preferencialmente, quando houver bens a serem cadastrados por Inventário, conforme determina o Art. 7º da Instrução Normativa 001/2013 SMF. Deve ser impresso em duas vias, ficando uma via com o Setor de Patrimonio da Unidade e a outra anexa ao processo de cadastramento. Este Formulário não está disponível no CBP somente ON-LINE, podendo ser usado por todos os funcionários da Administração Direta para dar conhecimento ao Setor de Patrimônio da Unidade Patrimonial a respeito de diversas situações (aquisição, conserto, furto, inventário, etc) relacionadas aos bens lotados na Unidade. MÓDULO UTILITÁRIO É onde podemos alterar a senha do CBP. 79

80 ROTINA DE RECOLHIMENTO DE BENS PARA DESCARTE - MOBILIÁRIO O SETOR DE PATRIMÔNIO DA SECRETARIA 1) Abrir Processo Administrativo para Descarte; 2) Etiquetar todos os bens a serem recolhidos conforme Instrução Normativa 01/2013 SMF; 3) Fazer as transferências no CBP de todos os bens descartados com o número do processo para a Lotação DESCARTE ; 4) Emitir o Relatório Relação de Mobiliário da Lotação DESCARTE e conferir a Relação com os bens fisicamente; 5) Encaminhar o processo para a UPM/APM/SMF, solicitando o recolhimento dos bens. 6) Acompanhar o recolhimento dos bens e, ao final, assinar o Recibo de DESCARTE, arquivando uma via no seu Setor. A UPM/APM/SMF 1) Conferir o relatório Relação de Mobiliário da Lotação DESCARTE com o sistema CBP; 2) Emitir o Relatório Bens para Descarte (Recibo) juntando ao processo 3 vias e encaminhar para a ELA/CELIC/SMF (Equipe de Logística e Alienação/Central de Licitação da SMF) para providenciar o recolhimento. A ELA/CELIC/SMF 1) Fazer a programação junto com a Secretaria sobre o recolhimento dos bens; 2) Efetuar o recolhimento dos bens e conferir o número patrimonial do Recibo da Lotação Descarte com os números patrimoniais fixados nos bens a serem recolhidos; 3) Assinar as três vias do Relatório Bens para Descarte (Recibo) e solicitar que o responsável pelo Setor de Patrimônio da Secretaria também assine; 4) Retornar o processo de recolhimento para UPM, com uma cópia do Relatório Bens para Descarte (Recibo) assinado. A UPM faz uma análise do processo de acordo com o Relatório Bens para Descarte (Recibo) anexo. Se no Relatório Bens para Descarte - houver bens que não foram recolhidos pela ELA, a UPM desvinculará o número patrimonial do processo de Descarte e posteriormente retornará o processo para a Secretaria demandante do recolhimento para conhecimento e Arquivamento ou baixa conforme o caso. ATENÇÃO: É necessário, durante o recolhimento de bens feito pelo ELA, a presença de um funcionário do Setor de Patrimônio da Unidade Patrimonial envolvida no recolhimento, conforme estabelece a Instrução Normativa 001/2013 SMF. 80

81 ORGANOGRAMA DA ROTINA DE RECOLHIMENTO DE BENS DA ADMINISTRAÇÃO CENTRALIZADA POR PROCESSO. Processo SECRETARIA Processo SMA ARQUIVO MUNICIPAL SMF - UPM Processo SMF - ELA Bens Bens BRIQUE Bens LEILÃO ROTINA DE RECOLHIMENTO DE BENS PARA DESCARTE MOBILIÁRIO NO CBP. 1. Clicar no MÓDULO MANUTENÇÕES Transferências Figuras 1 e 2 Módulo Manutenções Transferências 81

82 Exemplo: Fazer as transferências no CBP para Lotação Descarte da Unidade SME dos bens patrimoniais nºs , e Selecionar o Tipo de Patrimônio ; 2. Digitar a data da transferência dos bens; 3. Selecionar em Nova Transferência a Lotação Descarte ; 4. Colocar no campo observação a informação: BENS PARA RECOLHIMENTO; 5. Informar o número do processo no seguinte formato (GPA); 6. Clicar em Transferir e, após, OK. Figura 3 Módulo Manutenções Transferências. Após efetuarmos as transferências dos bens com o número do processo para lotação DESCARTE, devemos conferir os bens transferidos emitindo uma Relação de mobiliário com as seguintes marcações: Figuras 1 e 2 Relatório Relação de Mobiliário Transferências 1. Baixa: Não alterar; 2. Empenho: Não alterar; 3. Localização: Não alterar; 4. Selecionar Processo e opção Transferência. Digitar o número do processo no mesmo formato utilizado quando da realização da transferência: (GPA ); 5. Informar a data Inicial e final da transferência; 6. Desativar a opção Somente Subtotais e totais dos itens ; 7. Classificar por Localização e número, clicar em Consultar e, após, Imprimir a Relação, para realização das conferências entre o físico e o constante no CBP; 82

83 8. Posteriormente esta Relação de Mobiliário deverá ser anexada ao processo. OBSERVAÇÕES: 1. Como vincular o número patrimonial ao processo: a) Digitar o número patrimonial e pesquisar transferências; b) Duplo Clique na data da última transferência; c) Digitar no primeiro campo Nro. Processo o número do processo, no mesmo padrão das transferências dos números patrimoniais; d) Clicar em Alterar ; e) Por fim deve-se clicar novamente em Pesquisar Transferências, para verificar se o número do processo está vinculado ao número patrimonial desejado. 2) Como desvincular o número patrimonial do processo: a) Digitar o número patrimonial do bem que se quer desvincular do número do processo; b) No primeiro campo, Nro. Processo, seleciona-se o número e efetiva-se a exclusão do mesmo; d) Clicar em alterar; e) Por fim, deve-se clicar novamente em Pesquisar transferências, para verificar se o número patrimonial foi desvinculado do número do processo. 3) Excluir transferência de um número patrimonial: a) Digitar o número patrimonial e pesquisar transferências; b) Clicar na função Excluir ; c) Por fim, deve-se clicar novamente em Pesquisar transferências, para verificar se a transferência executada naquela data foi excluída do CBP. 83

84 A UPM/APM/SMF, ao receber o processo de recolhimento, realiza conferência com a Lotação DESCARTE e Imprime o relatório Bens para Descarte, que é o Recibo dos bens a serem recolhidos. Para consultar os Bens que se encontram na lotação Descarte, a UPM digita o número do processo de Transferência (recolhimento) e seleciona o tipo: Mobiliário, Lotes ou Veículos. OBSERVAÇÕES: a) A Relação dos Bens para DESCARTE deverá ser emitida pela UPM e anexada ao processo de recolhimento em três vias, as quais devem ser assinadas, ficando uma via no processo, uma no ELA e outra no Setor de Patrimônio da Unidade, após o recolhimento dos bens, conferindo as respectivas assinaturas. b) Ambos os Setores envolvidos devem assinar o Recibo de Descarte: Setor de Patrimônio da Secretaria e ELA/CELIC/SMF. 84

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