Plano de Comunicação

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1 PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Plano de Comunicação É o artefato que visa planejar e documentar a comunicação existente entre os projetos, o escritório de projetos, o Ministério da Fazenda e demais órgãos participantes do Programa de Modernização Integrada do Ministério da Fazenda (PMIMF). Versão 1.0 Brasília, 16 de Outubro de 2015

2 Plano de Comunicação Sumário Plano de Comunicação Frentes do Plano de Comunicação Matriz de Comunicação Frentes do Plano de Comunicação Dicas de Projeto Notícias Semanais Painel Patrocinador Monitoramento Reunião de Análise Crítica (RAC) Comunicados sobre as Ferramentas Notícias Projetos Especiais...16 ANEXO I Modelo Dicas de Projeto ANEXO II Modelo Notícias Semanais...19 ANEXO III Modelo Painel Patrocinador ANEXO VI Modelo Comunicados sobre as Ferramentas ANEXO VII Modelo Comunicados sobre as Ferramentas - Indisponibilidade ANEXO VIII Modelo Notícias Projetos Especiais PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 2

3 1. Frentes do Plano de Comunicação O plano de comunicação foi dividido entre 7 (Sete) frentes a fim de facilitar o entendimento e metodologicamente, deixar mais claro o que se pretende alcançar em cada uma das frentes sendo elas: Dicas de Projeto; Notícias Semanais; Painel Patrocinador; Monitoramento; Reunião de Análise Crítica; Comunicados Sobre as Ferramentas; Notícias de Projetos Especiais. 2. Matriz de Comunicação Frente Responsável Frequência Destinatário Entrega Dicas de Projeto PMO Mensal Todos com Acesso a Internet Internet e Mailing Notícias Semanais PMO Semanal Todos com Acesso a Internet Internet e Mailing Painel Patrocinador PMO Mensal Patrocinadores e Escritórios de Apoio Monitoramento PMO Mensal Líderes e Equipe de Projeto Portal de Projetos Reunião de Análise Crítica (RAC) Comunicados Sobre as Ferramentas Notícias de Projetos Especiais PMO Trimestral Alta Gestão, Escritório de Projetos e Equipes PMO Sobre Demanda Equipe de Projetos e Escritórios de Apoio PMO Mensal Todos com Acesso a Internet Informações dos Projetos Portal de Projetos Internet e Mailing PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 3

4 3. Frentes do Plano de Comunicação 3.1. Dicas de Projeto As dicas de projeto por objetivo disseminar as boas práticas de projetos, dicas de técnicas e ferramentas, disseminar melhores práticas de mercado, nivelar o conhecimento das equipes de gestão de projetos e equipes dos escritórios dos projetos. Essas dicas serão comunicadas mensalmente pelo Escritório de Projetos e disponibilizadas na Internet além de serem enviadas via mailing para os colaboradores do MF. As dicas podem ser referentes, mas não se resumindo aos seguintes assunto: - Proposta; - EAP; - Mudanças no Projeto; - Divulgação de Boas Práticas; - Troca de Experiências; - Outros. Desafios Disseminar o conhecimento das boas práticas de gerenciamento de projetos utilizadas no MF; Melhorar os resultados dos projetos através da utilização das boas práticas. Oportunidades Evolução no conhecimento das equipes em Gestão de Projetos no MF. Alinhar as iniciativas de projetos do MF às melhores práticas de mercado. Principais Atividades Coletar as boas práticas de projetos, além de dicas sobre técnicas e ferramentas para melhor utilização dos artefatos em cada uma das fases do projeto; Selecionar de iniciativas a serem divulgadas com base em melhores práticas de mercado, além dos artefatos utilizados na metodologia do MF (Proposta, EAP, Risco, Encerramento, Comunicação, Mudanças, entre outros); Desenvolver do conteúdo a ser divulgado e aprovação do material pela equipe de projetos; Publicar das dicas de projeto e boas práticas em gerenciamento no site e mailing do PMIMF. PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 4

5 Periodicidade Mensal Fluxo Modelo de Documento Ver Anexo I Característica Fonte Tamanho Negrito Cor Maiúsculo Espaçamento Alinhamento Título Arial 32 Sim Preto Sim Simples Esquerda Frente Arial 12 Sim Azul Sim Simples Esquerda Texto Arial 11 Não Preto Não Simples Esquerda PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 5

6 3.2. Notícias Semanais Semanalmente, o Escritório de Projetos fornecerá uma matéria para ser divulgada para o público do MF. Essa notícia terá seu conteúdo estipulado mensalmente e divulgado semanalmente para que todo e qualquer usuário da internet possa visualizar. Essas notícias poderão ter como tema principal os seguintes assuntos: - Lições aprendidas; - Notícias Gerais; - Projetos Internos; - Evoluções do Escritório de Projetos; - PEC s. Desafios Apresentar ao público interno e externo, as principais realizações dos projetos estratégicos e Internos; Criar a cultura de divulgação dos resultados projetos. Oportunidades Estimular o engajamento das equipes gerando um reconhecimento institucional em relação às atividades desenvolvidas; Demonstrar a efetividade das atividades desenvolvidas pelo MF em prol da sociedade. Principais Atividades Divulgar as evoluções metodológicas implementadas pelo Escritório de Projetos em prol das equipes de projeto; Acompanhar os projetos identificando avanços e as principais entregas realizadas pelas equipes de projeto, tanto para iniciativas estratégicas quanto para ações de projetos internos nos órgãos; Disseminar a troca de experiências entre o MF e outras instituições além do intercâmbio de vivencias sobre iniciativas de projetos realizadas no âmbito do PMIMF. Periodicidade Semanal PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 6

7 Fluxo Modelo de Documento e Exemplo Ver Anexo II Característica Fonte Tamanho Negrito Cor Maiúsculo Espaçamento Alinhamento Título Arial 32 Sim Preto Sim Simples Esquerda Frente Arial 12 Sim Azul Sim Simples Esquerda Subtítulo Arial 16 Não Preto Não Simples Esquerda Imagem ou Arte N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Texto Arial 11 Não Preto Não Simples Esquerda N/A: Não se aplica PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 7

8 3.3. Painel Patrocinador O painel do patrocinador é uma ferramenta que foi criada para coletar, consolidar, validar, informar e servir para apoio a tomada de decisão dos patrocinadores. Mensalmente, ele é gerado a partir dos dados coletados pelos monitoramentos realizados por cada um dos projetos. Desafios Aumentar o engajamento dos patrocinadores nos projetos estratégicos do MF; Criar a cultura de apoio aos líderes, facilitando a condução dos projetos. Oportunidades Proporcionar uma ferramenta de apoio à tomada de decisão; Melhorar o envolvimento dos patrocinadores no dia a dia dos projetos. Principais Atividades Coletar as informações dos projetos oriundas dos monitoramentos mensais realizados pelas equipes de projeto; Consolidar as informações física/financeira e percepções das equipes sobre o andamento dos projetos; Validar e revisar o conteúdo junto aos escritórios de apoio e membros das equipes; Disseminar o painel gerencial aos patrocinadores, possibilitando a divulgação das informações dos projetos para alta gestão da organização. Periodicidade Mensal PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 8

9 Fluxo Modelo de Documento Ver Anexo III Característica Fonte Tamanho Negrito Cor Maiúsculo Espaçamento Alinhamento Corpo Corbel 10 Não Preto Não Simples Esquerda PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 9

10 3.4. Monitoramento A metodologia de gerenciamento de projetos tem como um de seus pilares, o planejamento e acompanhamento das atividades que garantem a correta execução do projeto e por consequência, a tendência de melhora dos resultados de seus projetos. O processo de monitoramento dos projetos é o responsável por fornecer informações que serão utilizadas como insumo para que o Escritório de Projetos, líder de projetos, patrocinador e demais interessados possam tomar ações a fim de garantir que o projeto não se desviará de seus objetivos e metas almejados. Além dos benefícios supracitados, o monitoramento serve de insumo para outros modelos de comunicação tal qual o painel do patrocinador, notícias, etc, que são de fundamental importância para a divulgação das informações. Desafios Tornar público na organização o real status de cada projeto; Envolver a organização na resolução dos problemas nos projetos. Oportunidades Divulgar o avanço dos projetos; Coletar as percepções sobre a execução do trabalho; Divulgar os produtos entregues pelos projetos. Principais Atividades Iniciar o processo de monitoramento informando aos líderes e equipes sobre a importância da atividade e do correto preenchimento das informações; Realizar as reuniões de acompanhamento com os lideres indicando o status do projeto em termos de escopo, custo e tempo, alerta sobre os principais riscos e relatar as entregas realizadas no período; Preencher os monitoramentos da ferramenta de gestão do MF com base nas informações coletadas a partir da reunião de acompanhamento; Publicar e aprovar o relatório de monitoramento preenchido e comunicar evoluções e problemas identificados no período avaliado, divulgando as principais realizações para os demais órgãos do MF; Auxiliar o líder de projeto na resolução dos gargalos que dificultem o bom andamento do projeto. Periodicidade Mensal PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 10

11 Fluxo Modelo de Documento Ver Anexo IV Característica Fonte Tamanho Negrito Cor Maiúsculo Espaçamento Alinhamento Corpo Corbel 10 Não Preto Não Simples Esquerda PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 11

12 3.5. Reunião de Análise Crítica (RAC) As Reuniões de Análise Crítica (RAC) são realizadas trimestralmente para validar e alinhar com a alta administração o andamento dos projetos estratégicos (PECs). A RAC divide-se em três etapas as quais chamamos de pré-rac, RAC e pós-rac. O Escritório de Projetos responsabilizase em apoiar a alta direção coletando, organizando e comunicando o andamento dos projetos, dificuldades e necessidade de apoio. Desafios Situar todos os envolvidos sobre ao andamento dos projetos e seus diversos problemas; Distinção de temas a serem abordados. Oportunidades Aumento da visibilidade dos resultados obtidos pelos projetos para alta gestão; Possibilitar resolução de problemas; Integrar diferentes órgãos que constituem o PMIMF. Principais Atividades Divulgar os principais problemas e dificuldades na execução dos projetos e disponibilizar informações estruturadas por diversos prismas sobre a execução dos projetos; Alinhar com a alta administração sobre o andamento dos projetos, suas dificuldades e necessidades de apoio; Integrar a percepção de todos os envolvidos sobre a realidade da carteira de projetos estratégicos inseridos na cadeia de valor do MF; Tratar os encaminhamentos oriundos das reuniões de analise críticas. Periodicidade Trimestral PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 12

13 Fluxo Modelo de Documento Não se aplica PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 13

14 3.6. Comunicados sobre as Ferramentas Periodicamente, o Escritório de Projetos verifica a necessidade de emitir comunicados sobre as ferramentas de gestão de projetos, os temas abordados nesses comunicados podem ser sobre Manutenção, Novas Ferramentas e Evoluções. Para emissão dos mesmos, deve-se portanto identificar qual a necessidade e selecionar o modelo mais adequado. Desafios Evolução continua do acervo tecnológico que fornece suporte as atividades de gestão de projetos; Minimizar o impacto de manutenções no trabalho das equipes de projeto. Oportunidades Divulgar as evoluções da ferramenta; Automatizar os processos das fases do gerenciamento de projetos; Noticiar novas ferramentas para auxilio no dia a dia da equipe de projetos. Principais Atividades Noticiar as janelas de manutenção das ferramentas de gerenciamento de projetos para os stakeholders; Elicitar as necessidade de melhoria da ferramenta para fomentar a gestão de projetos; Desenvolver evoluções baseadas nas sugestões de melhorias indicadas pelos usuários ou pelo escritório de projetos; Apresentar novas ferramentas que auxiliem o aumento da eficiência e eficácia na utilização da ferramenta de gerenciamento de projetos. Periodicidade Sob demanda PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 14

15 Fluxo Modelo de Documento Ver anexo V e VI Característica Fonte Tamanho Negrito Cor Maiúsculo Espaçamento Alinhamento Título Arial 32 Sim Preto Sim Simples Esquerda Frente Arial 12 Sim Azul Sim Simples Esquerda Texto Arial 11 Não Preto Não Simples Esquerda Assinatura Imagem N/A N/A N/A N/A N/A N/A Corpo Corbel 12 Não Preto Não Simples Justificado N/A: Não se aplica PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 15

16 3.7. Notícias Projetos Especiais O Escritório de Projetos poderá em determinado momentos publicar notícias referente a projetos que por alguma razão tiveram uma situação especial a ser comunicado. Desafios Apresentar ao publico interno e externo, as principais realizações dos projetos Especiais Criar a cultura de divulgação dos resultados projetos Especiais. Oportunidades Divulgação institucional das atividades desenvolvidas nos projetos Especiais; Demonstrar a efetividade das atividades desenvolvidas pelo MF em prol da sociedade. Principais Atividades Noticiar as evoluções nas entregas realizadas nos projetos e as transformações organizacionais resultantes; Monitorar os projetos especiais identificando avanços e as principais entregas realizadas pelas equipes de projeto proporcionando suporte na resolução de problemas críticos; Disseminar a troca de experiências entre projetos sobre as iniciativas realizadas no âmbito do PMIMF. Periodicidade Mensal PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 16

17 Fluxo Modelo de Documento Ver Anexo VII Característica Fonte Tamanho Negrito Cor Maiúsculo Espaçamento Alinhamento Título Arial 32 Sim Preto Sim Simples Esquerda Frente Arial 12 Sim Azul Sim Simples Esquerda Subtítulo Arial 16 Não Preto Não Simples Esquerda Imagem ou Arte N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A Texto Arial 11 Não Preto Não Simples Esquerda PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 17

18 ANEXO I Modelo Dicas de Projeto [Título] Como criar uma Estrutura Analítica de Projeto [FRENTE] DICAS DE PROJETOS [Texto] A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) consiste no processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. É uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho a ser executado pela equipe para atingir os objetivos do projeto. A EAP é a forma gráfica de visualização do projeto que contempla todo o trabalho que deve ser executado para atender os objetivos do projeto. O trabalho planejado é contido dentro dos componentes de nível mais baixo da EAP, que são chamados de pacotes de trabalho. Um pacote de trabalho pode ser agendado, ter seu custo estimado, monitorado e controlado. Confira abaixo exemplo de EAP: PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 18

19 Não é possível exibir esta imagem no momento. ANEXO II Modelo Notícias Semanais [Título] Benchmarking sobre Projetos - SE/MF e CODEVASF [FRENTE] FRENTE DE PROJETOS [SUBTÍTULO] Aconteceu na quarta-feira (18 de Março), na Secretaria- Executiva do Ministério da Fazenda, reunião de benchmarking entre as equipes do Escritório de Projetos Central do MF e a equipe do escritório de projetos da Companhia de Desenvolvimento dos Vales do São Francisco e do Parnaíba - CODEVASF. [IMAGEM OU ARTE] [Texto] No Encontro a equipe do Escritório de Projetos do MF teve a oportunidade de fazer uma apresentação do processo de Planejamento Estratégico, da Cadeia de Valor, e dos processos e projetos estratégicos do Ministério da Fazenda. Foi feita uma troca de experiências sobre a criação e funcionamento do escritório de projetos, assim como sobre a ferramenta de gerenciamento de projetos EPM. A reunião foi proveitosa e as duas equipes tiveram oportunidade de trocar experiências sobre Planejamento Estratégico e Gerenciamento de Projetos. PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 19

20 ANEXO III Modelo Painel Patrocinador [Corpo] Prezado Secretário Executivo (CARGO), Como líder de alguns projetos a cargo (da/do) Secretaria Executiva (SE) (órgão), enviamos, para conhecimento, críticas e sugestões, o relatório atualizado do portfólio de projetos sob a coordenação e monitoração desta SGE/Escritório de Projetos Corporativos. Essas informações foram extraídas dia 15/09/2015 no site e encaminhadas ao patrocinador e escritório de projetos do órgão. Para adicionar novos destinatários ao mailing, basta solicitar a inclusão respondendo a este . O Escritório de Projetos está disponível para esclarecimentos de eventuais dúvidas e sugestões de melhorias. PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 20

21 ANEXO IV Comunicado Sobre o Início do Monitoramento [corpo]boa tarde Líderes, Suplentes, Equipes de projeto e Escritórios de Apoio, Este é para lembrá-los do preenchimento do Relatório de Monitoramento de Julho/2015 cujo prazo é dia 07/08/2015. Após essa data será iniciado o Monitoramento do Portfólio dos Órgãos e do MF. Lembramos que, para realizar o monitoramento, o Líder de projeto deverá atualizar o cronograma a fim de verificar os desvios físicos e financeiros em relação à linha de base aprovada e, com estas informações, proceder à elaboração do relatório. Salienta-se que, caso seja necessário, os riscos, os encaminhamentos e demais documentações dos projetos também devem estar atualizadas. O Escritório de Projetos encontra-se à disposição para apoiá-los nesta tarefa. Atenciosamente, [assinatura] PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 21

22 ANEXO V Modelo Comunicados sobre as Ferramentas [Título] Evoluções no EPM [FRENTE] FERRAMENTAS DE PROJETOS [Texto] O Escritório de Projetos Corporativos (PMO) lançou nesta segunda-feira um pacote de atualizações do EPM. Para visualizar favor acessar o link [assinatura] PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 22

23 ANEXO VI Modelo Comunicados sobre as Ferramentas - Indisponibilidade [Corpo] Bom dia Líderes, Suplentes, Equipes de projeto e Escritórios de Apoio, O Portal de Projeto passará por uma indisponibilidade temporária agora no período da manhã, devido à necessidade de atualizações no ambiente tecnológico que acomoda a solução. A equipe de infraestrutura trabalhou a noite inteira e nos informou que não poderemos aguardar a próxima janela de manutenção, que seria à noite, para que as atualizações sejam concluídas. Pedimos desculpas pelo inconveniente e tão logo o ambiente esteja operacional os informaremos. O Escritório de Projetos está disponível para esclarecimentos de eventuais dúvidas. [assinatura] PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 23

24 ANEXO VII Modelo Notícias Projetos Especiais [Título] Workshop de Planejamento Estratégico do CARF [FRENTE] FRENTE DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO [SUBTÍTULO] CARF realiza encontro com Equipe. Participaram o Presidente do Conselho, os Presidentes de Câmara, os Presidentes de Sessão, os Chefes de Serviço, ASTEJ, a Câmara Superior e a Secretária Executiva [IMAGEM OU ARTE] [Texto] O workshop de Planejamento Estratégico aconteceu nos dias 19 e 20 de agosto na sede do CARF e contou com a presença do presidente do CARF, dos presidentes de Câmara, dos presidentes de Sessão, dos Chefes de Serviço, ASTEJ, Câmara Superior e Secretária Executiva. Na abertura dos trabalhos falaram o presidente do CARF Sr. Carlos Barreto, o Prof. Paulo Motta da FGV e a Subsecretária de Gestão Estratégica Sra. Julieta Verleun. Na primeira parte do trabalho os professores da FGV apresentaram o andamento do projeto e realizaram uma série de dinâmicas para desenvolvimento do planejamento estratégico (2016/2017) PLANO DE COMUNICAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS PMIMF Página 24