Como Garantir a Eficácia do Trabalho de Auditoria Interna Através do Follow-Up

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1 O valor da Auditoria Interna e imperativos para o sucesso. 29 de julho de 2011 Como Garantir a Eficácia do Trabalho de Auditoria Interna Através do Follow-Up Tiago Lima Coordenador de Auditoria Forjas Taurus SA.

2 Conceito de follow-up Agenda Macro fluxo do processo de follow-up Dificuldades no acompanhamento dos pontos de auditoria Dicas práticas Consequências/benefícios de um processo efetivo de follow-up Espaço para dúvidas e trocas de experiências

3 Conceito de follow-up O auditor tem que exercer um procedimento de acompanhamento da adoção das ações corretivas concluídas em seu trabalho, que via de regra é conhecido como Follow-up Fonte:

4 Macro fluxo do processo de followup Projeto de Auditoria Identificação de Pontos de Auditoria Elaboração do Plano de Ação do Auditado com Prazo para Implementação Acomp. da Auditoria dos Prazos de Implementação Testes para Validação da efetividade da implementação realizada

5 DIFICULDADES NO ACOMPANHAMENTO DOS PONTOS DE AUDITORIA 1) Controlar todos os pontos (ter as informações centralizadas, registradas, atualizadas (dar a manutenção), etc...). Como fazer?; 2) Gerar informações gerenciais dos pontos (% implementado, em andamento, etc...); 4) Turnover (novo responsável pela implementação ou novo auditor responsável pelo acompanhamento). 4) Planejar e realizar os testes de validação das implementações realizadas; 5) Evitar duplicar pontos de auditoria (retrabalho).

6 Dicas O auditor deve ser muito crítico na revisão do Plano de Ação do responsável para resolução do ponto de auditoria. Um bom Plano de Ação: 1) Não deve ser utilizado para justificativas, explicações e lamúrias, e sim única e exclusivamente, de forma objetiva, para a solução dos problemas apontados, através da descrição do conjunto de ações com as providências/tarefas a serem realizadas; 2) Deve contemplar um (1) responsável (nome, sobrenome e cargo); 3) Deve contemplar uma data (dd/mm/aaaa) estimada para implementação e que seja desafiadora e factível; 4) O responsável deve ser um colaborador que tenha alçada para tomar decisões e agir sobre o ponto em questão. Normalmente deve ser no mínimo um Gerente. Cabe ao auditor, dependendo do nível do ponto, avaliar se o responsável tem autonomia para solucionar o ponto ou se deveria subir o nível (inserir um Diretor como responsável, por exemplo).

7 Dicas O auditor deve ter um controle eficiente e eficaz de todos os pontos de auditoria, este controle deve contemplar, no mínimo: 1) O título do ponto; 2) O responsável, o Departamento e a Diretoria à qual o mesmo está inserido; 3) A data de vencimento para a Implementação do Plano de Ação; 4) Registro de todas as ações que estão sendo tomadas; 5) O status do ponto (Em aberto no prazo, Atrasado, Em aberto com data revisada (postergado prazo), Implementado, Fechado revisado pela auditoria, Fechado gestor aceitou o risco, etc...).

8 Dicas A auditoria deve ter um processo eficaz e eficiente de workflow de cobrança dos pontos, deve ser considerado nestas regras as seguintes questões: 1) Estabelecer periodicidade de envios de notificações de lembrete de implementação, antes do vencimento da mesma, por exemplo 10 dias, depois 5 dias, depois no dia do vencimento enviar um de lembrete ao responsável Ação Pró-ativa; 2) Estabelecer a periodicidade e os níveis para enviar as notificações das implementações com prazo vencido, por exemplo: enviar s semanais com todos os pontos vencidos, o aging de cada ponto e copiar o superior imediato; mensalmente enviar um dashboard dos pontos vencidos x não vencidos x fechados para o Diretor da área com cópia para o Diretor Presidente; e, trimestralmente apresentar o dashboard, por Diretoria ao Conselho de Administração.

9 Dicas Estabelecer as rotinas de testes para comprovar a eficiência e eficácia do Plano de Ação implementado, sugere-se seguir a seguinte rotina: 1) Receber notificação do responsável de que o Plano de Ação foi implementado; 2) Revisar a descrição das ações tomadas pelo responsável e verificar se fazem sentido, solicitar também que seja anexada evidência da implementação (por exemplo, uma cópia da tela do sistema indicando o controle criado); 3) Se a descrição da implementação realizada, não fizer sentido algum, o auditor deve rejeitar implementação e manter o ponto como Em aberto ; 4) Se a descrição da implementação fizer sentido, o auditor deverá programarse para realizar os testes para validar o controle criado. Estes testes devem ser tempestivos, o ideal é programar projetos de follow-up para re-testes, trimestralmente, ou pelo menos semestralmente; 5) Se o auditor constatar que o controle foi eficaz e eficiente, o ponto deverá ser fechado e reprogramado testes dentro da periodicidade de auditorias previstas através da avaliação de riscos, caso o controle continue apresentando deficiências, o ponto deve ser reaberto e solicitado providências ao responsável para desenvolvimento de nova ação de implementação ou correções na anterior.

10 Dicas Verificar a possibilidade e viabilidade de implantar uma ferramenta tecnológica que permita automatizar o processo de workflow de notificações, registros dos históricos, controles dos pontos e status dos mesmos, emissão de relatórios gerenciais e dashboards. É possível ter este controle utilizando ferramentas como Excel, Word e enviar s de notificação manualmente, porém o processo fica muito moroso, suscetível a erros, a esquecimento de cobrar os pontos e com isso a auditoria perder em credibilidade. O processo gerenciado de forma manual exige mais recursos humanos para realizar este trabalho, e com isso deixar de alocar recursos em projetos novos de auditoria, para ficar monitorando as implementações.

11 Consequências/Benefícios de um processo efetivo de follow-up Apresentação dinâmica à alta administração da situação dos pontos por tipo de visão (por Diretoria e status, por exemplo); Ações pró-ativas, através de cobranças antes que os prazos de implementações vençam gerando parceria entre as áreas e a auditoria interna; Registro de históricos; Busca da resolução dos problemas pelas áreas, uma vez que são cobradas periódica e automaticamente pela auditoria interna, por suas Diretorias e pelo Conselho de Administração; Aumento da credibilidade da auditoria, uma vez que os pontos são efetivamente cobrados, não caindo os mesmos em descrédito/esquecimento ; Mitigação de riscos auxiliando a Administração a atingir os objetivos da Companhia através da resolução de problemas nos controles internos;

12 Consequências/Benefícios de um processo efetivo de follow-up Auditados se tornam mais críticos e tentam de todas as maneiras retirar os pontos dos Relatórios de Auditoria, exigindo, com isso, trabalhos de auditoria cada vez mais aprofundados, pontos relevantes e com muito embasamento, principalmente evidências documentais; Mais subsídios para elaboração do Plano Anual de Auditoria, uma vez que possibilita prever a quantidade de pontos cujas implementações irão vencer no exercício que está sendo Planejado, alocando recursos para os respectivos trabalhos de follow-up.

13 PERGUNTAS??? SUGESTÕES!!! COMPARTILHE SUAS EXPERIÊNCIAS!!!

14 Obrigado!!! Tiago Lima Coordenador de Auditoria Forjas Taurus Tel. (51) (51)

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