A Tecnologia como Ferramenta de Gestão

Transcrição

1 X Congrejur Novembro 2015 A Tecnologia como Ferramenta de Gestão Gustavo Rocha

2 E agora? Gestão é essencial Crie conceitos! Estabeleça os porquês do sistema Apps úteis Pra que servem os indicadores?

3 Gestão é essencial Qual o tipo de escritório (pessoa física, jurídica, massa, boutique Quais são os fluxos que tenho? Quem são meus clientes? Quais entregas necessito ter para o cliente? Qual o foco do meu negócio?

4 Gestão é essencial Dicas Práticas Duas telas Digitalização Escaner Tamanho arquivo Integração com sistema Além da digitalização: Análise dos documentos lançados Gerenciar informações sistema. Pense: Notas expediente Audiências Documentos no seu sistema Redes Sociais Quem lança no sistema? Pense em fluxos/processos internos e depois nas pessoas envolvidas

5 Crie conceitos! Conceitos Exemplos práticos: Rotinas internas/fluxos Aplicadas a sistema Pensar versus Decorar Tudo por escrito!

6 Estabeleça os porquês do sistema Descreva as telas do sistema com foco de uso Crie rotinas detalhadas de cada fluxo Iniciais Prazos Audiências Relatórios com foco no resultado ( )

7 Estabeleça os porquês do sistema Dicas Práticas Suporte do sistema Forma de cobrança Pessoas/Usuários Licença inicial Web/Servidor O que pode ser customizado no sistema? Telas Relatórios Campos Acesso por tablet/celular? Anexar word/pdf?

8 Estabeleça os porquês do sistema Dicas Práticas Sempre antes de cadastrar um cliente no sistema, pesquisar se ele já não foi cadastrado Não usar tudo maiúsculo, optar por maiúsculo e minúsculo Sugestão de senha: Pelo menos 8 caracteres, entre letras e números e um caracter especial tipo *&#@}\;

9 Estabeleça os porquês do sistema Afinal, preciso de qual sistema? Meu estágio da advocacia (Iniciante/maduro/em transição) Meu cliente final precisa do quê? Número de pessoas no escritório Tipo de advocacia ( ) enfim Primeiro foque na gestão e depois escolha o sistema!

10 Apps Úteis Aplicativos de celular e tablet Dropbox/Google Drive/box.net Evernote/Onenote Waze - trânsito PDF Converter Scanner Pro Hootsuite - Redes Sociais 1Password - Gerenciador de senhas

11 Para que servem os indicadores? Indicadores Pense na utilidade em primeiro lugar Coloque indicadores em vários pontos do sistema Andamentos Agenda Publicações Documentos/GED Clientes (atendimento/retorno)

12 Para que servem os indicadores? Dicas de Indicadores Quantidade de ações por tipo, quantidade, pedido, entre outros, visando nas fases decisórias relatórios por valores atualizados (causa, pedido, sentença/acórdão, liquidação e consolidado); Contingenciamento do contencioso: risco e valor. Evolução histórica. Aumento ou Diminuição; Análise de deferimento de pedidos por instância e local; Análise de decisões por tipo de ação, instância e juiz/local; Análise de incidência de tipos de ações; Controle apurado de agenda, com tipos específicos, permitindo relatórios diretos e práticos sobre quantidade de tarefas por colaborador, datas de audiências, prazos, entre outros;

13 Enfim Meus conceitos!? Meu cliente? Meu sistema? Meu foco? Meus fluxos? E agora?

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