Implementação GED Gestão Eletrônica de Documentos

Transcrição

1 Implementação GED Gestão Eletrônica de Documentos NOVO MUNDO TECNOLOGIA PROJETO GUARÁ Gerenciamento de Aquisições Cleverson Carneiro; Ericson Ives Costa; Isaque Luchi; Victor Hugo Vieira. Curitiba, 11 de Junho de 2015

2 Projeto Guará: Implantação GED Cliente: EPST- Empresa de Pesquisa de Satisfação e Telemarketing A empresa Novo Mundo Tecnologia é especializada em soluções em sistemas de gerenciamento e manutenção tecnológica. O projeto em questão, está sendo desenvolvido para a EPST, a qual é cliente da Novo Mundo e está implementando um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, visando melhorar seus processos relacionados a documentos gerados por pesquisa de satisfação e telemarketing.

3 GERENTE DO PROJETO: ERICSON IVES COSTA Integrantes Do Projeto EQUIPE DO PROJETO: CLEVERSON CARNEIRO ISAQUE FURIERI LUCHI VICTOR HUGO MATOS VIEIRA

4 WBS Pacotes make or buy

5 Critérios make or buy adotados MAKE: - Empresa detém o conhecimento das necessidades; - Equipe própria disponível; - Empresa tem capacidade para desenvolver no prazo previsto. BUY: - Necessidade de competência e equipamento externo para desenvolver; - Não fazer parte do core business da empresa; - Agilidade no serviço prestado; - Facilidade e praticidade de contratação de serviço externo.

6 Mapa das Aquisições

7 WBS Revisada

8 RR Registro de Riscos

9 DT do Desenvolvimento e Ajustes dos Sistemas 1 - Especificação Funcional: Desenvolver novos sistemas ou ajustes nos sistemas atuais, para permitir o armazenamento eletrônico de todos os documentos existentes na empresa. 3 - Prazos: O prazo para entrega do projeto é de 3 meses. A empresa estará disponível para solução de dúvidas apenas no horário comercial de segunda a sexta-feira. 2 - Qualidade: - Um dos entregáveis do projeto é um relatório com os testes unitários de todas as funcionalidades do sistema evidenciando seu correto funcionamento. - Após a entrega dos sistemas instalados no ambiente da empresa, será iniciado testes de aceitação. No caso de erros encontrados em mais de 10% das funcionalidades será aplicada uma multa de 1% do valor do contrato por erro encontrado. 4 - Suporte: Após o fim dos testes de aceitação, a contratada deverá dar suporte e garantia por 3 meses.

10 Critérios Eliminatórios 1. 90% dos profissionais da empresa contratada para desenvolver o software, serem contratados em regime CLT; 2. Apresentação de certidão negativa junto ao INSS; 3. 2 profissionais da equipe do projeto contratado, o sistema, terem certificação licenciada necessária ao sistema; 4. Atestado de capacidade técnica de pelo menos 03 empresas reconhecidas no mercado, para o escopo requerido. 5. Balanço patrimonial positivo nos últimos 03 anos.

11 Critérios Classificatórios 1. Melhor Preço; 2. Prazo de Entrega; 3. Garantia do Produto; 4. Reputação da Empresa e Experiência; 5. Tempo de Retorno para a Assistência Técnica.

12 Critérios de Avaliação Explicitar na DT? A empresa optou pela não divulgação dos critérios eliminatórios e classificatórios aos possíveis fornecedores, devido as seguintes desvantagens: Inflação do preço; Redução das empresas dentro da concorrência, o que reduz os parâmetros para equalização.

13 Sistema de Pontuação CRITÉRIO PESO Qualificação do corpo técnico 30 Experiência do fornecedor (número de softwares implementados) 15 Prazo de entrega do produto 10 Tempo de existência da empresa 15 Forma de pagamento 5 Preço do produto 25

14 Documentos de Aquisição Adotados

15 Meio Adotado para Envio do Convite Correspondências diretas a fornecedores. A empresa contratante já tem canal direto com os fornecedores cadastrados para desenvolvimento dos serviços, portanto envia correspondências diretas aos fornecedores selecionados.

16 Tipo de Contrato Preço Unitário Será aplicado a todas as contratações o contrato por preço unitário. Por exemplo, o serviço de desenvolvimento do software pode apresentar diferentes necessidades durante o período de desenvolvimento, portanto o tipo de contrato aplicado ao projeto de implementação GED é do tipo Preço Unitário, Baseado em tempo e material empregado para o desenvolvimento.

17 Concorrência Privada Planejamento e Especificação Contratação e negociações do contrato (se houver) Concorrência Privada Publicidade e recebimento das propostas Avaliação das propostas

18 Fiscalização Ordens de serviço; Auditorias de Qualidade; Diligenciamentos; Controle integrado de mudanças; Medições.

19 Relatórios para Controlar as Aquisições Durante o desenvolvimento e ajustes no sistemas por parte da contratada, será realizado semanalmente um checkpoint com o gerente de projeto da contratada onde deverá apresentado um relatório de progresso com as seguintes informações: Relatório de Progresso Data: Data do checkpoint Cronograma: Indicar o progresso do desenvolvimento de cada funcionalidade e sistemas. Riscos: A cada semana revisar e mensurar os riscos. Ocorrências e Pendências: Registrar as ocorrências relevantes, revisar os riscos e mensurar o impacto e a probabilidade de ocorrência a cada semana. Entrega Parciais: Evidenciar as entregas parciais e emitir relatório dos checklist de revisões de código, atingindo os marcos contratuais.

20 Fluxograma Controlar o Contratado

21 Encerramento do Contrato Terminação Pleno cumprimento das obrigações por ambas as partes: Escopo Completado; Pagamentos Efetuados; Obrigações Cumpridas; Sem Pendências; Termo de Recebimento Definitivo (TRD).

22 PGA Plano de Gerenciamento das Aquisições 1 Objetivo do Plano de gerenciamento das aquisições; 2 Método de gerenciamento das aquisições; 3 Descrição dos processos de gerenciamento das aquisições; 4 Gerenciamento e tipos de contratos; 5 Critérios de avaliação de cotações e propostas; 6 Avaliação de fornecedores; 7 Frequência de avaliação dos processos de aquisições; 8 Alocação financeira para o gerenciamento das aquisições; 9 Administração do plano de gerenciamento das aquisições Responsável pelo plano; 10 Frequência de atualização do plano de gerenciamento das aquisições; 11 Outros assuntos relacionados ao gerenciamento das aquisições do projeto não previstos neste plano; 12 Decisões de Comprar; 13 Documentos padronizados de aquisições; 14 Responsabilidades das aquisições da Equipe do Projeto.

23 PGA Plano de Gerenciamento das Aquisições Planejamento Encerramento GED Implementação Monitoração e Controle