Trabalho Final. ARTE FOTO Cerimonial P03 J02 Caracterização da Organização

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Orlando Pinto Camarinho
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1 Universidade de Brasília Gestão de Processos FACE/Faculdade de Economia, Administração, Contabilidade e Ciência da Informação e Documentação ADM/Departamento de Administração Trabalho Final Grupo 03 Vermelho Anderson Gonçalves de Miranda (09/ ), Diego Rodrigues de Freitas (11/ ), Isabella Carvalho Grade Vallejo (09/ ) e Raíssa Ávila Kacinskis (09/ ). Contato inicial P03 J01 Vídeo de Contato O vídeo de contato inicial com a empresa selecionada para o desenvolvimento deste projeto de processos pode ser acessado através do link a seguir: ARTE FOTO Cerimonial P03 J02 Caracterização da Organização A Arte Foto é uma empresa especializada em cerimônias, formaturas, eventos e fotografias. Está há 28 anos no mercado de Brasília e já realizou inúmeros eventos com a Universidade de Brasília, o que facilita o desenvolvimento do projeto em conjunto com a Doce Desafio. Entre os seus serviços estão o aluguel de equipamentos de áudio e vídeo, mesas, cadeiras, stands, ornamentação, buffet, mestre de cerimônia, dentre outros. O cerimonial exercido pela Arte Foto é responsável pela adequação do layout, para que se atinja o melhor fluxo de pessoas, informações e materiais utilizados no dia do evento. Toda a adaptação necessária no local é de responsabilidade da empresa. A Arte Foto é especializada em dar suporte no planejamento e execução de todo o evento.

Contato inicial P03 J01 Vídeo de Contato O vídeo de contato inicial com a empresa selecionada para o desenvolvimento deste projeto de processos pode ser acessado através do link a seguir: http://www.

2 Por se tratar de um evento voltado para informar a população sobre os riscos do diabetes, além de realização de exames no local, a estrutura deverá ser diferenciada e o buffet modificado, o que para a Arte Foto não seria um problema. A estrutura para colocação dos equipamentos médicos, distribuição de panfletos e espaço para palestras, além de buffet composto por frutas, comidas leves, com a quantidade de glicose adequada, seria organizado pela Arte Foto de acordo com as recomendações da Doce Desafio. Por já ter experiência com eventos na Universidade de Brasília, concluímos que a Arte Foto seria a empresa mais adequada para contribuir na organização física do evento. Informações da organização: Endereço: SHCS/CL 215; Bloco C; Loja 27. Telefone: (61) Sítio: Tema para o desenvolvimento desse trabalho e discussão sobre a essência do projeto P03 J03/J04 Slides O tema escolhido para o desenvolvimento do trabalho está relacionado à estruturação dos processos da organização selecionada. Tal tema está compreendido no fórum estruturação de processos e encontra-se no link: 6. Os slides a seguir introduzem a ideia que guiará o desenvolvimento deste trabalho final:

A estrutura para colocação dos equipamentos médicos, distribuição de panfletos e espaço para palestras, além de buffet composto por frutas, comidas leves, com a quantidade de glicose adequada, seria

10 Reunião com o professor P03 J05 Orientações do professor Na aula do dia 12/06, terça-feira, realizou-se uma reunião com o professor Guillermo Asper para a discussão da proposta desenvolvida pelo grupo vermelho para a realização do trabalho final da matéria de Gestão de Processos. Assim, as sugestões dadas pelo professor foram as seguintes: 1. Realização de um processo voltado para a realização de eventos do projeto de extensão Doce Desafio; 2. Criação de um protótipo voltado para a realização desse evento na Universidade de Brasília; 3. Avaliação do desempenho do processo de realização do evento; 4. Divisão do processo em subprocessos das temáticas específicas para a realização do evento na Universidade de Brasília. Trabalho Final P03 J06 Texto Utilizando como ponto de partida o tema selecionado pelo grupo estruturação de processos e, principalmente, a reunião realizada com a gerente executiva

Realização de um processo voltado para a realização de eventos do projeto de extensão Doce Desafio; 2. Criação de um protótipo voltado para a realização desse evento na Universidade de Brasília; 3.

11 da Artefoto, projetou-se como macroetapas desse trabalho as seguintes atividades: 1. Escolha do processo a ser trabalhado; 2. Mapeamento do processo de realização de eventos corporativos tendo como base a sequencia de atividades desenvolvidas pela Artefoto; 3. Desenvolvimento de melhorias para o processo; 4. Redesenho do processo. Escolha do processo a ser trabalhado Seguindo o planejamento desenvolvido para a execução desse trabalho e o objetivo fixado pelo professor para o grupo vermelho desenvolver um processo que auxilie o projeto Doce Desafio a realizar um evento de conscientização na Universidade de Brasília, buscou-se identificar um processo similar realizado pela empresa contatada. Assim, verificou-se, por meio da descrição apresentada pelos integrantes do grupo à gerente executiva da Artefoto, que o processo que possui maior semelhança com a proposta desse trabalho esta relacionado à realização de eventos corporativos. Tal processo possui como escopo atividades voltadas para planejamento do evento, assim como negociação com os fornecedores e a realização do evento em si. A figura a seguir representa o entendimento inicial realizado para a garantia de que o escopo do processo que seria estudado estaria relacionado ao encaminhamento proposto pelo professor.

12 Mapeamento do processo O mapeamento do processo foi realizado por meio de uma reunião com a gerente executiva da Artefoto. Após esse levantamento de informações, utilizou-se das funcionalidades de uma ferramenta de BPMS, o BizAgi, para a formalização da sequencia de atividades desenvolvidas pela Artefoto neste processo (realizar eventos corporativos). Assim, tornou-se possível a criação do fluxograma abaixo utilizando-se a notação BPMN, o qual também foi disponibilizado no wiki por meio do arquivo Fluxos.bpm e está nomeado como Fluxo AS IS.

sequencia de atividades desenvolvidas pela Artefoto neste processo (realizar eventos corporativos).

14 Melhorias para o processo O desenvolvimento de melhorias possui como objetivo o aumento do desempenho do processo de realização de eventos, assim como a adequação de tais atividades para o contexto vivenciado pelo projeto Doce Desafio. Além disso, buscou-se também o atendimento de todos os itens abordados pelo professor durante a reunião de acompanhamento do trabalho. As melhorias propostas são: 1. Instituição de uma pessoa responsável pela realização dos eventos do projeto Doce Desafio; 2. Envolvimento dos alunos da Faculdade da Saúde da Universidade de Brasília a fim da realização de iniciativas de conscientização e de testes de glicose para os demais alunos; 3. Utilização dos espaços disponíveis na Universidade de Brasília para a realização do evento; 4. Comunicação do evento com antecedência nos campi da Universidade de Brasília; e 5. Realização de uma avaliação do evento no final do processo. Redesenho do processo A partir do mapeamento realizado anteriormente e das melhorias propostas para a otimização e adequação do processo ao contexto vivenciado no projeto Doce Desafio, tornou-se possível o desenvolvimento de um processo desejado. Assim como no mapeamento, nesta etapa também foi utilizado o software BizAgi para a formalização do processo futuro proposto e a notação utilizada permaneceu a mesma BPMN. O fluxo abaixo também se encontra disponível no wiki por meio do arquivo Fluxos.bpm, porém com o nome Fluxo TO BE.

As melhorias propostas são: 1. Instituição de uma pessoa responsável pela realização dos eventos do projeto Doce Desafio; 2.

16 Trabalho Final P03 J06 Slides

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