Access. Autor: Francisca Luciana Albuquerque Benevides

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1 3 Access Autor: Francisca Luciana Albuquerque Benevides

2 4 APOSTILA CRÉDITOS Projeto, Autoria do Texto, Revisão e Edição Completa Francisca LUCIANA Albuquerque BENEVIDES Instrutora de Informática Profissionalizante desde Julho/ lualbenevides@hotmail.com Concluída em: 19/Junho de 2006 Maracanaú - CE

3 AULA 01 5 Introdução ao Access XP Objetivo da aula: Apresentar ao aluno as noções iniciais sobre bancos de dados e o Access. Bancos de Dados A informática é a ciência que estuda a aplicação de ferramentas ou quaisquer outros meios que facilitem a manipulação dos dados. Com base no princípio do processamento de dados, podemos dizer que tudo que envolve tarefas como a classificação, organização, cálculo, visando obter informações mais precisas e compreensíveis pode ser definido como uso da informática. Dentro da computação ocorre da mesma maneira. Os programas de computador visam tornar mais simples, rápidos e precisos o trabalho com a informação. Alguns desses programas operam com Banco de Dados. Chamamos de BANCO DE DADOS uma coleção de dados necessários à existência de uma organização. Ele pode ser aplicado em várias situações do cotidiano, como uma empresa que necessita que suas informações sejam organizadas por assunto, de forma que determinados usuários competentes acessarão somente aquilo que lhe for útil e necessário. Todos esses dados funcionam de forma integrada, onde o trabalho de um interfere nos dados apresentados a outro. O Banco de Dados é o princípio de funcionamento de programas como o Access, o que comumente causa uma certa confusão. Usuários inexperientes julgam ser a mesma coisa esses dois termos distintos. Daí a necessidade de abrir um espaço para essas considerações iniciais. Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados Existem programas de computador cuja função é registrar, manipular, manter e gerenciar as informações contidas em bancos de dados. É o que chamamos de Sistemas Gerenciadores de Bancos de Dados, ou simplesmente SGBD. O Microsoft AccessXP é a mais recente versão de um SGBD da maior empresa fabricante de softwares do mundo. Integrante do pacote Office, largamente utilizado em lares, corporações e entidades em geral, o Access tem a vantagem de ser um sistema do tipo relacional. Os sistemas desse tipo possuem uma organização mais simples e flexível. Isso ocorre porque o usuário pode organizar os dados em tabelas diferentes, conforme o assunto, e em seguida criar relacionamentos ligando essas tabelas. Essa integração possibilita a criação de bancos de dados complexos, mas ao mesmo tempo fáceis de trabalhar. Novidades no Access XP As novidades da ultima versão do Access incluem: Compatibilidade Retroativa: Agora é possível trabalhar e modificar arquivos do Microsoft Access 2000 no Microsoft AccessXP sem ter que converter o formato de arquivo. Isto permite compartilhar facilmente versões diferentes dos arquivos do banco de dados com outros usuários do programa. Múltiplos desfazer e refazer: Agora você dispõe da capacidade de desfazer e refazer múltiplas ações no modo de design em todos os objetos em seus bancos de dados do Microsoft Access e em modos de exibição, procedimentos armazenados e funções em seu projeto. Recursos Otimizados de Acessibilidade: O Microsoft AccessXP agora fornece facilidades maiores para trabalhar com formulários e relatórios, como mais teclas de atalho funcionais.

4 6 Iniciando o Access XP Para iniciar o Access, procure seu atalho geralmente presente no Menu Iniciar, opção Programas. Caso não encontre referência ao sistema, não necessariamente indicará a inexistência dele. Pode ser somente a falta de um atalho. Quando o Access é iniciado, você verá a seguinte tela: 1. Barra de Título: Apresenta o nome do programa e do arquivo em uso. 2. Barra de Menu: Acesso a todas os comandos do Access agrupados por assunto. 3. Barra de Ferramentas Padrão: Os comandos mais utilizados no Access são apresentados em botões e caixas de consulta de rápido acesso. 4. Painel de Tarefas: Área para realizar procedimentos no Access. O Painel se modifica de acordo com o tipo de tarefa que você está tentando executar. Quando o programa é iniciado esse painel apresenta opções para abrir bancos de dados acessados recentemente, ou criar bancos novos ou com base em um modelo. Algumas barras adicionais podem ser exibidas, com a Barra de Status, que geralmente fica na parte inferior da janela, ou ainda outras barras de ferramentas específicas. O controle de exibição de barras, bem como de outros elementos da janela do Access, é realizado através do Menu Exibir. Gerando um Novo Banco de Dados No Painel de Tarefas, na área Novo(a), selecione com um clique a opção Banco de Dados em branco. Automaticamente será aberta um caixa de diálogo para gravar o novo projeto. Você deverá salvar com um nome e uma localização adequadas. Depois de criar e gravar o novo projeto em branco, você visualizará o esquema representado a seguir. Uma nova janela do banco de dados atual é aberta dentro da janela do programa. Você poderá observar, do lado esquerdo da tela do banco, a lista dos objetos que o Access pode criar. Vejamos a explicação de cada um deles.

5 7 Tabelas: As tabelas são a base para criação de outros elementos no Access. Servem para armazenar dados que serão usados por outros objetos do programa. Consultas: Objeto cuja criação auxilia na definição de PESQUISA sobre dados. Formulários: Armazenam os dados, porém com a vantagem de exibi-los num formato mais atraente. Relatórios: Usados para exibir listagens de dados de forma classificada e ordenada, para impressão. Páginas: Objeto indicado para quem deseja criar páginas Web com o auxílio do Access. Macros e Módulos: Dois objetos de estudo avançado, mais voltados para a área de programação em computador, o que, portanto não será o foco de nosso curso. Regras para Criação de Bancos de Dados Os Bancos de Dados possuem estruturas integradas, mais ou menos complexas de acordo com sua função. Um banco pode ser criado com objetivos diversos: controle de vendas, organização de dados escolares, acompanhamento de consultas, emissão de ordens de serviços, etc. Geralmente os mais complexos são criados por profissionais da área de programação, que aliam seus conhecimentos de lógica às ferramentas do Sistema Gerenciador. Seja qual for o nível de conhecimento, existe um processo comum que nós chamamos de Planejamento, a principal etapa de um projeto desse tipo. Geralmente antes de partir para a execução do projeto de criação de um banco de dados, o programador ou analista de sistemas cria um esquema denominado DER Diagrama de Entidades e Relacionamentos. A função desse esquema é definir o conteúdo de cada tabela e como elas irão se relacionar, evitando erros mais comuns em estruturas mal projetadas, como a falta de espaço para inserir informações importantes ou a redundância de dados. Em bancos mais simples não é preciso a análise ou consultoria de um desses profissionais. O Access possui ferramentas fáceis de aplicar e assistentes que auxiliam na criação de objetos. Portanto, se seu objetivo é criar uma estrutura simples para organizar dados, o estudo básico desse programa será muito útil. Mesmo assim, o planejamento não deixa de ser uma etapa imprescindível. Mas ele pode ser feito através da criação de perguntas-chave, cujas respostas direcionarão seu trabalho. Vejamos algumas:

6 8 Quais as informações que eu quero obter em meu banco de dados? Que informações eu preciso armazenar sobre cada assunto? Como essas informações se relacionam? Qual o melhor caminho para obter informações rápidas e precisas? São apenas alguns exemplos de indagações que você deve ser fazer antes de iniciar o projeto. Várias outras podem ser incluídas de acordo com a extensão de seu objetivo. Evidente que a experiência é fundamental para o resultado. Mesmo assim, vai ser preciso alterar, talvez mais de uma vez, a estrutura de seu trabalho. Mas quanto menos isso ocorrer, melhor e mais seguro será seu desempenho. Assistente de Criação de Tabelas As tabelas, conforme citado, são fundamentais para a estrutura de um banco de dados. A partir dela você irá gerar outros objetos. Elas podem ser criadas de forma orientada e programadas automaticamente, com o auxílio de um assistente exclusivo, ou desenvolvidas de maneira detalhada, manual. Para criar uma tabela com o auxílio de um assistente no banco de dados atual, selecione o objeto Tabelas (geralmente vem destacado assim que o novo banco é gerado). Do lado esquerdo você encontra três opções de tarefas: Criar Tabela no Modo Estrutura: Cria uma tabela no modo de design, onde é possível adicionar campos, e ainda especificar detalhes sobre eles. Criar Tabela usando o Assistente: Aciona o programa de etapas auxiliar que orienta em todo o processo de criação. Criar tabela inserindo dados: Para inserir dados diretamente em uma folha de dados em branco. Quando você salvar essa nova folha, o Microsoft Access analisará os dados e atribuirá automaticamente o tipo e o formato apropriados para cada campo. Para acionar o assistente, use um clique-duplo sobre a segunda opção. Você verá a primeira tela, que relaciona os tipos de bancos de dados que podem ser criados (Comercial ou Pessoal). Por padrão, a opção Comercial já vem destacada. Abaixo dela, uma lista de tabelas de exemplo para aquele tipo. Selecionando a opção Pessoal, você verá outras tabelas sugeridas. Ao lado, na caixa Campos de Exemplo, o assistente sugere uma lista de campos para a tabela que estiver selecionada. Ou seja, cada clique numa nova tabela mostrará outros campos. Mais para a esquerda, você verá os Campos na nova tabela, que seguramente estará vazio, já que nenhum campo de exemplo foi adicionado.

7 Primeiro, escolhemos uma tabela de exemplo. Como ilustração, selecionamos uma do tipo Pessoal chamada Rolos de Filme. Depois de selecionada você verá a listagem de campos à esquerda. Para incluir campos sugeridos à sua tabela, selecione-o com um clique e em seguida ative o botão Adicionar. Um clique nesse botão inclui apenas o campo selecionado à nova tabela, enquanto que o botão Adicionar todos insere todos os sugeridos de uma só vez. Os botões que apontam no sentido inverso fazem o contrário: excluem um a um, ou todos os campos incluídos na nova tabela. No exemplo, foram adicionados os campos: CódigoDoFilme, TítuloDoFilme, Tipo do Filme, VelocidadeDoFilme e FilmeColorido. Observe que a descrição dos campos é feita sem espaçamentos. 9 DICA: Na parte inferior, existe o botão Renomear campo.... Ao ser acionado, este botão abre uma pequena caixa para que o usuário digite um novo nome para o campo selecionado: Depois de incluir os campos, o usuário deve Avançar para a etapa seguinte, onde realizará duas tarefas importantes: Definir o nome da tabela (o assistente já sugere um, que pode ser modificado) e escolher como será determinada a Chave Primária da Tabela. Conceito de Chave Primária Chamamos de Chave Primária um campo especial utilizado pelo Access como um identificador exclusivo de registros. Podemos comparar a chave primária a um chassi de veículo, ou ao número de inscrição de um estudante num concurso, ou ainda ao código de identificação de um médico. Em toda tabela de um banco de dados é altamente recomendável que seja definido uma chave primária para um dos campos, normalmente aquele que identifica de forma genérica o registro, como um Código. Salvo em situações especiais que esse conceito não será aplicado. Quando fazemos uma tabela de forma automática, o assistente já sugere que ele mesmo defina a sua chave primária, e ele mesmo vai escolher o campo que achar mais recomendável para receber este atributo. Nas tabelas criadas manualmente, o usuário pode aplicar essa característica ao campo que quiser. Uma vez designada uma chave primária para uma tabela, o Access impede que qualquer valor duplicado seja inserido em seus campos, ou que eles fiquem vazios, amarrando a gravação do registro a inclusão de dados.

8 Avançando para a próxima etapa, o assistente praticamente conclui a nova tabela. Neste último passo, o usuário escolherá apenas como vai exibir e trabalhar com ela: 10 Modificar o design da tabela: Opção que abre a tabela no modo de Estrutura para que realize modificações em seu layout, como incluir, excluir, renomear ou definir propriedades para os campos. Inserir os dados diretamente na tabela: Opção que vem automaticamente selecionada. Usada para entrar na tabela num modo que chamamos Folha de Dados, para inserir registros. Inserir os dados na tabela usando um formulário criado pelo assistente: O Formulário é um dos objetos suportados pelo Access cuja função é de inserir e armazenar registros, assim como a tabela. A diferença é que este elemento apresenta os campos com um visual mais interessante e fácil de trabalhar. Geralmente os sistemas criados pelo Access abrem a opção para cadastro de informações através de Formulários. Essa opção cria automaticamente um novo objeto deste tipo com o auxílio de um assistente específico, para que ao invés do operador inserir informações através de uma tabela, o faça através dele. Mantendo a segunda opção selecionada e concluindo o assistente, veremos a seguinte tela:

9 Esta será a tabela concluída exibida no modo de edição de registros. Você poderá perceber uma semelhança com o Excel, que nada mais é do que um programa que trabalha com planilhas (mesma coisa que tabelas). A vantagem do Access sobre o Excel é que ele permite não só inserir dados nos campos (ou células), como também definir a estrutura desses campos, como acabamos de exemplificar. Os campos são apresentados como identificadores de coluna da tabela, e cada linha representa um novo registro adicionado. Como a tabela é nova, vemos apenas o registro raiz, que é a linha usada para incluir as primeiras informações, gerando sempre espaço para novas. Outra semelhança entre o Access e o Excel é que é possível alterar a largura das colunas, para comportar melhor os dados. O primeiro campo da tabela é referente ao Código do filme. Você pode perceber que esse primeiro campo vem preenchido com o texto (AutoNumeração). Este texto indica a existência de uma propriedade especial para este campo. Ela define que os dados inseridos nesse campo não são editáveis (alteráveis pelo usuário). E sim preenchidos automaticamente à medida que se inicia um novo registro, com um número seqüencial e exclusivo. Essa propriedade foi definida pelo próprio assistente, que também especificou os tipos de dados dos demais campos da nova tabela, conforme veremos em detalhes mais à frente. Como o primeiro campo é do tipo Autonumerado, resta ao digitador passar ao segundo campo, teclando TAB ou ENTER. Nesse próximo, você digitará o Título que identifica o filme, usando todos os critérios de digitação recomendado: não usar espaço antes do nome, nem mais de um espaço entre as palavras, e evitar também cometer erros de grafia. Porém, fique ciente que esse tipo de campo é editável, e você poderá efetuar correções posteriores. Outro detalhe interessante é que, no instante que você digita um título, o campo do código é preenchido com o número 1. Como se trata de um dado autonumerado exclusivo, esse número não será repetido para nenhum outro registro inserido, mesmo que você exclua, copie ou altere este registro. Além disso, a digitação de um registro faz com que o ícone localizado no início dele se modifique, assumindo o formato de um lápis, que indica que o registro está sendo criado ou editado. 11 No campo Tipo do Filme, insira a classificação dele, como Ação, Aventura, Romance, Terror, etc. Em Velocidade do Filme, digite a quantidade, em minutos, de duração da Película. Finalmente, no último campo deste registro você vai informar se o filme é ou não colorido. Esse campo tem uma propriedade especial definida pelo assistente que só aceita dois termos: Sim ou Não. Caso você digite um termo diferente desses dois formatos suportados, o Access exibirá uma mensagem de alerta: Portanto, este campo só aceitará os textos Não ou Sim, ou ainda os números 0 ou 1, que são automaticamente transformados num desses textos (o computador funciona com base no sistema binário, onde o zero sempre representa um estado, associado a NÃO, e o um o estado oposto, ou SIM). Não só neste campo, como em qualquer outro espaço de uma tabela cujo formato de dado esteja definido de forma fixa, a mensagem de erro será exibida quando for inserida qualquer informação que entre em conflito com este formato.

10 O operador pode inserir quantos registros desejar, antes ou depois de fechar o banco de dados, permitindo sempre incluir novas informações. O volume suportado de gravação de dados numa tabela não é ilimitado, mas é grande o suficiente para comportar um grande volume de dados. 12 Salvando as alterações de um Banco de Dados À medida que você insere registros numa tabela, o Access vai gravando-os automaticamente. Porém, sempre que inserir novos objetos a um banco, ou alterar o layout de exibição deles (como aumentar a largura de uma coluna numa tabela), habitue-se a gravar essas modificações. Isso pode ser feito através do Menu Salvar, ou do botão da Barra de Ferramentas. Ainda se você tentar sair de um banco de dados que foi modificado, sem gravar, o Access emitirá uma mensagem para evitar perda de trabalho: Saindo das Janelas Dentro da janela do Access você poderá visualizar mais de uma janela. Uma do próprio banco de dados e algumas outras referentes a objetos criados que estiverem sendo trabalhados, como uma tabela. Fique atento na hora de encerrar atividades. Observe o que está querendo fechar, para não correr o risco de abandonar todo o banco de dados, quando na verdade gostaria de sair apenas da tabela que estava editando. Abrindo um banco de Dados Para abrir um Bando de Dados gravado, você pode usar o botão Abrir no Access, ou ainda a opção no Menu Arquivo. O Painel de Tarefas que é exibido assim que o Access é iniciado também traz um atalho para esta tarefa. Seja qual for o caso, é importante saber em que pasta ou arquivo o banco se localiza. Lembre-se, porém, que um Banco de dados é identificado com o nome que foi escolhido no momento de sua criação. As tabelas e outros objetos que são criados dentro dele, e que recebem nomes próprios, não serão identificadores de um arquivo criado no Access, cuja extensão que classifica é MDB.

11 EXERCÍCIO AULA ª) Marque V ou F de acordo com a veracidade das informações abaixo: ( ) O Access é um banco de dados completo para cadastrar, organizar e gerenciar informações. ( ) O é a primeira versão desse sistema gerenciador. ( ) Tabelas, Formulários e Relatórios são alguns dos objetos criáveis pelo Access. ( ) Tanto os Relatórios quanto as tabelas tem a função de armazenar registros. ( ) Dizemos que um registro é uma coluna de dados preenchida. ( ) Os campos de um banco de dados são nomeados com legendas, e ficam localizados na parte superior, funcionando como identificadores de uma coluna. ( ) Campos com formato de AutoNumeração não podem ter valores duplicados, ou seja, já utilizados em outros registros no mesmo campo. ( ) O Assistente de Criação de Tabelas do Access não só cria tabelas com campos variados como ainda define os tipos de dados de cada um vai trabalhar. ( ) Uma tabela, uma vez criada pelo assistente, jamais poderá ter sua estrutura modificada. 2ª) Crie um novo banco de dados e grave-o com o nome EXERCICIO 1 SEU NOME no local indicado pelo seu instrutor. 3ª) No novo banco de dados, crie uma tabela com o auxílio do assistente, do tipo Comercial, chamada Produtos. Nesta nova tabela, adicione os seguintes campos sugeridos pelo assistente: CódigoDoProduto NomeDoProduto UnidadesEmEstoque - PreçoUnitário OBS.Essa nova tabela será chamada de CADASTRO DE MERCADORIAS e terá a chave primária definida pelo próprio assistente. Deverá também ser concluída com a opção de inserir diretamente os dados. 4ª) Insira os registros abaixo e ajuste a largura das colunas (no campo do Valor Unitário, basta inserir a quantia, pois o formato de dados desse campo já insere automaticamente o R$). 5ª) Salve as alterações e abandone somente o banco de dados e depois todo o Access. Boa Sorte!

12 AULA Trabalhando com Registros Objetivo da aula: Ensinar o aluno a manipular e trabalhar com registros de tabelas.. Registros de Tabelas Um registro é cada linha de dados armazenada em uma tabela. Conforme citado anteriormente, a capacidade de gravação de uma tabela é bem extensa, e o armazenamento é seguro e confiável. Ao acessar um banco de dados, você poderá localizar as tabelas que existem em sua estrutura. Para isto, basta selecionar o objeto Tabelas e visualizá-las. Uma tabela no Access pode ser acessada tanto pelo modo de inclusão e visualização dos registros, como também pelo modo de Estrutura. Essa forma de acionar as tabelas é usada para trabalhar com os campos que formam o objeto, cujo manuseio veremos mais adiante. Já para abrir o objeto no modo de Folha de Dados, basta somente clicar sobre ele duas vezes. Estatísticas de Registros Quando trabalhamos com uma tabela com poucos dados armazenados, é muito fácil fornecer informações quanto às quantidades de registros, de campos, etc. Porém, os bancos de dados logo ficam repletos de informações gravadas, e a cada nova adição, mais caracteres e linhas você verá à sua frente, dificultando o processo de estatística. Mas no Access é muito simples obter essas informações. Por exemplo, para saber a quantidade de registros que seu objeto de trabalho possui, basta observar a parte inferior da janela da tabela, que traz a seguinte figura:

13 Essa barra fornece informações e traz botões de navegação de registros. O número que se encontra no final dela (no exemplo anterior, 13) é a quantidade de registros armazenados. Já o número que se encontra dentro do espaço em branco (no exemplo anterior é 1), corresponde ao registro atualmente ativo. Ativação e Seleção de Registros Dizemos que um registro encontra-se ativo quando o cursor encontra-se posicionado dentro de quaisquer uns de seus campos. Porém, para selecionar todo um registro, que se compõe de uma linha inteira, você precisa posicionar o ponteiro do mouse no quadrado cinza que fica localizado no início do primeiro campo. Clicando sobre esse quadrado, o registro inteiro ficará destacado: 15 Para retirar a seleção de um registro, clique dentro de quaisquer umas das células dos campos. Para selecionar mais de um registro, clique sobre o início do primeiro que deseja destacar, segure e arraste e o botão do mouse para baixo, ou para cima, de acordo com a direção de seleção desejada. Para selecionar todos os registros de uma tabela, clique sobre o quadrado seletor que fica no início da primeira legenda de campo dela: Movimentação entre os registros Para movimentar-se entre os registros de uma tabela, mudando o local de ativação, use a barra de registros da parte inferior da seguinte forma: e : Funcionam, respectivamente, ativando o primeiro e o último registro de uma tabela, com apenas um clique do mouse. e : Respectivamente, Movimentam-se, um a um, para o registro anterior e posterior, mediante cada clique do mouse. : Posiciona-se imediatamente no primeiro campo editável da linha de registro em branco que o Access disponibiliza no final de todas as tabelas. Editando um Registro Para realizar a alteração de um ou mais campos de um registro, modificando os dados digitados, posicione o ponteiro do mouse dentro do espaço que quer alterar e proceda com a digitação normal, apagando, incluindo ou corrigindo caracteres. Lembre-se, porém, que apenas os campos com propriedades editáveis podem sofrer essa alteração. Dados com formatos especiais, como Autonumeração, não podem ter suas informações mexidas. Outro detalhe importante: você pode apagar dados de alguns campos, desde que eles não possuam propriedades que bloqueiem a ausência de dados dentro deles. É o que chamamos de campos Requeridos, onde é obrigatória a inserção de dados para garantir a gravação de todo o registro. Excluindo um Registro Para deletar permanentemente um registro, de forma que não será mais possível recuperá-lo, selecione toda a linha que deseja remover e tecle DEL. Por padrão, o Access emite a mensagem de alerta. Se você clicar em Sim, perde os dados que foram selecionados. Clicando em Não, o programa cancela a operação.

14 16 Cópia, Recorte e Colagem de Registros A ação de Recortar um registro selecionado faz com que ele seja retirado de seu local original e alocado temporariamente na Área de Transferência do Windows, até que você informe onde ele será reintegrado. Para executar um recorte, selecione um ou mais registros e use a opção Recortar do Menu Editar, ou o atalho do teclado CTRL + X, ou ainda o botão da Barra Padrão de Ferramentas. Outra maneira fácil de recortar é recorrendo ao Menu Interativo do mouse, clicando com o botão direito sobre o quadrado seletor de registros. Surge um Menu de opções, e você procura a correta: Já a cópia de um registro apenas cria uma réplica de todos os dados originais contidos nele para que seja colado em outro ponto. A cópia pode ser realizada pela seleção do registro e o uso da opção correspondente no Menu Editar, ou o atalho CTRL + C, ou o botão. O uso do Menu Interativo também funciona com esse comando: Quando um ou mais registros são recortados ou copiados, a ação de colagem é imediatamente disponibilizada. Mas para colar você precisa informar ao Access em que ponto deseja fazer isso. Você pode colar o registro copiado ou recortado na linha em branco, no final da tabela, ou acima de um registro selecionado. Para isso, selecione o registro que define o local da colagem e use a opção do Menu Editar, ou o botão, ou ainda o Menu Interativo, ativado com o botão direito do mouse.

15 17 Localizando Dados Conforme explicação anterior, quanto maior a tabela, mais difícil de localizar determinadas informações registradas. Para não precisar sair procurando a olho, correndo o risco de não encontrar, use a ferramenta de localização de dados. Quando acionamos esse comando, através do Menu Editar, vemos a seguinte caixa: Localizar: Neste espaço, digite a palavra ou termo que deseja pesquisar. Examinar: Determine em que campos você quer o Access faça a busca. Você sempre verá nessa caixa o campo da coluna da tabela que estava ativo no momento que acionou a ferramenta de localização. Deixando assim mesmo, o Access procurará o termo digitado acima somente dentro do campo atual. Mas você pode determinar que ele faça a pesquisa em toda a tabela, se não souber exatamente onde está o termo, mudando a seleção nesta caixa. Coincidir: Por padrão veremos Campo Inteiro, que faz com que o Access somente localize os registros cujo termo pesquisado seja todo o conteúdo de um campo. Por exemplo: Para localizar a palavra freezer, com a opção Campo Inteiro ativa, o sistema ignoraria qualquer campo com os termos: Freezer Vertical, ou Freezer Cônsul. Então, para pesquisa mais abrangente, você poderá alterar este critério, escolhendo por Coincidir Qualquer parte do campo ou apenas Início do campo. Pesquisar: Deixando ativa a opção Tudo o Access faz a busca em todas as direções da tabela. Mas você pode pedir que ele faça a pesquisa somente Abaixo ou Acima do registro que estiver atualmente ativo. Determinados esses critérios, basta sair pesquisando através de cada clique no botão Localizar. Substituindo Dados A ação de Substituir informações é feita associada à tarefa de Localizar, que busca o termo especificado e o permuta pelo outro que foi determinado. Para realizar esse tipo de comando, acione a ferramenta através do Menu Editar :

16 Em Localizar, digite o termo a ser pesquisado, e em Substituir por, determine o que irá assumir seu lugar. Os critérios para busca são os mesmos. A diferença está na ação dos botões Substituir, que troca somente o termo atualmente em destaque pela localização do Access, e o Substituir Tudo altera todos de uma só vez, que atenderem ao critério de busca. Classificação de Registros A ordenação de registros é feita por cada coluna de dados. Ou seja, você pode determinar que os registros sejam listados pelo seu Código ou pelo seu nome, ou ainda por um determinado campo de valor monetário, etc. A classificação dos registros apenas os reposiciona dentro da tabela, mas não altera nenhuma de suas informações. Para classificar uma coluna de dados, posicione o ponteiro do mouse sobre sua identificação (legenda do campo) e escolha a opção de Classificação Crescente ou Classificação Decrescente. 18 Verificando Ortografia No Access, apesar de você não visualizar a verificação ortográfica automática, que vai destacando os termos que diferem do dicionário do programa (como ocorre no Word), também é possível fazer uma revisão no conteúdo dos registros. Para isto, basta clicar no Menu Ferramentas, opção Verificar Ortografia :

17 EXERCÍCIO AULA ª) Acione um Banco de Dados em branco no Access gravando com o nome EXERCÍCIO 2 SEU NOME, no local indicado por seu instrutor. 2ª) Crie uma nova tabela através do assistente do tipo Pessoal, chamada Registro de Exercícios, e inclua os seguintes campos sugeridos: CódigoDoRegistroDoExercício, DataDaGinástica, TipoDeExercício, AeróbicoOuAnaeróbico, TempoExercitado, CaloriasQueimadas. 3ª) Conclua a tabela com o nome ATIVIDADES FÍSICAS com a chave primária definida pelo Access e entrando diretamente com os dados nela. Inclua os seguintes registros, ajustando a largura das colunas: 4ª) Selecione o primeiro registro e o exclua. 5ª) Copie os 4 últimos registros e cole as réplicas no final da tabela. 6ª) Localize e substitua os seguintes termos, usando as ferramentas do Menu Editar : Localizada por Ginástica Passiva Forró por Dança de Salão 7ª) Verifique a ortografia dos registros. 8ª) Aplique uma Classificação Crescente na coluna que contém as Calorias queimadas. 9ª) Inclua mais 10 registros com informações ao seu critério na tabela. 10ª) Aplique uma Classificação Decrescente na coluna da Data da Ginástica. 11ª) Salve seu Banco de Dados antes de sair do Access. Boa Sorte!

18 AULA Tabelas Manuais Objetivo da aula: Ensinar a forma de criar tabelas manualmente. Estrutura de uma Tabela Até agora procedemos na criação de Tabelas através dos assistentes, onde na conclusão das etapas entramos diretamente no modo de inserção de registros. Durante a inclusão no Modo Folha de Dados, percebemos que o assistente definiu formatos para os campos, mas não vimos os detalhes sobre isso. Para recapitular, sabemos que no Access podemos trabalhar de duas maneiras com um objeto do tipo Tabela: no Modo Folha de Dados, usado para inserção, edição e manipulação de registros, e também o Modo Estrutura, que exibe a tabela com todos os seus campos detalhadamente. Através da Estrutura de uma Tabela podemos incluir, excluir e alterar as propriedades de um campo. Todas as tabelas dos bancos de dados bem planejados têm uma estrutura bem definida. Para acessar uma tabela pelo modo Estrutura, você pode agir de duas maneiras: Se você estiver na janela do banco de dados, sem nenhum objeto aberto, basta acessar o botão Tabelas para visualizar as que existem. Então, você seleciona com um clique a tabela que deseja trabalhar e clica acima no botão Estrutura. Se você já estiver trabalhando com a tabela aberta no modo Folha de Dados, pode alternar entre os modos de exibição. Você verá acima, na Barra de Ferramentas, um botão cujo ícone estará sendo exibido no Modo Estrutura. Clicando uma vez sobre ele, abrirá a estrutura da tabela. Este botão sempre estará presente na Barra de Ferramentas quando você estiver trabalhando com uma tabela. E ele tem uma propriedades especial, onde se alterna mediante o modo que estiver ativo.

19 21 Seja qual for a forma escolhida, a estrutura da tabela consistirá no exemplo da figura a seguir: Percebe-se que a estrutura de uma tabela também é muito semelhante ao modo de folha de dados, que também parece com uma planilha do Excel. A diferença está na posição dos campos, que ao invés de serem exibidos na parte superior, como identificadores de coluna, aparecem como registros, um em cada linha. Cada campo ocupa uma linha. E na parte superior as colunas vêm identificas com a descrição: Nome do Campo: Exibe a descrição do campo que compõe a tabela. Tipo de Dados: Coluna onde o usuário determina o formato dos dados que aquele campo suportará, quando inserir as informações na tabela. Descrição: Espaço opcional para o operador digitar um texto que possa explicar a função daquele campo. Essa descrição será exibida na Barra de Status da tabela, no modo folha de dados, quando o campo em questão estiver ativo. Observe que abaixo dos campos que estão listados, existem linhas em branco. Nelas você poderá inserir novos campos. O Access permite que você insira no máximo 255 campos em uma tabela. Na parte inferior da estrutura, existe uma caixa cinza, com mais especificações e propriedades sobre o campo atualmente ativo. Veremos posteriormente a maneira de trabalhar com ela. Estando no Modo Estrutura, você pode retornar ao Folha de Dados sem precisar abandonar a tabela, clicando acima no botão de exibição alternada que agora estará mostrando o ícone diferente. DICA: Assim como ocorre no modo Folha de Dados, cada campo corresponde a um registro da estrutura da tabela. Portanto, as definições sobre ativação de campo, seleção e edição são semelhantes. Criando Tabelas Manualmente Criar tabelas sem o auxílio do assistente, que define automaticamente todas as propriedades da estrutura, significa exigir muito mais atenção e planejamento. Apesar de depois de pronta a tabela poder ser modificada, vale a máxima de que É Melhor Prevenir, do que Remediar. Além dos campos a serem inseridos devemos planejar os nomes que receberão, qual formato de dados vão usar, qual a seqüência mais funcional para que possam ser colocados, etc. Todas essas informações só podem ser determinadas se antes você souber que tabela vai criar.

20 Como exemplo, ilustraremos a criação de uma AGENDA PESSOAL, para registrar eletronicamente os dados pessoais e comerciais de seus contatos. Podemos dizer, inicialmente, que esta tabela deveria possuir os seguintes campos: CódigoContato NomeContato SobrenomeContato Endereço Residencial Endereço Comercial Telefone Residencial Telefone Comercial Aniversário De posse desses dados, criaremos a tabela dentro de um banco de dados anteriormente salvo no Access. Esse banco de dados tanto pode ser vazio, como também um arquivo que já contenha outros objetos inseridos. No exemplo a seguir, criaremos a tabela dentro de um banco pessoal criado num exercício: Para criar a tabela manualmente dentro do banco de dados, com as opções do objeto Tabelas sendo exibidas, escolha a opção: Criar Tabela no Modo Estrutura. Veremos a tela representada a seguir: 22 Por padrão o cursor já estará piscando na primeira linha de registro de campo, e você poderá digitar um nome para identificação. Importante saber que o nome de um campo pode ter até 64 caracteres, permitindo inclusive a inserção de espaços. Porém, quanto mais simples a descrição do campo for, mais fácil de trabalhar com ele: Após registrar o campo, passe para a próxima coluna teclando ENTER ou TAB. Nessa próxima etapa, você vai informar qual o tipo de dado que esse campo irá suportar. Para visualizar as opções disponibilizadas pelo Access, abra a caixa de listagem através da seta no final do campo:

21 Para esse campo, escolheremos o formato de AutoNumeração, mais apropriado para o registro de um contato. Como vimos, esse tipo de formato cria um número exclusivo e seqüencial para cada linha de registro gravada na tabela. Isso impossibilita qualquer uso de um mesmo código para um outro contato. Passando para a próxima coluna, você especifica, se desejar, uma descrição mais detalhada sobre esse campo. Ela será exibida na Barra de Status da tabela no Modo de Folha de Dados. 23 Os próximos campos, na seqüencial ideal, seriam o de Nome e Sobrenome, cujo tipo de dados mais correto seria o formato de Texto, que possibilita a inserção de trechos com até 255 caracteres. A mesma máxima vale para os campos de Endereço Comercial e Residencial, pois o formato Texto também permite a inserção de dados numéricos, e até mesmo símbolos e caracteres especiais. Observe que nos campos que julgamos necessários, sugerimos algumas descrições: Os campos de Telefone Comercial e Residencial vão receber outro formato de dados. No caso, incluímos o tipo Número. O campo Aniversário receberia o atributo Data/Hora. Finalmente, após a definição da estrutura, é preciso gravar a nova tabela. Porém, antes disso, é altamente recomendável que para um dos campos seja determinada a propriedade de Chave Primária. Essa característica especial atribuída a um campo faz com que ele torne-se o identificador exclusivo de toda a tabela. Apesar de não ser obrigatória para gravação, ela é indiscutivelmente necessária. Prova disso é que toda vez que você tentar gravar uma tabela recém criada sem escolher o campo de Chave Primária, o Access emitirá uma mensagem de alerta: Essa mensagem explica a importância da chave e traz opções para que o Access grave a estrutura da tabela e escolha o campo que receberá formato (botão Sim ), para que grave a tabela sem definir o atributo (botão Não ) e para que Cancele o processo, voltando à tabela sem definir chave (botão Cancelar ). Por padrão, escolhendo o botão Sim o Access define imediatamente a chave para o primeiro campo, pois normalmente é este campo que identifica exclusivamente toda a tabela. Mas o usuário também pode realizar ele mesmo esta tarefa, clicando com o botão direito do mouse sobre o quadrado cinza usado para seleção de registro e escolhendo a opção Chave Primária, no Menu Interativo.

22 A partir daí, aquele campo exibirá um ícone de identificação em seu início:. É comum o campo de código receber este atributo porque normalmente é do Tipo de Dados Autonumerado, que faz com que todos os dados inseridos nele sejam exclusivos. Exatamente como é definida a função de uma chave primária. Mas nem sempre é obrigatório que seja um campo de Código. Para gravar a tabela, clique acima no botão Salvar e digite o nome que dará a ela na caixa: 24 Descrição dos Campos Retornando ao Modo de Edição em Folha de Dados, veremos a tabela pronta para receber novos registros. O primeiro campo, Código, estará ativo. Você poderá observar, na Barra de Status, o texto que foi inserido na Descrição, na estrutura da tabela. Para todo campo que foi definida uma Descrição, você verá a exibição do texto respectivo na Barra de Status, sempre que estiver editando o campo em questão. Incluindo Campos Muitas vezes, depois da tabela criada, ocorrerá a necessidade de acrescentar campos. As vezes por esquecimento, outras vezes por ocorrências futuras no uso do banco de dados que irão requerer essa tarefa. Para incluir um campo numa tabela pronta, acesse sua estrutura. Em seguida, escolha em que local o novo campo será adicionado. Vamos supor que seja entre os campos Telefone Comercial E Aniversário.

23 25 Selecione o campo que fica logo a seguir ao local onde deseja inserir o novo. No exemplo, o campo Aniversário. Clique acima no Menu Inserir e escolha Linhas de Registro. Uma nova linha será aberta. Nela, você define as características do novo campo. Excluindo Campos Para remover um campo da estrutura, selecione e tecle DEL. No exemplo, excluímos os campos de Endereço Comercial e Telefone Comercial. Obviamente que os dados inseridos dentro dele são apagados junto, e não poderão ser recuperados. Por isso, para confirmar esta ação, o Access emite uma mensagem de alerta. Construtor de Campos É muito comum, para usuários iniciantes, ficar difícil a realização da tarefa de adicionar campos, por dúvidas de que tipo de dados usar, ou que propriedades aplicar. O Construtor de Campos pode ser um solução, pois ele funciona como um assistente. Para incluir um campo com a ajuda do construtor, você pode posicionar o ponteiro do mouse no quadrado seletor no início da primeira linha em branco que o Access disponibiliza na estrutura da tabela. Depois, clique com o botão direito do mouse e escolha Construir.... A primeira tela do construtor é semelhante ao assistente de criação de tabelas. Você vai selecionar o tipo de tabela que poderá conter o campo que você procura (Comercial ou Pessoal). Acima, são listadas as tabelas de exemplo para cada tipo. Ao lado, mediante a seleção de um exemplo, visualize os campos sugeridos na tabela. No nosso exemplo, vamos adicionar um campo para Telefone Celular. Ele pode ser encontrado em várias tabelas de exemplo. No caso, escolhemos a tabela Pessoal do tipo Endereços, que é uma das que o contém. Selecionado o campo desejado, o usuário só precisa confirmar.

24 26 O novo campo será incluído na tabela. O construtor define não apenas seu nome, como também o formato. Alterando o Tipo de Dados Quando o construtor incluiu um campo para telefone celular da tabela, ele determinou o formato de dados Texto. Porém, os demais telefones que incluímos foram todos no tipo Número. Na verdade, o que ocorre é que um campo de telefone precisa ser preenchido com dados adicionais, fora os dados numéricos. Por exemplo: parênteses (para colocar o DDD entre eles) e hífen (para usar como separador). Esses caracteres não são interpretados como números, mas sim como texto. Então, quando você tentar adicionar um número de telefone (85) , num dos campos de telefone anteriormente incluídos que receberam o formato de Número, o Access não irá aceitar, emitindo uma mensagem padrão: Essa é apenas uma das muitas situações em que você se acharia na necessidade de alterar o formato de dados aplicado a um campo. Para fazer isso, na estrutura posicione-se na linha de registro que o descreve e altere o formato: Vale salientar que, a troca do tipo de dados pode acarretar erros na gravação e exclusão de dados, se já existirem registros gravados. Por exemplo: caso você trocasse o tipo de dados do campo NomeConato para Número, veria a seguinte mensagem quando tentasse gravar a tabela:

25 27 Em outras palavras, o Access informaria que a conversão de dados implicaria em perda de registros, porque os dados inseridos naquele campo estavam em formato Texto, e o novo tipo de dados entra em conflito com o que está gravado lá. Se você clicasse em Sim, todos os registros que entrassem em conflito com o novo formato atribuído seriam removidos da tabela. Na mensagem de erro, o Access informa também a quantidade que seria extraída. Gravando as Alterações da Tabela Toda mudança realizada na estrutura ou layout de uma tabela já gravada, precisa ser confirmada. Para isso, salve novamente seu trabalho. Sempre que você tentar sair da tabela, ou alternar para o Modo Folha de Dados sem efetivar as mudanças, verá uma mensagem de alerta do Access: Inserindo Registros Finalmente, depois de criar e aprimorar a estrutura da tabela, o usuário poderá fazer uso da ferramenta que criou. Os bancos de dados, tanto comerciais quanto pessoais, podem ser meios muito mais simples, rápidos e seguros de guardar informações, evitando acúmulo de papel e dificuldade na pesquisa e edição de conteúdo.

26 EXERCÍCIO AULA ª) Acione um Banco de Dados em branco no Access gravando com o nome EXERCÍCIO 3 SEU NOME, no local indicado por seu instrutor. 2ª) Crie uma nova tabela no Modo Estrutura, com os seguintes campos e tipos de dados: CódigoFuncionario Autumeração NomeFuncionario Texto Departamento Texto Salário Moeda DataAdmissão Data/Hora ValeTransporte Sim/Não CargaHoráriaMensal Número 3ª) Defina a chave primária no campo CódigoFuncionário. 4ª) Salve a tabela com o nome REGISTRO EMPREGADOS. No Modo Folha de Dados, insira os registros abaixo: 5ª) Acesse a estrutura da tabela e inclua uma Descrição para o campo DataAdmissão com o seguinte texto: Data do Registro Oficial em Carteira Profissional. 6ª) Adicione um novo campo entre NomeFuncionário e Departamento com o título Telefone Residencial, e atribua um formato de texto para este campo. 7ª) Com o auxílio do construtor de campos, inclua um novo no final da tabela com o nome NúmeroDaCarteiradeTrabalho,que se encontra na tabela Funcionários, do tipo Comercial. 8ª) Altere o tipo de dados do campo Carga Horária Mensal para texto. 9ª) Grave as alterações da tabela e retorne para o Modo Folha de Dados. Inclua os dados dos espaços em branco que foram gerados pela inclusão dos novos campos, nos 4 registros gravados. 10ª) Inclua mais 10 registros ao seu critério e salve as alterações de seu banco de dados. Boa Sorte!

27 AULA Propriedades dos Campos (1ª parte) Objetivo da aula: Iniciar o estudo sobre os atributos definidos para campos de tabelas.. Propriedades do Campo Quando exemplificamos a criação de tabelas pelo meio manual, onde tivemos acesso à estrutura, percebemos que havia uma caixa na parte inferior da lista de campos, cuja denominação era Propriedades do Campo. As propriedades são características especiais definidas a um item. Nas tabelas do Access, as propriedades são especificadas para cada um dos campos que formam sua estrutura. Além disso, a janela que exibe e controla as propriedades se modifica de acordo com o Tipo de Dado daquele campo. Nesta aula, estudaremos as propriedades dos principais tipos de dados. Propriedades do Campo tipo Autonumeração Acessando a estrutura de uma tabela e com um campo do tipo Autonumeração ativo, veríamos a seguinte tela de propriedades. As principais características são: Tamanho do Campo: O Access define o padrão de tamanho Inteiro Longo para os campos de autonumeração que foram atribuídos como chave primária da tabela. Esse padrão é aplicado porque permite um número extenso e sem casas decimais ou números negativos, que é a melhor opção para campos do tipo Código. Legenda: Texto que você digita para ser usado como Rótulo de identificação para aquele campo, quando for criado um formulário a partir desta tabela. Se nenhuma legenda é especificada, no formulário será exibido o nome do campo conforme ele foi criado na estrutura. Portanto, é opcional. Indexado: Através desta propriedade você pode definir um índice para um único campo da tabela. O índice é um recurso que agiliza a pesquisa e classificação em uma tabela, baseada em valores de chave. O padrão, quando você cria um campo qualquer no Access, é Não. Mas quando você transforma um campo em chave primária, é definido o índice com a opção Sim, seguida da característica Duplicação na autorizada. É essa característica que faz com que os dados inseridos no campo Código jamais possam ser repetidos na tabela. DICA: É altamente recomendável que você não altere as propriedades de campo de chave-primária de uma tabela, pois isso pode comprometer o funcionamento de todo o objeto. Propriedades do Campo tipo Texto Os atributos desse tipo de dados trazem mais opções, e você poderá visualizá-las ativando um campo de formato Texto, na estrutura da tabela. Veremos as mais importantes:

28 30 Tamanho do campo: Ao contrário de campos numéricos, para textos você informa a quantidade de caracteres que aquele campo suportará (incluindo os espaços). Apesar de um campo de tipo Texto poder abrigar até 255 caracteres, o padrão é que o Access defina o número 50, para evitar a disponibilização de espaço desnecessário. Entretanto, ocorrerão situações em que será preciso aumentar ou diminuir a quantidade de caracteres, personalizando de acordo com a função do campo. Por exemplo, para campos usados para inserir nomes completos pode ficar inviável usar o padrão 50 que irá limitar textos grandes. Já num campo usado para inserir a Cidade, 50 caracteres podem ser excessivos. Então, para diminuir ou aumentar o tamanho do campo do tipo texto, digite dentro desta caixa a nova quantidade. Requerido: Nesta propriedade informamos ao Access se aquele campo é de preenchimento obrigatório, ou não. Por exemplo: você cria um cadastro de clientes e deseja que seja impossível a pessoa que estiver digitando os registro pular o campo do nome ou do endereço do cliente. Para isto, bastaria definir a propriedade de Requerido para Sim, escolhendo a opção na seta que fica ao lado. Quando estivesse no modo Folha de Dados e alguém tentasse concluir um registro sem informar dados no campo que estava com a propriedade de Requerido, o Access exibiria a seguinte mensagem: Valor Padrão: É um valor que é automaticamente inserido no registro no Modo Folha de Dados. Apesar de exibir esse valor, o Access não vai proibir a mudança de valor na digitação de registros. Por exemplo, vamos imaginar que você está cadastrando seus contatos numa tabela de agenda e a grande maioria deles mora na cidade de Maracanaú. Para não ter que ficar sempre digitando Maracanaú num campo da Cidade, você poderia inserir um valor padrão para um campo Cidade com o texto mais freqüente. Dessa forma, quando estivesse inserindo os registros no modo Folha de Dados, só precisaria trocar o valor padrão para os que morassem em outro município. Regra de Validação: A regra de validação vai além do conceito de valor padrão. Nessa propriedade você especifica um texto ou valor que será obrigatório naquele campo, não permitindo a inserção de nenhum outro diferente. Exemplo: Você cria um campo Nacionalidade numa tabela, e deseja que nenhum outra a não ser Brasileira, seja aceita na tabela. Para isso, bastaria inserir o texto Brasileira dentro do campo da regra de validação. No Modo Folha de Dados, ao tentar digitar outro texto diferente, o Access emitiria a seguinte mensagem de alerta:

29 31 Texto de Validação: Quando inserimos um conteúdo num registro que entra em conflito com a regra de validação atribuída ao campo, o Access emite uma mensagem de alerta padrão. Essa mensagem pode ser excessivamente técnica e de difícil compreensão para usuários leigos. Sendo assim, você pode personalizar esta mensagem criando um Texto de Validação neste campo, que explicaria a regra atribuída. Esse texto seria exibido no lugar da mensagem padrão de alerta que o Access mostra quando ocorre o conflito de dados num registro: Propriedades do Campo tipo Número Ativando um campo desse tipo na estrutura de uma tabela, veríamos as seguintes propriedades: Formato: Você pode definir um formato específico de exibição para os números que serão digitados naquele campo, no Modo Folha de Dados da tabela. Normalmente esse formato não é especificado pelo Access, mas você pode escolher uma das opções listadas: Casas Decimais: Você pode controlar o número de casas decimais que serão exibidas nos campos de formato numérico. A opção Automático define a quantidade de números depois da vírgula de acordo com o tamanho do campo, também especificado na propriedade. Mas você pode dizer exatamente quantas casas decimais deseja exibir, escolhendo na caixa de listagem:

30 32 Propriedades do Campo tipo Data/Hora Campos com formato de dados Data/Hora podem receber características especiais para, dentre outras coisas, facilitar a digitação de informações em seus espaços. Formato: Você pode personalizar o formato de dados desse campo para especificar exatamente que tipo de informação ele deverá receber. Abrindo a caixa de listagem você visualizará as diversas opções, onde cada uma vem com um exemplo para que o usuário escolha aquela que mais se encaixe naquilo que deseja. Máscara de Entrada: A função de uma máscara de entrada é definir o padrão de caracteres, determinando detalhes como quantidade, espaçamento, inclusão de caracteres extras, etc. Em outras palavras, podemos padronizar um campo de forma que o operador pudesse digitar apenas os números e o sistema se encarregaria de colocar itens adicionais e limitar quantidades. Por exemplo, poderíamos aplicar uma máscara para um campo que contivesse uma data. Poderíamos determinar o número de caracteres desse campo e inserir o separador. Para isso, bastaria digitar a quantidade de caracteres padrão usando o número 9 e colocando o separador dentro da propriedade Máscara de Entrada. Aplicando essa propriedade e entrando no modo Folha de Dados, você veria o campo da seguinte conforme abaixo. Bastaria apenas digitar os números nas quantidades padronizadas. Existem muitos outros casos que o uso dessa propriedade poderá facilitar o trabalho no Modo Folha de Dados. Podemos incluir máscaras de entrada para campos de telefone , CEP , e onde mais for necessário, desde que as informações inseridas não entrem em conflito com o tipo de dados determinado para aquele campo.

31 33 Assistente de Pesquisa Um dos tipos de dados que podem ser utilizados como ferramenta que facilitará a inserção de informações é o Assistente de Pesquisa. Através deste tipo de dado, você pode determinar uma listagem de opções para serem usadas num campo. Por exemplo: na tabela de registro de empregados, o departamento em que cada funcionário trabalha é digitada manualmente. O usuário pode usar o assistente de pesquisa para determinar quais os departamentos existentes na empresa. No modo Folha de Dados, o campo abrirá uma listagem de consulta e você só precisaria escolher o departamento desejado para cada registro. Ao escolher o tipo de dados Assistente de Pesquisa visualizamos a seguinte caixa: A primeira opção refere-se a usar como listagem de pesquisa uma tabela ou consulta salva no banco de dados. É útil quando você deseja utilizar os dados de uma tabela ou consulta já gravada como fonte de pesquisa para esse campo. Já a segunda opção desse assistente serve para que usuário digite as informações que serão utilizadas. Com essa segunda opção selecionada, ao Avançar veremos a seguinte tela:

32 34 Na tabela você digita as informações de pesquisa. No último passo, definimos ou aceitamos o rótulo sugerido para o campo e procedemos com a conclusão. No Modo Folha de Dados percebemos a mudança na aparência do campo em que foi aplicado o assistente de pesquisa:

33 EXERCÍCIO AULA ª) Abra o banco de dados EXERCÍCIO AULA 03 SEU NOME e crie uma nova tabela no Modo Estrutura, com os seguintes campos e respectivos tipos de dados: CódigoCliente (Autonumeração), NomeCliente (Texto), EndereçoResidencial (Texto), Cidade (Texto), UF (Texto), TipoDeResidência (Texto), TelefoneResidencial (Texto), DataNascimento (Data/Hora) 2ª) Determine a chave primária para o campo CódigoCliente. 3ª) Salve a tabela com o nome CLIENTES CEARÁ. 4ª) Mude o tipo de dados do campo TipoDeResidência para o Assistente de Pesquisa e insira as seguintes informações para serem consultadas neste campo: Alugada, Própria, Cedida, Outra. 5ª) Aumente o tamanho do campo NomeCliente para que abrigue 80 caracteres e o campo UF para 2 caracteres. 6ª) Aplique uma propriedade Requerido para o campo NomeCliente. 7ª) Aplique uma Máscara de Entrada para o campo TelefoneResidencial com 4 caracteres numéricos, um hífen separador e mais 4 caracteres numéricos. 8ª) Determine o formato do campo DataNascimento para Data Abreviada. Aplique uma máscara também para esse campo com o formato 99/99/ ª) Insira uma propriedade de Valor Padrão com o texto Fortaleza para o campo Cidade. 10ª) Insira uma Regra de Validação para o campo UF com o texto CE e determine o seguinte Texto de Validação: Somente Clientes residentes no estado do Ceará. 11ª) Determine a seguinte Descrição para o campo TipoDeResidência : Selecione o tipo de moradia do cliente. 12ª) Salve as alterações da tabela e inclua os registros abaixo: 13ª) Insira mais 10 registros ao seu critério em sua tabela e em seguida saia do Acesss gravando possíveis alterações. Boa Sorte!

34 AULA Formulários Automáticos Objetivo da aula: Demonstrar processo de criação de formulários por meio do Assistente. Objeto Formulário Conforme explicado, o Formulário é um objeto de banco de dados usado principalmente para inserir e exibir dados. Sua função é praticamente a mesma da tabela, porém os formulários além de mostrar as informações de uma forma mais atraente e muitas vezes mais simples de manipular, também permitem a inclusão de botões e comandos que facilitam e tornam mais interessante o trabalho com o banco de dados. Antes de criar um formulário é fundamental que exista uma tabela devidamente gravada e estruturada. Esta tabela pode conter ou não registros gravados. É comum o usuário criar a tabela e em seguida criar o formulário, e usar este objeto para começar a inserir as informações. Pode ocorrer também do formulário ser criado para uma tabela que já contenha registros. Nesse caso, ele já apresentará estas informações. Assistente de Criação de Formulário Assim como ocorreu na criação de tabelas, a origem dos formulários pode também ser feita com um auxílio de um programa assistente. Primeiro, é preciso abrir o banco de dados e também conferir a existência e estrutura da tabela que servirá de base para criação do objeto, para verificar se ela já está devidamente concluída. Esse cuidado evita a necessidade de alterar a estrutura do formulário desnecessariamente, apesar desse procedimento ser perfeitamente viável no Access. Ao entrar no Banco de Dados escolhido, o usuário acessa o objeto Formulários e visualiza opções muito semelhantes às apresentadas no objeto Tabelas. Para acessar o Assistente, clique duas vezes em Criar formulário usando o assistente :

35 A primeira etapa do assistente é destinada à escolha de uma tabela ou consulta do banco de dados atual que servirá de base para o formulário. Isso é feito no campo Tabelas/Consultas. Depois de definida, deverão ser escolhidos os campos que serão incluídos no formulário, usando os botões de inclusão individual e grupal de campos, conforme vimos no Assistente de Criação de Tabelas. Isso ocorre porque nem sempre é necessário incluir todos os campos de uma tabela num formulário, já que certas informações podem ficar armazenadas apenas na tabela. Depois de inseridos os campos, avançamos para a etapa seguinte, destinada a escolha do layout (modo de exibição) do formulário. Basicamente consiste em dizer ao assistente como deseja que ele disponha os campos e registros no formulário. 37 Depois de definir o layout e avançar, trabalharemos o estilo do formulário. Trata-se de um estilo de formatação que incidirá em toda a estrutura do formulário, incluindo cores de campos, textos, sombreamentos e planos de fundo. A cada clique num estilo você tem um exemplo na visualização: Finalmente, a última etapa consiste na conclusão do formulário, definindo seu nome (ou aceitando o sugerido) e escolhendo como deseja exibi-lo: se através do modo de layout para exibir e inserir informações ou através da sua estrutura.

36 38 Concluindo com a primeira opção selecionada, veremos uma tela parecida com a seguinte. A variação pode ocorrer de acordo com o layout e o estilo de formulário escolhido: Para inserir dados num formulário, basta posicionar-se dentro dos campos e movimentar-se entre eles usando as teclas ENTER ou mesmo TAB. Geralmente quando digitamos dentro do ultimo campo de um registro, a tecla ENTER fará com que um novo seja inserido, mas você pode proceder com a movimentação entre os dados usando os botões de registro localizados na parte inferior da janela do formulário. Acessando a Estrutura de um Formulário Acessar a estrutura de um formulário é tão simples quanto realizar a mesma operação com uma tabela. Se ele estiver aberto, o usuário pode simplesmente alternar entre os modos de exibição usando o Menu Exibir, e se ele estiver fechado pode entrar pelo modo estrutura.

37 39 Seja qual for o modo escolhido, você irá visualizar a estrutura do formulário da seguinte maneira: Através da estrutura você pode, dentre outras coisas, mover e redimensionar campos, alterar a formatação, incluir campos, modificar rótulos, inserir botões e comandos, alterar plano de fundo, etc. Alterando o Estilo do Formulário O estilo selecionado na execução do assistente de criação pode ser modificado depois do formulário ser concluído. Pelo modo Estrutura, clique no item AutoFormatação. Na caixa que surge, selecione um dos modelos disponíveis: Além de aplicar um estilo, você pode configurar a aplicação do formato. Clicando no botão Opções, a caixa de diálogo de AutoFormatação abre uma área na parte inferior onde você pode destacar ou desativar pontos onde deseja que as propriedades do estilo escolhido sejam aplicadas: Personalizando a Formatação Mesmo que você aplique um estilo de formato predefinido, poderá ainda pela estrutura modificar detalhes na formatação do formulário, também através da estrutura.

38 40 Selecionando um campo ou rótulo Para selecionar um campo do formulário do Access, simplesmente clique sobre ele. Você verá oito quadrados ao redor dele, demonstrando a seleção do item e permitindo também seu redimensionamento. A partir da seleção, você poderá realizar diversas tarefas com ele. DICA: Você pode usar a tecla SHIFT combinada com o clique do mouse para destacar vários rótulos e campos diferentes do formulário, ao mesmo tempo, permitindo que você modifique suas propriedades de uma só vez. Barra de Formatação A exemplo de outros programas do Office, a Barra de Formatação consiste na melhor maneira de trabalhar com formatação. Além das áreas já conhecidas que trabalham fontes, tamanhos, estilos e alinhamentos, você verá no final desta barra alguns botões adicionais cuja função exemplificamos a seguir: selecionado. Preenchimento: Use para alterar ou retirar a cor de preenchimento do rótulo ou campo Cor da Linha: Acesse as opções deste botão para mudar a cor ou retirar a borda que contorna o item selecionado. Largura da Linha: Configure a espessura da borda de contorno do rótulo ou campo destacando acessando as opções deste botão. Efeito: Aplica um efeito ao(s) controle(s) selecionado(s) em um formulário. As opções deste botão são: Plano, Alto Relevo, Baixo Relevo, Esboçado, Sombreado e Cinzelado. Todas as alterações feitas na estrutura do formulário precisam ser gravadas para que tenham validade. Área da Janela Ao modificar a estrutura do formulário você pode perceber a necessidade de ampliar ou reduzir a área da janela. Cada objeto aberto no Access tem sua própria janela que pode ser minimizada, maximizada ou restaurada. Além desses tamanhos fixos, o usuário pode personalizar a área da janela redimensionando para que ocupe o tamanho ideal. Para isto, basta posicionar o ponteiro do mouse em qualquer uma das bordas que contornam a janela do formulário. Quando o ponteiro do mouse assumir o formato de uma seta de duas pontas, basta clicar, segurar e arrastar na direção desejada.

39 EXERCÍCIO AULA ª) Abra o Banco de Dados EXERCÍCIO AULA 03 SEU NOME e crie uma tabela no Modo Estrutura com os seguintes campos e características: Campo Tipo de Dados Propriedades CódigoPaciente Autonumeração Definir como chave primária NomePaciente Texto Tamanho do campo aumentar para 80 e colocar Sim para a propriedade Requerido NúmeroCarteira Número Colocar Sim para a propriedade Requerido DataConsulta Data/Hora Escolher o formato Data Abreviada e inserir uma máscara de entrada 99/99/999 HoraConsulta Data/Hora Escolher o formato Hora Abreviada e inserir uma máscara de entrada 99:99 Médico Assistente de Pesquisa Digitar uma tabela com os seguintes valores para serem usados como pesquisa: Ana Miranda, Carlos Alencar, Marilia Silva, Paulo Benevides, Francisco Rodrigues Especialidade Assistente de Pesquisa Digitar uma tabela com os seguintes valores para serem usados como pesquisa: Pediatria, Psicologia, Clínico Geral, Dermatologia, Oftalmologia Atendido Sim/Não DataRetorno Data/Hora Escolher o formato Data Abreviada e inserir uma máscara de entrada 99/99/999 2ª) Grave a Tabela com o nome Controle de Consultas. 3ª) Crie um novo formulário através do assistente, seguindo as dicas por etapa: 1ª Etapa: Selecione a tabela de Controle de Consultas e inclua todos os campos, exceto Código. 2ª Etapa: Escolha o Layout Justificado 3ª Etapa: Selecione o estilo Industrial 4ª Etapa: Conclua o Formulário entrando diretamente com informações dentro deles. 4ª) Acesse a Estrutura do Formulário e altere o estilo para Geométrico. 5ª) Selecione os rótulos dos campos (legendas) e mude a fonte para Arial Narrow, tamanho 10 e aplique um efeito de baixo relevo. 6ª) Adapte a área da sua janela para o tamanho que achar melhor. Salve as alterações da estrutura do formulário e entre no modo de edição dos dados. Insira os seguintes registros abaixo dentro do formulário:

40 AULA Consultas Objetivo da aula: Ensinar como criar consultas seleção no Access. Consultas As consultas são objetos usados para exibir, alterar e analisar dados de várias maneiras, havendo ainda a possibilidade de usar os seus resultados como fontes de registros na geração de formulários e relatórios. Existem diversos tipos de consultas, mais ou menos complexas, mas a mais comum é a do tipo Seleção, que serve para recuperar dados de uma ou mais tabelas usando critérios especificados pelo usuário, exibindo os dados na ordem desejada. A consulta tem a mesma estrutura de dados de uma tabela. A diferença é que elas são criadas a partir das informações contidas em uma ou mais tabelas, de forma que você pode filtrar essas informações para selecionar e exibir somente os dados que se encaixam em critérios específicos, determinados pelo criador da consulta. As consultas, como todos os objetos do Access, podem ser criadas pelo meio manual e automático. Apesar do assistente ser prático, a criação de uma consulta por sua estrutura pode conferir um resultado muito mais interessante e preciso. Estrutura da Consulta O esquema que representa a estrutura de uma consulta vazia, aberta através de dois cliques na opção Criar consulta no modo estrutura, é exemplificado abaixo. Lembramos que para criar uma consulta você precisa ter uma tabela gravada no banco de dados. O que visualizamos é uma janela contendo o painel da estrutura da consulta e na frente desse painel, uma caixa exibindo as tabelas existentes no banco de dados, para que o usuário adicione aquelas que formarão a consulta que está para ser criada.

41 43 Para incluir uma tabela na consulta, simplesmente selecione dentro da caixa Mostrar Tabelas e clique no botão Adicionar. Ela passa a ser exibida dentro do painel da estrutura e você poderá em seguida fechar a caixa das tabelas. Obviamente, para definir a consulta você precisa ter em mente que dados da tabela de origem serão selecionados, para serem exibidos no objeto criado. É como ocorre no planejamento do banco de dados. A partir dessa necessidade, você seleciona os campos e define os critérios que darão origem a consulta. Como forma de exemplo, ilustraremos a criação de uma consulta que exibisse todos os pacientes que tem data de retorno no mês de março. Para essa consulta, os dados que interessam são dos campos NomePaciente, NúmeroCarteira, Médico, Especialidade e Retorno. Para incluir tais campos, simplesmente dê um clique-duplo sobre cada um deles. Automaticamente eles serão inseridos na parte inferior da janela, chamada Grade de Design, na ordem com que são clicados. Limitar Resultados usando Critérios A consulta, da maneira como está estruturada, exibiria todos os dados dos campos inseridos da tabela, sem critério de filtragem. Para dizer ao Access quais os parâmetros de seleção da consulta, usamos a célula Critério:. Os critérios são inseridos no formato de expressões ou informações exatas. Existem várias expressões utilizadas como parâmetro. Eles podem ser colocados em um ou mais campos, ou mesmos inseridos em formato alternativo no mesmo campo usando a célula ou:. Por exemplo, se você tivesse uma tabela de Fornecedores, mas desejasse visualizar somente os do estado do Ceará, criaria a estrutura da consulta e especificaria no campo do estado o critério Ceará. Ou numa tabela que contivesse matrículas e você desejasse visualizar os cadastros da data atual, inseriria no

42 campo de registro, na célula Critério a data obedecendo ao formato cadastrado na tabela, como por exemplo: 31/03/2005. Neste caso da consulta exemplo para pacientes com retorno, queremos visualizar todos que tem uma data de volta preenchida, independente do dia, mês ou ano. Não seria possível especificar uma data completa. Mas sim uma expressão que limitasse qualquer campo com valor nulo. Em outras palavras, qualquer registro de paciente cujo o campo Retorno não estivesse preenchido. Assim, veríamos somente aqueles que tivesse retorno programado. Existem duas expressões para limitação de valores nulos. É Nulo: Para restringir as informações, exibindo somente os campos que contivessem valor nulo. É Negado Nulo: Expressão que filtra os dados em branco, mostrando somente os registros cujo campo aplicado o critério estaria preenchido com alguma informação. Aplicando na célula Critério do campo Retorno, teríamos: 44 Classificação Dentro da consulta, na grade de design, podemos definir uma classificação para os dados, inclusive para um ou mais campos. Basta posicionar-se na célula Classificação do campo desejado e escolher a seqüência com que deseja classificar os dados. Mostrar ou Ocultar Você pode definir a estrutura da consulta solicitando a exibição ou a restrição de exibição de um determinado campo. Por exemplo: numa consulta para filtrar uma tabela de fornecedores, exibindo somente os do Ceará, poderíamos desativar a célula Mostrar do campo fornecedor, pois essa identificação poderia ser feita pela gravação do próprio nome da consulta, que poderia ser salva como Fornecedores Cearenses. Gravando a Consulta Assim como todos os objetos do Access, qualquer criação ou modificação na estrutura precisa ser gravada para que tenha efeito. Para isso, clique no comando Salvar e defina um nome de preferência que identifique a função da Consulta. Abrindo a consulta no modo de exibição dos dados, o usuário pode conferir o resultado:

43 45 Vale ressaltar que os dados inseridos na Tabela que originou a consulta automaticamente atualizam a mesma, desde que os dados se enquadrem nos critérios estabelecidos na estrutura. Algumas Expressões utilizadas em Critérios de Consultas Expressão Resultado > 234 Para um campo que contivesse quantidades, exibiria somente números maiores do que 234 < 1200 Critério que filtraria os dados de um campo de quantidade exibindo somente números menores que 1200 >= Silva Entre #02/02/99# E #01/12/99# Not CEARÁ Not T* In (França, Alemanha, Japão) Maracanaú Como S* Como [A-D]* Para um campo que contivesse sobrenomes, exibiria todos os nomes desde Silva até o final do alfabeto. Para um campo de data, exibiria as datas de 2-fev-99 até 1-dez-99 Para um campo de estados, exibiria os dados de todos os demais com exceção do Ceará Para um campo de texto, mostraria todos os dados cujos nomes não começam com a letra "T" Para um campo de País, exibiria dados referentes a França, Alemanha ou Japão Para um campo cidade, exibiria somente dados de Maracanaú Para um campo de nome, exibiria dados somente de textos que começassem com a letra S Exibiria dados que começassem com a letra A e fossem até a letra D #2/2/2000# Exibiria informações cuja data fosse 2 de fevereiro de 2000 =Data() Aplicado em campos de data, exibiria somente registros cuja data fosse a atual

44 EXERCÍCIO AULA ª) Abra o Banco de Dados EXERCÍCIO AULA 03 SEU NOME e crie consulta pela estrutura com as seguintes características: Adicione a tabela Controle de Consultas. Adicione os seguintes campos à consulta: CódigoPaciente, NomePaciente, NúmeroCarteira, DataConsulta, Médico, Especialidade. Desabilite a exibição do campo CódigoPaciente e também do campo Especialidade. Determine um critério para o campo adequado de forma que a consulta mostre apenas os atendimentos realizados para a especialidade Psicologia. Grave a consulta com o nome Atendimentos Psicólogos. Visualize a consulta no modo Folha de Dados. 2ª) Crie outra consulta no mesmo banco de dados seguindo as orientações: Adicione a tabela Clientes Ceará. Adicione os campos CódigoCliente, NomeCliente, EndereçoResidencial e Cidade. Aplique uma classificação crescente para o campo NomeCliente. Desabilite a exibição do campo Cidade. Insira um critério para que a consulta mostre somente os clientes residentes na cidade de Fortaleza. Grave a consulta com o nome Clientes Fortaleza. Visualize a consulta no modo Folha de Dados. Boa Sorte!

45 AULA Relatórios Automáticos Objetivo da aula: Dirigir o usuário no método de geração de relatórios. Assistente de Pesquisa Avançado O Assistente de Pesquisa é um tipo de dados que permite ao usuário utilizar num campo, as informações gravadas numa outra tabela do banco de dados, ou digitadas diretamente. Em aulas anteriores, vimos o processo de utilização do Assistente usando a opção de digitar os dados que seriam usados como opções de seleção no campo. Porém, não fizemos o processo pelo meio de acesso as tabelas gravadas. Quando usamos esse meio, já estamos automaticamente criando um Relacionamento entre as duas tabelas, de forma que as informações gravadas naquela usada no assistente de pesquisa, atualiza imediatamente as opções de pesquisa no campo da segunda tabela. Para criar esse processo, primeiro temos que construir a tabela que vai conter os dados que serão pesquisados. Por exemplo, uma tabela de cadastro de bairros que será usado numa tabela registro de alunos. Essas tabelas que gravam informações simples, como bairros, cidades, status, etc. possuem uma estrutura bem simples, geralmente formada por um campo Código de Autonumeração (definido como chave primária) e um campo de identificação do tipo texto, para inserir os registros. Na criação da estrutura da tabela de cadastro de alunos, seriam criados campos para armazenar informações variadas, como CódigoAluno, NomeAluno, DataNascimento, EndereçoResidencial, Bairro e Telefone. Os tipos de dados e máscaras de entrada poderiam ser definidos pelos usuários a critério. No momento de escolher o tipo de dados do campo Bairro, o usuário escolheria Assistente de Pesquisa, que abriria a tela já conhecida. A diferença estaria na definição da primeira etapa do assistente. Ao invés de selecionar a opção para digitar diretamente os valores desejados, seria selecionado o primeiro item: Eu quero que a coluna de pesquisa procure os valores em uma tabela ou consulta.

46 Avançando dessa forma, o assistente exibiria a janela mostrando as tabelas existentes no banco de dados, e disponibilizadas para criação do formulário. 48 A etapa seguinte seria usada para incluir os campos que serão usados pelo assistente de pesquisa. Geralmente o campo código é inserido porque consiste na coluna que contém a chave primária. Avançando, o usuário veria os dados da tabela incluída no assistente. Por padrão, a coluna chave fica oculta (coluna do código), já que os dados que vão interessar são somente os registros dos bairros. Essa opção de ocultar ou exibir a coluna chave é feita através da caixa de seleção localizada na parte superior dessa etapa do assistente.

47 49 Ao concluir o assistente, será emitida uma mensagem de alerta: Como o método de inclusão do assistente utilizou dados de uma outra tabela do banco de dados, foi criado um Relacionamento entre elas, de forma que os dados incluídos em uma, automaticamente interferem na outra. Por conta disso, o Access sempre pede ao usuário que grave toda e qualquer alteração na tabela antes de efetivar tais relacionamentos. Escolhendo a opção Sim, você veria a caixa de gravação de objetos e definiria o nome da tabela. No modo Folha de Dados, os registros seriam inseridos normalmente, onde o campo bairro abriria uma caixa de consulta para seleção das opções cadastradas na outra tabela. Lembrando que, sempre que ocorresse a necessidade de incluir mais dados, como um novo bairro, bastaria acessar a tabela de cadastro deles e incluir um novo registro. Na tabela relacionada o novo registro seria automaticamente exibido como uma nova opção. Esta é a vantagem do uso do assistente de pesquisa que puxa os dados de uma tabela ou consulta do banco de dados. Objeto Relatório Um relatório é uma maneira eficaz de apresentar dados em um formato impresso. Como você controla o tamanho e a aparência de tudo em um relatório, é possível exibir as informações como desejar. Os relatórios são gerados a partir de tabelas ou consultas do Access e assim como os demais objetos possuem um meio rápido de criação através do assistente específico. Assistente de Criação de Relatórios O Assistente de criação de formulários é exibido imediatamente após selecionar a opção de criação do objeto por meio dele. Sua tela inicial consiste na definição da tabela ou consulta que irá gerá-lo.

48 50 A vantagem em escolher os campos que irão gerar o relatório é que assim você pode solicitar a exibição somente de dados que lhe interessam, como numa filtragem. Para isso, você precisa ter em mente a exata informação que deseja obter através daquele relatório, e a partir daí escolher os campos desejados. Depois de inseridos os devidos campos, definimos na próxima etapa possíveis níveis de agrupamento para as informações do formulário. Por exemplo: critérios de organização principal e até secundários. Para isto, basta dar um duplo-clique sobre o(s) campo(s) que irá(ão) definir o(s) níveis, e estes serão inseridos na parte superior do relatório, na área de visualização. Como no exemplo abaixo, onde objetivamos a criação de um relatório de aniversariantes agrupados por data de nascimento. O Assistente também entende que este agrupamento, como se trata de um campo de data, é melhor efetivado se for por mês, e aplica essa propriedade. A etapa seguinte também é opcional. Você pode informar ao assistente que deseja realizar uma classificação dos dados (Crescente ou Decrescente) para um ou mais campos, seguindo a ordem de prioridade das caixas de seleção.

49 51 O próximo passo do assistente é para que o usuário defina o layout do relatório. Ou seja, como as informações serão dispostas pela página. Além disso, escolhemos a orientação do papel e informamos ao assistente se os tamanhos dos campos deverão ser adaptados para que todos caibam numa única página, ou desativamos a caixa seletora para que isso não ocorra. Na etapa seguinte, escolha um estilo de AutoFormatação para o seu relatório. Os formatos são vários e podem ser automaticamente visualizados mediante um clique. Lembre-se, porém, que qualquer estilo aplicado pode ser perfeitamente modificado ou trocado pela estrutura do relatório, depois dele concluído. A última fase é destina ao processo de conclusão do relatório, onde o usuário define um nome para ele e escolhe o meio que quer trabalhar no ato da conclusão: se pela própria visualização ou pela estrutura. Importante: escolha um nome que identifique a função do relatório, já que ele será exibido como cabeçalho do documento. Optando pela exibição por visualização dos dados, veremos a seguinte tela:

50 52 O controle de visualização do relatório pode ser feito usando a caixa de Ajuste, na parte superior, para que o usuário escolha o percentual de aumento ou redução de visualização desejado. Um clique dentro da página alterna entre o modo de visualização de página inteira ou no modo de ampliação dos detalhes do relatório. Na parte superior da janela você vê o controle de páginas, para que se posicione nas próximas ou anteriores, se estas existirem. Todas as informações incluídas na tabela que originou o relatório, atualizam automaticamente os dados do mesmo. Os relatórios também podem ser criados a partir de consultas, obtendo resultados ainda mais criteriosos em suas visualizações. Acessando a Estrutura do Relatório Abrir um relatório ou alternar para seu modo de estrutura permite a realização de diversas tarefas de ajuste, redimensionamento ou reposicionamento e inclusão de campos.

51 EXERCÍCIO AULA ª) Crie um novo banco de dados e grave com o nome ASSISTÊNCIA TÉCNICA SEU NOME. Dentro dele, crie duas tabelas no modo estrutura seguindo as orientações a seguir: Tabela 1 (gravar com o nome TÉCNICOS) Campo Tipo de Dados Propriedades CódigoTécnico Autonumeração Definir como chave primária NomeTécnico Texto Tamanho do campo diminuir para 30 e colocar Sim para a propriedade Requerido. Definir Legenda com texto Técnico. Tabela 2 (gravar com o nome SERVIÇOS) CódigoServiço Autonumeração Definir como chave primária NomeServiço Texto Tamanho do campo diminuir para 20 e colocar Sim para a propriedade requerido. Aplicar Legenda com texto Serviço. 2ª) Preencha as duas tabelas recém criadas com os seguintes registros: 3ª) Crie uma nova tabela gravando com o nome ORDENS DE SERVIÇO e criando os campos conforme as orientações a seguir: Campo Tipo de Dados Propriedades CódigoOrdem Autonumeração Definir como chave primária e colocar uma Legenda no campo com o texto Nº Ordem NomeCliente Texto Tamanho do campo aumentar para 70 e colocar Sim para a propriedade Requerido TelefoneCliente Texto Inserir uma máscara de entrada com o formato DataEntrada Data/Hora Formato Data Abreviada e Máscara de entrada 99/99/9999 Técnico Assistente de Pesquisa Usar a opção de escolher os dados de uma tabela já gravada e incluir os campos da tabela Técnicos. Serviço Assistente de Pesquisa Usar a opção de escolher os dados de uma tabela já gravada e incluir os campos da tabela Serviços. DataSaída Data/Hora Escolher o formato Data Abreviada e inserir uma máscara de entrada 99/99/999 ValorCobrado Moeda 4ª) Crie um formulário através do assistente incluindo todos os campos da tabela ORDENS DE SERVIÇO e escolhendo o layout Justificado e o estilo Cianotipo e conclua com o nome CONTROLE DE SERVIÇOS. Insira os registros abaixo usando o FORMULÁRIO recém criado:

52 54 5ª) Adicione mais 5 registros à vontade, todos com a DataEntrada do dia de hoje. 6ª) Crie uma consulta de acordo com as instruções: Adicione a tabela Ordens de Serviço e inclua os campos CódigoOrdem, NomeCliente, TelefoneCliente e DataEntrada. Desabilite a exibição do campo DataEntrada. Crie um critério que filtre somente os serviços com entrada na data atual. Salve a consulta com o nome Serviços Diários 7ª) Crie um Relatório através do assistente seguindo as dicas: Crie um relatório usando todos os campos da Consulta Serviços Diários. Determine uma classificação alfabética para o campo NomeCliente. Aplique um estilo Negrito Conclua o relatório com o nome Serviços Diários. 08ª) Acesse o formulário Controle de Serviços e inclua mais 5 registros a critério, todos com a DataEntrada de hoje: 09ª) Verifique se o relatório Serviços Diários foi atualizado com as informações incluídas: Boa Sorte!

53 AULA Estrutura dos Formulários Objetivo da aula: Personalizar e aprimorar formulários através de sua estrutura. Estrutura dos Formulários Os assistentes são excelentes maneiras de criar objetos no Access. Mas trabalhar corretamente com a estrutura de todos os itens é fundamental no processo de criação e aperfeiçoamento de um banco de dados. No caso dos formulários, isso se torna ainda mais importante. Esse tipo de objeto é muito utilizado para exibir as informações de forma atraente e facilitar a entrada e manipulação dos dados. Por isso trabalhar bem sua estrutura é fundamental. Quando acessamos a estrutura de um formulário, visualizamos uma composição que pode parecer a princípio um pouco complexa. Na realidade, é bem simples de trabalhar. Basicamente o que vemos são as áreas de cabeçalho e rodapé do formulário, que são usadas para inserção de textos ou outros controles que serão exibidos em todos os registros igualmente, como uma espécie de timbre. Na seção Detalhe podemos visualizar os controles, que podem ser acoplados, ou seja, ligados a uma fonte de origem de dados, que é a consulta ou tabela que originou o objeto, e também os não acoplados, que funcionam apenas como caixas de texto (esta seção pode apresentar uma estrutura diferente dependendo do modelo de formulário que você escolheu no assistente). As réguas vertical e horizontal auxiliam na definição da área ocupada e posicionamento dos itens. Editando Rótulos Os rótulos são controles que identificam os campos, e geralmente seguem o padrão de identificação determinado na tabela ou consulta que gerou o Formulário. Às vezes a identificação que esse campo recebe na tabela não é muito funcional ou compreensiva para aqueles que vão apenas inserir informações no formulário. Nesse caso, você pode personalizar tais rótulos, sem alterar a estrutura da tabela. Posicione o mouse sobre o rótulo que deseja personalizar e clique uma vez sobre ele para selecioná-lo. Você verá oito quadrados seletores ao redor do item. Estando selecionado, posicione o mouse novamente dentro da área de edição do rótulo. O ponteiro assume o formato de cursor I. Dê mais um clique e observe que o campo entra em formato de edição e você poderá apagar, incluir, etc., digitando um novo texto, por exemplo.

54 56 Depois de digitar, use ENTER para confirmar. Redimensionando Controles Agrupados e Individuais É muito comum ocorrer de um formulário automático, na conclusão, não apresentar uma disposição agradável e uniforme dos campos dentro da área. Alguns podem ficar com pouco espaço, outros com excedente desnecessário. Então, você poderá adaptar suas dimensões da forma que achar melhor. Para alterar a dimensão de um controle individualmente, clique sobre ele para selecioná-lo. Então, use um das oito alças de redimensionamento. O mouse fica no formato de seta de duas pontas quando está sobre uma delas. Só será preciso clicar, segurar e arrastar na direção desejada. O mais comum é que os controles sejam redimensionados de forma agrupada: tanto o campo quanto o seu rótulo, para que fiquem com o mesmo tamanho. Para não ter o trabalho de ficar tentando acertar a dimensão correta a mão, você poderá recorrer à seleção múltipla. Para isso, clique sobre um, segure SHIFT e clique sobre o outro. Com ambos selecionados, basta redimensioná-los. Movendo Controles Agrupados e Individuais Para reposicionar um controle individualmente em algum ponto do relatório, selecione-o primeiro e em seguida leve o ponteiro do mouse para a alça de controle que fica na parte superior esquerda. Você deverá visualizar uma pequena mão preta com o dedo erguido. Dessa forma, você poderá clicar, segurar e arrastar para onde quiser. O controle será movido individualmente, sem arrastar qualquer outro controle que possa estar ligado a ele. Caso precise mover um controle acoplado juntamente com seu controle de rótulo, selecione qualquer um dos dois com um clique. Depois, posicione o ponteiro em qualquer parte da borda de contorno do item selecionado. Você verá o ponteiro assumir a forma de uma mão preta aberta. Nesse caso, clique, segure e arraste. Você verá os controles sendo movidos ao mesmo tempo. Caso precise mover vários controles, incluindo campos e rótulos diversos, primeiro recorra a seleção múltipla combinando o clique com a tecla SHIFT. Depois, utilize o processo de movimentação com o mouse no formato de mão aberta. Lista de Campos Quando criamos um formulário pelo assistente e acessamos sua estrutura, geralmente é exibida a lista de campos da tabela ou consulta que originou o objeto, posicionada em algum ponto da janela.

55 A função desta lista é fornecer um acesso rápido aos campos da tabela ou consulta para que o usuário possa incluí-los sem a necessidade de criar um novo formulário pelo assistente. O controle de exibição desta 57 lista é realizada através de um clique no botão, que fica na Barra de Ferramentas. Para adicionar um campo, só é preciso clicar sobre ele na lista, segurar e arrastar para dentro da área de edição do formulário. Ao soltar, você verá os controles do campo adicionado. A forma como eles serão inseridos pode não obedecer ao layout padrão do formulário em se tratando da disposição, mas quanto à formatação ficarão idênticos aos demais controles. Além disso, poderá ser necessário editar o rótulo do campo para que fique com o texto identificador correto. Área de Cabeçalho e Rodapé Para inserir cabeçalhos e rodapés, caso seu formulário não possua, primeiro é preciso expandir a área que irá abrigá-los. Para isso, leve o mouse até a parte inferior da borda que identifica a área. Com o mouse no formato de seta dupla, você deverá clicar, segurar e arrastar para baixo. Quando soltar o ponteiro, a área será expandida para abrigar textos, botões ou outros controles que padronizarão o formulário. Caixa de Ferramentas Para adicionar controles e outros itens ao seu formulário, o usuário pode lançar mão dos recursos da Caixa de Ferramentas, cujo controle de visualização é feito pelo Menu Exibir e que pode ser mostrada em qualquer ponto da janela.

56 58 Selecionar objetos: Utilize para selecionar um controle, seção ou formulário. É uma ferramenta do tipo ativado/desativado com apenas um clique. Rótulos: São controles que exibem textos descritivos, como um título, legenda ou instruções em um formulário. Para incluir um rótulo, clique nesta ferramenta e posicione o mouse no ponto onde deseja inserir. Então proceda como se desenhasse um retângulo, que abrigará o texto desejado. Depois de incluir, digite o conteúdo e use ENTER para confirmar. Os rótulos inseridos seguirão o mesmo padrão de formatação do estilo dos demais rótulos do formulário. DICA: Quando quiser criar um parágrafo dentro do controle, use a combinação SHIFT + ENTER. Caixa de texto: Utilize para exibir, inserir ou editar dados na origem do registro base de um formulário, exibir os resultados de um cálculo ou aceitar a entrada de um usuário. A forma de inclusão é semelhante ao de inserção de rótulos. Grupo de opções: Utilize juntamente com caixas de seleção, botões de opção ou botões de alternância para exibir um conjunto de valores alternativos. Você pode, por exemplo, utilizar um grupo de opções para especificar se um pedido será enviado por via aérea, marítima ou terrestre. Quando você usa essa ferramenta e inclui na área do relatório como se estivesse desenhando uma figura, é aberto um assistente de configuração que guia o usuário. Botão de alternância: Utilize como um controle autônomo acoplado a um campo Sim/Não em um banco de dados do Microsoft Access. O botão de alternância é um controle não acoplado para aceitar a entrada do usuário em uma caixa de diálogo personalizada ou em parte de um grupo de opções. Botão de Opção: Função idêntica ao de botão de alternância.

57 59 Caixa de Seleção: Mesma utilização dos dois botões anteriores. Caixa de combinação: Combina os recursos de uma caixa de listagem e de uma caixa de texto. Você pode digitar algo na caixa de texto ou selecionar uma entrada na caixa de listagem para adicionar um valor a um campo base. Quando você insere esse tipo de objeto no formulário, vê a mesma tela do Assistente de Pesquisa usado nas tabelas, onde pode digitar diretamente os dados que serão usados como opções na caixa inserida, ou solicitar essas informações de uma tabela ou consulta. Caixa de listagem: Semelhante a caixa de combinação, só que exibe uma lista de valores rolável. Quando um formulário está aberto no modo de formulário, você pode fazer uma seleção na lista para inserir um valor em um registro novo ou para alterar o valor em um registro existente. Ao inserir este objeto no formulário será aberto o assistente idêntico ao da caixa de combinação. Botão de comando: Podemos inserir botões para executar diversos tipos de ação, como localizar um registro, imprimir ou aplicar um filtro de formulário, dentre outros. Para incluir um botão de comando, clique nesta ferramenta e depois clique uma vez dentro da área onde deseja que o botão seja adicionado. Esta ação abrirá o Assistente de botão de comando. A primeira etapa é para a escolha da ação. Elas são agrupadas em categorias, exibidas do lado esquerdo da tela. A cada clique numa categoria, você visualiza as ações na listagem à direita. Depois de escolher a categoria e a ação desejada, devemos avançar para a etapa seguinte. Neste passo você dirá ao assistente como deseja que seu botão de comando seja exibido no formulário: se identificado com um texto (que pode ser personalizado), ou com uma figura.

58 O Access tem uma listagem de figuras sugeridas de acordo com a ação a ser criada. Mas o usuário pode usar uma imagem personalizada clicando no botão Procurar e selecionando o arquivo de imagem que deseja. A terceira etapa do assistente é para definição do nome do comando. O Access sugere um nome com um padrão seqüencial de Comando seguido do número. Mas você pode personalizar com outro texto. 60 Ao concluir, visualizamos o botão devidamente adicionado, podendo este ser movido, redimensionado ou excluído. Imagem: Utilize para exibir uma figura estática em um formulário. Ao acionar este botão e clicar no formulário, será aberta uma caixa de diálogo para seleção de abertura do arquivo de imagem. Moldura de objeto não acoplado: Utilize para exibir um objeto não acoplado, como uma planilha do Microsoft Excel, em um formulário ou relatório. O objeto permanece constante conforme você se move de registro em registro. Moldura de objeto acoplado: Utilize para exibir objetos OLE, como uma série de figuras, em um formulário ou relatório. Este controle é para objetos armazenados em um campo na origem do registro base de um formulário ou relatório. Um objeto diferente é exibido no formulário ou relatório conforme você se move de registro em registro. Quebra de página: Utilize para iniciar uma nova tela em um formulário, ou uma nova página em um formulário impresso. Controle guia: Esta ferramenta é destinada à criação de um formulário com guias de várias páginas (como a caixa de diálogo com várias opções dispostas em guias diferentes). Você pode copiar ou adicionar outros controles em um controle guia. Clique com o botão direito do mouse no controle guia da grade de design para modificar o número de páginas, a ordem das páginas, as propriedades da página selecionada e as propriedades do controle guia selecionado.

59 61 Subformulário/Sub-relatório: Utilize para exibir dados de mais de uma tabela em um formulário ou relatório. Linha: Você pode desenhar uma linha no formulário para enfatizar informações relacionadas ou especialmente importantes, ou para dividir, por exemplo, um formulário em diferentes seções. Retângulo: Utilize para efeitos gráficos, como agrupar um conjunto de controles relacionados ou enfatizar dados importantes. Mais Controles: Abre um menu com mais opções de controles. Área do Formulário Pode ocorrer da área de edição do formulário não estar sendo apresentada num tamanho satisfatório ou harmônico. Para aumentar ou reduzir essa área, posicione o ponteiro do mouse na borda vertical direita. O mouse assume a forma de seta de duas pontas. Então você poderá clicar, segurar e arrastar. Dicas de Deslocamento de Controles Você também poderá movimentar controles selecionados usando as setas de movimentação do teclado, nas 4 direções. O uso destas teclas combinado com a tecla CTRL promove uma movimentação mais detalhada, com pequeno deslocamento. Ideal para acertar posições mais precisas.

60 EXERCÍCIO AULA ª) Acesse o Access e crie um novo banco de dados em branco com o nome MOTORÁPIDA SEU NOME. Dentro dele, crie duas tabelas com as seguintes características: Tabela 1 (Grave com o nome Marcas) Campo Tipo de Dados Propriedades CódigoMarca Autonumeração Chave Primária e Legenda Código Marca Texto Sim para Requerido Tabela 2 (Grave com o nome Vendedores) Campo Tipo de Dados Propriedades CódigoVendedor Autonumeração ChavePrimária e Legenda Código Vendedor Texto Sim para Requerido 2ª) Preencha as duas tabelas conforme esquema abaixo: 3ª) Crie uma outra tabela (que deverá ser gravada com o nome VENDAS MOTOS) seguindo as instruções: Campo Tipo de Dados Propriedades Código Autonumeração Chave Primária Marca Assistente de Pesquisa Utilize o assistente para que ele busque as informações da tabela MARCAS Modelo Texto Placa Texto Tamanho do campo 7 Vendedor Assistente de Pesquisa Utilize o assistente para que ele busque as informações da tabela VENDEDORES Cliente Texto Parcelas Número ValorParcela Moeda DataVenda Data/Hora Formato Data Abreviada e Máscara de entrada 99/99/9999 4ª) Crie um formulário através do assistente com as seguintes propriedades: 1ª Etapa: Utilize a tabela VENDAS MOTOS e adicione todos os campos. 2ª Etapa: Escolha o Layout Justificado. 3ª Etapa: Escolha o estilo Padrão. 4ª Etapa: Conclua o formulário com o nome CONTROLE DE VENDAS e entre diretamente no modo estrutura do formulário. 5ª) Na estrutura, realize as seguintes operações: Edite os rótulos dos campos DataVenda para simplesmente Data. E também Parcelas para Nº Parc..

61 63 Redimensione e mova os campos e reduza a área do formulário para que fique o mais parecido com o esquema da estrutura exemplificado a seguir: Expanda a área do Cabeçalho (orientando-se pela régua vertical que fica à esquerda) para que fique com a altura equivalente a 1cm (mesmo tamanho de um quadrado da linha de grade). Insira um controle do tipo Rótulo bem no início da área do cabeçalho e digite o texto MOTORÁPIDA. Formate esse texto com Fonte Arial Black e Tamanho 12. Além disso, aplique uma cor de texto Azul Escuro e um efeito de Alto Relevo a esse controle. Depois de formatado, redimensione este objeto para que fique com tamanho suficiente somente para abrigar o texto. Insira três botões de comando na Área do Cabeçalho, logo ao lado do título inserido, com as funções especificadas abaixo: 1º botão: Do tipo Operações de Formulário, a ação Fechar Formulário, escolhendo a figura Sinal de Parar. 2º botão: Do tipo Operações de Registro, a ação Adicionar Novo Registro, escolhendo a figura Sinal de Adição. 3º botão: Do tipo Operações de Registro, a ação Excluir Registro, use a figura da Lixeira 2. Importante: Deixe os botões dispostos uniformemente, e de preferência com a mesma distância um do outro, na área do cabeçalho. 6ª) Salve as alterações na estrutura do formulário e se preferir, redimensione a janela do objeto para que fique com o tamanho adequada a área de edição. 7ª) No Modo Folha de Dados do Formulário, insira os registros conforme as dicas abaixo. Use o botão Adicionar Registro para incluir novos. 8ª) Usando os localizadores de registro, movimente-se para o segundo registro e exclua o mesmo com o botão de Ação inserido. 9ª) Insira mais 7 registros ao seu critério e saia do Formulário através do botão de Ação adequado. Boa Sorte!

62 AULA Estrutura dos Relatórios Objetivo da aula: Estudar o processo de manipulação da estrutura dos relatórios. Estrutura dos Relatórios Criar um relatório através do assistente é um processo simples, rápido e eficiente. A exibição dos dados de acordo com as respostas que você dá ao assistente ocorre de maneira instantânea, se atualizando constantemente mediante a alteração dos dados que o geram. Porém, assim como ocorre na criação dos formulários, nem sempre o assistente dispõe os campos e rótulos devidamente. Alguns dados podem não ser totalmente visualizados e outros apresentarem espaço excedente, resultando num relatório visualmente ruim. Editar estrutura de relatórios significa aperfeiçoar o trabalho do assistente e também aprender a criar este tipo de objeto de forma manual. As definições de controles e rótulos é idêntica à abordagem feita sobre a estrutura dos formulários. Mas o Relatório pode apresentar mais seções que o layout de um formulário. Além disso, os relatórios são feitos com o objetivo de exibir informações classificadas destinadas à impressão. Por isso, o usuário deve ter em mente que precisa trabalhar com o conceito de Página, dispondo os campos de forma a melhor se adaptarem a um tipo de papel. Ao entrar num relatório pela sua estrutura, visualizaremos uma tela parecida com a que está representada abaixo, podendo haver diferença dependendo do layout e estilo a ele aplicados: O que visualizamos na estrutura de um relatório é muito semelhante à de um formulário. Na parte superior temos o título, dentro da área do Cabeçalho do relatório. Os controles de identificação de coluna (rótulos), que ficam dentro da área do Cabeçalho da página. Na seção Detalhe você vê os controles acoplados aos campos na origem dos registros (tabela ou consulta que originou o relatório). Essa seção também pode apresentar outros controles não acoplados a nenhuma origem de dados. Logo abaixo temos o Rodapé da Página que pode apresentar campos com expressões que o Access usa para transformar em informações válidas no modo de visualização do relatório (exibir a data atual e hora e dados de identificação e posicionamento de página(s)). A área do Rodapé do Relatório pode não apresentar nenhuma informação, porém pode ser expandida a critério.

63 Vale salientar que, se seu relatório possui um layout organizado por agrupamentos de campos, poderá ver seções extras de Cabeçalho. Cabeçalhos e Rodapés Num relatório você pode incluir textos adicionais de cabeçalho e rodapé, tanto para cada página como para todo o documento. O Access separa essas duas áreas, pois um relatório pode conter várias páginas, e existem informações que interessam somente a cada página específica e outras que são importantes para o documento inteiro. O cabeçalho do relatório aparece uma vez no início do documento. Pode ser usado para itens como logotipos, títulos de relatórios ou datas de impressão. O cabeçalho do relatório é impresso antes do cabeçalho da página na primeira página do relatório. O rodapé do relatório aparece uma vez no final do documento. É utilizado para exibir itens tais como totais do relatório. O rodapé do relatório é a última seção no design do relatório, mas aparece antes do rodapé da página na última página do relatório impresso. O cabeçalho da página aparece na parte superior de todas as páginas do relatório. É utilizado para exibir itens tais como cabeçalhos de coluna. O rodapé da página aparece na parte inferior de todas as páginas do relatório. É utilizado para exibir itens tais como números de página. Incluindo Cabeçalho ou Rodapé Se você estiver criando um relatório pela estrutura, ou queira personalizar um relatório criado que não possua um determinado tipo de cabeçalho ou rodapé, precisará expandir a área do que deseja incluir da seguinte forma: Posicione o ponteiro do mouse na linha que separa a área do item que deseja incluir com a área seguinte. O mouse assume o formato de seta preta de duas pontas. Dessa forma, você clica segura e arrasta para baixo. 65 Quando soltar o botão do mouse, você verá a área incluída e a partir daí poderá adicionar um controle de texto para digitar o conteúdo desejado. Essa tarefa de inclusão de controles é semelhante ao processo visto na aula sobre estrutura dos formulários, através da caixa de ferramentas, que é idêntica também nos relatórios. Seleção pelas Réguas No estudo sobre os formulários, aprendemos que os controles podem ser movidos, redimensionados e ajustados individual e de forma agrupada. E que a seleção vai definir essa forma de trabalho. A seleção múltipla é feita com associação da tecla SHIFT ao clique do mouse. No Relatório o conceito de seleção é o mesmo. Mas existe outra maneira prática de destacar vários controles ao mesmo tempo (essa prática que será vista agora se aplica também aos formulários). Usando as réguas, podemos executar seleções múltiplas de um maior número de controles, num tempo mais curto: Ao posicionar o mouse sobre qualquer ponto dentro de uma régua, como a horizontal, por exemplo, o ponteiro se transforma numa pequena seta preta apontando para baixo. Neste formato, o usuário deve clicar, segurar e arrastar na direção onde se encontram os controles que pretende destacar. O mais interessante é que o Access seleciona todos os controles que forem pegos, mesmo que parcialmente, pela linha de seleção que acompanha o trajeto do mouse. Essa linha de seleção também é acompanhada pelo destaque escuro que fica na régua horizontal.

64 66 Soltando o botão do mouse, visualizamos os controles que foram destacados. Usando a régua horizontal, promovemos uma seleção Colunar. Para realizar seleções usando a régua vertical, que destaca os controles por linhas, repita o mesmo processo anterior, mas com o mouse dentro da régua que fica à esquerda da tela. Edição de Rótulos Os Rótulos de identificação dos campos dos relatórios geralmente são inseridos na área do Cabeçalho da Página, já que corresponde a uma informação que deverá ser repetida, mesmo que uma única vez, mas em todas as páginas possivelmente geradas. Nunca esqueça que o relatório provém de uma origem do banco de dados que hoje pode conter poucos registros, mas brevemente pode ficar cheia de informação. O Relatório vai acompanhar esse desenvolvimento e atualizar seus dados mediante isto. O processo de edição dos rótulos é idêntico aos formulários. Os rótulos são as legendas dos campos e não interferem em qualquer tarefa. Basta selecioná-lo individualmente, clicar dentro dele para ativar a edição e digitar o conteúdo desejado. Observe que qualquer controle que está sendo editado, tem sua aparência modificada, destacando-se dos demais.

65 67 Recorte, Cópia e Colagem de Controles Para dispor rótulos em seções diferentes dos locais originais, é necessário executar uma ação de cópia ou recorte, e em seguida colar na área apropriada. Para copiar ou recortar um controle, selecione-o individualmente e use CTRL + C para cópia, ou CTRL + X, para recorte. Os comandos também são acessíveis pelo Menu Editar, ou pelos botões da Barra de Ferramentas. Feito o processo, destaque a área onde deseja inserir o controle clicando na borda horizontal de identificação da mesma (Borda cinza que exibe o texto de descrição da área). Um clique nesta borda a deixa mais escura que as demais, confirmando a seleção. Estando nessa condição, cole com o atalho CTRL + C, o comando do Menu Editar ou o botão da barra. Um clique com o botão direito do mouse sobre a borda de identificação abre o Menu Interativo, que também exibirá opção de colagem, caso alguma cópia ou recorte tiver sido anteriormente realizada. Lista de Campos Para ter acesso à lista de campos da origem do formulário (tabela ou consulta), clique no botão Lista de Campos, da Barra de Ferramentas, ou use a opção correspondente do Menu Exibir. Acessar a listagem de campos pode ser necessário quando precisamos inserir campos ao relatório que possam ter sido incorretamente excluídos, ou não tenham sido adicionados na criação do mesmo. A maneira correta de inserir um campo na lista é idêntica ao processo demonstrado nos formulários: clicar sobre ele dentro da lista, segurar e arrastar para a área do formulário desejada. Alinhamento de Múltiplos Controles A ação de dispor controles pode ser muito difícil quando realizada manualmente. Quando ocorre a necessidade de incluir novos controles a estrutura do formulário isso pode ser tornar ainda mais complicado. Fica difícil fazer com que os rótulos e caixas de texto fiquem devidamente alinhados como os demais campos que assistente organizou de forma precisa. Por isso, encontramos no Menu Formatar um comando com opções para alinhar precisamente dois ou mais controles selecionados. Por exemplo: para alinhar uma série de rótulos de forma que eles ficassem exatamente na mesma posição horizontal, em relação à régua. Vejamos o exemplo: Primeiro, destacamos todos os controles (no exemplo, somente os rótulos, que estão desalinhados). Essa ação pode ser feita rapidamente pela seleção através da régua vertical. Depois, clique no Menu Formatar, leve até Alinhar e escolha o comando Superior. O resultado você confirma no relatório:

66 DICA: Quando ajustamos a posição dos controles, a área onde eles se encontram pode se redimensionar para abrigá-los. Portanto, sempre adapte o tamanho dessas áreas para que elas não fiquem com espaço excedente. Existem outras opções de alinhamento neste Menu, como descrevemos a seguir: À Esquerda: Alinha as extremidades esquerdas dos controles selecionados com a extremidade esquerda do controle mais à esquerda na seleção. À Direita: Alinha as extremidades direitas dos controles selecionados com a extremidade direita do controle mais à direita na seleção. Inferior: Alinha as extremidades inferiores dos controles selecionados com a extremidade inferior do controle mais abaixo na seleção. À grade: Alinha o canto superior esquerdo de cada controle selecionado, conforme o ponto mais próximo na grade. Dependendo dos controles que forem selecionados, algumas opções deste menu podem ficar desativadas. Configuração de Página Os relatórios devem ter uma área restrita às dimensões do papel que vão utilizar. Por isso, em sua construção ou aperfeiçoamento, é importante determinar qual o tipo de papel em que o relatório está sendo trabalhado, além de outros detalhes relativas às configurações da página. Assim, o usuário trabalha em cima de dimensões exatas, trabalhando o documento já pensando em seu processo de impressão. Uma configuração de página modificada posteriormente, pode desajustar toda a aparência do relatório. Para acessar as configurações, use o Menu Arquivo. 68 Para determinar os limites da área editável em relação às extremidades do papel, defina as Margens em milímetros. Na guia Página, você realiza operações de ajuste no tamanho e também na orientação do papel (Retrato ou Paisagem). O ideal é que estas características sejam definidas na própria estrutura, mas no modo de visualização de Relatório também podemos alterar as configurações da página. No entanto, essa modificação pode criar desajuste na aparência em geral, conforme explicamos. Sendo assim, a melhor saída mesmo é trabalhar a estrutura do objeto em cima de uma definição.

67 69 Tipos de Abertura de Banco de Dados Um banco de dados pode ser aberto de maneiras diferentes. A forma escolhida pode alterar o funcionamento e realização de tarefas do banco. Essa diferenciação ocorre mediante o clique no botão Abrir, da caixa de diálogo, estando com o banco de dados selecionado. Podemos observar que ao lado do botão Abrir existe uma pequena seta preta apontando para baixo. Ela traz opções para que o usuário escolha a maneira como deseja acessar o banco: Para abrir o banco de dados para acesso compartilhado em um ambientemultiusuário, de modo que você e outros usuários possam ler e gravar, clique simplesmente em Abrir. Para abrir o banco de dados para acesso somente leitura de modo a poder visualizá-lo mas não editá-lo, clique em Abrir como somente leitura. Para abrir o banco de dados com acesso exclusivo, clique em Abrir exclusivo. Para abrir o banco de dados para acesso somente leitura e também impedir que outros usuários o abram, clique em Abrir exclusivo como somente leitura. Senha no Banco de Dados Um banco de dados pode receber uma senha de acesso para controlar sua abertura. Para isso, antes de qualquer coisa, ele precisa ser aberto de forma exclusiva. Em seguida, clique no Menu Ferramentas, escolha Segurança e clique em Definir Senha do Banco de Dados. Será aberta uma caixa, onde você digita a combinação no campo Senha, e faz a confirmação da mesma no campo Verificar.

68 70 A partir daí, toda vez que qualquer usuário tentar acessar o banco de dados protegido, será solicitada a senha para abertura: Definir senha significa exigir maior cuidado e atenção. É um recurso de proteção indiscutível, mas pode ocasionar perda de trabalho se for esquecida, pois sem ela, não existe acesso ao banco de dados. Desproteger Banco de Dados Um banco com senha pode ser desprotegido, desde que por um usuário que possua a combinação de acesso. Estando com o arquivo aberto, clique em Ferramentas, leve até Segurança e escolha Desproteger Senha do Banco de Dados. O Access irá solicitar a senha de acesso anteriormente definida para confirmar a operação:

69 EXERCÍCIO AULA ª) Acesse o Access e acione o seu banco de dados MOTORÁPIDA. Crie uma consulta pelo modo Estrutura, adicionando dentro dela as tabelas Marcas, Vendedores e Vendas Motos. Da tabela Marcas, adicione somente o campo Marca. Da tabela Vendas Motos, adicione os campos Modelo e DataVenda. Da tabela Vendedores, adicione somente o campo Vendedor. 2ª) Ainda na consulta, crie um critério de exibição para o campo Marca de forma que sejam consultados somente as vendas das motos Honda. Depois, desabilite a exibição do campo Marca. 3ª) Grave a consulta com nome VENDAS HONDA. 4ª) Crie um relatório com o auxílio do assistente com as seguintes características: a) Adicionar todos os campos da consulta VENDAS HONDA. b) Determinar uma classificação crescente para o campo DataVenda. c) Escolher um layout de ordenação do tipo Tabela. d) Definir o estilo Corporação. e) Concluir o relatório com o título VENDAS HONDA. 5ª) Acesse a estrutura do relatório e faça as seguintes operações: a) Mude o rótulo DataVenda para simplesmente Data. b) Ajuste os campos para que fiquem dispostos da melhor maneira possível. c) Insira um controle do tipo Rótulo na área do Cabeçalho do Relatório com o nome MOTORÁPIDA. Fomate com Fonte Tahoma, Estilo Negrito, retire o Itálico que estiver aplicado, tamanho 14 e cor de texto Vermelha. d) Disponha este rótulo na outra margem da página (à direita). e) Selecione os controles com o título VENDAS HONDA e MOTORÁPIDA e alinhe ambos pela parte superior. f) Configure o papel com margens esquerda e direita de 27 milímetros cada, e escolha o tipo de papel A4. 6ª) Salve as alterações da estrutura e feche somente o banco de dados. 7ª) Defina uma senha a critério para o banco de dados recém modificado. Boa Sorte!

70 AULA Controles Calculados e Uso de Expressões Objetivo da aula: Inserir controles calculados e conhecer expressões. Expressões e Controles Calculados Chamamos de expressão qualquer combinação de operadores matemáticos ou lógicos, constantes, funções e nomes de campos, controles e propriedades avaliadas como um único valor. Elas podem executar cálculos, manipular caracteres ou testar dados. Na criação de consultas, por exemplo, vimos exemplos de expressões definidas como critérios para filtragem de dados, a fim de obter determinadas informações. Também usamos expressões como regras de validação em campos de tabelas ou consultas. Já os controles calculados são controles usados em um formulário ou relatório para exibir o resultado de uma expressão. O resultado é recalculado sempre que ocorre uma alteração em um dos valores no qual a expressão está baseada. Em resumo: no Access o usuário pode combinar o uso das expressões dentro de controles para que estes calculem determinadas operações, envolvendo textos, números e até datas. Isso pode ser feito dentro de um formulário ou de um relatório. Existem expressões simples e outras mais complexas. Tudo depende do nível de desenvolvimento e profissionalismo do operador. A maneira mais simples de criar uma expressão é localizar um exemplo que alguma que tenha objetivo semelhante àquela que você deseja criar. Depois, basta modificá-la para que atenda a sua necessidade específica. Expressões Utilizadas em Formulários ou Relatórios São várias as expressões aplicadas a estes tipos de objetos. Veja a seguir uma tabela de expressões simples que podem ser aplicadas em controles calculados de formulários e relatórios. Expressão Função =Data() Exibe a data atual no formato DD/MM/AAAA. =Agora() Exibe a data e a hora atual. =[Campo1]+[Campo2] Utilize para calcular o somatório de dois campos contendo valores numéricos. =[Campo1]-[Campo2] Esta expressão resulta na diferença entre dois campos de valores. =[Campo1]*[Campo2] Multiplica o valor do Campo1 pelo do Campo2. =[Campo1]/[Campo2] Determina o quociente dos valores dos campos1 e 2. =[Campo1]*0,02 Calcula 2% do valor contido no Campo1 Inserindo um Controle Calculado na Seção Detalhe de Formulário Como forma de ilustração, veremos um exemplo de realização de cálculo aritmético num formulário. O objetivo deste cálculo é determinar o valor total de uma venda, baseado no Nº de parcelas e no Valor de cada uma delas. Lembre-se que para adicionar qualquer controle que será exibido individualmente com base em cada registro, este precisará ser inserido na seção Detalhe. Na estrutura do Formulário, use a ferramenta Caixa de texto e dê um clique numa área da seção Detalhe onde o controle será inserido. Você verá a nova caixa incluída com um rótulo automático. Pode ser preciso mover um deles, ou ambos, para que não fiquem sobre outros controles. Geralmente o rótulo da caixa de texto é inserido com a palavra Texto seguido de um número seqüencial. Ele pode ser editado sem causar nenhum problema.

71 73 Para realizar o cálculo desejado, clique dentro do controle NãoAcoplado (caixa de texto inserida). Ele entrará no modo de edição. Toda expressão deve iniciar com o sinal de =. Digite o restante da expressão. No caso, o cálculo vai multiplicar a quantidade de parcelas pelo valor de cada uma. Na expressão, você não deve usar o rótulo desses campos que serão multiplicados, mas sim seu nome original que fica dentro do controle acoplado. Além disso, cada nome de campo deve vir dentro dos colchetes [ ], sem uso de espaços, obedecendo à sintaxe de todas as expressões. São eles que confirmam o uso campos do formulário na expressão criada. A confirmação é feita com a tecla ENTER. No modo Folha de Dados você visualiza a eficácia da expressão, caso ela resulte no valor desejado. IMPORTANTE: Caso seja preciso trabalhar o formato do conteúdo do novo controle, como no exemplo acima onde o ideal seria que o total da venda fosse apresentado no estilo de moeda, entre na estrutura e clique sobre o controle que contém a expressão com o botão direito do mouse. Escolhendo Propriedades você verá uma caixa com uma série de guias, com campos e caixas de listagem. Procure a opção Formato e selecione o que você procura, fechando a caixa em seguida. Inserindo um Controle Calculado no Cabeçalho de Um Formulário Inserindo o controle num cabeçalho ou rodapé de um formulário, ele será exibido como se fosse um título do objeto. Num layout do tipo Justificado você verá aquele controle em cada registro, já que cada registro ocupa uma tela exclusiva neste tipo de layout. Mas num design do tipo Tabela, você verá o controle uma única vez, no topo do formulário (Cabeçalho) ou no fim dele (se for inserido no rodapé).

72 O procedimento de adição é o mesmo. Ou seja, usando a ferramenta Caixa de Texto. Depois, só é preciso digitar a expressão desejada. 74 IMPORTANTE: O rótulo de um controle pode ser, em certos casos, desnecessário. Como no exemplo acima onde o que interessa é somente a exibição da data, sem a necessidade de um rótulo que identifique o campo. Para excluí-lo, selecione-o individualmente e tecle DEL. No modo Folha de dados, você confere o resultado. Inserindo um Controle Calculado num Relatório A forma de inserir expressões em relatórios é semelhante ao uso nos formulários. Sempre é preciso acessar a estrutura e tomar o cuidado de dispor os controles nos locais corretos. Como o relatório pode apresentar mais seções que os formulários, pode ser preciso inserir o controle no local onde deseja inserir a expressão, e depois recortar o rótulo da caixa para colar numa seção diferente. Como no exemplo abaixo, onde os rótulos dos campos ficam na área do cabeçalho da página, mas o cálculo fica na seção detalhe. O controle para inserção da expressão (feito com a ferramenta Caixa de Texto ) foi adicionado na seção Detalhe e seu rótulo automático foi selecionado individualmente e recortado, já que foi inserido na mesma seção. Depois, foi colado somente o rótulo individual na seção Cabeçalho da Página. O processo de cópia e recorte pode ser feito pelo Menu Editar, e a colagem do item pode ser realizada clicando com o botão direito do mouse num ponto livre da seção desejada. O Menu Interativo traz o comando Colar.

73 75 Propriedades dos Campos Vimos que é possível acessar e editar as propriedades dos campos for formulários, servindo também em relatórios, através da estrutura, clicando com o botão direito do mouse. São muitas as opções desta caixa de propriedades, podendo ser uma opção rápida para que você aperfeiçoe ou corrija campos. As opções desta caixa são divididas em guias, agrupadas por assunto. Na guia Todas visualize todas essas propriedades ao mesmo tempo.

74 EXERCÍCIO AULA ª) Acesse o Access e acione o seu banco de dados MOTORÁPIDA. Crie uma tabela com o nome REPRESENTANTES. Os campos serão CódigoRepresentante (do tipo Autonumeração e com a propriedade de chave primária) e NomeRepresentante (do tipo Texto). Preencha esta tabela com os nomes de 3 representantes: Charles, Nogueira e Roberto. 2ª) Crie outra tabela com o nome VENDAS CONSÓRCIOS, com os seguintes campos: Campo Tipo de Dados Propriedades CódigoVenda Autonumeração Chave Primária e Legenda Cód. DataVenda Data/Hora Formato Data Abreviada, Máscara de Entrada 99/99/9999 e Legenda Data MarcaMoto Assistente de Pesquisa Pesquisar os dados a partir dos campos da tabela Marcas e Legenda Marca ModeloMoto Texto Legenda Modelo AnoMoto Número Legenda Ano ValorMoto Moeda Legenda Valor QuantParcelas Número Legenda Nº Parc NomeRepresentante Assistente de Pesquisa Pesquisar os dados a partir dos campos da tabela Representantes e definir Legenda Representante IMPORTANTE: Depois de criar esta tabela, insira dois registros no modo folha de dados: 3ª) Crie um Formulário através do assistente seguindo as instruções: 1ª Etapa:Adicione todos os campos da tabela Vendas Consórcios. 2ª Etapa: Escolha o Layout do tipo Tabela. 3ª Etapa: Defina o estilo Expedição. 4ª Etapa: Conclua o formulário com o nome Vendas de Consórcios e entre na estrutura. 4ª) Redimensione os campos para que fiquem somente com o espaço necessário a armazenar suficientemente todos os dados e amplie a área de edição do formulário. Realize esses processos para que a estrutura fique semelhante ao esquema abaixo representado: Se for preciso, à medida que modifica o tamanho dos campos, fique alternando para o modo folha de dados para ver se os dois registros digitados estão com as informações sendo exibidas inteiramente. Sempre que trabalhamos um formulário, é comum ficar verificando a exibição no modo de edição de registros.

75 5ª) Inclua um controle de caixa de texto na seção detalhe e recorte somente o rótulo automático que foi inserido junto com a caixa. Na área do Cabeçalho, cole esse controle. Ajuste a posição de ambos para que sigam o alinhamento dos demais itens e amplie a área do formulário de forma a abrigá-los corretamente. Esse novo controle deverá ficar ao lado do último controle do formulário (Representante). Caso a área do cabeçalho ou da seção detalhe seja ampliada na medida da altura devido o local onde os controles foram inseridos, não esqueça de ajustar depois para que fiquem na altura que estavam antes. 6ª) Edite o rótulo do novo controle para que receba o texto V. Parcela e na caixa de texto crie uma expressão que calcule o valor da prestação da moto dividindo o ValorMoto pela QuantParcelas. Depois de criar o cálculo, acesse as propriedades do controle calculado e aplique o Formato Moeda. DICA: Após a criação do cálculo, confira no modo Folha de Dados se o resultado da expressão está correto. Ou seja, se calculou corretamente o Valor da Parcela da moto (O resultado do primeiro registro deverá ser igual a R$ 475,00). 7ª) Insira um novo controle de caixa de texto que deverá ter o rótulo Comissão. Repita os processos de ajuste e recorte usados na adição do controle anterior, para que siga os padrões dos demais campos do formulário. Esse novo controle deverá ficar ao lado do último inserido (V. Parcela). 8ª) Neste novo controle, insira uma expressão que calcule 1% do ValorMoto. Lembre-se que para calcular percentuais é preciso digitar a numeração decimal correspondente, e não o número seguido do %. Depois, mude o formato desse controle para Moeda. DICA: Verifique no modo Folha de Dados se o novo cálculo foi satisfatório (o resultado do primeiro registro deverá ser igual a R$ 57,00). 9ª) Amplie a área do Rodapé para a altura de aproximadamente 1 cm. Insira um controle do tipo caixa de texto e exclua o rótulo. Na caixa de texto, insira uma expressão para exibir a Data e a Hora atuais. 10ª) Finalmente, ajuste a janela do formulário para que fique no tamanho ideal e inclua mais 5 registros conforme exemplificado abaixo (Lembre-se que os cálculos são preenchidos automaticamente). 77 Boa Sorte!