PLANEJAMENTO DE EVENTOS

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1 ANEXO III À RESOLUÇÃO Nº XX/2015, DE XX DE XXXX DE 2015.

2 Sumário 1. PLANEJAMENTO DE EVENTOS Eventos Institucionais: definição e planejamento Objetivos do Evento Nome Público Data, horário e local Programação Visual Convites Divulgação do evento Recursos Humanos Transporte Transporte Urbano Transporte Aéreo Hospedagem Recepção e Credenciamento Decoração Materiais utilizados Custos Check-List Atividades Gerais Recursos Físicos Recursos Humanos Recursos Materiais Solenidade Pós-evento Avaliação CERIMONIAL DE EVENTOS Cerimonial e Protocolo Precedência Quanto às Representações Citação de Autoridades Pronunciamentos e Saudações Composição de Mesa de Honra... 17

3 2.8 Plano da Mesa de Honra Mesas Ímpares Mesas Pares Disposição das Bandeiras Execuções do Hino Nacional Mestre de Cerimônias Cerimonialista TIPOS DE EVENTOS Programa de visitas Concursos Exposições, Feiras, Salões e Mostras Conferência Vídeoconferência Palestra Colóquio Workshop Jornada Entrevista Coletiva Oficina Fórum Assinatura de convênios Mesa-Redonda Painel Debate Brainstorming Congresso Seminário Simpósio Semana COLAÇÃO DE GRAU Simbologia e Ritos Recomendações de uso Solenidade de Colação de Grau Data Relação de Formandos Comissão de Formatura... 29

4 4.7 Juramentista Orador Paraninfo e Patrono Homenageados Discursos Festas Entrega de diplomas Ata Contratação de serviços Sessões especiais de Colação de Grau Sessão especial Formatura dos Cursos Técnicos Outros eventos do IFMA EQUIPE DE COMUNICAÇÃO DO IFMA Competência da Coordenação de Comunicação e Eventos quanto a organização de eventos Relações Públicas Programação Visual (Design Gráfico) Jornalista Porte dos eventos e participação da equipe de comunicação ANEXOS Bibliografia... 57

5 Apresentação Você recebe a tarefa de organizar um evento. E agora? Onde devo fazer? Quem deve ser convidado? Qual a posição de cada autoridade na mesa? Tem um modelo de roteiro? Quem deve fazer discurso? Qual a cor do meu curso? Essas dúvidas são comuns entre os organizadores de eventos em todas as unidades do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Maranhão (IFMA). Afinal de contas, é necessário cumprir o que determina o protocolo e ter jogo de cintura para gerir algumas situações embaraçosas, mas nem sempre quem está à frente do evento tem formação técnico-acadêmica para atuar com Protocolo e Cerimonial. O resultado é que cada um faz à sua maneira, sem identidade. Este manual tem como finalidade a padronização dos eventos institucionais do Instituto Federal de Ciência e Tecnologia do Maranhão IFMA. Para tanto, tomamos por base o Manual de Eventos, Cerimonial e Protocolo da Rede Federal de Ensino e a Resolução 59/2012, do Conselho Superior do IFMA. Muitos são os fatores que contribuem para o sucesso de um evento. Independente do grau de importância que este evento tenha no contexto da instituição, seja apenas como um ponto de partida para outras atividades ou peça principal em determina ocasião, normas de Protocolo e Cerimonial são fundamentais para realizar uma solenidade ou uma pequena cerimônia seja bem organizada, proporcionando assim uma boa imagem da instituição diante dos participantes do evento. Para elaborar este Manual, foi criado um Grupo de Trabalho composto pela relações públicas Nayara Klecia Oliveira Leite e o jornalista Romulo Fernando Lemos Gomes, com o intuito de facilitar a execução dos eventos e cerimônias, assegurando melhores resultados e identidade.

6 1. PLANEJAMENTO DE EVENTOS 1.1 Eventos Institucionais: definição e planejamento O ponto de partida de qualquer evento que se pretende ser um sucesso é o planejamento. É o momento de pensar em cada detalhe, buscando possíveis soluções, de preferência, até para os imprevistos. Devemos ter em mente que o evento objetiva atrair, manter, elevar ou recuperar a imagem de uma organização junto aos seus públicos de interesse, segundo ensina a professora de Cerimonial e Eventos, Cleuza Gimenes. Precisamos lembrar que, nesse tipo de atividade, o IFMA fica exposto e, por isso, é importante o desenvolvimento de um trabalho profissional para se evitar uma repercussão negativa. A diante, vamos abordar alguns aspectos de extrema relevância que você deve observar na hora de planejar, organizar, executar e avaliar qualquer evento que leve o nome do IFMA. 1.2 Objetivos do Evento O objetivo do evento é algo que precisa estar bem definido para que o planejamento do evento ocorra de forma eficiente. Saber o que o Instituto pretende alcançar com um seminário, um congresso, uma inauguração ou qualquer outro tipo de evento facilita o trabalho dos profissionais envolvidos no seu planejamento. 1.3 Nome O nome do evento deve ser de fácil assimilação para o público de interesse. Precisa conter os elementos como número de série, metodologia de trabalho (seminário, simpósio, conferência) e abrangência, seguidos da temática a ser abordada. Exemplo: IV Seminário Maranhense de Educação Profissional

7 1.4 Público A definição do público alvo é fundamental para que, a partir da quantidade e do perfil dos participantes, se possa definir quais estratégias de comunicação e logística devem ser utilizadas para atingir e melhor atender a esse público. 1.5 Data, horário e local Escolher data, horário e local adequados para a realização do evento requer uma pesquisa detalhada. A data do evento e o horário devem ser escolhidos levando em consideração não apenas um dia da semana e um horário que favoreça a participação do público, mas também se outros eventos de iniciativa de mesma natureza acontecerão na data e horário escolhidos. A escolha do local deve levar em consideração além da estrutura física do espaço, a facilidade de acesso. O planejamento do cerimonial no IFMA precisa estar afinado com a agenda do reitor, principalmente quando o evento requerer sua participação. Por isso, a necessidade de um trabalho conjunto e afinado de quem coordena o evento com a Chefia de Gabinete da Reitoria. A não observância desses detalhes pode comprometer o sucesso do evento. 1.6 Programação Visual As peças promocionais utilizadas em um evento devem levar em conta o objetivo do evento, a identidade visual da instituição e outras informações importantes a respeito da instituição promotora. A elaboração de materiais como folders, cartazes, faixar e outros materiais de divulgação devem ser rigorosamente revisados, atentando sempre para a precisão das informações e a correção da linguagem. Para que o trabalho dos profissionais de design seja realizado com mais precisão, é necessário o envio das informações do evento com antecedência prevista no Manual de Identidade Visual do IFMA.

8 1.7 Convites Os convites devem conter elementos básicos como: quem convida, tipo de evento, local, data, hora, pedir confirmação (R.S.V.P.) e indicar o traje. Os convites formais devem ser entregues com dez dias de antecedência e devem usar o termo honra. Já os informais devem ser entregues com oito dias e utilizar o termo prazer. A forma de entrega deve ser: entrega direta, ofício ou correios. Para as autoridades, os convites impressos devem acompanhar um ofício. Obs: Antes de elaborar um convite em que o próprio reitor do IFMA convida alguém para um evento, deve-se procurar a assessoria do reitor para que seja autorizado a utilização do seu nome no convite. 1.8 Divulgação do evento Para a divulgação do evento, podem ser utilizados diversos veículos de comunicação, como rádio, televisão, revistas e internet. A comunicação pode ser feita por meio de anúncios, releases, outdoor, cartazes informativos, panfletos, maladireta, entre outros. Toda divulgação deve obedecer a critérios de informação, precisão e correção linguística. As estratégias de divulgação devem sempre considerar o público ao qual se deseja comunicar. Lembre-se sempre de deixar canais caso o convidado/participante deseje mais informações. Outra dica é procurar a Departamento de Comunicação e Eventos, para que a equipe de jornalistas, relações públicas e designers possa auxiliar no planejamento de comunicação do seu evento. 1.9 Recursos Humanos A organização de qualquer evento existe sempre uma pessoa responsável pela execução e muitas outras pessoas envolvidas nas diversas atividades de um evento,

9 como transporte, hospedagem, vigilância, limpeza, recepção, sonorização, cerimonial, alimentação etc. Todas as tarefas relacionadas ao evento devem ser executadas por profissionais qualificados, terceirizados ou não. Então, preste muita atenção na hora de montar sua equipe Transporte Transporte Urbano No caso de eventos que ocorram afastados do local de hospedagem dos envolvidos, é necessário disponibilizar transporte para o deslocamento dessas pessoas. Sempre que possível, forneça informações de como chegar ao local em que vai acontecer o evento e que tipo de transporte está disponível Transporte Aéreo Devem-se observar os casos em que seja necessário disponibilizar transporte aéreo a autoridades e palestrantes que participarão do evento. Existe nos campi e na Reitoria um setor responsável pelo Sistema de Concessão de Diárias e Passagens (SCDP), pelo qual tramita o processo quando é preciso comprar passagens de avião ou mesmo terrestre e marítima. É de bom tom disponibilizar alguém para recepcionar autoridades e palestrantes no aeroporto Hospedagem Deve-se levar em conta a diversidade econômica do público do evento e, dessa forma, pesquisar as mais variadas formas de acomodações para os participantes,

10 levando sempre em considerações valores de diárias, características dos hotéis e facilidade de deslocamento. Essas informações devem ser informadas previamente aos participantes, para facilitar as confirmações de reservas Recepção e Credenciamento A recepção aos participantes de um evento é o momento em que terão a primeira impressão sobre a instituição e o evento. Dessa forma, deve ser cuidadosamente planejada para que se passe uma imagem positiva aos participantes. No caso de autoridades e palestrantes, a recepção deve ser feita por profissionais da área de comunicação como Relações Públicas ou Jornalistas, que devem estar atentos ao horário de chegada, onde se hospedará e transporte para hotel, horário de chegada ao evento. Um detalhe importante é ter às mãos o contato da assessoria da autoridade ou palestrante para facilitar o acesso às informações necessárias. Para recepcionar os participantes no local do evento, é importante a contratação do serviço de recepcionistas, caso não haja pessoal necessário para a execução do trabalho. Os recepcionistas devem ser bem preparados, fazendo uma recepção acolhedora e prestando as devidas informações sobre o evento. A equipe de recepção deve estar uniformizada e com crachá de identificação. Quanto ao credenciamento dos participantes é necessário que haja uma eficiente e organizada equipe responsável pelas inscrições e entrega de material individual a cada participante, para evitar a formação de grandes filas no dia do evento. Essa equipe deve ficar atenta ao local estabelecido para a realização dessa tarefa, no sentido de adequá-lo ao público esperado. Sugere-se que se faça credenciamento, com crachás, quando o evento envolver público externo. Caso seja um evento restrito ao campus ou à Reitoria, não há necessidade de crachá. Mas observe a lista de frequência para emissão posterior de certificados Decoração

11 O local poderá ser decorado com flores, painéis, balões, faixas, banners, etc., de acordo com o caráter do evento. Optar por uma decoração discreta facilita a disposição no ambiente do evento e não atrapalha a visão dos participantes. As cores utilizadas na decoração devem sempre levar em consideração o tipo de evento e as cores do IFMA, sem esquecer a estética e a criatividade Materiais utilizados Definir o que será necessário e fazer as devidas solicitações também é função da comissão organizadora. A solicitação dos materiais deve ser feita com antecedência, para evitar problemas com disponibilidade ou com o funcionamento de alguns equipamentos. Alguns exemplos de materiais que devem ser providenciados nos eventos, a depender do tipo e tamanho de cada um: Projeção (Datashow, telões, telas, projetores de multimídia, caneta laser); Sonorização (microfones, amplificadores, aparelhos de som, gravadores, mídias digitais de hinos e música para ambiente); Secretaria (computador, impressora, copiadora, telefones, celulares, fax, quadro, giz e apagador); Outros (café, água, sucos, chá, lanches, uniformes, extintor de incêndio, gerador, palanque, palco e passarela, cabine de tradução simultânea) Custos O controle econômico deve ser feito em paralelo com o cronograma de operacionalização do evento. Nesse controle, constarão receitas e despesas e a depender do porte do evento requer um profissional para a elaboração. Do orçamento previsto é que virão os recursos financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e materiais. É, portanto, importante o seu detalhamento. O IFMA dispõe de contrato com empresa terceirizada para realização de eventos. As planilhas devem ser analisadas pelo setor financeiro de cada campus/reitoria e

12 pelo fiscal do contrato, que, geralmente, é o chefe da Coordenação de Comunicação e Eventos Check-List Na organização de um evento, é fundamental que haja um controle das atividades que foram planejadas. Para facilitar o acompanhamento das atividades faça uma lista de checagem padrão (check-list), que conterá os itens básicos para a efetivação do evento Atividades Gerais Verificar a dimensão do evento Definir o local Cronograma de atividades Convites: elaboração, listagem de convidados, expedição. Preparação da correspondência geral (autoridades, palestrantes, circulares etc.) Preparação da correspondência específica (departamento de trânsito, bandas municipais, departamento de energia etc.) Material aos participantes (brindes, blocos, pastas, canetas, crachás etc.) Material gráfico (fichas de inscrição, folhetos, certificados, pastas, mapas, convites, programa, folders etc.) Material para imprensa (Press-release, fotos, press-kit etc.) Hotel (reservas, serviços de informação, flores etc.) Programação visual (folders, cartazes, anúncios, pastas etc.) Serviços logísticos (transportes, passagens aéreas, hospedagem) Programação Social, passeios turísticos Recursos Físicos

13 Disponibilidade de locais para reuniões, jantares, coquetéis, imprensa, sala VIP, secretaria geral, informações, atendimento médico, estacionamento, sanitários, cozinha etc Recursos Humanos Recepcionistas, tradutores, intérpretes, cobertura jornalística e relacionamento com a imprensa, operador de som, luz e projetores, pessoal para limpeza, segurança, fotógrafo, pessoal para filmagem, pessoal para manutenção, mestre de cerimonias, cerimonialistas Recursos Materiais Material de projeção (observar itens necessários, como projetores, telões); material de sonorização (microfones, música ambiente, amplificadores); material de secretaria (computadores, impressoras, copiadoras.); material de copa (copos, garrafas, talheres) e decoração Solenidade Mesa para receptivo, lista de convidados, livro de presenças, lista de confirmação de presenças, reservados, púlpito, mastro e bandeiras, disposição das bandeiras, dimensionamento da mesa principal, mestre de cerimonias, roteiro para o cerimonial, hasteamento de bandeiras, hinos Pós-evento Prestação de contas, devolução de materiais e equipamentos utilizados, certificado de frequência aos participantes e pessoal de apoio, ofícios ou cartas de agradecimento, arquivamento de toda correspondência recebida e expedida, elaboração de álbum de fotografias, clipping e elaboração de anais. Tudo isso compõe o trabalho do pós-evento, que garante a continuidade do bom relacionamento iniciado no evento e também a organização da memória institucional.

14 1.18 Avaliação Ao final do evento, a equipe organizadora deve fazer uma avaliação do evento com base nos dados obtidos no acompanhamento e controle das atividades. A opinião das pessoas envolvidas na organização e a tabulação de questionário de avaliação preenchido pelos participantes, comtemplando todas as áreas que compuseram o evento, é de grande importância para se verificar a consecução dos objetivos e evitar problemas em futuros eventos. Após a obtenção de todos esses dados, é importante fazer um relatório de avaliação e encaminhar para a cúpula diretiva da Instituição. 2. CERIMONIAL DE EVENTOS 2.1 Cerimonial e Protocolo O Cerimonial é um conjunto de formalidades e diretrizes preestabelecidas, que tem por finalidade dispor corretamente a ordem sequencial de um ato solene ou evento público, utilizando para isso procedimentos como: ordem de precedência, utilização de indumentária própria, elementos simbólicos, disciplina, bom senso e elegância. O Protocolo atua como parte importante do cerimonial, pois ele codifica as regras do cerimonial. É, portanto, um conjunto de leis e normas norteadoras de eventos oficiais sob as regras da diplomacia. O protocolo define ordem de precedência, regulamenta o uso de símbolos e trajes. São detalhes que valorizam e facilitam o bom resultado em um evento. 2.2 Precedência A observação da ordem de precedência objetiva posicionar autoridades e profissionais investidos de cargos no lugar mais adequado em eventos, principalmente nos atos solenes públicos. No IFMA, adotaremos os procedimentos e precedência em analogia às universidades.

15 O reitor tem precedência sobre as demais autoridades em atos oficiais do Instituto, presidindo a mesa de trabalhos, exceto quando da presença do presidente ou do vice-presidente da República, por obrigação constitucional e de lei. Quando da presença do governador ou do vice-governador, pode ser avaliada a conveniência de ceder a precedência, por gentileza. Essa orientação cabe a eventos do IFMA. Se o reitor estiver na condição de convidado, fora do Instituto, sua precedência fica submetida ao Decreto nº Em solenidades e cerimônias do Instituto, deve ser obedecida a seguinte ordem: - Reitor - Presidente dos conselhos superiores - Ex-reitores - Pró-reitores (pela ordem de posse no cargo ou do mais velho para o mais novo. Caso o evento esteja relacionado a uma Pró-Reitoria específica, esse próreitor tem precedência sobre os demais) - Diretores Gerais dos campi (Caso o evento esteja relacionado a um campus específico, seu diretor terá precedência sobre os demais) - Diretores - Chefes de departamento - Chefes de divisão - professores - técnico-administrativos - alunos - comunidade Para as autoridades externas, será dado o lugar de acordo com a ordem de precedência estabelecida no Decreto nº Nos casos omissos, o profissional responsável pelo cerimonial deve recomendar ao reitor ou à autoridade que presidir a mesa como proceder. A ordem de precedência de cada campus deve considerar o nível hierárquico.

16 2.4 Quanto às Representações As representações devem ser avaliadas pelo profissional responsável pelo Cerimonial e pela autoridade máxima que preside/coordena o evento. Caso seja um representante de nível hierárquico próximo ao do representado, a ele será concedida todas as prerrogativas quanto a posição na mesa e pronunciamento. 2.5 Citação de Autoridades As autoridades que não estiverem na mesa de honra devem ser citadas após o momento da composição, também em ordem de precedência. Ao optar por esse formato, não há necessidade de a maior autoridade cumprimentar as demais quando de seu pronunciamento. 2.6 Pronunciamentos e Saudações A ordem de pronunciamentos obedece à ordem inversa da ordem de precedência. Sendo assim, fala primeiro a autoridade de menor hierarquia e por último a de maior hierarquia. Para fazer a saudação de autoridades, a ordem a ser seguida deve ser sempre da mais importante para a menos importante. É necessário tomar algumas medidas para evitar que o evento tenha pronunciamentos longos e se torne enfadonho. Para isso, o cerimonial sugere que: - A mesa de honra tenha até 9 pessoas; - Todos os que estiverem compondo a mesa sejam avisados com antecedência; - Os integrantes da mesa que farão uso da palavra sejam avisados sobre onde sentarão e o tempo ideal de pronunciamento; - Os discursos para a sessão aberta, em cerimônias mais simples, podem ser feitos na própria mesa, em pé ou sentado, da forma como a autoridade preferir. Em sessões solenes, os pronunciamentos devem ser feitos na tribuna;

17 - Não é necessário que todos façam uso da palavra, mas é importante que sejam avisados antes se farão uso da palavra ou não; - O reitor (ou autoridade que estiver presidindo o ato) deve abrir a solenidade com declaro aberto os trabalhos ou declaro aberta esta sessão solene e será o último a se pronunciar, caso seja a autoridade de maior hierarquia do evento. - Os pronunciamentos devem informar os presentes sobre dados do evento e homenagear a entidade promotora. - concentrar argumentos diretos e claros relacionados ao assunto da solenidade, sem fuga do tema. - Delimitar um tempo de 3 a 5 minutos. 2.7 Composição de Mesa de Honra A designação de lugares na mesa de honra está diretamente relacionada ao conhecimento da ordem de precedência e à hierarquia da instituição. A mesa diretiva deve ser constituída por no máximo nove pessoas. A formação acontece a partir da pessoa mais importante da mesa, que estará ao centro, com os demais dispostos em nível de importância à direita e à esquerda. O decreto nº /72 determina que a formação de mesa deva sempre acontecer partindo da pessoa mais importante à menos importante. 2.8 Plano da Mesa de Honra Mesas Ímpares Com o número ímpar de participantes, a pessoa mais importante (o primeiro da lista de precedência) é o número 1 do desenho a seguir. Depois é feita a distribuição em nível de importância, primeiro para a direita e depois para a esquerda tomando sempre como referência uma pessoa posicionada encima do palco.

18 Legenda: 1 Presidente do ato ou maior autoridade 2 Segunda maior autoridade 3- Anfitrião (quando não for o presidente do ato) 4- Terceira maior autoridade 5 Quarta maior autoridade Mesas Pares Com número par de participantes, deve-se manter o centro, onde ficará a maior autoridade. Pode-se ainda compor a mesa com dupla cabeceira, chamando à mesa as duas principais autoridades ao mesmo tempo. Neste caso, a distribuição direitaesquerda leva em consideração esse centro formado pelas duas autoridades. Legenda: 1 Presidente do ato ou maior autoridade 2 Anfitrião (quando não for o presidente do ato) 3 - Segunda maior autoridade 4 - Terceira maior autoridade

19 5 Quarta maior autoridade 6 Quinta maior autoridade 2.9 Disposição das Bandeiras O uso e a disposição da Bandeira e outros Símbolos nacionais são regulamentados pela Lei 5.700/71 e é fundamental que os organizadores de eventos, assim como todos os cidadãos, tenham ciência dos dispositivos legais envolvidos com esses símbolos e sua utilização. A bandeira Nacional deve sempre ocupar lugar de honra, podendo estar ao centro ou centro-direita, dependendo do número de bandeiras dispostas junto a ela, e à direita de tribunas, mesas de reunião ou de trabalho. Deve, portanto, ocupar lugar de destaque e de fácil visualização a todos, sendo de uso obrigatório em cerimonias públicas oficiais. Para fazer a diferenciação entre direita e esquerda no momento da disposição, é importante lembrar que se toma como ponto de referência uma pessoa colocada de costas para o palco onde estão as bandeiras e de frente para a plateia. Quando forem utilizadas somente as bandeiras Nacional e do Estado, a Nacional deve ocupar o centro-direito. Sendo o número de bandeiras ímpar, a Bandeira Nacional fica ao centro, a do Estado à direita e do Município ou do IFMA à esquerda, como mostra ilustração abaixo:

20 Sendo o número de bandeiras par, a Bandeira Nacional deve ficar no centro-direito, a do Estado fica no centro-esquerdo, a do Município na extrema direita e a da Instituição na extrema esquerda, como mostra ilustração abaixo: As bandeiras dos Estados Brasileiros serão dispostas de acordo com a ordem de precedência determinada pela data e criação de cada Estado. Já as bandeiras estrangeiras serão dispostas a direita e a esquerda da Bandeira do Brasil sempre na ordem alfabética com base no idioma português Execuções do Hino Nacional Por ser o IFMA uma Instituição de educação, é conveniente executar o Hino Nacional em todas as solenidades formais do instituto. Sendo o Hino Nacional um Símbolo Nacional, sua forma e apresentação é regulamentada pela lei 5.700/71, sendo importante a observação dessas normas para uma execução dentro dos padrões estabelecidos em lei. Em uma solenidade formal, a execução do Hino Nacional terá início quando todas as autoridades que compõem a mesa de honra, assim como todos os presentes, já tiverem ocupado seus lugares. No momento da execução do Hino Nacional, as autoridades que estiverem compondo a mesa de honra deverão ficar de pé e olhar em direção à plateia e não em direção das bandeiras, pois o símbolo nacional em destaque naquele momento é o Hino. O público deve estar de pé, mantendo uma postura formal em sinal de respeito. O Hino pode ser tocado em simples execução instrumental, sendo a música tocada integralmente e sem repetições. Em casos de execução vocal, serão cantadas as duas partes do poema.

21 O Hino Nacional poderá ser executado por bandas de música, orquestras sinfônicas ou mídias digitais. Havendo presença de altas autoridades, é indicado que a execução seja feita por um coral ou orquestra. Deve-se informar a autoria do Hino Nacional Brasileiro, quando for anunciada sua execução, desta maneira: Aclamaremos o Hino Nacional Brasileiro, que tem letra de Joaquim Osório Duque Estrada e música de Francisco Manuel da Silva. Se for executado ao vivo, informe quem irá cantar ou tocar. Não há necessidade de dizer que o Hino Nacional deve ser acompanhado de pé ou em posição de respeito. Espera-se que todos os brasileiros se portem assim diante desse símbolo da nação. Em cerimonias em que se tenha de executar Hino Nacional estrangeiro, este deve preceder o Hino nacional Brasileiro por cortesia Mestre de Cerimônias Em cerimonias formais, é imprescindível a presença do mestre de cerimonias. Esse profissional é responsável por fazer a locução do evento e não deve ser confundido com o cerimonialista. O bom desempenho do mestre de cerimônia pode fazer do evento um sucesso. O mestre de cerimonias deve ter boa dicção, boa voz e boa leitura e estar sempre com boa aparência, ter conhecimento sobre cerimonial público, ordem de precedência e estar familiarizado com o roteiro de evento, estando sempre em contato com os coordenadores do evento. O profissional precisa ser discreto e seguro em suas apresentações. Sua função principal é mediar a cerimônia e dá um tom formal a ela Cerimonialista Cerimonialista é a pessoa encarregada do desenvolvimento e condução do cerimonial. É o profissional responsável pelo cumprimento das normas protocolares, regras de etiqueta, assim como pelos detalhes do evento.

22 3. TIPOS DE EVENTOS Listaremos, a seguir, os tipos mais comuns de eventos realizados no IFMA. 3.1 Programa de visitas É uma atividade que muitas empresas realizam no intuito divulgar a organização e propiciar aproximação entre organização e público. Recebem-se grupos em sua área física, seguindo uma programação preparada. É também conhecida como política de portas abertas. 3.2 Concursos São competições que estimulam o público e o familiarizam com a instituição. Podem ser feitos tanto com o público interno, quando com acionistas, distribuidores e público externo. 3.3 Exposições, Feiras, Salões e Mostras São eventos que têm por objetivo divulgar ou vender produtos. Essas formas de expor apresentam características diferentes: A exposição é fixa e visa a apenas divulgar; a feira é ampla, fixa e visa vender; o salão é amplo, fixo e visa divulgar; e a mostra é pequena, circulante e visa a apenas divulgar. 3.4 Conferência É a exposição de um assunto informativo, técnico ou cientifico por pessoa reconhecidamente competente no assunto, para um grande número de pessoas. A palavra pode ser dada à plateia e requer um presidente de mesa/mediador para apresentar o conferencista.

23 3.5 Vídeoconferência Já bastante usada no Brasil, a videoconferência é a apresentação de um tema a um grupo de pessoas em locais diferentes. Feita por meio de recursos audiovisuais e eletrônicos, é necessária uma boa transmissão para que a interação entre os participantes aconteça de forma eficiente. Para garantir isso, acione o setor responsável pela tecnologia da informação (TI) no seu campus ou na Reitoria. 3.6 Palestra Menos formal que a conferência, a palestra expõe um assunto para uma plateia. O assunto é geralmente de natureza educativa e os participantes já têm conhecimento sobre o assunto. Após a apresentação, deve haver abertura para perguntas. 3.7 Colóquio Este tipo de evento é mais utilizado por classes específicas de profissionais. Consiste na exposição de um tema em reunião fechada sob coordenação e tem por objetivo tomar decisões ou esclarecer um tema. 3.8 Workshop Este vento pode fazer parte de um evento maior. Ele se divide em duas partes, uma expositora e outra demonstrativa ou prática, em que os participantes testam os conhecimentos recebidos. É um evento de cunho comercial/empresarial. 3.9 Jornada É um encontro promovido por entidades de classe de âmbito regional com o objetivo de discutir periodicamente assuntos de interesse do grupo. Tem duração de vários dias e as conclusões podem servir de diretriz para a classe.

24 3.10 Entrevista Coletiva Consiste na explanação rápida do entrevistado (determinados indivíduos, representantes de organizações governamentais ou empresariais, políticos), seguida de questionamentos da imprensa. Este tipo d encontro requer um cuidado mais elaborado com a preparação de espaço e material a ser entregue a mídia, como: press-kit aos jornalistas, sala, cadeiras, serviços e água e café e elaboração de convites para a coletiva Oficina Apresenta as mesmas características do workshop, porém é mais utilizada na área educacional Fórum Caracteriza-se pela discussão e debate de exposições feitas com a presença de um coordenador. Ao final, o coordenador colhe as opiniões e apresenta a opinião da maioria. Este tipo de encontro pode ter duração de um ou mais dias Assinatura de convênios O evento é de suma importância para aprofundar o relacionamento institucional. É preciso atentar aos detalhes de todas as entidades envolvidas na assinatura, destacar os benefícios e o histórico dos convênios, identificação visual da instituição e dos parceiros. É necessária uma mesa auxiliar para fazer a assinatura.

25 3.14 Mesa-Redonda Neste encontro, os expositores ficam sob a coordenação de um moderador, com tempo limitado para exposição e a plateia pode encaminhar perguntas à mesa. A mesa-redonda pode ser aberta ou fechada. A primeira modalidade permite a intervenção da plateia e a segunda restringe a participação aos apresentadores Painel Caracteriza-se por um quadro de apresentações, no qual um orador principal e até quatro painelistas explanam sua visão sobre um tema predeterminado. É necessária a presença de um moderador, que coordena os trabalhos e fixa as regras do evento. É geralmente dividido em dois momentos, um primeiro de apresentação do tema e um segundo em que os painelistas discutem os temas abordados e respondem perguntas Debate É a discussão entre duas pessoas que defendem pontos de vista geralmente antagônicos sobre um tema. Exige a presença de um moderador ou mediador, que estabelece as regras do evento. Pode ser aberto ao público, mas a plateia só pode participar com aplausos e protestos moderados. As perguntas deverão ser feitas pelo moderador ou por pessoas especialmente convidadas para esse fim Brainstorming É a chamada tempestade de ideias, um tipo de encontro no qual as pessoas propõem ideias acerca de um problema de forma espontânea e rápida. O coordenador fica responsável por selecionar as melhores ideias. Tem, portanto, uma fase criativa e outra avaliativa.

26 3.18 Congresso É um evento de grande porte, realizado em vários dias, em que há outros encontros dentro dele, assim como atividades sociais e culturais para os participantes. É promovido por entidades associativas e tem por finalidade estudar temas e chegar a uma conclusão sobre eles Seminário Tipo de encontro em que são feitas exposições por uma ou mais pessoas, com a presença de um coordenador. Geralmente, divide-se em três fases: exposição, discussão e conclusão. O assunto exposto é do conhecimento da plateia e as decisões podem ser adotadas pela área Simpósio São vários expositores, com a presença de um coordenador, mas se difere da mesaredonda por não haver debate entre os expositores e com a participação ativa da plateia com perguntas a mesa. Ao final, o coordenador apresenta uma conclusão representando a maioria das opiniões Semana Este tipo de encontro é semelhante ao congresso e pode ser dividido nos seguintes seguimentos: acadêmico e empresarial. As pessoas se reúnem para discutir assuntos de interesse comum. 4. COLAÇÃO DE GRAU

27 Pela natureza da nossa instituição, dedicamos um capítulo especial às colações de grau e solenidades de formatura dos cursos técnicos de nível médio. Para este item, tomamos como base as normas do Cerimonial Universitário, já consagrado pela tradição das universidades ocidentais. 4.1 Simbologia e Ritos O IFMA deve manter seus símbolos em permanente uso e da maneira correta, para que, com o passar dos anos, sua imagem se consolide, a respeitabilidade se concretize e a credibilidade seja perene. Os símbolos ajudam a construir o patrimônio sociocultural da instituição. Dentre os elementos simbólicos estão as vestes próprias de cada solenidade e cerimônia: - A Capa Acadêmica e o Capelo; - A Beca Professoral; - A Beca Reitorial, a Samarra Reitorial e Doutoral; - O Capelo Reitoral. Com exceção da beca, que é na cor preta em todos os casos, os demais elementos do vestiário reitoral e doutoral adotam as cores específicas de conhecimento de cada titular (verde, vermelha, azul ou amarelo). Mas a Samarra Reitoral é branca, simbolizando o somatório de todas as áreas do conhecimento, o que o torna magnífico. 4.2 Recomendações de uso A universidade adotou as vestes talares desde o século XIII, com o surgimento da primeira autoridade específica da instituição que a dirigia com todos os poderes. Hoje em dia, as vestes talares não cabem a qualquer cerimônia. O cerimonial das universidades brasileiras segue historicamente o cerimonial da Universidade de Coimbra, em Portugal, por motivos óbvios, decorrentes do nosso processo de colonização.

28 A veste dos professores é composta apenas de uma beca longa, na cor preta, com torçal, borla, pendente, tarja na cor da área do conhecimento do docente. As Vestes Talares Doutorais compõem-se de beca preta, samarra na cor da área de conhecimento do doutor e capelo, também da mesma cor. As Vestes Talares Reitorais são compostas de beca preta igual à de professores, samarra e capelo na cor branca, colar reitoral e o bastão. Essas vestes são de uso exclusivo do reitor. Samarra Capelo Beca 4.3 Solenidade de Colação de Grau A Colação de Grau é obrigatória para emissão do diploma e em nenhuma hipótese é dispensada. De acordo com a Resolução nº 059/2012, a Colação de Grau pode ocorrer de duas formas: I) Sessão solene; II) Sessão especial. Só poderá participar da solenidade o estudante que concluiu os conteúdos e a carga horária mínima previstos no Projeto Pedagógico Curricular. Em hipótese alguma, será permitida a participação simbólica de alunos que não estejam aptos a colar grau. A Coordenação de Comunicação e Eventos é responsável pela supervisão das colações de grau. Em cada campus, deve ser constituída uma Coordenação de Eventos, que ficará responsável por organizar a solenidade.

29 4.4 Data A data da Colação de Grau será definida pela Coordenação de Eventos, em consonância com a Diretoria de Ensino e a Direção Geral, seguindo o calendário acadêmico. Cada campus terá apenas uma sessão solene de Colação de Grau no ano letivo, com participação de todos os cursos. 4.5 Relação de Formandos À Diretoria de Cursos superiores ou equivalente nos campi cabe o levantamento dos alunos aptos a participar da Colação de Grau e depois informar à Coordenação de Eventos. 4.6 Comissão de Formatura Cada turma de formandos deverá indicar um representante para compor a Comissão de Formatura, que fará a interlocução com a Coordenação de Eventos do campus. 4.7 Juramentista Para cada curso, haverá apenas um juramentista, que representará os demais alunos (lista de juramentos em anexo). Os formandos devem ficar de pé, com o braço direito estendido, para repetir o juramento. Logo após, o juramentista dirigese à frente do reitor, para receber o grau com a imposição do capelo. Enquanto isso, os demais alunos devem permanecer de pé. 4.8 Orador A Comissão de Formatura deverá eleger um aluno, que fará o discurso representando os formandos de todos os cursos. O ideal é que o orador escreva seu

30 discurso previamente e, se precisar de ajuda, pode consultar a Coordenação de Eventos. 4.9 Paraninfo e Patrono A Comissão de formatura deverá informar, com um mês de antecedência, os paraninfos (01 por curso), patronos (até 02 por curso), o nome da turma e os professores homenageados. A comissão fica responsável por fazer o convite. Os paraninfos, patronos e nome de turma serão escolhidos pela comissão de formatura, em comum acordo com os demais formandos, e devem ser informados, pelo menos, um mês antes da formatura. Paraninfo/paraninfa são os padrinhos ou madrinhas dos formandos. É uma personalidade destacada no âmbito do corpo científico da área dos formandos. Sugere-se que seja um professor ou professora de forte relação com o curso ou com a instituição. Patrono/patronesse é uma personalidade considerada como referência profissional e/ou pessoal para os formandos. É aquele no qual os formandos se inspiram ou quem os ajudou materialmente nos eventos da Colação de Grau. O patrono não tem espaço de fala na solenidade. Quando o número de paraninfos for maior que 4 (quatro) não é indicado que estes componham a mesa de honra. Sugere-se a organização de um lugar de honra para que paraninfos, patronos e professores homenageados tenham destaque na cerimônia, mas sem assoberbar a mesa de honra Homenageados A quantidade de homenageados, por curso, será decidida pela Coordenação de Eventos do campus, em comum acordo com a comissão de formatura e Direção Geral, com antecedência mínima de um mês, para que sejam providenciadas as placas de homenagens ou qualquer outro tipo de honraria. Só poderão ser homenageados paraninfos, professores e funcionários do IFMA. Demais homenagens deverão ocorrer fora da solenidade de Colação de Grau.

31 4.11 Discursos Os discursos proferidos nas sessões solenes são restritos a quatro: reitor, diretor geral do campus, paraninfo e do orador. Quando da presença do prefeito municipal onde está localizado o campus ou do governador, também será concedida a fala a essa autoridades. Cada discurso deve ter duração de, no máximo, cinco minutos, exceto o do reitor que pode chegar a dez minutos Festas Os eventos de aula da saudade, aposição de placa, cerimônias religiosas e baile de formatura são de responsabilidade das turmas concluintes, podendo a Coordenação de Eventos orientá-las, se solicitado Entrega de diplomas Caso os diplomas ainda não estejam prontos, pode ser feita a entrega simbólica do canudo. No ato solene, o reitor, o coordenador do curso e paraninfo dirigem-se à frente da mesa e entregam o diploma aos formandos. Com essa disposição, evitase posições estranhas nas fotos, quando o formando tem que se curvar sobre a mesa diretora. Quando a quantidade de formandos for maior que 20 (vinte), apenas o juramentista representará os colegas na imposição do capelo e não haverá entrega de diplomas, mas todos terão seu nome citado na lista de formandos Ata A cerimônia de Colação de Grau deve ser lavrada em Ata, que precisa ser assinada pelos membros que compõem a mesa. Este ato é de responsabilidade da Secretaria Escolar de cada campus. A Diretoria de Ensino deverá enviar cópia da Ata ao Núcleo

32 de Registro e Expedição de Diploma da Pró-Reitoria de Ensino, no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis Contratação de serviços A Comissão de Formatura é responsável pela contratação e remuneração de profissionais de fotografia e filmagens, devendo enviar à Coordenação de Comunicação e Eventos a relação dos contratados para que seja providenciado o credenciamento, que dará acesso ao local do evento. A solicitação deverá ser feita por requerimento, com no mínimo 10 (dez) dias de antecedência Sessões especiais de Colação de Grau As sessões especiais de Colação de Grau só poderão ser realizadas no prazo de 30 (trinta) dias úteis antes ou após a sessão solene do ano letivo. Outros casos devem ser justificados e deferidos pela Direção Geral de cada campus. O aluno pode requerer colação especial nos seguintes casos: I) For aprovado em concurso público ou processo seletivo; II) For aprovado em curso de pós-graduação stricto sensu; III) For contratado ou promovido. A solicitação de Colação de Grau, na forma de sessão especial, será protocolada mediante requerimento, justificativa e documentação comprobatória dirigido à Coordenadoria do curso ao qual está vinculado. À coordenação cabe verificar a situação acadêmica do aluno e encaminhar o processo ao Colegiado do Curso, que deferirá ou não o pedido. Em seguida, deverá ser encaminhado à Direção Geral para parecer final e à Pró-Reitoria de Ensino para ciência Sessão especial As sessões especiais de Colação de Grau deverão ser presididas pelo diretor geral e realizadas em seu gabinete. Deverá ser lavrada ata de Colação de Grau, que será,

33 posteriormente, encaminhada à Diretoria de Ensino ou equivalente, no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis, para fins de registro e arquivamento Formatura dos Cursos Técnicos O planejamento das solenidades de formatura dos Cursos Técnicos de Nível Médio deve seguir as mesmas recomendações das Colações de Grau. No ato solene, a diferença é que as autoridades não precisam usar as vestes talares, com exceção dos paraninfos, que também poderão compor a mesa Outros eventos do IFMA No IFMA, outras das solenidades e cerimônias mais comuns são: - Aulas inaugurais; - Transmissão de cargo; - Lançamento de pedra fundamental; - Inauguração de campus; - Lançamento de livros e obras; - Posses.

34 5. EQUIPE DE COMUNICAÇÃO DO IFMA A Coordenação de Comunicação e Eventos, localizada na Reitoria do IFMA, possui uma equipe multidisciplinar de profissionais, que podem auxiliar as comissões de eventos. Esses comunicólogos têm importância fundamental no processo de planejamento, organização e cobertura dos eventos institucionais além de outras atividades inerentes a cada profissional. A solicitação do acompanhamento dos trabalhos desses profissionais deve ser feita com antecedência mínima de 30 dias para que os profissionais tenham tempo hábil para desempenharem um bom trabalho. É importante salientar que esse prazo pode variar de acordo com a amplitude do evento, por exemplo, eventos como congressos exigem um planejamento prévio de no mínimo um ano. Observação importante: não deixe para buscar a equipe de comunicação apenas no momento da execução do evento. Esses profissionais podem tornar seu evento mais eficaz e eficiente se atuarem desde o planejamento. 5.1 Competência da Coordenação de Comunicação e Eventos quanto a organização de eventos Planejamento, acompanhamento, coordenação, organização, execução e avaliação do evento. Elaboração material gráfico Cobertura jornalística (elaboração de matéria, fotografia e filmagem para fins institucionais) Prestar consultoria a campus, departamentos e diretorias que realizarem eventos de pequeno porte. Organizar todas as solenidades em que o reitor do IFMA estiver presente. Propor e garantir o cumprimento das normas de cerimonial público Elaborar e expedir convites oficiais. Demais convites serão supervisionados pela Coordenação e enviados por cada setor competente. Em solenidades promovidas pelo IFMA, a equipe de comunicação ficará responsável por organizar e supervisionar quanto à: Escolha do local onde se realizará o evento; Indicação do tipo de serviço que será oferecido Sugerir as autoridades a serem convidadas

35 Recepção e acomodação de autoridades Coordenação da montagem da sala VIP; Composição de mesa de honra, locais reservados e cuidados com o dispositivo de bandeiras; Estabelecimento da ordem do dia, ordem de discurso e elaboração de roteiro para mestre de cerimonias, assim como nominatas; Em casos de descerramento de placa, observar a cobertura da mesma, disposição das autoridades no momento do ato solene e sugestão das autoridades que executarão o descerramento; Manter contato com outras equipes de cerimonial que se farão presente no evento. OBS: O trabalho de cerimonial poderá ser executado por empresa especializada neste serviço e contratada pelo IFMA. Neste caso, à equipe de comunicação cabe a coordenação das atividades realizadas por esses profissionais. 5.2 Relações Públicas É comum o profissional de Relações Públicas ter seu trabalho associado apenas com a função de Organizador de eventos ou muitas vezes como cerimonialista. Organizar eventos é uma das muitas atividades que o profissional de Relações Públicas pode desenvolver em uma instituição. A organização de eventos aparece como uma estratégia de comunicação aproximativa utilizada para concretização de uma atividade específica do profissional de Relações Públicas que é a integração da instituição na comunidade. Por ser um especialista em públicos é fundamental o trabalho deste profissional no planejamento, organização e execução de um evento para que este atinja seu público alvo, tornando-se assim um evento bem sucedido. Além da organização de eventos, de acordo com o Decreto N de 26 de setembro de 1968 são atividades específicas do profissional de Relações Públicas às que dizem respeito à (art 4º): a) à orientação de dirigentes de instituições públicas ou privadas na formulação de políticas de Relações Públicas; b) à promoção de maior integração da instituição na comunidade;

36 c) à informação e a orientação da opinião sobre objetivos elevados de uma instituição; d) ao assessoramento na solução de problemas institucionais que influam na posição da entidade perante a opinião pública; e) ao planejamento e execução de campanhas de opinião pública; f) à consultoria externa de Relações Públicas junto a dirigentes de instituições; g) ao ensino de disciplinas específicas ou de técnicas de Relações Públicas, oficialmente estabelecido. (BRASIL, 1968) 5.3 Programação Visual (Design Gráfico) Este profissional é responsável por buscar soluções criativas que englobam um conjunto de conceitos, ferramentas e processos de inovação orientados pelo design com ênfase na convergência das plataformas da comunicação visual, gráficas e digitais, centrados no público. Ele executar atividades relativas ao planejamento, organização, controle e execução de atividades de Programação Visual (Design Gráfico) seguindo normas de segurança, higiene, qualidade e preservação ambiental. Atuação Design Editorial; Sinalização de ambientes internos e externos; Direção de arte; Ilustração; Design de interfaces, incluindo aplicativos e web design; Identidade Visual; Branding; Integração e suporte à demais atividades de comunicação e publicidade.

37 5.4 Jornalista O Jornalismo é uma atividade profissional que consiste em coletar, redigir, editar e publicar informações de interesse público. O jornalista é o profissional da notícia. Em seu ofício, ele utiliza diversos canais para fazer a informação circular, como jornais impressos, revistas, rádio, TV e internet, visando sempre adaptar a abordagem e a linguagem dos conteúdos de acordo com a natureza da informação e o(s) público(s) que se pretende alcançar. Nos eventos institucionais, o papel do jornalista é contribuir com a construção de uma imagem positiva, ressaltando ações de ensino, pesquisa e extensão, com o propósito de gerar credibilidade e confiança na opinião pública. Assim, por meio de registros fotográficos, textuais ou audiovisuais, deve-se dar visibilidade ao que está sendo produzido no IFMA, para prestar contas dos recursos públicos utilizados e promover a transparência da gestão. Nem todos os eventos demandam a presença de um jornalista; critérios como abrangência (quantidade de pessoas que o acontecimento envolve) e interesse público (assuntos relacionados à coletividade e que possam contribuir com o desenvolvimento social) devem ser levados em consideração para definir se a atividade deve ser divulgada em veículos jornalísticos ou apenas internamente. 5.5 Porte dos eventos e participação da equipe de comunicação Identificar o porte de um evento é importante para se definir o quantitativo de profissionais que serão necessários em sua organização assim como influencia diretamente nos prazos que serão utilizados. Um evento de grande porte exige o envolvimento de uma equipe de profissionais maior e seu planejamento deve se iniciar com antecedência suficiente para que todos os trabalhos envolvidos na realização do evento sejam concluídos com brevidade, deixando sempre uma margem de tempo para correções e aperfeiçoamento. Evento de pequeno porte, ao contrário dos de grande porte, exigem menor tempo para seu planejamento assim como não necessitam de uma grande equipe de profissionais envolvidos em sua organização. Nestes casos, a equipe de