MANUAL DO FORMANDO E DAS COMISSÕES DE FORMATURA

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1 MANUAL DO FORMANDO E DAS COMISSÕES DE FORMATURA SETOR DE FORMATURAS ASSESSORIA DE RELAÇÕES PÚBLICAS SECRETARIA DE COMUNICAÇÃO Agosto de 2012

2 1 ÍNDICE Página 1. Regulamento das solenidades de Colação de Grau 2 2. Cerimonial de Formaturas Compete ao Setor de Formaturas 3 3. Comissão de Formatura Compete à Comissão de Formatura 4 4. Colação de Grau 6 5. Sessão Solene de Colação de Grau Como participar da Sessão Solene de Colação de Grau Convite de Formatura - orientações Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau Requerimento de Formatura Requerimento do Diploma 14

3 2 1. Regulamento das solenidades de Colação de Grau O regulamento das solenidades de Colação de Grau da PUC Minas (Resolução 08/2006) está disponível no Sistema de Gestão Acadêmica, conhecido e utilizado pelo corpo discente da Instituição: SGA-aluno>Documentos>Cerimonial de Formaturas. O documento será aplicado aos alunos da Universidade que cumprirem a determinação do seguinte artigo do regulamento: Art. 2.º - Participarão das solenidades de Colação de Grau todos os concluintes de curso que tiverem cumprido integralmente, com aprovação, todo o currículo do curso de graduação. 2. Cerimonial de Formaturas As atividades de cerimonial de formaturas da PUC Minas são realizadas pelo Setor de Formaturas, ligado à Secretaria de Comunicação da Universidade. O setor é responsável pela organização das solenidades de Colação de Grau e realização do Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau, competindo-lhe estabelecer ligação entre o Reitor e a Comissão de Formatura de cada curso. No campus Coração Eucarístico, o Setor de Formaturas está localizado no Prédio 6, subsolo, sala 105. Nos demais campi e unidades, as atividades de cerimonial de formaturas, vinculadas ao Setor de Formaturas, são realizadas por meio das Assessorias de Comunicação.

4 3 Os setores responsáveis pelas realizações das solenidades de Colação de Grau, mencionados acima, estão subordinados à Assessoria de Relações Públicas/Secretaria de Comunicação da PUC Minas/Reitoria da PUC Minas Compete ao Setor de Formaturas: cadastrar as Comissões de Formaturas e manter diálogo constante visando a dar orientações sobre a Solenidade de Colação de Grau; contratar empresas de cerimonial para atuar no evento; coordenar a solenidade de Colação de Grau; reunir-se com as comissões para esclarecimentos; reunir-se com a empresa de cerimonial para ajustarem a solenidade de Colação de Grau; instruir os formandos, juntamente com a empresa de cerimonial, para a solenidade de Colação de Grau; receber a Ata de Formatura do Centro de Registro Acadêmico CRA da PUC Minas; elaborar a pauta do evento de Colação de Grau.

5 4 3. Comissão de Formatura A Comissão de Formatura, representante dos formandos de um curso, é constituída por um grupo de alunos escolhidos pela turma, que têm sob sua responsabilidade o planejamento e a organização dos eventos relacionados à Colação de Grau. Todas as decisões da Comissão de Formatura relacionadas à solenidade de Colação de Grau e Missa em Ação de Graças devem estar em conformidade com as normas da Universidade, descritas na Resolução 08/2006 (conf. Item 1 deste manual). 3.1 Compete à Comissão de Formatura Na preparação das Sessões Solenes de Colação de Grau: representar a turma dos formandos junto à PUC Minas, mantendo diálogo constante com o Setor de Formaturas ou com as Assessorias de Comunicação nas Unidades da PUC Minas; agendar no Sistema de Gestão de Formaturas (SGF), até dois anos antes do evento, a solenidade de Colação de Grau e reservar um dos espaços oferecidos pela Universidade. Tal agendamento deve observar as datas de realização das provas do Enade, uma vez que o aluno, por lei, só pode colar grau depois de ter se submetido ao Exame Nacional de Desempenho, caso seja convocado pelo MEC;

6 5 acompanhar todos os procedimentos instituídos pela PUC Minas referentes à formatura; contratar os serviços gráficos para confecção do convite da turma; apresentar o convite (boneca) ao Setor de Formaturas ou nas Assessorias de Comunicação nas Unidades da PUC Minas, antes da impressão, para verificação e aprovação dos dados Institucionais da PUC Minas inseridos no convite; contratar os serviços de filmagem e fotografia; adquirir os presentes para os homenageados dos formandos, caso seja uma decisão da turma prestar homenagens durante a solenidade. Observação: Esses itens são opcionais e, por isso, não serão condicionantes para a efetiva participação do concluinte de curso na solenidade de Colação de Grau. Em relação ao(s) Ato(s) de Ação de Graças, nas modalidades previstas no Art. 5º da Resolução 08/2006, compete à Comissão de Formatura agendar e organizar o(s) evento(s), podendo contar com as orientações do setor de Ação Pastoral Universitária, presente em todos os campi e unidades.

7 6 4. Colação de Grau Colação de Grau é o ato pelo qual o Reitor ou seu representante, em sessão solene, confere aos concluintes dos cursos de graduação da PUC Minas o respectivo grau, com declaração do título a que fazem jus. A conferência de grau acontecerá em duas situações, conforme a opção do formando, ao requerer sua formatura pelo SGA, no início do último semestre letivo do curso: a) Sessão Solene de Colação de Grau; b) Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau. 5. Sessão Solene de Colação de Grau A solenidade de Colação de Grau é a cerimônia oficial de encerramento do curso de graduação e obedece ao protocolo previsto no Art. 5º da Resolução 08/2006. Todos os concluintes dos cursos de graduação da PUC Minas têm direito de participar dessa solenidade, considerado o disposto no Art. 2º da resolução supracitada Como participar da Sessão Solene de Colação de Grau participarão das solenidades de Colação de Grau todos os concluintes de curso que tiverem cumprido

8 7 integralmente, com aprovação, todo o currículo do curso de graduação; a relação de prováveis formandos será divulgada pelas Secretarias Acadêmicas dos cursos, ao final do semestre letivo; para participar do convite da turma e dos outros eventos da formatura (Ato de Ação de Graças e Baile), os concluintes de curso terão o prazo máximo de 30 dias, a partir do início do semestre letivo, para se apresentarem às Comissões de Formatura; ao requerer a formatura pelo SGA-aluno, o (a) formando (a) que optar pela solenidade de Colação de Grau deverá efetuar o pagamento referente às Despesas com Cerimonial, cujo boleto bancário será impresso juntamente com o requerimento de formatura; as Despesas com Cerimonial referem-se aos serviços de assessoria oferecidos pelo Setor de Formaturas às Comissões de Formatura durante o planejamento e realização da solenidade de Colação de Grau. Estão incluídos nos serviços: equipe de profissionais (mestre de cerimônias, coordenador de cerimonial, operador de som, recepcionistas, seguranças e garçom), ensaio, preparação do espaço (mesa, cadeiras, parlatório, equipamento de

9 8 som e bandeiras), ornamentação, pauta da solenidade, beca, capelo e canudo simbólico; as Comissões de Formatura deverão optar por um dos locais oferecidos pela Universidade para a realização da solenidade de Colação de Grau (ver relação de locais no SGA>Documentos> Cerimonial de Formaturas>Auditórios), não podendo contratar cerimoniais para esse evento; ao agendar a solenidade de colação de grau, a Comissão de Formatura deverá estar atenta para as seguintes instruções: a) as solenidades acontecerão em dias úteis, nos horários de 18h30 e 21 horas. Aos sábados, às 10 horas, 16 horas, 18h30 e 21 horas. Nos campi de Arcos, Guanhães, Poços de Caldas e Serro, os horários serão definidos e divulgados pelos setores responsáveis pela organização das solenidades; b) não agendar solenidades na segunda quinzena de julho nem na primeira de janeiro; c) no período letivo, não são realizadas solenidades de colação de grau nos auditórios e teatro da Universidade. Nesse período, as solenidades acontecerão somente aos sábados, nos horários supracitados; nas Sessões Solenes de Colação de Grau, de acordo com o protocolo da cerimônia (art. 5º), o orador e o paraninfo

10 9 têm direito a discursar, sendo o tempo de cada discurso de aproximadamente 5 minutos. Além do orador, terão participação na cerimônia mais três alunos para: a) leitura do juramento; b) leitura da mensagem de homenagem aos pais; e c) leitura da mensagem aos pais ausentes (1 aluno por texto); serão agendados e divulgados os ensaios de formatura das turmas. A presença e a participação do formando nos ensaios são imprescindíveis, para maior interação, distribuição dos convites individuais e esclarecimentos, caso haja dúvidas; na PUC Minas Coração Eucarístico e demais unidades onde são realizadas Colações de Grau, o uso do estacionamento pelos convidados está liberado; após a solenidade de Colação de Grau, é permitida a exibição de um vídeofoto da turma (fotos antigas dos formandos e fotos atuais) ou de um vídeo acadêmico; a divisão de convites individuais será feita com a lista de prováveis formandos no dia do ensaio da Colação de Grau, de acordo com o número de assentos do local escolhido pela turma para a realização da solenidade e com o número de prováveis formandos inseridos na lista; durante as cerimônias, não serão permitidos: presença de alunos no palco, o uso de vídeos de qualquer natureza,

11 10 músicas não apropriadas à solenidade, bebidas alcoólicas, confetes, serpentinas, balões, instrumentos de percussão, buzinas, apitos e faixas. O material que porventura for utilizado será recolhido pela equipe de organização do evento; o formando só poderá colar grau (em Sessão Solene ou em Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau) no campus/unidade de origem; a instalação de placas de formatura nos prédios da Universidade está suspensa por tempo indeterminado. Observações: a) Caso o aluno pague as Despesas com Cerimonial e, por qualquer motivo, não participe da solenidade de Colação de Grau, poderá solicitar a devolução do respectivo valor ao Centro de Registros Acadêmicos (alunos do campus Coração Eucarístico). Nos demais campi e unidades da Universidade, a devolução do valor será solicitada à Divisão Financeira. b) Caso tenha sido reprovado, o aluno poderá manter o crédito para a sua participação em uma solenidade futura. No entanto, deverá requerer novamente a formatura, via SGA, no início do semestre de conclusão do curso.

12 Convite de formatura o texto dos convites para as solenidades de Colação de Grau será submetido à aprovação do Setor de Formaturas e das Assessorias de Comunicação nas Unidades da PUC Minas; as despesas decorrentes da criação e confecção dos convites correrão por conta dos concluintes de curso; para ter o seu nome no convite de formatura, o interessado deverá procurar a comissão de formatura do seu curso, além de certificar-se de sua condição como provável formando. não é permitida a inserção de fotos de festas, confraternizações, churrascos e outros, que apresentem alunos com fantasias, trajes de banho e bebidas alcoólicas; com relação ao item Homenagens, do convite de formatura, é importante ressaltar que o Paraninfo (padrinho; professor homenageado pelo exercício exemplar do magistério), o Patrono (homenageado pelas qualidades profissionais) e demais homenageados serão escolhidos pela turma, no último período do currículo do curso;

13 12 compete à Comissão de Formatura convidar os homenageados para as solenidades enviando, a cada um, o convite de formatura. Observação: Caso o provável formando seja reprovado, a inclusão do seu nome no convite de formatura não lhe garantirá o direito de participar da solenidade de Colação de Grau. 6. Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau O concluinte de curso que não optou pela sessão solene de Colação de Grau deverá aguardar as instruções a serem divulgadas pelo Setor de Formaturas sobre o Ato Acadêmico Interno de Colação de Grau. Nesse caso, não será necessário o pagamento das Despesas com Cerimonial. esse ato será realizado em data, horário e local a serem definidos e divulgados pelo Setor de Formatura da Universidade; contará com a presença de todos os formandos que, no campus/unidade, dele deverão participar por opção; o formando poderá estar acompanhado de, no máximo, 2 (dois) convidados;

14 13 todo o serviço de cerimonial será executado pela equipe interna da PUC Minas, na presença do Reitor ou de seu representante por ele designado. 7. Requerimento de Formatura Nas datas previstas no Calendário Escolar, o aluno provável formando deverá requerer, no SGA-aluno, sua Colação de Grau, optando pela Sessão Solene ou pelo Ato Acadêmico Interno, anexando ao requerimento cópia da certidão de nascimento e/ou casamento e da carteira de identidade. Toda a documentação deverá ser entregue à Secretaria Acadêmica do seu curso/unidade. Para verificação da situação escolar dos alunos, os requerimentos serão enviados pela Secretaria do Curso/Unidade ao órgão responsável pelo registro acadêmico, que, após análise do requerimento, enviará o relatório de prováveis formandos à Secretaria do Curso/Unidade. Compete ao formando acompanhar o processo do requerimento, junto à Secretaria Acadêmica do curso. 8. Requerimento do diploma A expedição e a entrega da Declaração de Conclusão do Curso e do Diploma somente poderão ocorrer após a participação nos eventos de Colação de Grau. O aluno ou seu procurador deverá se

15 14 dirigir ao órgão responsável pelo registro acadêmico para solicitar o Diploma e receber a Declaração de Conclusão do Curso. Os prazos para emissão de documentos são: - Declaração de Conclusão de Curso: três dias úteis após a Colação de Grau (não há taxa para a primeira via da declaração); - Diploma: 45 dias úteis após a solicitação (não a taxa para o diploma emitido em papel reciclado).