Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 1

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1 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 1

2 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 2 Índice dos Procedimentos Formatação de página com numeração personalizada... 3 Numeração automática da estrutura de tópicos... 4 Formatar páginas em retrato e paisagem no mesmo documento texto...5 Alterar a tabulação padrão...7 Modelo de documento... 8 Como montar índices...9 Como montar índices com hiperlinks...11 Marcas e Numeração Criando Formulários sem a utilização do Assistente Iniciar a numeração de página com número diferente de Numeração diferenciada para a folha da Capa Marca d'água no plano de fundo da página Mala direta...21 Proteção de uma Planilha Inserir dados externos...36

3 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 3 Formatação de página com numeração personalizada Passo a passo: Passo 1: Na primeira página altere o estilo da página de padrão para Primeira página. Clique com o botão direito do mouse na barra de status na palavra Padrão e escolha a opção primeira página Passo 2: Ainda na primeira página entre no menu Inserir Quebra Manual e escolha a opção quebra de página com estilo padrão Passo 3: Repita o procedimento acima quantas vezes for necessário. Quando chegar o momento da página seguinte ser numerada, entre no menu Inserir Quebra Manual e escolha a opção quebra de página com estilo Página à Direita. Habilite a opção Alterar número de página e escolha o número da página.

4 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 4 Passo 4: Entre no menu Inserir Rodapé e escolha a opção Página à Direita, a seguir entre novamente no meu Inserir e escolha Campos Número da página, posicione a numeração conforme desejar utilizando a tecla Tab ou o alinhamento do parágrafo. Passo 5: Em seguida, volte no menu Inserir Quebra Manual e escolha a opção quebra de página com estilo Página à Esquerda. Passo 6: Entre no menu Inserir Rodapé e escolha a opção Página à Esquerda, a seguir entre novamente no meu Inserir e escolha Campos Número da página, posicione a numeração conforme desejar utilizando a tecla Tab ou o alinhamento do parágrafo. Passo 7: Nas páginas seguintes repita a mesma operação dos passos 3 e 4. Numeração automática da estrutura de tópicos Para criar uma numeração de tópicos automática é necessário vincular o nível da numeração a um estilo de parágrafo, por exemplo: a formatação do parágrafo com Título 1 pode ser 1. e o título deste nível, a formatação com o Título 2 pode ser 1.1 e o título do nível 2. Menu Ferramentas Numeração da estrutura de tópicos:

5 Para entender sobre nível observe a ilustração a seguir: Nível 1 = 1. Nível 2 = 1.1 Nível 3 = Nível 4 = Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 5 Faremos um vinculo Título 1 com a numeração 1.; Título 2 com a numeração 1.1; Título 3 com a numeração Escolha nesta tela no campo número a opção 1,2,3... Selecione o nível 2. Faça a escolha da numeração Formatar páginas em retrato e paisagem no mesmo documento texto Para formatar um documento de texto com algumas páginas em retrato e outras em paisagem, siga as instruções abaixo: com o documento aberto crie um novo estilo de página utilizando do recurso do estilista (tecla F11) ou através do menu Formatar Estilos e formatação; clique no botão Estilos de página ; clique no botão Novo estilo a partir da seleção selecione a opção Novo estilo a partir da seleção; e

6 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 6 na janela aberta digite um nome para seu estilo e clique em OK; clique com o botão direito do mouse sobre o nome do estilo criado e selecione a opção Modificar; na janela aberta abra a guia Página e no campo Orientação selecione a opção Paisagem e clique no botão OK; clique em F11 para fechar o navegar de estilos; posicione o mouse no início da página onde deseja alterar a formatação e clique no menu Inserir Quebra manual. Selecione o tipo Quebra de página, selecione no campo Estilo o estilo criado anteriormente (no exemplo foi criado o estilo Paisagem) e depois clique no botão OK. Caso queira retornar à página padrão, posicione o mouse na página desejada e insira outra quebra manual e selecione o estilo padrão.

7 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 7 Alterar a tabulação padrão Menu Formatar Parágrafo Tabulações No campo Posição, digite os valores da tabulação, 2,00cm - por exemplo. Clique no botão Novo a cada valor adicionado e depois em OK Tipo de Tabulação: determina a posição do texto que será digitado após a tabulação. Caractere de preenchimento: preenche o espaço vazio à esquerda da tabulação com pontos, traços, barras ou com caracter escolhido. Tabulação Tabulação Tabulação Tabulação Este procedimento apenas cria uma tabulação para o documento que está em edição. Para alterar a tabulação padrão em todos os documentos do BrOffice.org Texto, siga o seguinte procedimento: Menu Ferramentas Opções Clique duas vezes em BrOffice.org Writer, em seguida no item Geral No campo Paradas de Tabulação escolha o valor desejado e depois clique em OK. Verifique no mesmo documento que a tabulação padrão de 1,25cm já será alterada.

8 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 8 Modelo de documento Crie um documento com as formatações necessárias. No exemplo a seguir, será criado um documento de texto com cabeçalho e rodapé. O cabeçalho terá um logotipo e o rodapé o número e o total de páginas. Depois de pronto este arquivo deverá ser salvo como modelo. Para isto:

9 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 9 Entre no Menu Arquivo Salvar Como. Digite um nome para este modelo e no campo Salvar como tipo, selecione a opção Modelo de texto do OpenDocument (.ott) Quando for necessário usar este modelo entre em Arquivo Novo Modelos e documentos. Selecione a pasta onde o modelo foi salvo e localize o documento. Clique no botão que mostra a pré-visualização na parte direita. Em seguida clique em Abrir. O documento modelo será aberto como documento padrão e poderá ser trabalhado normalmente. Como montar índices 1º passo Digite todo o documento. Deixe a primeira folha do documento vazia, pois, nela será inserido o índice. O importante é não formatar o título e subtítulos, ou seja, não mudar o tipo de letra, não colocar negrito, etc, pois, utilizaremos estilos de formatação de títulos que o BrOffice.org possui.

10 Procedimentos para utilização do BrOffice.org º passo Clique em Formatar Estilos e formatação Ou utilize a tecla F11 Abrirá esta janela ao lado Para formatar o título, subtítulo, etc, deixe o cursor sobre ele Clique duas vezes na formatação Título 1 Observação: Título1 equivale ao título principal Título 2 subtítulo Título 3 itens dos subtítulo, etc 3º passo Posicione o cursor na primeira página, onde será inserido o índice Entre no Menu Inserir índices e tabelas índices e sumário. No campo título poderá ser substituído o nome Sumário para qualquer outro nome. Pressione o botão OK. Automaticamente, aonde estava posicionado o cursor será inserido o índice, inclusive com o número da página que se encontra cada título, subtítulo, etc. Veja o exemplo abaixo:

11 Procedimentos para utilização do BrOffice.org Introdução blablablablablablabalbalblalalalalalblblbllabaababababa abababa abababa abababa abababa aba ba b ab ab abab aba. 2. Desenvolvimento de introdução dadada adadada adadada adada adadada adadada adadada adadadada adadadada adfadadad ada dadadadadadadd ada. 3. Conclusão da introdução gagaga agagaga agagagqa agagag agaga agagag agaga agagaga agaga agagag agagagag agagaga ga ga gagagagagaggga ga aggaga ga gag. Como montar índices com hiperlinks 1º passo Deve-se preparar todo o texto, com títulos, subtítulos, etc. Deixe uma folha do documento vazia, pois, nela será inserido o índice. O importante é não formatar manualmente o título e subtítulos para posteriormente formatá-los utilizando os estilo de parágrafo. 2º passo Selecione o título e tecle F11 Abrirá esta janela ao lado Para formatar o título deve-se clicar duas vezes em Título 1 Para formatar subtítulos: Selecione o subtítulo Clique duas vezes em Título 2 Observe: Título1 equivale ao título principal Título 2 subtítulo Título 3 itens dos subtítulo, etc

12 Procedimentos para utilização do BrOffice.org º passo Posicione o cursor na página onde será inserido o índice Entre no Menu Inserir Índices e Tabelas Índices e Sumários. Abrirá uma janela e no campo Título substitua Sumário pelo nome do índice Pressione o botão OK. Automaticamente, onde estava posicionado o cursor será inserido o índice, inclusive com o número da página que se encontra cada título, subtítulo, etc. Veja o exemplo abaixo: 1. Introdução blablablablablablabalbalblalalalalalblblbllabaababababa abababa abababa abababa abababa aba ba b ab ab abab aba. Desenvolvimento de introdução dadada adadada adadada adada adadada adadada adadada adadadada adadadada adfadadad ada dadadadadadadd ada. Conclusão da introdução gagaga agagaga agagagqa agagag agaga agagag agaga agagaga agaga agagag agagagag agagaga ga ga gagagagagaggga ga aggaga ga gag. Índice com Hiperlink Para incluir um hiperlink no índice, clique no índice com o botão direito do mouse e escolha Editar índice/índice geral.

13 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 13 Clique na guia Entradas. No campo Estrutura e Formatação, terá algumas opções de estrutura para criar o hiperlink: Número do capítulo, Entrada, Parada de Tabulação e Número da página. Número do capítulo Entrada Parada de tabulação Número da página No exemplo abaixo será criado um link no índice com o número da página. Clique no campo texto, ou seja, no retângulo em branco à direita da estrutura que indica o

14 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 14 número da página, a seguir, clique no botão de Hiperlink. Depois, clique no retângulo em branco à esquerda da estrutura que indica o número da página e clique no botão de Hiperlink. Esta operação indica onde o hiperlink deve iniciar e terminar, as letras LS e LE significam início e fim. Clique no botão Todos para que o hiperlink seja aplicado a todas as entradas do índice. Clique em Ok para encerrar. Marcas e Numeração Para trabalhar com a numeração de parágrafos (numeração/marcadores), conforme o exemplo a seguir, proceder da seguinte forma: Clique no menu Formatar Marcadores e numerações; Na guia Estrutura de Tópicos selecione a estrutura que seja mais semelhante a que se deseja construir; Na guia Posição pode-se formatar o alinhamento, espaçamento e posição do texto em

15 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 15 relação à numeração e por último clique em OK; Automaticamente, o item 1 irá aparecer na tela, exatamente na posição do cursor; Digite normalmente o texto e ao final pressione enter. Na linha abaixo, irá aparecer o nº 2, porém, se for necessário um sub-item do 1, pressione a tecla Tab, então, aparecerá 1.1. Digite o texto e ao final pressione enter, automaticamente, a seqüência da numeração será seguida. Quando houver a necessidade de inserir uma linha sem numeração entre um parágrafo e outro pressione as teclas shift + enter; Para prosseguir com a numeração dos parágrafos, pressione enter. Ao retornar de um sub-nível para um nível, ou seja, conforme o exemplo acima, do item 1.4 para o 2, pressione as teclas shift + tab; Obs.: Como opção, também podemos utilizar a barra flutuante, que será visualizada quando o cursor do mouse estiver posicionado nas marcas e numerações. Atribui ou remove pontos de marcação aos parágrafos selecionados Adiciona ou remove a numeração dos parágrafos selecionados Desativa a numeração ou os marcadores do parágrafo selecionado Move o parágrafo selecionado um nível acima na hierarquia de numeração ou de marcadores Move o parágrafo selecionado um nível abaixo na hierarquia de numeração ou de marcadores Desloca os parágrafos com sub pontos um nível de numeração para cima Desloca os parágrafos com sub pontos um nível para baixo Insere um parágrafo sem numeração. A numeração existente não será afetada Posiciona o parágrafo selecionado antes do parágrafo que está acima dele Posiciona o parágrafo selecionado antes do que está abaixo dele Move um parágrafo com subpontos para antes do parágrafo anterior Move um parágrafo com todos os seus sub pontos para depois do parágrafo seguinte Reinicia a numeração do texto Adiciona marcadores ou numeração ao parágrafo atual e permite editar o formato da numeração ou marcadores

16 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 16 Criando Formulários sem a utilização do Assistente Para criar um formulário sem o recurso do Assistente e sem, inicialmente, o vinculá-lo à um Banco de Dados, siga as instruções abaixo: abra o BrOffice.org Texto habilite a Barra de Controles de formulário através do menu Exibir Barras de Ferramentas Controles de formulário; será mostrado os Controles de formulário, conforme figura ao lado; escolha os campos que serão utilizados no seu formulário; clique sobre o campo desejado e posicione o mouse no local onde será inserido o campo; depois do formulário finalizado, clicar no botão Ativar/Desativar Modo Design ; para retornar ao modo esboço, clique novamente no mesmo botão; para formatar o formulário, selecione o campo e clique com o botão direito do mouse e será aberto uma janela; Exemplo: nesta janela, selecione a opção relativa ao tipo de formatação que queira fazer no campo ou no formulário. Observações: quando o campo estiver selecionado a barra de objetos será substituída, conforme figura abaixo.

17 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 17 Iniciar a numeração de página com número diferente de 1 Como inserir no cabeçalho do texto, um número de página que se inicia em um valor aleatório, tal como 654 e que siga contando automaticamente a partir daquele valor até última página do arquivo? Defina o estilo de sua página inicial como 'Primeira página', para isso na Barra de Status onde se encontra escrito Padrão, clique com o botão direito e escolha a opção Primeira página. Insira o cabeçalho nessa página, para isso menu Inserir Cabeçalho Primeira página e escreve o número que deseja iniciar na primeira página, no exemplo 654. Para que a numeração fique automática siga os seguintes passos: Posicione o cursor no corpo do texto; Insira uma quebra de página através do Menu Inserir Quebra manual; Na caixa de diálogo aberta, escolha o Tipo como Quebra de página e o Estilo como Padrão. Habilite Alternar número de página conforme o número inicial que deseja acrescido de 1. No exemplo: 654, seria o número 655. Repare que o cabeçalho foi inserido apenas na página inicial. Para as seguintes, adicione novamente um cabeçalho desta vez com o tipo 'Padrão', através do menu Inserir Cabeçalho Padrão; E insira o campo número da página para que a numeração fique automática através do menu Inserir Campos Número da página.

18 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 18 Numeração diferenciada para a folha da Capa Abra o documento de texto Acesse o Menu Inserir Quebra Manual Quebra de página e Ok Posicione o cursor na primeira página e clique com o botão direito do mouse na Barra de Status no campo que informa o estilo da página. Em seguida selecione a opção Primeira página. Posicione o cursor na segunda página em seguida, entre no Menu Formatar Parágrafo Fluxo de Texto, no campo Quebras proceda da seguinte maneira: A seguir, insira o cabeçalho ou rodapé padrão e o número da página no cabeçalho ou rodapé. Observação: Confira neste documento a formatação explicada. Marca d'água no plano de fundo da página Este procedimento tem a finalidade de demonstrar todos os passos para criar uma imagem no formato marca d'água e posicionar esta imagem no plano de fundo da página do texto. 1. Marca d'água Para transformar uma imagem no formato marca d'água insira esta imagem no BrOffice.org Draw (desenho) e trabalhe com os recursos da Barra de Figuras.

19 Para inserir a imagem: Menu Inserir Figura Do arquivo Localize o arquivo da imagem e clique no botão Abrir Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 19 Para transformar a imagem em marca d'água: Clique sobre a imagem inserida Em seguida, abaixo da Barra de Menu deverá aparecer a Barra de Figura. Caso não aparece esta barra clique no menu Exibir Barras de ferramentas e habilite a barra Figura No campo Padrão uma lista dos atributos de exibição da imagem selecionada será exibido Escolha a opção marca d'água Ilustração 1: Imagem no formato Marca d'água Clique sobre a imagem Acesse o Menu Arquivo Exportar Localize a pasta onde a imagem será salva Digite um nome para a imagem no campo Nome do arquivo No campo Formato do arquivo escolha a opção JPEG Deixe a caixa de Seleção habilitada, pois somente a imagem será salva e não o arquivo Clique em Salvar Inserir a marca d'água no plano de fundo: Acesse o menu Formatar Página Plano de Fundo No campo Como escolha a opção Figura

20 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 20 Clique em Procurar e localize a imagem Escolha a posição da imagem no plano de fundo Posição: habilita a grade de posição para escolha da localização da imagem Área: alonga a figura para preencher completamente o plano de fundo Lado a lado: repete a figura de forma que cubra completamente o plano de fundo Clique em Ok para finalizar Observação: para retirar a imagem no plano de fundo volte no plano de fundo da página e escolha a opção Cor, em seguida, Sem Preenchimento.

21 Introdução Mala direta Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 21 Antes de iniciar a confecção da mala direta iremos registrar os dados que serão utilizados nos campos da mala direta no Catálogo de Endereços do BrOffice.org. Os conteúdos dos campos de dados estarão disponíveis para serem utilizados em vários documentos. O catálogo de endereços é um exemplo do tipo de fonte de dados. Os modelos e assistentes do BrOffice.org utilizam campos do conteúdo do catálogo de endereços e quando ativados os campos gerais dos modelos serão automaticamente substituídos pelos campos da fonte de dados do catálogo de endereços. Assistente de Fonte de dados de endereços No menu Arquivo selecione Assistentes Fonte de dados de endereço. Mozilla/Netscape: selecione esta opção para utilizar um catálogo de endereços do Mozilla ou do Netscape. Thunderbird: esta opção utiliza um catálogo de endereços registrado no Thunderbird. Dados de endereços LDAP: selecione esta opção para utilizar dados registrados em um servidor LDAP. Catálogo de endereços do Outlook: selecione esta opção para utilizar um catálogo de endereços do Microsoft Outlook. Catálogo de endereços do Windows: esta opção utiliza um catálogo de endereços do Microsoft Outlook Express. Outra fonte de dados externa: selecione esta opção para registrar uma outra fonte de dados como catálogo de endereços no BrOffice.org.

22 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 22 Selecione a opção Catálogo de endereços do Windows e clique em Próximo. O nome da fonte de dados já estará preenchida nos campos Local e Nome do catálogo de endereços. Observe o local em que o arquivo da fonte de dados ficará armazenado. Altere este local caso seja necessário clicando no botão Procurar. Clique em Concluir. Neste momento, estará criado o arquivo de fonte de dados que deverá ser alimentado com registros, posteriormente, nos campos. Para alimentar os campos do banco de dados, utilize a tecla de atalho F4, ou acesse o menu Exibir Fonte de Dados.

23 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 23 A tabela OE Contatos será criada para edição. Nos campos da tabela preencha as informações necessárias. Não será necessário preencher todos os campos da tabela apenas aqueles que forem utilizados nos campos da mala direta. O próximo passo será construir uma carta-modelo com campos reservados. Conforme exemplo abaixo: Os campos reservado que estão com sombreado cinza foram inseridos a partir da tabela do Banco de Dados, ou seja, o próprio nome da coluna é o nome do campo. Por exemplo, clique no campo Nome, deixe o botão esquerdo do mouse pressionado, arraste-o até a área do texto e solte o botão. Em seguida, faça este mesmo procedimento para todos os campos que serão utilizados na carta-modelo. Os campos inseridos no texto poderão ser movimentados, formatados, deletados etc. Após a inserção dos campos e do texto da carta-modelo a mala direta estará pronta para

24 ser impressa ou salva como arquivo. Para executar este passo acesse o menu Arquivo Imprimir Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 24 Para esta janela que aparecerá após o comando acima, clique em Sim. Existem duas opções de saída da mala direta: Impressora: para cada registro selecionado será impressa uma carta. Durante a impressão, as informações do banco de dados substituem os campos correspondentes do banco de dados (espaços reservados). Arquivo: esta opção salva as cartas-modelos em arquivos. Por padrão, todos os registros do banco serão processados para saída. Porém, poderá ser feita a seleção de registros alternados pressionando a tela Ctrl e selecionando as linhas de registro no banco. Quando a seleção estiver feita a opção Registros selecionados ficará ativado. O campo De: especifica a partir de qual registro deverá ser incluído na carta-modelo e o campo Para: especifica qual o número do último registro. Mala direta pelo Assistente O procedimento mostrado acima é a forma mais simples de criar uma mala direta. Também podemos utilizar o Assistente de mala direta pelo menu Ferramentas. Tratase de uma outra forma de criar a mala direta com todos os passos guiado pelo Assistente e com mais opções de formatação. Para começar acesse o Assistente de mala direta pelo menu Ferramentas. 1. Assistente de Mala Direta Documento inicial

25 Escolha a base do documento que será utilizada para a mala direta. Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 25 Usar o documento atual: usa o documento atual como base da mala direta. Criar novo documento: cria um novo documento que será usado para a mala direta. Iniciar a partir de um documento existente: seleciona um documento de texto existente para ser usado como base da mala direta. Procurar: localiza o arquivo. Iniciar a partir de um modelo: seleciona o modelo que será utilizado para criar a mala direta. Iniciar a partir de um documento inicial salvo recentemente: usa um documento de mala direta existente como base para um novo. 2. Assistente de Mala Direta Tipo de documento Especifique o tipo de documento que deseja criar, pode ser uma mala direta de ou de carta. Carta: cria um documento de mala direta que pode ser impresso. Mensagem de cria um documento de mala direta que pode ser enviado como mensagem ou como anexo de Assistente de Mala Direta Endereços

26 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 26 Especifique os destinatários da mala direta e o layout do bloco de endereço. No item 1. da tela abaixo selecione a lista de endereços que será utilizada, por padrão, o BrOffice.org irá selecionar a última lista utilizada. Ao selecionar outra lista de endereços poderá ser escolhido uma nova fonte de dados, adicionar novos endereços ou criar uma nova lista de endereços. Para adicionar uma nova lista, clique no botão Adicionar. Localize o arquivo de planilha ou banco de dados e clique no botão Abrir. Para criar uma nova lista, clique no botão Criar. Insira as informações dos destinatários nos campos correspondentes. Clique no botão Novo e acrescente novos registros. Ao finalizar a inserção clique no botão OK, este novo banco deverá ser salvo em arquivo. O nome do arquivo

27 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 27 não deve conter espaços em branco, caracteres especiais e letras maiúsculas, preferencialmente. Selecione qual Tabela do banco será utilizada para a mala direta e clique em OK. No item 2. o Bloco de endereços poderá ser selecionado como parte do layout da cartamodelo. Selecione a opção de blocos que contém os campos de interesse. Caso não encontre nenhum bloco com os campos de interesse crie um novo bloco clicando no botão Mais. Na janela que será aberta contém mais opções de blocos de endereços, se ainda assim, nenhuma contemplar as necessidades, clique no botão Novo para criar um novo bloco. Na coluna do lado esquerdo, Elementos de endereços, selecione o primeiro campo do

28 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 28 bloco de endereços, no exemplo abaixo, foi selecionado o campo Nome, em seguida, clique na seta apontada para o lado direito. O campo selecionado será visualizado na coluna do lado direito da tela. Clique na linha abaixo do campo Nome, já selecionado, e volte a selecionar o próximo campo do bloco de endereços. Para retirar algum campo já selecionado no quadro da direita, faça a seleção do campo e clique na seta apontada para o lado esquerdo. Observe no quadro de visualização dos campos que o conteúdo do campo Nome da empresa está na condição de ainda não coincidente isto ocorre porque o nome do campo da tabela do banco de dados não corresponde ao mesmo nome do campo no bloco de endereços, ou seja, na tabela do banco o nome do campo é Empresa e no bloco o nome do campo é Nome da empresa. O próximo passo ensinará como coincidir este campo. Clique em Ok nesta tela e na próxima para finalizar a construção do novo bloco de endereços. Neste momento os campos precisam ser coincididos para podermos avançar para a próxima fase. No item 3. clique no botão Coincidir campos. Nesta janela, localize o campo não coincidente, neste exemplo, o nome do campo é Nome da empresa, clique na seta ao lado de <nome> e escolha a opção Empresa. Faça o mesmo procedimento para outros campos na mesma condição. Verifique se na

29 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 29 visualização do bloco de endereços todos os campos estão com os dados da tabela e clique em OK. Clique em Próximo para criar a Saudação da carta-modelo. 4. Assistente de Mala Direta Criar saudação Especifique as propriedades para a saudação. Se o banco de dados de mala direta contiver informações sobre sexo, poderá ser criada diferentes saudações com base no sexo do destinatário. Este documento deve conter uma saudação: adiciona uma saudação. Inserir uma saudação personalizada: adiciona uma saudação personalizada à carta-modelo. Para usar a saudação padrão, desmarque esta caixa. Sexo feminino: cria uma saudação personalizada para o sexo feminino através do

30 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 30 botão Novo. Sexo masculino: cria uma saudação personalizada para o sexo masculino através do botão Novo. Nome do campo: selecione o nome do campo do banco de dados de endereços que contém as informações de gênero. Valor do campo: selecione o valor do campo que indica o gênero do destinatário. Saudação geral: selecione a linha de saudação padrão que deverá ser usada quando for especificado uma saudação personalizada. No exemplo mostrado abaixo será ensinado como criar uma saudação personalizada para o sexo feminino e masculino. Para começar deverá estar selecionada a opção Inserir saudação personalizada. Clique no botão Novo ao lado do campo Sexo feminino. Na janela abaixo, clique no campo Saudação na coluna da esquerda e clique na seta apontada para a direita. O campo Saudação será visualizado no quadro ao lado direito. No item 2. Personalizar saudação digite a saudação personalizada, no exemplo a saudação escolhida foi Prezada. A seguir, clique ao lado do campo saudação e escolha o próximo campo. No exemplo abaixo foi escolhido o campo Nome.

31 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 31 Clique em Ok e repita o mesmo procedimento para a saudação do sexo masculino. Observe abaixo as duas saudações já personalizadas. O nome do campo e o valor do campo deverá ser definido para que no momento do BrOffice.org gerar a mala direta o destinatário terá a sua própria saudação. Não esqueça de inserir um campo na tabela ou no banco que tenha a informação de gênero. Escolha o nome do campo, neste exemplo o nome do campo é Gênero e no valor do campo digite o gênero que indica o destinatário do sexo feminino. 5. Assistente de Mala Direta Ajustar layout Especifique a posição dos blocos de endereço e a saudação na carta-modelo. Alinhar ao corpo do texto: alinha na margem esquerda da página o quadro que contém o bloco de endereço. Da esquerda: especifica o tamanho do espaço que deverá haver entre a borda

32 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 32 esquerda da página e a borda esquerda do cabeçalho. De cima: especifica o tamanho do espaço que deverá haver entre a borda superior da página e a borda superior do bloco de endereço. Para baixo: Move a saudação para baixo. 6. Assistente de Mala Direta Editar documento Navega pelas visualizações de documentos, exclui destinatários específicos e edita o documento principal. Destinatário: navega pelos registros de endereços dos destinatários e pode-se habilitar a opção de excluir o destinatário da mala direta. Editar documento: minimiza o assistente para editar o documento da mala direta de todos os destinatários. Para retornar, clique no botão Retornar ao assistente de mala direta. Nesta fase de elaboração da carta-modelo, utilize o recurso de editar o documento para inserir o texto da mala direta. Todas as informações inseridas neste momento serão utilizadas para todos os destinatários.

33 Procedimentos para utilização do BrOffice.org Assistente de Mala Direta Personalizar Utilize esta fase para personalizar a mala direta para cada destinatário. O assistente de mala direta cria um único documento mesclado com quebras de páginas entre cada destinatário. Ao chegar nesta fase do assistente os documentos serão criados com os nomes e endereços dos destinatários. Editar documento individual: minimiza o assistente para que se possa editar o documento de mala direta de um destinatário específico. Procurar: procura um determinado texto no documento mesclado. Localizar: clique para iniciar a pesquisa. Somente palavras inteiras: procura somente por palavras inteiras e não por partes de palavras maiores. Para trás: inicia a pesquisa a partir da posição atual do cursor até o início do documento. Diferenciar maiúsculas e minúsculas: faz distinção entre caracteres maiúsculos e minúsculos na pesquisa. 8. Assistente de Mala Direta Salvar, imprimir ou enviar Nesta fase final especifique as opções de saída dos documentos de mala direta. A aparência desta página varia em função da opção selecionada. Após especificar as configurações, clique em Concluir. Salvar documento inicial: salva o documento inicial que contém os campos de banco de dados. Salvar documento documentos mesclados: salva o documento mesclado como um arquivo separado para cada destinatário. Imprimir documento mesclado: imprime a saída de todos os destinatários ou de alguns deles. Enviar documento mesclado como envia a saída como mensagens de e- mail para todos os destinatários. Proteção de uma Planilha Para proteger a escrita de todas as células de uma planilha, proceda da seguinte forma:

34 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 34 selecione o menu Ferramentas ð Proteger Documento; se escolher Planilha..., somente a sua planilha atual será protegida de escrita; se escolher Documento..., o documento inteiro será protegido contra algumas ações. Não é obrigado introduzir uma senha, simplesmente você pode clicar no botão OK para fechar a janela de diálogo sem digitar nada. Entretanto, se você escolher uma senha, ela será solicitada cada vez que você desejar modificar as células ou a planilha. Para eliminar a proteção, escolha Ferramentas ð Proteger Documento novamente e desmarque a opção Planilha... ou Documento... digitando a senha que você definiu quando solicitado.

35 Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 35 Proteção de uma célula ou de um grupo de células dentro de uma planilha Para proteger apenas algumas células de uma planilha, proceda da seguinte forma: selecione um intervalo ou todas as células de sua planilha com Ctrl+A, ou clicando no retângulo cinza ao lado da coluna A e acima da linha 1; selecione o menu Formatar ð Células e depois abra a guia Proteção de Células; desabilite a opção Protegido (as células são protegidas por padrão); selecione as células que você deseja proteger; selecione o menu Ferramentas ð Proteger Documento ð Planilha...; selecione novamente o menu Formatar ð Células; na guia Proteção de Célula habilite novamente a opção Protegido e clique no botão OK; as células selecionadas serão protegidas.

36 Inserir dados externos Procedimentos para utilização do BrOffice.org - 36 Para acessar este recurso siga as instruções abaixo: abra a sua planilha e selecione a célula que será vinculada; clique no menu Inserir ð Nomes ð Definir; na janela aberta digite um nome qualquer clique em Adicionar ð OK; salve o arquivo; abra a planilha de destino e selecione a célula onde será inserido o vínculo; clique no menu Inserir ð Vincular a Dados Externos; na janela aberta, clique no botão e selecione o arquivo de origem; selecione o nome que foi dado à célula (no exemplo foi dado o nome teste); ative o campo Atualizar sempre e escolha o tempo desejado para a atualização, conforme exemplo ao lado; clique no botão OK e o conteúdo da célula e sua formatação será inserido. Observação: Toda vez que se fizer alterações na célula do arquivo origem, o arquivo destino deverá ser salvo para que esta célula seja atualizada.