Ata de Reunião de Revisão do Sistema de Gestão da Qualidade da. Santa Casa da Misericórdia de Galizes

Transcrição

1 Ata de Reunião de Revisão do Sistema de Gestão da Qualidade da Santa Casa da Misericórdia de Galizes Participantes: Representante da Mesa Administrativa, o Sr. Provedor e Gestor da qualidade. A Santa Casa da Misericórdia de Galizes está a implementar o Sistema de Gestão de Qualidade no âmbito da Norma EQUASS. O Processo iniciou a 25 de maio de 2011, aplicando-se às respostas sociais de Lar Residencial, Serviço de Apoio Domiciliário, Centro de Atividades Ocupacionais, Creche e Centro de Medicina Física e Reabilitação. Neste âmbito e com o objetivo de rever o sistema, foi analisado o resultado da monitorização das políticas, cuja informação mais pormenorizada se encontra em anexo. Política da qualidade Na auditoria interna verificou-se conformidade parcial na definição da política, uma vez que não constava o compromisso com melhoria contínua. No sentido de proceder à sua conformidade, efetuouse plano de melhoria, tratado no processo G03. Evidenciar alguns desvios que achamos importantes: No objetivo Assegurar meios de sustentabilidade, o indicador Valor/fundos angariados teve um desvio de +1563,86, este desvio deve-se à afluência da comunidade em aderir à compra de objetos elaborados pelos clientes das respostas sociais LRE, CAO e SAD. No objetivo Promover maior eficiência na gestão, o indicador Nível de informatização dos dados teve um desvio de -20 %. Este desvio deve-se ao facto de existir um património elevado e o plano

2 definido ser extenso quando comparado com o tempo do programa Jovem + Voluntário não ser o suficiente para concluir o processo. No objetivo Reforçar a racionalização de meios, através de princípios de integração e centralização de setores, o indicador Numero de medidas que permitem a modernização do serviço teve um desvio de -1. Cumpriram-se efetivamente as 4 medidas sendo a quinta melhoria prevista para o ano seguinte (alargamento de implementação de equipamento informático a zonas que se entendem de priorização absoluta, na execução de registos e simultaneamente corresponder com eficácia às necessidades de clientes e dinâmica do próprio serviço). Política da Parcerias Na política referida cumpriram-se as metas previstas, existindo em três indicadores desvios positivos. As metas atingidas excederam as expectativas. Política da Participação No objetivo Melhorar a participação das entidades interessadas existiram alguns desvios negativos que passamos a justificar: Indicador: Nº reuniões com clientes - Teve um desvio de 24, este deve-se ao facto de não existir a formalização do registo de reuniões com clientes na aplicação Quality Alive. Referir que as técnicas reuniram com os clientes informalmente sempre que acharam pertinente, salvaguardando os seus reais interesses; Nº reuniões com fornecedores teve como meta 10 e só foram cumpridas 9. Referir que foram registadas as reuniões com o fornecedor Joaquim Fernandes Marques e filho, Lda., Construção Civil e Obras Públicas devido à importância do seu conteúdo, pelo que, este foi o

3 critério adotado. O desvio deve-se à reunião prevista para o mês de Agosto não se realizar devido a ser um mês de férias das partes; Nº reuniões de coordenadores - As reuniões não se realizaram devido a existirem reuniões mensais com a Mesa Administrativa. Nestas reuniões os coordenadores de serviços estão sempre presentes e desta forma tratam os seus assuntos de forma a obterem a respetiva deliberação por parte daquele Órgão Social; Nº reunião entre técnicos e Mesa Administrativa O desvio de -1 justifica-se pela não realização da reunião prevista para o mês de Agosto devido a este ser um mês de férias. Nº reunião gerais estava prevista uma reunião geral para o ano 2012, esta não se realizou devido à realização de reuniões de equipa com o gestor / gestor da qualidade da instituição. Percentagem de elementos participantes que deu sugestões; Sugestões de colaboradores; e Sugestões de clientes Em todos os indicadores as metas alcançadas foram zero. A meta atingida deve-se a não existir registo na aplicação Quality Alive. De referir que em todas as reuniões realizadas houve sugestões e trocas de ideias, existindo registos de reunião com pontos de auscultação de sugestões. Política da Ética Referir que a definição da política da ética teve uma alteração. A primeira alteração ainda em 2012 foi acrescentada justiça social. Em 2013 a alteração deve-se à exigência da norma. Na auditoria interna verificou-se conformidade parcial no Procedimento para prevenção do abuso físico, mental e financeiro dos clientes. Este não fazia referência à componente processual. Foi retificado e encontra-se conforme. No objetivo Melhorar a conduta da organização no domínio ético os indicadores Conhecimento das políticas e Conhecimento dos valores, tiveram um desvio de negativo de 10%. Neste sentido já

4 trabalhámos os valores e as políticas distribuindo Flyer, Boletins Informativos aos colaboradores e sistema de ponto. No objetivo Melhorar o desempenho ético o indicador Reclamações legítimas tiveram um desvio de 2. Ambas as reclamações foram tratadas seguindo o procedimento instituído. Política de responsabilidade social No objetivo Reforçar o envolvimento da família e da comunidade o indicador Nº participantes da comunidade teve um desvio negativo devido à indisponibilidade de todos os elementos do grupo de Jovens estarem presentes nesta atividade. Também se verificou um desvio negativo no indicador Percentagem de clientes que participam em atividades da comunidade: este desvio deveu-se à falta transporte por parte do Município, sendo assim recorremos ao transporte da Instituição e que limitou o n.º de clientes a frequentar a atividade. Política dos Recursos Humanos Política de recrutamento e seleção Foram alterados os Critérios de Recrutamento e Seleção prevendo assim, o contacto direto ou recrutamento informal, uma vez que se enquadrava em todo o contexto institucional no que ao procedimento se refere. Reforçamos que o âmbito social é priorizado também neste procedimento. Política de qualificação profissional No objetivo Manter a formação contínua dos colaboradores promovendo a eficiência e as boas práticas o indicador Percentagem de colaboradores participantes teve um desvio negativo de 61%. Este desvio

5 deve-se ao facto de terem existido apenas três (uma interna) formações durante o ano A instituição depara-se com o constrangimento na obrigatoriedade dos colaboradores possuírem habilitações literárias inferiores aos requisitos, o que condiciona a limitação do n.º de participantes. Como ação de melhoria durante o ano 2013 estão previstas mais ações de formação em parceria. Política de remuneração e reconhecimento No objetivo Reforçar os recursos humanos através de redes de voluntariado o indicador Nº de novos voluntários teve como meta atingida zero. Este resultado foi motivado pela necessidade do estabelecimento de parceria com a Câmara, dado ser este organismo responsável pela Bolsa de Voluntários e no decurso de 2012 a instrumentalização do mesmo não estar totalmente concluída. No objetivo Valorizar competências e desempenho profissional o indicador Nº colaboradores reconhecidos teve um desvio negativo porque a Mesa Administrativa seguiu o procedimento. Política Financeira No objetivo Criar estratégias de sustentabilidade e desenvolvimento económico referir que não houve derrapagem no orçamento cumprindo-se o previsto. No objetivo Melhorar o desempenho financeiro no indicador: Desempenho global CD o desvio deve-se a que ao facto de o Centro de Dia não ser efectivamente uma RS comparticipada pelo ISS. IP, pelo que, sendo um centro de custos, apenas naturalmente aparecem gastos, sendo os ganhos resultado apenas de vendas de produtos elaboradores pelos clientes. No entanto esta análise poderá ser feita acoplada ao SAD. Desempenho global CMFR, CRECHE, LRE, RSI e POSTO DE SERVIÇOS O desvio não se entende como relevante. Desempenho global IRMANDADE O desvio ainda que elevado é interpretado positivamente, uma vez que houve menos gastos do que os previstos.

6 Receita Média por Trabalhador O contributo verificado deveu-se a uma oscilação motivada por baixas, licenças sem vencimento. Revisão de conteúdo do sistema: Tendo em conta toda a informação obtida e analisada, a instituição decide efetuar alterações nos valores da Instituição ficando os seguintes: RIGOR, INOVAÇÃO, ESPIRITO DE EQUIPA, INTEGRIDADE, SUSTENTABILIDADE, ÉTICA, PRIVACIDADE, CONFIDENCIALIDADE. Esta alteração envolveu de forma direta ou indireta os colaboradores, tendo um papel ativo na sua identificação, a abrangência, a particularidade de cada conceito e a definição de cada um com o universo organizacional. Relativamente à missão, visão, princípios e políticas da Instituição assim como os serviços não foram encontradas razões para realizar alterações significativas. Em relação aos planos, encontra-se finalizada a avaliação dos Planos individuais e prevista a revisão dos mesmos para julho, de forma a adequar o mais possível o plano a cada cliente. No que se refere aos processos e procedimentos, encontram-se a ser implementados os Planos individuais (PI e PCI) e Planos e Registos de sessão. Relativamente a documentos, não se procedeu a revisões significativas, por se entender que os mesmos eram adequados e estavam em conformidade com requisitos legais, normas da Entidade Financiadora e guiões técnicos de suporte. O Plano de Atividades para 2013 integra o alinhamento entre as políticas e as atividades, continuando a cumprir os requisitos do plano anterior, considerando os 6 eixos estratégicos que contribuem para alicerçar o modelo de gestão.

7 Relativamente ao desenvolvimento dos colaboradores, o plano de formação para 2013 já se encontra validado e será iniciada a sua implementação oportunamente, tendo em conta a dinâmica institucional, uma vez que, acima de qualquer requisito normativo deve imperar o reforço e consolidação da qualidade de vida do cliente. Acrescentamos que, a formação, sendo em parceria, obriga a um consenso inter institucional. De referir que relativamente ao Relatório de Atividades e Contas 2012 o mesmo foi aprovado após votação por parte da Assembleia Geral, por unanimidade, em reunião datada a 24 Março de Relativamente ao Plano de Atividades e Orçamento de 2013, o mesmo foi apresentado em novembro de 2012, conforme o previsto nos Estatutos, tendo a sua introdução na QA sido feita, faltando apenas o registo da execução das atividades, por se ter definido que em 2013 apenas se faria semestralmente por cada coordenador. Está no entanto previsto que em 2014 se faça mensalmente a sua execução. Não havendo mais assuntos a tratar, deu-se por encerrada a reunião.