Relatório de execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SILOPOR referente ao ano de 2015

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1 Relatório de execução do Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SILOPOR referente ao ano de 2015 O Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SILOPOR Empresa de Silos Portuários, S. A. (em liquidação), publicado no final do mês de Novembro de 2009 produziu efeitos ainda nesse mesmo exercício. O ano de 2015 constitui assim o sétimo ano de funcionamento do seu normativo. O presente relatório visa dar cumprimento ao disposto no próprio Plano e respeita ao seu papel de regulação durante o ano de Para a sua elaboração contribuíram os dirigentes dos órgãos da empresa, através de relatórios parcelares da sua responsabilidade. É assim possível apresentar separadamente o diagnóstico referente aos diferentes departamentos da empresa, cuja definição de funções foi apresentada no âmbito do referido plano. No exercício de 2015 a empresa manteve sem alterações relevantes as práticas de trabalho de anos anteriores, nas actividades necessárias ao desenvolvimento do seu negócio de descarga e armazenagem de granéis. Pelo tipo de tarefas envolvidas, de meios utilizados e ainda pelo elevado grau de automatização na conservação e movimentação das mercadorias, mantiveram-se as condições geradoras de uma fraca propensão para deterioração de métodos, procedimentos e comportamentos. A função de produção manteve as características de função integradora. A regulação interna das suas tarefas de operação nos Terminais Portuários de Lisboa e da Trafaria, está submetida a critérios objectivos de hierarquização de prioridades, ditada pelas exigências do negócio no que respeita a tempos e condições de descarga e armazenagem. Idem nas tarefas de manutenção, pela exigibilidade programada de instalações e equipamentos. 1

2 Em consequência, os comportamentos das pessoas afectas a estas áreas são regulados por uma descrição de funções detalhada e com pouca possibilidade de sujeição a manipulações e/ou critérios de discricionariedade. Nas funções de apoio e suporte, administrativa/financeira, de gestão do pessoal, comercial e de apoio informático, manteve-se o recurso a alguns instrumentos de coordenação redutores da probabilidade de deterioração de procedimentos e práticas de trabalho. Assim, o grau de centralização permaneceu elevado, com a concentração de competências na Comissão Liquidatária e nos quatro responsáveis de topo dos departamentos de linha. Igualmente se continuaram a verificar níveis elevados de informatização e automatização de registos, com uma integração assegurada pela intervenção da contabilidade em tempo real na monitorização e circularização de dados e enquanto depositária e construtora de informação. Estas tarefas foram facilitadas, neste exercício de 2015, pelo reforço do dispositivo técnico gerado pelo sistema aplicacional implementado no ano anterior, o qual permitiu a disponibilização de um conjunto adicional de ferramentas de controlo de gestão. Destaque ainda para a continuidade de utilização de uma plataforma electrónica certificada na aquisição de bens e serviços, com cumprimento estrito das suas normas. A função de segurança continuou a merecer uma atenção particular, pelo tipo de riscos envolvidos nas operações. As características dos equipamentos em uso e os métodos, processos e práticas de trabalho, continuaram a justificar a inserção da segurança nas funções prioritárias. Para além da prevenção normativa e comportamental visando o aprofundamento da cultura de segurança, continuou a verificar-se no exercício um enfoque na formação. Finalmente no domínio do controlo interno e da verificação de procedimentos, manteve-se a ênfase no cumprimento dos normativos internos e da legislação aplicável. 2

3 E, assim, no exercício de 2015, o Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas da SILOPOR teve a execução que se apresenta de seguida: No Terminal Portuário do Beato: Funções e autonomia - Competências atribuídas adequadas às características e exigibilidade de funcionamento do Terminal. Controlo de riscos Formalização no tratamento com fornecedores; imparcialidade nas relações com clientes (e camionistas) pela adopção e prática do princípio first come - first served (FC-FS) na gestão de filas de espera; utilização do sistema de emissão de documentos de transporte e gestão automática de entregas, com emissão de códigos para circulação de viaturas por entidade oficial; acompanhamento do comportamento de empregados, através de contactos com clientes, visando aferir fugas de informação; monitoragem dos pontos de carga e descarga das actividades de recepção/expedição através do sistema de videovigilância; controlo de quebras e/ou sobras, com resultado não relevante no conjunto das operações. No Terminal Portuário da Trafaria: Funções e autonomia Competências adequadas ao funcionamento do Terminal com centralização de procedimentos no seu Director. Controlo de riscos - Relacionamento com fornecedores visando eficiência e optimização da relação custo qualidade; gestão de filas de espera de camionistas (e clientes) de acordo com o princípio first arrived first attended (FA-FA), sem desvios; informatização do tráfego de informação com clientes e camionistas e da emissão de documentos de transporte; melhorias na configuração e conteúdo informativo do documento de autorização e gestão de entrega de produtos, permitindo uma mais fácil e inteligível interpretação e uma redução drástica de intervenção humana, com a consequente eliminação de boa parte dos riscos de tratamento menos uniforme; atenção e diálogo aos/com os empregados, em particular com os que acedem a informação relevante 3

4 No Departamento Administrativo/Financeiro Funções e autonomia Competências adequadas ao funcionamento; centralização absoluta das competências delegadas pela Comissão Liquidatária de autorização de despesas e pagamentos; utilização da contratação pública em boa parte das aquisições de serviços. Controlo de riscos - Manutenção de elevados índices de informatização de tarefas, com destaque para o uso de plataforma electrónica certificada em boa parte das aquisições e pela utilização do sistema aplicacional baseado em software de última geração, disponibilizando um conjunto mais alargado de ferramentas de controlo de gestão; formalização de procedimentos no relacionamento com trabalhadores, fornecedores e terceiros em geral; assunção, pelo Departamento de Contabilidade, de competências reais na regulação e aplicação do controlo administrativo interno. No Departamento Comercial e de Logística: Funções e autonomia Competências adequadas ao funcionamento; utilização da regulação contratual e de concurso público, na quase totalidade das prestações de serviços; condições comerciais com clientes objecto de divulgação pública; evidente equidade no tratamento a clientes, dentro das melhores condições permitidas pelo mercado. Controlo de riscos Auscultação regular do mercado para conhecimento de informação relevante em circulação; assunção de uma postura aberta a todos os stakeholders interessados (clientes, fornecedores e concorrentes); estabelecimento de contactos frequentes com associações de empresas do sector e entidades oficiais. 4

5 No Gabinete de Segurança Funções e autonomia Competências ajustadas às necessidades e particularidades da Empresa, do seu negócio e das suas instalações e recursos; forte sujeição a auditorias externas. Controlo de riscos Cumprimento dos procedimentos do Sistema de Gestão de Segurança Alimentar (SGSA), com manutenção da certificação da Empresa por auditoria realizada no exercício pela empresa SGS ICS, entidade certificadora acreditada para o efeito, marcando assim o início do 3º ciclo de certificação em segurança alimentar para o período Monitoragem e cumprimento das regras do International Ship and Port Facilities Security Code (ISPS), permanecendo assegurada a revalidação das Declarações de Conformidade anuais emitidas para os Terminais Portuários do Beato e da Trafaria e realização de treinos, exercícios anuais e auditorias/verificações internas, de acordo com os Planos de Proteção das Instalações Portuárias aprovados pela Autoridade Competente para a Proteção do Transporte Marítimo e dos Portos (ACPTMP). Actualização, cumprimento e aplicação dos normativos de segurança e higiene no trabalho, com ênfase na realização de acções obrigatórias de formação interna sobre riscos laborais destinadas a novos trabalhadores, de despiste de alcoolemia e de monitorização e compilação de acidentes de trabalho, com vista à elaboração dos respectivos relatórios anuais. Revisão dos Planos de Segurança e desenvolvimento/actualização/implementação de outros planos de prevenção e contingência. Neste âmbito tiveram lugar no exercício, a aplicação do Plano de Emergência do Terminal do Beato aprovado no ano transacto e os trabalhos no terreno para a elaboração do Plano de Segurança Interno do Terminal da Trafaria. 5

6 No Gabinete de Auditoria e Controlo: Funções e autonomia - Competências adequadas ao funcionamento da Empresa; iniciativas de revisão regular dos normativos em vigor, quando tal se justificar. Controlo de riscos O acompanhamento e avaliação executados e o reporte dos departamentos não permitiram detectar, durante o ano de 2015, quaisquer indícios de deterioração de comportamentos e/ou de procedimentos e, bem assim, de quaisquer incidentes neste domínio. Lisboa, Janeiro de 2016 O Responsável pelo Gabinete de Auditoria e Controlo António Martinho 6