PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS 2015

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1 PLANO DE PREVENÇÃO DE RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS 2015 I. COMPROMISSO ÉTICO Para além do respeito pelas normas legais aplicáveis, comprometemo-nos que as relações, que se estabelecem entre os membros dos órgãos, os funcionários e demais colaboradores deste município, bem como no seu contacto com as populações, assentem, nomeadamente, num conjunto de princípios e valores, cujo conteúdo está, em parte, já vertido na Carta Ética da Administração Pública, a saber: Integridade, procurando as melhores soluções para o interesse público que se pretende atingir; Comportamento profissional; Consideração ética nas acções; Responsabilidade social; Não exercício de actividades externas que possam interferir com o desempenho das suas funções no Município ou criar situações de conflitos de interesses; Promoção, em tempo útil, do debate necessário à tomada de decisões; Respeito absoluto pelo quadro legal vigente e cumprimento das orientações internas e das disposições regulamentares; Manutenção da mais estrita isenção e objectividade; Transparência na tomada de decisões e na difusão da informação; Publicitação das deliberações municipais e das decisões dos membros dos órgãos; Igualdade no tratamento e não discriminação; Declaração de qualquer presente ou benefício que possam influenciar a imparcialidade com que exercem as suas funções. 1

2 II. ORGANOGRAMA E IDENTIFICAÇÃO DOS RESPONSÁVEIS 2

3 Preside nte da Câmara Comissã o Local de Protecç ão Civil (Presid ente da Câmara) Serviço Municip al de Protecç ão Civil (Presid ente da Câmara) de Administraçã o Geral (Dirigente Intermédia de 4.º Grau Elsa Cardoso) de Contabilidad e Finanças e Aprovisionam ento (Dirigente Intermédia de 4.º Grau Fernanda Medina) Contratação Pública (Técnico Superior Frederico Pereira) Ordenamento do Território (Assistente Técnico Ruben Silva) Oficinas e Parques de Máquinas (Presidente José Carlos Mendes) Obras, Urbanismo, Fundos Comunitários e Viação (Presidente José Carlos Mendes Serviços Urbanos e Ambiente (Vereador Elizabete Noia) Núcleo de Acção Social, Cultural e de Turismo e Serviço Municipal de Proteção Civil (Vereador Fábio Medina) 3

4 III. IDENTIFICAÇÃO DAS ÁREAS E ACTIVIDADES, DOS RISCOS DE CORRUPÇÃO E INFRACÇÕES CONEXAS, DA QUALIFICAÇÃO DA FREQUÊNCIA DOS RISCOS, DAS MEDIDAS E DOS RESPONSÁVEIS Contabilida de, Finanças e Aprovisiona mento Subunidade Contratação Pública Missão Garantir o apoio instrumental na área da contratação pública Principais Actividades - Assegurar os procedimentos de contratação necessários ao funcionamento dos Serviços Municipais - Promover os procedimentos de contratação de empreitadas Riscos Identificados Inexistência, ou existência deficiente, de um sistema estruturado de avaliação das necessidades Tratamento deficiente das estimativas de custos Indefinição das responsabilidades de cada um dos intervenientes no processo, nas diversas fases Inexistência ou existência deficiente de estudos adequados para efeitos de elaboração dos projectos Selecção e contratação dos especialistas externos por ajuste directo Carácter subjectivo dos critérios de avaliação das propostas, com inserção de dados não quantificáveis nem comparáveis Participação dos mesmos intervenientes na negociação e redacção dos contratos como consequência escassez de recursos humanos habilitados no Município Deficiente acompanhamento do cumprimento das clausulas contratuais pelos fornecedores/ prestadores Frequência do Risco Medidas Propostas Implementação de sistema estruturado de avaliação das necessidades; Montagem de base de dados com informação relevante sobre aquisições anteriores; Definição prévia das responsabilidades de cada um dos intervenientes, nos processos de aquisição de bens e serviços e nas empreitadas Consagração de critérios internos que determinem e delimitem a realização e dimensão dos estudos necessários de normas de revisão dos projectos Efectuar os procedimentos de contratação no respeito pelas normas legais aplicáveis Que os modelos de avaliação das propostas tenham um carácter objectivo e se baseiam em dados quantificáveis e comparáveis; Implementação, sempre que os recursos humanos existentes o permitam, da segregação de funções Implementação de normas internas que garantam o controlo efectivo das clausulas contratuais pelos fornecedores/ prestadores Identificação dos Responsáveis Técnico Superior Frederico Pereira 4

5 Administraç ão Geral Obras, Urbanismo, Serviços Urbanos e Ambiente Contabilida de, Finanças e Contabilida de Subunidade Missão Prestar apoio instrumental à Autarquia, na área administrativa garantindo a adequação do seu funcionamento e organização Ordenamento do Território Assegurar o desenvolvimento harmonioso e sustentável do território e do tecido urbano Prestar apoio instrumental na área financeira à Autarquia, garantindo a adequação do seu funcionamento e organização Principais Actividades - Executar as tarefas inerentes ao expediente - Superintender no arquivo da documentação - Executar as acções respeitantes à gestão do pessoal - Promover os procedimentos técnicos e administrativos e os actos materiais nas áreas de planeamento, urbanismo e ambiente. - Garantir o ordenamento do território. - Coordenar e controlar a actividade financeira - Organizar e manter actualizado o Inventário do Património Municipal Riscos Identificados Existência de situações em que os beneficiários não juntam todos os documentos necessários à instrução do processo Existência de impedimentos, com a participação de eleitos locais e de funcionários ou de familiares nos órgãos sociais das entidades beneficiárias Não apresentação, pelos beneficiários, dos relatórios das actividades Mecanismos publicitação insuficientes (as actas das reuniões de Câmara Municipal não são publicitadas) Ausência de mecanismos que obriguem à rotatividade dos elementos integrantes dos júris como consequência escassez de recursos humanos habilitados no Município Utilização da contratação a termo ou das prestações de serviços como mecanismo para satisfação de necessidades permanentes do serviço Ausência de informação, sistematizada de forma clara e disponível, relativa aos meios de reacção contra as decisões da Administração. Assunção de despesas sem prévio cabimento na respectiva dotação orçamental Regularizações de existências que conduzem a perdas extraordinárias por divergências Frequência do Risco Medidas Propostas Implementação de sistema de controlo que evidencie que o beneficiário cumpre todas as normas legais aplicáveis; - Exigência de declarações de interesses; - Uniformização e consolidação da informação relativa a todas as pessoas e a todas as entidades beneficiárias Estabelecimento de consequências do incumprimento ou do cumprimento defeituoso por parte do beneficiário Disponibilização, através das novas tecnologias de informação, das actas das reuniões de Câmara Municipal Implementação, sempre que os recursos humanos existentes o permitam, de regras gerais de rotatividade dos elementos que compõem os júris de concurso Elaborar orientações no sentido da não utilização da contratação a termo resolutivo como meio de suprir necessidades permanentes dos serviços Disponibilização ao público de um organograma, dos meios de reacção ou reclamação que o requerente tem disponíveis, dos prazos de decisão e identificação da entidade decisora - Informatização integrada dos procedimentos de controlo interno e contabilidade - Estabelecer normas bem definidos e que responsabilizem os trabalhadores - Estruturas organizativas sólidas portadoras de informação - Procedimentos efectivos e Identificação dos Responsáveis Elsa Cardoso Ruben Silva Fernanda Medina 5

6 verificadas entre os registos contabilísticos e as contagens físicas; Despesas objecto de inadequada classificação económica; Deficiências ao nível da inventariação e avaliação dos bens. documentados - Registo metódico dos factos, sendo que todas as operações devem ser relevadas de uma forma sistémica e sequencial e todas as passagens dos documentos pelos diversos sectores devem ficar documentadas IV. CONTROLO E MONITORIZAÇÃO DO PLANO Após a implementação do Plano, a Câmara Municipal procederá a um rigoroso controlo de validação, no sentido de verificar a conformidade factual entre as normas do Plano e a aplicação das mesmas. Assim, serão criados métodos e definidos procedimentos, que contribuam para assegurar o desenvolvimento e controlo das actividades de forma adequada e eficiente, de modo a permitir a salvaguarda dos activos, a prevenção e detecção de situações de ilegalidade, fraude e erro, garantindo a exactidão dos registos contabilísticos e os procedimentos de controlo a utilizar para atingir os objectivos definidos. Na fase de implementação inicial do Plano, a Câmara Municipal efectuará a monitorização periódica e a emissão de um relatório anual onde será feita a auditoria/avaliação do Plano e reflectida a necessidade da sua actualização. Estas tarefas serão asseguradas por um serviço de Auditoria Externa. Santa Cruz das Flores, 29 de outubro de 2015 A Vice Presidente Maria Elizabete Avelar Nóia 6