Manual do Usuário. NFS-e

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1 Manual do Usuário NFS-e 2018

2 1. Introdução Redirecionamento de Nota fiscal de serviço Acesso ao Portal Conferência / Documentos Fiscais Conferência de Dados Ações Usuário CONTRATANTE Ações Usuário FISCAL Impressão Dúvidas Frequentes... 8 All rights reserved. 2

3 1. Introdução O portal de soluções INFOSYS é uma ferramenta de controle fiscal onde é possível consultar, gerenciar e editar notas fiscais de forma simples e acessível. O foco deste manual são orientações para utilização da ferramenta para as Notas Fiscais eletrônicas de SERVIÇOS. Para isso só é necessário um perfil (usuário e senha) e acesso a internet. O portal funciona de qualquer navegador. 2. Redirecionamento de Nota fiscal de serviço Para que a captura de Notas fiscais de serviço seja realizada, é essencial que o redirecionamento do PDF original (PREFEITURA) ou o original da emissão da nota fiscal seja redirecionado para a caixa centralizadora nfs.grupoaegea@aegea.com.br. 3. Acesso ao Portal Para acessar a ferramenta é necessário clicar no seguinte link: A tela de login será exibida. Informe e senha de acesso ao portal. Clique botão Acessar. Esqueci minha senha: ( Ainda não disponível). All rights reserved. 3

4 4. Conferência / Documentos Fiscais Nesta tela é possível visualizar todas as notas recebidas no centralizador nfs.grupoaegea@aegea.com.br. A tela de documentos fiscais exibe dados da nota fiscal de serviço e dados de ações tomadas sobre a nota. All rights reserved. 4

5 Campos: Acesso ao painel de Conferência de Dados. N Nota Fiscal: Refere-se ao número do documento fiscal de serviços. Prestador: Refere-se a razão social do Prestador de serviços. Filial: Refere-se a razão social do Tomador de serviços. Data de Emissão: Refere-se a data de emissão da nota fiscal de serviço. Status: Refere-se ao Status da nota, que poderão ser: Não processado (Pendente suporte), Pendente ( conferência deverá ser realizada pelo contratante), Aprovado (Após aprovação do contratante), Rejeitado (Após rejeição do contratante), Aprovação Fiscal ( Após aprovação do Fiscal), All rights reserved. 5

6 Denegada ( Cancelamento realizado pelo Fiscal), Imprimir (Liberado para impressão do contratante). Justificativa: Refere-se a justificativa da rejeição pelo contratante ou documento denegado pela equipe fiscal. Valor Total: Refere-se ao valor total da nota. Contratante: Refere-se ao usuário do Contratante que realizou aprovação ou reprovação da nota. Fiscal: Refere-se ao usuário do Fiscal (REINF) que realizou Aprovação, Reprovação ou Cancelamento da nota. Impressão: Refere-se ao usuário que realizou a impressão do PDF. 5. Conferência de Dados A tela de Conferência exibe lado a lado PDF original e Formulário do Portal com cada campo da nota. Nesta tela é possível verificar se o formulário está exibindo as informações de forma compatível com a nota original. All rights reserved. 6

7 6. Ações Usuário CONTRATANTE O usuário CONTRATANTE deverá realizar a primeira conferência da nota fiscal e preencher os campos no formulário caso não venham preenchidos. Caso encontre informações faltantes ou incoerentes no Documento Original, deverá REPROVAR a nota. Caso esteja de acordo com as informações da nota, deverá preencher os Campos do Relatório da Nota (natureza financeira, atividade fim, vencimento, pagamento via, quantidade de parcelas, Capex/Opex). Após preenchimento, o CONTRATANTE deverá clicar no botão APROVAR, indicando sua ciência no serviço contratado. All rights reserved. 7

8 7. Ações Usuário FISCAL O usuário FISCAL deverá realizar a segunda conferência da nota, agora com foco nos tributos e realizar correção de campos, caso necessário. Se os dados não estiverem corretos, poderá REPROVAR a nota ou efetuar o cancelamento da mesma. Se estiver acordo com os dados informados, o FISCAL deverá clicar no botão de APROVAR, indicando sua ciência do processo. 8. Impressão Após realizada a aprovação Fiscal, o PDF ficará disponível para impressão. O PDF disponibilizado deverá conter no rodapé logo do Grupo Aegea, aprovação do contratante (nome do usuário), aprovador do fiscal (nome do usuário), e dados para escrituração como natureza financeira, vencimento requerido, quantidade de parcelas, atividade fim, Capex/Opex. 9. Dúvidas Frequentes Quantos tipos de perfil de acesso existe no portal? R. Dois tipos: Contratante (deve verificar os campos da nota, se o documento esta de acordo com o contratado) e Fiscal (verifica os campos tributários da nota fiscal de serviço). O que fazer quando uma nota fiscal de serviço apresenta dados inadequados? All rights reserved. 8

9 R. Necessário o Contratante REPROVAR a nota e entrar em contato com o Prestador do Serviço para as adequações necessárias quando ocorrer desacordo comercial. Quando a reprovação for Fiscal, devido a incoerências tributarias, a equipe REINF entrará em contato para a correção da mesma. O que fazer quando um campo vem em branco no formulário? R. Se o campo estiver em branco no formulário, mas a informação está presente na nota, o usuário deverá preencher a informação com o dado presente no documento original. Quando o CNPJ apresenta mais de uma atividade, como o Código do Serviço será definido? R. Quando o CNPJ apresentar mais de um Código de Serviço, o portal exibirá uma caixa com a informação de que o usuário deverá selecionar qual Código de Serviço está presente no documento original pois os impostos serão calculados a partir dessa regra de negócio. O que fazer quando nenhum campo do formulário estiver preenchido? R. Caso ocorra, o usuário deverá entrar em contato com o Suporte INFOSYS para verificação do problema. All rights reserved. 9