Pró-Reitoria de Administração

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1 Pág.1/61 NORMA OPERACIONAL/IFTM Nº 01 DE 03 DE ABRIL DE 2012 Dispõe sobre procedimentos relativos às aquisições de bens e contratações de serviços celebrados pela Reitoria do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Triângulo Mineiro. O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO TRIÂNGULO MINEIRO - IFTM, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei /2008 e pelo Decreto de 15 de dezembro de 2011, publicado no Diário Oficial da União de 16/12/2011, Considerando a decisão do Colégio de Dirigentes, em sessão realizada no dia 03 de abril de 2012; e Considerando o disposto na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, Lei nº , de 17 de julho de 2002, Decreto nº 3.555, de 08 de agosto de 2000, Decreto nº 3.931, de 19 de novembro de 2001 e alterações posteriores, RESOLVE: Art. 1º - Expedir a presente com o objetivo de regulamentar, no âmbito da Reitoria deste IFTM, o fluxo e os procedimentos para Aquisição de Bens e Contratação de Serviços e Obras, nos termos dos anexos descriminados a seguir: a) ANEO I - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRA (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso I ou II do Art. 24 da Lei 8.666/93) a) ANEO I-A - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRA (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso I ou II do Art. 24 da Lei 8.666/93). (Redação dada pela /IFTM nº 08, de 03/12/12) b) ANEO II - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso II do Art. 24 da Lei 8.666/93) b) ANEO II-A - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso II do Art. 24 da Lei 8.666/93). (Redação dada pela /IFTM nº 08, de 03/12/12) c) ANEO III - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS (LICITAÇÃO) c) ANEO III-A - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS (LICITAÇÃO). (Redação dada pela /IFTM nº 08, de 03/12/12) d) ANEO IV - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (LICITAÇÃO) d) ANEO IV - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (LICITAÇÃO).(Redação dada pela /IFTM nº 08, de 03/12/12) e) ANEO V - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS e CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (LICITAÇÃO SRP CONJUNTA)

2 Pág.2/61 e) ANEO V-A - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS e CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (LICITAÇÃO SRP CONJUNTA). (Redação dada pela /IFTM nº 08, de 03/12/12) f) ANEO VI - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (ATA DE REGISTRO DE PREÇOS realizada pela Reitoria) f) ANEO VI-A - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (ATA DE REGISTRO DE PREÇOS realizada pela Reitoria). (Redação dada pela /IFTM nº 08, de 03/12/12) g) ANEO VII - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (ATA DE REGISTRO DE PREÇOS realizada pela Reitoria) g) ANEO VII-A - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (ATA DE REGISTRO DE PREÇOS realizada pela Reitoria). (Redação dada pela /IFTM nº 08, de 03/12/12) h) ANEO VIII - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (ADESÃO ATA DE REGISTRO DE PREÇOS de outra Instituição Federal) h) ANEO VIII-A - Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (ADESÃO ATA DE REGISTRO DE PREÇOS de outra Instituição Federal). (Redação dada pela /IFTM nº 08, de 03/12/12) i) ANEO I - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (ADESÃO ATA DE REGISTRO DE PREÇOS de outra Instituição Federal) i) ANEO I-A - Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS (ADESÃO ATA DE REGISTRO DE PREÇOS de outra Instituição Federal). (Redação dada pela /IFTM nº 08, de 03/12/12) Art. 2º - Serão utilizados os formulários relacionados abaixo, até a implantação do sistema de gestão informatizado - módulos de almoxarifado e compras do ERP: a) FORMULÁRIO PROAD-001 (Solicitação de Serviços) b) FORMULÁRIO PROAD-002 (Modelo Mapa comparativo de preços) c) FORMULÁRIO PROAD-003 ((Modelo Despacho CLC Contratação Direta - inciso I ou II do art. 24 da Lei 8.666/93) d) FORMULÁRIO PROAD-004 (Modelo de Despacho PROAD/DA) e) FORMULÁRIO PROAD-005 (Solicitação de Compras) f) FORMULÁRIO PROAD-006 (Pedido de Compra) g) FORMULÁRIO PROAD-007 (Modelo de Despacho CLC) h) FORMULÁRIO PROAD-008 (Modelo Despacho PROAD/DA para Licitação) i) FORMULÁRIO PROAD-008A (Modelo de Despacho PROAD/DA para Licitação Pregão Eletrônico Registro de Preços)

3 Pág.3/61 j) FORMULÁRIO PROAD-009 (Solicitação de Empenho) k) FORMULÁRIO PROAD-010 (Modelo Despacho CLC - Adesão Ata de Registro de Preços) Art. 3º - Compete ao Pró-Reitor de Administração, juntamente com o Diretor de Administração, assegurar o cumprimento da presente e analisar as proposições apresentadas para alteração da mesma. Art. 4º As situações não previstas nesta, inclusive as decorrentes de caso fortuito ou de força maior, serão resolvidas pela Pró-Reitoria de Administração desta Instituição, observada a legislação pertinente. Art. 5º Esta entra em vigor nesta data revogando-se as disposições em contrário. Roberto Gil Rodrigues Almeida Reitor

4 Pág.4/61 ANEO I Objeto: Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRA (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso I ou II do Art. 24 da Lei 8.666/93) Solicitante s Administrativas CLC PROAD/DA Orçamento e Finanças Preencher o formulário de Solicitação de Serviço (FORMULÁRIO - PROAD-001) e Termo de Referência (orientação abaixo), e encaminhar à Coordenação de s Administrativas. Conferir o adequado preenchimento dos documentos (inclusive assinaturas). Analisar a viabilidade de atendimento com pessoal da Instituição. Caso afirmativo executar. Sendo inviável a execução com pessoal do IFTM, enviar a PROAD/DA. Analisar a possibilidade de aquisição, caso autorizado enviar ao Protocolo para formalizar o processo, encaminhando a CLC (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES) Realizar cotação prévia de preços com no mínimo três orçamentos, conforme exigências abaixo. No caso de serviços de engenharia enviar, primeiramente, a CSE para avaliação e elaboração da Planilha de Custos de acordo com tabela SINAPI e regulamentações, e posteriormente realizar cotação de preços. No caso de orçamento com Pessoa Física incluir os encargos sociais devidos (20%) para análise do menor valor. Elaborar o mapa comparativo de preços (FORMULÁRIO - PROAD-002), verificar se o valor total encontra-se dentro do limite para contratação direta, avaliando a DESPESA ANUAL. Destacar a empresa que apresentou o menor orçamento total. Observação: o orçamento deve conter o valor e a relação de material, caso utilizado. Se contratação direta, nos termos do inciso I ou II do Art. 24 da Lei 8.666/93, consultar, junto ao SICAF, a situação do fornecedor (COMPRASNET). Para compra direta verificar a Regularidade Fiscal Federal. Ver observação abaixo sobre SICAF OBS: 1) No caso de licitação ver fluxo para licitação 2) No caso de pendência no SICAF entrar em contato com a empresa, solicitando a regularização. Despachar o processo à PROAD/DA (FORMULÁRIO - PROAD-003), contendo: 1) a forma de aquisição (com dispensa de licitação), 2) a fundamentação legal, 3) os dados da empresa (Razão Social Endereço Cidade CEP Telefone Contatos CNPJ Dados Bancários completos). Ver dados e documentação necessários para Pessoa Física. Informar os dados orçamentários (FORMULÁRIO - PROAD- 004), enviar ao Reitor para autorização (PTRES FONTE Natureza de Despesa - P.I. e Valor total da contratação) e

5 Pág.5/61 posteriormente à CLC Solicitante s Administrativas CLC PROAD/DA Orçamento e Finanças 1) consultar a situação do serviço (CONSERVICO), no SIASG, e verificar, junto ao Contador, o código relativo à natureza da despesa e o sub-item a ser utilizado (classificação contábil); 2) Registrar a Divulgação da Compra no SIASGNET, anexando ao processo. Enviar à COF para empenho Verificar se o processo contém toda a documentação e dados relacionados acima e, também, se a situação do fornecedor (SICAF) continua regular na data do empenho, no caso de existir documentação vencida realizar nova consulta. Emitir empenho e assinar No caso de Pessoa Física empenhar os encargos sociais (20%) Enviar o empenho ao Ordenador de Despesa para assinatura, já anexado ao processo Enviar 02 vias do empenho a CAA Encaminhar empenho a empresa contratada e autorizar o início do serviço. Acompanhar a execução do serviço Atestar na Nota Fiscal que o serviço foi realizado em conformidade com a contratação, juntamente com o servidor que acompanhou diretamente o serviço Enviar a Nota Fiscal para pagamento, com a máxima urgência, para não comprometer o pagamento dos encargos devidos. Conferir a Nota Fiscal, a situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL (site da Receita Federal) e, obrigatoriamente, consultar a situação do fornecedor junto ao SICAF (COMPRASNET) ou certidões negativas, caso não cadastrado, para só então encaminhá-la para autorização de pagamento pelo ordenador de despesa. Realizar a liquidação da despesa, aguardar o recurso financeiro para efetuar o pagamento e as retenções (DARF, GPS, ISSQN, dentre outros), anexar ao processo os documentos emitidos no SIAFI e realizar demais procedimentos necessários. Enviar o processo a contabilidade para análise e demais providências. Orientações para elaboração do Termo de Referência Dados para elaboração do Termo de Referência, conforme exigência da IN/SLTI/MPOG nº 02, de 30/04/2008 e alterações posteriores:

6 Pág.6/61 1. Objeto 2. Objetivo 3. Justificativa da contratação 4. Descrição detalhada da prestação de serviço, relacionando os materiais a serem utilizados. 5. Quantidade prevista da mão-de-obra (no caso de terceirização) 6. Local da prestação do serviço 7. Horário da prestação do serviço 8. Requisito mínimo (no caso de terceirização) 9. Uniforme (no caso de terceirização) 10. Valor estimado para a prestação do serviço (indicar o valor de serviço e detalhar o valor dos materiais) 11. Prazo para prestação do serviço 12. Obrigações e responsabilidades da contratante 13. Obrigações e responsabilidades da contratada 14. Garantia contratual (para contratação com assinatura de contrato) 15. Forma de pagamento (ao final do serviço, mensal com medição do serviço executado, mensal para contratos) 16. Repactuação de preços (para contratação com assinatura de contrato) 17. Servidor responsável pela fiscalização do serviço 18. Dentre outros dados que julgar necessário Orientações para solicitação de orçamentos (empresas): 1. No mínimo 03 orçamentos 2. Empresas do ramo 3. Papel timbrado da empresa (razão social, CNPJ, endereço), constando o nome legível e assinatura do responsável pelo orçamento. 4. Orçamento pela internet: Se possível escaneado. Caso inviável, o orçamento deve ser encaminhado através de empresarial (comprovando que realmente foi a empresa que enviou o orçamento) 5. Orçamento para serviço: detalhar os serviços e, no caso de substituição/utilização de peças, relacionar os materiais a serem utilizados e os respectivos valores 6. Orçamento para material: detalhar quantidade, unidade, especificação, valor unitário e valor total. 7. Observar se a especificação do serviço e material orçado é compatível com o solicitado Orientações para recebimento de material/serviço 1. receber o material/serviço que deverá ser acompanhado de documentos tais como nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação em nome e CNPJ da Instituição. Verificar se todos os dados do documento fiscal estão corretos. Nesses documentos constarão: descrição do material/serviço, quantidade, unidade de medida e preços (unitário e total); 2. conferir o material/serviço recebido com as descrições, quantidades e valores constantes do empenho emitido e do Pedido de Compras (edital) e; 3. declarar no verso do documento (nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação) que o material/serviço recebido atende às especificações contratadas, assinando e identificando o recebedor e a data do recebimento ( modelo: Declaro que o material/serviço constante deste documento confere com as especificações contratadas); 4. providenciar a regularização da entrega, junto ao fornecedor, no caso do material/serviço não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar falhas ou defeitos, para, posteriormente, atestar o recebimento no verso do documento fiscal e encaminhar para pagamento; 5. responsabilizar-se pelo armazenamento do material, compreendendo a guarda, localização e preservação do mesmo;

7 Pág.7/61 6. enviar o documento fiscal, com a devida declaração no verso, ao responsável pelo Financeiro, com a máxima urgência, de forma a não comprometer o prazo de pagamento ajustado, bem como o recolhimento dos encargos devidos. 7. No caso de atrasos na entrega, conforme estipulado no Edital de licitação, a empresa deve ser notificada para apresentação de justificativa. E, posteriormente, caso não proceda a entrega, o processo, com a devida formalização, deve ser encaminhado para parecer jurídico indicando a penalidade passível de aplicação. SICAF O Cadastramento no SICAF é dispensado, no caso de contratação direta (dispensa inciso I ou II do art. 24 da Lei 8.666/93), devendo constar as seguintes certidões: 1. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e a Dívida Ativa da União ( 2. Certificado de Regularidade do FGTS CRF ( 3. Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias e às de Terceiros ( Pessoa Física: 1. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e a Dívida Ativa da União ( 2. PIS/PASEP ou numero da Inscrição no INSS 3. Certidão negativa de débitos com a Prefeitura Municipal de Uberaba ( - serviços municipais / emissão de CND) OBSERVAÇÃO: É obrigatório o cadastramento no SICAF em caso de formalização de contrato.

8 Pág.8/61 ANEO I-A (Redação dada pela /IFTM nº 08, de 03/12/12) Objeto: Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRA (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso I ou II do Art. 24 da Lei 8.666/93) Solicitante s Administrativas CLC PROAD/DA Orçamento e Finanças Preencher o formulário de Solicitação de Serviço (FORMULÁRIO - PROAD-001) e Termo de Referência (orientação abaixo), e encaminhar à Coordenação de s Administrativas. Observação: As solicitações para serviços de TI (constantes do PDTI) deverão estar acompanhadas de DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA (DOD) devidamente autorizado pelo setor de TI. Conferir o adequado preenchimento dos documentos (inclusive assinaturas). Analisar a viabilidade de atendimento com pessoal da Instituição. Caso afirmativo executar. Sendo inviável a execução com pessoal do IFTM, enviar a PROAD/DA. Analisar a possibilidade de aquisição, caso autorizado enviar ao Protocolo para formalizar o processo, encaminhando a CLC (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES) Realizar cotação prévia de preços com no mínimo três orçamentos, conforme exigências abaixo. No caso de serviços de engenharia enviar, primeiramente, a CSE para avaliação e elaboração da Planilha de Custos de acordo com tabela SINAPI e regulamentações, e posteriormente realizar cotação de preços. No caso de orçamento com Pessoa Física incluir os encargos sociais devidos (20%) para análise do menor valor. Elaborar o mapa comparativo de preços (FORMULÁRIO - PROAD-002), verificar se o valor total encontra-se dentro do limite para contratação direta, avaliando a DESPESA ANUAL. Destacar a empresa que apresentou o menor orçamento total. Observação: o orçamento deve conter o valor e a relação de material, caso utilizado. Se contratação direta, nos termos do inciso I ou II do Art. 24 da Lei 8.666/93, consultar, junto ao SICAF, a situação do fornecedor (COMPRASNET) ou Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ. OBS: 1) No caso de licitação ver fluxo para licitação 2) No caso de pendência na documentação acima entrar em contato com a empresa, solicitando a regularização. Despachar o processo à PROAD/DA (FORMULÁRIO - PROAD-003), contendo: 1) a forma de aquisição (com dispensa de licitação), 2) a fundamentação legal, 3) os dados da empresa (Razão Social Endereço Cidade CEP Telefone Contatos CNPJ Dados Bancários completos). Ver dados e documentação necessários para Pessoa Física. Informar os dados orçamentários (FORMULÁRIO - PROAD- 004), enviar ao Reitor para autorização (PTRES FONTE

9 Pág.9/61 Solicitante s Administrativas CLC PROAD/DA Orçamento e Finanças Natureza de Despesa - P.I. e Valor total da contratação) e posteriormente à CLC 1) Consultar a situação do serviço (CONSERVICO), no SIASG, e verificar, junto ao Contador, o código relativo à natureza da despesa e o sub-item a ser utilizado (classificação contábil); 2) Registrar a Divulgação da Compra no SIASGNET, anexando ao processo. Enviar à COF para empenho Verificar se o processo contém toda a documentação e dados relacionados acima e, também, se a situação do fornecedor (SICAF ou Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ) continua regular na data do empenho, no caso de existir documentação vencida realizar nova consulta. Emitir empenho e assinar. No caso de Pessoa Física empenhar os encargos sociais (20%). Enviar o empenho ao Ordenador de Despesa para assinatura, já anexado ao processo. Enviar 02 vias do empenho a CAA. Encaminhar empenho a empresa contratada e autorizar o início do serviço. Acompanhar a execução do serviço. Atestar na Nota Fiscal que o serviço foi realizado em conformidade com a contratação, juntamente com o servidor que acompanhou diretamente o serviço. Enviar a Nota Fiscal para pagamento, com a máxima urgência, para não comprometer o pagamento dos encargos devidos. Conferir a Nota Fiscal, a situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL (site da Receita Federal) e, obrigatoriamente, consultar a situação do fornecedor junto ao SICAF (COMPRASNET) ou Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ,, caso não cadastrado, para só então encaminhá-la para autorização de pagamento pelo ordenador de despesa. Realizar a liquidação da despesa, aguardar o recurso financeiro para efetuar o pagamento e as retenções (DARF, GPS, ISSQN, dentre outros), anexar ao processo os documentos emitidos no SIAFI e realizar demais procedimentos necessários. Enviar o processo a contabilidade para análise e demais providências. Orientações para elaboração do Termo de Referência Dados para elaboração do Termo de Referência, conforme exigência da IN/SLTI/MPOG nº 02, de 30/04/2008 e alterações posteriores:

10 Pág.10/61 1. Objeto 2. Objetivo 3. Justificativa da contratação 4. Descrição detalhada da prestação de serviço, relacionando os materiais a serem utilizados. 5. Quantidade prevista da mão-de-obra (no caso de terceirização) 6. Local da prestação do serviço 7. Horário da prestação do serviço 8. Requisito mínimo (no caso de terceirização) 9. Uniforme (no caso de terceirização) 10. Valor estimado para a prestação do serviço (indicar o valor de serviço e detalhar o valor dos materiais) 11. Prazo para prestação do serviço 12. Obrigações e responsabilidades da contratante 13. Obrigações e responsabilidades da contratada 14. Garantia contratual (para contratação com assinatura de contrato) 15. Forma de pagamento (ao final do serviço, mensal com medição do serviço executado, mensal para contratos) 16. Repactuação de preços (para contratação com assinatura de contrato) 17. Servidor responsável pela fiscalização do serviço 18. Dentre outros dados que julgar necessário Orientações para solicitação de orçamentos (empresas): 1. No mínimo 03 orçamentos 2. Empresas do ramo 3. Papel timbrado da empresa (razão social, CNPJ, endereço), constando o nome legível e assinatura do responsável pelo orçamento. 4. Orçamento pela internet: Se possível escaneado. Caso inviável, o orçamento deve ser encaminhado através de empresarial (comprovando que realmente foi a empresa que enviou o orçamento) 5. Orçamento para serviço: detalhar os serviços e, no caso de substituição/utilização de peças, relacionar os materiais a serem utilizados e os respectivos valores 6. Orçamento para material: detalhar quantidade, unidade, especificação, valor unitário e valor total. 7. Observar se a especificação do serviço e material orçado é compatível com o solicitado Orientações para recebimento de material/serviço 1. Receber o material/serviço que deverá ser acompanhado de documentos tais como nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação em nome e CNPJ da Instituição. Verificar se todos os dados do documento fiscal estão corretos. Nesses documentos constarão: descrição do material/serviço, quantidade, unidade de medida e preços (unitário e total); 2. Conferir o material/serviço recebido com as descrições, quantidades e valores constantes do empenho emitido e do Pedido de Compras (edital) e; 3. Declarar no verso do documento (nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação) que o material/serviço recebido atende às especificações contratadas, assinando e identificando o recebedor e a data do recebimento ( modelo: Declaro que o material/serviço constante deste documento confere com as especificações contratadas); 4. Providenciar a regularização da entrega, junto ao fornecedor, no caso do material/serviço não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar falhas ou defeitos, para, posteriormente, atestar o recebimento no verso do documento fiscal e encaminhar para pagamento; 5. Responsabilizar-se pelo armazenamento do material, compreendendo a guarda, localização e preservação do mesmo;

11 Pág.11/61 6. Enviar o documento fiscal, com a devida declaração no verso, ao responsável pelo Financeiro, com a máxima urgência, de forma a não comprometer o prazo de pagamento ajustado, bem como o recolhimento dos encargos devidos. 7. No caso de atrasos na entrega, conforme estipulado no Edital de licitação, a empresa deve ser notificada para apresentação de justificativa. E, posteriormente, caso não proceda a entrega, o processo, com a devida formalização, deve ser encaminhado para parecer jurídico indicando a penalidade passível de aplicação. Documentação obrigatória: O Cadastramento no SICAF é dispensado, no caso de contratação direta (dispensa inciso I ou II do art. 24 da Lei 8.666/93), devendo constar as certidões dos itens 1, 2 e 3, além das demais listadas: 4. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e a Dívida Ativa da União ( 5. Certificado de Regularidade do FGTS CRF ( 6. Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias e às de Terceiros ( 7. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas CNDT ( 8. Portal da Transparência - Consulta de Registro Impeditivo de Contratação ( 9. Conselho Nacional de Justiça CNJ: Consulta de Registros Impeditivos de Contratação por Improbidade Administrativa ( Pessoa Física: 4. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e a Dívida Ativa da União ( 5. PIS/PASEP ou numero da Inscrição no INSS 6. Certidão negativa de débitos com a Prefeitura Municipal de Uberaba ( - serviços municipais / emissão de CND) 7. Portal da Transparência - Consulta de Registro Impeditivo de Contratação ( 8. Conselho Nacional de Justiça CNJ: Consulta de Registros Impeditivos de Contratação por Improbidade Administrativa ( OBSERVAÇÃO: É obrigatório o cadastramento no SICAF em caso de formalização de contrato.

12 Pág.12/61 ANEO II Objeto: Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso II do Art. 24 da Lei 8.666/93) Solicitante Setor de Almoxarifado PROAD/DA Licitações e Contratos (CLC) Orçamento e Finanças (COF) Preencher o formulário de Solicitação de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-005), detalhando a descrição do material e verificando os códigos do SIASG junto ao almoxarifado. Após as devidas assinaturas encaminhar ao pelo Almoxarifado. Observação: as solicitações para material de CONSUMO devem ser emitidas em formulários separados das solicitações de material PERMANENTE Conferir o adequado preenchimento da solicitação, principalmente quanto à descrição do material, o código do SIASG e assinaturas. Emitir o Pedido de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-006) e enviar PROAD/DA (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES) Analisar a possibilidade de aquisição, caso autorizado enviar ao Protocolo para formalizar o processo, encaminhando a CLC (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES) Realizar cotação prévia de preços com no mínimo três orçamentos, conforme exigências abaixo. Elaborar o mapa comparativo de preços (FORMULÁRIO - PROAD-002), verificar se o valor total encontra-se dentro do limite para contratação direta, avaliando a DESPESA ANUAL. Destacar a empresa que apresentou o menor orçamento (POR ITEM). Se contratação direta, nos termos do inciso II do Art. 24 da Lei 8.666/93, consultar, junto ao SIASG, a situação do fornecedor (COMPRASNET). Para compra direta verificar a Regularidade Fiscal Federal Ver observação abaixo sobre SICAF OBS: No caso de licitação ver procedimento para licitação Despachar o processo a PROAD/DA (FORMULÁRIO - PROAD-003), contendo: 1) a forma de aquisição (dispensa de licitação), 2) a fundamentação legal, 3) os dados da empresa (Razão Social Endereço Cidade CEP Telefone Contatos CNPJ Dados Bancários completos) Informar os dados orçamentários (FORMULÁRIO - PROAD-004), enviar ao Reitor para autorização (PTRES FONTE Natureza de Despesa - P.I. e Valor total da contratação) e posteriormente à CLC

13 Pág.13/61 Solicitante Setor de Almoxarifado PROAD/DA Licitações e Contratos (CLC) Orçamento e Finanças (COF) 1) consultar a situação do serviço (CONSERVICO), no SIASG, e verificar, junto ao Contador, o código relativo à natureza da despesa e o sub-item a ser utilizado (classificação contábil); 2) Registrar a Divulgação da Compra no SIASGNET, anexando ao processo. Enviar à COF para empenho Verificar se o processo contém toda a documentação e dados relacionados acima e, também, se a situação do fornecedor (SICAF) continua regular na data do empenho, no caso de existir documentação vencida realizar nova consulta. Emitir empenho e assinar Enviar o empenho ao Ordenador de Despesa para assinatura, já anexado ao processo Enviar 02 vias do empenho ao Almoxarifado Encaminhar o empenho a empresa contratada, autorizando a entrega do material Receber o material e conferir (de acordo com orientações abaixo) Atestar na Nota Fiscal que o material foi recebido em conformidade com a contratação Enviar a Nota Fiscal para pagamento Conferir a Nota Fiscal, a situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL (site da Receita Federal) e, obrigatoriamente, consultar a situação do fornecedor junto ao SICAF (COMPRASNET) ou certidões negativas, caso não cadastrado, para só então encaminhá-la para autorização de pagamento pelo ordenador de despesa. Realizar a liquidação da despesa, aguardar o recurso financeiro para empefetuar o pagamento e as retenções (DARF, GPS, ISSQN, dentre outros), anexar ao processo todos os documentos emitidos no SIAFI e realizar demais procedimentos necessários. Enviar o processo a contabilidade para análise e demais providências. Orientações para solicitação de orçamentos (empresas): 1. No mínimo 03 orçamentos 2. Empresas do ramo 3. Papel timbrado da empresa (razão social, CNPJ, endereço), constando o nome legível e assinatura do responsável pelo orçamento.

14 Pág.14/61 4. Orçamento pela internet: Se possível escaneado. Caso inviável, o orçamento deve ser encaminhado através de empresarial (comprovando que realmente foi a empresa que enviou o orçamento) 5. Orçamento para serviço: detalhar os serviços e, no caso de substituição/utilização de peças, relacionar os materiais a serem utilizados e os respectivos valores 6. Orçamento para material: detalhar quantidade, unidade, especificação, valor unitário e valor total. 7. Observar se a especificação do serviço e material orçado é compatível com o solicitado Orientações para recebimento de material/serviço 1. receber o material/serviço que deverá ser acompanhado de documentos tais como nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação em nome e CNPJ da Instituição. Verificar se todos os dados do documento fiscal estão corretos. Nesses documentos constarão: descrição do material/serviço, quantidade, unidade de medida e preços (unitário e total); 2. conferir o material/serviço recebido com as descrições, quantidades e valores constantes do empenho emitido e do Pedido de Compras (edital) e; 3. declarar no verso do documento (nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação) que o material/serviço recebido atende às especificações contratadas, assinando e identificando o recebedor e a data do recebimento ( modelo: Declaro que o material/serviço constante deste documento confere com as especificações contratadas); 4. providenciar a regularização da entrega, junto ao fornecedor, no caso do material/serviço não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar falhas ou defeitos, para, posteriormente, atestar o recebimento no verso do documento fiscal e encaminhar para pagamento; 5. responsabilizar-se pelo armazenamento do material, compreendendo a guarda, localização e preservação do mesmo; 6. enviar o documento fiscal, com a devida declaração no verso, ao responsável pelo Financeiro, com a máxima urgência, de forma a não comprometer o prazo de pagamento ajustado, bem como o recolhimento dos encargos devidos. 7. No caso de atrasos na entrega, conforme estipulado no Edital de licitação, a empresa deve ser notificada para apresentação de justificativa. E, posteriormente, caso não proceda a entrega, o processo, com a devida formalização, deve ser encaminhado para parecer jurídico indicando a penalidade passível de aplicação. Orientações Gerais: Objetivando a racionalização e, sobretudo, evitar o fracionamento de despesas, o responsável pelo Almoxarifado pode agrupar pedidos de aquisições similares, solicitados por mais de um solicitante, tanto para compra de material de consumo quanto para material permanente. A Solicitação de Compra para material de consumo deve ser separada da para material permanente, ou seja, não poderá conter na mesma solicitação itens de consumo e permanente. A ausência de carimbo e/ou assinatura bem como o preenchimento incorreto ou incompleto da requisição são motivos para a devolução do documento. O solicitante deverá verificar no mercado, antes da emissão da Solicitação de Compras, o detalhamento do material de consumo e/ou permanente a ser solicitado (forma, embalagem, dimensão, material, voltagem, capacidade, cor, volume, dentre outras especificações). A especificação dos produtos a serem adquiridos deve ser bem detalhada, sem constar código, modelos ou sinais que possam direcionar para determinada marca. Sempre que possível, indicar prováveis fornecedores.

15 Pág.15/61 90% do sucesso de um processo de compras está na origem da solicitação, ou seja, na clareza e qualidade do pedido. SICAF O Cadastramento no SICAF é dispensado, no caso de contratação direta (dispensa inciso II do art. 24 da Lei 8.666/93), devendo constar as seguintes certidões: 1. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Divida Ativa da União ( 2. Certificado de Regularidade do FGTS CRF ( 3. Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias e às de Terceiros ( OBSERVAÇÃO: É obrigatório o cadastramento no SICAF em caso de formalização de contrato.

16 Pág.16/61 ANEO II-A (Redação dada pela /IFTM nº 08, de 03/12/12) Objeto: Fluxo e procedimentos para AQUISIÇÃO DE BENS (CONTRATAÇÃO DIRETA - inciso II do Art. 24 da Lei 8.666/93). Solicitante Setor de Almoxarifado PROAD/DA Licitações e Contratos (CLC) Orçamento e Finanças (COF) Preencher o formulário de Solicitação de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-005), detalhando a descrição do material e verificando os códigos do SIASG junto ao almoxarifado. Após as devidas assinaturas encaminhar ao pelo Almoxarifado. Observações: 1 - As solicitações para material de CONSUMO devem ser emitidas em formulários separados das solicitações de material PERMANENTE. 2 - As solicitações para materiais permanentes de TI (constantes do PDTI) deverão estar acompanhadas de DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DE DEMANDA (DOD) devidamente autorizado pelo setor de TI. Conferir o adequado preenchimento da solicitação, principalmente quanto à descrição do material, o código do SIASG e assinaturas. Emitir o Pedido de Compra (FORMULÁRIO - PROAD-006) e enviar PROAD/DA. (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES) Analisar a possibilidade de aquisição, caso autorizado enviar ao Protocolo para formalizar o processo, encaminhando a CLC. (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES) Realizar cotação prévia de preços com no mínimo três orçamentos, conforme exigências abaixo. Elaborar o mapa comparativo de preços (FORMULÁRIO - PROAD-002), verificar se o valor total encontra-se dentro do limite para contratação direta, avaliando a DESPESA ANUAL. Destacar a empresa que apresentou o menor orçamento (POR ITEM). Se contratação direta, nos termos do inciso II do Art. 24 da Lei 8.666/93, consultar, junto ao SIASG, a situação do fornecedor (COMPRASNET) ou Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ. OBS: 1) No caso de licitação ver fluxo para licitação 2) No caso de pendência na documentação acima entrar em contato com a empresa, solicitando a regularização. Despachar o processo a PROAD/DA

17 Pág.17/61 Solicitante Setor de Almoxarifado PROAD/DA Licitações e Contratos (CLC) Orçamento e Finanças (COF) (FORMULÁRIO - PROAD-003), contendo: 1) a forma de aquisição (dispensa de licitação), 2) a fundamentação legal, 3) os dados da empresa (Razão Social Endereço Cidade CEP Telefone Contatos CNPJ Dados Bancários completos). Informar os dados orçamentários (FORMULÁRIO - PROAD-004), enviar ao Reitor para autorização (PTRES FONTE Natureza de Despesa - P.I. e Valor total da contratação) e posteriormente à CLC. 1) Consultar a situação do serviço (CONSERVICO), no SIASG, e verificar, junto ao Contador, o código relativo à natureza da despesa e o sub-item a ser utilizado (classificação contábil); 2) Registrar a Divulgação da Compra no SIASGNET, anexando ao processo. Enviar à COF para empenho Verificar se o processo contém toda a documentação e dados relacionados acima e, também, se a situação do fornecedor (SICAF ou Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ) continua regular na data do empenho, no caso de existir documentação vencida realizar nova consulta. Emitir empenho e assinar. Enviar o empenho ao Ordenador de Despesa para assinatura, já anexado ao processo. Enviar 02 vias do empenho ao Almoxarifado. Encaminhar o empenho a empresa contratada, autorizando a entrega do material. Receber o material e conferir (de acordo com orientações abaixo). Atestar na Nota Fiscal que o material foi recebido em conformidade com a contratação. Enviar a Nota Fiscal para pagamento. Conferir a Nota Fiscal, a situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL (site da Receita Federal) e, obrigatoriamente, consultar a situação do fornecedor junto ao SICAF (COMPRASNET) ou Documentação obrigatória", relacionada abaixo, a CNDT, Portal da Transparência e CNJ, caso não cadastrado, para só então encaminhá-la para autorização de pagamento pelo ordenador de despesa. Realizar a liquidação da despesa, aguardar o recurso financeiro para empefetuar o pagamento e as retenções (DARF, GPS, ISSQN, dentre outros), anexar ao processo todos os documentos

18 Pág.18/61 Solicitante Setor de Almoxarifado PROAD/DA Licitações e Contratos (CLC) Orçamento e Finanças (COF) emitidos no SIAFI e realizar demais procedimentos necessários. Enviar o processo a contabilidade para análise e demais providências. Orientações para solicitação de orçamentos (empresas): 1. No mínimo 03 orçamentos 2. Empresas do ramo 3. Papel timbrado da empresa (razão social, CNPJ, endereço), constando o nome legível e assinatura do responsável pelo orçamento. 4. Orçamento pela internet: Se possível escaneado. Caso inviável, o orçamento deve ser encaminhado através de empresarial (comprovando que realmente foi a empresa que enviou o orçamento) 5. Orçamento para serviço: detalhar os serviços e, no caso de substituição/utilização de peças, relacionar os materiais a serem utilizados e os respectivos valores 6. Orçamento para material: detalhar quantidade, unidade, especificação, valor unitário e valor total. 7. Observar se a especificação do serviço e material orçado é compatível com o solicitado Orientações para recebimento de material/serviço 1. Receber o material/serviço que deverá ser acompanhado de documentos tais como nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação em nome e CNPJ da Instituição. Verificar se todos os dados do documento fiscal estão corretos. Nesses documentos constarão: descrição do material/serviço, quantidade, unidade de medida e preços (unitário e total); 2. Conferir o material/serviço recebido com as descrições, quantidades e valores constantes do empenho emitido e do Pedido de Compras (edital) e; 3. Declarar no verso do documento (nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação) que o material/serviço recebido atende às especificações contratadas, assinando e identificando o recebedor e a data do recebimento ( modelo: Declaro que o material/serviço constante deste documento confere com as especificações contratadas); 4. Providenciar a regularização da entrega, junto ao fornecedor, no caso do material/serviço não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar falhas ou defeitos, para, posteriormente, atestar o recebimento no verso do documento fiscal e encaminhar para pagamento; 5. Responsabilizar-se pelo armazenamento do material, compreendendo a guarda, localização e preservação do mesmo; 6. Enviar o documento fiscal, com a devida declaração no verso, ao responsável pelo Financeiro, com a máxima urgência, de forma a não comprometer o prazo de pagamento ajustado, bem como o recolhimento dos encargos devidos. 7. No caso de atrasos na entrega, conforme estipulado no Edital de licitação, a empresa deve ser notificada para apresentação de justificativa. E, posteriormente, caso não proceda a entrega, o processo, com a devida formalização, deve ser encaminhado para parecer jurídico indicando a penalidade passível de aplicação.

19 Pág.19/61 Orientações Gerais: Objetivando a racionalização e, sobretudo, evitar o fracionamento de despesas, o responsável pelo Almoxarifado pode agrupar pedidos de aquisições similares, solicitados por mais de um solicitante, tanto para compra de material de consumo quanto para material permanente. A Solicitação de Compra para material de consumo deve ser separada da para material permanente, ou seja, não poderá conter na mesma solicitação itens de consumo e permanente. A ausência de carimbo e/ou assinatura bem como o preenchimento incorreto ou incompleto da requisição são motivos para a devolução do documento. O solicitante deverá verificar no mercado, antes da emissão da Solicitação de Compras, o detalhamento do material de consumo e/ou permanente a ser solicitado (forma, embalagem, dimensão, material, voltagem, capacidade, cor, volume, dentre outras especificações). A especificação dos produtos a serem adquiridos deve ser bem detalhada, sem constar código, modelos ou sinais que possam direcionar para determinada marca. Sempre que possível, indicar prováveis fornecedores. 90% do sucesso de um processo de compras está na origem da solicitação, ou seja, na clareza e qualidade do pedido. Documentação Obrigatória: O Cadastramento no SICAF é dispensado, no caso de contratação direta (dispensa inciso II do art. 24 da Lei 8.666/93), devendo constar as certidões dos itens 1, 2 e 3, além das demais listadas: 1. Certidão Conjunta Negativa de Débitos Relativos aos Tributos Federais e à Divida Ativa da União ( 2. Certificado de Regularidade do FGTS CRF ( 3. Certidão Negativa de Débitos Relativos às Contribuições Previdenciárias e às de Terceiros ( 4. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas CNDT ( 5. Portal da Transparência - Consulta de Registro Impeditivo de Contratação ( 6. Conselho Nacional de Justiça CNJ: Consulta de Registros Impeditivos de Contratação por Improbidade Administrativa ( OBSERVAÇÃO: É obrigatório o cadastramento no SICAF em caso de formalização de contrato.

20 Pág.20/61 ANEO III Objeto: Fluxo e procedimentos para CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS E OBRAS (LICITAÇÃO) Solicitante Ativ. Administrativas (CAA) PROAD/DA Licitações e Contratos (CLC) Reitor Orçam. e Finanças (COF) Preencher o formulário de Solicitação de Serviço (FORMULÁRIO - PROAD-001) e Termo de Referência (orientação abaixo), e encaminhar à Coordenação de s Administrativas. Conferir o adequado preenchimento dos documentos (inclusive assinaturas). Analisar a viabilidade de atendimento com pessoal da Instituição. Caso afirmativo executar. Sendo inviável a execução com pessoal do IFTM, enviar a PROAD/DA. (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES) Analisar a possibilidade de aquisição, caso autorizado enviar ao Protocolo para formalizar o processo, encaminhando a CLC (OBSERVAR CRONOGRAMA DE LICITAÇÕES) Realizar cotação prévia de preços com no mínimo três orçamentos (empresa/sispp/ata), conforme exigências abaixo. No caso exclusivo de serviços de engenharia enviar, a de Serviços de Engenharia - CSE para avaliação e elaboração da Planilha de Custos de acordo com tabela SINAPI e regulamentações, não havendo necessidade de cotação de preços. (Deve ser emitida ART e declaração de compatibilidade com o SINAPI) Elaborar o mapa comparativo de preços (PROAD-002), verificando se o valor total encontra-se dentro do limite para contratação direta, avaliando a DESPESA ANUAL. Caso ultrapasse o limite para contratação direta, avaliando a despesa anual, fechar o mapa comparativo de preços com a média dos valores cotados para fins de abertura de licitação Despachar o processo à PROAD/DA, informando a modalidade de licitação. (FORMULÁRIO - PROAD-007) Informar os dados orçamentários disponíveis para a licitação (FORMULÁRIO - PROAD-008 / FORMULÁRIO - PROAD-008A), e enviar ao Reitor para autorização (PTRES FONTE Natureza de Despesa P.I. e Valor previsto da contratação) ou despacho para Registro de Preços. Autorizar a licitação e enviar ao Pregoeiro ou

21 Pág.21/61 Solicitante Ativ. Administrativas (CAA) PROAD/DA Licitações e Contratos (CLC) Reitor Orçam. e Finanças (COF) Presidente da CPL. Anexar ao processo a Portaria de designação do Pregoeiro e equipe de apoio ou da Comissão de Licitação Elaborar Edital, Ata de Registro e minuta de contrato, caso necessário, conforme Termo de Referência e dados constantes do processo, e, posteriormente, enviar a PROAD/DA Enviar ao Reitor/Procurador para parecer jurídico. Após parecer jurídico providenciar a publicação do Aviso de Licitação no DOU e outros jornais, caso necessário, e a inclusão do Edital no COMPRASNET. Anexar Consulta Termo de Retirada de Edital Realizar a licitação Anexar: 1) Consulta ao SICAF das empresas vencedoras e outros documentos solicitados; 2) Declarações solicitadas; 3) Propostas vencedoras; 4) Resultados, Termos, Atas e outros documentos. Enviar ao Reitor para homologação Homologar a licitação, no COMPRASNET, anexar o Termo de homologação e devolver o processo para publicação do resultado da licitação no DOU. Publicar o resultado, anexar o extrato da publicação e outros documentos necessários, tais como Ata de Registro de Preços, se for o caso. Enviar processo à PROAD/DA Enviar para empenho, confirmando os dados orçamentários. Verificar se o processo contém toda a documentação e dados relacionados acima e, também, se a situação do fornecedor (SICAF) continua regular na data do empenho, no caso de existir documentação vencida realizar nova consulta. OBSERVAÇÃO: Verificar no Edital os documentos necessários para a habilitação (SICAF) Emitir empenho e assinar Enviar o empenho ao Ordenador de Despesa para assinatura, já anexado ao processo. OBS: No Caso de assinatura de contrato, enviar, posteriormente, à CLC para formalização e demais providências.

22 Pág.22/61 Solicitante Ativ. Administrativas (CAA) PROAD/DA Licitações e Contratos (CLC) Reitor Orçam. e Finanças (COF) No Caso de assinatura de contrato Formalizar contrato, publicar no DOU, registrar o cronograma no SIASG, solicitar a Portaria de Fiscal, enviar contrato e outros documentos ao fiscal do contrato, solicitar Ordem de Serviço para o inicio do serviço, se for o caso, enviar documentos à empresa, dentre outros. Caso não formalize contrato, enviar 02 vias do empenho à CAA. Encaminhar empenho à empresa contratada e autorizar o início do serviço. Acompanhar a execução do serviço (no caso de contrato será o fiscal do contrato, nos termos dos regulamentos vigentes) Atestar na Nota Fiscal que o serviço foi realizado em conformidade com a contratação, juntamente com o servidor que acompanhou diretamente o serviço (no caso de contrato será o fiscal do contrato, emitindo, também, a medição no SICON/SIASG). Enviar a Nota Fiscal para pagamento, com a máxima urgência, para não comprometer o pagamento dos encargos devidos Conferir a Nota Fiscal, a situação da empresa junto ao SIMPLES NACIONAL (site da Receita Federal) e, obrigatoriamente, consultar a situação do fornecedor junto ao SICAF (COMPRASNET) para só então encaminhá-la para autorização de pagamento pelo ordenador de despesa. OBSERVAÇÃO: Verificar a documentação para a habilitação constante do Edital para consultar o SICAF. Realizar a liquidação da despesa, aguardar o recurso financeiro para efetuar o pagamento e as retenções (DARF, GPS, ISSQN, dentre outros), anexar ao processo todos os documentos emitidos no SIAFI e realizar demais procedimentos necessários. Enviar o processo a contabilidade para análise e demais providências. OBSERVAÇÃO: Algumas ações da CPL se diferem das realizadas pelo Pregoeiro para a realização das seguintes modalidades de licitação: convite, tomada de preços e concorrência. Orientações para elaboração do Termo de Referência Dados para elaboração do Termo de Referência, conforme exigência da IN/SLTI/MPOG nº 02, de 30/04/2008 e alterações posteriores:

23 Pág.23/61 1. Objeto 2. Objetivo 3. Justificativa da contratação 4. Descrição detalhada da prestação de serviço, relacionando os materiais a serem utilizados. 5. Quantidade prevista da mão-de-obra (no caso de terceirização) 6. Local da prestação do serviço 7. Horário da prestação do serviço 8. Requisito mínimo (no caso de terceirização) 9. Uniforme (no caso de terceirização) 10. Valor estimado para a prestação do serviço (indicar o valor de serviço e detalhar o valor dos materiais) 11. Prazo para prestação do serviço 12. Obrigações e responsabilidades da contratante 13. Obrigações e responsabilidades da contratada 14. Garantia contratual (para contratação com assinatura de contrato) 15. Forma de pagamento (ao final do serviço, mensal com medição do serviço executado, mensal para contratos) 16. Repactuação de preços (para contratação com assinatura de contrato) 17. Servidor responsável pela fiscalização do serviço 18. Dentre outros dados que julgar necessário Orientações para solicitação de orçamentos (empresas): 1. No mínimo 03 orçamentos 2. Empresas do ramo 3. Papel timbrado da empresa (razão social, CNPJ, endereço), constando o nome legível e assinatura do responsável pelo orçamento. 4. Orçamento pela internet: Se possível escaneado. Caso inviável, o orçamento deve ser encaminhado através de empresarial (comprovando que realmente foi a empresa que enviou o orçamento) 5. Orçamento para serviço: detalhar os serviços e, no caso de substituição/utilização de peças, relacionar os materiais a serem utilizados e os respectivos valores 6. Orçamento para material: detalhar quantidade, unidade, especificação, valor unitário e valor total. 7. Observar se a especificação do serviço e material orçado é compatível com o solicitado Orientações para recebimento de material/serviço 1. receber o material/serviço que deverá ser acompanhado de documentos tais como nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação em nome e CNPJ da Instituição. Verificar se todos os dados do documento fiscal estão corretos. Nesses documentos constarão: descrição do material/serviço, quantidade, unidade de medida e preços (unitário e total); 2. conferir o material/serviço recebido com as descrições, quantidades e valores constantes do empenho emitido e do Pedido de Compras (edital) e; 3. declarar no verso do documento (nota fiscal, fatura, nota fiscal/fatura ou Termo de Cessão/Doação) que o material/serviço recebido atende às especificações contratadas, assinando e identificando o recebedor e a data do recebimento ( modelo: Declaro que o material/serviço constante deste documento confere com as especificações contratadas); 4. providenciar a regularização da entrega, junto ao fornecedor, no caso do material/serviço não corresponder com exatidão ao que foi pedido, ou ainda, apresentar falhas ou defeitos, para, posteriormente, atestar o recebimento no verso do documento fiscal e encaminhar para pagamento; 5. responsabilizar-se pelo armazenamento do material, compreendendo a guarda, localização e preservação do mesmo;

24 Pág.24/61 6. enviar o documento fiscal, com a devida declaração no verso, ao responsável pelo Financeiro, com a máxima urgência, de forma a não comprometer o prazo de pagamento ajustado, bem como o recolhimento dos encargos devidos. 7. No caso de atrasos na entrega, conforme estipulado no Edital de licitação, a empresa deve ser notificada para apresentação de justificativa. E, posteriormente, caso não proceda a entrega, o processo, com a devida formalização, deve ser encaminhado para parecer jurídico indicando a penalidade passível de aplicação.