Sobre o EthicsPoint. Sobre o EthicsPoint Denúncias Geral Segurança e Confidencialidade das Denúncias Dicas e Melhores Práticas. O que é EthicsPoint?

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1 Sobre o EthicsPoint Denúncias Geral Segurança e Confidencialidade das Denúncias Dicas e Melhores Práticas Sobre o EthicsPoint O que é EthicsPoint? EthicsPoint é uma ferramenta abrangente que possibilita a apresentação de denúncias de forma confidencial, permitindo que a administração e os funcionários trabalhem juntos no combate a fraudes, ao abuso e a outras condutas impróprias no local de trabalho, promovendo um ambiente de trabalho positivo. Por que precisamos de um sistema como o EthicsPoint? Acreditamos que nossos funcionários são o nosso bem mais importante. Ao criar canais de comunicação abertos, podemos promover um ambiente de trabalho positivo e aumentar a produtividade. A lei exige que as empresas de capital aberto disponham de um veículo de comunicação anônimo que encaminhe denúncias de eventuais fraudes contábeis e de auditoria diretamente ao Comitê de Auditoria. Um sistema eficaz de denúncias intensificará nossos esforços para promover uma cultura de integridade e tomada de decisões éticas.

2 Denúncias Geral Posso fazer denúncias pela Internet ou por telefone? Sim. Com o EthicsPoint, você pode fazer uma denúncia confidencial e anônima por telefone ou pela Internet. Que tipos de situações devo denunciar? O sistema EthicsPoint foi projetado para que os funcionários denunciem infrações do nosso Código de Conduta ou outras preocupações que possam ter. Se eu presenciar uma infração, não devo simplesmente denunciá-la ao meu gerente ou aos responsáveis por segurança ou recursos humanos e deixar que lidem com ela? Quando você observar algum comportamento que, em sua opinião, viole o nosso código de conduta, esperamos que o denuncie. Em condições ideais, você deve expor suas preocupações diretamente ao seu gerente ou outro membro da equipe administrativa. Reconhecemos, porém, que há circunstâncias em que você não se sentirá à vontade para denunciar o problema dessa maneira. É para essas circunstâncias que estabelecemos uma parceria com a EthicsPoint. Preferimos que você faça a denúncia anonimamente a omitir essas informações. Por que devo informar o que sei? O que ganho com isso? Todos nós temos o direito de trabalhar em um ambiente positivo, e com esse direito vem a responsabilidade de agir de maneira ética, informando as pessoas apropriadas quando alguém não está agindo de maneira adequada. Trabalhando juntos, podemos manter um ambiente saudável e produtivo. A conduta corporativa imprópria pode colocar em risco a sobrevivência de toda uma empresa. A administração realmente quer que eu faça denúncias? Claro que sim! Na verdade, precisamos que você faça denúncias. Você sabe o que acontece em nossa empresa tanto de bom como de mau. Talvez você tenha conhecimento preliminar de uma atividade que pode ser preocupante. Sua denúncia pode minimizar o impacto negativo potencial sobre a empresa e seus funcionários. Além disso, o fornecimento de sugestões positivas pode ajudar a identificar maneiras de melhorar a cultura e o desempenho da empresa. Para onde vão essas denúncias? Quem tem acesso a elas? As denúncias seguem diretamente para o servidor seguro da EthicsPoint para impedir qualquer quebra de segurança. A EthicsPoint disponibiliza essas denúncias apenas às pessoas específicas na empresa nomeadas responsáveis por sua avaliação, com base no tipo de infração e o local do incidente. Todos os destinatários foram treinados para manter essas denúncias estritamente confidenciais.

3 Esse sistema não é apenas um exemplo de alguém me vigiando? O sistema EthicsPoint concentra-se em ser um aspecto positivo da nossa filosofia global e nos permite garantir um ambiente de trabalho seguro, protegido e ético. Recomendamos que você busque orientação sobre dilemas éticos, apresente sugestões positivas ou comunique qualquer preocupação. A comunicação eficaz é essencial no ambiente de trabalho nos dias de hoje e esta é uma excelente ferramenta para aprimorar essa comunicação. Escolhemos cuidadosamente a melhor ferramenta de denúncias para atender às nossas obrigações de conformidade, mantendo ao mesmo tempo um ambiente de comunicação positivo. Segurança e Confidencialidade das Denúncias Se entendi bem, qualquer denúncia que eu envie de um computador da empresa gera um registro no servidor mostrando todos os sites a que meu PC se conecta; esse registro não me identificará como o originador da denúncia? O EthicsPoint não gera nem mantém qualquer registro interno de conexões com endereços IP. Portanto, nenhuma informação vinculando o seu PC à EthicsPoint estará disponível. Na verdade, a EthicsPoint compromete-se contratualmente a não tentar identificar o originador de uma denúncia. Caso você não se sinta à vontade em fazer uma denúncia a partir do seu PC no trabalho, poderá usar um computador fora do ambiente de trabalho (por exemplo, em uma LAN house, na casa de um amigo, etc.) para acessar o site seguro da EthicsPoint. Muitas pessoas preferem essa opção, pois os dados da EthicsPoint mostram que menos de 12% das denúncias são geradas durante o horário de expediente. Posso fazer uma denúncia de minha casa e permanecer anônimo? Uma denúncia feita a partir de sua casa, do computador de um vizinho ou de qualquer portal da Internet permanecerá segura e anônima. Como um portal da Internet nunca identifica um visitante pelo nome da tela e o sistema EthicsPoint elimina os endereços da Internet, o anonimato é integralmente preservado. Além disso, a EthicsPoint compromete-se contratualmente a não tentar identificar o originador de uma denúncia. Preocupo-me com o fato de que as informações fornecidas à EthicsPoint possam, em última análise, revelar a minha identidade. Como posso garantir que isso não acontecerá? O sistema EthicsPoint foi projetado para proteger o seu anonimato. No entanto, caso deseje permanecer anônimo, você, como denunciante, deve garantir que a denúncia não contenha informações que o identifiquem (por exemplo, "Da minha mesa, ao lado de Fulano de Tal..." ou "Em meus 33 anos..."). O atendimento na central telefônica com discagem gratuita também é confidencial e anônimo?

4 Sim. Você deverá fornecer as mesmas informações que forneceria em uma denúncia pela Internet, e um atendente digitará suas respostas no site da EthicsPoint. As mesmas medidas de segurança e confidencialidade são aplicadas durante o registro dessas denúncias. E se eu quiser ser identificado com minha denúncia? Há uma seção no relatório para que você se identifique, se assim o desejar.

5 Dicas e Melhores Práticas Sei que algumas pessoas estão envolvidas com conduta antiética, mas isso não me afeta. Por que devo me dar ao trabalho de denunciá-la? Nossa empresa optou por promover o comportamento ético. Toda conduta antiética, em qualquer nível, acaba por afetar a Empresa e todos os seus funcionários, inclusive você. Basta considerar o que aconteceu em escândalos corporativos recentes para perceber os efeitos desastrosos que um lapso ético aparentemente inócuo pode ter sobre uma empresa saudável como um todo. Portanto, se você está ciente de qualquer incidente de conduta imprópria ou infração ética, considere que denunciá-lo é um dever para consigo e para com seus colegas. Não tenho certeza se o que observei ou ouvi é uma infração da política da empresa ou envolve conduta antiética; apenas não me parece certo. O que devo fazer? Faça uma denúncia. O EthicsPoint pode ajudá-lo a elaborar e enviar sua denúncia de forma que seja compreendida corretamente. É preferível relatar uma situação que acabe se mostrando inofensiva do que deixar que possíveis comportamentos antiéticos sejam ignorados porque você não tinha certeza. E se meu chefe ou outros administradores estiverem envolvidos em uma infração? Eles não receberão o relatório e começarão a acobertá-la? O sistema EthicsPoint e a distribuição de relatórios são projetados de modo que as partes envolvidas não sejam notificadas nem tenham acesso aos relatórios em que seus nomes foram citados. E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois que enviar a denúncia? Ou se a empresa quiser me fazer outras perguntas sobre a denúncia? Ao fazer uma denúncia usando o site ou a Central de Atendimento EthicsPoint, você recebe um nome de usuário exclusivo e é pedido que você defina uma senha. Você pode retornar ao sistema EthicsPoint pela Internet ou por telefone e acessar o relatório original para acrescentar outros detalhes ou responder perguntas feitas por um representante da empresa, bem como para adicionar novas informações que ajudem a esclarecer questões em aberto. É altamente aconselhável que você volte ao site no momento indicado para responder as perguntas da empresa. Você e a empresa terão estabelecido uma "conversa anônima", em que as situações não são apenas identificadas, mas também podem ser resolvidas, por mais complexas que sejam. O acompanhamento é tão seguro quanto o envio da denúncia? Toda a comunicação do EthicsPoint tem o mesmo nível de confidencialidade extrema que a denúncia inicial, e o anonimato é mantido. Posso fazer uma denúncia mesmo que não tenha acesso à Internet?

6 Você pode fazer uma denúncia no EthicsPoint a partir de qualquer computador que tenha acesso à Internet. Você pode fazê-la a partir da sua casa. Muitos locais públicos, inclusive bibliotecas públicas, têm computadores com conexão à Internet. Caso você não tenha acesso ou não se sinta à vontade para usar um computador, é possível ligar para a central telefônica da EthicsPoint com discagem gratuita, disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano.