PROPOSTA TÉCNICA PARA IMPLEMENTAÇÃO E GESTÃO DA CENTRAL DE ÉTICA E COMPLIANCE

Transcrição

1 PROPOSTA TÉCNICA PARA IMPLEMENTAÇÃO E GESTÃO DA CENTRAL DE ÉTICA E COMPLIANCE NA PROPOSTA Dr. Christian de Lamboy Diretor Rua Itapeva, 574, Cj. 51A São Paulo SP Brasil Tel christian@instituto-arc.com

2 Conteúdo 1. Introdução Sobre a CEC: Base de Conhecimento: Canal de Denúncias Categorias Sobre o Sistema O que a CEC oferece à ANCORD Usuários Idiomas Customização da CEC Categorias Campo para Perguntas e Respostas Frequentes Autenticação e Segurança de Usuário Ajustes Contínuos Proteção contra SPAM e abuso de relatos automatizados Backup Acesso 24/ Direcionamento de novos Relatos Funções de Administrador do Instituto ARC Respostas Automáticas Relatos via Telefone Notificações Treinamento Suporte Técnico confidencial - página 2 / 10

3 1. Introdução O Instituto ARC presta serviços na área de compliance e conta com uma equipe capacitada e em constante aperfeiçoamento, garantindo um serviço de alta qualidade. O Instituto ARC tem vasta experiência e utiliza as melhores práticas de mercado nacional e internacional na área de compliance, garantindo a expertise necessária no assunto e a consequente satisfação de seus clientes. Com o advento da Lei Anticorrupção (Lei /2013 e Decreto Regulamentador 8.420/2015), que trata acerca das condutas ilícitas contra a administração pública e programas de compliance, o Instituto ARC desenvolveu uma plataforma online, chamada de Central de Ética e Compliance ( CEC ), com o objetivo de centralizar todas as informações do cliente relacionadas à ética e compliance, e assim, ajudar os seus clientes a prevenir e combater condutas ilícitas, que possam causar prejuízos financeiros e violar a sua reputação confidencial - página 3 / 10

4 2. Sobre a CEC: A CEC é uma plataforma online, acessada por meio de um link na homepage da ANCORD, onde a ANCORD poderá disponibilizar aos seus funcionários, fornecedores, distribuidores, terceiros em geral e aos seus próprios clientes ( Público Alvo ), todos os documentos e informações relacionados à ética e ao compliance. Por meio da CEC, o Público Alvo também poderá realizar denúncias, perguntas, cadastramento de terçeiros e esclarecer suas dúvidas ( Relatos ) relacionadas ao tema, sempre garantindo a segurança e caso necessário o anonimato do relator. A ANCORD receberá um número limitado de acessos e senha para usuários, que terão autoridade para inserir os documentos e informações na CEC, bem como serão responsáveis pela administração do Canal de Denúncias ( Agentes ). Abaixo algumas informações específicas do funcionamento da CEC, que é composta pela (i) Base de Conhecimento e pelo (ii) Canal de Denúncias: 2.1 Base de Conhecimento: Na Base de Conhecimento, os Agentes farão o upload, em pastas específicas e estabelecidas pela ANCORD, de todos os documentos relacionados à ética, ao seu programa de compliance e combate à corrupção, tais como códigos de conduta e ética, políticas, formulários de aprovações entre outros documentos e informações. Por meio de um link, o Público-Alvo poderá ter acesso total ou parcial às pastas, conforme acesso autorizado pela ANCORD. A Base de Conhecimento também disponibiliza um campo de Perguntas e Respostas, de acordo com as categorias pré-determinadas pela ANCORD (Item 2.3), onde o Público-Alvo poderá sanar as dúvidas mais frequentes relacionadas ao programa de compliance e a temas de ética e anticorrupção confidencial - página 4 / 10

5 2.2 Canal de Denúncias Online O Canal de Denúncias da CEC permite que o Público-Alvo realize relatos relacionados à ética, corrupção e compliance, de acordo com as categorias prédeterminadas pela ANCORD (Item 2.3). Após a realização do relato, será gerado um número de protocolo e rastreio, para que o relator possa acompanhar o andamento do processo e comunicar com os Agentes. Os relatos serão recebidos, examinados e conduzidos pelos Agentes, que serão treinados e qualificados para a função, sempre garantindo a segurança e o anonimato do relator, de forma que ele se sinta confortável em realizar o relato. De forma inovadora, a CEC é a única plataforma no mercado que dá opção da ANCORD administrar o seu próprio Canal de Denúncias e combinar todos os elementos necessários para um sistema de compliance eficaz em um aplicativo só. Caso a ANCORD opte, os relatos também poderão ser recebidas, examinadas e conduzidas pelo próprio Instituto ARC ou outras instituições/pessõas externas. Outra facilidade do Canal de Denúncias é que ele permite uma interação entre o relator e o Agente, de forma anônima e segura, facilitando e agilizando a troca de informações, a elaboração de relatórios e a remediação dos relatos recebidos confidencial - página 5 / 10

6 2.2.2 Via Telefone Além do Canal de Denúncias online, a CEC também oferece a opção de um Canal de Denúncias via telefone, que poderá ser realizada de três modos: a) Ouvidor: o Instituto ARC disponibilizará uma pessoa qualificada e treinada para receber os relatos por telefone, sempre garantindo o sigilo. Vantagem: como o ouvidor será uma pessoa externa da ANCORD, o denunciante poderá se sentir mais confortável em realizar o relato. b) Canal Telefônico: Recebem-se as denúncias através do contato de um atendente, o qual registra os dados correspondentes à irregularidade. c) Caixa Postal: será instalada uma caixa postal com uma mensagem gravada e personalizada para ANCORD. Vantagem: sem custos de pessoal. 2.3 Categorias Para facilitar o envio e análise dos relatos e perguntas e respostas frequentes, a CEC somente permite relatos e perguntas e respostas que sejam referentes às categorias pré-determinadas pela ANCORD. As categorias serão elaboradas pela própria ANCORD, de acordo com a sua realidade, necessidade e risco, e poderão ser modificadas a qualquer momento. O Instituto ARC também poderá auxiliar a ANCORD na escolha das categorias. Alguns exemplos de Categorias sugeridas: Suborno e corrupção Lavagem de Dinheiro Fraude e Roubo Conflito de interesses Sabotagem ou destruição Violação dos regulamentos de segurança Violação do Código de Conduta Discriminação confidencial - página 6 / 10

7 2.4 Sobre o Sistema A CEC utiliza um sistema totalmente independente do TI da ANCORD. Os relatos são acessados e processados em servidores de alta segurança na Alemanha, atendendo aos padrões de segurança de dados mais altos internacionais. O Instituto ARC dará à ANCORD o seguinte suporte de TI: Todas as licenças e direitos do utilizador para hardware e software; Atualizações e manutenção de hardware; Avaliação e atualização diária de rotinas de segurança; Serviço de apoio por meio de funcionários de TI; Desenvolvimento contínuo / extensão de funções confidencial - página 7 / 10

8 3. O que a CEC oferece à ANCORD 3.1 Usuários Fornecimento de 10 licenças de usuário para Agentes. Usuários adicionais poderão ser requeridos a qualquer momento, mediante pagamento adicional. Fornecimento de links de acesso para Público Alvo e Agentes. 3.2 Idiomas O sistema padrão da CEC é oferecido em português. A inclusão de outros idiomas é possível a qualquer momento, mediante pagamento adicional. 3.3 Customização da CEC Os seguintes itens serão customizados de acordo das exigências da ANCORD: Logo na página principal, Textos de bem-vindo e agradeçimento, Contatos da ANCORD, Área de Perguntas e Respostas frequentes, Pastas para upload e download de documentos, Categorias para os relatos e Perguntas e Respostas Frequentes, Campos para relatos baseados nas categorias, Inclusão de usuário, Atribuição de competências individuais de usuários. 3.4 Categorias A taxa de licença de usuário compreende 8 (oito) categorias a serem definidas pela ANCORD. Novas categorias poderão ser adicionadas, mediante pagamento adicional. 3.5 Campo para Perguntas e Respostas Frequentes Número ilimitado de Perguntas e Respostas Frequentes inclusive upload de documentos confidencial - página 8 / 10

9 3.6 Autenticação e Segurança de Usuário Para garantir a segurança da CEC, os Agentes receberão duas senhas de acesso, sendo uma coletiva e outra individual. Após três tentativas, o acesso à CEC será bloqueado para o Agente. 3.7 Ajustes Contínuos O Instituto ARC realizará ajustes contínuos na CEC de modo a garantir um alto padrão de qualidade e segurança. 3.8 Proteção contra SPAM e abuso de relatos automatizados A CEC possui filtros de segurança para proteção contra SPAM e abuso de relatos automatizados. 3.9 Backup Instituto ARC faz backups de dados diariamente Acesso 24/7 A CEC estará disponível 24h por dia, 7 dias por semana com uma garantia de acessibilidade de 99% por ano Direcionamento de novos Relatos Os Relatos poderão ser automaticamente direcionados ao departamento responsável da ANCORD Funções de Administrador do Instituto ARC a. Criar e atribuir competências individuais aos usuários; b. Desbloquear usuários; c. Gerenciar conteúdo e programação Respostas Automáticas Poderão ser inseridos modelos de respostas prontas e respostas automáticas dependendo do tipo de relato confidencial - página 9 / 10

10 3.14 Relatos via Telefone Possibilidade de efetuar e receber relatos via telefone, por meio de um ouvidor ou caixa postal, conforme acordado com o cliente e mediante pagamento adicional Notificações Possibilidade de recebimento de notificações de atividades e relatos via Treinamento Treinamento a ser realizado na ANCORD. Os custos de viagem e hospedagem para o pessoal do Instituto ARC deverão ser reembolsados pela ANCORD. A ANCORD deverá fornecer a infraestrutura e computadores com acesso à Internet. Manuais do Usuário serão fornecidos e dependerá do número de licenças compradas Suporte Técnico Para facilitar a comunicação com o Instituto ARC, a ANCORD nomeia um Agente para ser o ponto de contato com o Instituto ARC e realizar as comunicações com o suporte técnico. O suporte técnico será oferecido de forma ilimitada, via telefone, durante o horário de funcionamento do Instituto ARC ou por sistema eletrônico e de acordo com a ordem de chamada confidencial - página 10 / 10