Perguntas frequentes. Sobre a EthicsPoint. Comunicações Geral

Transcrição

1 Sobre a EthicsPoint Comunicações Geral Segurança e confidencialidade das comunicações Sugestões e melhores práticas Sobre a EthicsPoint O que é a EthicsPoint? A EthicsPoint é uma ferramenta de comunicações abrangente e confidencial que a ITW selecionou para o seu Helpline (Linha de Assistência Confidencial).. Historicamente, os colaboradores eram encorajados a comunicar preocupações e violações da Declaração de Princípios da ITW diretamente ao Conselho ou Vice-Presidente da ITW, divisão de serviços de auditoria. A medida que a ITW cresceu, decidimos delegar o processo de comunicações para uma empresa especializada no recebimento e tratamento dessas comunicações para empresas multinacionais, tais como a nossa. A Linha de Assistência Confidencial da ITW também permitirá aos nossos funcionários submeter dúvidas sobre questões éticas antes de tomarem uma decisão. A EthicsPoint irá enviar as comunicações e as dúvidas para a ITW e os funcionários designados da ITW avaliarão a comunicação e efetuarão o acompanhamento adequado. Comunicações Geral Como submeto uma comunicação ou tiro uma dúvida sobre ética? A Linha de Assistência Confidencial da ITW está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana. A comunicação pode ser enviada através da Internet em ou também pode se fazê-lo pelo telefone. Os números de acesso por telefone mudam de país para país. Pode-se encontrar o número local em ou em cartazes situados no quadro de avisos de notícias dos funcionários na sua unidade.. O website está disponível em 12 idiomas e o sistema de telefone suporta mais de 100 idiomas diferentes. Independentemente de utilizar a Internet ou o telefone, o processo é basicamente o mesmo. Na Internet, digita-se as respostas a uma série de perguntas em suas respectivas caixas de respostas no website. Pelo telefone, um entrevistador irá solicitar as mesmas informações e digitará suas respostas no website da ITW. Em seguida, o entrevistador irá repetir e rever suas respostas e, com a sua autorização, irá submeter a comunicação em sue nome.. Quais as informações que me serão solicitadas? As primeiras perguntas serão: onde você está localizado e onde ocorreu o incidente que será comunicado.. Isto é importante para cumprirmos com as várias leis de privacidade de dados existentes nos países onde os nossos funcionários estão situados.

2 Perguntas frequentes Em seguida, será pedido a identificação da unidade de negócios onde ocorreu o incidente. Pode poderá selecionar Outros/Não Sei se a cidade ou a unidade de negócios não estiver listada ou mesmo se não tiver a certeza da localização. Depois, será pedido que identifique o assunto da comunicação ou da dúvida a partir de uma lista de tipos de questões mais frequentes. Se não tiver a certeza ou se as categorias listadas não descreverem aquilo que está tentando comunicar ou perguntar, pode-se selecionar a categoria "Outro". Em seguida, será solicitado que responda a uma série de perguntas básicas sobre a situação que se está comunicando ou então fazer perguntas as quais possui dúvidas. Estas perguntas são do tipo quem, o quê, onde e quando. As perguntas obrigatórias estão marcadas com um asterisco vermelho ao seu lado. Quando concluir as respostas, será solicitado para selecionar uma senha. Esta senha, juntamente com a senha de comunicação que será gerada assim que submeter a comunicação ou pergunta, irá permitir regressar e acrescentar informações adicionais ou mesmo responder as perguntas do investigador. Quando estiver satisfeito com as respostas, pressione o icone "Submeter Comunicação" para concluir e enviar a comunicação. Que tipo de situações devo comunicar? No dia-a-dia, esperamos que a maioria das preocupações ou dúvidas possam ser lidadas pela unidade de negócios local ao debatê-las com o seu supervisor, representante de RH ou gerente geral da unidade. No entanto, sabemos que existentes situações em que você poderá não se sentir confortável de comunicar a situação ou tirar uma dúvida com a gerência local e, nesses casos, o Helpline da ITW irá proporcionar uma alternativa segura e confidencial para comunicar uma inquietação ou tirar uma dúvida relacionada com a Declaração de Princípios da ITW. Nós preferimos que vocês comuniquem tais asusntos através do Helpline do que a informação seja mantida para si mesmos.. A administração da ITW realmente pretende que eu apresente comunicações? Sim, com certeza. De fato, necessitamos que sejam apresentas comunicações deste tipo. Você sabe o que acontece na nossa empresa ambas coisas boas e más. Você poderá ter o conhecimento inicial de uma atividade que pode ser motivo de preocupação. A sua devida comunicação pode minimizar um eventual impacto negativo para a empresa e para seus funcionários. Além disso, ao fornecer tais informações poderá ajudar na identificação de questões que podem melhorar a cultura e o desempenho da ITW. Para onde vão as comunicações? Quem tem acesso as mesmas? As comunicações são introduzidas diretamente no servidor seguro da EthicsPoint de forma a evitar quaisquer riscos de quebra de segurança. A EthicsPoint enviará comunicações e dúvidas para a ITW. Funcionários designados da ITW irão avaliar a comunicação e realizar a investigação e acompanhamento adequados de forma oportuna e confidencial. Segurança e confidencialidade das comunicações Posso enviar uma comunicação anonimamente?

3 Sim, você pode. Nós preferimos que você comunique mesmo que seja anonimamente do que mantenha uma informação sobre possível violação de ética para si próprio. No entanto, encorajamos que se identifique porque facilita a nossa capacidade de investigar os fatos e tomar a ação correta. A ITW ou a EthicsPoint conseguem identificar-me através do meu computador? A EthicsPoint não gera, nem mantém quaisquer registos de ligação internos que contenham endereços IP, pelo que as informações referentes ao seu computador não serão disponibilizadas à EthicsPoint nem a ITW. Caso se sinta desconfortável em apresentar uma comunicação pelo seu PC do trabalho, poderá utilizar um PC fora do ambiente de trabalho (como num Internet café, em casa, da casa de um amigo, etc.) para accessar o website da Linha de Assistência Confidencial da ITW. Independentemente do computador que utilizar, pode ter a certeza de que permanecerá anonimo a menos que decida identificar-se. Caso pretenda permanecer anonimo, enquanto pessoa que apresenta uma comunicação, deve assegurar-se de que o texto da comunicação não revele a sua identidade acidentalmente. Por exemplo, "Da minha mesa junto ao João Silva " ou "Em 33 anos " Sugestões e melhores práticas Não tenho a certeza se aquilo que observei ou ouvi representa uma violação da Declaração de Princípios, mas não me parece correcto. O que devo fazer? Se não tem a certeza, pode utilizar a Linha de Assistência Confidencial da ITW para tirar uma dúvida. Preferimos que faça uma pergunta ou comunique uma situação que seja inofensiva do que deixar que um possível comportamento antiético fique impune só pelo fato ter tido dúvidas. A ITW não permitirá nem colocará em prática qualquer tipo de retaliação contra um indivíduo que comunique de boa fé uma preocupação de violação ou ética. A ITW não tolerará que um indivíduo seja ameaçado (aberta ou implicitamente) ou lesado através de retaliação ou vingança porque ele ou ela submeteu uma preocupação ou reclamação, participou numa investigação de uma reclamação ou mesmo recusou a envolver-se em comportamento antiético. Tenha em conta que as informações que fornecer sobre si, sobre os seus colegas ou qualquer aspecto das operações da ITW podem resultar em decisões que afetam os outros. Por isso, apenas deve fornecer informações que, segundo os seus conhecimentos, sejam corretas. Prestar deliberadamente declarações falsas será considerado má conduta e pode resultar em ações disciplinares e até mesmo rescisão de contrato. E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois de apresentar a comunicação? Ou se a ITW tiver mais questões relativamente à comunicação? Quando se apresenta uma comunicação através da Linha de Assistência Confidencial da ITW, seja por Internet ou telefone, tem-se a opção de fornecer um número de telefone ou endereço de correio eletrónico para que seja possivel contactá-lo para mais informações (se necessário). A sua comunicação receberá um número único de confirmação (report key) e lhe será pedido que escolha uma senha. Com esta senha e o número de comunicação, pode-se regressar a Linha de Assistência Confidencial da ITW (através da Internet ou telefone) para acrescentar dados adicionais ou maiores detalhes.. Se tiver submetido uma comunicação anonima, a ITW fará quaisquer perguntas de acompanhamento através

4 da comunicação original. Por isso, encorajamos a todos a regressar a comunicação original após alguns dias para responder eventuais perguntas ali incluídas.

5 E se perder o meu número de confirmação (report key) ou senha de acesso? O número de confirmação e a senha de acesso são confidenciais e são somente do seu conhecimento. Não podem ser recuperados através da ITW ou EthicsPoint. Se perder qualquer um destas duas informações e pretender complementar a sua comunicação, terá de apresentar uma nova comunicação.