A CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA DE INFORMAÇÃO PARA AS ORGANIZAÇÕES SOCIAIS NO CONTRATO DE GESTÃO

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1 A CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA DE INFORMAÇÃO PARA AS ORGANIZAÇÕES SOCIAIS NO CONTRATO DE GESTÃO Fabiana Aparecida Albuquerque 1, José César de Faria 2 1 Universidade do Vale do Paraíba/Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas e Comunicação, Avenida Shishima Hifumi, 2911 Urbanova, São José dos Campos São Paulo, fabyana_sjc@yahoo.com.br 2 Universidade do Vale do Paraíba/Faculdade de Ciências Sociais Aplicadas e Comunicação, Avenida Shishima Hifumi, 2911 Urbanova, São José dos Campos São Paulo, jcfaria@univap.br Resumo - As organizações sociais firmam parceria com o Poder Público por meio de contrato de gestão para a administração de projetos sociais de caráter público de algumas atividades definidas por lei. Diante da atual realidade enfrentada por essas organizações, é fator preponderante a utilização de instrumentos que possam auxiliar na gestão desses contratos. Assim sendo, este artigo visa apresentar a contabilidade como ferramenta fornecedora de informações para a tomada de decisão em uma organização social diante de um contrato de gestão. A problemática a ser analisada refere-se à falta de conhecimento acerca das informações contábeis que podem auxiliar na gestão dessas organizações. A metodologia para a elaboração desse artigo baseia-se em pesquisas bibliográficas, utilizando-se livros e materiais disponíveis em sites relacionados sobre contabilidade, organização social e terceiro setor. Palavras-chave: Organização Social. Contrato de Gestão. Contabilidade. Área do Conhecimento: Ciências Sociais Aplicadas Introdução Dentro do panorama de crescimento das entidades do terceiro setor, tem-se, paralelamente, o crescimento das organizações sociais que surgiram da reforma gerencial da administração pública no Brasil. A criação das organizações sociais permitiu a transferência de atividades de responsabilidade do Poder Público para as entidades privadas sem fins lucrativos, através de uma parceria estabelecida por meio de um contrato de gestão. Para o sucesso dos projetos do contrato de gestão, é importante o conhecimento da forma de como estão sendo aplicados os recursos recebidos. Assim sendo, é papel da contabilidade fornecer informações que auxiliem no planejamento e controle dos recursos na organização social. Este artigo tem como objetivo apresentar a contabilidade como ferramenta de informação que auxilie na gestão dos recursos e na tomada de decisão para que os objetivos do contrato de gestão em uma organização social sejam atingidos. Metodologia Para elaboração deste artigo realizou-se pesquisas bibliográficas para revisão da literatura e para verificação do pensamento de outros autores sobre a contabilidade para as organizações sociais, com enfoque para o contrato de gestão. Utilizou-se para esta pesquisa as seguintes fontes bibliográficas: legislação vigente para qualificação das organizações sociais nas esferas Federais, Estaduais e Municipais, disponível por meio eletrônico na Internet; livros impressos e virtuais sobre contabilidade para o terceiro setor para fundamentação conceitual, teórica e prática contábil; artigos científicos sobre gestão de entidades sem fins lucrativos para análise das tendências sobre a gestão de recursos; e Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC) para entidades sem finalidades lucrativas, disponível no site do Conselho Federal de Contabilidade (CFC). A pesquisa envolve leitura exploratória pela necessidade de enumerar e conceituar os principais termos relacionados ao tema, como: qualificação das organizações sociais, dificuldades e importância na gestão dessas organizações, requisitos do contrato de gestão e prestação de contas. Organizações Sociais e Contrato de Gestão A organização social, de acordo com a Lei Federal nº 9.637/98, é uma qualificação concedida às pessoas jurídicas de direito privado sem fins lucrativos, mas não constitui em uma nova pessoa jurídica, pois se insere no âmbito das pessoas jurídicas já existentes sob a forma de fundações, associações e sociedades civis, todas sem fins lucrativos (BRASIL, 1998). Para que o Poder Executivo possa qualificar como organização social, a entidade tem que atender os requisitos previstos na lei da esfera do qual se busca essa qualificação, e as atividades têm que estar voltadas também ao que determina a lei conforme Tabela 1. 1

2 Tabela 1 Lei e atividades da organização social Legislação Lei Federal 9.637/98 e Lei Municipal 6.469/03 Lei Complementar Estadual 846/98 Fonte: o autor Atividades Ensino, pesquisa científica, desenvolvimento tecnológico, proteção e preservação do meio ambiente, cultura e saúde Saúde e cultura A entidade, ao ser qualificada como organização social, estará habilitada a receber e administrar bens (móveis e imóveis) e recursos financeiros do Poder Público. Em contrapartida, para a formação dessa parceria, é necessário que a organização firme um contrato de gestão com o Poder Público. Os bens serão transferidos mediante permissão de uso e os recursos serão liberados de acordo com o cronograma de desembolso estabelecido no contrato de gestão. O art. 5º da Lei Federal 9.637/98 (BRASIL, 1998) define contrato de gestão como um instrumento firmado entre o Poder Público e a entidade qualificada como organização social, visando à formação de parceria entre as partes para promover o desenvolvimento e a execução das atividades constantes na Tabela 1. O contrato de gestão deve ser elaborado conforme o art. 37 da Constituição Federal (BRASIL, 2007), com observância aos princípios jurídicos da legalidade (atributo daquilo que está em conformidade com o que a lei determina ou autoriza), impessoalidade (ato praticado sempre com finalidade pública, sem haver privilégios ou favorecimentos), moralidade (conjunto de regras de conduta pautadas por padrões éticos e morais), publicidade (divulgação do ato para conhecimento público) e economicidade (obtenção do melhor resultado com o menor custo possível). O contrato de gestão deverá especificar o programa de trabalho proposto pela entidade, definir as metas a serem atingidas e os respectivos prazos de execução, prever critérios de avaliação de desempenho, estipular os limites e critérios para remuneração e vantagens aos dirigentes e empregados da entidade, além de prever demais cláusulas relativas às bases contratuais. A fiscalização da execução do contrato de gestão será efetuada pelo órgão ou entidade supervisora da área de atividade correspondente ao seu objeto social, por exemplo, pelo Ministério da Educação e Cultura se a atividade for ensino, Ministério da Ciência e Tecnologia se a atividade for de desenvolvimento tecnológico. A eficácia do contrato de gestão está precisamente no controle de execução, com observância dos indicadores de qualidade e produtividade, metas a serem alcançadas e prazos de execução. Prestação de Contas Para o Conselho Federal de Contabilidade (2004), prestação de contas é conceituada como um conjunto de documentos e informações disponibilizados pelos dirigentes das entidades aos órgãos interessados e autoridades, de forma a possibilitar a apreciação, conhecimento e julgamento das contas e da gestão dos administradores. O 1º do art. 8º da Lei Federal 9.637/98 estabelece que, ao firmar contrato de gestão, a organização social deverá apresentar ao órgão ou entidade supervisora do contrato relatório pertinente à execução do contrato de gestão, contendo comparativo específico das metas propostas com os resultados alcançados, acompanhado da prestação de contas correspondente ao exercício financeiro (BRASIL, 1998). O recurso financeiro que é transferido para a organização executora do contrato mantém sua natureza de dinheiro público, uma vez que atua em prol de interesse público. Por esse motivo, a organização social é vista como administradora do dinheiro público, do qual está obrigada a prestar contas não só ao ente repassador como também ao Tribunal de Contas. A prestação de contas é uma ferramenta fundamental para verificar a administração de uma organização e, consequentemente, se os objetivos estão sendo atingidos. As organizações sociais devem prestar contas ao Poder Público do repasse dos recursos públicos recebidos e para renovação de títulos, certificados e qualificações; à diretoria, para a qual é preparado um relatório das receitas e despesas; ao Conselho Fiscal, que verifica a regularidade da aplicação dos recursos para emissão de parecer acerca do desempenho financeiro, contábil e sobre as operações patrimoniais que serão aprovadas na assembleia; à Assembleia Geral, para aprovação das contas e exame das atividades desenvolvidas pela organização; aos doadores e à sociedade em geral, para transparência e credibilidade de suas ações. Gestão nas Organizações Sociais As organizações sociais e as entidades sem fins lucrativos em geral enfrentam o grande desafio da escassez de recursos financeiros que compromete a sua continuidade. Sendo assim, a gestão dessas organizações é pressionada a obter melhores desempenhos e otimizar a utilização de seus recursos. 2

3 O papel do gestor de uma organização tem fundamental importância, pois é ele que está à frente dessas organizações, porém, em alguns casos, devido à carência de conhecimentos técnicos e conceituais de administração e finanças, existem dificuldades estruturais de planejamento e consequentemente de tomada de decisão. É imprescindível que o gestor conheça bem as finalidades e os ideais de criação da organização, pois essa é a razão de sua existência e cabe a ele atuar com coesão, coerência e sintonia com esses ideais. A habilidade administrativa deve alimentar-se da inteligência, bom senso e criatividade do gestor, de forma que a disponibilidade de recursos financeiros seja administrada para atender os custos operacionais, e estes podendo ser aumentados com vista à continuidade da entidade. Segundo Paes (2006), o processo de gestão das entidades sem fins lucrativos compreende as seguintes etapas: - Planejamento estratégico: tem como objetivo a utilização de todos os recursos da forma mais eficiente e eficaz. - Planejamento orçamentário: esta etapa é fundamental, pois irá buscar os meios para atingir os objetivos definidos no planejamento estratégico para melhor gerir os limitados recursos. O planejamento orçamentário proporciona segurança à execução das atividades operacionais da entidade, a fim de que não lhe faltem recursos financeiros. - Execução: a execução do planejamento orçamentário deve ser registrada e controlada por meio de um sistema contábil. Periodicamente o processo deverá passar por uma avaliação, com o objetivo de que sejam indicados os resultados e retornos alcançados pelas atividades e projetos da entidade. As finanças nas entidades sem fins lucrativos requerem importância e prioridade, pois o seu desempenho depende da boa administração dos seus recursos e não de um bom resultado no final do exercício, ou seja, é preciso gerar e administrar os recursos financeiros com a consciência de que os gastos são pagos pelo caixa e não pelo superávit apurado no final do ano. A Informação Contábil no Auxílio à Gestão As informações decorrentes dos controles internos em uma organização são insuficientes para a tomada decisão, devendo a organização utilizar a informação contábil como ferramenta fundamental em seu processo decisório. Assim sendo, verifica-se que a escrituração contábil, além de ser obrigatória para fins legais, é um instrumento indispensável para fins gerenciais. A informação contábil pode ser definida como uma coleção de dados sobre o patrimônio, transmitidas em relatórios e demonstrações contábeis que atendam dispositivos legais ou produzidos sob medida para atender as necessidades de gestão (PEYON, 2004). A contabilidade permite o levantamento de informações patrimoniais, financeiras e econômicas sobre a entidade e sobre suas atividades e projetos. Nesse sentido, a contabilidade detém conhecimentos e instrumentos úteis para fornecer um conjunto de informações indispensáveis ao processo de gestão. Segundo Martins, Anjos e Vasconcelos (2008), o principal objetivo dos gestores das entidades sem fins lucrativos é a maximização dos recursos financeiros, para o qual a contabilidade contribui por meio do fornecimento de informações relevantes, tempestivas e fiéis, ou seja, a contabilidade fornece informações importantes para a tomada de decisões, em tempo hábil e com precisão. Uma vez que a entidade possui a informação em tempo hábil e com precisão, poderá utilizar a contabilidade como uma ferramenta que lhe auxiliará no controle de execução do contrato de gestão. O contrato de gestão é firmado com órgãos públicos, no âmbito das esferas Municipais, Estaduais e Federais, e admitem remuneração. É de extrema importância que o contador examine minuciosamente as cláusulas contratuais; requerem especial atenção as cláusulas que abordem as seguintes informações: prazo de vigência do contrato, cronograma de desembolso dos recursos financeiros, existência de remuneração a entidade a título de taxa de administração/gestão, gastos que poderão ser absorvidos pelo recurso recebido, existência de limite de utilização do recurso para cada rubrica de despesa e cláusulas de prestação de contas. Os recursos recebidos a título de contratos não são reconhecidos como receita, pois a destinação dos recursos e até mesmo o limite de cada despesa são previamente definidos pelo próprio contrato, devendo este ser registrado e controlado no Passivo da entidade. Esse controle é efetuado no Passivo, pois o recurso não é de propriedade da entidade, ou seja, a entidade está apenas administrando o recurso público. Se, ao final do contrato, o recurso não tiver sido utilizado em sua totalidade, a organização deverá providenciar a devolução do saldo remanescente ao Poder Público. O valor que será registrado como receita, se houver, é a taxa de administração/gestão recebida pela entidade, pois este é o único valor que a entidade poderá utilizar para a finalidade que desejar, podendo utilizá-la para custeio operacional da entidade. 3

4 Nos casos em que houver remuneração da entidade, a título de taxa de administração/gestão do projeto, a receita deverá ser apropriada pelo regime de competência, ou seja, à medida da execução do respectivo contrato (ZANLUCA, 2005). Os recursos financeiros devem ser depositados em contas bancárias específicas por contrato, para que não se confunda e misture com os recursos da própria entidade. Para auxiliar na prestação de contas e execução do contrato, a entidade pode prover-se de controles gerenciais fornecidos pela contabilidade. A Contabilidade e o Controle da Aplicação dos Recursos As organizações sociais precisam conhecer e acompanhar a forma de como estão sendo aplicados os seus recursos, para que possam atingir seus objetivos tanto na execução de um projeto, objeto de contrato de gestão, como em seus demais projetos e atividades exercidas. Essas informações possibilitam ao gestor maior consciência na tomada de decisão. O Conselho Federal de Contabilidade (2004) recomenda que haja segregação entre as despesas das atividades-fim das atividades-meio. As atividades-meio estão relacionadas à administração geral da entidade ou à obtenção de fundos, já as atividades-fim são as atividades para as quais a entidade foi constituída. De acordo com a NBC T do Conselho Federal de Contabilidade (2000), quando a organização tiver mais de um tipo de atividade, deverá registrar de forma segregada as despesas e os resultados dessas atividades. Com a segregação por atividade, é possível analisar cada atividade separadamente. Os recursos recebidos por meio de contratos exigem uma contabilização que possibilite a segregação por projetos, devido ao tratamento especial e ao controle que se deve ter sobre eles. Essa individualização permite um maior controle e possibilita elaborar a prestação de contas com mais transparência e segurança. Para atender as necessidades dos registros contábeis, é importante que o plano de contas seja personalizado por entidade, pois os gestores e usuários das informações contábeis podem necessitar de detalhamentos específicos. O grau de detalhamento do plano de contas dependerá do estudo prévio das operações da entidade, podendo as contas ser desmembradas em seus vários níveis, pois quanto mais a contabilidade for analítica, maior será a precisão técnica e melhores serão as informações ao gerenciamento da entidade. Paralelamente aos controles internos da entidade, a contabilidade pode auxiliar no controle da aplicação dos recursos por meio de centro de custos, os quais podem ser classificados conforme os projetos e atividades. A contabilidade por centro de custos tem a finalidade de alocar os custos da entidade, relacionando-os com os projetos e atividades de forma a obter informações capazes de avaliar o desempenho e o resultado de um projeto, informações que auxiliem na tomada de decisão, planejamento, controle e administração das operações de uma organização. Sá (2008, p. 272) define centro de custos como conta ou recurso de registro que reúne todos os gastos realizados em um espaço de produção ou serviço. O controle da aplicação dos recursos permite minimizar os custos das operações de cada atividade e/ou projeto, a fim de analisar as causas das variações ocorridas, avaliá-las e propor medidas corretivas. Nos casos de contrato de gestão, o controle da aplicação dos recursos permite analisar se o dispêndio do recurso financeiro se deu para as rubricas de despesas estipuladas em contrato. Caso a entidade tenha utilizado indevidamente o recurso recebido, terá tempo hábil para o estorno do referido valor e para regularização da situação, evitando, assim, que na prestação de contas haja a recusa da absorção da referida despesa, podendo acarretar em atraso na liberação da parcela subsequente do recurso. A maioria dos contratos exige que a prestação de contas pela entidade seja pelo regime de caixa, ou seja, a despesa somente irá compor a prestação de contas após o seu pagamento. Neste caso, é importante ressaltar que a prestação de contas é efetuada pelo regime de caixa, enquanto a contabilização é efetuada pelo regime de competência. Sendo assim, o montante do valor da prestação de contas não será igual ao montante da contabilidade. Para conciliação dos referidos valores, é necessário um controle auxiliar que deverá constar as despesas ainda não pagas e eventuais adiantamentos. A diferença entre o valor constante no Passivo (montante do valor que se tem para prestar contas) com o valor do Ativo (montante de recurso a receber) deverá ser igual ao do controle auxiliar para fins de análise e acompanhamento dos projetos. Resultados A gestão de projetos se faz presente na realidade das entidades do terceiro setor e o contrato de gestão firmado com o Poder Público, em decorrência da qualificação dessas entidades como organizações sociais, é uma das formas de captação de recursos para a prestação de serviços de caráter público e para a sobrevivência da organização. 4

5 Para o controle dos projetos objetos do contrato de gestão, as organizações sociais utilizam de seus controles internos para o acompanhamento da execução e resultado do projeto. As organizações sociais recorrem aos relatórios e demonstrações contábeis somente para saber sobre a situação geral da entidade e não para saber sobre o desempenho e/ou resultado de algum contrato ou projeto específico. A gestão das organizações sociais enfrenta o grande desafio que é a escassez de recursos, exigindo cada vez mais uma gestão eficiente. Com isso, quanto maiores as fontes de informações, melhor será a tomada de decisão e a condução das ações de sua gestão. A contabilidade é uma ciência em que seu papel social é o planejamento e disponibilização de um sistema de informações para uma organização, seja ela com ou sem fins lucrativos. Sendo assim, a contabilidade busca prover os usuários com informações econômico-financeiras sobre seu patrimônio e suas mutações, utilizandose de registros, demonstrações, análises e relatórios. A contabilidade para as organizações sociais e para as demais entidades do terceiro setor, não deve ser encarada como uma exigência legal, mas, sim, como princípio de transparência que será vital a sua continuidade. Discussão Com o contrato de gestão, tem-se a valorização do terceiro setor, pois a organização social estará habilitada a receber e administrar recursos do Poder Público, do qual serão acordadas metas de desempenho, obrigações e responsabilidades que assegurem qualidade e efetividade dos serviços prestados à sociedade. O alcance dos objetivos e consequentes sucessos nos projetos das organizações sociais dependem da correta e adequada administração e alocação dos seus recursos, para a qual a contabilidade contribui na condução de suas ações por meio da disponibilização de informações úteis para a tomada de decisão. O método de contabilização por centro de custos permite maior clareza e organização para as informações, pois os registros são agrupados por projeto ou por atividade (conforme necessidade da organização), de forma que permite ao usuário maior facilidade na identificação da alocação dos recursos recebidos. Além da alocação dos recursos, os relatórios contábeis permitem que a organização compare as despesas reais com as despesas orçadas, permitem analisar o grau de desempenho atingido, o quanto o resultado almejado está próximo ao planejado, se a entidade está ou não cumprindo com seus projetos, se sua capacidade de gerenciamento é adequada e se possui os recursos necessários. Assim sendo, nos casos de contrato de gestão em que é estipulado as rubricas das despesas e o limite de recursos que poderão ser gastos com cada rubrica, a contabilidade por centro de custo permite o constante acompanhamento e a verificação para que o limite das rubricas de despesas não seja ultrapassado. É importante que as informações fornecidas pela contabilidade sejam apoiadas por dados sólidos, para que sejam precisas e úteis para a tomada de decisão, ou seja, é imprescindível que a organização tenha um bom controle interno para assegurar a fidedignidade e integridade dos registros e demonstrações contábeis. Um bom controle interno torna-se indispensável para a segurança da organização e também para resguardar o gestor na tomada de decisão, pois informações contábeis distorcidas podem levar a decisões que prejudiquem a organização. Conclusão O contrato de gestão celebrado entre a Poder Público e a organização social tem como consequência o aprimoramento dos serviços prestados pela própria entidade e a utilização dos recursos públicos com mais responsabilidade e economicidade, uma vez que existe um controle rigoroso da aplicação desses recursos por parte do Poder Público. Embora o instrumento utilizado na relação de parceria entre o Poder Público e a organização social seja denominado de contrato, este se aproxima dos convênios, pois prevê a destinação de recursos sem que haja processo licitatório, além de pressupor cooperação mútua e interesse recíproco. Para o cumprimento de suas missões e para atingir seus objetivos, é necessário que as organizações sociais tenham uma gestão adequada dos recursos materiais, humanos e financeiros para desenvolver seus projetos e programas, estabelecer parcerias e conseguir sustentabilidade. As organizações necessitam da contabilidade como ferramenta de informações em todas as etapas do processo de gestão (planejamento, execução e controle). O controle da execução do projeto do contrato de gestão, em consonância com as informações disponibilizadas pela contabilidade, permite que a organização monitore suas ações e corrija possíveis desvios. 5

6 A contabilidade como ferramenta de informação para as organizações sociais no contrato de gestão permite avaliar o grau de sucesso de uma organização em relação as suas metas e objetivos, além de avaliar o grau de eficiência e eficácia de sua gestão, pois a continuidade de uma organização depende da correta aplicação e captação de recursos. Referências ALBUQUERQUE, Antônio Carlos Carneiro de. Terceiro setor: história e gestão de organizações. 1. ed. São Paulo: Summus, ARAÚJO, Osório Cavalcante. Contabilidade para organizações do terceiro setor. 1. ed. São Paulo: Atlas, BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil (1988). Código Tributário Nacional, Código de Processo Civil, Constituição Federal. 3. ed. São Paulo: Saraiva, p Lei nº 9.637, de 15 de maio de Disponível em: < legislacao/107122/lei >. Acesso em: 04 jul PEYON, Luiz Francisco. Gestão contábil para o terceiro setor. 1. ed. Rio de Janeiro: Freitas Bastos, SÁ, Antônio Lopes de. Fundamentos da contabilidade geral com referências relativas à reforma das sociedades por ações Lei / ed. Curitiba: Juruá, p SÃO JOSÉ DOS CAMPOS. Lei nº 6.469, de 16 de dezembro de Disponível em: < sao-jose-dos-campos-sp>. Acesso em: 04 jul SÃO PAULO (Estado). Lei Complementar nº 846, de 04 de junho de Disponível em: < Acesso em: 04 jul ZANLUCA, Júlio César. Contabilidade do terceiro setor. São Paulo: Portal Tributário Editora, Disponível em: < com.br/obras/terceirosetor.htm>. Acesso em: 08 jul CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Manual de procedimentos contábeis e prestação de contas das entidades de interesse social. 2. ed. Brasília: CFC, Disponível em: < cfc.org.br/uparq/livro_manualfundacoes2ed.pdf>. Acesso em: 09 jul NBC T 10.19: Entidades sem finalidade de lucros. Brasília, Disponível em: < x?codigo=2000/000877>. Acesso em: 12 jul MARTINS, Orleans Silva; ANJOS, Gilney Christierny Barros dos; VASCONCELOS, Adriana Fernandes de. Gestão de custo como instrumento gerencial no terceiro setor. Contábil & Empresarial Fiscolegis, Aracajú, n. 1, fev Disponível em: < alhesdestaques.jsp&cod=17364>. Acesso em: 16 jul PAES, José Eduardo Sabo. Fundações, associações e entidades de interesse social: aspectos jurídicos, administrativos, contábeis, trabalhistas e tributários. 6. ed. Brasília: Brasília Jurídica,