Título da comunicação: A auditoria da informação financeira prospetiva

Transcrição

1 Título da comunicação: A auditoria da informação financeira prospetiva Autores: José Joaquim Marques de Almeida Instituto de Contabilidade e Administração de Coimbra Investigadores do CERNAS marquesdealmeida.roc@gmail.com B. J. Machado Instituto de Contabilidade e Administração de Coimbra Investigadores do CERNAS marquesdealmeida.roc@gmail.com Área Temática: A10 Outros temas relacionados com a contabilidade de custos e gestão Palavras-chave: auditoria, estratégia, orçamento, prospetiva, previsões. Metodologia de investigação usada: M7 Survey. 1

2 Abstract Os orçamentos, como uma representação monetária e financeira da empresa e baseados no modelo contabilístico, são determinantes na sua orientação, em períodos de turbulência, na medida em que as sínteses previsionais refletem a situação económica e financeira da empresa, sendo relevante o cash flow projetado. A análise desta última grandeza é determinante em épocas de crise, ao refletir a capacidade que a entidade tem para gerar liquidez, e, neste enquadramento, permite a sua orientação e sobrevivência futura. Os orçamentos baseiam-se em previsões económicas, e têm, naturalmente, as suas limitações. O nosso conhecimento, de muitos aspetos da realidade económica, é ainda imperfeito: por isso, o conhecimento dos mecanismos causais é, na melhor das hipóteses, aproximado ou pura e simplesmente falso. Neste contexto, o objetivo da auditoria dos orçamentos e dos planos, deve proporcionar uma segurança razoável relativamente à qualidade dos instrumentos de gestão previsional que, naturalmente, incorporam métodos para gerir a incerteza. Palavras-chave: auditoria, estratégia, orçamento, prospetiva, previsões. 1. Introdução A elaboração, análise e avaliação da informação financeira prospetiva e, a sua inclusão no campo da contabilidade e da auditoria, traduz-se na possibilidade de extensão destas duas áreas de conhecimento à dimensão temporal do futuro. Esta situação representa o abandono do conservadorismo contabilístico, umbilicalmente ligado ao passado, e projeta novas tendências para a contabilidade e auditoria, ligando-as às previsões, orçamentos, demonstrações pró-forma e estratégia (Bell et al., 1997; ASIC, 2011). A introdução da terceira dimensão em contabilidade e auditoria, é considerada por Ijiri (1982) como uma extensão da digrafia, e permite aferir da capacidade de previsão e concretização de objetivos, bem como da capacidade de gestão dos recursos humanos, organizacionais e técnicos da unidade económica. Com efeito, a publicação da informação financeira prospetiva - o orçamento anual - no qual são explicitados os objetivos a atingir pela organização, representa a passagem para o exterior, daquilo que a firma empresa, atendendo ao seu melhor conhecimento considera com grande probabilidade de ocorrer. Além dos aspetos estritamente financeiros, interessa igualmente, aos investidores, identificar o nível de performance que a organização pretende atingir no desenvolvimento da sua atividade (Bell et al., 2005). A informação financeira prospetiva serve, assim, para esbater as assimetrias da informação entre os diferentes stakeholders e, simultaneamente, possibilita às auditorias 2

3 dispor de informação necessária à elaboração do parecer sobre a continuidade/descontinuidade da empresa. Para o FASB (1980), o maior objetivo da contabilidade é fornecer informação para a análise prospetiva. Na mesma sequência, o AICPA(1993) preconiza que os relatórios financeiros devem proporcionar informação para os investidores atuais e potenciais, bem como para os prestamistas, encorajando os auditores externos a efetuarem a revisão do forecasting process, descrito como: Um sistema formal, englobando um conjunto de políticas, procedimentos, métodos e práticas utilizadas para preparar, orientar e atualizar os orçamentos. Conjunto de procedimentos, métodos e práticas utilizados na preparação dos orçamentos. Avaliação do programa de trabalho que gera o conjunto de passos seguidos na preparação do orçamento. Assim, os auditores internos e externos envolveram-se, progressivamente, com a informação contabilística expressa, quer em termos previsionais, quer em termos probabilísticos, em suma, com a informação financeira prospetiva. Sendo os orçamentos, uma previsão acerca do futuro, a sua expressão, em termos probabilísticos, é possível desde que se lhes associem probabilidades. Estas podem ser estabelecidas à priori, isto é, assentes em postulados, probabilidades empíricas ou subjetivas, desde que baseadas em observações de frequência, ou numa escala aparente daquilo que possa acontecer no futuro. Assim, o AICPA (1993) define uma previsão financeira como uma visão singular da mais provável situação financeira futura, e define o futuro mais provável da seguinte maneira: «Mais provável significa que os pressupostos foram avaliados pelos gestores e que as previsões estão baseadas no julgamento do mais provável conjunto de condições e o mais provável curso das ações. O mais provável não tem aqui qualquer sentido matemático ou estatístico». A contabilidade, expressa em termos previsionais, é, também, aconselhada pelo ASOBAT (1966), atendendo a que o utilizador pode tomar, possivelmente, melhores decisões com informação probabilística do que com informação determinística. No entanto, maior informação, ao dispor dos utilizadores, implica maiores riscos. Assim, a informação contabilística, ao ser expressa em termos probabilísticos e previsionais, necessita de ser bastante explicitada, em relação ao tipo de informação, e às probabilidades associadas. Em contrapartida, o utilizador deste género de informação deve ter em conta o sistema de medida e também os pressupostos subjacentes. 3

4 Como o risco inerente à informação prospetiva é maior do que o subjacente a informação financeira histórica, assumem importância os problemas relacionados com a apresentação da informação financeira prospetiva e com o nível de desagregação/ agregação (Lev, 1968). Estes dois problemas - apresentação e desagregação / agregação estão relacionados. Com efeito, a informação financeira prospetiva pode ser apresentada de forma completa ou de forma parcial, mas, em ambos os casos, de uma forma bastante agregada. Isto é, a informação financeira prospetiva deve ser apresentada em grandes números, não interessando, consequentemente, um elevado nível de desagregação, atendendo a que os seus objetivos não são tão analíticos como os da informação financeira histórica. O processo de análise da informação financeira prospetiva é constituído por um conjunto inter-relacionado de componentes (AUS 804, 2002), e, por corolário, a metodologia aplicada à análise da informação financeira histórica é inadequada quando aplicada a informação financeira prospetiva. A análise das demonstrações financeiras históricas reflete aquilo que aconteceu, enquanto que a informação financeira prospetiva reflete aquilo que, eventualmente, possa acontecer: daí a metodologia de abordagem ser diferente. Com efeito, esta é essencialmente sistémica, de natureza interativa, focando o contexto, mais do que os números nela refletidos, privilegiando o risco e a incerteza e reconhecendo, implicitamente e explicitamente, a importância dos problemas qualitativos. Como a revisão da informação financeira prospetiva é abordada, em termos de periodização, num horizonte temporal de um ano, a base da sua apresentada será feita de acordo com os princípios e normas contabilísticas. Estes proporcionam consistência à informação contabilística e são os verdadeiros pilares da análise da informação financeira. Assim, o tratamento contabilístico dado aos factos e às transações contemplados na informação financeira prospetiva deve ser idêntico ao seu tratamento quando refletidos nas demonstrações financeiras históricas. Isto é, os princípios contabilísticos, que servem de quadro de referência à informação financeira histórica, devem ser, igualmente, aplicados à informação financeira prospetiva. Esta repousa, em regra, na identidade de princípios contabilísticos, no entanto, as organizações internacionais emitiram diretivas standard para guiar os auditores e contabilistas na sua análise e avaliação. A diretiva internacional ISAE 3400 (2007), entre outras, além de se preocupar com os problemas de conceituação, estabelece normas inerentes à preparação e apresentação deste tipo de informação. Este pronunciamento é, essencialmente, flexível e foi basicamente desenvolvido pelo AICPA (1980), ICAEW (2003), ASIC (2011), constituindo, por isso, o seu 4

5 quadro geral de referência. Este tipo de análise tem, por isso, um padrão de referência que guia o auditor na avaliação da preparação, na apresentação e no exame das previsões. Assim, o seu processo de desenvolvimento deve ser delineado no propósito de procurar a melhor informação, e que seja dotada de credibilidade suficiente para servir de base ao desenvolvimento das previsões. Daí que, a primeira responsabilidade, pelo desenvolvimento da informação financeira prospetiva, seja imputado à administração da entidade. A ética, neste tipo de informação, é, igualmente, importante. No entanto, a empresa responsável pela sua emissão e divulgação não pode garantir o cumprimento exato dos resultados previstos face a existência de um conjunto de variáveis exógenas que estão fora do seu controle. Não obstante, a entidade emitente pode influenciar as operações através da função planeamento, o que permite desenvolver previsões credíveis, sobretudo, as referentes aos chamados fatores-chave. O auditor, nesta análise, tem de assumir a mudança como uma constante fundamental. Face ao exposto, o objetivo do nosso trabalho é fazer uma revisão da leitura com o intuito de indagar os relatórios relacionados com a informação financeira prospetiva, bem como as investigações dos académicos relativamente à importância dos orçamentos para os utilizadores. Saber, ainda, se a associação dos auditores com o exame deste tipo de informação contribui para aumentar a sua fiabilidade e procura. Seguidamente, iremos conceituar este tipo de auditoria, evidenciar e desenvolver os seus diferentes níveis, apresentar os seus limites e posição na estrutura da empresa. Depois, apresentaremos a regulamentação e caraterísticas da informação financeira prospetiva, para de imediato, expormos a metodologia de desenvolvimento da missão, que será sintetizada numa figura que evidência a lógica sequencial da auditoria à função previsional. Finalizaremos com os relatórios de exame a este tipo de informação e apresentaremos as pertinentes conclusões. A contribuições desta comunicação, em nosso entender, situam-se ao nível de preenchimento das lacunas apresentadas pela norma de exame ao processo orçamental, que desenvolvem o tema de uma maneira muito ligeira, contraditória, com pouca lógica e sem o seu suporte técnico-científico adequado: este trabalho visa preencher as lacunas detetadas. 2. Revisão da Literatura O aprofundamento das funções tipicamente empresariais, baseadas no postulado da entily theory, teve implicações profundas no conteúdo da informação financeira elaborada pelas empresas. Para Fayol (1916), administrar, é, entre outras funções, prever. Assim, o sistema de informação da empresa passou a incorporar previsões, projeções, etc, que 5

6 permitem, tendencialmente, o conhecimento do futuro da unidade económica. A contabilidade, em conexão profunda com a economia, passou a absorver contribuições económicas, matemáticas e estatísticas, de tal maneira que a informação financeira prospetiva alastrou a todas as áreas funcionais da empresa. O autor, acima citado, expressa a opinião de que se a previsão não é tudo para governar uma empresa, representa, pelo menos, uma parte essencial: prever, aqui, significa também acautelar o futuro e prepará-lo o que já é uma forma de ação. Projetar, assim, dados empresariais, baseados na informação financeira atual ou intermédia, de uma forma linear ou não linear, para prever a solvência futura da empresa, a sua sustentabilidade e capacidade competitiva, passou a ser uma preocupação dos dirigentes das organizações, agentes reguladores e académicos. O Asobat (1966) refere a necessidade de serem facultadas, a par das informações relacionadas com o passado, declarações relacionadas com os planos, expetativas futuras e orçamentos. O relatório Trueblood (1973) enfatiza a inclusão de previsões na informação financeira baseada em presunções ou assunções que comprovem a fiabilidade dos prognósticos. O Corporate Report (1975) reforça a mesma linha de pensamento, focando a necessidade de as demonstrações financeiras convencionais serem complementadas com informação prospetiva. O FASB (1973) atribui à relevância da informação financeira o atributo de capacidade de previsão. O AICPA (1975) publica guia para análise da informação financeira prospetiva constatando o envolvimento crescente dos contabilistas e dos auditores na elaboração e revisão da informação financeira prospetiva. O Livro Verde (1966) preocupa-se com a continuidade da exploração e solvência das empresas europeias e considerou a obrigatoriedade de os administradores tomarem posição explicitamente sobre a capacidade da empresa prosseguir a sua atividade, e a possibilidade de os auditores apreciarem a validade da hipótese do going concern. O MCRV (1988), o Cadbury Report (1992) e o relatório Vienot (1995) preconizam no sentido de a administração e o auditor externo se pronunciarem sobre a continuidade da empresa. As normas internacionais de contabilidade e auditoria (ISAE 3400 e a estrutura conceptual do IASB) impõem que os contabilistas e auditores considerem a evolução previsível da empresa e a avaliação das prospetivas futuras. O ICAEW (2003), ASIC (2011) emitiram recentemente guias para análise da informação financeira prospetiva o que denota uma preocupação profunda quanto à viabilidade futura das entidades empresariais, aceitando, por isso, implicitamente, que os auditores se envolvam na revisão da informação financeira previsional, apontando para a utilização de procedimentos de auditoria adequadas àquela revisão. Por sua vez, como os orçamentos são preparados intensivamente para serem utilizados no campo da gestão, na atração de investidores potenciais, por acionistas e 6

7 reguladores, coloca-se a questão da sua fiablidade e da necessidade de saber se a auditoria aumenta a credibilidade deste tipo de informação (Schelluch e Gay, 2006). Relativamente a esta problemática, de importância fundamental para a auditoria, à semelhança dos reguladores da informação financeira, os investigadores académicos apresentam argumentos a favor e contra a sua divulgação de forma obrigatória ou voluntária. Dev e Webb (1972) salientam que os orçamentos são impossíveis de verificar numa base ex-ante e portanto têm um valor reduzido. Berlinger e Robbins (1986) destacam que as previsões não são confiáveis, no entanto, admitem que, à semelhança da contabilidade histórica que reflete o passado, também se pode aceitar que as estimativas, relativamente ao futuro, baseadas num conhecimento experiente, possam ser consideradas fiáveis. Por sua vez, Blair e Talyor (1989) investigaram a existência de comportamento, por parte das empresas, nas ofertas públicas iniciais, para facultarem informação otimista relativamente a ganhos futuros com o objetivo de tornar as oportunidades de investimento mais atrativas. Na mesma linha, Lee et al. (2002) Coulon e Talyor (2003), Chapple et al. (2005) investigaram a fiabilidade dos orçamentos e detetaram situações contraditórias às apresentadas pelos autores precedentes, e verificaram que os incentivos para apresentar orçamentos pessimistas era a nota dominante. No entanto, os últimos investigadores citados, na sequência da publicação do Corporate Act (1999), na Austrália, detetaram, a partir de 2000, uma redução na elaboração de orçamentos, mas, em contrapartida, descobriram um maior interesse por esta matéria, apesar de os erros e as distorções apresentados não terem sofrido mudanças acentuadas. O aumento da fiabilidade na preparação, apresentação e divulgação da informação financeira prospetiva associada ao trabalho do auditor foi igualmente investigado por Corless e Norgaard (1974), que apontam um aumento ligeiro da confiança dos utilizadores na informação prospetiva. Estes têm tendência para afastar a natureza experimental dos dados de previsão, assumindo-os, quase como um valor absoluto. Em contrapartida, Johnson e Pany (1984) encontraram evidências de que associação dos auditores, ao exame da informação financeira prospetiva, tem a virtude de sossegar os seus utilizadores relativamente à existência de erros materialmente relevantes no processo orçamental, e, por consequência, aquele tipo de informação teria de uma maior fiabilidade. Mark (1990), sua vez, associa a maior fiabilidade à legislação que impõe que a informação orçamental tem de ser submetida à verificação de um auditor independente para assegurar a sua integridade, fiabilidade e segurança aos seus utilizadores. Schelluch e Gay (2006) investigaram o nível de segurança que um auditor pode facultar à informação prospetiva e o impacto dos diferentes tipos de auditoria no nível de segurança assumida, e concluíram que a associação dos auditores, ao exame deste tipo de informação, empresta, aos 7

8 utilizadores, uma maior convição da razoabilidade dos pressupostos subjacentes às previsões, de que os orçamentos foram adequadamente preparados e que a segurança positiva é mais apreciada pelos utilizadores do que a segurança negativa, que os confunde. Xie et al. (2012) estudaram o papel dos auditores especializados em setores específicos do processo orçamental e a sua influência na análise por peritos financeiros. Como aqueles utilizam, a informação financeira histórica, para projetar os ganhos futuros, os autores constataram que a fiabilidade do processo orçamental aumenta com a qualidade da informação financeira, e que os desvios de orçamentação têm tendência para decrescer se respeitarem o atributo citado, concluindo que, um auditor especializado num determinado setor, faculta um menor risco de informação aos seus clientes e aos analistas financeiros, pelo que se espera que estes profissionais, quando investigam as performances das empresas, produzam uma análise orçamental mais fiável. Esta investigação confirma as realizadas por Watkins et al. (2004), Francis et al. (2005), Payne (2008), que concluíram que, um elevado nível de reporting financeiro associado auditores experientes e de qualidade, proporciona uma plataforma informativa para os analista financeiros de maior qualidade, o que lhes permite projeções dos cash flows de forma mais fiável. 3. Conceitos, níveis de auditoria, limites e posição na estrutura da empresa 3.1. Conceitos Os objetivos principais dos orçamentos radicam na planificação e no controle (Epstein, 2012; Collier, 2012). O primeiro comporta os sub-objetivos de coordenação de afetação de recursos, enquanto que o segundo comporta os sub-objetivos de comunicação, motivação e avaliação. A planificação possibilita, a todos os responsáveis da empresa, uma perspetiva global e sistemática do conjunto da organização. Por sua vez, o controle permite o lançamento de ações corretoras ou introduzir correções nos objetivos e planos iniciais, facultando, igualmente, em termos gerais, a avaliação de responsabilidades. O cumprimento destes objetivos essenciais pressupõe o desenho de um sistema de informação previsional, que reflita as relações entre os diferentes fins e os correspondentes meios. Como o processo orçamental está orientado para o curto prazo (Amat, 1992; Brian, 2012; Vanderbeck, 2012)), o modelo contabilístico baseado no princípio do acréscimo (Apelániz Gómez, 1997), afigura-se-nos capaz de servir para fazer projeções financeiras, desde que complementado com uma demonstração de tesouraria previsional. Assim, a auditoria do orçamento pode ser de importância transcendente no diagnóstico precoce das 8

9 falências empresariais (Lizarra Dallo, 1997; OROC 1, 1992), bem como na aplicação do próprio princípio da empresa em funcionamento, no exercício seguinte ao que se está a auditar (Fernández Peña, 1993; ASIC, 2011; Gerantonis et al., 2009; Anjum, 2012; Cho et al., 2012). Consideramos orçamento, para efeitos de desenvolvimento deste trabalho, toda a previsão e todo o objeto quantificado. Trata-se de uma área empresarial onde o auditor deve atuar, sendo o objetivo desta auditoria, desenhado por Parent (1981), o seguinte: «Método e técnicas que permitam testar, no tempo e no espaço a coerência dum plano ou de um orçamento e de formular uma opinião sobre a qualidade dos instrumentos e das informações previsionais da empresa ou organismo considerado». Portanto, a missão do auditor abarca toda a informação previsional quantificada, independentemente da forma jurídica da empresa ou da dimensão da organização Os níveis de auditoria A missão do auditor é desenvolvida abordando, primeiramente, o contexto geral subjacente ao processo de planificação, procurando identificar as hipóteses assumidas pela direção da empresa no estabelecimento dos planos e dos orçamentos. Utiliza, seguidamente, dois tipos de procedimentos para testar, no tempo e no espaço, a coerência do plano ou do orçamento. Pratica, por isso, a auditoria a forma e a auditoria de fundo. A utilização destas técnicas pode e deve ser simultânea, devido à sua interação profunda. A auditoria à forma audit de forme desenvolve-se em três níveis (Parent, 1981): Diagnóstico de qualidade dos instrumentos de gestão previsional e acompanhamento dos resultados. O objetivo deste nível é saber como estão desenhados e implantados os orçamentos que permitem alcançar os objetivos da entidade, considerada como um todo. Existindo esses orçamentos, interessa, de seguida, ao auditor, saber como foram construídos, quais os princípios, critérios, métodos de valorização e conversão, bem como a política de amortizações praticada, e analisar a sua consistência com os períodos anteriores. Diagnóstico do processo de planificação. Trata-se de analisar os procedimentos, a existência ou não de um manual com as técnicas de previsão, planificação e interfaces de informação e ligá-lo ao próprio estilo da direção da empresa. 1 Recomendação técnica n.º11 9

10 Diagnóstico da coerência entre o sistema de planificação e a tomada de decisão. Neste nível, o auditor pretende obter evidência quanto ao papel desempenhado pelos orçamentos no próprio processo de tomada de decisão, saber da existência de controlos permanentes, indispensáveis à concretização das ações corretivas (Walther, 2012; Whitemore, 2012). Estes três níveis de testes, à forma como foi construída a informação financeira orçamental, têm como objetivo obter evidências sobre as debilidades ou aspetos fortes do processo de desenvolvimento do sistema previsional, e fixa, portanto, as áreas de maior risco potencial. A auditoria de fundo pode, igualmente, ser desenvolvida em três níveis: Auditoria da coerência no espaço. O objetivo é verificar a compatibilidade dos diferentes orçamentos funcionais entre si. Como todos os orçamentos são construídos sob certas constrições, e tem subjacentes os objetivos gerais definidos para a organização, testar esta coerência é importante para o auditor. Auditoria da coerência no tempo. A missão do auditor tem como fim verificar o encadeamento dos diferentes planos - planos a longo prazo, curto prazo, orçamentos e programas - quer em termos de coerência 1ógica, quer em termos de coerência formal. Auditoria às hipóteses. Trata-se de analisar a base da informação financeira prospetiva, verificando e avaliando as hipóteses subjacentes à sua construção (Schelluch e Gay, 2006). Esta auditoria deve ser acompanhada de uma análise de sensibilidade aos fatores-chave ou críticos desenvolvidos nos orçamentos. Estes três níveis de testes destinam-se a substanciar os aspetos basilares da informação financeira prospetiva, e são desenhados tendo em consideração as conclusões a que o auditor chegou quando desenvolveu os diferentes níveis de audit de forme Limites da auditoria aos orçamentos A auditoria dos orçamentos pode ter um caráter interno ou externo, mas, em qualquer circunstância, deve ser independente dos responsáveis que estabelecem os planos e os orçamentos. Esta regra é importante pelo facto de o auditor não dever substituir a administração da empresa, nem substituir os responsáveis encarregados de estabelecer os planos e os orçamentos (ISAE 3400, 2007). O auditor não deve julgar a escolha das hipóteses (Parent, 1981; ASIC, 2011), devendo, de preferência, transferir o ónus da prova para a administração, fazendo realçar que as hipóteses subjacentes representam eventualmente uma 10

11 fractura na evolução dos principais parâmetros da empresa. A responsabilidade última, pela elaboração da informação financeira prospetiva, pertence sempre a administração da empresa (AICPA, 1993). Acresce que a auditoria é circunscrita ao essencial e não ao secundário. Sendo esta a filosofia básica inerente à auditoria da informação histórica, a sua transplantação para a auditoria a informação financeira prospetiva impõe-se com toda a acuidade, atendendo a que o campo de possibilidades é muito mais amplo do que o abrangido pela auditoria no passado. A informação sobre o futuro, a semelhança da informação sobre o passado, deve ser apresentada com sinceridade e clareza. No entanto, temos que considerar que mesmo o passado, em termos económicos, não pode ser conhecido, de uma forma perfeita, devido à existência de todo um conjunto de contingências, estimativas e previsões que estão subjacentes às demonstrações financeiras. A informação sobre o futuro depende, na generalidade, do passado. A extrapolação para o futuro, quer seja feita através de modelos de causa-efeito - baseados na extrapolação - quer através de modelos não lineares - que assumem a não constância -, quer através da teoria do caos ou teoria das redes neuronais - casos particulares dos modelos não lineares - aponta sempre dificuldades na previsão do futuro. Contudo, no curto prazo, horizonte temporal de um ano, é provável introduzir alguma previsibilidade, na medida em que a rede de relações empresariais tem alguma estabilidade e, quando se efetua a auditoria ao orçamento, uma parte da atividade económica real já é conhecida. Neste contexto, a responsabilidade do auditor, pressupondo um conhecimento profundo do negócio do cliente, deve ser limitada ao conselho sobre as contas previsionais, devendo recusar qualquer associação a previsões fundamentadas sobre hipóteses que considere incoerentes ou irrealistas (Ordre des experts comptables et des comptables agréés, 1986; Australian Accounting Research Foundation, 2002; ASIC, 2011) Posição da auditoria orçamental no contexto da gestão da empresa. Mallo Rodríguez (1998), sugere, em ordem à satisfação, de forma racional, das expetativas dos utilizadores em relação ao príncipio da gestão continuada, que se complete o relatório de gestão, de forma obrigatória, com um conjunto de documentos previsionais, que englobariam o balanço, a demonstração de resultados e o fluxo de tesouraria previsional, propondo que os auditores se pronunciem sobre o orçamento aprovado para o ano seguinte. Este novo marco, dentro do quadro legal da auditoria de contas, inclui a divulgação dos orçamentos e dos planos estratégicos da entidade. Esta proposta entronca nas linhas de orientação do Livro Verde (1996), no sentido de a Administração explicitar a capacidade de a 11

12 empresa continuar em funcionamento, sendo, por isso, indispensável a construção e desenho de um sistema previsional para satisfazer este importante requisito. Na mesma sequência, o Relatório Cadbury (1992) e o Relatório Vienot (1995) propõem que se exija ao Conselho de Administração o seu comprometimento com a hipótese da empresa em funcionamento e que, em consequência, informe os acionistas. Assim, a auditoria orçamental, ou auditoria estratégica de gestão, como outros (Mallo Rodriguez, 1998) preferem chamar-lhe, terá de se posicionar, na gestão da empresa, em lugar apropriado, que permita ajudar o processo da direção estratégica da empresa. O seu âmbito engloba o diagnóstico dos instrumentos previsionais com o objetivo de recomendar o aperfeiçoamento do processo, reforçando, consequentemente, a qualidade dos produtos finais da gestão previsional constituídos pelas sínteses e planos previsionais. Em termos de estrutura organizacional, a dependência directa dos acionistas é preferível, pois são eles que, em última análise, suportam o risco do negócio, quer a auditoria seja conduzida por auditores internos ou externos. A intervenção dos auditores externos poderia fazer-se a solicitação dos comités de auditoria, nas empresas cotadas, ou dos acionistas ou quotistas, nas empresas não cotadas. 4. Regulamentação e caraterísticasda informação financeira prospetiva A institucionalização da informação financeira prospetiva e recente no mundo ocidental. Com efeito, no plano internacional, é, no início da década de 70, que começam a aparecer as primeiras preocupações com a regulamentação das matérias relacionadas com as previsões. É no Reino Unido, no período de 1969 a 1972, que aparecem as primeiras regras formuladas pelo Stock Exchange, geradas pelo City Code and Take-Overs and Mergers. Sem tomar obrigatória a publicação das previsões, a regra 16, do City Code, preconizava: «As bases contabilísticas utilizadas nas previsões e os cálculos efetuados devem ser submetidos a um exame e ser objeto de um relatório elaborado pelos auditores internos ou pelos contabilistas consultores». A regulamentação é extensiva unicamente às sociedades cotadas, quando estão enquadradas em processos de ofertas públicas de venda, ofertas públicas de aquisição ou de fusões. A aplicação é, assim, extremamente limitada e circunscrita a casos específicos. Apesar disso, a Grã-Bretanha assumiu o papel de precursor nesta matéria, estendendo a obrigatoriedade de exame e elaboração do relatório, no caso de admissão na Bolsa, ou quando as empresas se propõem fazer uma nova emissão de ações ou obrigações. Não preconiza, 12

13 todavia, a publicação das previsões. Toda esta problemática constava do Yellow Book (Admission of securities to listing - Stock Exchange). No Estados Unidos, em 1973, a «Security Exchange Commission» modifica as suas posições iniciais, autorizando a publicação de previsões, nos exatos termos por ela delineados. No entanto, proíbe qualquer menção relacionada com a certificação ou auditoria efetuada por terceiros. Em 1978 e 1979, altera a posição atrás assumida, e permite a intervenção dos auditores externos em matéria de previsões, emitindo os Guides for disclosure of future economic. Em 1979, emite o Safe Harbour Role, regra que limita a responsabilidade em matéria de previsões. As previsões preconizadas, sujeitas a auditoria e a publicação, tinham horizonte temporal de um ano, o que leva os administradores a colocar as suas preocupações no curto prazo, e, sobretudo, nos dividendos por acão, o que tem motivado alguma preocupação pela ausência de uma perspetiva a longo prazo, e, em relação a capacidade da empresa de reembolsar os seus financiamentos. De qualquer maneira, a preocupação pela informação financeira prospetiva é grande, e, nos Estados Unidos, em 1975, publicadas pelo AICPA, surgem as primeiras normas que se harmonizam com a posição da SEC, no tocante à elaboração e à forma dos documentos previsionais a publicar. Estes trabalhos, iniciados em 1975, são aperfeiçoados, aparecendo, em 1985, o Financial forecast and projections que precisa as missões dos contabilistas em matéria de previsões e caracteriza as normas de trabalho e o conteúdo dos relatórios contendo a informação financeira prospetiva. Em 1986 e 1993, é emitido o Guide for prospective financial information, onde se detalha a preparação, a apresentação, o exame e os relatórios relacionados com a informação financeira prospetiva. Em 1978, o Institute of Chartered Accountants of England and Wales, na sua publicação, Accountants reports on profit forecast, estabelece um conjunto de recomendações referentes ao exame das previsões. Em 1983,o Canadá 2 e a Holanda 3 emitem, igualmente, normas de orientação referentes à apresentação e ao exame das previsões financeiras. Em 1986, a França, no seguimento da lei relativa a prevenção das dificuldades das empresas (Loi du 1 er de Mars de 1984), aparecem, emitidas pela «Ordre des experts 2 Institute of Canadian des Chartered Accountants. 3 Netherlands Institute Van Registered Accontants. 13

14 comptables et des comptables agréés», duas recomendações: uma relacionada com a elaboração e apresentação das contas previsionais (Príncipes d'établissement et de presentation des comptes prévisionnels), e outra com os métodos a ter em conta em materia de contas previsionais (Diligences de l'expert comptable en matière de comptes prévisionnels). Depois do ano 2000, a informação financeira prospetiva continua a merecer a atenção de um conjunto amplo de organismos profissionais e reguladores da matéria. Com efeito, a Australian Accounting Research Foundation (2002) emite um standard de auditoria (AUS 804), intitulado The Audit of Prospective Financial Information, e é desenvolvida de uma forma esquemática o compromisso de auditoria relativamente à informação financeira prospetiva preparada com bases nas melhores estimativas e assunções hipotéticas, relativamente a acontecimentos e eventos que possam ocorrer no futuro, bem como as possíveis ações a desenvolver pela organização. Em 2003, o Institute of Chartered Accoountants of England and Wales, apresenta um guia extenso e profundo sobre a problemática em investigação, onde é desenhada a construção e preparação deste tipo de informação. O texto, intitulado Prospective Financial Information Guidance For UK Directors, faz uma abordagem dos princípios subjacentes, desenvolve a estrutura concetual legal desta informação, e apresenta um conjunto de regras listing rules relativamente à construção das demonstrações financeiras. Em 2011, o ASIC Australian Securities & Investments Commission, institui o Regulatory Guide 170: Perspective Financial Information, tendo por base o Corporations Act (2001), o qual preconiza que aos subscritores de produtos financeiros deve ser facultada informação financeira prospetiva, a qual pode incluir orçamentos e projeções refletindo a performance futura dos resultados, dos rendimentos e dos gastos. Esta apresentação e divulgação pode oferecer numericamente ou através de gráficos ou quadros. Neste documento, são identificados os perigos inerentes à divulgação de informação financeira prospetiva, acrescentando-se o efeito que tipo de informação tem nos preços das ações e no processo de decisão de comprar ou vender estes títulos, atendendo que da perceção da existência de uma taxa de retorno, de probabilidade elevada, a longo prazo, é um critério importante para a seleção dos investimentos e, portanto, para o processo de tomada de decisões económico. Por outro lado, a investigação que dá origem a este regulamento sugere que a fiabilidade da informação financeira prospetiva para períodos muito longos é reduzida. Em Portugal, há todo um conjunto de situações previstas na legislação ou existentes na prática, que exigem a elaboração da informação financeira prospetiva: 14

15 Código das Sociedades Comerciais. Na alínea c), do nº 2, do artigo 66. o auditor tem de emitir opinião sobre o relatório de gestão, quer relativo a contas individuais, quer relativo a contas consolidadas, o qual deve conter, entre outros elementos, informação sobre a evolução previsível da empresa. Código de Mercado de Valores Mobiliários. A alínea 1, do nº 1, do artigo 134., relaciona-se com as ofertas publicas de subscrição e exige um relatório de auditoria da situação económica e financeira da entidade emitente. Por sua vez, o n.º 2 do artigo 97.º, preconiza que a informação, obrigatória ou facultativa, fornecida ao público, sob qualquer forma, pelas entidades emitentes, entidades responsáveis por ofertas publicas de subscrição ou de transação, intermediários financeiros e entidades gestoras de mercados secundários, deve conformar-se com os princípios rigorosos de licitude, veracidade, objetividade, oportunidade e clareza. Ainda o n.º 3, do artigo 105., estabelece que as previsões constituídas pela entidade emitente sobre a evolução dos seus negócios ou situação económicofinanceira, levarão a que o relatório do auditor incluirá, obrigatoriamente, a opinião do auditor sobre os pressupostos e consistência dessas previsões. Por sua vez, a alínea j), do n.º 2, do artigo 342.º, impõe a obrigação de o auditor dar parecer sobre as perspetivas de atividade e os resultados da empresa para o segundo semestre (situação revogada pelo Decreto-Lei 261/95, de 3 de Outubro). Além destas ocorrências, referidas no Código das Sociedades Comerciais e no Código do Mercado de Valores Mobiliários, há outras situações que requerem a conceção e a valorização de informação financeira prospetiva. Vejamos: Projetos de viabilidade económica e de saneamento financeiro das empresas, baseados em ações e medidas com efeitos futuros. Avaliação de empresas e partes de capital com base nas perspetivas futuras de resultados, fluxos de caixa e equivalentes. Projetos de fusões e aquisições em que os preços e relações de troca se baseiam no desempenho futuro previsível das empresas envolvidas. Na análise efetuada da regulamentação ou das recomendações emanadas das organizações profissionais, resultam duas correntes de pensamento: A corrente anglo-saxónica. Constituída pelos Estados Unidos, Canadá e Reino Unido, em que a regulamentação começa, inicialmente, a fazer-se por pressão da autoridade dos mercados financeiros, que regulamenta a publicação de previsões, instituindo um rigoroso controlo sobre dados previsionais, com o intuito de evitar 15

16 a sua publicação anárquica e proteger, simultaneamente, os acionistas e obrigacionistas. As autoridades bolsistas não impõem nenhuma obrigação de publicação das previsões, mas incentivam as empresas a publicá-las, num quadro rigoroso por elas imposto. A corrente continental. Constituída pela França, por Portugal e outros países, impõe um contexto bastante regulamentado na publicação das previsões. Geralmente, é uma lei que vai impor a comunicação das previsões.com efeito, a lei francesa tinha uma tripla ambição: Prever falências, obrigando as empresas a publicar previsões. Associar os empregados e os seus representantes ao futuro da empresa, obrigando-se a transmitir ao comité da empresa os documentos previsionais. Obrigar as empresas cotadas na bolsa a compensarem os acionistas com informação previsional, em virtude de haver grande atraso na publicação das contas históricas. A regulamentação da informação financeira prospetiva, no quadro de uma publicação obrigatória ou facultativa, acompanhada do exame das contas previsionais, tem suscitado reações de oposição por parte dos auditores, atendendo a que a revisão da informação financeira histórica é bastante mais confortável. De facto, é mais fácil, para o auditor, verificar o passado do que pronunciar se sobre o futuro. O exame, contudo, não significara a certificação da informação previsional. Aquele deve ser entendido mais como conselho sobre os documentos. Atendendo a que a previsão é incerta, por definição, compete ao auditor pronunciar-se, somente, sobre o funcionamento do sistema previsional, bem como sobre a coerência das hipóteses de base, subjacentes às previsões. Segundo Kopczynski (1996), a informação financeira prospetiva tem as seguintes caraterísticas fundamentais: Enfatiza o que pode acontecer. Este tipo de informação, ao ser feito em termos de previsão ou probabilísticos, reflete o que vai acontecer em detrimento daquilo que ocorreu. Neste contexto, a informação financeira prospetiva tem, como característica fundamental, o facto de os resultados reais terem uma forte probabilidade de serem diferentes dos apresentados, pelo que os desvios e a sua análise são importantes. Análise sistémica. A informação financeira prospetiva deve ser integrada e representar o sistema em que está integrada. A análise dos diferentes componentes da informação 16

17 financeira prospetiva, conjuntamente com as técnicas que a geraram, maximiza o seu significado. Base de natureza especulativa. Ao contrário do que sucede com a informação financeira histórica, que e suportada por provas objetivas, as provas respeitantes aos pressupostos são de natureza especulativa, o que toma mais difícil, ao auditor, fazer a sua avaliação e chegar a um nível elevado de segurança, isto é, assegurar que essa informação esteja isenta de erros ou distorções materialmente relevantes. Contudo, o seu exame contribui para aumentar a credibilidade da informação prospetiva, quer ela se destine a uso interno, quer a terceiros. Risco e incerteza. As demonstrações financeiras prospetivas devem ser analisadas partindo do pressuposto de que os resultados reais terão uma forte probabilidade de serem diferentes dos apresentados na informação financeira prospetiva: assim, enquanto na informação financeira histórica os números contidos nas demonstrações financeiras são assumidos como relativamente fiáveis, ajudando os standards de auditoria a confirmar esta asserção, a análise da informação financeira prospetiva é inteiramente diferente. Com efeito, como os resultados esperados podem não ocorrer, o grau de incerteza de cada elemento, inserto nas demonstrações financeiras previsionais é maior. Daí as técnicas a utilizar no exame tenderem a ser mais sofisticadas. Análise do contexto como prioritário. No estudo da informação financeira histórica a investigação do contexto é secundária, porque se assume que os números são verificáveis. Como a base da informação financeira é prospetiva e de natureza especulativa, o que implica que as possibilidades de comparação sejam menores, a focagem terá de ser efetuada no contexto, pelo que a análise qualitativa é mais importante do que a análise quantitativa, ou pelo menos tão importante, sendo, porém, sempre complementar. A mudança como característica básica da informação financeira prospetiva. O relacionamento dos contabilistas e auditores com o futuro vai, ainda, no começo. No entanto, são cada vez mais confrontados com este problema, não obstante a sua inevitável resistência à mudança. Como a probabilidade de mudança é uma das caraterísticas importantes da análise da informação financeira prospetiva, o auditor tem de ter capacidade de trabalhar com a mudança, o que lhe não e exigido na análise da informação financeira histórica. Como já dizia, em 501 A.C., o filósofo grego Heráclito, «não há nada permanente, exceto a mudança». 5. Metodologia de desenvolvimento da missão 17

18 5.1. Desenvolvimento da missão A missão do auditor, nesta área específica, pode englobar a elaboração das contas previsionais e / ou o seu exame. O início da missão pressupõe um contrato ou uma ordem, onde estão estabelecidas as etapas sucessivas da missão, bem como os direitos e obrigações das diferentes partes envolvidas. O seu desenvolvimento e feito em quatro etapas, sendo o acordo entre as partes e a pré-auditoria as duas fases basilares. A fase de pré-auditoria é uma fase de exploração, por definição, essencialmente informal, na execução, e é preenchida por um conjunto de entrevistas a todos os níveis da empresa. Nesta fase, o auditor esta em condições de recusar a missão, se não encontrar documentos previsionais sérios, ou se não estiver de acordo com os meios colocados à sua disposição para desenvolver o trabalho ou se houver recusa dos responsáveis em cooperar. As fases seguintes referem-se às chamadas auditoria da forma e auditoria de fundo. A auditoria da forma, tem por objetivo verificar em que condições o orçamento é construído, como funciona o esquema de acompanhamento das realizações e das ações corretivas, comparar o sistema de comando com o sistema de gestão orçamental, analisar a fiabilidade do sistema de contabilidade analítica. etc.. Esta avaliação, que incide sobre a qualidade de construção do sistema orçamental e da fiabilidade da sua avaliação e controle, é determinante para a construção da fase da auditoria de fundo. Esta pode ser conduzida concomitantemente com a auditoria precedente, sendo mais ou menos aprofundada consoante o diagnóstico ao sistema previsional, efetuado na fase precedente. Estas duas auditorias podem conduzir, segundo o critério do auditor, ao desenvolvimento de auditorias particulares ou complementares. Esta fase designa-se por auditoria dos programas, quando o auditor pretende esclarecer um domínio particular da empresa (v.g. uma unidade de produção nova, uma reestruturação jurídica, etc.). Consequentemente, a missão da auditoria orçamental deve ser definida por escrito e engloba as fases de: acordo entre as partes, pré-auditoria, auditoria da forma, auditoria de fundo e auditoria dos programas Revisão das hipóteses da envolvente externa A envolvente externa da empresa e a sua evolução condicionam, no longo prazo, a atividade da empresa. A sua análise pode ser feita a dois níveis (Freire, 1997; Lafley et al., 2012; Reeves et al., 2012)): o primeiro, refere-se a envolvente contextual, que se desagrega em quatro contextos distintos: - económico, sócio -cultural, político - legal e tecnológico - e o 18

19 segundo, à envolvente transacional, constituída por elementos que interagem diretamente com a industria - clientes, concorrentes, fornecedores e comunidade -. É indispensável, igualmente, analisar a atratividade e a estrutura da indústria e identificar os fatores críticos de sucesso. As hipóteses da envolvente externa, em matéria de orçamentos, e os resultados esperados não são verdadeiramente conceitos estanques (Parent, 1981). É, por isso, indispensável que o auditor separe as hipóteses externas das internas. Aquelas podem ser recenseadas em função do espaço geográfico, temporal, funcional e organizacional, e influenciam os seguintes agregados previsionais: Conta de exploração. Esta síntese previsional depende de um conjunto de parâmetros económicos que podem afetar tanto a procura em volume, como os preços. Assim, a conjuntura geral dos negócios, a propensão para o consumo, os níveis de stocks do setor económico, assim como a capacidade de produção global, etc. influenciam a conta de exploração, via estrutura de proveitos. Estes são, igualmente, afetados pela taxa de câmbio, concorrência, taxas alfandegarias, custo de transportes, etc. Por sua vez, a estrutura de custos reflete, quer por parâmetros que influenciam os aprovisionamentos em volume - regulamentação restritiva dos países produtores, escassez conjuntural de certos produtos, regulamentação restritiva dos países importadores, etc. - quer os parâmetros que se repercutem nos custos unitários - taxas de câmbio, taxas alfandegarias, índice de preços de matérias-primas, etc. -. Neste contexto, é importante, para o auditor, desenvolver programas de trabalho que separem os fatores que exercem influencia diretamente nos proveitos dos que afetam, no mesmo sentido, os custos, para que seja possível abordar, com clareza, o exame das hipóteses externas. Balanço. Esta síntese previsional pode ser influenciada fiscal e financeiramente. As hipóteses fiscais, exógenas à gestão operacional da empresa, influenciam a rentabilidade e a sua tesouraria, daí a necessidade da sua consideração. Os parâmetros financeiros política geral de crédito à empresa, taxa de juro, conjuntura bolsista, taxa de câmbio, política de transferência de divisas, etc. - são parâmetros externos a analisar pelo auditor. O auditor da informação financeira prospetiva, ao examinar as hipóteses da envolvente externa, tem presente a ligação desta ao processo estratégico e, concomitantemente, aos planos de ação e as contas previsionais em que aquele se materializa (Canals, 1997). Neste contexto, a qualidade das hipóteses externas induz a indispensável fiabilidade do sistema 19

20 previsional. Daí que, o seu plano de trabalho abranja, basicamente, as principais fontes de informação existentes no espaço económico em que a empresa se insere, no sentido de verificar se nenhuma das hipóteses essenciais foi omitida, identificar as situações em que as circunstâncias internas possam interagir com as condições externas e, por fim, verificar se as suposições anunciadas foram tomadas em consideração na construção dos planos e orçamentos. Consequentemente, as conjeturas externas são um input determinante e estruturante na construção do sistema previsional, sendo consideradas o condutor - driver - mais importante no modelo orçamental (Kopczynski, 1996). Como corolário, o auditor, no caso de considerar as condições irrealistas, pode solicitar à administração a substituição das contas previsionais. De facto, sendo a publicação dos axiomas mais significativos imposta pela AICPA (1993), ICAEW (2002) e ASIC (2011) a sua análise em termos de variabilidade é um dos testes fundamentais da auditoria orçamental Métodos da auditoria da forma e de fundo A auditoria da forma permite ao auditor chegar a um julgamento sobre a qualidade dos instrumentos de gestão previsional, sobre a sua utilização, e sobre os procedimentos de construção dos planos e dos orçamentos. Segundo Parent (1981), podem ser seguidos os seguintes métodos: Utilização de check list. A utilização de check list constitui para o auditor um dos instrumentos importantes da auditoria da forma, desempenhando um papel de guia. Auditoria sobre os documentos previsionais. Examina-se a documentação prospetiva - documentos de apresentação dos planos e dos orçamentos, documentos dos trabalhos preparatórios de planificação, as diretivas emanadas aos responsáveis, os serviços de arbitragem de objetivos, o tableau de bord e os documentos de síntese previsional. Auditoria por consultas. O objetivo desta auditoria da forma é proceder a entrevistas com os responsáveis funcionais, o que permitira responder às questões de forma que se possam colocar. Em consequência, a auditoria da forma permite julgar a qualidade dos instrumentos de gestão previsional, numa perspetiva de globalidade. Por sua vez, a auditoria de fundo incide sobre os valores constantes nos orçamentos, sendo estes o verdadeiro coração deste tipo de auditoria (Parent, 1981), e permite ao auditor julgar a pertinência das hipóteses subjacentes, a 20