Manual. Rotinas Operacionais. Orientações Diversas

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1 Manual Rotinas Operacionais e Orientações Diversas 1

2 1. NOSSA ORGANIZAÇÃO 1.1. PROFISSIONAIS Apresentamos a seguir informações sobre nossos profissionais, respectivos ramais telefônicos e outros meios de comunicação, especializações e assuntos tratados em cada departamento: Departamentos Ramais E.Mail s Administrativo / Expedição Sandra Rodrigues Dilma Rodrigues sandraf@attend.com.br dilma@attend.com.br Depto. de Legalização/ Repart.Públicas Ailton César Clevis Silva Jefferson Eichemberger ailton@attend.com.br clevis@attend.com.br jefferson@attend.com.br Gestão de Pessoal / Previdência Gisele Gomes Sônia Barbosa Patrícia Leão Cristiane Monteiro Daniele Lima gisele@attend.com.br sonia@attend.com.br patrícia@attend.com.br cristiane@attend.com.br daniele@attend.com.br Depto. Fiscal / Tributário Rogério Farias Terezinha Ferreira Carlos Eduardo Amanda Fantin rogerio@attend.com.br terezinha@attend.com.br carlos@attend.com.br amanda@attend.com.br 2

3 Depto. Contábil Aparecida Odagima Célia Regina Verônica Alencar Valdemar Marciano André Aleixo Ricardo Gomes T. I Jefferson Eichemberger 01 jefferson@attend.com.br Jurídico Dr. Fernando Rodrigues Dra. Denise Paiva fernando@rodriguesadv.com.br denise@rodriguesadv.com.br Assuntos Gerenciais Sandro R. Rodrigues Sandra Rodrigues Fernando Rodrigues Dilma Rodrigues Sugestões / Reclamações srodrigues@attend.com.br sandraf@attend.com.br frodrigues@attend.com.br dilma@attend.com.br sac@attend.com.br Oportuno salientar que em nossa página na Internet ( constam diversos trabalhos / estudos e demais informações relacionados à nossa área de atuação. Nossos telefones centrais são: São Paulo: (11) Voip (11) Rio de Janeiro: Voip (21) New York: Voip (1)

4 1.2. COMPETÊNCIAS DE CADA DEPARTAMENTO Identificamos a seguir os assuntos tratados e serviços executados em cada departamento: Gestão de Pessoal / Previdência Admissões, rescisões, férias, folhas de pagamentos, recibos de autônomos, 13º salário, benefícios, pró-labore, cálculo e apuração de encargos trabalhistas, obrigações mensais e anuais como RAIS, Informe de Rendimentos e demais assuntos previdenciários e trabalhistas. Departamento Fiscal Notas Fiscais (Entrada/Saída/Serviços), apuração de tributos (federais, estaduais e municipais), cumprimento de obrigações tributárias acessórias, tais como escrituração de livros fiscais, entrega da DES, GIA, DCTF, DACON, etc. Departamento Contábil Demonstrações Financeiras, exemplificando, balancetes, balanços patrimoniais, documentos contábeis, livros Diário e Razão, confecção de Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica e demais assuntos correlatos. Departamento de Legalizações / Repartições Públicas Alteração de Contrato Social, confecção de Estatutos e Atas, constituição e encerramento de empresas, certidões negativas em geral, registros de marcas e patentes, etc. Administrativo / Expedição: Contas a pagar e receber, controle de honorários, emissão de boletos, notas fiscais, notas de débitos, contratos, coordenação da expedição, envio e recebimento de documentos, etc. 4

5 2. DOCUMENTOS QUE DEVEM SER ENVIADOS AO NOSSO ESCRITÓRIO Informamos abaixo os principais procedimentos relacionados aos documentos da gestão de pessoal, setor fiscal e contábil, a fim de que possamos atendê-los com maior rapidez e cumprir os prazos legais GESTÃO DE PESSOAL / PREVIDÊNCIA Esse Departamento, desenvolve, entre outros trabalhos, rescisões de contrato de trabalho, recibos de férias, folhas de pagamento e de pró-labore, documentos para registro de empregados / estagiários, benefícios em geral, relatórios gerenciais, etc Cuidados Especiais O cumprimento das obrigações trabalhistas e do recolhimento dos encargos sociais requer especial atenção, seja pela peculiar condição da relação entre a empresa e seus empregados ou pela exigüidade de prazos para a execução das muitas rotinas envolvidas, aliados às severas multas quando de sua não observância. Outra questão de enorme importância refere-se ao aspecto das várias fontes da legislação que norteiam a matéria. Além da CLT, e de vários outros Regulamentos específicos, sempre deverá ser verificada a Convenção Coletiva de Trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa, as quais asseguram direitos e vantagens, muitas vezes enormemente variáveis de uma para outra categoria de trabalhadores. Evidentemente, por tudo isso, as considerações em comento não esgotam o assunto, motivo pelo qual, havendo dúvidas recomendamos a V.Sas. entrar em contato com o nosso escritório Admissão de Funcionários Informamos a V.Sas. os documentos necessários à admissão de funcionários: CTPS - Carteira de Trabalho e da Previdência Social (original) Ficha de Admissão (disponível em nossa página na Internet: 5

6 Exame Médico Admissional Atestado de Antecedentes Criminais (facultativo) 1 Foto 3x4 Cópia da Cédula de Identidade (RG) Cópia do Cartão de Identificação do Contribuinte (CPF) Cópia do Título de Eleitor Cópia da Carteira Nacional de Habilitação (CNH) - para cargos de motoristas Cópia do Certificado de Alistamento Militar ou Reservista Cópia da Certidão de Casamento Cópia das Certidões de Nascimento dos filhos e dependentes Cópia do Cartão da Criança dos filhos menores de 14 anos e Relação de dependentes identificados pelo nome, grau de parentesco e idade Contrato de Experiência A falta de contrato de experiência torna o funcionário tacitamente contratado por prazo indeterminado e havendo extinção do contrato de trabalho, existirá a necessidade de concessão do aviso-prévio para dispensa do empregado e da multa de 50% do FGTS. O referido contrato pode ser prorrogado uma única vez por igual período, não podendo ser superior a 90 dias Rescisão do Contrato de Trabalho Aviso Prévio O aviso prévio deverá ser concedido pela parte que provoca a rescisão do contrato de trabalho e tem a duração de no mínimo 30 dias ou caso contrário, esse período deverá ser indenizado. Durante o aviso prévio, caso a rescisão tenha sido promovida pelo empregador, o horário normal do empregado será reduzido de 2 horas diárias, podendo a redução ser convertida em ausências de 7 dias corridos, conforme escolhido pelo funcionário. No entanto, caso a rescisão se dê por iniciativa do empregado, sem a concessão do aviso prévio, o empregador poderá descontar o salário correspondente ao prazo respectivo. 6

7 O prazo para a quitação e homologação são os seguintes: 1º dia útil após o término do aviso prévio trabalhado; Tratando-se de aviso prévio indenizado, o prazo passa a ser o 10º dia, contado a partir da data da dispensa. Ocorrendo rescisão de empregados com contrato de trabalho de período superior a 1 ano, haverá necessidade de homologação no sindicato da categoria profissional do trabalhador ou no Ministério do Trabalho da região Cuidados Especiais na Dispensa Insta salientar que nos casos em que a rescisão de contrato se opere nos 30 dias que antecedem a data-base da categoria, será paga indenização adicional ao empregado correspondente ao valor de 1 mês do salário do empregado. Antes de qualquer dispensa, é fundamental observar se há alguma cláusula específica na Convenção Sindical que trate sobre alguma particularidade em caso de dispensa Encargos Sociais e Impostos Basicamente, os encargos e impostos que envolvem a área trabalhista são: TRIBUTOS / ENCARGOS VENCIMENTO GRF Guia de FGTS e Informações à Previdência Social Até o dia 07 GPS Guia da Previdência Social Até o dia 20 DARF Documento de Arrecadação da Receita Federal Até o dia 20 Contribuição Sindical Último dia útil Férias Quando o funcionário completa 1 (um) ano de trabalho na mesma empresa, ele faz jus a férias de 30 (trinta) dias + 1/3 (um terço). Dessa forma, ao realizar o pedido de férias, pedimos que a empresa nos comunique com o prazo mínimo de 40 (quarenta) dias antes do início do descanso, para providenciarmos o aviso e recibo de férias e demais documentos cabíveis. 7

8 Salientamos que o pagamento das férias, deve ocorrer com no mínimo 2 (dois) dias úteis que antecede o descanso Folha de Adiantamento e Pagamento Nosso escritório enviará sugestão de cronograma para cumprimento dos prazos. Diante disso, pedimos por gentileza para se atentarem rigorosamente aos prazos, para envio das alterações das folhas de adiantamento e pagamento DEPTO. FISCAL / TRIBUTÁRIO Todas as notas fiscais de entrada e saída (matérias primas, ativo imobilizado, vendas, remessas) e prestação de serviços, devem ser ordenadas e deixadas à nossa disposição no início de cada mês, para a feitura da escrita fiscal, cálculo dos tributos e cumprimentos de outras obrigações acessórias Compras, Transferências e Beneficiamentos de Mercadorias e Produtos. As compras de matérias-primas, mercadorias e materiais secundários gerarão créditos tributários passíveis de compensação, de acordo com o tipo, ramo de atividade e regime de tributação. As compras deverão ser necessariamente lastreadas por notas fiscais contendo as informações previstas na legislação, tais como: tipo da operação, dados do adquirente, condições de pagamento, descrição dos produtos e destaques dos impostos incidentes a data de recebimento da mercadoria Escrituração dos Livros Fiscais e Obrigações Tributárias Acessórias As notas fiscais serão escrituradas em livros próprios, motivo pela qual faz-se necessário o envio da primeira via das indigitadas notas. Além da escritura fiscal, estaremos cumprindo todas as obrigações tributárias acessórias, tais como, DCTF, GIA, DES, DACON, etc. 8

9 Classificação A melhor classificação de uma compra é a realizada pelo próprio comprador, pois esse sabe para que e porquê a fez. Assim sendo, sugerimos a utilização de carimbo ou fazer uma anotação na nota fiscal, explicando a destinação do bem adquirido, especialmente quando não se tratar de mercadorias para revenda Controle Financeiro das Compras Por determinação legal e para atender aos aspectos gerenciais, as compras deverão ser controladas separadamente em a vista e a prazo. As compras a vista deverão ser acompanhadas da respectiva cópia de cheque ou com anotação da utilização de dinheiro no referido pagamento, e sempre vir acompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ou utilização de um carimbo próprio, esclarecendo quanto à sua quitação. A simples referência de venda a vista, não quita a nota fiscal Transferências e Remessas Os recebimentos de mercadorias em transferências de depósitos ou filiais, e os recebimentos por remessas de ou para conserto ou industrialização, previstos na legislação vigente deverão receber uma orientação especial de nossa organização contábil Devoluções de Compras As devoluções de compras devem receber um tratamento próprio, nos termos da legislação fiscal, devendo receber uma orientação especial de nossa organização contábil Recolhimento de Tributos Este tópico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais são os principais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na liquidação e guarda desses documentos. 9

10 Atentar ao prazo de recolhimento dos tributos, procurando pagá-los dentro dos prazos estabelecidos pelo fisco. Na impossibilidade do recolhimento tributo, haverá incidência de multa, juros de mora e correção, bem como de eventuais notificações e fiscalizações que poderão ocorrer em função do não pagamento; Enviar mensalmente ao nosso escritório cópia simples das guias quitadas no mês imediatamente anterior; Elencamos adiante os principais tributos classificados por ente tributante, código e vencimento: TRIBUTOS FEDERAIS CÓDIGO VENCIMENTO IRPJ- Lucro Real 5993 (*) último dia útil CSSL- Lucro Real 2484 (*) último dia útil IRPJ Trimestral - Lucro Presumido 2089 (**) último dia útil CSSL Trimestral - Lucro Presumido 2372 (**) último dia útil IPI Mensal 5023 (***) dia 25 DAS SIMPLES Nacional Não tem (*) dia 20/ COFINS Não Cumulativo 5856 (*) dia 25 COFINS Lucro Presumido 2172 (*) dia 25 PIS FATURAMENTO Não Cumulativo 6912 (*) dia 25 PIS FATURAMENTO Lucro Presumido 8109 (*) dia 25 IRRF- S/Serviços Prestados PJ à PJ 1708 (*) dia 20 IRRF- S/Comissões De PJ à PJ 8045 (*) dia 20 IRRF- S/Aluguel 3208 (*) dia 20 IRRF- S/Salário ou Pró-Labore 0561 (*) dia 20 IRRF- S/Serviços Prestados PF à PJ 0588 (*) dia 20 PIS / COFINS / CSLL 5952 (****) dia 15/30 (*) do mês seguinte ao fato gerador (**) do mês seguinte ao final do trimestre (***) do mês corrente ao fato gerador (****) da quinzena seguinte ao fato gerador Observações: I - Antecipa-se o recolhimento dos tributos federais quando o vencimento se der feriados ou finais de semanas. 10

11 TRIBUTOS ESTADUAIS CÓDIGO VENCIMENTO ICMS- Regime Periódico de Apuração * ICMS- Estimativa ** (*) de acordo com CNAE-Fiscal + CPR (código de prazo de recolhimento) (**) data vencimento está impressa no carnê (normalmente dia 15 de cada mês) TRIBUTOS MUNICIPAIS (Município de São Paulo) PERÍODO (*) VENCIMENTO ISS- Sobre Faturamento mensal (*) dia 10 ISS soc. civil profissão regulamentada trimestral (**) dia 10 TFE Taxa de Fiscalização de Estabelecimento Anual no dia 10/07 (*) do mês seguinte ao fato gerador (**) dia 10 do mês subseqüente ao fato gerador Estoques O estoque é representado pelo conjunto de matérias primas, produtos em fabricação, produtos prontos, material de aplicação e material de embalagem, nas indústrias; e pelas mercadorias nas empresas comerciais Inventário Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmos itens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa, existentes no fim do período (mensal, trimestral ou anual, conforme o regime tributário do contribuinte para fins do cálculo de IRPJ e CSLL), devem ser relacionados observando-se os seguintes itens: quantidade, unidade, discriminação, preço unitário e valor total. Essa relação servirá para a escrituração do Livro de Registro de Inventário, obrigatório pela legislação federal e estadual, e necessário para a apuração do resultado do exercício (lucro ou prejuízo). 11

12 Para a avaliação dos estoques, de matérias primas e mercadorias, regra geral, utiliza-se o custo médio ponderado, ou o PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), porém existem outros métodos, notadamente nas indústrias, situação esta que solicitamos entrar em contato com o profissional habilitado do escritório para os devidos esclarecimentos. A legislação do Estado de São Paulo concede prazo de 60 dias, contatos da data da realização do Balanço Patrimonial, para a escrituração do estoque no Livro de Registro de Inventário, relativo a posição do último dia do ano-calendário, enquanto a legislação federal é vaga quando determina que o o inventário será escriturado no término do período. A falta de escrituração do Livro de Registro de Inventário e do livro de Controle da Produção e do Estoque, sujeitam o contribuinte à pena de multa. No entanto, entende-se que o mesmo deva ser escriturado mensalmente, trimestralmente ou anualmente em conformidade com a opção escolhida para efeito de apuração do IRPJ. O inventário físico (contagem dos estoques existentes no fim do período) deve coincidir com a apuração escritural (estoque inicial, mais compras no período, menos vendas no mesmo período, igual a estoque final) e as possíveis diferenças devem ser justificadas sob pena de autuação pelo fisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) são aceitos pela legislação, variando em conformidade com o produto ou mercadoria ou em razão de situações especiais. A destruição de produtos ou mercadorias inservíveis (estragados, deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente ao fisco, e os impostos creditados por ocasião da compra, deverão ser estornados. Os bens que compõe o imobilizado da empresa, tais como máquinas, moveis, veículos, etc., não precisam ser relacionados no Livro de Registro de Inventário DEPARTAMENTO CONTÁBIL: Relação de documentos atinentes ao Departamento Contábil: Extratos Bancários: verificar a seqüência da movimentação da conta, na falta de algum extrato solicitar imediatamente o período faltante ou solicitar um extrato mensal; 12

13 Depósito Bancário: anexar cópia do comprovante da origem, exemplificando, recebimento de duplicata com a respectiva cópia; Avisos de Cobrança: anexar cópias das duplicatas; Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc.; Contratos de seguros, empréstimos, financiamentos, etc., enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas; Despesas com condução e correio: usar o vale despesas para cada item; Despesas com refeições, combustível, material de limpeza, brindes, conservação, manutenção, e outras pequenas despesas somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas através do respectivo documento fiscal hábil (cupom fiscal, nota fiscal, etc.) Nos recebimentos de duplicatas por caixa, anexar cópia da mesma ao depósito ou anotar a data do recebimento no verso; Obs: Notas de pedidos, notas de controle interno, despesas particulares (sócios) não devem ser enviadas, exceto quando haja c/c do sócio com a empresa Documentos Referentes à Movimentação Bancária Um regular controle das operações bancárias é imprescindível para a realização de um adequado trabalho contábil, uma vez que essas operações representam a quase totalidade da movimentação da empresa. Essas operações são as seguintes: Pagamentos; Recebimentos; Empréstimos bancários; Descontos de títulos; Cobrança bancária; Leasing; Despesas bancárias; Outras operações. 13

14 Pagamentos Independente da forma de pagamento adotada pela empresa, a empresa deverá manter em seus arquivos cópia do documento de quitação (cópia de cheque, recibo eletrônico, etc.), anexando todos os comprovantes de pagamentos (duplicata, título, depósito, guias de recolhimento de impostos e contribuições, etc.) Recebimentos Referem-se aos recebimentos de valores de qualquer natureza, incluindo depósitos de títulos provenientes de vendas de bens e serviços, antecipações de clientes e terceiros. Os valores constantes dos extratos bancários devem ser documentados de forma a permitir a clara identificação do valor recebido, sua natureza, dados do remetente, e arquivado de forma individualizada (nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc.). Os depósitos bancários devem conter todas informações necessárias ao seu controle, assim como as respectivas francesinhas, quando a empresa praticar cobrança bancária de títulos. Os demais créditos (empréstimos, adiantamentos, etc.) devem, igualmente, ser identificados e documentados pelo departamento financeiro, e os eventuais valores a identificar serão definidos no menor espaço de tempo possível pela empresa Empréstimos Bancários O departamento financeiro deve documentar de maneira sumária as principais características de cada contrato, a fim de dar ciência a todos os envolvidos, tais como: Tipo e natureza do contrato; Valor do empréstimo; Prazos de vencimento; Prazos de carência; Encargos (juros, spread, etc.); Garantias; Outras que julgar conveniente. 14

15 Esse resumo sintético, anexado à cópia do contrato, será encaminhado à nossa empresa, a fim de que tenhamos subsídios adequados ao registro correto das operações Imobilizado - Aquisição e Venda Imobilizado é o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita para seu regular funcionamento, exemplificando, imóveis (terrenos, edifícios e construções), máquinas, computadores, móveis, instalações, etc., além de alguns direitos, como marcas, patentes e direito de uso Aquisição O original da nota fiscal de compra ou uma cópia deverá ser enviada ao nosso escritório para registro fiscal e contábil. Na aquisição de bens pelo valor residual ao término do arrendamento (leasing), far-se-á necessária a emissão da nota fiscal correspondente. Tendo em vista que a nota fiscal é comprovante de venda e, não de pagamento,.precisaremos dos recibos ou duplicata de quitação. Antes de iniciar a construção ou reforma de imóvel, consulte-nos, pois além de diversas exigências burocráticas, haverá incidência de outros tributos (INSS, FGTS, ISS etc.) Venda Antes de concretizar a venda de imobilizado, sugerimos a V.Sas. nos consultar sobre, pois o valor do bem pode ter sofrido variações em razão de atualizações e depreciações, especialmente pelo fato de que o ganho auferido nessas operações poderá ser tributado. As vendas estarão amparadas por documentação própria, como, por exemplo, contrato ou escritura para bens imóveis, nota fiscal ou recibo para bens móveis e direitos, além de outros específicos para determinadas operações. No caso de bens sinistrados cuja indenização for paga por companhia de seguro, precisaremos da original ou cópia do comprovante do valor recebido. 15

16 Por fim, sugerimos a V.Sas. o arquivo em separado dos comprovantes de compras para o ativo imobilizado. 3. SERVIÇOS DE TERCEIROS 3.1. Pessoas Físicas Pessoas Físicas inscritas são aquelas que estão registradas como autônomas nas Prefeituras Municipais, e junto ao INSS, e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autônomos), Nota Fiscal de Serviços ou Recibos. Os cuidados na contratação desses profissionais são os seguintes: Exigir, e se preciso emitir o competente RPA (recibo de pagamento a autônomo), descrevendo adequadamente os serviços prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos serviços, incluindo RG, CPF, INSS, endereço completo, pois essas informações serão necessárias no eventual preenchimento da GRF, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatórios; Descontar na fonte o Imposto de Renda e INSS devidos, quando couber, dos valores a serem pagos pelo contratante, de acordo com as tabelas de incidência desses tributos e exigir a declaração de dependentes do Imposto de Renda para os casos que necessitarem; O valor bruto dos serviços prestados deve ser incluído na base de cálculo do INSS Patronal a fim de garantir o recolhimento da quota previdenciária. Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante às legislações previdenciária e trabalhista. Através da legislação trabalhista e previdenciária poderá ser considerado o pagamento com habitualidade como decorrente de vínculo empregatício, desde que a relação apresente as características próprias para tanto, implicando em riscos de proposituras de ações trabalhistas ou autuações administrativas. 16

17 3.2. Pessoas Jurídicas A empresa que se utilizar da contratação de serviços prestados por pessoas jurídicas deve atentar para os seguintes detalhes: Elaboração de contrato de prestação de serviços, estabelecendo todas as condições básicas, a fim de assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, além das demais situações; Exigir a devida nota fiscal de serviços ou documento hábil; Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados; Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do Imposto de Renda na Fonte (1,5 %), bem como das atividades sujeitas a 1,0 % e casos especiais de auto-retenção, além da retenção da COFINS (3%), PIS (0,65) e CSLL (1%); Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do INSS nos casos previstos em lei, que é de 11%, e em caso afirmativo, descontar o valor dessa contribuição; e Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do ISS nos casos previstos em lei, cuja alíquota e vencimento variam de acordo com o tipo de serviço e o município onde foi prestado o serviço. Nota 1: Havendo qualquer tipo de retenção, tanto no caso de contratação de pessoa física, como jurídica, a empresa deverá encaminhar de imediato ao nosso escritório (via fax ou e.mail), o respectivo documento fiscal, para que possamos calcular e confeccionar guias dos tributos. Nota 2: Valores suscetíveis a mudança. Favor nos consultar para confirmação. 4. OUTRAS ORIENTAÇÕES Neste trabalho procuramos abordar os assuntos mais relevantes, de maneira sucinta. Havendo dúvidas sobre quaisquer assuntos, ou haja necessidade de aprofundar no estudo de alguma matéria específica com elaboração de pareceres, pedimos para entrar em contato conosco. 17