MANUAL DO CLIENTE versão l. (Direitos reservados)

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1 MANUAL DO CLIENTE 2014 versão l (Direitos reservados) 1

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3 MANUAL DO CLIENTE Número do Manual: Cliente: CNPJ: Recebido em: / / Entregue por: Caro cliente Este manual tem a finalidade de instruí-lo em alguns procedimentos de trabalho, para melhor integração e comunicação com a BHS, objetivando uma melhor performance e rapidez em todos processos contábeis executados, evitando assim multas impostas pelo Fisco. Alertamos que o intuito deste manual não é informação legislativa, e sim, normas e procedimentos a serem adotados podendo ser alterado a qualquer momento de acordo com as mudanças nas leis. Braz Henrique F. Souza Contador CRC /O-8-Pr Luiz Roberto Corrêa Contador CRC 24717/O-7-Pr 3

4 Este manual está dividido em 5 segmentos: 1 Setor de Legalização/Apoio 5 2 Setor Pessoal 6 3 Setor Fiscal8 4 Setor Contábil 10 5 Prazos de Entrega de Documentos 12 Iremos discorrer sobre os procedimentos que deverão ser adotados por sua empresa. Para acessar o site da BHS: login: senha: 4

5 1 - Setor de Legalização/Apoio Encarregada: Eliane Assistentes: Orientações: Acessar nosso site para consultar, informar, emitir certidões negativas direto e comunicar-se com a BHS através de senha; Alterações Contratuais da empresa deverão ser solicitadas por escrito; Cadastros a serem preenchidos pela BHS, deverão ser solicitados no mínimo com 3(três) dias de antecedência, no qual serão cobrados como serviços extras; Caixas contendo Arquivos de documentos da empresa serão devolvidas após o término do exercício anterior; Certidões Negativas deverão ser solicitadas com antecedência de no mínimo 1(um) mês, para ter tempo hábil, caso seja necessário, para regularizações, no qual serão cobradas como serviços extras; Certificados Digitais poderão ser emitidos direto pela BHS (e- CNPJ, e-cpf e e-nfe); Declarações de Faturamento, Declarações de Pro-Labore, bem como DECORE s, deverão ser solicitados com 1 (um) dia de antecedência; RADAR emitidos pela BHS para importações e exportações serão cobrados como serviços extras. 5

6 2 Setor Pessoal Encarregada Grupo A: Encarregado Grupo B: Braz Orientações: Admissão de funcionário deverá ser feito o processo todo pelo site da BHS com o preenchimento do formulário de admissão(diversos/processos/novo/admissão) no qual os documentos necessários estarão disponíveis na página inicial do site Documentos Admissão ; *O procedimento de admissão deverá ser informado a BHS 2 (dois) dias antes do inicio do Contrato de Trabalho para cumprimento da legislação, sujeito a multa. Cooperativas contratadas (Unimed, UniOdonto e outras), deverão ser encaminhadas as Notas Fiscais à BHS com urgência, até do dia 20(vinte) de cada mês da emissão da NF, aos cuidados do RH para cálculo do INSS sobre o valor do serviço; Férias deverão ser solicitadas pelo cliente através do site com antecedência de 30 dias antes do gozo, não podendo deixar vencer a 2ª (segunda) férias do funcionário, sendo penalizado com pagamento em dobro das mesmas; Folha de pagamento (horas extras, faltas, vales, atrasos, autônomos pagos por RPA, etc) deverão ser informados através do site com senha do cliente, até o 1º dia do mês subsequente; 6

7 Notas Fiscais com retenção de INSS deverão ser enviadas à BHS com urgência dentro do mês, através de , fax ou pessoalmente, para emissão da guia do INSS retido; Rescisões contratuais deverão ser informadas através do site no dia da emissão do aviso prévio, tanto imediato quanto trabalhado, lembrando que há modelos de avisos prévios na página inicial. 7

8 3 - Setor Fiscal Encarregada: Assistente: Assistente: Eliane Orientações: Comprovantes originais dos tributos deverão ser enviados com o devido comprovante de pagamento. Caso não esteja o comprovante anexado, o mesmo será devolvido; DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica de compra de mercadorias, matérias-primas, ativo imobilizado, vendas e prestação de serviços e demais notas fiscais de operações realizadas pela empresa devem estar ordenadas e ser enviadas à contabilidade ou ser retiradas na empresa até 5º(quinto) dia útil do mês subsequente, para registro e/ou classificação e posterior contabilização; Notas fiscais de Serviços Contratados com retenção de impostos deverão ser enviadas para o setor fiscal via ou pelo site, logo após o seu recebimento para emissão de darf s de recolhimento, lembrando que a ausência do recolhimento de impostos retidos ou o recolhimento em atraso gerará multa e juros; Tomadores de Serviços (Serviços prestados à sua empresa) deverá ser enviado a Nota Fiscal de Serviço juntamente com as demais documentações ao setor Fiscal até o 5º dia útil do mês subsequente; Sem Movimento Caso a empresa não tenha emitido Nota Fiscal no mês, deverá informar por ou site da BHS até o dia 20(vinte) do mês subsequente a não movimentação para informações Acessórias (SPED Fiscal, SPED PIS/Cofins, DCTF e Declarações Municipais). Não informando e enviando Notas Fiscais após este prazo, informaremos aos 8

9 órgãos reguladores como sem faturamento, não nos responsabilizando por eventuais multas que incorrerem, caso tenham emitido Notas Fiscal. Tomador de Serviço contratado com sede fora de Curitiba, deverá o cliente consultar antes de contratá-lo, o CPOM pelo site e consultar no campo Pesquisar Prestador de Fora se a empresa está cadastrada. Caso contrário, reter 5% do valor total da Nota Fiscal e deduzir do serviço prestado. Encaminhar a Nota Fiscal de imediato à BHS para emissão da guia avulsa do ISS. 9

10 4 - Setor Contábil Encarregada: Assistentes: Orientações: Avisos bancários, tais como: despesas, transferências, aplicações, débitos, créditos, etc. deverão ser encaminhados à Contabilidade até o 5º dia do mês subsequente; Avisos de cobrança bancária e de cartões de crédito: enviar os avisos de todas as operações (desconto, cobrança simples, vinculada, cheques descontados e em custódia, antecipações, cartões de crédito); Contrato de aluguel deve ser enviado, juntamente com os recibos dos pagamentos dos mesmos, lembrando que dependendo do valor e/ou forma de contratação( PF ou PJ), cabe a retenção de IR na fonte, no qual deverão serem encaminhados até o 5º dia do mês subsequente; (Mesmo sendo na Pessoa Física). Contratos de seguros com apólice, empréstimos, financiamentos, leasing, etc.: enviar uma cópia do contrato e do pagamento das parcelas. Notas fiscais e contratos de financiamento de bens móveis ou imóveis até o 5º(quinto) dia útil do mês subsequente; Despesas com refeições, combustíveis e lubrificantes, material de limpeza, brindes, conservação, manutenção e outras pequenas despesas somente poderão ser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal de consumidor, cupom fiscal ou nota fiscal de serviços (1ª via e em nome da pessoa jurídica); Energia elétrica, telefone e água, etc. devem ser entregues juntamente com os demais documentos. 10

11 Extratos bancários, extratos de aplicações financeiras e cartões de crédito: enviar extrato mensal com a movimentação do primeiro ao último dia de cada mês até o 5º dia útil do mês subsequente; Prazo de entrega de documentos contábeis até o 5º dia do mês subsequente. Não enviar à BHS: Documentos em nome da Pessoa Física (Exemplo: combustível, mercado, mensalidade escolar, Plano de Saúde, e demais despesas particulares) e Recibos sem CNPJ/CPF. OBSERVAÇÃO: Segundo a legislação, os tickets e/ou cupons de supermercados e outros são válidos como documento fiscal: As despesas, cujos pagamentos sejam efetuados à pessoa jurídica, deverão ser comprovadas por Nota Fiscal ou Cupons emitidos por equipamentos ECF - Emissor de Cupom Fiscal, observados os seguintes requisitos, em relação à pessoa jurídica compradora: sua identificação, mediante indicação de seu CNPJ; descrição dos bens ou serviços, objeto da operação; a data e o valor da operação. 11

12 5 Prazos de Entrega de Documentos Setor Pessoal: Cooperativas (NF s)...até o dia 20(vinte) do mês de emissão da NF Documentos de Admissão... logo após preenchimento formulário pelo site Folha de Pagamento...até 1º(primeiro) dia do mês subsequente Setor Fiscal: Notas Fiscais...até 5º(quinto) dia útil do mês subsequente Notas Fiscais com retenção...de imediato por /site Sem Movimentação...até o dia 20 do mês subsequente por /site Setor Contábil: Ativo Imobilizado (NF)... até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente Contratos Empréstimos e outros... até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente Despesas p/ Contabilidade...até 5º(quinto) dia útil do mês subsequente Extrato Bancário... até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente Recibos de Aluguéis...até 5º (quinto) dia útil do mês subsequente 12

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