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1 GUARDA DE DOCUMENTOS E LIVROS Prazos de Prescrição 1. Introdução Com a chegada do novo ano, as empresas têm a necessidade de guardar os documentos fiscais de períodos anteriores e com eles vêm dúvidas sobre os prazos, tendo em vista a necessidade de liberação de espaço físico para o arquivamento de novos documentos. Sendo assim, é importante saber que conforme previsto na legislação, cada documento tem um prazo específico. Nesta matéria vamos tratar dos prazos de prescrição para a guarda de documentos contábeis, declarações acessórias e dos tributos federais pagos. 2. Guarda de Documentos A empresa é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritos os prazos, os livros e documentos hábeis direcionados às atividades do estabelecimento, a fim de servir como de fonte de pesquisas, apresentação a fiscalizações e situações especiais que possam vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica. 3. Contagem dos Prazos Entende-se como início da contagem do prazo, conforme artigo 173 do Código Tributário Nacional CTN, o primeiro dia do exercício seguinte ao

2 lançamento realizado. 4. Base Legal De acordo com o Código Civil, artigo 205, a prescrição ocorre em 10 anos, desde que a legislação não estabeleça prazo menor para a guarda dos documentos. O RIR/99, art. 264 e CTN, artigo 173, estabelecem que o prazo prescricional é de 5 anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, sendo aplicado a pessoa jurídica e física. O art. 37 da Lei nº 9.430/1996 estabelece que os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutem em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios. 4.1 Contribuições Sociais No que se refere à documentação e escrituração que serviram de base para apuração das contribuições ao PIS, COFINS e à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, o prazo para guarda da documentação é de 10 anos, conforme o artigo 348 do Decreto nº 3.048/1999. Quanto ao Livro Diário, devido registrar todas as variações patrimoniais da

3 empresa, recomenda-se que se mantenha a sua guarda por todo o período de existência da empresa. Outros documentos com os quais a empresa deve ter intensa cautela são o Razão Contábil e os relativos à aquisição de bens do Ativo Permanente, sendo que a guarda dos últimos deve ser mantida até findar-se o prazo prescricional, contado a partir da data de baixa dos respectivos bens. 4.2 Decreto 3.000/ RIR de 99 DECRETO Nº 3.000, DE 26 DE MARÇO DE Seção IV - Conservação de Livros e Comprovantes Art A pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, os livros, documentos e papéis relativos a sua atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 4º). 1º Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 10). 2º A legalização de novos livros ou fichas só será providenciada depois

4 de observado o disposto no parágrafo anterior (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 10, parágrafo único). 3º Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios (Lei nº 9.430, de 1996, art. 37). 4.3 Código Tributário Nacional O Código Tributário Nacional Lei nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966, em seus artigo 173 e 174, tratam do Crédito Tributário e os prazos e forma de extinção, conforme abaixo: 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos, contados: I - do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado; II - da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado. Parágrafo único. O direito a que se refere este artigo extingue-se definitivamente com o decurso do prazo nele previsto, contado da data em que tenha sido iniciada a constituição do crédito tributário pela notificação, ao sujeito passivo, de qualquer medida preparatória indispensável ao lançamento. Art A ação para a cobrança do crédito tributário prescreve em cinco anos, contados da data da sua constituição definitiva. Parágrafo único. A prescrição se interrompe: I pelo despacho do juiz que ordenar a citação em execução fiscal; (Redação

5 dada pela Lcp nº 118, de 2005) II - pelo protesto judicial; III - por qualquer ato judicial que constitua em mora o devedor; IV - por qualquer ato inequívoco ainda que extrajudicial, que importe em reconhecimento do débito pelo devedor. Art Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los. Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. 5. Quadro Explicativo O quadro abaixo demonstra os prazos de guarda de documentos fiscais, conforme a legislação em vigor. DOCUMENTO PRAZOS PARA GUARDA ÂMBITO LEGISLAÇÃO LIVROS Federal Diário Enquanto empresa existir Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 Razão 5 Anos* Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 Livro Caixa 5 Anos* Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 DARF(S) DAS CONTRIBUIÇÕES PIS/PASEP 10 Anos Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo COFINS 10 Anos Federal art. 45 Lei nº 8.212/91 e art. 348

6 do Decreto 3.048/99 CSLL 10 Anos Federal art. 45 Lei nº 8.212/91 e art. 348 Decreto nº 3.048/99 DARF(S) DOS IMPOSTOS IRPJ 5 Anos Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 DARF(S) DAS RETENÇÕES IRRF Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 PIS 10 Anos Federal o art. 3º e 10 do Decreto-Lei nº 2.052/83; COFINS 10 Anos Federal CSLL 10 Anos Federal DECLARAÇÕES-OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS DASN 5 Anos Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 DIPJ 5 Anos Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 DACON 5 Anos Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 DCTF 5 Anos Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 DIRF 5 Anos Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 SPED CONTÁBIL Enquanto existir a Empresa Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 EFD-PIS E COFINS Enquanto existir a Empresa Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo 264 PESSOA FÍSICA DAA-IRPF 5 Anos Federal RIR/99-Decreto 3000, Artigo DOCUMENTOS CONTÁBEIS 5 Anos Federal Art. 174 do CTN

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