Política de Cobrança

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1 T Política de Cobrança 1

2 1. OBJETIVO Padronizar o processo e as regras para a execução de cobrança aos clientes da FSB, estabelecendo os principais pontos de controle em relação aos recebimentos da empresa, de acordo com a deliberação e aprovação por maioria do Capital Social. 2. CRITÉRIOS GERAIS Clientes Privados Todos os processos de cobrança devem seguir as premissas por alçadas estabelecidas abaixo. A cobrança deve ser feita a partir do 1º dia útil após vencimento da data de pagamento. 1º Alçada Os responsáveis pelo contas a receber poderão prorrogar os títulos automaticamente, dando prazo de cinco dias úteis, sem cobrança de juros e multa. 2º Alçada Caso a data prorrogada não seja cumprida, o sócio responsável pelo departamento financeiro e o Sócio Diretor Executivo responsável pelo cliente poderão conceder nova negociação para pagamento dos haveres em aberto. Neste caso, haverá a cobrança de juros (1% ao mês) e multa (2%) de todo o período de vencimento. 3º Alçada Caso o cliente não efetue o pagamento na data acordada/prorrogada, o título poderá ser protestado. Para protesto será necessário a aprovação de dois sócios majoritários. Clientes Privados Críticos São clientes críticos aqueles que, de forma recorrente, figuram no relatório de cobrança enviado todas as segundas-feiras às 16hs. O departamento financeiro deve seguir processos mais rígidos de cobrança para clientes críticos : 1º ação identificar os clientes que sempre aparecem na cobrança; 2º ação ligar para o cliente com cinco dias de antecedência do vencimento para confirmar o pagamento na data prevista; 2

3 3º ação entender com o cliente os motivos pelo atraso no pagamento; 4º ação promover encontros de relacionamento para desenvolver, em conjunto com o cliente, um processo de faturamento e pagamento que atendam aos interesses da FSB e do cliente. Novos clientes fixos - privados Como processo de prevenção de clientes em cobrança, é muito importante o envolvimento do financeiro da Empresa no processo de inicio do cliente. O financeiro local deve solicitar ao atendimento os contatos do financeiro do novo cliente e se apresentar por . Em casos de grandes clientes ou clientes com sede internacional, o financeiro local deve agendar reunião com o financeiro do cliente para alinhamento de processos. Clientes Públicos Premissas: O administrativo responsável pelo acompanhamento da execução do contrato em cada órgão controlará o saldo de verba do contrato e os empenhos necessários à execução deste. Os processos de pagamentos continuados (fee) deverão ser protocolizados no órgão da administração pública competente para realizar o pagamento até o 15º dia subsequente ao mês do serviço prestado. Os processos de pagamento de produtos/serviços específicos (Jobs) deverão ser protocolizados no órgão da administração pública competente para realizar o pagamento, imediatamente após a execução do serviço. O setor administrativo da Empresa responsável pela conta deverá acompanhar todo o processo de pagamento desde o protocolo, aprovações até o recebimento encaminhado ao setor financeiro. Ao ser informado da liberação do pagamento, o setor administrativo contas a receber emitirá a Ordem Bancária (OB) e de imediato informará, via com OB anexada, ao sócio diretor administrativo da matriz/filial da Empresa, copiando o setor responsável por recebimentos da matriz. Caso haja, problemas de atraso no pagamento por falta de verba, o setor administrativo contas a receber acompanhará, diariamente, a 3

4 previsão e efetivação, informando ao sócio diretor financeiro da matriz/filial sobre os detalhes/acontecimentos. Decorridos 30 dias do faturamento a diretoria administrativa financeira da Empresa informará às unidades de negócio sobre as notas fiscais pendentes de pagamento Processo de cobrança de contas públicas O sestor administrativo deverá verificar junto ao órgão os motivos impeditivos à realização dos pagamentos devidos e informar a previsão para quitação do débito. Clientes internacionais - Invoice Na emissão do invoice devem constar os valores a título de honorários e os impostos incidentes, inclusive os incidentes sobre o câmbio. É importante, nestes casos, alinhar com o setor financeiro do cliente a melhor data para pagamento. Por se tratar de um procedimento demorado, um e- mail deve ser encaminhado com cinco dias de antecedência, para confirmar o pagamento. 3. FLUXOGRAMA DE PROCEDIMENTOS Sócios responsáveis por escritório: 1º Alçada 2º Alçada 3º Alçada RJ Daniel Vidal José Carlos Magno Trindade SP Valquiria Andrade Vanessa Souza Magno Trindade DF Wilson Cazelato e Ludimila Martinelli Renato Salles Magno Trindade BH Maria José Tabhata Almeida Magno Trindade 4

5 Procedimento de cobrança Diariamente os escritórios deverão consultar o sistema quanto aos pagamentos dos clientes e validar com o escritório do RJ o não-pagamento antes de realizar a cobrança do cliente; As baixas do setor administrativo contas a receber serão realizadas diariamente até o meio dia; Cada escritório deve contatar o cliente inadimplente por telefone e em seguida formalizar a conversa por ; Caso o pagamento tenha sido realizado, o setor administrativo financeiro local deverá encaminhar para a holding (RJ) o comprovante de pagamento solicitando a baixa no sistema; Caso o cliente peça prorrogação, conforme a política estabelecida, o setor administrativo financeiro local deve solicitar a holding (RJ) um novo boleto; O setor administrativo financeiro local deve enviar o novo boleto de pagamento e acompanhar a quitação. Caso o pagamento não seja realizado novamente, a 2º alçada deve entrar em contato com o cliente, acionando os sócios-diretores e, conforme a política estabelecida, prorrogar novamente o boleto com a cobrança de juros e multa; Se mesmo assim o cliente não efetuar o pagamento, o titulo deve ir a protesto após a ciência da 3º alçada. O titulo poderá ser prorrogado apenas por mais uma vez, com juros e multa. Se ainda assim o pagamento não for realizado, o titulo deverá automaticamente ser protestado. Relatórios semanais Setor Administrativo Financeiro local Todas as quintas-feiras, até às 17hs, o setor administrativo financeiro local deverá enviar para holding (RJ) relatório atualizado de cobranças. Financeiro holding (RJ) Todas as segundas-feiras, até às 14hs, o setor administrativo financeiro da holding deverá enviar para todos os sócios do grupo a cobrança consolidada. Reuniões Semanais 5

6 Reunião de atendimento - a cobrança deverá fazer parte da pauta fixa da reunião. O setor administrativo financeiro local deverá comparecer à reunião para discutir haveres em aberto e encaminhamentos, conforme política estabelecida. Reunião de sócios o setor administrativo financeiro local deverá participar da reunião de sócios, que ocorre todas as segundas-feiras às 18hs, para posicionar os sócios sobre os pagamentos em aberto e tomar decisões em caso de inadimplência constante. Ações de relacionamento com os clientes Privado e Público Mensalmente o setor administrativo financeiro de 2º alçada deve preparar relatório de relacionamento com clientes, preferencialmente sobre os clientes críticos. Esses relatórios devem ser validados com o responsável em 3º alçada na primeira segunda-feira do mês no Comitê Administrativo. Considerações finais - Casos omissos nesta política serão tratados pelos sócios de acordo com as determinações do contrato social. 6