POP - PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

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1 Página: 1/10 Classificação: ( ) 1. Captação de Associados ( ) 2. Fidelização de Associados ( ) 3. Qualidade dos Serviços (X) 4. Integração com Regionais e Sociedades de Especialidades ( ) 5. Comunicação Interna Áreas Usuárias: Regionais, Distritais, Presidência, Secretaria Geral, Gerência Geral, Gerência Administrativa, Contabilidade e áreas de apoio (quando solicitado) ÍNDICE 1. OBJETIVO 2. ABRANGÊNCIA 3. REFERÊNCIA 4. DEFINIÇÕES 5. PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES 6. INDICADORES DE DESEMPENHO 7. ANEXOS Revisão Alteração Elaborado por: Aprovado por: Núcleo de POPs 04/03/11 Diretoria Executiva (Gestão 2008/2011) 18/03/11

2 Página: 2/10 1. OBJETIVO Estabelecer um sistema informatizado de gestão referente às solicitações realizadas pelas Regionais à Estadual (APM) a fim de facilitar o acompanhamento dos fluxos dos processos. 2. ABRANGÊNCIA Sede social, Diretorias Distritais e Regionais da APM. 3. REFERÊNCIA a) Identificação de demanda pela Gerência Geral, Gerência Administrativa e Diretoria da APM. b) Sistema interno de protocolo da APM 4. DEFINIÇÕES Sistema Workflow (WF) ferramenta que permite o envio/recebimento e acompanhamento de solicitações das Regionais à Estadual de forma eletrônica. Disponível em: Doação Solicitação de recursos financeiros e/ou materiais para a Regional, sem necessidade de restituição; Empréstimo Solicitação de verba para a Regional, cujo valor será restituído à Estadual, dentro do período da gestão vigente, em número de parcelas definido pela Diretoria; Apoio Solicitação de apoio, com ou sem aporte financeiro, para a realização de determinada atividade da Regional; Investimento Solicitação de verba para reforma/construção da sede da Regional, cuja propriedade seja da Estadual; Eventos Solicitação de eventos a serem realizados pela APM Estadual na Regional; Outras solicitações Demais solicitações não descritas acima.

3 Página: 3/10 5. PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES As solicitações das Regionais à Estadual devem ser realizadas por meio do Sistema WF e terão início quando o presidente da Regional encaminhar a solicitação, segundo as categorias abaixo: Doação; Empréstimo; Apoio; Investimento; Eventos; Outras solicitações. Vale ressaltar que a APM Estadual não se responsabilizará por gastos executados pela Regional sem análise prévia da solicitação. Em todas as solicitações, o presidente da Regional da APM deverá comprovar a necessidade, por meio de documentação. Nas ocasiões em que haja a contratação de serviços de mão-deobra e/ou de materiais, é necessário o envio da cotação de no mínimo 3 (três) empresas. A partir de então, a solicitação registrada no sistema e devidamente numerada será enviada automaticamente ao respectivo diretor distrital, que deverá analisá-la e encaminhá-la, aprovando a sua pertinência ou informando à Regional a recusa. Nas situações em que faltar algum documento, o diretor distrital deverá devolver o processo para a Regional, orientando-a. Então, o diretor distrital encaminhará a solicitação via sistema WF à Secretaria Geral da APM Estadual, que efetuará a análise da Regional, considerando: Conformidade do estatuto atualizado da Regional com o da APM Estadual (estatuto padrão);

4 Página: 4/10 Conformidade dos cargos de Diretoria existentes com o estatuto atualizado da Regional. Caso não haja nenhuma pendência, a Secretaria Geral encaminhará a solicitação à Diretoria ou à Gerência. No caso de recursos financeiros e/ou materiais, as Gerências Geral e Administrativa efetuarão análises técnica e financeira, utilizando: Anexo I Documentos necessários das Regionais para atualização cadastral e/ou solicitação de verbas; e Anexo II Análises de solicitação de verbas das Regionais, associativa e outras. As Gerências Geral e Administrativa também avaliarão a necessidade de visita técnica à Regional. Se necessário for, deverá ser dada ciência ao diretor distrital e ao presidente da Regional. Não havendo necessidade de visita técnica, e/ou após concluída visita técnica, serão providenciadas as análises pertinentes em relatório para encaminhamento. As Gerências Geral e Administrativa avaliarão, ainda, o Plano Orçamentário aprovado em Assembleia de Delegados para o ano em questão, a fim de identificar se a solicitação já estava prevista e/ou se há verba orçamentária disponível. Após essas análises, o processo seguirá para a Diretoria Financeira, que analisará o impacto orçamentário da solicitação, de acordo com a viabilidade financeira da APM Estadual e a conjuntura econômica. No caso de solicitações não previstas no Plano Orçamentário, estas serão encaminhadas pelas Gerências Geral e Administrativa para análise de outra(s) área(s) pertinente(s). As Gerências Geral e Administrativa encaminharão o parecer (relatório) à Secretaria Geral para que esta inclua a solicitação na pauta da próxima Reunião Distrital, quando então os

5 Página: 5/10 diretores distritais analisarão o processo e sugerirão a aprovação ou recusa, a ser submetida, na sequência, à Diretoria Executiva da APM Estadual. A Secretaria Geral registrará a decisão que consta em ata no Sistema WF, com as devidas justificativas. Em seguida, caso a solicitação tenha sido aprovada pela Diretoria Executiva da APM Estadual, a Gerência Administrativa providenciará a liberação do valor total ou parcial, integralmente ou em parcelas, junto à Tesouraria. A Gerência Administrativa, após executar o atendimento da solicitação, comunicará esta conclusão à Secretaria Geral, que finalizará o processo no Sistema WF, sendo dada ciência, automaticamente, a todos os envolvidos. Se a solicitação tiver sido recusada pela Diretoria Executiva da APM Estadual, após registrar esta decisão no Sistema WF, a Secretaria Geral finalizará o processo no próprio sistema, sendo dada ciência, automaticamente, a todos os envolvidos. A Presidência da Estadual acompanhará, via Sistema WF, todas as solicitações e análises e, quando solicitada ou se julgar necessário, emitirá o seu parecer. 6. INDICADORES Total de solicitações das Regionais, conforme as categorias registradas no Sistema WF; Total de verbas solicitadas pelas Regionais; Total de verbas liberadas para as Regionais.

6 Página: 6/10 7. ANEXOS Anexo I Documentos necessários das Regionais para atualização cadastral e/ou solicitação de verbas

7 Página: 7/10 Anexo II Modelo de análise de solicitação de verbas das Regionais

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10 Página: 10/10 Anexo III Fluxograma